Table des matières 1. Présentation générale..3 a) 3 profils dans Emulsion.... 3 b) 2 sortes de contenus 4 c) Les onglets d Emulsion..4 2. Création d un compte..6 3. Contenus.7 a) Création de pages et sous-pages.7 b) Création de contenu.9 Insérer une image... 10 Insérer un lien vers un document ou un lien internet... 11 Insérer une vidéo 12 c) Différents modèles de pages..14 d) Sur le site..15 4. Evènements..16 a) Création d un évènement.16 b) Participation et non inscription..17 c) Sur le site.18 d) Les boutons de partage..19 5. Bibliothèque 20 1
6. News..22 a) Création d une news.22 b) Sur le site..23 7. Outils.24 8. Groupes de travail 25 a) Création d un groupe de travail 25 b) Gestion des membres..25 c) Sur le site..26 Les fonctionnalités accessibles sur le site... 27 La gestion des membres... 28 La gestion des documents... 28 Le groupe «Permanents»... 29 9. Modules : galeries.30 a) Création d une galerie.30 b) Création d un album.30 c) Ajout de photos 31 d) Sur le site..32 2
1. Présentation générale Emulsion est un CMS (Content Management System) définition : un système de gestion de contenu, donc un système prêt à l'emploi qui permet de créer rapidement un site dynamique ainsi que l'interface d'administration pour gérer son contenu. Concrètement, un CMS se compose de plusieurs fichiers à mettre en ligne sur son hébergeur. Ces fichiers s'articulent selon deux parties distinctes : L'interface d'administration, qui permet d'insérer et de gérer le contenu du site : écrire des textes, placer des photos, construire le menu etc... Elle est accessible uniquement par les administrateurs du site avec un nom d'utilisateur et un mot de passe. C est votre accès sur Emulsion La partie visible par l'internaute, qui permet de présenter le contenu du site avec sa mise en page et son design, le menu, les textes et autres éléments spécifiques du site. a) 3 profils dans Emulsion Il existe 3 profils d administrateurs : Super Admin Secrétariat national Full accès (fonctionnalités de gestion + des profils d utilisateurs) Admin Permanents régionaux Accès à toutes les fonctionnalités (sauf celles de gestion du CMS uniquement le national) Volontaire Volontaires régionaux Accès restreint créé pour vos volontaires régionaux : pas accès à tout ce qui entraîne une inscription et un lien vers Seagma (activités, formations et vacances). Ils peuvent par contre encoder tout le contenu des pages régionales, ajouter des documents et photos dans la bibliothèque, gérer l agenda, créer des évènements et des news. Pour toute perte de mot de passe ou si vous avez besoin de créer un nouvel administrateur : adressez-vous à Mam Commu (aude.scieur@mc.be). 3
b) 2 sortes de contenus Pages nationales Gérées par l équipe nationale Page d accueil du site internet Toutes les pages sur J&S qui présentent nos vacances, nos formations, la planète J&S (secteur santé, partenaires, presse, ) C est l onglet «A propos de J&S» Pages régionales Chaque région a ses propres pages (une sorte de mini site régional) Site régional Page d accueil du site (les news régionales s affichent en 2 ème partie) Formations et séjours régionaux C est l onglet «Ma régionale» c) Les onglets d Emulsion Les différents onglets sur la gauche dans Emulsion sont les différentes fonctionnalités et différents contenus que vous pouvez encoder sur le site. Voici une rapide vue d ensemble : Onglets Explication Gestion et encodage des centres de vacances. Voir guide vacances Contenus : tous les contenus de vos pages régionales (news, agenda, descriptions de votre région, galeries, ). C est ici que vous créez les pages (les «emballages» de vos contenus). Formulaires pour l inscriptions aux séjours, plaines, formations et activités. Vous pouvez éditer les formulaires liés à votre activité (mais pas le formulaire de base, généré par le national). Voir guide inscriptions Gestion de l agenda : création de vos évènements régionaux (autres que formations et séjours). 4
Foire aux questions. Pas utilisé pour l instant Endroit où vous stockez vos photos, documents, etc (tout ce qui est joint à vos contenus sur le site). C est votre page d accueil ce sont vos actus qui s affichent sur la homepage de votre régionale (et sur la 2 ème partie de la homepage générale pour les visiteurs localisés) Voir guide inscriptions (ce sont les importations depuis Seagma pour les inscriptions séjours, formations et activités). Possibilité de créer des sliders c est-à-dire un défilement de plusieurs photos (pour les séjours ou les formations). Mise en ligne des outils édités par J&S : pour l instant seuls les outils nationaux sont mis en ligne pour le grand public (kit de la bloque, J&S Info, ). C est l encodage des séjours et des plaines. Voir guide vacances Création et gestion de groupes sur le site (avec les différentes fonctionnalités groupes qui rassemblent des utilisateurs qui ont un compte). C est l encodage des activités qui sont liées à une inscription dans Seagma. C est l encodage des formations. Voir guide inscriptions Onglet Galeries : création de galeries photos. Page d accueil = dashboard qui permet de voir toute l activité publiée par toutes les régions (visibilité des différentes pages et y avoir accès rapidement). Œil : accès direct vers la partie publique de ce qu on voit dans l administration (on sort de l admin et ouvre une nouvelle page). Crayon : édition de la page. Attention : toujours se déconnecter quand on quitte Emulsion. Se connecter avec un navigateur différent si l on se connecte au site en même temps (compte admin). 5
2. Création d un compte Attention ton compte en tant qu administrateur sur Emulsion n est pas ton compte en tant qu «animateur» sur le site. Pour utiliser certaines fonctionnalités du site, tu dois être connecté comme un animateur. Attention donc quand tu encodes sur Emulsion : utilise un autre navigateur, ou ouvre-le deux fois. Pour te créer un compte sur le site internet tu as besoin de : Ton numéro de registre national Ton code d activation (code disponible sur Seagma voir procédure) Ton adresse mail : utilise ton adresse @mc.be professionnelle, et non une adresse privée. Tu vas recevoir des notifications via cette adresse, notamment pour les groupes dont tu fais partie. Pour les codes admin : ils sont disponibles auprès de Aude (Mam Commu) ou des permanents. Une fois le compte créé, il est possible d aller modifier son profil : Choisir un pseudo Petit descriptif de présentation Une photo Mot de passe Attention : il est impossible de changer le nom, le prénom et la régionale à laquelle on est rattaché (ce sont des infos tirées directement de Seagma). C est également dans le profil que se trouvent : Les groupes dont tu fais partie Les notifications que tu reçois (concernant ces groupes) Tes alertes : tu peux encoder ton adresse mail afin d y recevoir tes notifications 6
3. Contenus L onglet contenus correspond à la création de Pages et de sous-pages : c est la structure, le squelette du site (les onglets qui s affichent sur la gauche). Contenus : c est la rédaction, les textes qui se trouvent dans les pages. a) Création de pages et sous-pages Votre page principale c est votre régionale, qui va ensuite comporter toute une série de pages ou sous-pages. Les pages que vous allez créer dans la première partie du CMS seront des sous-pages de votre région (mais finalement vos pages principales sur le site). Vous pourrez ensuite ajouter de nouvelles pages ou sous-pages à ces pages principales (ce seront des pages secondaires). La création de sous-pages permet de ne pas trop charger votre homepage régionale d onglets. Les pages principales sont les onglets qui se trouvent sur la gauche du site, il est donc important de bien les hiérarchiser (certaines sont également inévitables comme l agenda, les news, ). Il est donc intéressant de créer des sous-pages afin de structurer au mieux vos textes et ne pas aligner trop d informations en même temps. Pages (onglets) Plusieurs onglets/pages, dont la page «notre régionale» Sous-pages (sous-onglets) Plusieurs sous-onglets/sous-pages à la page «notre régionale» 7
Contenus -> Ajouter une page Page : choisir la page à laquelle la nouvelle page sera liée Statut : publié en ligne Nom Description et mots-clés Couleur principale Couleur secondaire Type de données Modèle Indexation Obligatoire Ne pas décocher URL automatique Pas obligatoire permet la recherche google Couleur par thème Vacances : orange Formations : turquoise J&S : vert Régions : bleu Ne jamais changer (modèle content) Pour créer des sous-pages dans les pages (qui permettent de trier les infos, catégoriser les contenus, ) : Cliquer sur le nom de la page Ajouter une page (haut droite) Idem que l ajout d une page Différence : dans l onglet «page» en haut à droite s affiche déjà le nom de la page de référence à laquelle la sous-page est liée (il est possible de changer). 8
b) Création de contenu On entre ici dans la rédaction des textes. Cliquer sur la page dans laquelle on veut insérer du contenu (du texte). Voir la page sur le site (attention cela ouvrira la partie admin de votre compte sur le site) Entrer sur la page et la modifier Supprimer la page Encoder du contenu : Cliquer sur le nom de la page Ajouter un contenu (haut droite) Titre Contenu Obligatoire Le titre qui apparaîtra en grand au début de la page (titre du contenu) On y encode le texte Attention : utiliser le dossier avec le W pour faire un copier-coller d un Word (si malgré tout ça ne se met 9
pas dans la bonne police, copiercoller le texte dans le module et ensuite couper-coller le texte). Idem Word Permet de choisir la hiérarchie des infos : titre plus petit ou plus grand, bloc de citation, Permet une mise en page du texte. Idem Word Voir explications ci-dessous Voir explications ci-dessous Permet d insérer une photo, une vidéo, Attention : il faut télécharger la photo ou vidéo ou document dans la galerie Emulsion Permet d insérer un tableau, une liste (puces ou numéros), un lien hypertexte (vers un document à télécharger ou un lien internet) ou un lien vers un contenu de la page (l ancre : permet de pouvoir accès directement à une partie de contenu - audessus page accès rapide partie 2 et faire lien «ancre» vers partie 2 du texte). Insérer une image Utiliser le module ci-dessus «média» : o Cliquer sur l image avec l arbre S affichera automatiquement en cliquant sur le carré à droite Pour aller chercher la photo dans la galerie Insérer un descriptif (motsclés) et un titre : permet le référencement google 10
Insérer un lien vers un document ou un lien internet Utiliser le module ci-dessus «insertion» : Cliquer sur le maillon (il faut obligatoirement sélectionner le texte auquel on veut lier le document ou le lien) Le maillon cassé : permet de supprimer un lien qu on aura déjà encodé Pas modifier Idem image pour aller chercher le lien - Lier une page interne : pour renvoyer vers un autre contenu, une autre page du site - Lier un document : à aller chercher dans la galerie - Pour lier vers un site internet : dans l url on peut indiquer le nom du site vers lequel on veut renvoyer 11
Insérer une vidéo Pour insérer une vidéo depuis youtube : utiliser html à côté du format. Pour avoir une vidéo qu on peut visualiser directement depuis la page (avec déjà la flèche de play et non un renvoi vers youtube). Encode le contenu/texte. Ouvre youtube et la vidéo que tu souhaites insérer Partager Intégrer 12
Copier l adresse qui s affiche en bleu. Une fois le texte/contenu encodé, clique sur HTML et place ta souris là où tu souhaites insérer la vidéo. Colle l adresse youtube que tu as copiée. S affichera alors ta vidéo dans un carré jaune. Enregistre et la vidéo s affichera correctement dans ton contenu. 13
c) Différents modèles de pages Il existe différents modèles de pages selon les contenus, informations que l on veut mettre. Ce qui vient d être expliqué, qui concerne l encodage de contenu classique, correspond à un modèle de page de base. Voici les différents modèles principaux que vous pouvez utiliser (à ne sélectionner que si vous souhaitez créer une page spécifique dans vos pages principales). ATTENTION : ne pas toucher aux boutons indexation et appliquer à toutes les sous-page. Ne pas encoder d autres modèles que ceux-ci-dessous. Pour créer une page spécifique, vous devez sélectionner le type de données (c est-à-dire ce que vous allez encoder comme info : contenu, agenda, photos, ) et ensuite le modèle correspondant (agenda, content, galerie, ). Il faut veiller à sélectionner les deux sinon la page ne se créera pas correctement. Type de données Modèle Ce que vous voulez créer Agenda template agenda Agenda Pour créer l agenda CMS page de contenu Content Pages classiques pour encoder du contenu Gallery template gallery index Gallery-album Pour créer des galeries photo News page d index News Pour créer des news (actus) page d accueil Bon à savoir : dans hiérarchie des pages contenus les 3 petites lignes permettent de pouvoir réorganiser l ordre d apparition. 14
d) Sur le site Concrètement sur le site internet : Page régionale page d accueil Pages et sous-pages Actus (affichage par 3 en cadres) Exemple de page Pages et sous-pages Contenu (rédactionnel) 15
4. Evènements Il s agit de la gestion de l agenda sur le site : tous les évènements encodés apparaissent dans l agenda régional. a) Création d un évènement Dans Emulsion => Evènements / Ajouter un évènement Nom Description Obligatoire Le nom de l évènement qui apparaîtra dans l agenda Idem encodage contenu avec toutes les possibilités de mise en page. Public cible Permet de choisir le public auquel s adresse l évènement (animateurs, groupes, ) Dates De début : obligatoire pour que ça s affiche Groupe de travail De fin : important pour clôturer l évènement Permet de sélectionner le groupe de travail qui organise l évènement (réunion, activité, ) 16
Adresse Lieu où se déroule l évènement (important pour le module de localisation google) b) Participation et non inscription Sur le site internet, il y aura un bouton «Je participe» : les gens pourront cliquer pour dire qu ils participent, cela permet de voir dans Emulsion le nombre de personnes qui participeront (et de voir qui si ce sont des animateurs connectés). Attention ce n est pas une inscription! Ce n est qu une idée du nombre de personnes qui pourraient être présentes. 17
c) Sur le site Sur le site, il existe 3 possibilités de filtrer/afficher l agenda : National (par défaut les formations nationales et séjours s affichent dans l agenda régional). Régional. Groupes (uniquement quand on est connecté, et dans la partie du site qui comporte les groupes) : voir partie sur les groupes. Accès à l event 18
d) Les boutons de partage Sur le site, il existe des boutons de partage pour les évènements : cela permet de partager le lien (de l évènement ici, mais c est également possible pour d autres fonctionnalités) vers d autres plateformes (réseaux sociaux, mails, ). Exemple : partage sur facebook Modifiable 19
5. Bibliothèque C est la galerie, le gestionnaire de médias : enregistrement de tous les fichiers publiés sur le site mis à disposition aux utilisateurs photos, word,... C est à partir de cette galerie qu on peut insérer des images ou lier des documents dans les contenus. Elle se trouve via l onglet «bibliothèque» - elle comporte 2 parties : Dossier commun : pour tout J&S, mise à disposition de contenus par le national (comme la brochure AniJHan, les logos, ). Un dossier régional. Créer un nouveau dossier (où ranger les documents et photos) Télécharger un fichier (document word, pdf, image, ) L espace de stockage de chaque région est de 2 Giga. Attention : mettre des tailles de doc, d image les plus petites possibles. Pour les photos : possibilité de réduire les dimensions dans Paint. Poids : +/- 150 KO max Dimensions : 1200 px / 1200 px Pour modifier la taille des images vous pouvez utiliser PAINT o Dans l onglet Accueil : Redimensionner o Cliquer sur : Pixels et changer les nombres (il suffit de changer la valeur horizontale et la valeur verticale se mettre automatiquement de façon proportionnelle). Formats acceptés : jpeg, gif ou png (72 dpi). Pour ce qui est des autres fichiers (pdf, ) : ne pas dépasser les 20 MB. 20
Aller chercher le fichier sur bureau, disque dur, clé usb, OBLIGATOIRE Le site travaille lui-même la taille des photos pour pouvoir les utiliser dans plusieurs endroits. Mais pour l encodage de contenus, lorsqu on insère un média (comme une photo), possibilité de choisir la dimension de la photo (et cela apparaît dans la fenêtre pour un aperçu d affichage). 21
6. News Les news apparaissent à deux endroits (elles sont triées automatiquement si la personne est connectée : news nationales et news régionales) : La page d accueil de la régionale. La page d accueil du site internet (en 2 ème partie en dessous des news nationales) : pour les animateurs connectés. a) Création d une news Pour encoder les news dans Emulsion => News / Ajouter une news : Titre Date de publication Chapeau Obligatoire Le titre qui apparaîtra en grand au début de la page (titre du contenu) On peut choisir d encoder la date de publication si on veut par exemple que la publication n apparaisse que plusieurs jours après l encodage. Par défaut si on ne choisit rien, c est la date du jour d encodage. Il s agit de l introduction de la news c est le texte qui apparaîtra à côté de la photo sur la page d accueil DONC texte court et bref (explications dans le contenu). Idem encodage d un contenu, mais uniquement les possibilités de style pour la mise en page. 22
Texte Idem encodage contenu avec toutes les possibilités de mise en page. Permettre la discussion sur la news Priorité Permet de choisir si les personnes peuvent réagir et discuter sur la news. Permet de choisir le degré de priorité Normal : la news s affiche en petit Prioritaire : la news s affiche en grand b) Sur le site Sur le site, les news s affichent d abord sur la page d accueil par bloc de 3 (un grand et deux petits en-dessous). 23
Ensuite elles s affichent toutes dans l onglet «actualités» : elles sont listées (par ordre de priorité). Cela permet de retrouver toutes les news et actus qui sont parues (même si elles ne sont plus visibles sur la 1 ère page). Quand on clique sur une news on est directement dirigé vers son contenu et les pages d actu. 7. Outils Pour l instant les outils sont uniquement nationaux, mais si tu souhaites partager un outil régional, n hésite pas à l envoyer à Mam Commu. 24
8. Groupes de travail Cette partie est également gérable depuis le site internet (faite notamment pour la vie du site par les bénévoles) : les groupes se créent via Emulsion et gèrent via le site internet. a) Création d un groupe de travail Groupes de travail / Ajouter un groupe Les groupes permettent de rassembler des personnes connectées (il faut avoir un compte pour être membre d un groupe) : permanents, groupes de staff de séjour, A chaque groupe est relié AUTOMATIQUEMENT un dossier dans la galerie, pour y insérer des photos, documents, qui seront mis à disposition pour les membres du groupe. Il est également possible d encoder une durée de vie pour le groupe (bien pour les staffs d animation par exemple). Nom Obligatoire nom du groupe Durée d activité Permanent : ne s efface pas Permet de créer des groupes qui sont limités dans le temps (comme par exemple les staffs de séjour) Régionale Celle qui crée le groupe b) Gestion des membres Pour ajouter un membre, il suffit de taper son nom et le moteur de recherche affiche ses correspondances en cherchant dans les gens qui ont un compte sur le site. L administrateur 25
crée le groupe et peut désigner un autre membre comme admin (animateur par exemple, qui n a pas accès à Emulsion). Cet admin pourra gérer le groupe depuis le site internet. Cette fonctionnalité est également accessible sur le site voir point suivant (les admin volontaires peuvent ainsi rajouter les membres eux-mêmes). c) Sur le site Tu as accès à tes groupes uniquement quand tu es connecté. Ils sont classés par ordre alphabétique, et tu peux voir quelle est la dernière modification/notification qui a été apportée. 26
Les fonctionnalités accessibles sur le site Fil de discussion Permet aux membres de réagir, de discuter un peu comme sur Facebook. Le mur de discussion est accessible uniquement aux membres. Membres Documents Permet de voir qui fait partie du groupe Permet aussi de gérer les membres : ajouter, supprimer. Permet de consulter, ajouter, Accès au listing des utilisateurs et leur fiche détaillée. 27
supprimer des documents (photos, rapports de réunion, prépa de staff, ) Agenda Comme pour l agenda national : permet d ajouter des évènements. Signature Uniquement pour le groupe permanents Affichage : régional, national, groupe. Possibilité de faire une demande à l administrateur de la région qu il en fasse un event région (l info passe à la région, et peut encore passer au national). La gestion des membres Trouver un membre / Ajouter un membre Plusieurs statuts disponibles et pas créer) lecteur (simple accès aux infos administrateur (gestion des autres membres du groupes de travail). Ensuite dans partie visible, possibilité de rattacher (ou supprimer) des membres via module de recherche. La gestion des documents 28
Les documents peuvent être téléchargés via le site directement (s ils ne sont pas ajoutés depuis Emulsion), ils peuvent être supprimés (uniquement par la personne qui les a encodés). Attention : il n est pas possible de modifier le document en direct, il faut le télécharger et le réenregistrer. Le groupe «Permanents» 2 particularités du groupe permanents : Une newsletter hebdomadaire est envoyée à tous les membres sur leur adresse mail avec les notifications, les nouveautés, qui ont été apportées durant la semaine (documents, discussion, ajout d un évènement à l agenda, ). Module signature : c est un module qui permet de générer une signature mail commune avec le même design. Aude SCIEUR Chargée de Communication - Secrétariat Général - tél +32 (0) 2/ 246.49.85 www.jeunesseetsante.be 29
9. Modules : galeries Ce module permet de créer des galeries (formations, activité, projet régional, ) : ces galeries peuvent être publiques ou privées. a) Création d une galerie La galerie c est le dossier qui va comporter les différents albums que l on souhaite mettre, il s agit du contenant, de l emballage. Chaque galerie peut comporter plusieurs albums. Nom Nombre de photos par album Titre Obligatoire C est le nom de galerie qui apparaîtra sur le listing des galeries Par défaut : 10 (on peut augmenter jusqu à 20). Il faut donc bien sélectionner ses photos Ce n est pas obligatoire, c est une info supplémentaire (le titre peut être plus long que le nom pour être plus explicite) C est le nom de dossier (exemple formation anijhan 2015) Description Texte descriptif de la galerie Intéressant d expliquer si plusieurs albums par exemple Image Permet de sélectionner l image qui sera insérée dans la vignette représentative de la galerie b) Création d un album 30
Chaque album contiendra maximum 20 photos, il s agit ici de nouveau de créer un dossier dans lequel on viendra ensuite ajouter toutes les photos. Plusieurs albums par galerie peuvent être créés (ce qui permet de mettre plus de 20 photos en hiérarchisant, organisant le séjour ou l'activité ou autre). Chaque album a une url : ce qui permet de communiquer l adresse ou le lien directement aux parents ou participants (pour les galeries qui ne sont pas publiques par exemple). Nom Obligatoire C est le nom de galerie qui apparaîtra sur le listing des galeries C est le nom de dossier (exemple formation anijhan 2015) Description Texte descriptif de la galerie Intéressant d expliquer si plusieurs albums par exemple Id d accès La galerie est publique Permet de choisir un raccourci pour le nom de l album, ce qui permet d avoir une url plus courte Oui / Non Cela permet de choisir si la galerie sera accessible par tous via l onglet galeries sur le site régional. Si on choisit de ne pas la rendre publique, mais privée, cela veut dire qu il faudra donner l url d accès aux personnes qui peuvent aller la visiter (parents, participants). Cet id s encode avec des tirets entre les mots, et sans autre caractère c) Ajout de photos ATTENTION : les photos doivent toutes être au préalable ajoutées dans la bibliothèque (elles doivent toutes être intégrées une à une ensuite dans l album). Nom Image Le nom de la photo pas obligatoire Parcourir le fichier : aller rechercher la photo dans la bibliothèque Conseil : créer un dossier galeries 31
d) Sur le site On peut filtrer l affichage par nom ou par date de publication. Il est également possible de créer un album directement sur le site internet dans une galerie existante mais il est impossible d y transférer des photos sans passer par Emulsion : 32
Permet de signaler un abus sur une photo (par exemple un parent qui n est pas d accord que son enfant soit publié) 33