Procès-verbal de la réunion du comité exécutif de l AESS du 19 janvier 2007 Ordre du jour 1) Adoption du procès-verbal du 8 janvier 2) Suivi des tâches et de l échéancier 3) Adjointe à l exécutif 4) Aide-mémoires 5) Assemblée générale du 25 janvier 6) Foire aux livres 7) Subventions 8) CANO 9) Varia Suivi de l'échéancier Dossier Objet Coordination État Site Internet / Moyens de communication Journal AESS ; Liste de diffusion (nouvelles@...) Engin de consultation électronique ; David / A.-Marie Premier INFO-AESS envoyé Devrait bientôt fonctionner Visibilité Objets promotionnels (T-shirts) ; Ménage local ; David Anne-Marie En cours Foire aux livres Bilan foires aux livres ; Service de placement Suivi des travaux ; Consultation développement ; Café Fractal Suivi des activités ; Hall d entrée ; Anne-Marie Vérifier les finances ; Olivier Subventions Période réception des projets ; Date de fin fixée Suivi des projets automne 2006 ; Suivi des projets hiver 2007 ; Coordonner le(s) comité(s) d évaluation ; Soirée de présentation des projets ; Vérification comptable Finances 2005-2006. Olivier Rapport produit. Terminée Plage horaire commune Plage horaire libre commune ; David (V. Gaudreault) Environnement Suivi des activités du comité environnemental ; Olivier Informatique Coordonner les travaux du technicien ; FEUQ / Contacts fréquents et soutenus ; Francis politique externe Coordonner la préparation aux congrès ; Francis CANO Négociations CANO ; AGEUQÀM En faire la «promotion» ; Comité politique Suivi des activités du comité politique ; David Adjoint à l exécutif Comité d embauche adjoint à l exécutif ; Formation d un adjoint à l exécutif ; Rapport suggéré. En cours En cours Assurer la transition de l exécutif Aide-mémoires ; Quelques pistes suggérées Résolutions Procès-verbal du Comité exécutif de l AESS en date du 19 janvier 2007 1
1. Adoption du procès-verbal du 8 janvier (19-janv-res01) Adoption à l unanimité du procès-verbal du 8 janvier. 2. Surplus budgétaires (19-janv-res02) * Compte tenu des surplus anticipés au budget, le Comité exécutif croit qu il serait pertinent de lancer une campagne qui aurait pour thème «Selon vous, quel projet l AESS devrait-elle envisager?». La forme exacte de cette campagne sera élaborée prochainement. 2. Site Internet et actualités (19-janv-res03) Il est résolu qu en tant que vitrine d information, le site Internet de l Association devrait davantage mettre de l avant des articles d actualité. Pour ce faire, l adjointe à l exécutif est mandatée pour publier en ligne des articles portant sur l éducation et le milieu universitaire et ce très régulièrement, voire quotidiennement. 3. Rapport d embauche (19-janv-res04) Il est résolu que le comité d embauche, composé de Guillaume Plourde, directeur général du SPFS, de Mirabel et de Véronneau se penche sur la rédaction d un rapport d embauche où serait précisée la méthode employée pour la sélection des CV ainsi que pour le déroulement des entrevues. Le rapport devra également formuler quelques recommandations. 3. Contrat de travail / adjointe à l exécutif (19-janv-res05) Le coordonnateur général est mandaté pour préparer un contrat de travail visant à officialiser l embauche de Lydia Roy-Simard en tant qu adjointe à l exécutif. Certaines clauses ont été discutées : o Un minimum de 20 heures de travail par semaine aux sessions d automne et d hiver est garanti et un minimum de 10 heures de travail par semaine pendant l été ; o Il est déterminé que pour le moment l horaire de travail serait du lundi au jeudi de 10h00 à 12h00 et de 13h00 à 18h00 ; o 2 semaines de vacances payées et 5 jours de maladie par année ; o Un salaire horaire de 13.00$ ; o Le contrat serait renouvelable à chaque année, au moment où le nouvel exécutif débuterait son mandat ; o Les tâches suivantes ont été énumérées (à titre indicatif) : Rédaction des procès-verbaux (CE, AG, CG et comités) Confection des affiches, tracts, etc. Affichage Courriels (rediriger les courriels aess@aessuqam.org, envoyer les courriels AESS) Dépouiller le courrier Répondre au téléphone Répondre aux questions des étudiants Commandes, courses pour les cartouches d encre, papier, etc. Maintenir les archives Mettre à jour le site Internet (publier des articles d'actualité) Procès-verbal du Comité exécutif de l AESS en date du 19 janvier 2007 2
Préparer des revues de presse Préparer les AG (cahier des résolutions, réservation de local, etc.) Aller porter les retenues salariales aux gouvernements du Québec et du Canada Participer à la rédaction de l'info-aess Collaborer à la Foire aux livres Faire la tournée des panneaux d affichage de l AESS Mettre en place un système de classement/envoi des messages et documents Préparer des fiches pour les brouillons des PV des AG et des CE Mettre à jour le calendrier géant, situé dans le hall d entrée du SH Réserver la voiture, l hôtel, etc. lors des congrès de la FEUQ Effectuer certaines opérations bancaires, comme les dépôts, par exemple. Synthèse de documents 4. Aide-mémoire / changement d exécutif (19-janv-res06) Considérant l échéancier de la session d hiver sur la nécessité d assurer la transition de l exécutif ; Il est résolu que des aide-mémoires portant sur les thèmes suivants seront rédigés d ici la fin du mandat actuel : o Finances o Budget o Archivage o Cotisations étudiantes o Grand livre comptable o Retenues salariales o REQ o ASEQ o Foire aux livres o Subventions o Café Fractal o Hébergement Internet (iscream) o Site Internet (mot de passe,...) o Courriels (listes de diffusion, ) o Permis d'alcool o Comités (env. et politique) 6. Foire aux livres / changement des dates de remises (19-janv-res07) Puisque nous faisons face à des difficultés au niveau de notre système informatique, un délai supplémentaire sera nécessaire afin de préparer les chèques pour la foire aux livres. Les dates de remise des livres invendus et des chèques seront du mercredi 24 janvier au mercredi 31 janvier. 7. Demandes de subvention (19-janv-res08) La fin de la période pour les demandes de subvention de la session d hiver est fixée au 28 février. 8. CANO (19-janv-res09) * Procès-verbal du Comité exécutif de l AESS en date du 19 janvier 2007 3
Le Comité exécutif considère que les groupes d envergure, notamment parce qu ils seraient en position de conflit d intérêt, ne peuvent s impliquer dans l organisation de la consultation sur les CANO. Cependant, ceux et celles s impliquant dans les groupes pourront prendre position, en leur nom personnel, dans les comités du POUR et du CONTRE ou dans des comités similaires. 9. Frais afférents / déclaration commune (19-janv-res10) * Considérant la conférence de presse organisée par les associations étudiantes et prévue pour le 1 er février à Trois-Rivières ou Québec portant sur les hausses de frais afférents dans les universités du réseau de l UQ ; Considérant que la déclaration commune, en vue de la conférence de presse, serait rédigée pendant la fin de semaine de l assemblée informelle à Chicoutimi les 27 et 28 janvier ; Le Comité exécutif de l AESS se prononce à l effet que la déclaration commune devrait plutôt être rédigée avant l assemblée informelle, le 26 janvier à Québec. Les associations pourraient ensuite participer à l assemblée informelle les 27 et 28 janvier à Chicoutimi, pour finalement tenir la conférence de presse à Québec le 29 janvier. Cette résolution vise principalement à choisir une date à laquelle seule la rédaction de la déclaration serait à l ordre du jour en plus de chercher à minimiser les allers-retours en condensant l assemblée informelle et la conférence de presse en une seule fin de semaine. 9. Bourses à l implication (19-janv-res11) * Considérant que la question des bourses à l implication - qui seraient versées en tant qu indemnisation / allègement financier pour les membres élus du Comité exécutif - a par le passé suscitée bon nombre de débats sans qu aucune résolution n ait été adoptée ; Il est résolu qu avant toute chose un recensement soit entrepris auprès des différentes associations facultaires étudiantes, recensement qui viserait à s informer sur les différentes formules qui existent présentement à l UQÀM et que divers scénarios financiers soient préparés afin de notamment évaluer l aspect pratico pratique de la question. Serait par la suite évalué l ensemble des arguments en accord et en désaccord avec cette pratique. Tableau des tâches - Inviter Blandine, qui assurera l animation de la prochaine AG, à une pré rencontre. Olivier - Retourner l ordinateur défectueux et en obtenir un autre en échange. - Magasiner deux étagères : une pour le local de l exécutif, l autre pour le «locker». - Préparer la liste des tâches pour le technicien en informatique. - Préparer le rapport d impôt de l AESS pour l année 2006. - Préparer le T4 de Déborah. David Procès-verbal du Comité exécutif de l AESS en date du 19 janvier 2007 4
- S assurer de la livraison de la «bouffe» à l AG du 25 janvier. - S informer au sujet des t-shirts de l AESS. Francis - Obtenir du matériel de campagne de la FEUQ - Négocier une entente pour obtenir la revue de presse de la FAÉCUM - S informer sur l action du 7 février CSU - S informer à savoir quand l UQÀM passera son audience (Loi 95) - Mettre de l avant notre résolution sur la sortie des associations étudiantes du réseau de l UQ sur les frais afférents - Site Internet de la FEUQ (recherches et mémoires) - Obtenir une copie des cahiers des propositions (suite aux commissions) de 2005-2006 et ceux des congrès de 2006-2007 - S informer au sujet du bâtiment écologique - Obtenir la dernière version de l'entente FEUQ-ASSÉ émanant de l'aeq Sylvain - Envoyer à le mot de passe pour la liste de diffusion nouvelles@aessuqam.org - Envoyer à le mot de passe de l adresse courriel webmestre@aessuqam.org - Modifier le nom qui est inscrit comme propriétaire du nom de domaine de l AESS ainsi que pour notre abonnement Internet à iscream.net. - Rédiger une procédure visant l installation du logiciel de la foire aux livres - Rédiger un aide-mémoire portant sur le rôle d un responsable aux affaires académiques - Coordonner la rédaction d un rapport portant sur l embauche de notre adjointe à l exécutif. - Faire le recensement des bourses à l implication dans les différentes associations facultaires de l UQÀM. Lydia (adjointe à l exécutif) - Récupérer les documents pour le conseil d administration au secrétariat des instances. - Mettre à jour le site Internet pour les subventions : date limite du 28 février. - Mettre à jour le site Internet pour la foire aux livres : période de remise des livres invendus et des chèques des ventes (mercredi 24 janvier au mercredi 31 janvier) de 9h00 à 18h00 tous les jours (sauf le samedi 27 et le dimanche 28 janvier). - Envoyer un courriel aux membres annonçant la date limite des subventions. - Envoyer un courriel aux membres en guise de rappel pour l AG du 25 janvier (avec un lien http:// vers le site Internet de l AESS pour les documents). - Afficher l horaire sur la porte du secrétariat. - Imprimer 30 copies du «Cahier AG 25 janvier». - Imprimer 3 copies de la politique référendaire. - Imprimer 3 copies du procès-verbal de l AG du 21 novembre. * Résolutions à rapporter lors d une Assemblée générale. Signé par en date du Procès-verbal du Comité exécutif de l AESS en date du 19 janvier 2007 5