NEW E-CAT Aide pour l utilisateur Page 1 de 34
Index Introduction... 3 Informations supplémentaires... 4 Installation du Logiciel... 6 Importer catalogue des prix... 7 Multiplier Prix... 7 Configurations Personnelles... 8 Configurations Catalogue... 9 Transaction... 10 Gestion Transactions... 12 Barres d'outils... 13 Menu Configurations... 15 Menu Documents... 16 Menu Recherche... 17 Recherche du Produit... 18 Chercher un document... 19 Recherche article... 20 Recherche Notes... 21 Favoris... 22 Recherche Phonétique... 23 Recherche Générale... 24 Explorer Sommaire... 25 Travailler avec les documents... 26 Informations Produit... 28 Informations Article... 29 Gestion Clients... 31 Gestion Fournisseurs... 32 Configurations de Système... 33 Glossaire... 34 Page 2 de 34
Introduction Vous avez choisi notre catalogue électronique : félicitations! Ce produit vous permettra de travailler plus rapidement et mieux. Grâce à un système de navigation simple et intuitif, un simple clic vous guidera à travers toutes les informations qui sont à votre disposition. NEW E-CAT est un outil qui changera votre façon de travailler! Vous pourrez gagner du temps en améliorant la productivité et la compétitivité de votre service. Le Cédérom NEW E-CAT contient tout le matériel dans les différents formats que le fabricant a voulu mettre à votre disposition pour améliorer le niveau du service et la qualité du travail. Le programme NEW E-CAT présente un autre avantage important : l intégration avec le monde Internet, qui permet d'utiliser la rapidité de votre PC à 100 % et vous donne la possibilité d'exploiter les grands potentiels du monde Internet pour le commerce électronique, par l'envoi de commandes, la gestion de garanties, le contrôle de l'expédition des commandes, de la mise à jour des catalogues des prix, etc... Page 3 de 34
Informations supplémentaires NEW E-CAT vous donne les possibilités suivantes: Gestion Programme Configurations personnelles: vous pouvez entrer vos données personnelles et personnaliser les impressions créées par le système. Gestion Clients: vous pouvez entrer toutes les données concernant vos clients pour pouvoir gérer leurs commandes, les devis qui leur sont destinés, les réductions qui leur sont réservées, etc Gestion Fournisseurs: vous pouvez entrer toutes les données concernant vos fournisseurs pour gérer leurs commandes, les connexions Internet, les réductions, etc Connexion de réseau: vous pouvez spécifier la position des données pour installer le programme en réseau. Gestion et chargement du Catalogue des Prix : vous pouvez charger et personnaliser les catalogues d'achat de vos fournisseurs et/ou les catalogues de vente pour vos clients. Choisir la langue: vous pouvez sélectionner parmi les # langues disponibles. Sélection des Catalogues: elle permet de sélectionner le catalogue et la langue voulus. 7 possibilités de recherche Sommaire: vous pouvez faire des recherches parmi les familles de produits. Produit: vous pouvez rechercher un produit par modèle, description et caractéristiques techniques. Documents: vous pouvez chercher un document par description et par type. Articles: vous pouvez rechercher les articles par code, description, caractéristiques techniques et références. Notes: vous pouvez rechercher aussi bien les notes entrées par le producteur que vos propres notes. Favoris: vous pouvez accéder directement aux documents que vous avez ajoutés aux favoris. Universel: vous pouvez rechercher un mot dans tout le catalogue. Navigation Accès direct par recherche. Par l'intermédiaire d'une structure à dossiers. Par l'intermédiaire d'images et de connexions multimédias. Fonctions Entrer des notes personnelles. Ajouter une page aux favoris. Comparer plusieurs produits les uns avec les autres. Gérer des documents: commandes, garanties, devis, etc Intégrer avec Internet. Réaliser des vues éclatées des parties du produit en icônes graphiques. Visualiser des informations sur les articles, les prix, etc Gérer des images et des fonctions d'agrandissement qui permettent de voir facilement les détails relatifs aux illustrations. Imprimer des vues éclatées, des manuels, des fiches de produit, des catalogues, etc Personnaliser l'écran. Gérer le magasin. Visualiser des données et des connexions dans les petites fenêtres jaunes d aide. Page 4 de 34
Visualiser l'endroit où une certaine pièce est utilisée à l'intérieur du catalogue. Visualiser des substitutions d'articles pour liquider les anciens stocks: cette fonction permet de ne pas commander de nouveau un code d'article erroné ou un ancien code. Choisir par sélections multiples. Toutes les fonctions de recherche disposent de la fonction phonétique, c'est-à-dire de la possibilité d'entrer la description telle qu'elle se prononce approximativement à l'oral. Le système est en mesure de trouver le mot correct correspondant à la description exacte. Cette fonction est très utile pour des descriptions en langue étrangère. Enfin, toutes les recherches permettent d'utiliser les caractères de remplacement pour réduire au minimum les entrées à partir du clavier et faciliter la recherche d'une pièce. Page 5 de 34
Installation du Logiciel Important : NEW E-CAT doit être installé sur l'ordinateur pour pouvoir être exécuté. L'installation du programme vous permet d'utiliser certaines fonctions à l'intérieur du programme pour enregistrer des données et des configurations. QUALITES MINIMUM REQUISES DU MATERIEL Pentium 133 RAM 16 Mo 2 Mo d'espace disponible dans l'unité sur disque fixe pour le logiciel Lecteur Cédérom 4x ou supérieur ou espace sur disque fixe suffisant pour les données OEM Ecran SVGA (définition minimum 800x600) Windows 98 SE, ME, NT 4.0, 2000, XP QUALITES REQUISES DU MATERIEL AMD/Pentium 700 ou supérieur RAM 128 Mo 200 ou 600 Mo d'espace disponible dans l'unité à disque fixe Lecteur Cédérom 40x ou supérieur ou espace sur disque fixe suffisant pour les données OEM Ecran SVGA (définition 1024x768 ou supérieur) Windows 2000, XP Installation du programme 1er pas : introduire le CD NEW E-CAT dans l'unité Cédérom. L'unité mettra environ 10-15 secondes pour reconnaître le CD. 2e pas : cliquer sur la touche de démarrage (ou start suivant le système d'exploitation installé), puis sur Exécuter. 3e pas : dans la fenêtre Exécuter, taper d:setup.exe, puis cliquer sur OK (où d est la lettre de l'unité CD) 4e pas : dans la fenêtre de Bienvenue de NEW E-CAT cliquer sur Continuer 5e pas : dans la fenêtre suivante, modifier le parcours d'installation si besoin est (nous conseillons de laisser celui qui est proposé) et cliquer sur Continuer 6e pas : attendre que le programme exécute l'installation. Un message vous préviendra quand l'installation sera finie. 7e pas : à la fin de l'installation, on revient au bureau. Cliquer sur l'icône de NEW E-CAT pour ouvrir le programme. Page 6 de 34
Importer catalogue des prix Cette fonction permet d'importer le catalogue des prix que votre fournisseur vous a envoyé sur disquette, cédérom ou par poste électronique. Important : le format du fichier du catalogue des prix que vous essayez de charger doit être fait expressément pour ce programme. Il n'est donc pas possible de charger n'importe quel catalogue que vos fournisseurs vous envoient. Par conséquent, si vous voulez charger le catalogue des prix de votre fournisseur, vous devez demander de façon explicite qu'il soit en format NEW E-CAT. Pour charger les fichiers des prix : 1. Sélectionnez le nom du fichier en cliquant sur la touche de Recherche 2. Certaines informations relatives au catalogue que vous êtes en train de charger seront affichées dans les champs suivants. 3. Vérifiez, à partir des informations visualisées, si le catalogue que vous êtes en train de charger est le bon. 4. Choisissez la touche OK pour continuer. 5. Attendez la fin de la procédure. Un message vous préviendra quand la procédure sera terminée. Multiplier Prix Cette fonction permet de multiplier indistinctement tous les prix du catalogue que vous avez reçu de votre fournisseur pour déterminer les prix de vente. Pour ce faire, entrez le facteur de multiplication. Si par exemple vous voulez calculer un bénéfice de 20 %, entrez 1,20. Si par erreur vous devez rétablir tous les prix à la valeur originale, il suffit d'instaurer le champ à la valeur de 1. Les trois sélections ci-dessous servent au cas où vous achèteriez le même article chez plusieurs fournisseurs après avoir chargé tous leurs catalogues. Pour déterminer le prix d'achat sur lequel appliquer le facteur de bénéfice, vous pouvez choisir de prendre le coût du fournisseur le plus économique, le coût moyen ou le coût du fournisseur le plus cher. Page 7 de 34
Configurations Personnelles Vous pouvez ajouter vos données personnelles et entrer un mot pour chaque type de transaction (Commande, Garantie, Devis, Facture) qui s'affichera chaque fois que vous imprimerez cette transaction. Vos données personnelles ne sont pas obligatoires, mais il est conseillé de les ajouter car elles sont utilisées par les différentes impressions du système et vous permettent de personnaliser vos documents imprimés. Cette fonction est particulièrement indiquée quand vous devez fournir un devis à l'un de vos clients. Page 8 de 34
Configurations Catalogue Les données des catalogues se trouvent habituellement sur un CD-ROM mais vous pouvez insérer le CD-ROM en réseau ou copier son contenu dans un dossier de votre ordinateur ou en réseau pour ne plus devoir utiliser à chaque fois le CD-ROM. Il convient évidemment de préciser au programme le parcours ou les divers parcours dans lesquels les données des catalogues peuvent se trouver. Le premier parcours sur lequel cette fenêtre s ouvrira sera celui à partir duquel vous avez installé le programme pour la première fois. Ajouter nouveau parcours : vous pouvez préciser au programme un ou plusieurs parcours dans lesquels les catalogues se trouvent. Chaque fois que vous ajoutez un parcours, le programme vérifie son contenu et affiche à l écran tous les catalogues éventuellement présents, en indiquant le nom, la version et les langues installées. Même si le catalogue est momentanément indisponible dans le parcours spécifié, le programme en contrôle l existence à chaque démarrage. Par conséquent, le catalogue pourra être affiché à l écran dès qu il sera disponible dans le parcours ajouté. Supprimer parcours : vous pouvez éliminer un parcours dont vous ne vous servirez plus. Lorsque vous éliminez un parcours, le programme ne contrôle plus la présence de catalogues éventuellement présents dans celui-ci, d où tous les catalogues contenus dans ce parcours ne pourront plus être affichés. Copier Catalogue : permet de copier automatiquement un catalogue dans un autre endroit, par exemple dans un dossier de votre ordinateur ou en réseau. Cette fonction est très utile lorsque vous souhaitez copier un catalogue d un CD-ROM sur votre ordinateur, ceci vous permet de travailler sans devoir utiliser le CD-ROM. Eliminer Catalogue : permet d éliminer du parcours sélectionné le catalogue ainsi que toutes ses données. Si vous avez copié le contenu du CD-ROM sur votre ordinateur ou en réseau, vous devrez, lors de la prochaine mise à jour du CD-ROM, écraser les anciennes informations en copiant le contenu du nouveau CD-ROM au même endroit. Page 9 de 34
Transaction Cette fonction permet d'ouvrir le champ qui contient toutes les transactions ouvertes. Une transaction peut être une commande, un devis, une facture ou une demande de garantie. Barre supérieure 1. Ferme la fenêtre des transactions. 2. Contient la liste des noms des transactions ouvertes. 3. Crée une nouvelle transaction. Sélectionnez le Type de transaction, puis le Fournisseur/Client et le nom que vous voulez attribuer à la transaction. 4. Elimine la transaction en cours. 5. Complète la transaction avec de plus amples informations pour procéder à la transmission. 6. Copie une ligne de transaction. 7. Colle la ligne copiée. 8. Insère une nouvelle ligne. 9. Elimine la ligne sélectionnée. 10. Ajoute à la transaction les articles sélectionnés sur la liste des articles du document ouvert. 11. Imprime la transaction. Pour ajouter des articles sur la liste, il existe 5 possibilités : 1. Manuelle en tapant le code de l'article. 2. En copiant les articles d'une autre transaction. 3. En sélectionnant les articles sur la liste du document ouvert et en cliquant sur la touche # 10 4. En faisant glisser l'article de la liste des articles du document ouvert dans la transaction. 5. En cliquant avec la touche de droite de la souris sur une référence de l'image et ensuite sur "Ajouter à la transaction" Quand les méthodes 3, 4 et 5 sont utilisées, une fenêtre s'ouvre toujours pour demander d'entrer la quantité et de préciser à quelle transaction vous voulez ajouter les articles, et si vous voulez ouvrir automatiquement la transaction sélectionnée. Notes Importantes : Chaque fois que vous ajoutez un article dans une transaction, le programme contrôle sa validité. Pour ce faire, il contrôle d'abord si l'article existe dans le catalogue du fournisseur, et ensuite s'il existe dans le catalogue. Si aucune des deux positions n'existe, vous recevrez un message qui préviendra que l'article n'est pas valable, mais cela ne vous empêche pas de l'ajouter dans la transaction. Quand un article n'est pas valable, la première colonne n'affichera ni la description, ni le code du producteur. Si l'article est valable, le prix et la description s'afficheront automatiquement, mais vous pourrez toujours changer ces données manuellement si et quand besoin est. Le prix qui s'affiche automatiquement est pris du catalogue fournisseur chargé et d'éventuelles réductions ou groupes de prix entrés dans les configurations du fournisseur ou du client. Page 10 de 34
Vous pouvez aussi entrer des descriptions libres sans code article. Seules les colonnes en gris ne peuvent être modifiées. Les transactions restent sur la liste # 2 jusqu'à ce qu'elles soient clôturées. Pour clore une transaction, cliquez sur la touche # 5 et sur la touche de fermeture. Ce n'est que quand la transaction est clôturée qu'il est possible de l'imprimer ou de l'expédier par poste électronique ou via Internet. Page 11 de 34
Gestion Transactions Cette fonction permet de gérer toutes les transactions ouvertes et clôturées. Les actions possibles dans la fenêtre des clients sont les suivantes : Copier : copie la transaction Coller : colle la transaction copiée en créant une nouvelle transaction Eliminer : élimine la transaction sélectionnée Modifier/Fermer : pour modifier ou clore la transaction sélectionnée Fermer En modifiant une transaction existante ou tout simplement en cliquant deux fois sur celle-ci, une fenêtre en contenant tous les détails s'ouvre. Dans cette fenêtre il sera possible d'entrer des informations supplémentaires, de compléter la transaction et ensuite de la clore pour pouvoir effectuer sur cette dernière les opérations suivantes : - Imprimer - Exporter dans un fichier textuel - Envoyer par poste électronique - Envoyer via Internet (si le fournisseur est habilité) Après avoir clôturé la transaction, il n'est plus possible de la modifier et elle se s'affichera plus dans la fenêtre des transactions ouvertes. Si pour une raison quelle qu'elle soit vous avez clôturé une transaction et que vous devez la modifier, vous pouvez la rouvrir en entrant dans la gestion des transactions, en cliquant deux fois sur la transaction voulue et en cliquant sur la touche de réouverture. Rappelez-vous cependant que vous devez la clore de nouveau pour pouvoir l'imprimer ou la renvoyer. Page 12 de 34
Barres d'outils NEW E-CAT a été conçu pour que son utilisateur apprenne à s'en servir sans difficulté. Il se compose de simples barres d'outils où chaque onglet du menu contient une description, qui explique la fonction, et une icône qui aide à s'en souvenir. NEW E-CAT dispose de 2 Barres d'outils principales : La barre latérale gauche La barre supérieure La barre latérale gauche La barre latérale gauche se subdivise en 4 types de Menu selon la typologie des fonctions qu'ils contiennent. 1 : Configurations Ce Menu renferme toutes les fonctions et les procédures qui permettent d'entrer et de charger des données dans le programme, de personnaliser et de définir plusieurs configurations. Détails... 2 : Catalogues Grâce à ce Menu, il est possible de sélectionner le catalogue voulu sur la liste des catalogues disponibles. Les catalogues disponibles sont ceux qui ont été installés sur votre ordinateur. Si un catalogue dont vous disposez du Cédérom ne s'affiche pas sur la liste, cela veut dire qu'il n'a pas encore été installé. Pour l'ajouter sur la liste, vous devez installer le Cédérom contenant le catalogue (voir instructions pour l installation). 3 : Chercher Ce Menu renferme toutes les possibilités de recherche qu'offre le programme. Les différentes typologies de recherche permettent d'accéder directement aux informations voulues, de manière rapide et précise.. Détails... 4 : Documenti Il s'agit du Menu final, c'est-à-dire du menu qui est ouvert une fois que vous avez sélectionné le produit voulu. En effet, cette section contient toutes les informations relatives au produit sélectionné. Il est aussi possible de filtrer les différents documents appartenant au produit par l'intermédiaire de la case prévue à cet effet et positionnée au-dessus de la liste des documents. Détails... La barre supérieure La barre supérieure, en plus de la commande de sortie du programme, contient principalement les fonctions qui sont activées quand on accède à un document. Page 13 de 34
1. Quitter : ferme le programme. 2. Afficher la position précédente. 3. Imprimer a. Produit courant : permet d'imprimer tous les documents liés au produit sélectionné (mettre un filtre par type de document) b. Document Courant : permet d'imprimer tout le document sélectionné. c. Image seulement : permet d'imprimer seulement l'image du document sélectionné. d. Texte seulement : permet d'imprimer seulement la partie de texte du document sélectionné. 4. Gérer des transactions : ouvre le champ à partir duquel il est possible de gérer toutes les transactions en acte ou de créer de nouvelles transactions. 5. Aide en ligne programme 6. Permet de visualiser l image à gauche et le texte à droite. 7. Permet de visualiser l image à droite et le texte à gauche. 8. Permet de visualiser l image au-dessous et le texte au-dessus. 9. Permet de visualiser l image au-dessus et le texte au-dessous. 10. Permet de visualiser l'image seulement. 11. Information Article : ouvre la fenêtre d'informations relatives au code article sélectionné. 12. Permet d'exporter la liste de base du produit. 13. Agrandit l'image. Il est possible d'agrandir l'image en sélectionnant la partie à agrandir avec la touche gauche de la souris directement sur l'image. 14. Adapte l'image aux dimensions de la fenêtre. 15. Réduit les dimensions de l'image. 16. Permet d'analyser la structure de l image. 17. Permet d'exporter à l'extérieur la partie d'image visualisée dans la fenêtre. Page 14 de 34
Menu Configurations Configurations personnelles Cette fonction permet d'entrer vos données personnelles et un mot pour chaque type de document (Commande, Garantie, Devis, Facture) qui s'affichera sur l'impression en bas de page Gestion des Clients Cette fonction permet d'entrer les noms de tous vos clients pour pouvoir gérer leurs commandes, les devis qui leur sont destinés, les réductions qui leur sont réservées, etc Gestion des Fournisseurs Cette fonction permet d'entrer les noms de tous vos fournisseurs pour gérer leurs commandes, leurs connexions Internet, les réductions qui leur sont réservées, etc Importe Catalogue des Prix Cette fonction permet d'importer les catalogues des prix que votre fournisseur vous a envoyé sur disquette, cédérom ou par poste électronique Multiplie les Prix Cette fonction permet de multiplier les prix des catalogues chargés pour déterminer un prix de vente. Configuration de la langue Cette fonction permet de sélectionner une des langues disponibles. Pour changer de langue, sélectionner la langue voulue et appuyer sur OK. Configurations du Système Cette fonction permet de configurer certains paramètres liés au fonctionnement général du système. Configurations Catalogue Cette fonction permet de copier automatiquement les données du catalogue du Cédérom à votre ordinateur ou en réseau. Page 15 de 34
Menu Documents Informations Produit Cette fonction vous ramène à la page initiale du produit sur laquelle se trouve la liste des documents liés au produit et sur la gauche, les textes pour ouvrir la fenêtre contenant les informations du produit ou d'éventuelles notes le concernant. Note Document Cette fonction permet d'ajouter, de modifier, d'imprimer, d'exporter ou d'importer des notes relatives au document affiché. Après avoir ajouté la note, enregistrer le contenu en appuyant sur la touche d'enregistrement Ajouter aux Favoris Cette fonction permet d'ajouter la page affichée à la liste des favoris. Cette liste permet d'accéder directement à cette page les prochaines fois où vous utiliserez le programme. Pour accéder directement à la page ajoutée aux favoris, cliquez dans le menu de recherche sur la fonction des Favoris et cliquez ensuite sur la page enregistrée. Confronter avec un autre document Cette fonction permet de confronter 2 documents pour voir quelles sont les différences. Pour ce faire, sélectionnez les deux produits et les documents relatifs que vous voulez comparer, et appuyez sur la touche Confronter. Le programme vous montrera toutes les différences existantes. Gestion Transactions Cette fonction ouvre la fenêtre qui contient toutes les transactions effectuées (commandes, garanties, factures, devis). Ouvrir Transaction Cette fonction permet d'ouvrir les transactions en acte. Page 16 de 34
Menu Recherche Sommaire Il permet de rechercher une famille de produits ou un produit qui apparaît à l'intérieur du sommaire qui se trouve au-dessous. Produits Cette fonction permet d'accéder à un produit par l'intermédiaire d'un code, d'une description, des caractéristiques techniques ou d'autres informations en votre possession. Documents Cette fonction permet d'accéder directement à un document (vue éclatée, manuel, bande vidéo, illustration, etc...) par l'intermédiaire de la description, du type ou du produit auquel il est associé. Articles Cette fonction permet de trouver un article par l'intermédiaire d'un code, d'une description, des caractéristiques techniques, des références ou du produit sur lequel il est monté. Notes Cette fonction permet de rechercher les notes du producteur ou vos notes personnelles. Après avoir sélectionné la note voulue, il est possible d'ouvrir le produit ou l'objet auquel la note se rapporte. Favoris Cette fonction permet d'accéder directement à une page ajoutée au préalable sur la liste des Favoris. Explorer Sommaire Cette fonction permet de surfer à travers les familles des produits jusqu'à ce que l'objet voulu soit trouvé. Permettent d'agrandir ou de compacter les dossiers sélectionnés. Page 17 de 34
Recherche du Produit Cette fonction permet de trouver un produit dans le catalogue. Sur la barre latérale gauche, cliquez sur le menu Recherche. Ce menu regroupe toutes les fonctions possibles pour chercher les informations. Cliquez maintenant sur Produits et sur la partie droite de l'écran la fenêtre contenant les champs concernant le produit s'ouvre. C'est dans cette fenêtre qu'il est possible de faire une recherche. Il existe de nombreuses façons de trouver le produit voulu : - Si vous connaissez le code complet du produit ou une partie de ce dernier, inscrivez-le dans la case Code et cliquez sur le bouton "commencer la recherche" qui se trouve au-dessous. - Si vous connaissez la description du produit ou une partie de cette dernière, écrivez-la dans la case Description et cliquez sur le bouton "commencer la recherche" qui se trouve audessous. - Si vous voulez voir tous les produits existants, cliquez sur le bouton "commencer la recherche" sans entrer de texte. Utilisez ensuite la barre de défilement droite pour faire défiler la liste des produits visualisés. Si la case en haut "Partie de la description" est sélectionnée, la recherche trouve tous les éléments qui contiennent le texte que vous avez précisé. Si au contraire elle n'est pas sélectionnée, la recherche ne trouvera que les éléments qui correspondent exactement au texte que vous avez entré. Si par contre vous ne connaissez que la prononciation du nom mais que vous n'êtes pas sûr de son orthographe (utile quand on travaille avec des langues étrangères ou des termes particuliers) vous pouvez utiliser la recherche phonétique qui permet de chercher à partir du mot tel qu'il se prononce et non pas tel qu'il s'écrit véritablement. Voir aussi Recherche Phonétique En plus de la possibilité de rechercher le produit par code ou par description, il existe aussi d'autres champs mis à la disposition du producteur, comme les caractéristiques techniques qui peuvent être par exemple le poids, les dimensions, la puissance, etc. Le nombre de champs supplémentaires pour rechercher l'article dépend du producteur et peut varier pour chaque catalogue. Si vous voulez modifier l'ordre de la liste qu'on obtient comme résultat de la recherche, il suffit de cliquer sur le titre de la colonne qu'on veut commander en ordre croissant. Après avoir trouvé le produit voulu, cliquez deux fois de suite pour entrer dans le document et consulter toutes les informations qui s'y rapportent. Page 18 de 34
Chercher un document Questa funzione consente di trovare un documento all interno di un prodotto o del catalogo. Nella barra laterale sinistra, cliccate sul menù Cerca. Questo menù raggruppa tutte le funzioni possibili per ricercare le informazioni. Cliccate ora su Documento e nella parte destra dello schermo viene visualizzata la finestra contenete i campi relativi al Documento dove è possibile effettuare una ricerca. Vari sono i modi per trovare il documento desiderato : - Se si conosce la descrizione del documento o parte di essa, immetterla nella casella Descrizione e cliccare sul bottone sottostante inizio ricerca. - Se si vuole visualizzare tutti i documenti esistenti cliccare quindi sul bottone inizio ricerca senza inserire alcun testo. Successivamente utilizzare la barra di scorrimento destra per scorrere l elenco dei prodotti visualizzati. - Se si conosce inoltre il prodotto all interno del quale il documento è utilizzato, è possibile selezionare tale prodotto nella casella Solo nel Prodotto. - Se si conosce inoltre il tipo di documento, è possibile selezionarlo nella casella Solo il tipo documento. Se la casella in alto "Parte della descrizione" è selezionata allora la ricerca trova tutti gli elementi che contengono il testo che avete specificato, se invece non è selezionata allora la ricerca troverà solo quegli elementi che corrispondono esattamente al testo che avete inserito. Se invece si conosce solo la pronuncia del nome ma non si è sicuri di come si scrive esattamente (utile quando si lavora con lingue straniere o termini particolari) si può utilizzare la ricerca fonetica che permette di scrivere e ricercare come si pronuncia e non come si scrive correttamente Vedere anche Ricerca Fonetica Oltre alla possibilità di ricercare il documento per nome esiste la possibilità nei due campi successivi di specificare il prodotto specifico e il tipo di documento ricercato. Maggior sono i dettagli che si conoscono e maggiore diventa la precisione di ricerca delle informazioni. Se si desidera modificare l ordine della lista che si ottiene come risultato della ricerca, è sufficiente cliccare sul titolo della colonna che si vuole ordinare in modo crescente. Una volta individuato il documento desiderato, fare doppio click per entrare al suo interno e vedere tutte le informazioni a quest ultimo abbinate. Page 19 de 34
Recherche Article Cette fonction permet de trouver un article dans le catalogue. Sur la barre latérale gauche, cliquez sur le menu Recherche. Ce menu regroupe toutes les fonctions possibles pour rechercher les informations. Cliquez maintenant sur Article et dans la partie droite de l'écran, la fenêtre contenant les champs relatifs au produit, s'ouvre. Dans cette fenêtre, il sera possible d'effectuer une recherche. Il existe plusieurs manières de trouver l'article voulu : - Si vous connaissez le code complet de l'article ou une partie de ce dernier, entrez-le dans la case Code et cliquez sur le bouton "commencer la recherche" qui se trouve au-dessous. - Si vous connaissez la description de l'article ou une partie de celle-ci, écrivez-la dans la case Description et cliquez sur le bouton "commencer la recherche" qui se trouve au-dessous. - Si vous connaissez aussi le produit à l'intérieur duquel l'article est utilisé, il est possible de sélectionner ce produit dans la case Utilisé seulement dans le produit. Si la case en haut "Partie de la description" est sélectionnée, la recherche trouve tous les éléments qui contiennent le texte que vous avez spécifié. Si au contraire elle n'est pas sélectionnée, la recherche ne trouvera que les éléments qui correspondent exactement au texte que vous avez entré. Si par contre vous ne connaissez que la prononciation du nom mais que vous n'êtes pas sûr de son orthographe (utile quand on travaille avec des langues étrangères ou des termes particuliers) vous pouvez utiliser la recherche phonétique qui permet de chercher à partir du mot tel qu'il se prononce et non pas tel qu'il s'écrit véritablement. En sélectionnant à côté du code article la case "Montrer où il est utilisé", le système vous montrera dans le résultat de la recherche toutes les positions où l'article est utilisé. Il va sans dire que ce type de recherche demande plus de temps d'élaboration. Voir aussi Recherche Phonétique En plus de la possibilité de rechercher l'article par code ou par description, il existe aussi d'autres champs mis à la disposition du producteur, comme les caractéristiques techniques qui peuvent être par exemple le poids, les dimensions, la puissance, etc... les références où il est possible de spécifier les produits et des modèles de marques concurrentes. Le nombre de champs supplémentaires pour rechercher l'article dépend du producteur et peut varier pour chaque catalogue. Si vous voulez modifier l'ordre de la liste qu'on obtient comme résultat de la recherche, il suffit de cliquer sur le titre de la colonne qu'on veut commander en ordre croissant. Après avoir trouvé l'article voulu, cliquez deux fois de suite pour entrer dans le document et consulter toutes les informations qui s'y rapportent. Page 20 de 34
Recherche Notes Cette fonction permet de trouver aussi bien les notes que vous avez entrées que celles que le producteur a mises dans le catalogue. Sur la barre latérale gauche, cliquez sur le menu Recherche. Ce menu regroupe toutes les fonctions possibles pour rechercher les informations. Cliquez maintenant sur Notes, et dans la partie droite de l'écran s'ouvrira une fenêtre contenant les champs relatifs aux notes. Dans cette fenêtre, il sera possible d'effectuer la recherche. - Dans le champ Description, précisez une partie du texte de la description. - Les 3 options suivantes vous permettent de restreindre encore davantage le cercle de la recherche en précisant si la note est la vôtre ou celle du producteur. Cliquez ensuite sur le bouton "commencer la recherche" qui se trouve au-dessous. Dans ce cas également, si la case en haut "Partie de la description" est sélectionnée, la recherche trouvera tous les éléments qui contiennent le texte que vous avez précisé. Si au contraire elle n'est pas sélectionnée, la recherche ne trouvera que les éléments qui correspondent exactement au texte que vous avez entré. Voir aussi Recherche Générale Si vous voulez modifier l'ordre de la liste qu'on obtient comme résultat de la recherche, il suffit de cliquer sur le titre de la colonne qu'on veut mettre en ordre croissant. Après avoir trouvé la note voulue, cliquez deux fois pour y entrer et consulter toutes les informations qui s'y rapportent. Page 21 de 34
Favoris Cette fonction permet de sélectionner une connexion favorite, c'est-à-dire d'accéder directement à un point précis du catalogue que vous avez enregistré au préalable dans les favoris. Sur la barre latérale gauche, cliquez sur le menu Recherche. Ce menu regroupe toutes les fonctions possibles pour rechercher les informations. Cliquez maintenant sur Favoris et vous verrez s'afficher un Menu avec la liste de tous les Favoris que vous avez enregistrés au préalable. Il suffit de cliquer sur la connexion favorite, et le programme vous conduira directement au point précis où vous aviez enregistré le favori sélectionné. Page 22 de 34
Recherche Phonétique La recherche phonétique est sans nul doute une fonction innovante dans le domaine des fonctions de recherche de NEW E-CAT. Grâce à cette fonction, il n'est pas nécessaire de connaître l'orthographe exacte d'un nom pour trouver l'argument, il suffit de se souvenir de sa prononciation. C'est une fonction particulièrement utile pour les descriptions en langue étrangère quand vous n'êtes pas tout à fait sûr de l'orthographe. Après vous être positionné avec le curseur dans le champ sur lequel effectuer la recherche, écrivez le nom de la façon la plus proche possible de sa prononciation, activez la case à droite de la recherche phonétique et cliquez sur le bouton "commencer la recherche" qui se trouve au-dessous. Pour savoir si la recherche phonétique est applicable au champ voulu, il suffit de voir si la case de sélection de la recherche phonétique est présente à droite du champ. Page 23 de 34
Recherche Générale L'une des caractéristiques les plus utiles de NEW E-CAT est l'emploi de la recherche générale. Grâce à cette fonction, il n'est pas nécessaire de connaître le nom d'un produit, d'un document ou d'un article en entier pour pouvoir le trouver. NEW E-CAT utilise les caractères de remplacement pour aider l'utilisateur dans sa recherche. Les caractères de remplacement sont des caractères qui remplacent les chiffres et les lettres. NEW E-CAT en utilise deux : le point d'interrogation (? ) - c'est un caractère de remplacement qui peut jouer le rôle d'un numéro ou d'une lettre. Il est possible de l'utiliser quand on ne connaît pas l'un des caractères qui composent un nom ou un numéro, mais qu'on sait le reste. Par exemple, si on ne sait pas le premier numéro du nom d'un modèle, mais qu'on sait que le reste du nom du modèle est 45, après s'être positionné avec le curseur dans le champ sur lequel effectuer cette recherche, mettre le point d'interrogation (?) suivi de 45. NEW E-CAT cherchera automatiquement tous les codes qui ont un 4 comme deuxième numéro et un 5 comme troisième numéro. l'astérisque ( * ) - c'est un caractère de remplacement qui peut être utilisé à la place de n'importe quel code formé de lettres et de numéros. On l'utilise quand on ne connaît que certains caractères parmi ceux qui composent un nom ou un numéro. Par exemple, on sait que la description du modèle qu'on cherche contient le terme "moteur", mais on n'est pas sûr du reste du nom. Après s'être positionné avec le curseur dans le champ sur lequel effectuer cette recherche, mettre une astérisque (*), écrire le mot "moteur" et ensuite une autre astérisque (*). NEW E-CAT cherchera automatiquement tous les noms de modèles qui contiennent le mot "Moteur". Pour préciser la différence entre les deux : le point d'interrogation (?) est utilisé d'un façon très semblable à l'astérisque. Au lieu de représenter n'importe quelle quantité de lettres et de chiffres, il représente seulement une des lettres ou un des chiffres. Page 24 de 34
Explorer Sommaire Cette fonction permet de surfer, de façon intuitive et rapide, dans la structure du catalogue et parmi les familles des produits. La Recherche dans la structure est particulièrement utile quand on n'est pas tout à fait sûr du nom du modèle ou du document, mais qu'on connaît la ligne de produits dont il fait partie. Sur la barre latérale de gauche, cliquez sur le menu de Recherche. Ce menu regroupe toutes les fonctions possibles pour rechercher les informations. Sous les différentes fonctions de recherche à l intérieur du Menu, se trouve une structure semblable à celle qui est illustrée ci-contre. Vous pouvez la feuilleter et y surfer en resserrant la recherche jusqu'à ce que vous ayez trouvé ce que vous cherchiez. A chaque sélection, si des informations sur l'argument sont présentes, elles sont affichées à droite de l'écran, jusqu'à ce que le produit voulu ait été trouvé. En cliquant sur le produit, le programme vous conduira automatiquement dans la session des documents dans laquelle se trouvent toutes les informations relatives au produit. Il est également possible d'effectuer une recherche par mot à l'intérieur de la structure, en utilisant le champ spécial qui se trouve au début de la structure.. Page 25 de 34
Travailler avec les documents La caractéristique principale des documents est l'interactivité. En effet, quand on ouvre un document, il existe plusieurs fonctions qui y sont liées et qui permettent d'obtenir plus d'informations sur le document ou sur des parties contenues dans le document. Tous les types de document contiennent ces fonctions sur la barre qui se trouve en haut. Visualisation des types de document pour un produit De nombreux produits disposent de plusieurs types de documents. Après être entré dans le produit, ces documents forment une liste dans le menu documents en bas à gauche. Audessus de cette liste, il est possible de sélectionner le type de document pour réduire la liste si elle est trop longue. Par exemple, s'il y a au total cinquante documents relatifs à un produit et que sept de ceux-ci sont des vues éclatées, il suffit de préciser le type de vue éclatée dans la case située audessus de la liste, pour exclure tous les autres types qui ne vous intéressent pas. Tous les produits et tous les documents visualisés sont toujours indiqués dans le titre en haut de la fenêtre. Pour faire défiler les documents de la liste, cliquez sur chaque document ou bien utilisez les 2 flèches (Suivant/Précédent) de couleur verte, qui se trouvent dans la barre en haut à droite. Type de document avec image et liste d'articles correspondante Un exemple typique utilisé pour ce type de document est la vue éclatée des pièces de rechange. Quand la vue éclatée est affichée, il est possible de positionner le pointeur de la souris sur chaque référence de l'image, et le code de l'article, la description et autres informations s'afficheront dans une petite fenêtre jaune qui s'ouvrira automatiquement. En cliquant sur une référence sur l'image, le périmètre de la référence se colore pour indiquer la sélection, alors qu'à l'intérieur de la liste des articles, le code de l'article correspondant à la référence sélectionnée est automatiquement mis en évidence. Cela est valable aussi dans le sens inverse, c'est-à-dire qu'en cliquant sur un code à l'intérieur de la liste des articles, la position relative sur l'image est automatiquement mise en évidence (le programme déplacera automatiquement l image si cet article ne rentre pas dans la partie affichée à l'écran). De plus, en cliquant sur l'image avec la touche droite de la souris, un menu s'ouvre. A partir de celui-ci, il est possible de récupérer plusieurs fonctions relatives à l'image ou à l'objet sélectionné. Visualizzazione e impostazioni immagini Quand on est en train de visualiser un document, pour augmenter ou diminuer ses dimensions pour mieux voir certains détails, il est possible d'utiliser les 4 petites touches présentes sur la barre du haut. Pour agrandir, réduire, adapter et analyser La fonction d'agrandissement est possible aussi en contournant la zone qu'on veut agrandir avec la touche gauche de la souris, directement sur l'image. Note : après avoir configuré un certain niveau d'agrandissement de l'image, celui-ci se maintiendra aussi pour les documents qui seront ouverts après. Il est aussi possible de configurer la position de l'image et de la liste des articles suivant vos préférences, en utilisant les touches suivantes gardera ces configurations lors des accès suivants). (le système Page 26 de 34
Impression En appuyant sur la touche d'impression de la barre d'outils positionnée en haut, il est possible d'imprimer le document en précisant si on ne veut que l'image, que le texte, les deux, et si l'on veut imprimer en même temps tous les documents appartenant au produit sélectionné. Page 27 de 34
Informations Produit Pour accéder à la fenêtre contenant les informations d'un produit, il existe deux possibilités : 1. trouver le produit par l'intermédiaire du menu de recherche du produit, le sélectionner et appuyer sur la touche 2. dans le menu documents, cliquer sur Documents et ensuite dans la partie droite sur informations produit Contenu fenêtre informations Produit : Informations Cette section contient les informations fichées du produit Notes Dans cette section, il est possible d'ajouter, d'importer ou d'exporter vos notes personnelles. Informations Techniques Cette section contient les informations techniques relatives à l'article. Illustration Il est possible de visualiser d'éventuelles illustrations. Ajouter à la transaction Cette fonction permet d'ajouter à une transaction le code de commande du produit sélectionné, en précisant dans la fenêtre suivante, la quantité et la transaction voulue. Fermer Cette fonction permet de quitter la fenêtre Informations Produit. Page 28 de 34
Informations Article Pour accéder à la fenêtre contenant les informations d'un article, il existe deux possibilités : 1. trouver l'article à partir du menu de recherche de l'article, le sélectionner et appuyer sur la touche 2. trouver l'article dans un formulaire d'une vue éclatée, le sélectionner et appuyer sur la touche sur la barre supérieure. Contenu fenêtre Informations Article : Informations Cette section contient toutes les informations fichées de l'article. Seuls les champs avec bord bleu peuvent être modifiés. Certains champs importants : Code de commande : c'est le code qui sert à commander l'article s'il est différent du code article. EAN : est le code à barres Note : notes introduites par le producteur. Précédent : montre le code article qui précède le code actuel. En cliquant sur la touche Précédent, il est possible d'ouvrir la fenêtre des informations relatives au code article précédent. Remplacé par : montre le nouveau code article qui remplace le code article courant. En cliquant sur la touche Remplacé par, il est possible d'ouvrir la fenêtre des informations relatives au nouveau code article. Prix : il s'agit du prix de vente qui au début est toujours zéro ; vous pouvez l'ajouter à la main ou le calculer en utilisant la fonction Multiplier prix dans le menu Configurations. Localisation Magasin : indique l'endroit où se trouve l'article dans votre magasin. Disponibilité : indique le stock dans votre magasin du code article. Commandé : indique la quantité de pièces que vous avez actuellement en commande chez votre fournisseur. Utilisé Où Cette section montre tous les points où l'article est utilisé dans les différents produits. Il est possible de cliquer deux fois de suite sur le produit ou sur la touche Montrer pour l'ouvrir. Notes Dans cette section, il est possible de visualiser les notes du producteur ou bien d'ajouter, d'importer ou d'exporter vos notes personnelles. Informations Techniques Dans cette section figurent les informations techniques relatives à l'article. Références Dans cette section, il est possible de visualiser la liste des produits et des marques (même s'ils ne sont pas contenus dans le catalogue) où l'article peut être monté. Figure Il est possible de visualiser d'éventuelles illustrations ou présentations de l'article. Page 29 de 34
Fournisseurs Il est possible de visualiser les prix liés aux différents fournisseurs, les catégories de réductions suivant la quantité commandée et le groupe de prix correspondant. Ajouter à la transaction Cette fonction permet d'ajouter à une transaction le code article courant en sélectionnant la quantité et le chariot voulu. Fermer Cette fonction permet de quitter la fenêtre Informations Article. Page 30 de 34
Gestion Clients Cette fonction permet d'introduire les noms de tous vos clients pour pouvoir gérer leurs commandes, les devis qui leur sont destinés, les réductions qui leur sont réservées, etc Les actions possibles dans la fenêtre des clients sont les suivantes : Ajouter un nouveau client Modifier le client sélectionné Eliminer le client sélectionné Fermer pour quitter la fenêtre Mettre en ordre croissant la liste des clients en cliquant sur le titre de la colonne qu'on veut mettre en ordre. En ajoutant un nouveau client ou en modifiant un client existant, une fenêtre s'ouvrira. Il sera possible d'y ajouter ou d'y modifier toutes les informations du client sélectionné. Cette fenêtre se subdivise en 4 sections indiquées sur la barre en haut : Client Adresse de facturation Adresse d'expédition Informations et notes Dans cette section vous pouvez préciser les données personnelles du client. De plus, vous disposez du champ pour les réductions où vous pouvez entrer une valeur en pourcentage (par exemple. 20 %), ou une valeur numérique (par exemple 0.8) Dans cette section, vous pouvez préciser l'adresse de facturation si elle est différente de celle qui figure dans les données personnelles. Dans cette section, vous pouvez préciser l'adresse d'expédition si elle est différente de celle qui figure dans les données personnelles. Dans cette section il est possible d'ajouter des informations diverses, à votre gré et sans restriction aucune. Normalement, elle est utilisée pour entrer des notes diverses comme les rendez-vous, les derniers accords pris, les coups de téléphone, des informations commerciales, etc... Page 31 de 34
Gestion Fournisseurs Cette fonction permet d'ajouter les noms de tous vos fournisseurs pour gérer leurs commandes, les connexions Internet, les réductions, etc Les actions possibles dans la fenêtre des fournisseurs sont les suivantes : Ajouter un nouveau fournisseur Modifier le fournisseur sélectionné Eliminer le fournisseur sélectionné Fermer pour quitter la fenêtre Mettre en ordre croissant la liste des fournisseurs en cliquant sur le titre de la colonne qu'on veut mettre en ordre. En ajoutant un nouveau fournisseur ou en modifiant un fournisseur existant, une fenêtre s'ouvrira. Il sera possible d'y ajouter ou d'y modifier toutes les informations du fournisseur sélectionné. Cette fenêtre se subdivise en 4 sections indiquées sur la barre en haut : Société IDans cette section, vous pouvez préciser les données personnelles du fournisseur. Le champ nom abrégé en haut vous permet d'attribuer un nom plus court qui sera plus facile à récupérer pendant l'utilisation du programme, alors que vous pourrez ajouter le nom du fournisseur en son entier dans le champ de la raison sociale, prévu à cet effet. Groupes de prix Dans cette section, vous pouvez préciser ou modifier le prix fixe de tous les groupes de prix du fournisseur sélectionné. Chaque article faisant partie du groupe de prix aura toujours le prix correspondant indiqué dans ce tableau. Familles de Dans cette section, vous pouvez préciser ou modifier les réductions réductions en pourcentages pour les familles de produits du fournisseur sélectionné, en fonction de la quantité commandée. En indiquant la quantité, la réduction sera appliquée quand vous commandez une quantité supérieure à celle qui est spécifiée. Si au contraire vous laissez la quantité à zéro, la réduction sera appliquée sans tenir compte de la quantité commandée. Envoi des commandes Si pour le fournisseur sélectionné vous disposez d'un accès à notre produit de e-commerce sur Internet et que vous êtes déjà en possession d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe, vous pouvez remplir cette section en entrant votre nom d'utilisateur, votre mot de passe, et la langue que vous voulez utiliser sur Internet. Cliquez successivement sur la touche Charger Informations Serveur, et sélectionnez le fichier de votre fournisseur qui contient ces informations (*.SSI). Cela est nécessaire pour communiquer au système l'endroit où les commandes pour le fournisseur sélectionné doivent être expédiées. Comme dernier pas, cliquez sur la touche Essai pour effectuer un test de fonctionnement en connexion d'essai. Si vous ne pouvez pas encore exploiter cette fonction, contactez votre fournisseur pour recevoir votre accès ou des informations supplémentaires concernant cette fonction. Si votre fournisseur ne dispose pas de ce service, il n est pas nécessaire de remplir cette section. Page 32 de 34
Configurations de Système Cette fonction permet de spécifier le parcours de défaut où le programme effectue plusieurs enregistrements. Cette fonction permet de spécifier le nombre de jours de validité des transactions que vous avez créées. Le système effacera automatiquement toutes les transactions les plus "anciennes" du nombre de jours indiqué. Si par exemple vous entrez 365, le système effacera toutes les transactions entrées avant les 365 jours précédents. Cette fonction permet de spécifier si le prix d'achat doit être affiché dans la dernière colonne des documents contenant une liste d'articles. Cette fonction est particulièrement utile quand vous travaillez avec le client devant vous et que vous ne voulez pas faire voir le prix auquel vous avez acheté l'article. Cette fonction permet de spécifier si vous voulez que "Ajouter à la transaction" soit affiché quand vous cliquez avec la touche droite de la souris sur une référence d'un dessin technique. Nous conseillons de laisser la valeur prédéfinie. Page 33 de 34
Glossaire Catalogue: c'est l'ensemble de tous les produits, des documents et de toute information qu'un producteur a décidé de regrouper. Produit: normalement, c'est le produit fini, la machine ou de toute façon le bien qui regroupe différents documents (par exemple des vues éclatées, des manuels, des bandes vidéos, des illustrations, etc...) Document: le document est une partie des informations qui accompagnent le produit et il peut être subdivisé en plusieurs types : vue éclatée, manuel, bande vidéo, illustration, texte, etc Transaction: c'est une liste d'articles ou de mots qui est utilisée pour créer une commande, une garantie, un devis ou une facture. Hot-Spot: c'est la zone sensible sur une image qui contient une connexion à un objet. Sommaire: c'est la présentation tige-feuille dans le menu Recherche qui renferme tous les produits organisés et regroupés en familles représentées par des dossiers jaunes. Page 34 de 34