No. de la directive Nb. de pages 5 Auteur: Direction des ressources humaines Approuvée par: Comité de gestion Programme Ressources humaines Titre: Programme de gestion de l assiduité au travail Entrée en vigueur: Mars 2001 Révisée : L utilisation du masculin dans ce texte n a pour but que d en alléger le contenu. INTRODUCTION La Cité collégiale s engage à offrir à sa clientèle le niveau de service le plus élevé possible. Tous les employés concourent à la réalisation de cet objectif et leur présence au travail est donc indispensable au maintien du service offert. Ce programme de gestion de l assiduité a été élaboré dans le but de favoriser une gestion efficace de l absentéisme au travail et ceci conformément aux lois applicables, aux dispositions des conventions collectives pertinentes ainsi qu aux conditions d emploi du personnel administratif. OBJECTIFS DU PROGRAMME Le présent programme vise à fournir un encadrement propre à assurer une gestion efficiente de l absentéisme tout en sensibilisant le personnel à l utilisation appropriée des congés. Il vise également à fournir l assistance propice aux employés afin d assurer une réintégration adéquate dans leur milieu de travail. page 1 de 5
1. ÉNONCÉ DE PRINCIPE 1.1 En tant qu employeur, La Cité collégiale reconnaît sa responsabilité d offrir un milieu de travail sain et sécuritaire à ses employés. Elle reconnaît également ses obligations de fournir, dans la mesure du possible et selon les circonstances, un travail modifié et des mesures d accommodation aux employés qui ne peuvent s acquitter adéquatement de leurs fonctions suite à un handicap. 1.2 Le contrat d emploi individuel ou collectif permet à La Cité collégiale d exiger que les employés fournissent une prestation de travail régulière et qu ils accomplissent leurs tâches selon les normes établies. 1.3 La Cité collégiale reconnaît et encourage la présence au travail. Pour ce faire, elle exerce un suivi sur l utilisation que font les employés du régime de remplacement du salaire suite à une invalidité afin de réduire l usage excessif et/ou incorrect de ce régime. Ainsi, sauf dispositions contraires dans une convention collective, les congés de maladie et les prestations d assurance-salaire sont réservés aux personnes en invalidité. 2. ABSENTÉISME INVOLONTAIRE: 2.1 Enoncé Pour les fins de l administration du présent programme, une absence est présumée être de nature involontaire si elle est médicalement justifiable, imprévue et indépendante du contrôle de l employé et ne comprend pas les accidents de travail ou tout autre congé autorisé. Les absences involontaires peuvent faire l objet de mesures administratives qui visent à rétablir une situation tout en reconnaissant que la faute n en incombe pas à l employé, puisqu il est invalide. 2.2 Congé de maladie Le Collège reconnaît que les employés seront à l occasion incapables de se présenter au travail pour raison d invalidité. Dans de telles circonstances, un régime d invalidité à court terme entre en vigueur. Sauf indication contraire, ce régime doit être utilisé à des fins de d incapacité de fournir une prestation de travail suite à une invalidité et non pour des motifs tels que : pour bonifier ou étendre une période de vacances, de congés statutaires, de fin de semaine ou autres congés; pour des rencontres visant à obtenir des services professionnels autre qu un spécialiste de la santé; pour toute raison personnelle autre que maladie à moins de stipulation contraire dans une convention collective ou d une directive du Collège. 3. ABSENTÉISME VOLONTAIRE : Pour les fins de l administration du présent programme, l absentéisme volontaire est une forme d inconduite par laquelle l employé peut assurer la prestation de travail mais il se déclare incapable de travailler et s absente sans raison valable. Ce type d absence se traite par un processus disciplinaire progressif normal. Ces cas comprennent les exemples suivants, sans pour autant s y limiter : page 2 de 5
absence, congé ou départ du milieu de travail sans autorisation; abus d une absence accordée; retard chronique; lorsqu un employé informe la direction qu il est invalide mais qu on le voit engagé dans d autres activités qu il ne pourrait vraisemblablement pas poursuivre vu son état de santé; là où il y a un schéma d absence. Par exemple, les absences qui surviennent manifestement avant ou après les fins de semaine ou de façon régulière, une journée en particulier ou, suite au refus par la Direction d accorder un congé autorisé. De plus, lorsqu un employé est avisé qu une amélioration de son assiduité est requise en l absence d une raison médicale sous-jacente et certifiée par un médecin, le Collège prendra des mesures qu il jugera approprié pour corriger la situation. 4. SIGNALEMENT D UNE ABSENCE OU D UN RETARD Tous les membres du personnel doivent se présenter au travail et demeurer à leur poste de travail selon l horaire établi à moins d avoir reçu une autorisation préalable de leur supérieur immédiat. Un employé qui ne peut se présenter au travail doit aviser personnellement son supérieur immédiat ou son remplaçant aussitôt qu il est possible de le faire avant le début de sa période de travail prévue à l horaire. L employé doit fournir une explication raisonnable de son absence ainsi que la durée prévue de celle-ci. Si l employé ignore la date de son retour au travail, il doit en aviser son superviseur à chaque jour d absence afin de lui indiquer s il est apte au travail et ce, jusqu au jour de son retour au travail ou du dépôt d un certificat médical. 5. CERTIFICAT MÉDICAL Un certificat médical est une attestation d incapacité au travail émise par un médecin et qui précise la nature de l incapacité, la durée de l absence en plus d identifier clairement le nom et les coordonnées du médecin traitant. Lorsqu exigé, l employé doit fournir un certificat médical contenant les informations ci-haut mentionnées. Un certificat médical est requis dans les circonstances suivantes : lorsque l employé s absente du travail pour une période de plus de trois (3) jours consécutifs. Le certificat médical est remis au supérieur immédiat au plus tard à la quatrième journée suivant le début de l absence, à moins de circonstance exceptionnelle; à la demande de la Direction. En plus du certificat médical, lorsqu un employé s absente, pour une période prolongée (plus de 10 jours civils consécutifs) ou de façon répétitive, une documentation médicale plus élaborée sera exigée de l employé. Dans un tel cas, l employé doit utiliser le rapport médical détaillé du Collège, disponible à la Direction des ressources humaines et qui permet d évaluer les restrictions ou limitations à l accomplissement des fonctions de l employé telles qu elles sont définies dans la description des fonctions, le cas échéant. Pour toute absence en invalidité, le Collège se réserve le droit d exiger que l employé se soumette à un examen médical effectué par un médecin choisi par l employeur. page 3 de 5
Le Collège remboursera les frais raisonnables d émission de certificats médicaux sur présentation du certificat médical ainsi que du reçu attestant le paiement par l employé. L employé qui ne se soumet pas au présent programme pourrait ne pas être rémunéré pour son absence et/ou, être soumis à des mesures disciplinaires. 6. CONFIDENTIALITÉ ET DIVULGATION Le Collège reconnaît le droit à la confidentialité de toute information médicale divulguée par un employé et/ou son médecin et s engage à protéger ce droit. Le Collège n utilisera l information médicale obtenue que pour les seules fins de l administration de ce programme et de l admission de l employé au régime de remplacement du salaire par suite d invalidité. L employé peut choisir d informer son supérieur immédiat si des problèmes de santé l affectent. Deux raisons sous-tendent cette approche : ce n est que sur la base d informations les plus complètes possibles que des mesures visant à aider l employé peuvent être évaluées et mises en oeuvre; l information peut être considérée par le supérieur immédiat lors de la prise de décision relative à l assiduité au travail de l employé. Toute information médicale reçue par la Direction des ressources humaines sera classée dans un dossier distinct dont l accès sera strictement limité aux personnes dûment autorisées et qui assurent la gestion des dossiers d invalidité. 7. RESPONSABILITÉS 7.1 L employé est responsable de : prendre connaissance du présent programme et d être présent au travail selon l horaire établi; aviser personnellement son superviseur immédiat ou son remplaçant d une absence, quelle qu en soit la cause; fournir un certificat médical pour toute absence de plus de trois (3) jours consécutifs d absence ou sur demande du Collège; collaborer avec le superviseur immédiat et, le cas échéant, avec la Direction des ressources humaines, en vue d entreprendre les démarches nécessaires pour améliorer son assiduité au travail; se soumettre aux examens médicaux exigés par le Collège et, s il y a lieu, participer activement au programme de retour au travail établi; de communiquer régulièrement avec la personne responsable à la Direction des ressources humaines afin de l informer de l évolution de sa situation. 7.2 Le supérieur immédiat est responsable de: voir à l application du programme dans son unité administrative; effectuer le suivi de l absentéisme auprès de l employé jusqu à l émission d un certificat médical, lorsque requis; aviser la Direction des ressources humaines de toute absence d invalidité de plus de trois (3) jours consécutifs, et lui acheminer le certificat médical dès sa réception; page 4 de 5
assurer la confidentialité des renseignements médicaux au sujet de chaque employé; participer à l identification des problèmes et des solutions favorisant une amélioration de l assiduité au travail d un employé; adopter un traitement uniforme pour l ensemble des employés tout en considérant les aspects particuliers de chacun; participer activement à la réintégration des employés et à l adaptation de leur poste de travail, s il y a lieu. 7.3 La Direction des ressources humaines est responsable de : fournir du support et des conseils au supérieur immédiat dans l application du présent programme; assurer le suivi auprès des employés dès l émission du certificat médical; obtenir une évaluation médicale si besoin; informer le supérieur immédiat et tous les intervenants de l évolution du dossier indiquant les capacités fonctionnelles ainsi que le potentiel de retour au travail; établir un plan de réintégration avec le supérieur immédiat et s il y a lieur, des accommodations et des adaptations du poste de travail; détenir toute information/documentation médicale reliée à l absence maladie dans un dossier distinct et confidentiel; référer l employé au Programme d aide aux employés. page 5 de 5