Notre référence : Préavis aux banques/spb/ SFP/Coop/SAV/SAM/SPA Le 14 mai 2014 Destinataires : Banques Sociétés de portefeuille bancaires Sociétés de fiducie et de prêt fédérales Associations coopératives de crédit fédérales Sociétés d assurance-vie / Sociétés de secours mutuels fédérales Sociétés d assurances multirisques fédérales Sociétés de portefeuille d assurances Objet : Modification de la composition du conseil d administration ou de la haute direction Le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) publie la version finale de son préavis sur la modification de la composition du conseil d administration ou de la haute direction d une institution financière fédérale (IFF), qui entre en vigueur immédiatement. Ce préavis décrit la façon de signaler au BSIF les éventuelles modifications de la composition du conseil d administration ou de la haute direction d une IFF. Il souligne davantage qu il appartient aux IFF de décider de telles modifications et dément l idée erronée selon laquelle elles doivent être soumises à l approbation ou à l analyse du BSIF. Le préavis indique que le BSIF peut demander la tenue d une rencontre introductive avec une personne nouvellement nommée par une grande IFF complexe pour l informer de ses attentes et des points d interaction entre lui et l IFF. Le BSIF a diffusé une version à l étude de ce préavis le 20 janvier 2014. Il aimerait remercier tous ceux qui l ont commenté, car il s est référé aux commentaires reçus pour décider d harmoniser les délais de préavis tout en veillant à ce que l examen qu il effectue et ses commentaires demeurent opportuns et efficaces et continuent de s inscrire en complément des processus de l IFF même. Vous trouverez en annexe un sommaire des principaux commentaires reçus ainsi qu une explication de la manière dont certaines de ces questions ont été prises en compte dans la version finale du préavis. Le présent préavis s inscrit dans la ligne des activités que mène le BSIF au Canada relativement à la gouvernance d entreprise, et il est conforme aux recommandations récentes en la matière formulées par des instances internationales. Plus particulièrement, le Groupe des Trente a publié en octobre 2013 un document intitulé A New Paradigm: Financial Institution Boards and Supervisors, qui souligne notamment l importance de la participation des organismes de surveillance au processus de diligence raisonnable qui précède les nominations à des postes de haut niveau ou les mises en candidature à cette fin. Selon le BSIF, en prévoyant un rôle efficace du régulateur et en respectant le besoin qu ont les IFF de prendre des décisions indépendantes, la version finale du préavis parvient à un bon équilibre dans le contexte canadien. 255, rue Albert Ottawa, Canada K1A 0H2 www.osfi-bsif.gc.ca
Grâce au présent préavis, le BSIF officialise des pratiques existantes et réciproquement avantageuses de notification des changements de la composition des conseils d administration et de la haute direction des IFF. Le cas échéant, la notification hâtive permet au BSIF de transmettre ses préoccupations ou ses commentaires au conseil d administration d une IFF avant la nomination ou la mise en candidature. Le BSIF continue de s intéresser surtout à la sensibilité du candidat au risque, et il s attend à ce que les IFF continuent de prendre des décisions d embauche indépendantes qui répondent à leurs besoins opérationnels. Prière de soumettre les questions au sujet du présent préavis à Philipe-A. Sarrazin, directeur général, Groupe de la législation et des initiatives stratégiques, au 613-998-4190 ou à philipe.sarrazin@osfibsif.gc.ca. Le surintendant adjoint, Mark Zelmer
ANNEXE Sommaire des commentaires des intervenants à propos de la version à l étude du préavis Modification de la composition du conseil d administration ou de la haute direction Période de consultation : du 20 janvier au 28 février 2014 Commentaire 1. Objet du préavis Le préavis semble décrire un mécanisme d approbation en vertu duquel le BSIF approuve et rencontre les candidats des IFF. Le BSIF peut-il préciser l objet du préavis? Le BSIF n entend ni «approuver» les décisions d embauche des IFF, ni en exiger l agrément de quelque autre manière. Le préavis vise plutôt à formaliser la pratique existante selon laquelle les IFF donnent un préavis au BSIF avant d effectuer des nominations ou des mises en candidature. Le cas échéant, cela permet au BSIF de transmettre ses préoccupations ou ses commentaires au conseil d administration de l IFF avant la nomination ou la mise en candidature. En outre, dans le cas des grandes IFF complexes, le BSIF peut demander de rencontrer le nouveau membre du conseil d administration ou de la haute direction après sa nomination ou son élection pour discuter de ses attentes et de points d interaction avec l IFF de l intéressé. Ces rencontres traduisent également la pratique existante et font partie d une démarche de portée plus générale permettant d évaluer la gouvernance d entreprise de l IFF. Certaines instances ont choisi d assujettir la nomination des titulaires de postes de haut niveau à un mécanisme formel d approbation réglementaire. Même si les recommandations d organismes internationaux (par exemple, le Groupe des Trente, le CBCB et le CSF) sur la gouvernance d entreprise appuient diverses formes de «contrôle» de surveillance des personnes nommées à des postes de haut niveau, le BSIF est d avis que le préavis et la possibilité de signaler d éventuels commentaires ou préoccupations ex ante aux IFF représente le compromis qui convient à la réalité canadienne. En réponse à la rétroaction reçue à ce sujet, l introduction du préavis a été modifiée pour préciser l intention du BSIF. Par exemple, lorsqu il examine les renseignements qui accompagnent le préavis, le BSIF «s intéresse aux antécédents du candidat potentiel et à son aptitude à exercer les fonctions du poste sous l aspect de sa sensibilité au risque de même qu à la sûreté et à la solidité de l IFF». Banques/SPB/SFP/Coop/SAV/SAM/SPA Sommaire des commentaires Préavis Modification de la composition du conseil d administration ou de la haute direction Mai 2014 Page 3 de 6
Commentaire 2. Préavis au BSIF Le préavis de 30 jours des nominations à la haute direction est trop fastidieux. Cette préoccupation a été soulevée par bon nombre de répondants et a été retenue. Le BSIF tient à parvenir en pratique à un délai de préavis qui, le plus souvent, s harmonise bien avec les processus d embauche et de diligence raisonnable de la plupart des IFF, et qui donne au BSIF suffisamment de temps pour examiner l information reçue au sujet du candidat de prédilection de l IFF et, le cas échéant, pour faire part à cette dernière de ses préoccupations ou de ses commentaires. D après la rétroaction issue des consultations, la plupart des IFF achèvent normalement leurs propres démarches de diligence raisonnable (contrôle des références, contrôle des antécédents en application de la ligne directrice E-17, etc.) dans les deux semaines environ suivant la désignation du candidat de prédilection. Le BSIF demeure résolu à être informé dès que possible du candidat de prédilection. Les consultations ont fait ressortir la nécessité de privilégier ce principe sous-jacent. Par conséquent, après avoir soigneusement examiné et soupesé la rétroaction, le BSIF a révisé le délai de préavis applicable aux candidats aux postes de cadre supérieur ou d administrateur. Le BSIF estime que ce délai permettra d assurer la supervision réglementaire efficace des nouveaux dirigeants tout en accordant aux IFF l indépendance et la souplesse dont elles ont besoin dans la conduite de leurs affaires courantes. On ne sait trop pourquoi le BSIF a prévu des normes de préavis différentes pour les candidats à la haute direction et ceux à des postes d administrateur. Il faudrait préciser dans quelles «circonstances exceptionnelles» le préavis peut être donné au BSIF dans un délai plus court. Cette note de bas de page devrait aussi être intégrée au corps du texte. Le BSIF avait pris cette décision à dessein, afin de tenir compte des circonstances différentes dans lesquelles ces nominations sont normalement faites. Toutefois, après examen de la rétroaction, certains ayant demandé que le délai de préavis soit le même dans les deux cas, le BSIF a modifié le préavis exigé, comme il est mentionné ci-dessus. La note en question a été intégrée au corps du texte et la notion de «circonstances exceptionnelles» a été étoffée. Par exemple, ces circonstances pourraient inclure le départ imprévu (un licenciement motivé, p. ex.) d un cadre supérieur ou d un administrateur et les cas où des raisons opérationnelles exigent le remplacement urgent de l intéressé. Toutefois, en faisant place à de telles circonstances, le BSIF s attend à ce que les IFF n invoquent pas couramment cette exception puisque la survenance courante de «circonstances exceptionnelles» pourrait signifier que l institution est en difficulté. Le BSIF a également retenu la suggestion d un répondant afin que le gestionnaire des relations (GR) de l IFF avec le BSIF soit informé lorsque des «circonstances exceptionnelles» sont invoquées. L on s attend à ce que les motifs du recours à cette exception soient transmis au GR.
Commentaire Certaines institutions de plus petite taille ont souligné que les candidats à certains postes d administrateur sont élus parmi les membres ou les actionnaires. Même si le BSIF estime que tous les postes de haut niveau d une IFF devraient faire l objet d une diligence raisonnable ex ante, il reconnaît que, en raison de leur entente ou structure de propriété, certaines pourraient avoir de la difficulté à donner le préavis exigé relativement à certains postes. Ces institutions sont encouragées à travailler avec leur GR pour déterminer si certaines nominations peuvent être considérées comme étant faites dans des «circonstances exceptionnelles». 3. Rencontres introductives Le BSIF ne devrait pas profiter des rencontres introductives pour «évaluer» la gouvernance d entreprise des IFF. Au lieu de fixer un délai pour la tenue des rencontres introductives, le BSIF devrait indiquer qu il s efforcera de les tenir le plus rapidement possible après la nomination d un candidat. Comme on l a vu, les rencontres introductives avec les nouveaux administrateurs et dirigeants des grandes IFF complexes visent à communiquer les attentes du BSIF et à discuter des points d interaction entre le BSIF et l IFF de l intéressé. Néanmoins, le BSIF croit que toutes les interactions avec une IFF ou avec l un des employés de cette dernière peuvent servir à «évaluer» les pratiques de l IFF. Il importe aussi de noter que, dans la mesure où ces rencontrent sont des mécanismes d évaluation, elles ne sont qu un outil parmi d autres qu utilise le BSIF pour évaluer la gouvernance d entreprise dans so ensemble d une IFF (les rencontres avec les membres du conseil d administration et des comités et l examen des documents relatifs à la planification de la relève sont d autres exemples). Le BSIF appuie cette suggestion. Le préavis a été modifié pour indiquer que les rencontres «ont lieu le plus rapidement possible» suivant la nomination ou l élection du candidat. 4. Prise en compte de la situation des petites institutions Le BSIF est prié de tenir compte de l impact du préavis sur les institutions de plus petite taille. 5. Traitement des filiales Les IFF qui sont la propriété exclusive d IFF à propriété canadienne ne devraient pas être visées par le préavis puisque les Le BSIF s efforce, à l échelle de son organisation, d adapter, dans la mesure du possible, ses consignes et ses activités de surveillance à la situation des institutions financières de plus petite taille. À ce propos, même si, d après le préavis, toutes les IFF (à l exception des succursales de banques étrangères) informent le BSIF à l avance des nominations à des postes de haut niveau, les institutions de petite et de moyenne taille continuent généralement de ne pas être visées par des demandes de rencontres introductives ex post. Cependant, comme pour toute autre question liées à la surveillance, le BSIF se réserve le droit de demander la tenue de telles rencontres à toute IFF, sauf les grandes institutions complexes, à la lumière de son jugement de surveillance. Lorsque les filiales en propriété exclusive d un conglomérat d IFF sont elles-mêmes des IFF, le BSIF a les mêmes attentes réglementaires à leur égard parce que les filiales sont
Commentaire administrateurs et les dirigeants de l institution mère l auront été, ce qui s apparente à l application de la ligne directrice E-17 au chapitre du contrôle des références. De même, aux fins de gestion des talents, les IFF membres du groupe d une IFF de plus grande taille constituent souvent un bassin de talent pour la société mère; il n y a donc pas lieu d appliquer le préavis aux filiales. des entités juridiques distinctes ayant chacune son propre conseil d administration et ses propres dirigeants. Le BSIF saisit l analogie évoquée par plusieurs répondants à l effet que le conseil d administration de l IFF mère peut choisir de ne pas appliquer la ligne directrice E-17 (contrôle des références) aux responsables au sein des filiales du groupe lorsque les dirigeants de la filiale relèvent de responsables au sein de l entité mère plus importante dans la filière hiérarchique du groupe. Malgré cela, il faut souligner que les raisons pour lesquelles le BSIF veut être informé à l avance à propos des candidats vont au-delà des objectifs de la ligne directrice E-17. Autrement dit, le point de vue du BSIF à propos de la sensibilité du candidat à la sûreté et à la solidité de l IFF ne repose pas uniquement sur le contrôle des références. Le BSIF n estime donc pas qu il convient de soustraire les filiales à l application du préavis. Le fait que certains groupes d IFF considèrent les administrateurs et les dirigeants des IFF membres de leur groupe comme des bassins de talent pour les postes au sein de la société mère n a rien à voir avec les attentes te les objectifs du BSIF à l égard du préavis. Les filiales canadiennes de sociétés étrangères devraient être soustraites à l application du préavis en raison des liens de gouvernance particuliers entre ces IFF et leur société mère étrangère (p. ex., la filiale peut ne pas être informée à l avance du candidat de prédilection de sa société mère pour un poste d administrateur ou de dirigeant). Le BSIF entretient à l endroit des IFF canadiennes membres du groupe d entités mères étrangères les mêmes attentes que celles qu il applique aux autres IFF constituées au Canada et à propriété canadienne qui sont membres d un groupe. Lorsqu elles demandent l autorisation d exercer leurs activités au Canada, les entités étrangères déterminent, entre autres choses, s il y a lieu de constituer une filiale canadienne ou une succursale de l entité mère. Tout demandeur doit être bien au fait des conséquences de cette décision. 6. Indépendance des IFF et responsabilité du BSIF Il semble que le préavis pourrait mettre en péril l indépendance de l IFF face au BSIF. Du même coup, le BSIF pourrait devoir admettre sa responsabilité en lien avec la nomination d administrateurs et de dirigeants. Le BSIF reconnaît l importance de la capacité des IFF de prendre des décisions indépendantes dans le cours de leurs activités courantes, y compris en ce qui touche la nomination de leurs cadres supérieurs et de leurs administrateurs. Comme on l a vu en réponse aux commentaires sur l objet du préavis, le BSIF n entend ni «approuver» ni agréer de quelque autre manière le candidat de prédilection des IFF. Le préavis permet plutôt au BSIF de faire part, au conseil d administration de l IFF, de ses préoccupations ou de ses commentaires, le cas échéant, à propos du candidat de prédilection de l IFF et, dans le cas des grandes IFF complexes, de rencontrer les nouveaux administrateurs et dirigeants après leur nomination ou leur élection pour discuter de ses attentes et des points d interaction.