Service d encadrement Budget & Contrôle de Gestion 1 Service d encadrement Budget & Contrôle de Gestion
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1 PRÉSENTATION A. Activités Directie Generaal Les activités fondamentales du Service d encadrement (SE) Budget et Contrôle de gestion (B&CG) sont principalement l élaboration et l exécution du budget, la gestion des comptes et le contrôle de gestion. Le SE B&CG entretient des contacts avec toutes les autres directions générales (DG) et tous les SE du Service public fédéral (SPF) Sécurité sociale. Il est aussi régulièrement en contact avec le SPF Budget et Contrôle de la Gestion (SPF B&CG) et les cellules stratégiques des ministres compétents pour les matières gérées par le SPF Sécurité sociale. 190 Service d encadrement Budget & Contrôle de Gestion
B. Organigramme Directeur d encadrement B&CG Secrétariat & Logistique Élaboration du budget Exécution du budget Contrôle budgétaire Engagements Contrôle de gestion interne Paiements Balanced Scorecard Comptables Service d encadrement Budget & Contrôle de Gestion 191
2 RÉALISATIONS ET CHIFFRES FONDAMENTAUX A. Élaboration du budget L élaboration du budget commence au printemps, dès la réception des directives budgétaires du ministre du Budget. Ces directives sont traduites par le SE B&CG en instructions concrètes pour les différents DG et SE, avec lesquels une proposition budgétaire est rédigée. Cette proposition budgétaire est discutée au cours de réunions prébilatérales internes et au sein du Comité de direction du SPF. - frais de personnel cellules stratégiques - frais de fonctionnement cellules stratégiques - crédits de personnel SPF Sécurité sociale - frais de fonctionnement SPF Sécurité sociale x 1000 2007 2008 4.243 635 49.556 29.915 8.900 1.592 54.268 37.775 En juillet, une réunion bilatérale est organisée avec le SPF B&CG, le ministre du Budget et les cellules stratégiques concernées, au cours de laquelle la proposition budgétaire est discutée. L approbation finale est donnée par le Parlement, et ce avant la fin de l année (précédant l exercice budgétaire). Le budget 2008 n a cependant été approuvé qu au 1 er juin 2008, de sorte que les services publics fédéraux ont été obligés de travailler pendant six mois sur la base de crédits provisoires. Pendant l exercice budgétaire, le contrôle budgétaire permet d apporter des modifications au budget initialement élaboré et approuvé. Des aménagements de crédits dans le cadre d un budget sont possibles par le système de redistributions de crédits. Pendant l exercice budgétaire 2008, 20 redistributions de crédits ont été demandées et effectuées. Total frais de personnel et de fonctionnement - allocations pour personnes handicapées - subside statut travailleurs indépendants - subvention générale de l État pour l ONSS - subvention OSSOM - revenu garanti aux personnes âgées - subside Institut Victimes de la Guerre - victimes civiles de la guerre 1940-45 - autres subvention/dotations 84.349 1.391.142 1.123.834 5.507.909 284.559 332.896 47.868 40.500 113.292 102.535 1.567.458 1.248.199 5.730.361 310.496 392.915 46.459 38.015 54.858 Total subsides/subventions/allocations 8.842.000 9.388.761 Le tableau suivant donne un aperçu des principaux postes budgétaires du budget du SPF Sécurité sociale. Celui-ci est constitué à 99% de dotations, subsides, subventions ou allocations. Les moyens totaux pour les frais de personnel et de fonctionnement ont augmenté en 2008. Cette forte hausse est due aux frais de déménagement élevés uniques et au fait que les quatre cellules stratégiques ont été intégrées dans le budget du SPF Sécurité sociale, alors que seules deux d entre elles l avaient été dans le budget 2007. 192 Service d encadrement Budget & Contrôle de Gestion
B. Exécution du budget Lorsqu une DG ou un SE souhaite conclure un contrat avec un tiers, elle/il doit veiller, avant la conclusion de ce contrat, à ce que le budget nécessaire soit engagé et soit donc disponible. Les DG et SE demandent eux-mêmes l engagement nécessaire de crédits auprès du SE B&CG. Celui-ci assure le contrôle interne, l enregistrement de l engagement et la coordination avec les partenaires externes (les contrôleurs des engagements, le SPF B&CG et l Inspection des Finances). Au cours de l exercice budgétaire 2008, 1.370 engagements ont été effectués ou modifiés. Le nombre d engagements était supérieur en 2008 par rapport aux années précédentes car il a été fait appel à des crédits provisoires. L ordre d effectuer un paiement se fait au moyen d un ordonnancement. Le SE B&CG a pour mission importante le paiement dans les délais de dotations, factures et créances. En 2008, il a payé 23.022 factures, créances et subsides. Le délai de traitement moyen d un ordonnancement auprès du SE B&CG était de 1,7 jour de travail. Toutefois, en raison de l approbation interne dans les services, du contrôle externe et du traitement administratif par le contrôleur des engagements, la Cour des comptes et la Trésorerie, le délai de traitement des factures (commerciales) s élève en moyenne à 33 jours. Au cours de l année 2008, une série de mesures importantes ont été prises afin d accélérer le traitement administratif des factures. Ainsi, depuis 2007, les factures des SE ICT et Logistique font l objet d un suivi dans le cadre d un système automatisé. Depuis lors, les factures impayées de ces services peuvent être consultées à tout moment. Cette initiative a permis de réduire fortement le délai de paiement de ces factures. Aperçu du nombre de factures traitées par année 2005 2006 2007 2008 18.087 17.869 22.136 23.022 194 Service d encadrement Budget & Contrôle de Gestion
C. Gestion des comptes D. Contrôle de gestion Le SPF Sécurité sociale dispose d une série de comptes pour la perception des moyens financiers (au comptant) et pour le paiement de certaines dépenses spécifiques. La coordination et le contrôle de ces comptes sont assurés par le SE B&CG. Le contrôle de gestion auprès du SPF Sécurité sociale comprend la mise à disposition d informations (financières) pour la direction et le développement de systèmes de contrôle de gestion. Dans ce cadre, le SE B&CG offre principalement une assistance aux différents DG et SE du SPF pour l élaboration ou l adaptation de leur Balanced Scorecard. Par ailleurs, il fournit également un soutien pour l implémentation de ces Balanced Scorecards dans le système SAS. Le service d encadrement B&CG a son propre Balanced Scorecard pour le suivi qualitatif et quantitatif des processus d élaboration du budget, des engagements et des ordonnancements. Ces indicateurs de processus ont été complétés d indicateurs supplémentaires concernant entre autres la disponibilité du personnel. 195