LES CONGES PAYES Préambule : la présente note expose les principales dispositions applicables aux congés payés en vigueur à la Fondation telles qu issues : - de la CCN51, - de la recommandation patronale du 4 septembre 2012 - de l Accord portant sur la Négociation Annuelle Obligatoire 1) Qui a droit aux congés payés? (Article L 3141-3 du Code du travail) Tout salarié a droit à des congés payés, dès son arrivée dans l entreprise. Il acquiert des congés au prorata du nombre de mois de travail effectif à la Fondation. Le salarié à temps partiel a les mêmes droits que le salarié à temps complet. Le personnel qui travaille de nuit a les mêmes droits que les salariés qui travaillent de jour. Les salariés sous contrat de travail à durée déterminée perçoivent une indemnité compensatrice de congés payés dès lors que le régime de congés payés applicable ne leur permet pas une prise effective de ces congés. 2) Qu appelle-t-on période de référence? (Article R3141-3 du Code du travail) La période de référence commence le 1 er juin de l année civile précédente et se termine le 31 mai de l année civile en cours. Exemple : Période de référence pour l acquisition des droits à congés 2014 : 01/06/2013 31/05/2014. La quantité de jours de congés acquis est calculée en fonction du nombre de mois de travail effectif accomplis au cours de cette période de référence. Ces règles s appliquent aux salariés en CDD, en CDI, à temps complet ou à temps partiel. NB : pour les salariés à temps partiel : l acquisition et la déduction des jours de congés payés se calculent sur les mêmes bases que les salariés à temps complet. 1 Version à jour au 30/06/2014
3) Comment calculer le nombre de jours de congés? (Article L3141-3 et 3141-5 du Code du travail) (Article 09.02.1 CCN 51) Le salarié non cadre a droit à 2,5 jours de congés par mois de travail effectif, c est-à-dire 30 jours ouvrables de repos (5 semaines) pour une année complète de travail (du 1 er juin au 31 mai). Le salarié cadre a droit à 2,75 jours de congés par mois de travail effectif, c està-dire 33 jours ouvrables de repos pour une année complète de travail (du 1 er juin au 31 mai). Certaines périodes d absence sont considérées comme périodes de travail effectif : périodes de congés payés, périodes de congé maternité et d adoption, périodes de congé paternité, périodes d arrêt de travail pour maladie professionnelle ou accident du travail dans la limite d une durée ininterrompue d un an, jours de repos accordés dans le cadre de la réduction du temps de travail. Selon une jurisprudence constante, les congés payés ne peuvent s exprimer qu en jours et jamais en heures. 4) Comment calculer le nombre de jours de congés acquis en cas d entrée ou de sortie au cours de la période de référence? (Article L3141-4 du Code du travail) Le calcul se fait sur la base des dispositions de l article L3141-4 du Code du travail, c est à dire : 1 mois = 4 semaines = 24 jours ouvrables. Exemple : un salarié non cadre a travaillé 4 mois sur la période du 1 er février au 31 mai 2014. Son droit à congés sera calculé sur la base de 4*2.5 = 10 jours ouvrables. Exemple : un salarié cadre a travaillé a travaillé 4 mois sur la période du 1 er février au 31 mai 2014. Son droit à congés sera calculé sur la base de 4*2.75 = 11 jours ouvrables. 5) «Jour ouvrable» : de quoi s agit-il? (Article L3141-3 du Code du travail) Sont considérés comme jours ouvrables tous les jours de la semaine à l exception du jour de repos hebdomadaire légal (dimanche en principe). Une semaine de congés est égale à 6 jours ouvrables (du lundi au samedi inclus). 2 Version à jour au 30/06/2014
6) Comment établir le décompte de jours de congés pris? Le décompte s effectue en jours ouvrables du premier jour où le salarié aurait dû venir travailler (selon son planning s il n avait pas été en congés) jusqu à la veille de sa reprise de travail, qu il soit à temps plein ou à temps partiel. Exemple : un salarié travaille à temps complet du lundi au vendredi inclus. Il part en congés le vendredi soir de la semaine S-1 et revient de congés le lundi de la semaine S+1. Le salarié a pris 6 jours de congés payés. Exemple : un salarié travaille à temps partiel 2 jours et demi par semaine : du lundi au mercredi matin. Il part en congés le mercredi matin de la semaine S-1 et revient de congés le mercredi de la semaine S+1. Le salarié a pris 6 jours de congés ouvrables. La durée de congés payés envisagée est calculée en fonction du nombre de jours de congés payés acquis. Il est impossible d anticiper la prise de congés non encore acquis. 7) Quelle est l incidence des jours fériés qui se trouvent pendant la période de congés? A la Fondation, le principe de récupération des jours fériés lorsqu ils coïncident avec des jours de repos hebdomadaires ou sur une période de congés annuels est maintenu, quelle que soit le contrat, la durée de travail, l ancienneté et la date d embauche du salarié. La prise de ces jours peut intervenir jusqu à la date anniversaire dudit jour l année suivante. Lors de la prise de la récupération de jour férié, le libellé de «RJF» devra être spécifiquement indiqué sur la demande d absence en mentionnant la date du jour férié concerné. Exemple : un salarié travaille du lundi au vendredi inclus. Il pose une semaine de congés payés dans laquelle se trouve le samedi 15 août. Le salarié a pris 6 jours de congés payés et garde le bénéfice de la récupération du jour férié qu il pourra poser jusqu au 14 août de l année suivante. 3 Version à jour au 30/06/2014
8) A quel moment prendre les congés payés? (Règles en vigueur à la Fondation) L article 09.3.1 de la convention collective stipule que la période normale des congés annuels s étend, pour chaque année, du 1 er Mai au 31 Octobre. Toutefois, sur demande écrite adressée à leur hiérarchie et après acceptation de cette dernière, les salariés pourront être autorisés à prendre leur congé à toute autre époque de l année si les besoins du service le permettent. La durée minimum des congés payés annuels pris de façon consécutive est fixée à 18 jours ouvrables pour les salariés bénéficiant d un droit à congé payé annuel de 30 jours ouvrables pour les salariés non cadres ou 33 jours ouvrables pour les salariés cadres. Les congés acquis au titre de l année de référence antérieure doivent être épuisés au 31 mai de l année en cours. Sauf dérogation exceptionnelle, les congés payés ne peuvent être reportés, en tout ou partie, après le 31 MAI : le salarié devra adresser une demande écrite à sa hiérarchie et en obtenir l accord avant d être autorisé à reporter des jours de congés payés non pris pendant la période de référence. - Le congé principal : il peut être fractionné mais à la condition que l une au moins des fractions représente une durée minimale de 18 jours ouvrables continus prise dans la période du 1 er mai au 31 octobre de chaque année ; A titre exceptionnel, et, en dehors des cas de fermeture d établissement, d autres modalités peuvent être étudiées à la demande expresse et écrite du salarié et sous réserve de l accord de sa hiérarchie ; - La 5 ème semaine : si la durée du congé principal est de 24 jours continus, la 5 ème semaine doit être prise séparément. Elle peut être prise jusqu au 31 mai de l année suivante. Elle ne donne pas lieu à des jours supplémentaires pour fractionnement. Le salarié peut la déposer sur son compte CET ; - Le reliquat du congé principal : il peut être pris en une ou plusieurs fois à l intérieur ou en dehors de la période légale. Le salarié devra présenter une demande écrite à sa hiérarchie indiquant les dates auxquelles il envisage de poser ces jours. Dans le cas où ces jours seraient posés en dehors de la période légale, la demande du salarié devra comporter la renonciation aux jours supplémentaires liés au fractionnement de leurs congés ; 4 Version à jour au 30/06/2014
9) Quel sont l ordre et les dates de départ en congés payés? (Article L3141-14 et 15 du Code du travail) (Article 09.03.3 CCN 51) Les demandes de prise de congé sont examinées par les directeurs et doivent être réparties de façon équitable entre les professionnels. Toutefois, en cas de demande conjointe, l ordre des départs en congé sera fixé par l employeur, en tenant compte : - des nécessités du service, - du roulement des années précédentes, - des charges de famille, - de la durée des services dans l établissement. Les demandes prévisionnelles de congés payés sont examinées et validées chaque année par le comité d entreprise (comité d entreprise d avril). Afin de respecter le calendrier annuel obligatoire, les salariés doivent impérativement remettre à leur hiérarchie leur demande avant le 31 mars. Une fois fixée, la date s impose. Sauf circonstances exceptionnelles, elle ne peut être modifiée ni par l employeur ni par le salarié dans le mois précédant la date prévue. Le salarié ne peut pas prendre ses congés à une date ou pour une durée fixée unilatéralement par lui et partir sans une autorisation préalable de l employeur. 10) Congés payés et maladie (Article 09.03.5 CCN 51) (Article 09.02.3 CCN 51) (Article 3.5 NAO 2014) (Article 3.6 NAO 2014) Congés payés après une période de maladie : lorsque la prise de congés payés fait suite à une période de maladie, le salarié peut prendre ses congés payés s ils avaient été acceptés par sa hiérarchie sans avoir besoin de reprendre son emploi une journée après l arrêt. Aucune disposition légale n interdit à un salarié d enchaîner ses congés payés annuels après une période de suspension du contrat de travail pour maladie. Maladie à la date du début du congé : si un salarié se trouve absent pour maladie à la date fixée comme point de départ de son congé annuel, il bénéficiera de l intégralité de ce congé dès la fin de son congé maladie ou, si les besoins du service l exigent, à une date ultérieure fixée d un commun accord avec sa hiérarchie. Maladie pendant le congé : si un salarié tombe malade au cours de son congé annuel, il sera mis en congé de maladie dès réception de l arrêt de travail. Le congé de maladie partira de la date de l arrêt de travail à condition que le salarié informe 5 Version à jour au 30/06/2014
son employeur et dans les deux jours lui adresse un certificat médical prescrivant soit un arrêt de travail, soit une prolongation d un arrêt de travail antérieurement prescrit. Il est rappelé que le salarié doit informer sa hiérarchie dans les plus brefs délais de toute situation d arrêt maladie non professionnelle ou d une prolongation d un arrêt de travail antérieurement prescrit, conformément aux dispositions du règlement intérieur de la Fondation. Dans les 48 heures suivant la délivrance d un arrêt de travail, le salarié doit en adresser le volet 3 à son employeur et les volets 1 et 2 à son centre de sécurité sociale. A défaut de réception de l arrêt de travail dans les délais impartis, le salarié est informé que le décompte des jours d absences sera effectué en congés payés. Réduction de congés : La négociation annuelle obligatoire prévoit que le délai autorisé avant la réduction du nombre de jours de congés payés, en cas d arrêt pour maladie, est porté des 30 jours conventionnels à 60 jours consécutifs ou non consécutifs. A partir du 61 ème jour d absence pour maladie non professionnelle, les dispositions de la recommandation patronale s appliquent. Ainsi, les absences à l exception de celles mentionnées à l article 09.02.2 de la convention collectivedonnent lieu à un abattement d une journée par mois ou fraction de mois. Jours de carence : En cas d arrêt maladie non professionnelle et sous réserve de l accomplissement des formalités d information de sa hiérarchie et de la CPAM dans les délais impartis, le salarié peut faire valoir auprès son souhait de combler les jours de carence par toute journée de congés acquise, dans la limite des droits acquis. Cette information doit intervenir dans les délais de la période de paye afférente à l arrêt de travail. 11) Effet de la maternité sur les congés payés Les salariées qui reviennent de congé de maternité ont droit à leurs congés payés, même si la période de prise des congés payés est expirée. 12) Congé parental d éducation total et congés payés Le congé parental d'éducation total rend impossible l exercice du droit à congés payés. De ce fait, le salarié perd l'ensemble des congés acquis non pris avant la fin de la période de prise. C est pourquoi, si une salariée souhaite accoler un congé parental à son congé de maternité, elle est encouragée à solder ses congés au retour de son congé de maternité et avant de partir en congé parental total, voire avant la prise de son congé maternité. 6 Version à jour au 30/06/2014
13) La prise des congés est-elle obligatoire? (Article L3141-1 du Code du travail) La prise des congés payés est une obligation d ordre public. Cela signifie que l employeur a pour obligation de permettre aux salariés de prendre leurs congés et que les salariés ne peuvent demander à bénéficier d une indemnité compensatrice à la place des congés qu ils ont acquis. 14) Les congés payés peuvent-ils être reportés? (Article 09.03.2 alinéa 1er CCN 51) Le droit à congés payés étant un droit annuel, ni l employeur, ni le salarié ne peuvent en exiger le report. Lorsqu en raison d une absence due à un accident du travail, à un accident de trajet ou à une maladie professionnelle ou non professionnelle, le salarié n a pas pu bénéficier de son congé ou d une partie de celui-ci, ce congé sera : - soit reporté à l année suivante, à une date proposée par le salarié et validée par la Direction ; - soit compensé par une indemnité de congé payé si l absence se prolonge audelà ou par accord entre les parties. Le personnel originaire des départements et territoires d Outre-Mer pourra cumuler les congés payés sur deux années. 15) Comment articuler RTT et congés payés? L enchainement de RTT et de jours de congés payés est une possibilité qui relève de l accord de la hiérarchie, en fonction des nécessités d organisation du service. Le salarié devra en faire la demande écrite expresse auprès de sa hiérarchie et obtenir l accord de cette dernière. 16) Comment gérer le solde de congés non pris au terme de la période de référence (en dehors des cas de report)? Les jours de congés payés qui n auraient pas été pris à l issue de la période de référence peuvent être affectés à un Compte Epargne Temps (CET). Ainsi, chaque salarié peut déposer ses jours de repos non pris dans la limite de 12 jours par an, étant rappelé les conditions suivantes : 7 Version à jour au 30/06/2014
- les jours de congés payés issus de la 5 ème semaine de congés dans la limite de 6 jours ouvrables ; - les journées de réduction du temps de travail et jours non travaillés dans la limite de 6 jours par an ; - les journées Fondation, jours fériés et jours d ancienneté dans la limite de 3 jours par an. Les congés non pris en temps utile sont perdus et le salarié ne peut prétendre à aucune indemnisation. Son compteur individuel sera remis à zéro. 17) Obligations contractuelles pendant les congés payés? Pendant ses congés payés, le salarié n a pas le droit de travailler pour le compte d un autre employeur ni d avoir une quelconque activité rémunérée. 18) Situation des salariés travaillant le dimanche? Dans les établissements donnant le jour de repos hebdomadaire par roulement, le dimanche, jour de repos hebdomadaire au sens légal, peut être travaillé ou non travaillé. Lorsqu il n est pas travaillé, le dimanche aura le caractère de jour non ouvrable et ne sera donc pas pris en compte dans les jours de congés payés. Lorsqu il est travaillé, il n aura plus le caractère de jour de repos hebdomadaire et sera donc compté comme n importe quel autre jour. Le jour de repos hebdomadaire se situera alors sur l un quelconque des autres jours de la semaine civile, dans la limite de 6 jours sur 7 de travail. Exemple : un salarié travaille sur un cycle de deux semaines le dimanche de la deuxième semaine étant travaillé. Il part en congés le mardi soir de la semaine S-1 et revient le lundi de la semaine S+1. Le salarié a pris 9 jours de congés ouvrables. 19) Les fermetures d établissements (Article L3141-20, L3141-29, L2323-29 et R5122-10 du Code du travail) Lors d une fermeture d établissement, tous les salariés sont en congés simultanément. Le recours à la fermeture est présenté pour consultation au Comité d entreprise. C est dans ce cadre que chaque année, en septembre, le comité d entreprise est informé des dates de fermeture des établissements prévues pour l année suivante. Les salariés dont le droit à congé est inférieur à la durée de fermeture de leur établissement peuvent être affectés dans un autre établissement pour les jours de fermeture supérieurs à leur droit à congés payés. 8 Version à jour au 30/06/2014
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