AGENCE FRANCAISE INFORMATIQUE MANUEL UTILISATEUR AFI COMPTA 3.6.00 A0 (10-2013)
Page de signatures Référence Famille Titre Rédacteur Approbation G_MXX_SEPA_2013 Gestion financière AFI COMPTA Anne MANIFICAT Bruno PUBERT Version du Produit 3.6.00 Date de Création 08/09/2013 Date Dernière Mise A 18/10/2013 Jour Tous droits de traduction, d adaptation et de reproduction par tous procédés réservés pour tous pays. Ce document ne peut, ni en totalité ni en partie, être copié, photocopié, reproduit, transcrit sans le consentement écrit de la société AFI. Toute reproduction, intégrale ou partielle, faite sans le consentement de l auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite (loi du 11 mars 1957, alinéa 1 er de l article 40). Cette reproduction par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contre façon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal, la loi du 11 mars 1957 n autorisant, aux termes des alinéas 2 et 3 de l article 41, d une part, que les copies ou reproductions strictement réservées à l usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective, et d autre part, que les analyses et les courtes citations dans le but d exemple et d illustration. Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 2/21
SOMMAIRE 1. LE SEPA (SINGLE EUROPEEN PAIEMENT AREA)... 5 1.1 LA MISE A JOUR DES CODES BIC (INTERNATIONAL BANK ACCOUNT) DANS AFI COMPTA... 5 1.1.1 LE WEB SERVICE DE MISE A JOUR DES BIC... 5 1.1.2 L ONGLET «BANQUES»... 5 1.1.3 L ONGLET «CONFIGURATION»... 6 1.1.4 L ONGLET «RAPPORT»... 7 1.1.4.1 Traitement effectué... 7 1.1.4.2 Analyse globale... 7 1.1.5 LA MISE A JOUR DES CODES BIC MANUELLEMENT POUR CHAQUE BANQUE.... 8 1.2 LA CONVERSION DES DONNEES RIB AU FORMAT IBAN... 8 1.2.1 COORDONNEES BANCAIRES DISPONIBLES LORS DES FUTURES SAISIES... 9 1.2.2 COORDONNEES BANCAIRES DES PIECES EMISES ANTERIEUREMENT... 9 1.3 LA TRANSMISSION DES FLUX AVEC DES COORDONNEES BANCAIRES AU FORMAT SEPA ET AFFICHAGE DES DONNEES AU FORMAT SEPA... 9 2. CONSÉQUENCE DE L ACTIVATION DE LA MISE EN PLACE DU MODE IBAN SUR L INTERFACE 11 2.1 L IMPACT DANS LES TIERS DE LA GESTION DE LA DETTE... 11 2.2 IMPACT SUR LES ECRANS DES OPERATIONS COURANTES(MANDAT, TITRE, COMMANDE, ENGAGEMENT). 11 2.3 IMPACTS SUR LES MANDATS ET BORDERAUX... 12 2.3.1 LES MANDATS EMIS EN FORMAT RIB AVANT CONVERSION DES BANQUES ET COORDONNEES BANCAIRES EN BIC/IBAN... 12 2.3.2 LES MANDATS EMIS AVEC COORDONNEES BANCAIRES EN BIC/IBAN... 12 2.4 IMPACT SUR LES TITRES... 13 2.4.1 LES TITRES EMIS AVEC COORDONNEES BANCAIRES EN BIC/IBAN... 13 2.4.2 LES TITRES EMIS EN FORMAT RIB AVANT CONVERSION DES BANQUES ET COORDONNEES BANCAIRES EN BIC/IBAN... 13 2.5 IMPACT SUR LE TRANSFERT INDIGO... 13 2.6 IMPACT SUR LE TRANSFERT PES... 13 2.7 IMPACT SUR LES DOCUMENTS DE FUSION... 13 2.8 IMPACT SUR LA CONSULTATION DES COORDONNEES BANCAIRES SANS LE JOURNAL... 14 3. LES TITRES DE RECETTES AVEC PRÉLÈVEMENT... 15 3.1 IMPACT SUR LES EDITIONS TITRES ET BORDEREAUX DE TITRES... 16 3.2 IMPACT SUR LE TRANSFERT PES... 16 3.3 IMPACT SUR LE TRANSFERT INDIGO... 16 4. LA GESTION DES AUTORISATIONS DE PRELEVEMENT... 17 5. LA CREATION DE NOUVELLES COORDONNEES BANCAIRES NECESSISTANT UN NOUVEAU BIC 18 5.1 DISPONIBILITE DES COORDONNEES BIC/IBAN ET RIB... 18 5.2 DISPONIBILITE DES SEULES COORDONNEES BIC/IBAN... 18 Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 3/21
5.3 DISPONIBILITE DES SEULES COORDONNEES RIB... 19 6. LA SAISIE DE NOUVELLES COORDONNÉES BANCAIRES... 20 6.1 LA SAISIE EN MODE BIC/IBAN... 20 6.2 LA SAISIE EN MODE RIB... 20 7. MESSAGE D ALERTE À L UTILISATION DES TIERS AVEC COORDONNÉES BANCAIRES NON CONVERTIES.... 21 Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 4/21
1. LE SEPA (SINGLE EUROPEEN PAIEMENT AREA) Le passage au SEPA implique 3 modifications majeures : - L ajout des coordonnées BIC sur chaque banque, - La conversion des données RIB en IBAN. Le renseignement des codes BIC sur chaque banque (code banque + code guichet) est un prérequis. - Le transfert des paiements et encaissement au format PES avec des coordonnées bancaires au format IBAN. 1.1 LA MISE A JOUR DES CODES BIC (INTERNATIONAL BANK ACCOUNT) DANS AFI COMPTA Deux possibilités, la mise à jour via un abonnement au WEB SERVICE, ou la saisie manuelle des codes pour chacune des banques. Attention les banques étrangères ne sont pas gérées. Il conviendra de les mettre à jour manuellement directement depuis le fournisseur. 1.1.1 LE WEB SERVICE DE MISE A JOUR DES BIC Un WEB SERVICE a été ajouté. Il permet de convertir automatiquement les codes banques et guichet des comptes FRANÇAIS UNIQUEMENT. Ce service est proposé dans le cadre d une prestation payante. 1.1.2 L ONGLET «BANQUES» Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 5/21
Il n y a pas d analyse sur la validité des comptes bancaires dans la base. Tous les comptes bancaires présents sont listés pour conversion en BIC. Il existe des comptes bancaires avec des codes banques qui n existent plus, soit dans le cadre de fusion de banques, soit dans le cadre de fusion d agence, soit en cas de changement de codes banques pour un groupe bancaire. 1.1.3 L ONGLET «CONFIGURATION» L Url du service est renseignée. Il n est donc pas nécessaire de toucher cette ligne. Le répertoire de java6 est également pré-renseigné. La coche «Mettre à jour uniquement les fiches banques sans code BIC» permet de relancer la mise à jour des banques n ayant pas encore été converties au format BIC. La zone «clé d accès au service» permet de saisir la clé d accès au service WEB. Cette clé est délivrée par le service SRC, à l issue de la réception du bon de commande de l utilitaire. Il est unique pour chaque collectivité, et valable pour son budget principal et ses budgets annexes. Le service peut être relancé plusieurs fois. Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 6/21
1.1.4 L ONGLET «RAPPORT» L onglet rapport présente un compte rendu de traitement synthétique. 1.1.4.1 TRAITEMENT EFFECTUE Rapport concernant le traitement qui vient d être lancé ponctuellement. Zéro BIC : O codes initialisés : signifie que le traitement a déjà été lancé. 399 erreurs de récupération de code BIC : signifie que 399 code banques de RIB n ont pas pu être convertis en BIC. Il s agit dans ces cas-là de comptes bancaires «anciens» non utilisés depuis. 1.1.4.2 ANALYSE GLOBALE Rapport concernant l ensemble de la base des comptes bancaires, quel que soit le nombre de traitement lancé. 1890 banques ont été traitées, et ont pu être mises à jour avec leur code BIC. 399 erreurs de récupération de code BIC : signifie que 399 code banques de RIB n ont pas pu être convertis en BIC. Il s agit dans ces cas-là de comptes bancaires «anciens» non utilisés depuis. Le traitement peut être lancé quand vous le souhaitez. Il n y a pas d obligation de passage au PES. Il n est pas non plus nécessaire de modifier la configuration. Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 7/21
1.1.5 LA MISE A JOUR DES CODES BIC MANUELLEMENT POUR CHAQUE BANQUE. L interface des banques a été modifiée pour permettre la mise à jour des BIC manuellement. Une zone «Code BIC» est désormais présente. Passez en modification pour accéder au champ. Saisissez les informations puis validez. 1.2 LA CONVERSION DES DONNEES RIB AU FORMAT IBAN Une fois les codes BIC renseignés manuellement ou automatiquement, la conversion au format IBAN des coordonnées bancaires RIB présentes sur chaque fournisseur est automatiquement lancée. Il n y a pas de manipulation à faire. Les banques étrangères ne sont pas converties automatiquement. Il convient donc de procéder manuellement à leur mise à jour. Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 8/21
1.2.1 COORDONNEES BANCAIRES DISPONIBLES LORS DES FUTURES SAISIES G_MXX_SEPA_2013 Les coordonnées bancaires sont disponibles une fois la conversion réalisée soit au format RIB pour INDIGO, et PES, soit au format IBAN pour le PES uniquement, selon paramétrage dans «PARAM/CONFIG/ONGLET «mandat-titre», mise en place du mode IBAN à partir de 2013 par exemple. 1.2.2 COORDONNEES BANCAIRES DES PIECES EMISES ANTERIEUREMENT Les pièces émises antérieurement à la conversion sont archivées avec le mode de règlement utilisé lors de la saisie à savoir le format RIB. Toute pièce réémise ou retransférée affichera donc toujours les coordonnées au format RIB. 1.3 LA TRANSMISSION DES FLUX AVEC DES COORDONNEES BANCAIRES AU FORMAT SEPA ET AFFICHAGE DES DONNEES AU FORMAT SEPA Rappel des dates : - 1 er février 2014 : passage obligatoire des collectivités qui gèrent de la facturation prélevées au PES, avec gestion des coordonnées bancaires des débiteurs au format SEPA. - 1 er janvier 2015 : passage obligatoire des collectivités au PES. Le SEPA sera le seul mode de paiement et encaissement admis. Le format RIB n aura plus court. Indépendamment de la conversion des coordonnées bancaires RIB au format IBAN, que la collectivité peut faire quand elle le souhaite, le passage au PES nécessite impérativement la conversion des RIB au format IBAN. Pour activer le mode IBAN dans les transferts PES et afficher les données bancaires en IBAN dans les interfaces, ainsi que sur les éditions mandat et titre, un paramètre a été ajouté dans la configuration. Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 9/21
Pour activer la prise en compte du mode IBAN, rendez-vous dans le module PARAM, «onglet Mandat Titre», dans la zone «Mise en place du mode IBAN à partir de l exercice», sélectionnez l exercice concerné. Attention la gestion des coordonnées bancaires au format BIC/IBAN est seulement valable pour le PES. Le format INDIGO ne gère que les coordonnées bancaires au format RIB. Donc tant que votre collectivité n est pas passée au PES, il n est pas nécessaire d activer ce paramètre. Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 10/21
2. CONSEQUENCE DE L ACTIVATION DE LA MISE EN PLACE DU MODE IBAN SUR L INTERFACE Le pavé banque présent dans les commandes, engagment, mandat, titre, l onglet Organisme des emprunts, le bouton banque du journal est affiché au format BIC/IBAN. 2.1 L IMPACT DANS LES TIERS DE LA GESTION DE LA DETTE 2.2 IMPACT SUR LES ECRANS DES OPERATIONS COURANTES(MANDAT, TITRE, COMMANDE, ENGAGEMENT) Para défaut, les coordonnées bancaires du tiers apparaissent au format IBAN. Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 11/21
2.3 IMPACTS SUR LES MANDATS ET BORDERAUX 2.3.1 LES MANDATS EMIS EN FORMAT RIB AVANT CONVERSION DES BANQUES ET COORDONNEES BANCAIRES EN BIC/IBAN Attention, si vous réemettez un mandat ou un bordereau de mandat émis avec des coordonnées RIB, les éditions ne comporteront pas de coordonnées bancaires. Même si le compte bancaire a été converti, l édition comme le transfert sont des images de la pièce saisie à un moment donné. Si vous souhaitez réemettre des pièces avec des coordonnées RIB, il faut dans ce cas désactiver momentanément la mise en place du mode IBAN, procéder à vos rééditions, puis réactivez le mode IBAN. 2.3.2 LES MANDATS EMIS AVEC COORDONNEES BANCAIRES EN BIC/IBAN Sur les mandats, les coordonnées bancaires sont affichées uniquement en BIC/IBAN. Bic/Iban sur le mandat. Bic/Iban sur le bordereau Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 12/21
2.4 IMPACT SUR LES TITRES 2.4.1 LES TITRES EMIS AVEC COORDONNEES BANCAIRES EN BIC/IBAN Les coordonnées bancaires ne sont pas gérées sur les titres. 2.4.2 LES TITRES EMIS EN FORMAT RIB AVANT CONVERSION DES BANQUES ET COORDONNEES BANCAIRES EN BIC/IBAN Cela n existait pas jusqu à la version 3.6.00 2.5 IMPACT SUR LE TRANSFERT INDIGO Pas de modification du protocole, le protocole INDIGO ne supporte pas le SEPA, les coordonnées bancaires seront toujours transmises au format RIB, et uniquement sur les mandats. 2.6 IMPACT SUR LE TRANSFERT PES Le protocole prend en charge le SEPA. Le format RIB n est plus transmis dès que la conversion des RIB en BIC et IBAN a été faite et que dans PARAM/CONFIG/onglet «Mandattitre» la zone «mise en place du mode IBAN à partir de l exercice» a été activé. - <CpteBancaire> <BIC V="CMCIFRPPXXX" /> <IBAN V="FR7630087338190003303280111" /> <TitCpte V="3 DIESES A LA CLE" /> 2.7 IMPACT SUR LES DOCUMENTS DE FUSION Le vocabulaire des champs de fusion a été mis à jour. Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 13/21
2.8 IMPACT SUR LA CONSULTATION DES COORDONNEES BANCAIRES SANS LE JOURNAL Par défaut, l action sur le bouton «Banque» ouvre l écran sur IBAN : Pour les pièces émises avec des coordonnées bancaires au format RIB, une fois les banques et RIB convertis, si on clique sur l onglet «Banque» par défaut le format BIC/IBAN est affiché. Il est toutefois possible de visulaliser les coordonnées au format RIB. Pour cela cliquez sur le bouton radio «RIB». Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 14/21
3. LES TITRES DE RECETTES AVEC PRELEVEMENT A compter du 1 er février 2014, les factures prélevées doivent impérativement faire l objet d émission de titre individuel au format SEPA. La version 3.6.00 offre cette possibilité de titres au format SEPA. Un bouton est présent. Il permet d affecter des informations sur les caractéristiques de l autorisation de prélèvement. Attention le bouton est affiché UNIQUEMENT APRES VALIDATION DE LA PIECE. Il convient donc de VALIDER la saisie du titre puis passer en rechercher pour afficher les titres. Le bouton «Prél.SEPA». L action sur le bouton ouvre une fenêtre «détail du prélèvement SEPA». Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 15/21
Dans la liste déroulante vous avez accès aux différents RUM (Référence Unique du Mandat) associés au tiers dans la fiche du tiers. ATTENTION : UNE AUTORISATION DE PRELEVEMENT INCOMPLETE N EST PAS PRESENTE DANS LA LISTE. DEFINITION : la référence unique du mandat de prélèvement : elle doit être attribuée par l ordonnateur à la signature du mandat de prélèvement de telle sorte qu elle soit unique pour le budget collectivité. Actuellement aucune norme ne définit les modalités de numérotation de cette zone. La «Référence Unique du Mandat» : 35 caractères alphanumérique, zone «RefUniMandat» obligatoire. La sélection de l autorisation de prélèvement alimente une partie des informations de l autorisation. Les informations relatives aux anciens RUM, anciens ICS, ancien Tiers, ou encore ancien IBAN, les informations doivent être renseignées manuellement à chaque saisie. 3.1 IMPACT SUR LES EDITIONS TITRES ET BORDEREAUX DE TITRES Les informations ne sont pas présentes ni sur les titres ni sur les bordereaux. (coordonnées bancaires, RUM ) 3.2 IMPACT SUR LE TRANSFERT PES - <CpteBancaire> <BIC V=" CMCIFRPPXXX " /> <IBAN V="FR7630076029241904690020068" /> Les coordonnées bancaires sont présentes. 3.3 IMPACT SUR LE TRANSFERT INDIGO Inchangé, les coordonnées bancaires ne sont pas présentes. Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 16/21
4. LA GESTION DES AUTORISATIONS DE PRELEVEMENT Les autorisations de prélèvements concernent uniquement les titres de recettes, dans le cadre de facturation prélevée. Les autorisations sont associées à un débiteur. La gestion des débiteurs a été modifiée. Un onglet «Prélèvement SEPA» a été ajouté. Il est possible d associer plusieurs autorisations de prélèvement pour un même tiers. Une saisie incomplète de RUM ne permet pas l affichage de l autorisation en saisie de pièce. Un contrôle est fait lors de la saisie sur la pièce entre le montant saisi et le montant autorisé du prélèvement. Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 17/21
5. LA CREATION DE NOUVELLES COORDONNEES BANCAIRES NECESSISTANT UN NOUVEAU BIC Que vous soyez en mode IBAN ou RIB il est préférable de saisir les coordonnées BIC quand vous en disposez. 3 cas à distinguer : vous disposez pour saisir les coordonnées BIC d un RIB et d un BIC/IBAN, ou simplement des coordonnées BIC/IBAN ou simplement des coordonnées RIB. 5.1 DISPONIBILITE DES COORDONNEES BIC/IBAN ET RIB La saisie reste inchangée. Saisir donc les codes guichets et banques, ou rechercher les coordonnées guichets et banques dans la liste existante et saisir le code BIC qui est à votre disposition. Dans le cas d'un IBAN français (FR ), celui-ci contient les anciens codes banque, code guichet on peut donc les saisir et ainsi renseigner la clé. 5.2 DISPONIBILITE DES SEULES COORDONNEES BIC/IBAN Pour les saisies pour lesquelles vous ne disposez que d un BIC/IBAN, c est le cas par exemple pour des comptes bancaires autre que français, les codes banques et guichet sont aussi obligatoires. Ces données n existant pas sur des comptes étrangers, une convention a été établie. Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 18/21
Dans ce cas par convention saisir pour le code Banque 99999 et pour le code guichet 00001, 00002 etc..au fur et à mesure de vos ajouts. Puis renseignez le BIC dans la zone BIC. Validez votre saisie. 5.3 DISPONIBILITE DES SEULES COORDONNEES RIB Dans ce cas saisissez votre code banque et guichet. La zone BIC ne pourra pas être renseignée dans un premier temps. Il sera nécessaire soit de passer en modification sur la banque dès disponibilité des informations relatives au BIC, soit de relancer la mise à jour des codes BIC via le Web service. Le compte bancaire lui-même pourra ne pourra être saisi qu au format RIB. Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 19/21
6. LA SAISIE DE NOUVELLES COORDONNEES BANCAIRES Indépendamment de l activation dans «PARAM», onglet «Mandat/titre» de la mise en place du mode IBAN, la version 3.6.00 offre la possibilité de saisie les coordonnées bancaires soit au format IBAN soit au format RIB. L interface des tiers, fournisseurs et débiteurs présentent désormais en début de ligne de coordonnées bancaires les champs BIC puis IBAN puis les données RIB (code banque, code guichet, compte bancaire, clé). Si le compte bancaire n est pas converti, les zones BIC et IBAN sont vides. Mais les coordonnées RIB sont toujours présentes. 6.1 LA SAISIE EN MODE BIC/IBAN Saisissez le code BIC. Si celui-ci n existe pas, vous avez la possibilité de la recherche dans la liste des banques et si nécessaires de le créer. La saisie du compte IBAN se fait sans séparateur. Le formatage se fait au fur et à mesure lors de la saisie. La conversion en mode RIB est automatique 6.2 LA SAISIE EN MODE RIB La saisie reste inchangée. La déduction de l IBAN et du BIC sont automatiques. Pour les IBAN étranger, il n y a pas de conversion en RIB. Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 20/21
7. MESSAGE D ALERTE A L UTILISATION DES TIERS AVEC COORDONNEES BANCAIRES NON CONVERTIES. Dans l hypothèse où vous utilisez un tiers avec des coordonnées bancaires incomplètes, un message d alerte s affiche lors de la saisie de la pièce. Ce message est déclenché si et seulement si vous êtes en mode IBAN. (la zone PARAM, onglet Mandat/Titre, zone «mise en place du mode IBAN à partir» est renseignée avec un exercice) Document strictement confidentiel. Réservé aux utilisateurs AFI 21/21