IBM Lotus Notes 6 Messagerie et Agenda Exercices Fac-similé contenant a table des matières et quelques sections d exercices du premier cas Auteur Frédéric Rouquié Cahier d exercices
AVERTISSEMENT Lotus Notes 6 est une marque déposée de la société IBM. Toutes les marques citées dans cet ouvrage sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Cet ouvrage n est pas la documentation officielle de Lotus Notes 6 et son contenu n engage pas la société IBM. Ce document contient des informations protégées par copyright. La loi du 11 mars 1957 n autorisant aux termes des alinéas 2 et 3 de l article 41, d une part, que les «copies ou reproductions strictement réservées à l usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective», et, d autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d exemple et d illustration, «toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite» (alinéa 1 er de l article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal. Réf : PK0239 Cahier d exercices Lotus Notes 6 : Messagerie et Agenda Auteur : Frédéric Rouquié septembre 2003 Editeur Tsoft 10, rue du Colisée 75008 Paris http://www.tsoft.fr Tél. : 01 56 88 29 64 Fax : 01 53 76 03 64
Avant-propos Conçu par des formateurs expérimentés, cet ouvrage vous apporte des cas pratiques à réaliser par vous-même pour apprendre à utiliser efficacement le logiciel Lotus Notes 6. L utilisation de la messagerie et de l agenda de Lotus Notes 6 est abordée à travers une succession de cinq scénarios correspondant à des situations en entreprise. Ces scénarios sont progressifs : après avoir déroulé Prise en main de la messagerie, le lecteur sait utiliser de façon opérationnelle et efficace sa messagerie. Le scénario suivant, Gestion du contenu des messages, capitalise sur l expérience acquise et montre comment être encore plus efficace dans la pratique quotidienne de la messagerie. Les objectifs de chaque scénario prennent en compte le partage de l information, la répartition des tâches, la gestion du temps. Les cas pratiques sont conçus pour être utilisés par le lecteur en autoformation de façon autonome. Un formateur pourra aussi utiliser ces cas pratiques pour animer une formation à la messagerie et à l agenda Lotus Notes 6. Les cas pratiques sont particulièrement adaptés en fin de parcours de formation, à l issue d un stage d initiation ou d un cours de formation en ligne (e-learning) sur Internet, par exemple. Les fichiers nécessaires à la réalisation de ces cas pratiques peuvent être téléchargés depuis le site Web www.tsoft.fr. Vous accéderez à la page des fichiers à télécharger où vous trouverez le lien vers le fichier ExosNotes6.zip. Une fois ce fichier téléchargé sur votre poste de travail, il vous suffit de suivre la procédure d installation de la base d exercices décrite au début du premier cas pratique : Prise en main de la messagerie
SOMMAIRE DES EXERCICES 1 - PRISE EN MAIN DE LA MESSAGERIE... 3 Objectifs et plan... 4 Copier les messages des exercices... 5 Consulter ses messages... 6 Répondre, faire suivre des messages... 13 Envoyer un nouveau message... 17 Gérer les messages... 20 2 - REVISION ET PUBLICATION D UN DOCUMENT... 25 Objectifs et plan... 26 Cycle de vie d un document... 27 Révision d un document... 28 Publication d un document... 33 Standard de mémo... 36 3 - OPTIMISER LA MESSAGERIE... 39 Objectifs et plan... 40 Gestion des contacts... 41 Classement automatique... 43 Archivage automatique... 44 Gestion d absence... 48 4 - PRISE EN MAIN DE L AGENDA... 49 Objectifs et plan... 50 Agenda au quotidien... 51 Réunions... 58 Partager l agenda... 63 Agenda de groupe... 66 5 - ORGANISATION DE REUNION ET PARTAGE DE TACHES... 69 Objectifs et plan... 70 Organiser une réunion... 71 Gérer les tâches... 77 Créer une tâche depuis un autre élément... 83 Tsoft Lotus Notes 6 : Exercices 1
1 - Prise en main de la messagerie 1
OBJECTIFS ET PLAN Ce scénario est une mise du pied à l étrier : il déroule les situations courantes d utilisation de la messagerie. Son objectif, tout comme celui des scénarios suivants n est pas le parcours de techniques mais de situations. OBJECTIFS Apprendre rapidement à : Consulter des mémos, Gérer et classer les mémos, Répondre à un mémo. MOTS-CLÉS Au delà des objectifs, le mot-clé qui caractérise ce scénario est le temps, qui se décline en : Gagner du temps avec la messagerie, Gérer le rapport messagerie et téléphone, Gérer son temps. LES GRANDES ÉTAPES Les étapes proposées correspondent à l utilisation journalière de la messagerie : ouvrir votre messagerie, consulter les messages, répondre, envoyer de nouveaux messages. La création d un système de classement des messages et la suppression de messages Vous fera gagner du temps au quotidien. Copier les messages des exercices Des messages ont été préparés pour les exercices. Ils sont copiés automatiquement dans votre base courrier. Consulter ses messages Ouvrir la messagerie. Consulter les nouveaux messages. Visualiser les fichiers attachés. Imprimer les mémos. Supprimer des messages. Répondre, envoyer des messages Répondre aux messages, faire suivre. Envoyer un nouveau message. Attacher un ou des fichiers. Gérer les messages Penser le classement. Créer un système de classement simple. Classer un message reçu. Classer un message envoyé. Supprimer périodiquement les messages. RÉFÉRENCE Le scénario met en œuvre des techniques détaillées dans les fiches Environnement de travail, Créer et envoyer un mémo, Gestion des mémos reçus. Les renvois sont indiqués par une loupe et le nom de la fiche à consulter en cas de besoin. Environnement de travail. Lancer/Quitter Notes. Tsoft Lotus Notes 6 : Exercices 3
REPONDRE, FAIRE SUIVRE DES MESSAGES Vous pouvez répondre à un message ou faire suivre le message à d autres destinataires. Le message d origine peut être inclus ou exclus de votre message de réponse, de même les fichiers attachés au message d origine reçu peuvent être joints au message de réponse.! REPONDRE A UN MESSAGE Ouvrez le mémo de Julie Despaure à la recherche d un relecteur La convention courante est que vous répondez à un message si vous apparaissez dans le champ <A> et qu une action vous est demandée. Les destinataires qui apparaissent dans le champ <cc> reçoivent le message pour information et aucune action n est attendue d eux. Dans la suite du scénario, vous allez répondre à Julie que vous connaissez quelqu un. Vous allez inclure sa question dans votre réponse. Le message auquel il est répondu est copié dans la réponse pour mémoire (c est l option par défaut). Les fichiers rattachés sont également inclus. Cette option est utile si les fichiers rattachés ont été modifiés par vous ; si vous n avez pas modifié de fichiers rattachés, utilisez plutôt l option Répondre sans rattachement. Sélectionner ou ouvrir le mémo Un nouveau mémo est créé. Cliquer sur ce bouton dans la barre d action puis cliquer sur Répondre avec historique, ou Création/Répondre avec historique. 4 Tsoft Lotus Notes 6 : Exercices
Taper votre réponse sans modifier le message auquel vous répondez Cliquer «Adresser» <Chercher dans> : sélectionner l annuaire du domaine Sélectionner votre nom dans l annuaire Cliquer «ccc» pour copier votre nom en copie carbonée cachée : vous recevrez le message sans que votre nom apparaisse aux autres destinataires et vous le visualiserez tel qu ils le reçoivent, puis cliquer sur «OK» Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, ou Actions/Envoyer. Le message auquel vous avez répondu s affiche. Supprimer ce message en appuyant sur <Suppr> Tsoft Lotus Notes 6 : Exercices 5
Afficher le message que vous vous êtes envoyé à vous même Votre nom apparaît entre parenthèses dans <cc> : vos destinataires ne le voient pas. Supprimer le message (votre réponse en ccc) en appuyant sur <Suppr> Supprimer le message d avis de non distribution en appuyant sur <Suppr> Remarque : Vous avez reçu, pour cet exercice, un avis de non distribution parce que ces messages ne viennent pas de votre messagerie d entreprise et qu il y a peu de chance que l expéditeur puisse la recevoir dans sa base courrier. Dans la suite des exercices, supprimez à chaque fois cet avis de non distribution. Notez qu avec l option Répondre avec historique qui inclut le message d origine reçu dans votre réponse, vous pouvez ensuite supprimer le message auquel vous avez répondu et ne conserver que la réponse pour mémoire. Vous auriez pu utiliser l option Répondre sans historique si vous aviez voulu ne pas inclure le message d origine reçu dans votre message de réponse. Répondre sans rattachement Nous allons répondre au message de Claude en supprimant le fichier rattaché dans l historique de réponse. Cette option correspond à Répondre avec historique mais les rattachements seront supprimés. Elle est recommandée si vous n avez pas modifié les fichiers rattachés. Sélectionner et ouvrir le mémo de Claude Un nouveau mémo est créé. Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, puis cliquer sur Répondre sans rattachement. 6 Tsoft Lotus Notes 6 : Exercices
Taper votre réponse comme indiqué Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, ou Actions/Envoyer. Fermez le message auquel vous avez répondu et conservez le Répondre avec historique de type Internet Le message auquel il est répondu est copié dans la réponse pour mémoire. L historique adopte le style des réponses aux messages sur l Internet : texte en retrait précédé du symbole >. Sélectionner ou ouvrir le mémo Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, puis cliquer sur Répondre avec historique de type Internet. Un nouveau mémo est créé. Taper votre réponse et envoyer le mémo de manière habituelle Répondre à tous Votre réponse est envoyée à l expéditeur et également à tous les autres destinataires du message original. Ceci suppose que tout le monde doit connaître votre avis. Cette option devrait être utilisée avec parcimonie. Remarque : lorsque l expéditeur du message procède à un sondage, par exemple, il est préférable qu il soit le seul destinataire de votre réponse. Il est de sa responsabilité de consolider l ensemble des réponses et d assurer la diffusion du résultat. Vous proposez à tous les participants au rdv de se retrouver une demi-heure avant pour pouvoir discuter du déroulement de la réunion et du rôle de chacun. L historique n a pas vraiment d intérêt dans ce cas. Sélectionnez le message de Albert Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, puis cliquer sur Répondre. Remarque : si un fichier rattaché est joint au message d origine, l option Répondre à tous avec historique va multiplier le nombre de copies de ce fichier. Faites attention à vos choix! " FAIRE SUIVRE UN MESSAGE Un mémo est envoyé à une personne intéressée qui n était pas sur la liste des destinataires, ou encore un document suit un circuit de relecture et d approbation et chaque approbateur le fait suivre au suivant sur la liste. Tsoft Lotus Notes 6 : Exercices 7
Faire suivre un mémo Sélectionner ou ouvrir le mémo Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, ou Actions/Faire suivre. Notes crée un nouveau mémo qui inclut le message original : Préciser le/les destinataires du mémo Taper un commentaire ou une note explicative au début du mémo Sélectionner les options de distribution puis Envoyer le mémo de manière habituelle Faire suivre plusieurs mémos Sélectionner les mémos à faire suivre en cliquant devant leur nom : une coche doit apparaître Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, puis cliquer sur Faire suivre ou Faire suivre sans rattachement ou Transfert de type Internet Notes crée un nouveau mémo regroupant tous les mémos sélectionnés : Préciser les destinataires Taper un commentaire ou une note explicative au début du mémo Envoyer le mémo de manière habituelle 8 Tsoft Lotus Notes 6 : Exercices