POLITIQUE ADMINISTRATIVE OBJET DE LA POLITIQUE : POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE (ADM-2116) DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : 2011-01-01 (résolution n o C.M. 2010-7083-00 du conseil municipal du 20 décembre 2010) DATE DE RÉVISION : 2011-04-18 (résolution n o C.M. 2011-7372-00 du conseil municipal du 18 avril 2011) 1. PRÉAMBULE La Loi sur les cités et villes établit l obligation pour une ville de se doter d une politique de gestion contractuelle instaurant : 1 les mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission; 2 les mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres; 3 les mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi; 4 les mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption; 5 les mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts; 6 les mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte; 7 les mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat. La politique de gestion contractuelle est applicable à tout contrat conclu par la Ville. Page 1
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2. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE La politique de gestion contractuelle vise à assurer la transparence, l éthique et l équité dans la gestion des contrats municipaux, dans le respect des règles relatives à l attribution de ces contrats prévues dans les lois qui régissent le fonctionnement de la Ville. La présente politique chapeaute les autres politiques administratives, les procédures administratives, et les règlements de la Ville régissant les comportements des élus et employés dans la gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs. Elle est aussi complémentaire aux codes d éthique et de déontologie de la Ville et au code de discipline des employés de la Ville. 3. CONTRATS VISÉS La politique de gestion contractuelle est applicable à tout contrat conclu par la Ville, y compris les contrats d approvisionnement, de services, de services professionnels et de construction octroyés de gré à gré, par demande de prix et par appel d offres sur invitation ou public, sans égard au coût prévu pour son exécution. Elle ne s applique pas seulement lorsque la Ville est en position de consommateur mais également lorsqu elle est dans la position de vendeur de biens ou de services, aux ententes avec les promoteurs, aux contrats d assistance financière et à tout autre type de contrat, en faisant les adaptations nécessaires lorsque requis. 4. PORTÉE DE LA POLITIQUE 4.1. Portée à l égard de la ville La présente politique lie les membres du conseil municipal, les conseillers d arrondissement, les dirigeants et les employés de la Ville qui sont tenus, en tout temps, de l appliquer dans l exercice de leurs fonctions. 4.2. Portée à l égard des cocontractants Toutes les personnes morales ou physiques qui contractent avec la Ville qu ils soient mandataires, adjudicataires ou consultants retenus par la Ville, promoteurs ou autres sont tenus de respecter la présente politique dans le cadre de l octroi de leur contrat, cette politique en faisant partie intégrante. 4.3. Portée à l égard des soumissionnaires La présente politique s applique à tout document d appel d offres de la Ville, les soumissionnaires doivent obligatoirement s y conformer. 4.4. Portée à l égard des citoyens La présente politique répond à un objectif de transparence et de saine gestion des fonds publics à l égard des citoyens de la Ville. Elle représente une forme de contrat social entre ces derniers et la ville. Ils peuvent soumettre au responsable de la gestion des plaintes toutes situations préoccupantes de contravention à la présente politique dont ils ont connaissance. Page 3
5. TERMINOLOGIE Cette section a pour but de clarifier le vocabulaire utilisé pour les fins de la présente politique. Addenda Amendement apporté par la Ville aux documents d appel d offres avant l ouverture des soumissions et modification apportée par contrat à un contrat conclu de gré à gré après sa conclusion. Adjudicataire Soumissionnaire ayant obtenu un contrat par adjudication de la part de la Ville, incluant ses représentants, successeurs ou ayants cause Appel d offres Processus d acquisition ou de vente publique ou par voie d invitation écrite qui sollicite auprès de fournisseurs des propositions écrites de prix pour des biens ou services suivant des conditions définies à l intérieur de documents prévus à cette fin. Il vise à faire jouer le jeu de la libre concurrence et à obtenir un meilleur rapport qualité/prix pour les biens et services acquis ou vendus par la Ville. Bon de commande Document confirmant à un fournisseur la marchandise à livrer ou le service à exécuter selon les conditions stipulées. Communication d influence Communication pouvant être effectuée par quiconque auprès d un membre du conseil municipal, d un dirigeant de la ville, d un employé ou encore d un membre de comité de sélection dans le but d influencer la prise de décision en sa faveur. Contrat Dans un contexte d appel d offres, l ensemble des documents utilisés dans le cadre de ce processus et composé notamment de l avis aux soumissionnaires, de la formule de soumission et formulaires connexes, des clauses administratives générales et particulières, des clauses techniques ou devis, des addendas, de la soumission et des documents additionnels déposés par l adjudicataire et de la résolution ou de l avis d adjudication du contrat et tous les documents qui leur sont subordonnés. Dans un contexte de contrat conclu de gré à gré, une entente écrite décrivant les termes et conditions liant la ville avec un cocontractant. Un contrat peut notamment prendre la forme d un bon de commande. Élu Comprend le maire et les conseillers du conseil municipal et les conseillers d arrondissement. Employé Comprend les employés, fonctionnaires et dirigeants de la Ville, le personnel du cabinet du maire et tout membre de comité de sélection formé dans le cadre d un processus d appel d offres. Fournisseur Toute personne, physique ou morale, qui est en mesure d offrir des biens et des services répondant aux exigences et aux besoins exprimés par la ville. Titulaire d une charge publique Sont titulaires d une charge publique, le maire, les conseillers municipaux, les conseillers d arrondissement, les membres du cabinet de la mairie, le personnel de la Ville. Page 4
Travaux ou mandat Tous les actes, tâches, matières, ouvrages ou activités que l adjudicataire ou le cocontractant doit faire ou fournir dans le cadre de l exécution du contrat. Ville La Ville de Sherbrooke. 6. MESURES La mise en œuvre des objectifs de la politique passe par la définition des mesures que la Ville entend mettre en place au sein de son organisation et dans ses relations avec les soumissionnaires, fournisseurs et autres cocontractants impliqués dans un processus contractuel avec la Ville. 6.1. Mesures générales visant à prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption, le truquage des offres, les situations de conflits d intérêts et les situations susceptibles de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus d octroi de contrat 6.1.1 Distribution de la politique et du manuel La politique de gestion contractuelle est incluse dans le Manuel des politiques et procédures en matière contractuelle qui comprend l ensemble des politiques et procédures administratives, des règlements municipaux et codes d éthique et de déontologie adoptés par la Ville et qui régissent l octroi et la gestion des contrats municipaux. La Ville remet aux élus et aux employés exerçant des fonctions reliées à l octroi ou à la gestion des contrats municipaux un exemplaire du Manuel des politiques et procédures en matière contractuelle lors de l entrée en vigueur de la politique de gestion contractuelle ou lors de l entrée en fonction de tout nouvel élu ou employé. Toute mise-à-jour de la politique de gestion contractuelle et des autres documents inclus au Manuel doit également être distribuée à ces personnes. Les élus et employés exerçant des fonctions reliées à l octroi ou à la gestion des contrats municipaux doivent prendre connaissance de la politique et de ces mises-à-jour et s y conformer dans l exercice de leurs fonctions. Tout employé à qui est remis un Manuel des politiques et procédures en matière contractuelle doit signer une déclaration en deux exemplaires à l effet qu il en a pris connaissance et précisant les liens d affaires ou intérêts pécuniaires qu il a avec une entreprise susceptible d être un soumissionnaire ou un fournisseur et y déclarant toute situation susceptible de conflits d intérêts. La déclaration prend la forme de celle prévue à l annexe 1 de la présente politique. Un exemplaire est remis au directeur du service municipal auquel est affecté l employé et un exemplaire est conservé au Manuel des politiques et procédures en matière contractuelle de l employé. La déclaration de chaque employé doit être mise à jour annuellement au mois de janvier de chaque année. Tout directeur de service doit s assurer que les employés sous sa supervision exerçant des fonctions reliées à l octroi ou à la gestion des contrats municipaux possèdent un Page 5
exemplaire du Manuel et de ses mises-à-jour, en prennent connaissance et signent annuellement la déclaration requise au présent article. 6.1.2 Formation La Ville s engage à dispenser aux élus et aux employés exerçant des fonctions reliées à l octroi ou à la gestion des contrats municipaux, de la formation visant à perfectionner, accroître et maintenir leurs connaissances au sujet de la présente politique et des différentes politiques et procédures administratives, codes, lois et règlements applicables à une saine gestion contractuelle municipale. 6.1.3 Saine gestion contractuelle Tous les élus et employés qui interviennent au processus contractuel doivent contribuer à maintenir la saine image de la Ville, favoriser le développement et le maintien de bonnes relations entre la Ville et ses cocontractants, et ce, en faisant preuve d impartialité, d éthique et d équité dans l accomplissement de leurs fonctions. Pour ce faire, ils doivent, dans le meilleur intérêt de la Ville et de ses citoyens,: a) adopter un comportement éthique et déontologique : - en respectant le Code d éthique et de déontologie adopté par la Ville, et qui lui est applicable selon qu il est un élu ou employé, et de façon générale : - en évitant tout conflit d intérêts ou toute situation qui pourrait entraîner des avantages personnels; - en prévenant toute situation de favoritisme, de malversation, d abus de confiance, d apparence de conflit d intérêt ou autres formes d inconduite; - en n acceptant, ne recevant ou ne sollicitant en aucun cas, pour quiconque y compris lui-même, des gratifications, des avantages, des dons ou autres marques d hospitalité, quelle que soit sa valeur en échange d une décision qu il doit prendre, ou qui est susceptible d influer sur son indépendance de jugement ou qui risque de compromettre son intégrité; - en prévenant l utilisation inappropriée des ressources de la Ville; b) traiter équitablement tous les fournisseurs, promoteurs et autres cocontractants et favoriser la mise en concurrence des soumissionnaires potentiels pour tout contrat pour lequel la loi, les règlements ou les politiques administratives en vigueur exige un processus d appel d offres ou le recommande suivant les modalités qui y sont prévues. c) respecter les règles établies dans les documents inclus au Manuel des politiques et procédures en matière contractuelle. 6.1.4 Confidentialité et discrétion Tous les élus et employés de la Ville doivent, dans le cadre de tout processus d appel d offres ou d octroi de contrat, et ce, même avant ou après lesdits processus, faire preuve de discrétion et Page 6
conserver la confidentialité des informations de nature confidentielle portées à leur connaissance dans le cadre de ce processus. Ils doivent notamment s abstenir en tout temps, en conformité avec les exigences de la loi, de divulguer le nom des soumissionnaires potentiels ou avérés tant que lesdites soumissions n ont pas été ouvertes. 6.1.5 Conflits d intérêts Tout élu ou employé de la Ville doit s abstenir de participer à un processus d appel d offres ou d octroi de contrat dans lequel il peut se trouver dans une situation où il est susceptible de devoir faire un choix entre, d une part, son intérêt personnel ou celui de ses proches et, d autre part celui de la ville. Les employés doivent respecter les dispositions du Code d éthique et de déontologie qui leur est applicable et du code de discipline des employés à l égard des conflits d intérêts et déclarer toute situation de conflit à leur supérieur hiérarchique. Les élus municipaux doivent respecter les dispositions du Code d éthique et de déontologie qui leur est applicable et de la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités à l égard des déclarations d intérêts et de conflit d intérêts. 6.1.6 Dénonciation obligatoire d une situation de collusion, truquage, trafic d influence, d intimidation et de corruption Tout élu ou employé de la Ville qui a connaissance ou auquel l on porte à son attention une pratique suspecte, une situation de collusion, truquage, trafic d influence, d intimidation et de corruption ou s il est témoin d une telle situation, doit obligatoirement la dénoncer au responsable de la présente politique. 6.1.7 Avantages, cadeaux Toute personne qui participe à un processus contractuel de la ville ne peut accepter, recevoir ou solliciter de quiconque un avantage pour lui-même, ou pour une autre personne, susceptible de remettre en question son intégrité, son indépendance ou son impartialité dans le cadre de l exercice de ses fonctions. Les codes d éthique et de déontologie adoptés par la Ville conformément à la Loi sur l éthique et la déontologie en matière municipale fixent les règles encadrant les dons, marques d hospitalité et autres avantages de nature purement privée ou qui ne sont pas de nature à influencer l indépendance de jugement d un élu ou employé et qui peuvent être acceptés et doivent être déclarés. Il est interdit à tout soumissionnaire, adjudicataire, fournisseur ou promoteur d offrir des dons, paiements, cadeaux, rémunérations ou tout autre avantage à un employé ou à un élu de la Ville ou à un membre d un comité de sélection en échange d une décision ou d une prise de position qu il doit prendre sur une question dont un conseil, un comité ou une commission dont il est membre est saisie, qui est susceptible d influer sur son indépendance de jugement ou risquant de compromettre son intégrité. Page 7
6.1.8 Fractionnement de contrat La Ville n a recours à la division d un contrat en plusieurs contrats en semblables matières que dans la mesure permise par l article 573.3.0.3 de la Loi sur les cités et villes, soit dans les cas où cette division est justifiée par des motifs de saine administration. Lorsque la division d un contrat est justifiée par des motifs de saine administration, ces motifs doivent être approuvés par écrit par le directeur du service concerné et être consignés au dossier officiel de l appel d offres ou du contrat. 6.2 Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi La Ville reconnaît qu il peut être justifié pour un fournisseur, un consultant, un promoteur ou autre personne impliquée dans un processus contractuel avec la Ville d entrer en communication avec ses représentants. En certaines circonstances, cependant, ces communications sont considérées comme des activités de lobbyisme assujetties à la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et au Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi. 6.2.1 Inscription obligatoire au registre des lobbyistes Tout soumissionnaire, adjudicataire, fournisseur ou promoteur qui désire avoir des communications d influence, orales ou écrites, avec un titulaire d une charge publique, notamment en vue de l influencer lors de la prise d une décision relativement : - à l élaboration, à la présentation, à la modification ou au rejet d une proposition, d une résolution, d un règlement ou d une directive; - à la tenue d un processus d appel d offres, à son élaboration ou son annulation; - à l attribution d un contrat de gré à gré; peut le faire si les moyens employés sont légaux et dans le respect de la Loi sur la transparence et l éthique en matière de lobbyisme. Un lobbyiste exerçant une activité de lobbyisme visée par la Loi sur la transparence et l éthique en matière de lobbyisme doit être inscrit au registre prévu à cette fin par ladite loi. Le fait, pour un lobbyiste, de convenir pour un tiers d une entrevue avec le titulaire d une charge publique est assimilé, aux fins de la présente politique, à une activité de lobbyisme. Ne constituent pas des activités de lobbyisme celles prévues aux articles 5 et 6 de la Loi sur la transparence et l éthique en matière de lobbyisme. 6.2.2 Informations La Ville doit afficher et distribuer dans les endroits les plus susceptibles d être fréquentés par des lobbyistes de l information relative à la Loi sur la transparence et l éthique en matière de lobbyisme sous formes d affiches, de dépliants, de pamphlets ou autres. Page 8
6.2.3 Activité de lobbyisme Tout titulaire d une charge publique confronté à une situation potentielle ou avérée de lobbyisme doit : - demander à la personne qui communique avec lui sur un sujet visé par la Loi sur la transparence et l éthique en matière de lobbyisme si elle est inscrite au registre des lobbyistes; - si elle ne l est pas, il doit l informer de l existence de la Loi et de l obligation de s inscrire au registre des lobbyistes et l inviter à s informer auprès du bureau du commissaire au lobbyisme afin de s inscrire dans les délais requis, le cas échéant. 6.3 Mesures particulières applicables au processus d appel d offres ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption, le truquage des offres, les situations de conflits d intérêts et toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte En plus des mesures générales stipulées aux sections 6.1 et 6.2 de la présente politique, les dispositions suivantes s ajoutent à la gestion des contrats soumis au processus d appel d offres. 6.3.1 Absence de favoritisme Tous les élus et employés de la Ville doivent s abstenir en tout temps de se servir de leurs fonctions afin de favoriser l octroi d un contrat en faveur d un soumissionnaire en particulier. 6.3.2 Obligation de confidentialité des consultants ou mandataires chargés de rédiger des documents ou d assister la Ville dans le cadre du processus d appel d offres Tout consultant ou mandataire chargé par la Ville de rédiger des documents d appel d offres ou de l assister dans le cadre d un tel processus est formellement obligé de préserver la confidentialité de toute information de nature confidentielle portée à sa connaissance dans le cadre de l exécution de son mandat. À cet égard, le consultant ou mandataire doit obligatoirement signer l engagement de confidentialité qui doit être joint par le responsable de l octroi du contrat à tout contrat conclu avec un tel consultant ou mandataire. Un consultant ou mandataire chargé par la Ville de rédiger des documents d appel d offres ne pourra directement ou indirectement soumissionner ou collaborer à la préparation d une soumission pour la réalisation de travaux découlant de son mandat. Le consultant ou mandataire doit signaler tout comportement irrégulier ou toute situation de conflits d intérêts dont il est informé. 6.3.3 Conditions de recevabilité et de conformité des soumissions Les documents d appel d offres doivent prévoir les conditions de recevabilité et de conformité des soumissions. En outre, les conditions de conformité doivent indiquer les cas qui peuvent entraîner le rejet d une soumission, dont notamment : Page 9
le fait par le soumissionnaire de ne pas accompagner sa soumission de la déclaration obligatoire prescrite par l article 6.3.11 de la politique ou de faire une déclaration incomplète, fausse ou trompeuse ; le fait qu une entreprise ou l un de ses administrateurs ait été reconnu(e) coupable au cours des 5 dernières années d une infraction prévue à la Loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34) relativement à un contrat attribué par une administration publique au Canada; lorsqu il y a des motifs raisonnables de croire qu un ou plusieurs soumissionnaires ont truqué leur offre ou se sont adonnés à de la collusion dans la préparation de leur soumission; lorsqu un soumissionnaire tente, lors d interventions politiques ou administratives, d influencer, par de l intimidation ou autrement, l attribution du contrat pour lequel il a présenté une soumission. 6.3.4 Précision quant au droit de la Ville de rejeter toutes les soumissions reçues Les documents d appel d offres doivent contenir une clause de réserve précisant, notamment, que la Ville ne s engage à accepter, ni la plus basse ni aucune des soumissions reçues, et se réserve le droit de rejeter l ensemble de celles-ci, notamment lorsque : le service n est plus requis ; les offres reçues ne répondent pas aux besoins; les offres ne représentent pas la juste valeur du marché ; le prix soumis accuse un écart important par rapport au budget ou à l estimation réalisée par la Ville; lorsque la Ville a des motifs raisonnables de croire que certains ou l ensemble des soumissionnaires ont truqué leur offre ou se sont adonnés à de la collusion dans la préparation de leur soumission. 6.3.5 Transmission d information aux soumissionnaires Le document d appel d offres de la Ville doit identifier le ou les responsables dont la fonction est de fournir les informations administratives et/ou techniques concernant la procédure d appel d offres en cours aux soumissionnaires potentiels et indiquer ses coordonnées. Pour toute question ou commentaire relatif au processus d appel d offres ou à l objet du contrat sollicité, le soumissionnaire doit obligatoirement et uniquement s adresser aux responsables désignés. Les responsables de l information aux soumissionnaires doivent s assurer de fournir et de donner accès aux soumissionnaires à de l information impartiale, uniforme, égale et éliminer tout favoritisme. Seul le responsable du processus d appel d offres (division de l approvisionnement ou greffe) est autorisé à émettre les addendas dans le cadre d un processus d appel d offres. Page 10
6.3.6 Non divulgation de l identité des soumissionnaires Tel que stipulé à la Loi sur les cités et villes, il est interdit à tout élu ou employé de la Ville, à tout membre d un comité de sélection et à tout consultant chargé par la Ville de l assister dans le cadre d un processus d appel d offres de divulguer le nom des soumissionnaires potentiels ou avérés tant que lesdites soumissions n ont pas été ouvertes. La liste des soumissionnaires invités sur un appel d offres par invitation écrite doit demeurer confidentielle tant et aussi longtemps que les soumissions ne seront pas ouvertes. Les modalités particulières à cet effet sont prévues à la politique administrative applicable selon le type de contrat concerné. 6.3.7 Visite de chantier et rencontre d information Afin de préserver la confidentialité de l identité des soumissionnaires, la Ville limite la tenue de rencontre d information ou de visite de chantier aux seules visites de chantier et rencontres d information pour les projets dont l ampleur peut être difficilement décrite de façon précise aux documents d appel d offres. Ces visites ou rencontres s effectuent sur une base individuelle et sur rendez-vous avec les preneurs de documents d appel d offres ou dans une forme permettant de préserver la confidentialité de l identité des soumissionnaires. Le responsable du processus d appel d offres (division de l approvisionnement ou greffe), ou une personne indépendante désignée par lui, effectue les rencontres ou visites avec les soumissionnaires potentiels. Il doit compiler les questions posées par chacun des soumissionnaires. Il doit émettre, s il y a lieu, un addenda à la fin de la visite ou de la rencontre de façon à fournir la même information à tous les soumissionnaires. Le responsable des informations techniques peut être présent à la demande du responsable du processus d appel d offres lorsque la complexité du dossier le justifie. 6.3.8 Cession du contrat et sous-traitance Les documents d appel d offres doivent comprendre un processus d autorisation préalable à toute cession totale ou partielle des obligations du contrat. La Ville peut refuser la cession du contrat en faveur d un soumissionnaire ayant participé à l appel d offres pour ce contrat. Les documents d appel d offres doivent également prévoir l obligation pour le soumissionnaire d identifier la liste de ses sous-traitants et que toute modification doit être autorisée préalablement par écrit par la Ville. La Ville peut refuser d autoriser l adjudicataire à modifier cette liste de manière à confier un contrat de sous-traitance à un soumissionnaire qui n a pas été retenu dans le cadre de l appel d offres pour le contrat principal. Page 11
6.3.9 Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission 6.3.9.1 Nomination et composition Les membres des comités de sélection sont nommés par le directeur général conformément à la Politique sur l attribution des contrats de services professionnels et au règlement sur la délégation de pouvoir de dépenser et de passer des contrats. 6.3.9.2 Conflit d intérêts Est inéligible à occuper la fonction de membre d un comité de sélection toute personne qui a un lien ou un intérêt direct ou indirect avec l un ou l autre des soumissionnaires en évaluation ou avec toute personne associée, actionnaire ou membre du conseil d administration d un de ces soumissionnaires. 6.3.9.3 Confidentialité En sus des membres d un comité de sélection qui ne doivent en aucun cas divulguer le mandat qui leur a été confié par la Ville, tout élu et tout employé de la Ville doit préserver la confidentialité de l identité des membres d un comité de sélection, et ce, jusqu à l adjudication du contrat. Tout membre du comité de sélection doit signer un formulaire d engagement qui prévoit, notamment, l obligation d assurer la confidentialité de leur mandat jusqu à sa complétion et de ne révéler aucun renseignement de nature confidentielle dont ils ont pris connaissance dans l exercice de leurs fonctions. 6.3.9.4 Interdiction de communiquer avec un membre d un comité de sélection Il est interdit à tout soumissionnaire potentiel ou l un de ses représentants de communiquer ou de tenter de communiquer dans le but de l influencer avec un membre d un comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a demandé les documents d appel d offres ou déposé une soumission. 6.3.9.5 Politique sur l attribution des contrats de services professionnels Les employés et membres de comité de sélection impliqués dans un processus d appel d offres doivent respecter les règles établies dans la Politique concernant les contrats de services professionnels et les contrats adjugés selon un système de pondération et d évaluation des offres. 6.3.10 Obligation de non-sollicitation à l embauche des employés municipaux Il est strictement interdit pour un adjudicataire de retenir les services ou d engager un employé de la Ville ayant participé à l élaboration de l appel d offres en vertu duquel un contrat lui a été octroyé, et ce, pendant une période d un (1) an suivant la fin dudit contrat. Page 12
Cette interdiction vise à empêcher un employé de favoriser ou paraître favoriser une entreprise dans le but d y avoir un contrat d emploi par la suite et qu un soumissionnaire obtienne des informations privilégiées parce qu un de ses employés travaillait auparavant pour la Ville. Cette obligation doit faire partie intégrante de tous les documents d appels d offres de la Ville et s impose aux soumissionnaires et adjudicataires. 6.3.11 Déclaration obligatoire des soumissionnaires Lorsqu un soumissionnaire dépose une soumission auprès de la Ville, il doit y joindre une déclaration, dûment signée devant témoin, dans laquelle il affirme solennellement : a) qu à sa connaissance et suite à des vérifications sérieuses, ni lui, ni aucun employé, dirigeant, administrateur ou actionnaire de son entreprise : - n a tenté de communiquer ou communiqué dans le but de l influencer avec un membre du comité de sélection, s il en est; - n a tenté de communiquer ou communiqué avec un employé autre que le ou les responsables de l information désignés aux documents d appel d offres pour obtenir de l information relativement à l appel d offres; b) qu il a établi sa soumission sans collusion et sans avoir communiqué ou établi d entente ou d arrangement avec un concurrent. Il doit également déclarer qu il n y a eu aucune communication, entente ou arrangement avec un concurrent relativement aux prix, aux méthodes, aux facteurs ou aux formules pour établir les prix, à la décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission, ou à la présentation d une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l appel d offres, directement ou indirectement, et ce, avant l heure de l ouverture officielle des soumissions; c) que lui ou un de ses administrateurs n a pas été condamné au cours des 5 dernières années à l égard d une infraction prévue à la Loi fédérale sur la concurrence (L.R. 1985, ch. C-34) relativement à un contrat attribué par une administration publique au Canada; d) qu il n a effectué aucune communication d influence en lien avec le présent appel d offres qui n était pas conforme à la Loi sur la transparence et l éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q. T-11.01), au Code de déontologie des lobbyistes et aux avis du commissaire au lobbyisme. e) qu il s engage, s il est l adjudicataire du contrat, à ne pas retenir les services d une personne ayant participé à l élaboration de l appel d offres pour lequel il soumissionne, et ce, pendant une période d un (1) an suivant la fin du contrat. Tout document d appel d offres doit contenir le formulaire de déclaration à compléter par le soumissionnaire et une mention à l effet que toute soumission à laquelle n est pas jointe la déclaration dûment complétée sera automatiquement rejetée. Le formulaire doit être conforme au formulaire joint en annexe 2 à la présente politique. 6.3.12 Investigation de certains résultats du processus d appel d offres Afin de comprendre le résultat lors d un processus d appel d offres où aucun, un seul ou peu de soumissionnaires répondent, tout document d appel d offres doit comprendre une demande au soumissionnaire de retourner au responsable de l appel d offres le formulaire fourni lui permettant Page 13
d indiquer ou d expliquer les raisons pour lesquelles il ne soumissionnera pas ou n a pas soumissionné. Le responsable de l appel d offres peut communiquer avec les soumissionnaires pour connaître leurs raisons si le formulaire n est pas retourné ou s il lui apparaît opportun d investiguer davantage notamment pour vérifier si : les conditions de l appel d offres étaient suffisamment larges pour générer de la concurrence; qu ils n ont pas été exclus ou autrement incités à ne pas participer à l appel d offres; qu ils n ont pas été témoins de trafic d influence, de gestes d intimidation ou d infractions à la Loi sur la concurrence ou de toute autre loi ou règlement. Si les raisons le justifient, l appel d offres pourrait être repris en portant des efforts afin de s assurer de la participation de nouveaux soumissionnaires. Le responsable de la présente politique doit être avisé s il y a apparence de collusion, de gestes d'intimidation, de trafic d'influence, de corruption ou de truquage des offres. 6.4 Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat 6.4.1 Modifications apportées à un contrat adjugé à la suite d une demande de soumissions Une modification à un contrat adjugé à la suite d une demande de soumissions n est possible que dans la mesure où la modification constitue un accessoire au contrat et n en change pas la nature. En cas de doute à cet égard, une opinion juridique doit être demandée au Service des affaires juridiques par rapport aux règles jurisprudentielles applicables en la matière. 6.4.2 Autorisation d une modification à un contrat Pour tout contrat conclu de gré à gré, un addenda écrit au contrat doit être autorisé par le gestionnaire, le comité exécutif, le conseil d arrondissement ou le conseil municipal détenant l autorité ou la délégation de pouvoir nécessaire pour ce faire en vertu de la loi ou du règlement de délégation de pouvoir adopté à cet effet. Toute modification à un contrat conclu à la suite d un processus d appel d offres doit être autorisée par écrit par le conseil municipal, le conseil d arrondissement, le comité exécutif ou l employé détenant l autorité ou la délégation de pouvoir nécessaire pour ce faire en vertu de la loi ou du règlement de délégation de compétence adopté à cet effet. Toute modification à un contrat de travaux ou services ou toute contingence dans un contrat adjugé par le conseil municipal et dont le coût est supérieur à 10 % du coût total initial du contrat doit être autorisée par le comité exécutif si le coût de la modification est inférieur à 100 000$ et par le conseil municipal s il est de 100 000$ ou plus. Page 14
6.4.3 Contrôle et suivi budgétaire Pour être valide, toute modification à un contrat doit être faite par un gestionnaire en vertu d une délégation de pouvoir et doit être réalisée dans le respect des règles de suivi et de reddition de compte édictées au règlement sur le contrôle et le suivi budgétaire et au règlement sur la délégation de pouvoir aux employés. 6.5. Mesures de sanction en cas de non respect de la politique Conformément aux articles 573.3.1.2 et 573.3.4 de la Loi sur les cités et villes, toute personne élue ou employé de la Ville qui, sciemment, contrevient aux mesures obligatoires prévues à la présente politique peut être tenue personnellement responsable des dommages envers la Ville et déclarée inhabile à exercer, pendant deux ans, la fonction de membre du conseil de toute municipalité ou de tout organisme municipal ou celle de fonctionnaire ou d employé d une municipalité ou d un tel organisme. Pour les autres personnes assujetties à la présente politique, les sanctions possibles sont celles prévues à leur contrat avec la Ville et peuvent aller jusqu à sa résiliation et au fait de ne pas être considéré pour l octroi de contrat de gré à gré ou sur invitation, et ce, pour une période de cinq (5) ans. 7. GESTION DES PLAINTES ET CONTRÔLE 7.1 Personne responsable de l application de la politique Le directeur général est responsable de l application de la présente politique. 7.2 Gestion des plaintes par le directeur général La Ville délègue la tâche de responsable de la gestion des plaintes au directeur général. Son rôle consiste à recevoir et analyser les plaintes au sujet de pratique suspecte, de situation de collusion, de truquage, de trafic d influence, d intimidation et de corruption, tant de la part des membres du conseil, des dirigeants et employés municipaux que des citoyens et soumissionnaires s estimant lésés. Le directeur général voit au traitement de la plainte en prenant les dispositions nécessaires pour le cas échéant, que soient apportés les ajustements ou correctifs requis afin d assurer le respect de la présente politique de gestion contractuelle. Lorsque le directeur général le juge nécessaire, il transmet ses recommandations au conseil municipal et si besoin est, au bureau du Commissaire au lobbyisme, aux autorités compétentes du MAMROT ou aux instances appropriées en matière de crimes et d entrave à la libre concurrence. 7.3 Recours à l ombudsman et autres instances Dans le cas où l auteur d une plainte jugerait insatisfaisant le traitement que le directeur général a fait de sa plainte et les mesures qu il a prises pour y donner suite ou s il juge que le directeur général est lui-même en conflit d intérêts, il peut s adresser au bureau de l ombudsman de la Ville. Page 15
L ombudsman voit au traitement de la plainte et recommande à la direction générale les ajustements nécessaires à apporter le cas échéant. Lorsque l ombudsman le juge nécessaire, il transmet ses recommandations au conseil municipal et si besoin est, au bureau du Commissaire au lobbyisme, aux autorités compétentes du MAMROT ou aux instances appropriées en matière de crimes et d entrave à la libre concurrence. 7.4 Vérification des processus d appel d offres et d octroi des contrats Le vérificateur général peut examiner de son propre chef ou sur demande du comité exécutif ou du conseil municipal les processus d appel d offres et d octroi des contrats, afin de s assurer de leur efficacité, de discerner les possibles malversations, de vérifier l efficacité des mesures mises en place, de détecter les lacunes et de recommander des ajustements. 8. ANNEXES - Annexe I «Déclaration de l employé» (article 6.1.1) - Annexe II «Déclaration du soumissionnaire» (article 6.3.11) Page 16
DÉCLARATION DE L EMPLOYÉ Je, soussigné(e) DÉCLARE : a) avoir pris connaissance du Manuel des politiques et procédures en matière contractuelle et de ses mises-à-jour qui m ont été remis ; b) déclare avoir les liens d affaires ou intérêts pécuniaires suivants avec une entreprise susceptible d être un soumissionnaire ou un fournisseur et ou être dans la ou les situations suivantes susceptibles de conflits d intérêts dans le cadre d un appel d offres ou de l attribution d un contrat municipal : Identification et signature de l employé(e) Nom: Titre : Signature : Date : Annexe I Politique de gestion contractuelle article 6.1.1
DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE Je, soussigné, en mon nom personnel ou au nom du soumissionnaire que je représente, DÉCLARE : a) qu à ma connaissance et suite à des vérifications sérieuses, ni moi, ni aucun employé, dirigeant, administrateur ou actionnaire du soumissionnaire : - n a tenté de communiquer ou communiqué dans le but de l influencer avec un membre du comité de sélection, s il en est; - n a tenté de communiquer ou communiqué avec un employé autre que le ou les responsables de l information désignés aux documents d appel d offres pour obtenir de l information relativement à l appel d offres; b) que la soumission a été établie sans collusion et qu il n y a eu aucune communication, entente ou arrangement, directement ou indirectement, avec un concurrent dans le but de diminuer ou d empêcher la libre concurrence relativement aux prix, aux méthodes, aux facteurs ou aux formules pour établir les prix, à la décision de présenter ou de ne pas présenter la soumission ou pour la présentation d une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l appel d offres, et ce, avant l heure de l ouverture officielle des soumissions; c) que moi ou un des administrateurs du soumissionnaire n a pas été condamné au cours des 5 dernières années à l égard d une infraction prévue à la Loi fédérale sur la concurrence (L.R. 1985, ch. C-34) relativement à un contrat attribué par une administration publique au Canada; d) que moi ou aucun employé, dirigeant, administrateur ou actionnaire du soumissionnaire n a effectué de communication d influence en lien avec le présent appel d offres qui n était pas conforme à la Loi sur la transparence et l éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q. T- 11.01), au Code de déontologie des lobbyistes et aux avis du commissaire au lobbyisme; e) que le soumissionnaire s engage, s il est l adjudicataire du contrat, à ne pas retenir les services d un employé de la Ville de Sherbrooke ayant participé à l élaboration de l appel d offres pour lequel il soumissionne, et ce, pendant une période d un (1) an suivant la fin du contrat. Identification du soumissionnaire Nom du soumissionnaire : Nom du signataire autorisé : Signature : Date : Annexe II Politique de gestion contractuelle article 6.3.11