1 LPO JEAN MOULIN BEZIERS Dossier pour les sorties, voyages ou projets pédagogiques Consignes à l attention du professeur et accompagnateurs Principes pour l organisation des sorties ou voyages pédagogiques FICHE N 1 : Voyages, appariement et sorties pédagogiques + budget prévisionnel : pages 5 et 6 FICHE N 2 : Personnel enseignant : demande d autorisation d absence/régularisation d absence : pages 7 et 8 FICHE N 3 : Autorisation de sortie/de voyage scolaire : engagement de la famille : page 9 FICHE N 4 : Liste des élèves : pages 10 et 11 FICHE N 5 : Voyage pédagogique : page 12 1
LPO Jean Moulin 34500 Béziers CONSIGNES à l attention du PROFESSEUR ORGANISATEUR Et des ACCOMPAGNATEURS 1 Au moment du départ, faire l appel nominatif et signaler immédiatement les absents à la direction ou au C.P.E. Vérifier que les élèves ont leur carte d identité. EMPORTER la trousse de secours. 2 Le règlement intérieur de l établissement s applique intégralement pendant les voyages. Toute conduite inacceptable d un élève fera l objet d un rapport du professeur responsable de la sortie ou du voyage à son retour et entraînera une sanction parmi celles prévues au règlement intérieur de l établissement. 3 Réaliser régulièrement le comptage des élèves. 4 Pendant les activités y compris pendant le temps du repas, ne jamais laisser les élèves seuls. En cas de nuitée, s assurer que les élèves ont pris connaissance des consignes de sécurité inhérentes au centre d accueil. N oubliez pas de leur notifier l interdiction de sortir pendant la nuit. Attention : prévoir un moment de quartier libre pour les élèves au cours du séjour constitue une atteinte au principe général de continuité dans la surveillance des élèves. 5 Les baignades sont rigoureusement interdites. 6 En cas d accident ou de maladie grave, le professeur responsable doit tout mettre en œuvre pour que tous les soins nécessaires soient apportés aux élèves, le plus rapidement possible. En cas d urgence ou de problème grave, faire appel à : - n SAMU : 15 n Police : 17 n Pompiers : 18 - (à l étranger) n européen de secours : 112 - prévenir le Chef d établissement - remettre au Chef d établissement, au retour, un rapport officiel sur les circonstances de l accident avec déclaration de deux témoins. 7 - Proscrire par-dessus toutes les modifications de programmes improvisés. 8 Toute dépense pendant le voyage devra être justifiée par une pièce comptable (facture, tickets, ). 2
Principes pour l organisation des sorties ou voyages pédagogiques Année scolaire 2014-2015 Rappel sur les différentes catégories de sorties pédagogiques et de voyage : - Une sortie ne porte que sur une journée. - Un voyage comprend nécessairement une nuitée. Le régime des sorties pédagogiques et voyages scolaires s ordonne autour d un critère simple : celui de leur caractère obligatoire ou facultatif, dans le cadre du projet d établissement. Ce qui est obligatoire : les sorties pédagogiques et voyages de très courte durée, organisés sur le temps scolaire ou en partie, dans le cadre des programmes d enseignement sont obligatoires pour les élèves et donc gratuits. Ils font l objet d une réglementation très précise. Ce qui est facultatif : les sorties pédagogiques et voyages ne s inscrivant pas dans le cadre imposé par les programmes d enseignement mais qui sont justifiés par un objectif pédagogique ou éducatif. Ils ont lieu soit tout ou partie sur le temps scolaire, soit en dehors du temps scolaire. 1 ) Les contraintes administratives : - le délai de dépôt du projet : pour l intégrer dans le budget de l année suivante, il est impératif de fixer comme date butoir de dépôt du projet, la mi-novembre. - Certaines sorties nécessitent certains documents, formulaires et formalités avant le départ : o Veillez à avoir les coordonnées de l établissement o Les cartes d identité o L autorisation de sortie du territoire : elle peut être collective, dès lors que le nombre d élèves concernés est compris entre 10 et 100. La liste est établie par le chef d établissement qui la fait authentifier par la préfecture ou la sous préfecture. (pré imprimé à demander à la préfecture suffisamment à l avance) o La carte de soin européenne (pour les voyages à l étranger, valable uniquement dans les établissements publics) o Le numéro d appel inter mutuelle assistance o La trousse d urgence (contacter l infirmerie) - dans la plupart des cas les projets de sortie ou de voyage doivent être soumis au vote du conseil d administration sauf pour ceux dont le montant demandé aux familles est inférieur à 15 euros. - Il existe également un montant maximum demandé aux familles. Le chiffre est de 200. 2 ) L organisation matérielle et financière : Le professeur organisateur règlera l organisation de la sortie sous tous ces aspects en relation avec l intendance. - conseils pour l élaboration du budget : - o Les dépenses feront l objet de devis préalables (transports, hébergement, restauration, frais de visite). Les dépenses concernant les accompagnateurs devront apparaître séparément. 3
o les recettes peuvent avoir différentes origines : la participation des familles (le plafond maximum est arrêté par un vote du conseil d administration) Maison des Lycéens (prévoir la demande en amont) budget de l établissement subvention de la collectivité de rattachement partenariat avec des entreprises Les recettes permettant de couvrir les dépenses relatives aux accompagnateurs seront clairement identifiées. - Dans certains cas particuliers, il pourra être nécessaire de procéder à la nomination d un régisseur de recettes pour collecter les participations des familles. - Les modalités de commande : o Les commandes qui donnent lieu à facturation seront passées par l intendance (confirmation de devis, réservation du transporteur, de l hébergement, ). Il ne pourra pas être rédigé de bon de commande sans que des recettes au moins égales à la commande n aient été constatées. Aucune association (MDL, ) ne pourra régler directement une facture. o En tant que de besoin, pour faire face à de menues dépenses ou des dépenses imprévues, le chef d établissement peut décider de créer une régie d avance temporaire. La demande est à faire au moins 3 semaines à l avance auprès de l intendance. Le professeur organisateur sera nommé régisseur et devra au retour fournir toutes les pièces justificatives de ces dépenses. - Le professeur organisateur règlera avec l agence comptable les modalités de recouvrement de la participation des familles : montants, échéancier, liste des participants, 3 ) Les étapes à respecter : la chronologie des démarches : 1 ère étape : compléter les fiches n 1 et n 1 bis, la fiche n 2 étant une demande d autorisation d absence personnel, sans oublier de solliciter les financeurs : la collectivité de rattachement, le MDL. Les personnes à rencontrer sont les suivantes dans l ordre indiqué : o Le gestionnaire o Le chef d établissement ou son adjoint 2 ème étape : retour du dossier complet au secrétariat des Proviseurs Adjoints (Mme F. ANTON) 3 ème étape : présentation en conseil d administration 4 ème étape : envoi éventuel du projet financier au Rectorat pour contrôle 5 ème étape : informer les parents d élèves (fiche 3) et compléter les autres fiches du dossier. 6 ème étape : faire établir les différents bons de commande par les services d intendance 7 ème étape : dépôt des chèques à l intendance pour encaissement 8 ème étape : compléter la fiche liste des élèves pour la donner à la vie scolaire qui assurera la diffusion (à prévoir au moins deux semaines avant le départ) 4
Diffusion pour ampliation Secrétariat (1 ère page) ENT Mobilme LPO JEAN MOULIN Tableaux réservation accueil extérieurs Avenue des Martyrs de la Résistance BP 745 ----------------------- Loge (1 ère page) 34521 BEZIERS Cedex Intendance Tél : 04.67.35.59.35 Adjoint Fax : 04.67.35.58.94 Vie scolaire Prof.responsable. autres :... C.A : non oui le.. Conventions : non oui le.. SEGT SEP FICHE N 1 PROJETS PEDAGOGIQUES avec sorties : oui non avec voyages : oui non SORTIES VOYAGES APPARIEMENT LEONARDO ERASMUS INTITULE DU PROJET ET DESTINATION :. OBJECTIFS PEDAGOGIQUES : NOMBRE D ELEVES CONCERNES : Classe(s): NOM DU/DES PROFESSEUR(S) RESPONSABLE(S) : - - NOMBRE D ACCOMPAGNATEURS ET IDENTITE :.. DEROULEMENT DU VOYAGE : ALLER RETOUR Départ Arrivée Départ Arrivée LIEU DATE HEURE Joindre un programme détaillé dans le cas d un voyage Moyen de transport utilisé :.. Coordonnées du VOYAGISTE : - nom et tél : - adresse :. 5
DEPENSES Transport élèves :.. Transport accompagnateur :.. Hébergement élèves :. Hébergement accompagnateurs :... Restauration élèves :. Restauration accompagnateurs. Frais de visite élèves :.. Frais de visite accompagnateurs :. Autres : (frais divers, photocopies, téléphone, affranchissement, INTERVENANTS).. TOTAL GENERAL DES DEPENSES FICHE N 1 bis BUDGET PREVISIONNEL RECETTES Participation des familles... Subventions :.... Participation lycée (Fonds Propres) : Financement frais accompagnateurs MDL (Maison des Lycéens :. Divers (à préciser) :... TOTAL GENERAL DES RECETTES ATTENTION : LE SERVICE INTENDANCE EST SEUL HABILITE A EFFECTUER LES RESERVATIONS AUPRES DES FOURNISSEURS. RECAPITULATIF FRAIS D ENCADREMENT DU VOYAGE - Nombre de participants (élèves + accompagnateurs) :.. - Nombre d élèves :.. - Coût par participant : - Coût total des accompagnateurs :. Montant maximal de la participation des familles : Visa de l agent comptable : Vu le Visa du chef d établissement Vu le Acte du CA du.. 6
LPO Jean Moulin 34500 Béziers FICHE N 2 PERSONNEL ENSEIGNANT : - Demande d autorisation d absence - Régularisation d absence Mlle, Mme, M.: casier n Discipline : Motif de la demande (préciser) : Convocation de l'administration... Congé de maladie Convenance personnelle. Voyage ou sortie scolaire Autre. Durée de l'autorisation demandée : du au Service dû (préciser le nombre d heures d enseignement) : Compléter le tableau au verso Remplacement de service (compléter le tableau au verso) : Béziers le : (signature) AVIS DU PROVISEUR ADJOINT Date et signature AVIS DU CHEF D'ETABLISSEMENT Date et signature 7
LPO Jean Moulin 34500 BEZIERS CALENDRIER Nom, Prénom : Copie Vie scolaire Bât. 1 Vie Scolaire Bât. 2 Vie Scolaire Bât. 3 Chef(s) de Travaux Discipline : Divisions (et/ou groupes) Jour de la semaine : lundi,.. C O U R S S U P P R I M E S : C O U R S D E R E M P L A C E M E N T : Date Horaires Salles Nom de l'enseignant Jour de la semaine : lundi,.. Date Horaires Salles A renseigner par le secrétariat Date et signature de l'enseignant : HSE HSE Majorées
Académie de Montpellier *************** LPO Jean Moulin Avenue des Martyrs de la Résistance BP 745 34521 BEZIERS cedex *************** Tél : 04 67 35 59 35 Fax : 04 67 35 58 94 FICHE N 3 AUTORISATION DE SORTIE/VOYAGE SCOLAIRE ENGAGEMENT DE LA FAMILLE Je soussigné(e) M. Mme ou Mlle (1) Adresse :.... Tél. personnel : Tél. travail :. Père, mère, tuteur, représentant(e) légal(e) de l élève : Nom :.Prénom :...Classe : Date et lieu de naissance :.. N de carte nationale d identité ou passeport(3) : N de carte de sécurité sociale : Autorise mon fils, ma fille mon (ma) pupille(1) à participer au voyage ou à la sortie : à(2) :... du.. heure de départ.. au heure de retour prévue - J accepte les modalités d organisation de ce voyage, telles qu elles ont été autorisées par le conseil d administration. - Je verserai la somme de en 2 fois. 1 chèque représentant l acompte de 50 % du total 1 chèque représentant le solde. - J autorise mon fils, ma fille (1) à participer à toutes les activités prévues au cours de la (du) sortie- /voyage scolaire (2), notamment les visites, excursions, activités sportives. - Je certifie que mon enfant est assuré(e) en responsabilité civile contre les dommages qu il, elle pourrait causer aux biens et aux personnes à l occasion de cette sortie/voyage scolaire. - J autorise les accompagnateurs à prendre toute disposition qu ils jugeraient utile en cas d accident. Dans le cas particulier d une hospitalisation, l avis de la famille sera demandé le plus rapidement possible. L établissement en sera également averti au plus tôt. - Rappel : le règlement intérieur s applique intégralement pendant le voyage (discipline, comportement de l élève etc ) - Précautions particulières à prendre/autres remarques utiles (traitement médicaux, joindre l ordonnance) :... A, le. SIGNATURE du responsable légal (1) Rayer les mentions inutiles (2) Voyage à l étranger : - joindre l attestation de droit à prestation de la Caisse d Assurance Maladie (ex : formulaire E111 pour les pays de l U.E.) - fournir pour les enfants mineurs une autorisation parentale de sortie du territoire métropolitain (3) Une pièce d identité en cours de validité sera nécessaire. (Attention : prévoir 4 à 6 semaines pour la faire faire). 9
FICHE N 4 LPO Jean Moulin BEZIERS Intitulé de la sortie :. Date de la sortie :. Heure de depart :. HEURE D ARRIVEE :. Destinataires : Secrétariat Intendance Loge Adjoint Vie scolaire Prof. Responsable Affichage salle des professeurs LISTE DES ELEVES PARTICIPANTS CLASSE(S) CONCERNEE(S) : NOMBRE TOTAL D ELEVES :.. NOMBRE TOTAL DES PARTICIPANTS : NOM DES ACCOMPAGNATEURS et un numéro de téléphone :... NOM Prénom Classe REGIME NOM - Prénom Classe REGIME 10
INTITULE DU PROJET : DATE DE LA SORTIE : LISTE DES ELEVES NON PARTICIPANTS Indiquez les activités et la prise en charge de ses élèves pendant l absence de leurs camarades NOM Prénom Classe REGIME NOM - Prénom Classe REGIME 11