INCORPORATION FOIRE AUX QUESTIONS LE RÈGLEMENT ET LA SOCIÉTÉ Q1 : Quels sont les membres assujettis aux obligations du Règlement? R1 : Seuls les membres qui entendent bénéficier de la structure juridique de société en nom collectif à responsabilité limitée ou société par actions (la «société»), sont soumis aux obligations de déclaration, de paiement de frais d administration et de mises à jour des renseignements fournis. Q2 : Quel est le but du Règlement et la portée de l avis de production que doit émettre l Ordre des dentistes avant qu un membre puisse exercer en société? R2 : L Ordre, par son Règlement, autorise dorénavant les membres à exercer leurs activités professionnelles au sein d une société, tel que le prévoit le Code des professions. L Ordre ne fait qu attester la réception des documents. La conformité des informations transmises aux termes du Règlement demeure la responsabilité du membre. Q3 : Les membres sont-ils limités quant au choix de juridiction de leur société par actions? R3 : Non, la société par actions peut avoir été incorporée tant au provincial qu au fédéral. Dans tous les cas, la société devra remplir toutes les obligations qui lui sont imposées par la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales. Q4 : Doit-on fournir la liste de tous les administrateurs, dirigeants et officiers de la société? R4 : Oui, la déclaration exige que tous les membres de l Ordre qui y exercent leur profession, qu ils soient ou non associés ou actionnaires, soient listés avec leurs fonctions de gestion, le cas échéant (voir les sections 2, 4 et 6). De plus, le Règlement prévoit expressément que l Ordre peut exiger la communication du registre complet et à jour des personnes exerçant des fonctions de gestion au sein de la société. 1
LES ASSOCIÉS OU ACTIONNAIRES Q5 : Qui constitue, pour l Ordre, un «conjoint» ou un «parent» pouvant détenir des actions d une société par actions qui ne comportent pas de droit de vote? R5 : L Ordre utilise les concepts définis par le législateur québécois dans ses lois, dont le Code civil du Québec et la Loi d interprétation. Par exemple, pour être un «parent» du membre, la personne doit y être liée par le sang ou par adoption. De la même façon, le conjoint de fait doit, entre autres critères pour être assimilé à un «conjoint», faire vie commune avec le membre et se présenter publiquement avec ce dernier comme un couple. Q6 : Lorsqu une fiducie détient des actions d une société par actions qui, du fiduciaire ou du bénéficiaire, doit se qualifier comme membre, conjoint ou parent, selon le cas? R6 : On considère que c est le fiduciaire qui doit se qualifier puisque dans une fiducie, c est le fiduciaire qui exerce le contrôle. Quant au(x) bénéficiaire(s), le Règlement ne prévoit pas de restrictions particulières. Q7 : Un membre peut-il être associé ou actionnaire de plus d une société? R7 : Oui, rien dans le Règlement ne s y oppose. Q8 : Est-ce que des membres d autres ordres professionnels pourraient détenir des parts sociales ou actions avec droit de vote dans la société? R8 : Non. Le Règlement n a pas ouvert la porte à la multidisciplinarité. Ainsi, le partage d honoraires avec des non-membres est expressément interdit au Code de déontologie des dentistes. Q9 : Qu en est-il des actions sans droit de vote : peuvent-elles être détenues par des membres d autres ordres professionnels? R9 : Oui, mais de façon très restreinte. Dans la mesure où ces personnes appartiennent à l un des groupes de personnes identifiées au Règlement et qui peuvent détenir de telles actions, soit par exemple un parent, en ligne directe ou collatérale, ou le conjoint d un membre de l Ordre détenant des actions visées au paragraphe 1 de l article 3 du Règlement. Cependant, ces personnes ne pourront pas exercer leurs activités professionnelles ou des fonctions de gestion au sein de la société par actions. 2
LE NOM DE LA SOCIÉTÉ Q10 : Le nom de la société doit-il comporter le nom d un ou de certains des dentistes qui y exercent? R10 : Dans le cas des sociétés par actions, cela n est plus nécessaire. Bien que non obligatoire, la mention «SPRCP» pourra y être inscrite : un dentiste qui s «incorpore» peut donc choisir un nom qui n inclut pas son nom. Il en va autrement pour les sociétés en nom collectif, qu elles soient ou non à responsabilité limitée. Les SENC ou SENCRL doivent encore respecter l article 36 de la Loi sur les dentistes et leur nom doit donc comprendre au moins le nom de l un des associés la composant. De plus, les membres de l Ordre qui exercent leurs activités professionnelles au sein d une SENCRL doivent inscrire dans la dénomination sociale de la société l expression «société en nom collectif à responsabilité limitée» ou le sigle SENCRL. Q11 : Y a-t-il d autres limitations quant au nom que l on peut choisir pour la société? R11 : Oui, en ce que le nom de la société doit respecter toutes les lois et tous les règlements qui s appliquent au dentiste lui-même. À titre d exemples : Le nom de la société ne peut pas laisser entendre à une spécialité que les membres associés ou actionnaires n ont pas et enfreindre ainsi les dispositions pertinentes du Code de déontologie des dentistes; L utilisation de mots tels «esthétique» et «spa» contrevient à la portée actuelle du libellé des articles 26 et 27 de la Loi sur les dentistes, qui ne réfèrent pas aux interventions de type esthétique; L expression «corporation professionnelle» est à éviter, car elle pourrait être contraire aux exigences de l article 30 du Code des professions; On devra s assurer que le nom d une société déjà existante et utilisée pour la poursuite d activités professionnelles est adapté au nouvel objet de la société, le cas échéant. On évitera donc les termes «gestion» ou «corporation de services», etc. Q12 : Un membre peut-il continuer à utiliser son nom personnel ou tout autre nom de clinique qu il ou elle utilise, malgré la constitution d une société? R12 : Oui, dans la mesure où il ou elle remplit la section de la déclaration prévue à cet effet et qu il ou elle se conforme aux exigences du Registraire des entreprises. ACTIVITÉS DE LA SOCIÉTÉ Q13 : Est-ce que l objet de la société doit se limiter à la pratique de la médecine dentaire? 3
R13 : Non. Des activités accessoires ou collatérales en lien avec la pratique professionnelle (expertise, placements, location) peuvent également y être poursuivies. De plus, l activité principale, soit l exercice de la médecine dentaire, doit être dénoncée dans les actes constitutifs ou modificatifs. Dans le cas d une société déjà existante, on doit donc s assurer d en modifier l objet. Q14 : Est-ce que tous les lieux de pratique des membres associés ou actionnaires doivent être listés dans la déclaration? R14 : Oui. Il faut s assurer que le siège social de la société ou l un de ses établissements corresponde à l une des adresses listées au Tableau des membres qui y sont associés ou actionnaires (voir les articles 1 et 4 de la Section 1 de la déclaration). Q15 : Est-ce que toutes les informations de la déclaration doivent être mises à jour dès la survenance d un changement? R15 : Non, à moins que la modification survenue ait pour effet d affecter le respect des conditions relatives à la détention des actions ou parts sociales, qu elles comportent un droit de vote ou non (p. ex., révocation de permis d un associé ou coactionnaire, divorce ou séparation d avec le conjoint détenteur d actions sans droit de vote) et celui des autres conditions de l article 3 du Règlement, seule la mise à jour annuelle est obligatoire (voir l article 6 du Règlement). Cependant, une modification obligatoire apportée au Tableau en relation à un membre, notamment en ce qui concerne l ajout ou le retrait d un lieu de pratique, fera l objet d une annotation au dossier de la société au sein de laquelle exerce ce membre, le cas échéant. LES FORMALITÉS, LES FRAIS ET LA DOCUMENTATION EXIGÉS Q16 : Quelle est la finalité de la déclaration que doit produire le membre auprès de l Ordre? R16 : La déclaration est le principal outil dont dispose l Ordre pour administrer l incorporation de ses membres. En ce sens, la déclaration, ses modifications et, surtout, les attestations assermentées qu elle contient assurent à l Ordre que les conditions du Règlement seront satisfaites en tout temps. Q17 : En quoi consiste l assermentation exigée à la déclaration? R17 : Il est nécessaire que le répondant signe la déclaration devant une instance compétente. Au Québec, les commissaires à l assermentation dûment habilités par le ministre de la Justice, certains officiers publics ainsi que les avocats et les notaires ont le pouvoir de faire prêter serment à une personne lorsqu une loi ou un règlement le requiert. Le serment doit, pour être valide, être fait en présence de l une de ces personnes. Une déclaration non assermentée ou 4
assermentée de façon irrégulière ne sera pas acceptée par l Ordre et justifiera un retard dans le traitement du dossier. Q18 : Quels sont les documents exigés par l Ordre au soutien de la demande? R18 : À moins de circonstances particulières, les documents dont la Section 7 de la déclaration requiert la production répondent à toutes les exigences du Règlement. Q19 : Le membre seul qui s incorpore doit-il (elle) faire publier un avis dans un journal circulant dans chaque localité où il ou elle exerce des activités? R19 : Non, de tels avis doivent être publiés uniquement lorsqu une société en nom collectif existante poursuit ses activités sous la forme d une société en nom collectif à responsabilité limitée ou lorsque les associés d une telle société constituent une société par actions pour continuer ses activités. Q20 : Est-ce que les renseignements fournis à l Ordre au sujet de la société sont publics? R20 : En ce qui concerne les membres, seulement dans la mesure prévue au Code des professions et en ce qui concerne la société, ce sont les règles de publicité des entreprises qui garantissent la transparence à l égard du public. DATE DE DÉBUT D EXERCICE EN SOCIÉTÉ Q21 : Les membres peuvent-ils commencer à exercer leurs activités professionnelles au sein de la société avant de recevoir l avis de production transmis par l ODQ? R21 : Non, l exercice de la médecine dentaire au sein de la société ne peut commencer avant la date de début qui sera confirmée par l Ordre dans l avis de production transmis au répondant. Q22 : Est-ce que la date de début d exercice peut rétroagir à la date de la constitution de la société? R22 : Non, la date de début d exercice correspondra à la date de réception, par l Ordre, de la déclaration requise par le Règlement et de tous les documents qui sont nécessaires à son soutien. C est ce que signifie le mot «préalablement» mentionné au Règlement. Q23 : Est-ce qu une date de début d exercice «postérieure» peut être choisie? R23 : Oui, rien dans le Règlement ne s oppose à ce qu une date postérieure soit choisie pour des raisons de planification fiscale, par exemple. 5
LES OBLIGATIONS DÉONTOLOGIQUES Q24 : Est-ce que les obligations professionnelles des membres de l ODQ sont de quelque façon diminuées par l exercice de leurs activités professionnelles au sein d une société? R24 : Non. Le Code de déontologie des dentistes a été modifié afin de s assurer que l exercice en société ne modifie en rien les obligations déontologiques et civiles de leurs membres à l égard du public et de l Ordre. De fait, de nouvelles obligations ont été ajoutées, notamment en ce qui concerne les conflits d intérêts et la conclusion d ententes pouvant influer sur la qualité des services des membres de l Ordre. Q25 : Est-ce que tous les honoraires résultant d actes professionnels accomplis au sein de la société par tous les membres de l Ordre qui y pratiquent appartiennent à la société? R25 : Oui, lorsqu un dentiste exerce ses activités professionnelles au sein d une société, le revenu résultant des services professionnels qu' il a rendus au sein de cette société, et pour le compte de celle-ci, appartient à cette société, à moins qu il en soit convenu autrement. Q26 : Est-ce que des mesures particulières doivent être prises à l égard des patients des membres qui continuent leur pratique professionnelle au sein d une société par actions? R26 : Non. Ni la vente de l universalité des dossiers à la société ni l obtention du consentement des patients au transfert ne sont requis. Cependant, il serait souhaitable que le membre avise ses patients de ce changement en leur soulignant qu il ne modifie en rien ses obligations professionnelles envers eux. LE FONDS D ASSURANCE-RESPONSABILITÉ PROFESSIONNELLE DE L ORDRE DES DENTISTES DU QUÉBEC (FARPODQ) Q27 : Est-ce que l Ordre peut fournir la preuve de la garantie contre la responsabilité de la société? R27 : Non. Seul le FARPODQ peut fournir la preuve requise par le Règlement et il appartient aux membres désirant exercer leurs activités professionnelles au sein d une société d obtenir cette preuve. Q28 : Doit-on aviser le FARPODQ du fait que l on exercera dorénavant sa profession au sein d une société? R28 : Non. L Ordre transmet une copie de l avis de production au FARPODQ, et ce, dès sa transmission au membre. 6
LA RÉGIE DE L ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC (RAMQ) Q29 : Est-ce qu un membre doit entrer en communication avec la RAMQ dès qu il commence à exercer en société? R29 : Oui. L Ordre transmet une copie de l avis de production à la RAMQ, et ce, dès sa transmission au membre. De ce fait, la RAMQ est avisée de l existence d une nouvelle société et des membres qui y exercent leur profession. Le membre est dès lors responsable de faire les démarches nécessaires pour l ouverture d un nouveau compte administratif au nom de la société auprès de la RAMQ (voir les formulaires affichés sur le site Web de l Ordre www.odq.qc.ca sous Liens rapides exercice en société). 7