Annexe III. Questionnaire Voici une liste d actions qui sont des bonnes pratiques en gestion des connaissances. Nous vous proposons d évaluer la façon dont votre équipe exécute ces actions en attribuant un score à chacune d elles. Si vous trouvez que votre équipe exécute cette action Jamais Parfois Souvent mais sans méthode commune Souvent et avec une méthode commune Si une action n est pas pertinente dans votre contexte, S il vous est impossible d évaluer une action, alors notez 1 2 3 4 alors notez SO (= sans objet) alors notez SA (= sans avis) Domaine 1 : informations et savoirs dans nos documents (DO) DO1. DO2. DO3. DO4. DO5. DO6. Nous utilisons des outils pour faciliter et améliorer la rédaction de nos documents les plus fréquents. Ex. : des templates, modèles, formulaires Nous décrivons par écrit notre manière de travailler (nos processus, nos méthodes de travail). Ex. : nous disposons de procédures, manuels, modes d emploi Nous intégrons des métadonnées dans nos documents. Ex. : l (les) auteur(s), la date, le but, la version. Nous nous concertons sur l emplacement et le mode de classement de nos documents électroniques et papiers. Nous archivons et supprimons au moment opportun les anciens documents électroniques et papiers. Nous mettons à disposition spontanément les documents qui nous intéressent tous. Ex. : sur un intranet, un serveur Domaine 2 : savoirs et expériences dans nos têtes (ST) ST1. ST2. ST3. Nous identifions au sein de l équipe ce que chacun d entre nous possède comme savoir ou savoir-faire spécifique et qui est capable de nous aider en cas de problème. Pour les questions difficiles, nous prenons le temps de nous consulter. Nous partageons spontanément les informations intéressantes.
Ex. : via des réunions informelles, un réseau social interne ST4. ST5. ST6. Nous veillons à ce que les connaissances importantes soient détenues par plusieurs personnes. Ex. : nous travaillons souvent en duos. Nous veillons à ce que l expertise d un collègue qui quitte le service ait été acquise par un ou plusieurs collègues. Nous veillons à ce que les nouveaux venus soient rapidement intégrés et opérationnels. Ex. : nous organisons des parrainages, nous établissons des plans d intégration Domaine 3 : comment apprenons-nous aux autres? (AA) (aux autres équipes, aux autres organisations, aux citoyens) AA1. AA2. AA3. AA4. AA5. AA6. Nous utilisons des canaux efficaces pour transmettre les informations aux autres équipes, aux autres organisations et/ou aux citoyens. Ex. : intranet, sites web, réseaux sociaux, contacts personnels, brochures Nous informons les autres équipes, les autres organisations et/ou les citoyens des services que nous pouvons offrir. Nous répondons de façon exacte et complète aux questions venant de l extérieur. Ex. : nous désignons pour chaque membre de l équipe un remplaçant en cas d absence, nous dressons une liste des questions les plus fréquemment posées (FAQ) Nous conseillons les collègues des autres équipes confrontés aux mêmes difficultés que nous. Nous mettons à la disposition des autres équipes, des autres organisations et/ou des citoyens, les informations et données produites par nous, qui peuvent être utilisées. Nous organisons des rencontres avec d autres équipes pour leur faire connaître nos activités et le résultat de notre travail.
Domaine 4 : comment apprenons-nous des autres? (AD) (des autres équipes, des autres organisations, des citoyens) AD1. AD2. AD3. AD4. AD5. AD6. Nous sélectionnons les informations en provenance de l extérieur, nous veillons à ce que chacun reçoive uniquement l information qui lui est utile. Ex. : nous limitons le nombre de personnes en copie dans un mail. Nous rencontrons d autres personnes, équipes ou organisations pour confronter nos pratiques et notre façon de travailler et pour échanger informations et documents. Nous nous servons des suggestions et des plaintes qui nous sont adressées pour améliorer notre travail. Après une formation, un séminaire, une conférence, nous partageons avec nos collègues les connaissances ou pratiques nouvelles que nous avons apprises et nous réfléchissons à la façon dont nous pouvons les appliquer. Ex. : Lors des réunions d équipe, un point est réservé pour échanger autour de l évènement d apprentissage. Nous sommes informés des services offerts et des connaissances disponibles auprès des autres équipes. Lorsque nous sommes confrontés à des questions difficiles auxquelles personne dans notre équipe ne peut répondre, nous savons à qui nous adresser et demandons conseil. Domaine 5. Comment nous préparons-nous pour l avenir? (AV) AV1. AV2. AV3. AV4. AV5. AV6. Nous nous tenons à jour dans les domaines de connaissances qui sont importants pour notre équipe, tant à l heure actuelle que dans le futur. Ex.: nous faisons de la veille sur Internet, nous participons aux réseaux sociaux, nous déterminons ensemble qui sera responsable de quel domaine. Nous évaluons la qualité de notre travail et nous tirons les leçons de cette évaluation pour améliorer notre façon de travailler et nos outils. Nous nous rencontrons après un projet ou une tâche complexe pour partager ce que nous avons appris et pouvoir par la suite en tenir compte. Nous identifions les savoirs et savoir-faire que nous devons acquérir, pour faire face à l avenir. Ex. : nous avons un plan de développement de l équipe, il existe des plans individuels de développement pour chaque membre de l équipe. Nous renouvelons nos produits et services en tenant compte des nouveautés (technologiques, sociétales, organisationnelles ) qui surviennent dans notre domaine ou notre environnement. Ex. : nouveaux média, nouvelles attentes des citoyens Nous actualisons les descriptions écrites de nos processus en fonction de ce que nous avons appris par l expérience ou les échanges avec d autres. Ex.: Procédures, manuels, mode d emploi