Écully, le 08/01/2014 Charte du Challenge Grandes Ecoles Centrale Lyon 2014 Le Challenge Grandes Ecoles Centrale Lyon est un événement sportif, de plaisir et de partage. Bien que le Challenge soit établi de longue date, il demeure un événement fragile qui nécessite l'attention de chacun de ses acteurs. C'est pourquoi son équipe organisatrice entend nouer une relation de confiance durable avec les Associations Sportives encadrant la venue des écoles participantes. Le campus de l'ecole Centrale Lyon, dont la construction a commencé il y a près d'un demisiècle, n'a évidemment pas été conçu pour accueillir ce type d'évènement sportif. Les contraintes engendrées par le Challenge sont importantes et nécessitent que l'événement soit préparé avec soin. Aussi nous devons imposer des mesures aux Associations Sportives des écoles invitées. Nous vous chargeons, vous les membres de ces Associations Sportives, de respecter et de faire appliquer ces mesures. La plus importante est le respect des quotas imposés. Le nombre maximum de participants de votre école est fixé par les organisateurs, et vous vous engagez à le respecter. Comme cela a été mis en place l année dernière, cette année encore les supporters sont exclus de l'organisation, et il est interdit d'en encadrer la venue. Nous n'avons pas les moyens de les prendre en charge durant le weekend. La venue des fanfares et des pompoms est comprise dans les quotas, seules les pompoms sélectionnées à l issue du concours sur internet seront acceptées. En aucun cas l'inscription des pompoms ne garantit la participation de l'équipe au concours pompom. En effet, comme précisé dans le mail d'invitation de votre école, la participation de votre école vous sera confirmée à l'issue du concours pompom le 13 Janvier 2014. Si votre école n'est pas sélectionnée vous pourrez réaffecter les places réservées pompoms à vos autres sportifs jusqu'au 2 février 2014, date de clôture définitive des inscriptions. En accord avec ces quotas, il sera attribué un bracelet (système CodeBar Challenge) à chaque participant lui permettant de se restaurer sur place d'accéder aux activités sportives et autres du Challenge ainsi qu aux logements, la nourriture et les boissons. Le bracelet devra obligatoirement être porté au poignet à l issue des épreuves sportives du samedi pour qu il ne gène pas lors de la pratique du sport. Une caution sera demandée à chaque Association Sportive participante. Elle sera débitée en fonction des dégradations constatées au cours de l'évènement. En cas de dégradation trop importante et ne pouvant être imputée à aucune Association Sportive d une école en particulier, l ensemble des frais relatifs aux dégâts constatés sera réparti entre les associations des écoles représentées, au prorata du nombre de participants de chaque école (Centrale Lyon comprise). Le montant sera déduit de la caution donnée par l Association Sportive concernée.
Toute Association Sportive d une école participante doit régler des frais de participation. Vous trouverez en annexe le détail de ces frais de participation, ainsi que les modalités de paiement. Ces frais seront centralisés par l'équipe organisant la venue de l'école au Challenge. Une fois l'inscription faite, le nombre de sportifs, de pompoms et de membres de la fanfare est fixé et ne peut plus être modifié. Aucun remboursement de frais de participation ne sera effectué en cas d exclusion ou d abandon du tournoi. En cas d'annulation du tournoi par les organisateurs, l acompte sera conservé mais l'ensemble des autres frais seront restitués dans un délai d'environ deux mois après la date de l'événement. Enfin, comme les années passées, nous mettons de nouveau en place une double communication entre Centrale Lyon et les écoles participantes. Nous vous demandons de nommer un référent administration au sein de l'administration de votre école (le responsable des sports, le directeur des études ), qui sera à la fois notre interlocuteur et celui de l'administration de Centrale Lyon. Il sera prévenu de tout problème majeur. Par ailleurs un référent organisation de votre école (de préférence le contact établi précédement ou le cas échéant, le Président de votre Association Sportive par exemple) sera notre interlocuteur privilégié durant le weekend, il devra donc être présent sur Lyon et rester joignable en permanence. Nous vous demandons donc de nous désigner ces interlocuteurs, et de nous fournir leurs coordonnées avant le 2 février 2014. En cas de non respect de cette charte et du règlement du Challenge Grandes Ecoles 2014, des sanctions seront prises à l encontre des participants et/ou de l association défaillant (cf. le règlement). Ces sanctions réduiront le nombre de places qui vous est attribué ou annuleront la participation de votre école lors des prochaines éditions du Challenge. L'équipe organisatrice se réserve par ailleurs le droit de porter tout problème grave devant les autorités compétentes. La caution pourra aussi être débitée suite à la venue des supporters et l école ne sera pas réinvitée l année prochaine. A l'inverse, si l'équipe organisatrice est satisfaite de la participation de votre école au Challenge, si vos membres font preuve d'une excellente mentalité, des points de bonifications vous seront attribués. Le quota attribué à votre école sera, dans la mesure du possible, augmenté pour l'édition suivante, et ainsi vous aurez chaque année un peu plus de chance de monter sur le podium! Calendrier à respecter pour l'inscription d'une école : Les inscriptions sont ouvertes depuis le 16 décembre 2013 et ce jusqu au 19 janvier 2014. Pour compléter une inscription, la présente Charte est à rendre signée à l équipe organisatrice, accompagnée du règlement de l'acompte de l'école, pour au plus tard le 5 février 2014.
Il est tout même possible de continuer à vous inscrire la semaine du 20 janvier ainsi que celle du 27 janvier mais, de façon à avoir la quasi-totalité des inscriptions finalisées le 19 janvier à minuit, un tarif progressif (et donc dissuasif) est mis en place : Jusqu au 19 janvier minuit : tarif normal*. Du 20 janvier au 26 janvier minuit : tarif normal* + 5 par personne. Du 27 janvier au 2 février minuit : tarif normal* + 10 par personne. *Les tarifs normaux sont donnés dans l annexe financière. Ensuite, vous aurez jusqu'au 23 février 2014 pour nous faire parvenir les documents suivants : la liste nominative des sportifs, pompoms et membres de la fanfare inscrits le Règlement intérieur du Challenge Grandes Écoles Centrale Lyon 2014 signé par chaque participant, le référent organisation, le référent administration et le directeur de l école. le chèque de caution global de l école les chèques de caution individuels des participants pour leur logement les justificatifs de logement des participants si utilisation d'un dispositif extérieur Le complément des frais de participation devra également être réglé avant le 23 février 2014. Vous pouvez consulter l annexe financière fournie pour le détail des modalités de paiement. En cas de non respect de l'un des points précédents, la participation de l'école concernée sera annulée. En aucun cas, l'inscription des pompoms ne garantit la participation de l'équipe au concours pompom. En effet, comme précisé dans le mail d'invitation de votre école, la participation de votre école vous sera confirmée à l'issu du concours pompom le 13 Janvier 2014. Si votre école n'est pas sélectionnée vous pourrez réaffecter les places réservées pompoms à vos autres sportifs jusqu'au 19 Janvier 2014, date de clôture des inscriptions. ANNEXE FINANCIÈRE Inscriptions o Packs participants Pour les écoles Non Lyonnaises : Participant Formule Comprend Tarif
Sportif Full package Hébergement sur le campus + inscription à tous les repas du petit déjeuner du samedi 22 mars au déjeuner du dimanche 23 mars + participation au tournoi + participation à la soirée. 55 Light package Packfood pour le midi du samedi 22 mars + participation au tournoi + participation à la soirée. 35 Supplément ski 22 Pompom Fanfaron Full package Light package Hébergement sur le campus + inscription à tous les repas du petit déjeuner du samedi 22 mars au déjeuner du dimanche 23 mars + participation au concours pompom + participation à la soirée. Packfood pour le midi du samedi 22 mars à récupérer sur le campus de Centrale + participation au concours pompom + participation à la soirée. 40 20 Pour les écoles Lyonnaises : Participant Comprend Tarif Participation au tournoi + soirée + Packfood samedi midi 35 Sportif Supplément ski 22 Pompom Inscription au concours pompom + soirée 15 fanfaron o Détails des frais de participation Sportifs (les fanfares et pompoms sportifs sont rattachés à cette catégorie) : L inscription au tournoi est facturée 35 pour les sportifs et comprend l accès aux soirées et aux diverses animations sur le campus. Pompoms, fanfares, mascottes non sportifs : L inscription est de 15 et comprend l accès aux soirées et aux diverses animations du campus. Logement :
De manière générale, les filles sont logées en chambre et les garçons sous tente. Cependant cette année, certaines filles pourront être logées en tente : seules les premières inscrites pourront bénéficier d une chambre dans les résidences du campus. Si des personnes se font inviter par des personnes habitant actuellement sur le campus, il faut qu elles nous le précisent avant le 23 février 2014. Elles devront s acquitter des frais de logement et leur hôte devra venir se signaler auprès de l équipe Challenge. Si des personnes désirent loger à l hôtel (ce qui permet possiblement d augmenter les quotas de votre école), elles doivent fournir au moment du règlement du complément un justificatif d inscription à l hôtel. Elles ne paient alors pas les frais de logement sur le campus. Les personnes accueillies par des personnes logeant hors campus doivent être référencées et ne paient pas les frais de logement sur le campus. Elles ne bénéficieront pas d une tente ou d une chambre sur le campus. Sports particuliers : La participation à certains sports demandant une organisation plus poussée et des moyens supplémentaires entraine un supplément lors de l inscription : Ski : 22euros (comprenant trajet A/R en station, slalom, forfait journée) o Modalités de paiement Un acompte d'une somme de 15 euros par sportif engagé est exigé et sera facturé lors de l'inscription. Le montant total de l acompte concernant votre école devra être réglé impérativement avant le 5 février 2014 dernier délai sous forme de chèque à l ordre de USE ECL Club Challenge, ou de virement bancaire (un RIB sera joint). Si le paiement s effectue par virement, merci de bien préciser le motif du virement dans la description. Le complément des frais de participation devra être réglé par l Association Sportive de chaque école. Il sera facturé à partir du 15 février 2014, et devra impérativement être réglé avant le 23 février 2014 dernier délai sous forme de chèque à l ordre de USE ECL Club Challenge, ou de virement bancaire (RIB joint). o Sanctions en cas de non respect des délais Des sanctions seront envisagées en cas de retard des paiements, pouvant aller jusqu à l annulation de la participation de l école concernée. o Désistements Si une école se désiste après la cloture des inscriptions, l acompte quelle aura versé sera conservé par le Challenge compte tenu des imprévus que cela apporte à l organisation.
Cautions o Caution Globale Chaque Association Sportive participante adresse une caution globale de 4000, sous forme de chèque à l ordre de USE ECL Club Challenge. Excepté pour l école Centrale de Marseille et l école des Ponts qui devront nous adresser une caution globale de 6000 suite aux débordement de l édition 2013 et l édition 2010. Cette caution devra être fournie en même temps que le règlement des frais de participation. Le chèque de caution global devra être envoyé à l équipe organisatrice au plus tard le 20 février 2014 o Caution relative au logement Chaque participant logé sous tente doit fournir un chèque de caution de 50 à l ordre de USE ECL Club Challenge. Aucun lit de camp ne sera fourni. Chaque participante logée (résidence) doit fournir un chèque de caution de 400 à l ordre de USE ECL Club Challenge. Il est possible qu il lui soit fourni un lit de résidence ou un lit de camp (3 filles par chambre) mais il est fortement conseillé d amener un tapis de sol. Les cautions relatives au logement devront être envoyées à l équipe organisatrice au plus tard le 15 février 2014. o Retour des cautions Les cautions individuelles relatives au logement seront déchirées après le challenge par le trésorier de l édition 2014, si aucune dégradation particulière n a été déterminée dans un délai raisonnable. Dans le cas contraire, le participant recevra sa caution en retour du paiement du montant demandé en réparations. Si le participant souhaite reçevoir ça caution, il devra le demander à l adresse ci-dessous. Les cautions globales des Associations Sportives seront directement renvoyées s il n y a pas de majoration due aux dégradations excessives. Dans le cas contraire, chaque Association Sportive recevra sa caution en retour du paiement du montant qui lui a été attribué.
Dans les deux cas précédents, si le paiement n est pas réalisé sous une durée de deux semaines après réception de la notification, le chèque de caution sera encaissé, et un versement de la différence sera réalisé sous une durée de deux semaines à compter du jour de l encaissement de la caution. Pour tout complément d information, veuillez contacter le Trésorier du Challenge Grandes Ecoles Centrale Lyon 2014 : paul.peton@ecl2015.ec-lyon.fr 06 74 98 71 57
Récapitulatif : Nom de l'école : Nom de l Association Sportive : Nombre de participants : Sportifs : Pompoms : Membres de la fanfare : Total : Type de logement choisi : En tente sur le campus de Centrale Lyon : Dans les résidences de l'école (filles uniquement) : Avec un dispositif extérieur (justificatif requis) : Total : Frais de participation (voir le détail dans l annexe financière jointe) : Acompte : J ai pris connaissance du présent document et m engage à respecter chaque point mentionné dans cette Charte du Challenge Grandes Écoles Centrale Lyon 2014 adressée aux Associations Sportives. Le Président de l Association Sportive : Pour l'école : Le : À :