UNIVERSITÉ D'AVIGNON ET DES PAYS DE VAUCLUSE GUIDE PRATIQUE «RÉDIGER LA FICHE DE POSTE» 1 22/11/2006
La fiche de poste comprend 7 rubriques : 1. Descriptif du poste 2. Renseignements concernant l'agent 3. Mission(s) et contexte 4. Compétences pour la mise en oeuvre des missions du poste 5. Évolution du poste : objectifs à court ou moyen terme 6. Évaluation des risques professionnels liés au poste 7. Formation : bilan et besoins La fiche de poste doit être pré-remplie par l Agent et finalisée conjointement avec le Chef de Service lors de l entretien. CADRE 1 DESCRIPTIF DU POSTE Intitulé du poste : Nom couramment utilisé pour désigner la situation de travail. Ex : gestionnaire de scolarité, secrétariat pédagogique, technicien de laboratoire, agent de sécurité etc. Structure de rattachement : UFR Droit, SAGE, Service commun de la documentation, etc. Service : Service intérieur, imprimerie, audiovisuel, secrétariat pédagogique etc. Mission principale du service : Se reporter à la fiche de service. CADRE 2 RENSEIGNEMENTS CONCERNANT L AGENT Corps/Grade : concerne uniquement les personnels titulaires Ancienneté dans le grade : concerne uniquement les personnels titulaires Modalités d'accès : concerne uniquement les personnels titulaires Date d'entrée dans la fonction publique : concerne uniquement les personnels titulaires Quotité de service : Indiquer la quotité générale de l'agent. Ex : 80% Ventilation de la quotité : Si l'agent exerce ses fonctions en totalité sur le même poste, indiquer 80 % «dans le service». Si l'agent exerce ses fonctions sur deux postes, indiquer par exemple : 40 % «dans le service», et 40 % «dans un autre service» en précisant lequel. En tout état de cause l'addition des deux quotités doit être égal à la quotité générale de service, et non pas, dans l'exemple précédent à 50 % dans un service et 50 % dans l'autre. CADRE 3 MISSION(S) ET CONTEXTE Description de la mission principale de l'agent : Ce premier paragraphe est à remplir par le chef de Service. Il y a lieu de définir en une seule phrase le poste tenu par l'agent, la raison d'être ou la finalité de ce poste. 2 22/11/2006
Ex : assurer, garantir, contribuer, participer, réaliser, contrôler... tel domaine ou telle activité... Description des missions et activités de l'agent : - La mission principale peut se décliner en plusieurs missions et plusieurs activités. Cette description répond à la question : «à qui et à quoi je sers?» - Les activités rendent compte de ce que l'agent réalise concrètement au travail : «comment je fais pour accomplir ma mission?» Ex : concevoir, développer, conduire, conseiller, réparer, construire, informer, animer, assurer... Quand cela est possible, il est souhaitable : de les quantifier, de manière à donner une représentation de l'importance de chaque activité d'indiquer leur périodicité d'exécution. Ex : Secrétaire de scolarité : Mission : contribuer à l'inscription administrative des étudiants Activités : - vérifier les dossiers, - évaluer et réceptionner les paiements, - enregistrer l'inscription administrative, - délivrer les cartes d'étudiants et les certificats de scolarité, - éditer et vérifier les listes de paiement pour la comptabilité - indiquer le nombre de dossiers traités pour une période donnée, - indiquer aussi les processus de travail, en particulier lorsqu'ils sont informatisés (utilisation du logiciel de comptabilité, de scolarité etc.). Contraintes spécifiques : Contraintes particulières liées à l'activité. Ex. : délais impératifs, confidentialité, exactitude parfaite des données à saisir, saisonnalité des tâches, astreintes, horaires particuliers, périodes de congés spécifiques, déplacements, etc. Relations : Cette rubrique permet d'identifier la dimension relationnelle de l'activité: En interne : description des interdépendances avec d'autres postes de la structure, qu'ils soient hiérarchiques (chef de service, directeurs de laboratoires, Secrétaire Général...) ou fonctionnels (autres gestionnaires, autres services...). En externe : accueil d'usagers, de personnels, de public, de fournisseurs et prestataires, relations avec l'entreprise, les collectivités, les institutions, etc. Elle permet de préciser la nature des relations avec les différents interlocuteurs : transmission d'informations, communication, prestation, coopération, négociation, conseil, etc. CADRE 4 COMPÉTENCES POUR LA MISE EN ŒUVRE DES MISSIONS DU POSTE Compétences nécessaires : Il convient de décrire les compétences nécessaires à l'exercice de la fonction et indispensables pour une bonne occupation du poste : «il faut être capable de...» Ex : connaître les textes du LMD, les procédures des marchés publics, savoir utiliser telle machine, tel logiciel, savoir faire un dossier de synthèse, savoir coordonner ses activités avec celles des collègues de l'équipe etc. 3 22/11/2006
Compétences à développer ou à acquérir : Quelles compétences supplémentaires devraient être acquises pour améliorer la bonne occupation du poste. Autres compétences détenues et non utilisées sur ce poste : Recenser dans cette rubrique les autres compétences non utilisées sur ce poste. Ex : connaissance d'une langue étrangère ou de logiciels autres que ceux du service, expérience professionnelle antérieure, brevet de secouriste, ou compétences pouvant interférer sur les activités du poste : élu, membre d'instances institutionnelles, formateur, membre de jury de concours etc. CADRE 5 ÉVOLUTION DU POSTE / OBJECTIFS À COURT OU MOYEN TERME Rappel du ou des objectifs du service : Cette première rubrique doit être remplie par le chef de service, en cohérence avec la fiche de service. Elle permet de préciser les missions principales dévolues au service, de manière à définir aussi précisément que possible le positionnement de l'agent dans la poursuite des objectifs généraux, qu'ils soient structurels (permanents) ou conjoncturels (projets en cours). Ex: le service de scolarité a pour objectif principal d'assurer la totalité des actes de gestion des étudiants, depuis la période de pré-inscription jusqu'à la délivrance du diplôme pour lequel l'étudiant est inscrit. C'est à l'intérieur de cette mission générale assignée au service que sera définie la place ou le rôle de l'agent chargé de gérer les Licences de Droit. Objectifs liés à l occupation du poste : Cette rubrique permet de définir : les objectifs à atteindre, les calendriers ou échéances les moyens à mettre en oeuvre, les activités à développer, les projets ponctuels à mettre en place les améliorations à poursuivre les organisations à modifier ou à mettre en place etc. Ces objectifs peuvent être différenciés de la manière suivante : 1. Objectifs d amélioration correspondant à la réalisation des missions actuelle du poste : Cette rubrique doit être remplie conjointement par l agent et le Chef de Service. Suggestions de l'agent : quelle est la contribution attendue par l'agent pour améliorer son adéquation aux exigences du poste? L'agent peut, dans cette rubrique, proposer de modifier sa manière d'exercer sa fonction, de clarifier les contours de son poste ou de ses responsabilités, de préciser une éventuelle réorganisation de ses tâches etc. Moyens et accompagnements : nouvelle organisation, nouveaux moyens, gestion du temps différente, activités à développer, formation éventuelle etc. 2. Objectifs d'évolution correspondant aux nouvelles missions et activités à développer : Les mêmes suggestions peuvent être faites par l agent et par le chef de service, pour faire évoluer le poste. Les moyens et accompagnements doivent alors être précisés pour la prise en charge de ces nouvelles missions ou activités. 4 22/11/2006
Observations éventuelles : L'objet de l'entretien est de finaliser ensemble la fiche de poste. Des observations complémentaires peuvent être faites par les deux signataires. CADRE 6 ÉVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS AU POSTE Cette fiche permet de faire connaître les risques professionnels éventuels liés au poste et à l'activité de l'agent. Elle permettra ainsi aux services concernés d'en être informés par l'agent lui-même et d'envisager, selon le cas, les mesures à prendre. Elle sera transmise au Directeur des Ressources Humaines ainsi qu'à l'ingénier Hygiène et Sécurité. Conditions de travail (bruit, poussière, confort thermique, éclairage, aération ) Charge mentale et ambiance de travail (stress, harcèlement, conflits, organisation du travail ) Chutes (de plain pied, de hauteur, d objet ) Electricité (contact direct, indirect, sous tension ) Equipement de travail (entretien et contrôle, risque mécanique, projection d éléments ou de fluide, vibration, coupures et piqûres, brûlures et gelures ) Equipement sous pression Expérimentation animale Incendie (ERP, matériaux ou process explosifs ou combustibles ) Laser Liquide cryogénique et gaz (stockage, manipulation ) Manutention (manuelle ou mécanique) Mission (transport, climat, situation sanitaire et géopolitique ) Plongée Rayonnements ionisants (stockage, manipulation ) Rayonnements non ionisants (électromagnétisme, infrarouge, ultraviolet ) Risques biologiques (stockage, manipulation ) Risques chimiques (stockage, manipulation ) Travail sur écran Autre (risque routier, coactivité, tabagisme, alcool.). CADRE 7 FORMATION : BILAN ET BESOINS À remplir conjointement par l intéressé(e) et le chef de Service. 5 22/11/2006