Règlement sur les remboursements de frais LC. Adopté par le Conseil administratif le avril 0 Entrée en vigueur le er juin 0 Le Conseil administratif de la Ville de Genève, vu l article alinéa du Statut du personnel de la Ville de Genève du 9 juin 00, vu l article alinéa du règlement d application du Statut du personnel de la Ville de Genève du octobre 009, adopte le règlement municipal suivant : Chapitre I Dispositions générales Art. But Le présent règlement a pour objet de définir les modalités de remboursement des frais engagés par les membres du personnel de l administration municipale pour les besoins de leur activité professionnelle et de leur formation continue. Art. Champ d application Il s applique à l ensemble des membres du personnel de l administration municipale. Art. Définition de la notion de frais Sont réputés frais au sens du présent règlement les dépenses engagées par les membres du personnel pour les besoins de leur activité professionnelle et de leur formation continue. Les frais concernés sont : a) les frais de déplacement professionnel (section I), b) les frais de repas (section II), c) les frais d hébergement (section III), d) les autres frais (section IV). Art. Principes Les dépenses sont soumises au principe de l emploi judicieux et économique des moyens selon lequel elles doivent être nécessaires et proportionnées à l accomplissement des tâches publiques. Les frais sont remboursés pour autant qu ils ne soient pas déjà pris en charge par la Ville de Genève. Les dépenses engagées sans nécessité professionnelle ne sont pas prises en charge par la Ville de Genève, mais par la membre ou le membre du personnel. Les frais sont en principe remboursés à concurrence de leur montant effectif, par événement et sur présentation des justificatifs originaux détaillés, dans les limites prévues à l annexe. Le Conseil administratif peut fixer des allocations forfaitaires ne faisant pas partie du revenu imposable, dont celles à titre de frais de représentation versées aux fonctions exhaustivement énumérées à l annexe, pour autant qu elles ne dépassent pas les montants admis par l Administration fiscale cantonale.
LC. Les frais réguliers de petit montant et de même nature peuvent être remboursés de manière forfaitaire dans les limites prévues à l annexe. Les remboursements sous forme de forfait sont admissibles à condition que les directions des services de l administration municipale s assurent qu ils soient équivalents aux frais auxquels ils se réfèrent. Sont réservées les allocations forfaitaires à titre de frais de représentation au sens de l alinéa ci-dessus. 8 Les bénéficiaires d un forfait ne peuvent pas prétendre au remboursement de frais effectifs pour des dépenses de même nature, sous réserve des frais liés à des invitations. 9 Sur proposition de la direction des ressources humaines, les montants forfaitaires ainsi que les montants maximums définis à l annexe doivent être révisés par le Conseil administratif une fois par an afin d assurer leur cohérence avec les dépenses effectives. 0 L autorisation de la cheffe ou du chef de service, ou de la supérieure ou du supérieur hiérarchique désigné-e par les principes de délégation du service, doit, sauf cas exceptionnel, être obtenue avant d engager la dépense. Sur le plan fiscal, le remboursement des frais dans les limites prévues à l annexe ne constitue pas un revenu imposable et n est pas soumis aux charges sociales. Chapitre II Frais Section I Frais de déplacement professionnel Art. Principes Les membres du personnel peuvent prétendre au remboursement des frais de déplacement professionnel engagés pour les besoins : a) de leur activité professionnelle, ou b) d une formation, obligatoire ou non obligatoire et en lien direct avec l activité ou le métier exercé, hors du canton de Genève. Le déplacement entre le domicile et le lieu de travail n est pas considéré comme un déplacement professionnel, sauf en cas de service de piquet effectué hors des locaux de l administration municipale. Le déplacement entre le lieu de travail et le lieu d une formation hors du canton de Genève n est considéré comme professionnel que lorsque la formation est obligatoire ou non obligatoire et en lien direct avec l activité ou le métier exercé. Le remboursement des frais de déplacement professionnel des membres du personnel à mobilité réduite fait l objet d un examen au cas par cas effectué de manière conjointe par la direction des ressources humaines et la direction du service concerné. Art. Mobilité responsable Lors des déplacements professionnels les membres du personnel privilégient, en tenant compte des circonstances, les moyens de mobilité suivants : a) la mobilité douce (marche et vélo) ; b) les transports publics ; c) la mobilité combinée (par ex. train + autopartage en voiture, de type «Mobility CarSharing», de fonction ou privée) ; d) l autopartage en voiture, de type «Mobility CarSharing», de fonction ou privée ; e) les véhicules de service et de fonction. La Ville de Genève propose aux membres du personnel un «Bouquet de transports» qui comprend notamment la mise à disposition : a) de vélos et vélos à assistance électrique ; b) d abonnements UNIRESO annuels personnels à un prix préférentiel, pour les déplacements privés et professionnels ; c) d abonnements UNIRESO annuels de service ainsi que des cart@bonus pour les déplacements professionnels ; d) de cartes d accès aux véhicules en autopartage de type «Mobility CarSharing».
LC. Lorsque l utilisation de la marche, du vélo et des transports publics n est pas appropriée eu égard au lieu de destination, à l horaire ou à l activité professionnelle déployée, l usage de la mobilité combinée ou du service d autopartage est privilégié. Les frais de taxi sont remboursés dans les limites prévues à l annexe lorsque les déplacements professionnels s effectuent : a) en dehors des heures desservies par les transports publics, ou b) à titre exceptionnel lorsque l utilisation des moyens de mobilité énoncés à l alinéa n est pas adaptée aux circonstances. Art. Déplacements professionnels en transports publics Les déplacements professionnels jusqu à 00 kilomètres par trajet s effectuent en principe en transports publics. Les frais de déplacement professionnel en transports publics sont remboursés conformément à l annexe. En cas de déplacement professionnel en transports publics, les titulaires d abonnements personnels général CFF ou UNIRESO n engagent pas de frais remboursables au sens du présent règlement. Des cartes au porteur sur le réseau des TPG (cart@bonus) et des abonnements annuels UNIRESO transmissibles peuvent être remis par le supérieur ou la supérieure hiérarchique aux membres du personnel dont les déplacements professionnels sont peu fréquents. Les membres du personnel appelé-e-s à se déplacer fréquemment pour des motifs professionnels dans le canton de Genève peuvent bénéficier d un abonnement annuel nominatif UNIRESO payé par la Ville de Genève, pour autant que cette solution s'avère plus économique que le remboursement annuel des abonnements mensuels ou des billets de trajets. Les membres du personnel appelé-e-s à se déplacer fréquemment pour des motifs professionnels hors du canton de Genève peuvent bénéficier d un abonnement CFF demi-tarif payé par la Ville de Genève. Si la fréquence des déplacements visés à l alinéa le justifie, et pour autant que cette solution s'avère plus économique que le remboursement annuel des abonnements mensuels ou des billets de trajets, la Ville de Genève prend en charge le coût d un abonnement général CFF. 8 Les déplacements professionnels au-delà de 00 kilomètres par trajet peuvent s effectuer en avion. 9 Les frais de déplacement professionnel en avion sont remboursés dans les limites prévues à l annexe. Art. 8 Déplacements professionnels en véhicule motorisé privé Les membres du personnel peuvent prétendre au remboursement des frais de déplacement professionnel effectué à l aide d un véhicule motorisé privé lorsque l utilisation des moyens de mobilité définis à l article du présent règlement n est pas adaptée aux circonstances. Les frais de déplacement professionnel effectué à l aide d un véhicule motorisé privé sont remboursés dans les limites prévues à l annexe. Les frais de déplacement professionnel des membres du personnel qui utilisent leur véhicule motorisé privé de manière prépondérante pour les besoins du service peuvent être remboursés de manière forfaitaire dans les limites prévues à l annexe. Section II Frais de repas Art. 9 Principes Les membres du personnel qui doivent effectuer un déplacement professionnel ou qui pour d autres motifs professionnels sont obligé-e-s de prendre leur repas hors de leur lieu de travail habituel, peuvent, dans les situations suivantes, prétendre au remboursement de leurs frais de repas dans les limites prévues à l annexe : a) lorsque les membres du personnel sont en formation, obligatoire ou non obligatoire et en lien direct avec l activité ou le métier exercé, hors du canton de Genève ;
LC. b) lors d un déplacement hors du canton de Genève, et pour autant que ces frais ne soient pas inclus dans une prestation faisant déjà l objet d un remboursement : - pour le petit déjeuner, - pour le repas de midi, - pour le repas du soir ; c) lorsque le repas est pris avec des participant-e-s externes à l administration municipale et avec l accord préalable de la supérieure ou du supérieur hiérarchique ; d) lorsque le repas entre membres du personnel tient lieu de séance de travail, et avec l accord préalable de la supérieure ou du supérieur hiérarchique. Les frais de repas au sens de l alinéa lettre c sont remboursés en principe sur présentation des noms des participant-e-s et du but de l invitation. Lorsque les membres du personnel sont en formation, obligatoire ou non obligatoire et en lien direct avec l activité ou le métier exercé, dans le canton de Genève, ils ne peuvent pas prétendre au remboursement de leurs frais de repas. Lorsque la formation est non obligatoire et sans lien direct avec l activité ou le métier exercé, dans et hors du canton de Genève, les frais de repas sont à la charge des membres du personnel. De manière générale, le prix des alcools forts ainsi que les articles de tabac ne sont pas pris en charge par la Ville de Genève. Les frais de repas engagés par les responsables hiérarchiques, qui sont au minimum cheffe ou chef de service, pour manger avec les membres de leurs équipes, leur sont remboursés dans les limites prévues à l annexe. En cas de déplacement à l étranger d un ou de plusieurs jours, les frais de repas engagés par les membres du personnel pour les besoins de leur activité professionnelle et de leur formation continue sont remboursés conformément à l annexe. Section III Frais d hébergement Art. 0 Frais d hébergement hôtelier Les frais d hébergement à l hôtel des membres du personnel en déplacement professionnel ou en formation, obligatoire ou non obligatoire et en lien direct avec l activité ou le métier exercé, hors du canton de Genève, sont remboursés dans les limites prévues à l annexe. Lorsque la formation est non obligatoire et sans lien direct avec l activité ou le métier exercé, hors du canton de Genève, les frais d hébergement à l hôtel sont à la charge des membres du personnel. En principe, le choix de logement doit se porter sur un hôtel de catégorie moyenne. A titre exceptionnel, et avec l accord préalable de la supérieure ou du supérieur hiérarchique qui doit être au minimum cheffe ou chef de service, un hôtel d une catégorie supérieure peut être choisi. Les frais d hébergement engagés à l étranger par les membres du personnel pour les besoins de leur activité professionnelle et de leur formation continue sont remboursés conformément aux annexes et. Les cas particuliers demeurent réservés. Section IV Autres frais Art. Frais accessoires au déplacement professionnel à l étranger Sont notamment réputés frais accessoires au déplacement professionnel à l étranger les frais liés au voyage tels que visas, vaccins, assurances annulation et rapatriement, ainsi que tout autre frais sanitaire. Les frais accessoires sont remboursés dans les limites prévues à l annexe. Art. Frais d entretien de vêtements professionnels et d uniformes Les frais d entretien de vêtements professionnels et d uniformes sont remboursés de manière forfaitaire dans les limites prévues à l annexe.
LC. Art. Frais de communication Les frais de communication professionnelle engagés pour les besoins du service par les membres du personnel ne disposant pas d un appareil de communication fixe ou mobile fourni par la Ville de Genève sont remboursés dans les limites prévues à l annexe. Art. Menues dépenses Les membres du personnel en déplacement professionnel peuvent prétendre au remboursement des frais effectifs de leurs menues dépenses, telles que les frais de stationnement, d achat de plans de ville, de connexion internet ou de tickets de transport, dans les limites prévues à l annexe. Les frais d achat d un cadeau de remerciement à l attention d une relation professionnelle sont remboursés dans les limites prévues à l annexe. Chapitre III Dispositions communes Art. Procédure de remboursement des frais Les membres du personnel peuvent obtenir le remboursement des frais visés par le présent règlement conformément aux dispositions prévues par les directions de département. La demande de remboursement des frais, accompagnée des pièces justificatives originales, signée et commentée par la membre ou le membre du personnel, doit être établie sur le formulaire ad hoc. Art. Avance de frais Les membres du personnel peuvent obtenir une avance de frais conformément aux dispositions prévues par les directions de département. Dans les deux semaines suivant le cas de dépense, la membre ou le membre du personnel l ayant engagé doit présenter les pièces justificatives à la comptabilité du service. Art. Cours de change Les frais engagés dans une monnaie étrangère sont remboursés en utilisant le cours de change du jour de l engagement de la dépense préconisé par le département des finances et du logement. Art. 8 Amendes d ordre et contraventions Les amendes d ordre et les contraventions encourues à l occasion d un déplacement professionnel ne sont pas remboursées par la Ville de Genève. Sont réservées les situations justifiées liées à l exercice de l activité professionnelle. Chapitre IV Dispositions finales Art. 9 Validité Le présent règlement est agréé par l Administration fiscale du canton de Genève. Cet agrément dispense la Ville de Genève de déclarer les frais effectifs remboursés sur les certificats de salaire. Toute modification ou tout remplacement du présent règlement devra être préalablement soumis à l Administration fiscale du canton de Genève pour agrément. Celle-ci sera également tenue informée de l annulation pure et simple de ce règlement. Art. 0 Clause abrogatoire Toute disposition antérieure sur les remboursements de frais est abrogée sous réserve du règlement fixant le remboursement des frais des conseiller-ère-s administratif-ive-s lors de leurs déplacements officiels du 9 mai 98 ainsi que de l ordre de service permanent du Secrétaire général du mars 98 pour les frais de repas et de collations.
LC. Art. Disposition transitoire Les bénéficiaires de remboursements de frais forfaitaires en fonction au moment de l entrée en vigueur du présent règlement bénéficient de la garantie des droits acquis, sans restriction mais de manière limitée dans le temps, soit pendant une année dès l entrée en vigueur du présent règlement. Art. Entrée en vigueur Le présent règlement entre en vigueur le er juin 0. Annexes : - Annexe : Montants - Annexe : «Forfaits pour frais supplémentaires de repas pris à l extérieur (V) et valeurs indicatives pour hôtels (H) valables dès le er janvier 0» de la Direction du développement et de la coopération (DDC) de la Confédération
LC. Table des matières Chapitre I Dispositions générales... Art. But... Art. Champ d application... Art. Définition de la notion de frais... Art. Principes... Chapitre II Frais... Section I Frais de déplacement professionnel... Art. Principes... Art. Mobilité responsable... Art. Déplacements professionnels en transports publics... Art. 8 Déplacements professionnels en véhicule motorisé privé... Section II Frais de repas... Art. 9 Principes... Section III Frais d hébergement... Art. 0 Frais d hébergement hôtelier... Section IV Autres frais... Art. Frais accessoires au déplacement professionnel à l étranger... Art. Frais d entretien de vêtements professionnels et d uniformes... Art. Frais de communication... Art. Menues dépenses... Chapitre III Dispositions communes... Art. Procédure de remboursement des frais... Art. Avance de frais... Art. Cours de change... Art. 8 Amendes d ordre et contraventions... Chapitre IV Dispositions finales... Art. 9 Validité... Art. 0 Clause abrogatoire... Art. Disposition transitoire... Art. Entrée en vigueur... Table des matières...