La solution hébergée pour les intermédiaires d Assurance LEADER INFORMATIQUE Avril 2008 Démonstration, documentation : www.leaderinfo.com site Assurance Accès NOVANET DEMO en login et mot de passe I. Définition. II. Technologies. III. Offre de services. IV. Fonctionnalités.
I. DEFINITION. Cette offre représente la troisième génération de progiciels intégrés de gestion - 1 ère génération l avant WINDOWS (MS-DOS, PROLOGUE, UNIX ) - 2 ème génération : WINDOWS depuis 95. - 3 ème génération, celle du futur proche, à savoir les NOUVELLES TECHNOLOGIES INTRANET/INTERNET et le concept A.S.P. Définition du concept A.S.P. (Application Service Provider / Fournisseur d application hébergée) : Un ASP gère et fournit en mode locatif des applications et services à une Entreprise ou à une entité à partir d'un centre serveur au travers d'un réseau, Internet, réseau privé ou public. Un ASP fournit une alternative simple et à moindre coût à la gestion interne et aide ses clients à contrôler de manière plus précise ses coûts. Un ASP met à disposition, déploie, gère et assure le support des applications à distance pour ses clients. L offre des éditeurs de progiciels de gestion est en général la suivante : - Cession d un droit d usage. - Installation du progiciel sur le réseau informatique de l utilisateur. - Evolutions des fonctionnalités dans le cadre d un contrat de maintenance ou facturées au coup par coup. Plus particulièrement dans le domaine des intermédiaires d assurance, les difficultés de ce schéma sont : - Choix du bon fournisseur en regard de l'investissement souvent important ( pérennité de l'éditeur et/ou de son produit). - Mise à jour et évolution permanente du parc informatique générant des coûts importants. - Maintenance du système : conflits entre logiciels (en particulier ceux des compagnies), d'où blocages, réinstallations, etc. - "Surprises"!! générées par les mises à jour de progiciel ou non mises à jour! - Coût financier important : progiciel, matériel, maintenance plus imprévus. - Exploitation informatique astreignante et souvent négligée : sauvegardes, maintenance des bases, maintenance logicielle des micros - Accès au progiciel depuis d autres sites complexe ou très cher. - 2 -
Le concept de "l'hébergement de services applicatifs" commence à se diffuser, il est promis à une progression fulgurante tant ses avantages sont grands. L'ASP consiste en la location sur un serveur mutualisé d applications logicielles. C est l émergence des nouvelles technologies qui l a rendu possible : INTERNET, TELECOMS. Tous les inconvénients exprimés ci-dessus des solutions classiques sont levés. Les avantages de ce type d hébergement sont reconnus : De n'importe où, n'importe quand Sans engagement à long terme et sans grever votre budget D'une façon souple et mobile Tout en disposant d'un outil Performant et d'une assistance adaptée Sans problème technique et sans spécialiste Depuis n'importe quel matériel disposant de Word et d'un accès Internet Avec le maximum de sécurité et la sauvegarde de vos données Mais toujours avec la dernière version du logiciel - 3 -
II. TECHNOLOGIES. Du coté client : L utilisateur, ou qu il soit dans le monde, accède à NOVANET par le navigateur WEB (INTERNET EXPLORER 5.5 ou supérieure) qu il utilise déjà tous les jours pour accéder à INTERNET. Les postes de travail devant produire des lettres-type à partir de NOVANET (voir descriptif fonctionnel), devront posséder un accès à WORD de Microsoft (WORD 2000, XP, 2003). Une liaison Internet à haut débit (ADSL, câble ou NUMERIS) permettra une utilisation confortable et agréable du service. Du coté serveur, l infrastructure mise en place assurera la sécurité, la continuité du service et de bons temps de réponse. Pour information, et sans engagement contractuel (cette configuration est amenée à évoluer) : - Serveur(s) hautes performances (données + WEB), dédié à NOVANET. - Serveur WEB : APACHE - Base de données MYSQL. - Coupe-feu (Firewall) pour la protection des données. - Transit Internet à haut débit : 1024 kbits (évolution jusque 2Mbps) Sur le plan applicatif : NOVANET est écrit en JAVA : JSP / EJB. NOVANET est indépendant de la base de données, (JDBC) : les données peuvent être migrées d une base vers une autre d une manière totalement transparente pour l utilisateur (SQL, ORACLE ). La base utilisée permet la gestion de gros volumes avec d excellents temps de réponse. - 4 -
III. OFFRE DE SERVICES. L offre proposée aux intermédiaires d assurance par LEADER Informatique est la suivante. - Accès à une application de gestion d intermédiaire d Assurance par un Internet Explorer, sans aucune installation particulière chez l intermédiaire. - Leader informatique garantit : - la continuité du service, son exploitation (sauvegardes ), la sécurité, et la performance du système. - la totale confidentialité des données contenues sur les serveurs : - l'étanchéité totale de vos données par rapport à celles de vos confrères. - La protection de vos données contre les intrusions hostiles par coupefeu (Firewall). La protection des données est ainsi probablement mieux assurée que dans le cas de configuration classique de données locales avec connexion Internet par ADSL! - Leader informatique met à disposition des utilisateurs une hot line d assistance applicative. - L application NOVANET contient une fonction de téléchargement local des données (clients, polices, sinistres) qui peut être utilisée à tout moment pour obtenir une copie des données du serveur (format EXCEL) sur votre micro. - Leader Informatique garantit l évolution fonctionnelle régulière de NOVANET (Voir chapitre concerné). - Les prix d accès au service sont tout compris : Droit d usage, hot line, évolutions fonctionnelles. Il s agit d une redevance mensuelle dont le montant est lié au nombre d utilisateurs de l entreprise ayant accès simultanément à NOVANET et aux modules fonctionnels souscrits pour chacun d eux. Deux nouveaux services optionnels sont désormais opérationnels : - l'extranet CLIENT : il permet aux clients VIP que vous avez paramétrés, via Internet, d'accéder en consultation à tout ou partie de leurs données, à déclarer un sinistre, à créer, modifier ou exclure un véhicule d'une flotte. Selon la modification réalisée celle-ci sera immédiatement mise à jour, ou soumise à votre contrôle pour entériner la saisie. Cet Extranet - 5 -
vous rend présent 24 h sur 24, 365 jours par an, il vous rend indispensable aux yeux de vos Clients. - WEBSERVICE : réplication, selon fréquence à définir, de la totalité de vos données vers votre site ftp// ou envoi périodique de l'intégralité de vos données sur un support CD ou DVD. Les options fonctionnelles sont à ce jour les suivantes : - Gestion des clients et polices, contacts et courriers type - Agendages gestion des tâches, synchronisables avec Outlook luimême pouvant être synchronisé avec votre PDA - Archivage Electronique (GED) - Gestion des sinistres - Comptabilité auxiliaire (comptabilité assurance), quittancement confié ou non, avis d échéance par police ou client, encaissement, règlement des compagnies et des apporteurs - Export des informations comptables, issues de la comptabilité assurance, vers le logiciel comptable du marché sur lequel vous enregistrez vos frais généraux. - Gestion administrative des Flottes automobiles - Module pollicitation. - Gestion de plusieurs entités juridiques. - Module de création et d'exploitation de requêtes pour travailler le portefeuille - Extranet clients - Réplication des données - Assistance à la gestion de vos déplacements - Echanges de données Informatiques avec les compagnies évitant la double saisie - 6 -
IV. FONCTIONNALITES. Sur un plan général, le modèle fonctionnel de NOVANET est celui du progiciel Nov'Assur qui équipe à ce jour plus de 300 intermédiaires de toutes tailles. La philosophie ergonomique sera cependant différente pour tenir compte des impératifs technologique (HTML) et du concept ASP. Les fonctionnalités présentées ont bien entendu vocation à évoluer à court terme. L accès à NOVANET se fait après avoir été identifié : Code utilisateur et mot de passe. Si un utilisateur est déjà connecté à NOVANET, il ne pourra se connecter en même temps sur un autre poste (une seule connexion en simultané). Il n y a pas limite en nombre d utilisateurs. Chaque utilisateur bénéficiera d un périmètre fonctionnel accessible selon l abonnement souscrit. - 7 -
On entre ensuite directement dans le module de gestion de clients et de polices : - Fichier client. - Fichier police : administratif, risque, garanties. - Gestion et impression de courriers type par fusion automatisée avec WORD. - Requêtes pour extraction de données de la base, états et mailings. NOVANET ne contient aucune référence à une monnaie, qui peut donc être choisie librement. MENU Général,. Affiche immédiatement par utilisateur la liste des tâches non traitées à la date du jour ainsi que les sites Internet favoris. - 8 -
Accès à la liste des clients Présentation de la liste des clients, navigation, recherche d un client par son NOM (même incomplet), son No de client, l une de ses polices ou par l un des éléments suivants (liste des clients répondant au critère défini). - 9 -
Fiche client détaillée après sélection dans la liste : Les critères de sélection sont des données librement utilisables (légendes modifiées dans la paramétrage). La Fiche Police est constituée par 3 écrans : - Partie administrative commune à tous les risques. - Descriptif du risque : AUTO, MRH ou SANTE - Garanties - 10 -
Ecran Administratif - Commun quelque soit le type de risque. Les données contenues dans cet écran permettent une gestion très complète : - Adresse de quérabilité pour les courriers et avis d échéance - Apporteurs d affaire : 2 possibles. - Pollicitation : garanties complémentaires proposées sur l avis d échéance. - Encaissement non confié. - Frais et / ou honoraires Multirisques Habitation AUTO : - 11 -
GARANTIES : NOVANET dispose d'un outil de création et de présentation d'écrans complémentaires permettant : - de compléter et personnaliser les informations de certaines catégories de clients - de créer des écrans risques suffisamment documentés pour qualifier tout type de contrats - 12 -
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MENU : UTILITAIRES. Création ou modification de tables : Un certain nombre de tables sont existante en standard dans NOVANET : codes risques, compagnies, codes frais, entités, etc Il est possible par cet utilitaire de créer de nouvelles tables qui pourront ensuite être liées à n importe quel champ de saisie. Saisie de tables : permet de saisir, modifier ou supprimer des éléments dans une table. Affecter une table : permet de lier une table à un champ des saisie. Affecter un titre aux champs Critères de sélection de la fiche client Dupliquer une table. Exporter les données : Les données peuvent être téléchargées au format EXCEL à tout moment. Elles seront stockées sur un disque dur local de l utilisateur. Exportation EXCEL : LES COURRIERS TYPE. NOVANET permet de créer des lettres type et de les imprimer (faxer ou envoi mail) en utilisant WORD (sous WINDOWS) de MICROSOFT, installé sur le microordinateur local. Chaque intermédiaire peut ainsi posséder sa propre bibliothèque de lettres-type et bénéficier de la qualité d un traitement de textes tel que WORD. Chaque utilisateur désirant utiliser la fonction lettre-type devra télécharger (une fois pour toute) un utilitaire exécutable sous WINDOWS. Celui-ci sera stocké sur un disque local ou partagé pour permettre un partage des lettres-types. - 14 -
C est à partir d un client ou d une police de NOVANET que l impression de le lettre type sera demandée : Les données nécessaires à l impression seront alors générées et stockées sur le serveur pour une prise en charge à la demande par l utilitaire d impression WINDOWS : Le bouton CREATION / MODIFICATION permet de créer ou modifier les courrierstype WORD (contenus en local). Nota : une bibliothèque de courriers-types est téléchargée avec l utilitaire d impression. Le bouton PARAMETRES permet de définir le chemin d accès : La fusion peut être effectuée, au choix, à l écran (permet de modifier les documents, de les faxer ou de les envoyer par mail), ou directement sur l imprimante. - 15 -
CONTACTS AGENDAGES. La transaction CONTACT permet d enregistrer tous les contacts avec les clients avec possibilité d agendage : envoi d un mail automatique du serveur vers le ou les destinataires de votre choix. Ce mail pouvant être transformé en tâche (avec rappel automatique) dans OUTLOOK. La préparation d un courrier-type génère automatiquement une ligne de contact avec agendage en option. - 16 -
Ecran de saisie d'un agendage : - 17 -
ARCHIVAGE ELECTRONIQUE G.E.D Cette fonction permet de rattacher à un client, à une police du client ou à un sinistre d'une police tout courrier, ou document administratif (carte grise, permis de conduire, préalablement scanné). La GEID comporte deux phases : - l'archivage - la consultation (affichage) L'archivage va structurer sur le serveur Web la copie du document. La phase affichage vous permet d'afficher l'ensemble des fichiers rattachés au client. - 18 -
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COMPTABILITE : A partir d un client ou d une police, le bouton COMPTABILITE amène l écran suivant : Le compte client est affiché, ainsi que les polices du client. Les opérations utilisables sont celles des émissions de quittances (TERME, COMPTANT ou RISTOURNE) et toutes les opérations d encaissements et de remboursements (y compris direct compagnie). Pour les quittances, les frais et honoraires sont calculés automatiquement à partir des informations saisies dans la police, les frais peuvent être calculés au choix (Valeur fixe, Pourcentage, Par tranches de primes.) La rétrocession apporteur(s) est de même calculée lors de l émission de la quittance. La fiche police est mise à jour des primes et commission annuelles, le Bonus ou l indice mets de même à jour la fiche police pour les quittances Terme. De la même manière que les courriers type, une source de données pourra être générée et stockée sur le serveur pour impression d avis d échéance sous WORD (voir courriers-type). Saisie d encaissements (acomptes, règlements, perte et profits..), et de décaissements (remboursements). - 20 -
Remboursements : d acomptes ou de ristournes. Gestion des encaissements directs par la compagnie. Exportation des données comptables au format des principaux progiciels de comptabilité générale du marché : CIEL SAGE et EBP. Editions comptables : Remises en banque, paiement compagnies, relance clients, bordereaux apporteurs, Prélèvements automatiques SINISTRES. Fiche client liste des sinistres. - 21 -
Fiche sinistre (plusieurs onglets). - 22 -