Gestion du système des retraites Conception du système informatique Oleksiy Sluchynsky osluchynskyy@worldbank.org Company LOGO 1
Sujets de la Présentation I. Conception & Programme de mise en œuvre du système II. Élaboration du processus III. Élaboration des données IV. Acquisition et mise en route du système informatique 2
Première Partie Conception & Programme de mise en oeuvre du Système 3
A quel moment Concevoir ou Restructurer le système informatique des retraites Automatisation des processus existants ou Redéfinir ou améliorer les procédures existantes ou Une réforme systémique complète ou Mise en route d un nouveau système 4
Étape capitale pour la conception et à la mise en route système (*) Programme stratégique Évaluation des positions stratégiques en cours Détermination des futurs points stratégiques à relever Aligner le programme du système informatique sur celui de l organisation stratégique Évaluer les secteurs où une amélioration technologique est attendue Analyse et conception du système informatique Élaboration d un Modèle de procédure de haut niveau Modèle de procédures utilisant les organigramme des données Élaboration d un Modèle de Données global Analyse des types de données et leurs formats Analyse des exigences de l utilisateur des données Conception de formulaires, rapports et écrans Lancement du système Définir les conditions requises par le matériel informatique et les logiciels Décider des options d acquisition et de lancement Préparer un plan de gestion du lancement. Allouer des ressources suffisantes pour les tests et la formation. (*) Partiellement basé sur Data Modeling, G. L. Sanders, 1995. 5
Planification stratégique Tout n est qu une question de données L information vaut de l or, cela s applique littéralement aux activités de gestion des régimes d assurance vieillesse, privés ou publics Sans un bon système d archives, il n existe aucun droit clair et légitime à des avantages ou des avoirs. Il n existe pas non plus de retraite sure. Des programmes de réforme des retraites réussis devraient allouer des sommes considérables à la conception d un système informatique, ainsi qu à son lancement. 6
Programmation stratégique et ses coûts Des données de qualité passent par des coûts; Les systèmes de cotisation sont particulièrement exigeants Les coûts peuvent être atténués à travers une étude à grande échelle des procédures, la conception du système, une coopération efficace entre les agences tant dans la phase de lancement que dans celle de la maintenance La conception ou la restructuration des systèmes informatiques va de pair avec l analyse et la (re) conception des procédures et opérations de l activité. 7
Deuxième Partie Elaboration du processus: Topologie du processus d entreprise Et Répartition Institutionnelle du Travail 8
Les Concepteurs de Systèmes doivent totalement assimiler les procédures liées à l activité Missions Institutions Procéssus Qu es ce qui doit être fait? Qui est impliqué? CommentC omment les tâches sont elles réalisées? 9
Missions de haut niveau dans la gestion des fonds de pension Enregistrement des Membres Enregistrement des Entreprises Système d enregistrement Collecte du paiement des cotisations Collecte des rapports d encaissements Comptabilisation et suivi Application Système de collecte Gestion financière Archivage individuel Gestion des investissements Système administratif Paiement des prestations Système de paiement 10
Institutions Impliquées Bureau de l état civil Bureau d enregistrement des entreprises (ex: ministère du commerce et de l industrie) Bureau de paiement des cotisations (BP) (ex: administration fiscale) Administration des Retraites de la Fonction Publique (ARFP) Banques commerciales Banques Centrales (BC) Trésorerie Administrateurs de fonds de Retraite Privés (ARP) Dépositaire des biens Gestionnaire privé indépendant. 11
Échantillon du système de collecte des fonds de retraite Flux d informatiqued Bureau d état civil Business d enregistrement des entreprises Employeur Flux monnétaire Bureau de paiement des cotisations (administration fiscale) Banques commerciales Administration des retraites du secteur public Comptes de collecte (Banque Centrale) Trésorerie Nationale Administrateurs de fonds de retraite privés Gérant indépendant des biens Dépositaire des biens 12
Échantillon de matrice des procédure: Enregistrement des membres Institution Processus Bureau d état civil ARFP et/ou ARP Formulaires de demandes de cotisation Vérification/correction des erreurs, attribution des statuts Enregistrement des nouveaux numéros d identification, notification à l employé Échange des données avec les ARFP et les BP Mise à jour continue des données personnelles (situation de famille, adresse, etc. ) Enregistrement des nouveaux membres Vérification des données avec l état civil, émission de courriers de notification Conservation des données mises à jour. 13
Échantillon de matrice de processus: Enregistrement des entreprises Institution Processus Bureau d enregistrement des entreprises ARFP et/ou ARP Collecte des formulaires de demande Vérifier/corriger les erreurs, attribuer des statuts Enregistrer les numéros des nouvelles entreprises; notification aux entreprises Échange des données avec les ARFP et les BP Mise à jour continue des données des entreprises (adresse, secteur, statut; etc. ) Enregistrement des nouvelles entreprises Vérifier les données auprès du service d enregistrement des entreprises Maintenir les données des entreprises à jour 14
Échantillon de la matrice de matrice de processus: Collecte des paiements Institution Banques commerciales Banque Centrale Trésorerie Processus Collecte des paiements des entreprises et les travailleurs indépendants Collecte et enregistrement des formulaires de déclaration Regrouper les transferts vers le compte de collecte général Rapports des transactions vers les BP et les BC Conciliation du regroupement des versements vis à vis de la BC Regroupement des paiements auprès des banques commerciales et crédit du compte de collecte Rapport émis vers les BP et les ARFP Exécuter les instructions sur l utilisation des fonds. Réaliser les paiements de cotisations des travailleurs du secteur public Rapport sur les cotisation auprès des BC et des BP Bureau de collecte Collecte et enregistrement des copies de toutes les déclarations et rapports émis par les BC et les banques commerciales Recoupement et suivi des divergences Soumission des données enregistrées aux ARFP 15
Échantillon de matrice de processus: Collecte des rapports Institution Bureau de paiement Processus Collecte, vérification et traitement des déclarations de paiement Collecte des rapports de cotisation périodiques détaillés émis par les employeurs Contrôle quotidien, attribution des statuts et suivi avec les employeurs Gestion de l entrée des données et traitement de tous les rapports. Émission, distribution, collecte et traitement des rapports d erreurs Collecte et traitement des rapports de correction émis par les employeurs Soumission des données traitées ARFP 16
Échantillon de matrice des processus: Rapprochements Institution Bureau de paiement Processus Contrôler la concordance des montants entre: (a) les paiements et les déclarations, (b) les déclarations et les rapports de cotisation périodiques Identifier et suivre les paiements, déclarations et rapports manquants Émettre et distribuer les avis de contradiction dans le cadre de paiements, déclarations et rapports. Enregistrer et traiter les paiements supplémentaires ainsi que les remboursements Rapport des résultats auprès des ARFP 17
Remarques sur la reconfiguration des processus de rapprochement Les réformes qui introduisent un plan de cotisation précis imposent un niveau très élevé du traitement et de la qualité des données. Identifier la propriété des avoirs devient un produit capital de l activité commerciale de collecte et recoupement. Les procédures de collecte et de recoupement ont parfois besoin d être totalement redéfinies et/ou renforcées Au vu de la complexité de la tache, les bureaux de paiement pourraient vite se retrouver à court de ressources. Rien ne peut remplacer un processus de recoupement de qualité, mais un bon suivi et certains mécanismes de contrôle supplémentaires se révèleront utiles: Des fiche de paie détaillés produits par l employeur Une saisie en partie double des données critiques par les BP Vérification et rapprochements faits par les ARFP Rapports périodiques émis par les ARFP au membres système 18
Échantillon de matrice de processus: Mise en application Institution Bureau de collecte Processus Retracer la fiabilité des entreprises et des travailleurs indépendants Émettre et distribuer les notices d évaluation Imposer les pénalités Suivi avec la participation des payeurs de cotisations. 19
Échantillon de matrice de processus: Gestion Financière Institution Processus Administration de Retraites de la Fonction Publique (ARFP) Collecte et enregistrement de toutes les informations provenant des BP Rapprocher avec celles des BC Produire et traiter les rapports d erreurs pour les BP et les BC Distinguer les fonds de bénéfices définis des fonds des systèmes de cotisation. Émettre des instructions quant à l utilisation de ces fonds Exécuter le parcours d une transaction d audit Rapport aux administrateurs de fonds de retraite privés Administration de Retraites Privés (ARP) Recevoir et traiter les informations des ARFP Rapprochement avec le dépositaire Produire et traiter les rapports d erreurs de ARFP Émettre les instructions sur l utilisation des fonds Mettre en oeuvre une comptabilité des coûts adéquate Mettre en place un parcours pour un audit de transaction 20
Échantillon de matrice de processus: Gestion des investissements Institution Processus ARFP et/ou ARP, Gérant, gardien des avoirs Produire et exécuter les instructions d investissement Suivre l évolution des fonds investis Comptabilité des gains/pertes générés par les investissements Fournir et gérer les investissements à options multiples 21
Échantillon de matrice processus: Archivage individuel Institution ARFP et/ou ARP Processus Maintenir la base de données des participants avec des informations sur leur cotisations, leur historique professionnel et le paiement de leur prestations Collecte et traitement d informations sur les nouvelles cotisations provenant des BP et des ARFP Garder séparément les composantes des cotisations selon celles employeurs/employés, obligatoires/volontaires. Mise en oeuvre des mécanismes de partage des bénéfices provenant des investissements entre les comptes des membres. Suivre l équilibre des comptes des membres individuels Rechercher les investissements que préfèrent les membres Enregistrer et traiter les requêtes individuelles de changement d option d investissements Rechercher le droit individuel aux prestations de retraite Collecter et enregistrer les informations sur les personnes bénéficiaires désignées par le membre Émettre et distribuer des relevés de compte individuels 22
Échantillon de matrice de processus: Paiement des avantages Institution Processus ARFP et/ou ARP Rechercher et vérifier le bon droit des membres et de leur bénéficiaires Émettre et distribuer les courriers de notification d admissibilité Collecter, enregistrer et traiter les demandes de prestations Conserver les caractéristiques d admissibilité (vieillesse, survivant, handicap) Calcul du montant des prestations. Détermination des types de paiements (annuel, forfaitaire, progressifs, progressifs avec retraits) Émettre et faire parvenir les courriers stipulant la décision Émission des instructions de paiement Permettre indexation, correction et ajustement des prestations. Faire un rapprochement des les montants payés auprès de la banque 23
Conception de processus Diagramme de flux des données (Graphiques de flux) Représentation schématique logique du détail des activités de l entreprise Il existe des ensembles de prestations commerciales permettant une assistance dans la tâche. 24
Troisième Partie Élaboration des données: Définir, Classifier, Conserver et Lier les Données 25
Catégories d informations Agents du système (Employeurs, Membres, Bénéficiaires, Banques, etc.) Transactions financières Équilibres financiers Transactions non financières Attributs et statuts 26
Collecte & Classification des données La nature de la donnée déterminera la façon dont elle sera collectée, organisée et conservée Donnée Statique Collectée une fois, elle sollicite une une mise à jour peu régulière (ex: Informations sur les participants, leurs bénéficiaires, les entreprises, etc.) Donnée Dynamique Collectée ou générée sur une base périodique (pré-déterminée) (ex: salaires, cotisations, équilibre des comptes, etc.) Comprendre la nature de la donnée permettra une structure de la base de donnée plus efficace dans le cadre de son exploitation 27
Lier et conserver les données Modèle de donnée logique Détermine la donnée qui doit être conservée afin de répondre aux besoins de toute activité Fournit une description de divers éléments de données Détermine une relation entre les éléments des données Modèle de donnée physique Précise la manière dont la donnée est concrètement conservée dans la base de données Permet une performance optimale de la base de donnée 28
Échange des données Les interfaces sont critiques La structure et le nombre d interface auront un impact important sur la conception du modèle de données. Un manque de clarté dès la phase initiale des interfaces intraorganisationnelles peut considérablement augmenter le risque d un lancement retardé du système à cause d un constant effort de reconception ayant un effet sur la totalité du système Les concepteurs de systèmes doivent être conscients des déficiences opérationnelles et informatiques du système d interfaces, afin que les contingences externes soient, autant que possible, incorporées. Les composants de l interface de la base de données devraient être structurées dans en vue d une expansibilité fonctionnelle 29
Quatrième partie Système informatique Acquisition et lancement 30
Mise en œuvre d un système informatique Ce processus devrait rassembler la partie opérationnelle et les informaticiens. L informatique est seulement une partie de la solution. Toutes les opérations devraient être évaluées de manière critique. Les équipes devraient être composées de dirigeants, d informaticiens et des opérateurs de terrain. Les ressources internes et les expertises externes devraient être attentivement soupesées afin que soit déterminée les compétences disponibles mises en place pour optimiser la stratégie de lancement. Réaliser une enquête sur les solutions informatiques existant ailleurs pour la réalisation des mêmes tâches, rechercher les produits commerciaux disponibles. Définir et attentivement analyser tous les risques impliqués dans le développement et la maintenance. S attendre à l inattendu. Être prêt à affronter de nombreuses contingences. La mise en application est une phase qui prend beaucoup de temps. 31
Les défis de la mise en œuvre informatique L activation d un système informatique est une entreprise difficile Moyennes aux États Unis: 50% of des activations de grande échelle échouent 80% entraînent des avenants aux contrats Plus de la moitié entraînent des conflits Éléments tirés de la présentation Procurement of Information System and Technology réalisée par Carlos Ferreira, BM, 2000 32
Approche courante de la Restructuration des systèmes informatiques (*) Re-conception Analyse, élaboration et modification d un système d organisation existant. Restructuration Retrait de la plate-forme informatique centralisée et le service centralisé du système informatique..déplacements vers un réseau local et vers une structure client-serveur. Sous traitance Contracter des fonctions de système variées auprès de prestataires externes de services. Intégration du système Fusion des divers matériaux, logiciels et systèmes de communication vers une nouvelle unité opérationnelle consolidée (*) Basé sur Modélisation des données, G. L. Sanders, 1995. 33
Développer les solutions informatiques Opérations de sous traitance Contracter des fonctions de système variées auprès de prestataires externes de services. Aucune responsabilité directe sur le processus. Adapter un produit d emploi courrant Reprise sur mesure d un produit commercial déjà développé afin de l adapter aux besoins de l activité. Sous traitance du développement Recrutement d une entreprise de consultant informatique professionnelle pour développer un logiciel ou ses composantes. Développement en interne Mobilisation d une équipe de spécialistes internes et externes pour développer un système sous l organisation interne. 34
Considérations Stratégiques Opérations de sous traitance Adapter un produit d emploi courrant Sous traiter le développement Développement en interne Avantages Expertise et capacités externes Peut éviter des coûts par la spécialisation Peut être simple et rapide Exploitation interne des systèmes et contrôle sur le processus de l activité Avantage de l expertise technique externe Totale détention du processus Changement de fonction totalement interne Savoir faire en contexte, réseau, besoins, utilisateurs Risques Faute d attention aux petits détails du processus ou des besoins qui peuvent se révéler essentiels et menacer la mise en route L exploitation peut être associée à un contingent important et à des coûts cachés (ex besoin d aller vers de nouvelles versions) La reprise sur mesure peut prendre plus de temps que prévu à cause de spécificités locales La maintenance peut se révéler coûteuse Une grande dépendance vis à vis du prestataire, ainsi que des coûts fixes irrécupérables Il est impossible de préciser toutes les contingences dans le contrat d origine Risque important que les contingences soient supplantés par les coûts de temps et d argent Une grande dépendance vis à vis du prestataire, ainsi que des coûts fixes irrécupérables Manque de spécialistes en informaticiens et en gestion dans le secteur public. La différence qui existe entre les salaires du secteur privé et ceux du secteur public peut aboutir à une perte de personnel apte à la maintenance. 35
Risques à l acquisition (*) Contractuel Gestion Externe Manque de spécialisation dans les besoins techniques initiaux Manque de mécanismes d ajustement aux changements Ambiguïté dans l approbation des procédures Risque de dépassement de coûts et de temps Plan de gestion de mauvaise qualité et moyens d application laxistes Manque de compétences de contrôle et/ou d efforts de la part du client Attention et ressources du prestataires allant doucement vers de nouveaux projets et clients. Approche non interventionniste qui ne peut que retarder la crise alors que la gestion à petite échelle par le client lève de nouveaux engagements. Changements légaux, de politique et de réglementation. Changement de gestion Changements technologiques rapides (*) Partiellement basé sur la présentation de Carlos Ferreira, WB, Procurement of Information Systems and Technology, 2002 36
Conclusions Des données de qualité et des procédures claires sont essentielles à une administration moderne de sécurité sociale. Les systèmes précis sont particulièrement cruciaux pour les plans de retraite de comptes individuels. Un système informatique bien organisé a toujours des retombées favorables. Il rend la tâche plus efficace et renforce la confiance publique dans les institutions de la sécurité sociale. La reconfiguration du système informatique, sa conception et sa mise en œuvre doivent «appartenir» à l organisation, sans être dirigés par un groupe de consultants externes. 37
Conclusions La reconfiguration du système concerne les changements dans l organisation. Un traitement de données satisfaisant nécessitera: Des canaux d information bien établis; Des procédures de travail bien définies et efficaces; L engagement, le soutien et la volonté politique de la direction autant que du personnel. Le lancement du projet doit avoir un programme et des responsabilités clairement déterminées. Les chances de réussite peuvent être accrues si l équipe du personnel et/ou des consultants engagés dans la conception et le développement des nouveaux systèmes travaillent le plus près possible des unités opérationnelles.. Comparer avant d acheter. On gagne à apprendre des solution pratiquées dans d autres pays. Une stratégie de reconfiguration/développement sure est aussi capitale qu un budget conséquent. 38