Table des matières du chapitre

Chapitre 6 Rapport d'activité du Vérificateur général pour l'exercice 1993-1994

Table des matières du chapitre Rapport d activité du Vérificateur général pour l exercice 1993-1994 Ce qu est le Vérificateur général - Mission 6.1 - Processus de planification 6.4 Résultats - Travaux réalisés 6.9 - État des dépenses et des crédits autorisés pour l année financière terminée le 31 mars 1994 6.17 Personnel requis pour l exécution des travaux - Organisation du Vérificateur général 6.19 - Ressources externes 6.26 Ressources humaines - Développement des ressources humaines 6.28 - Dotation en personnel 6.32 Soutien professionnel et administratif - Pratique professionnelle 6.34 - Participation du Vérificateur général aux travaux d organismes professionnels 6.35 - Conférence canadienne des vérificateurs législatifs 6.37 - Fondation canadienne pour la vérification intégrée 6.40 - Autres organismes professionnels 6.43 - Protection et sécurité 6.44 - Supervision et information de gestion 6.46 - Déontologie et éthique 6.48 Rencontre avec les parlementaires 6.49 Ressources professionnelles externes Organigramme État des dépenses et des crédits autorisés et rapport des vérificateurs TABLE DES MATIÈRES 485 CHAPITRE 6

Rapport d activité du Vérificateur général pour l exercice 1993-1994 Ce qu est le Vérificateur général Mission 6.1 Le Vérificateur général favorise le contrôle parlementaire des fonds et autres biens publics, c est-à-dire ceux des organismes publics, des organismes et des entreprises du gouvernement. 6.2 Ses travaux englobent la vérification financière, la vérification de la conformité des opérations aux lois, règlements, politiques et directives et la vérification de l optimisation des ressources. Lorsque les livres et comptes d un organisme ou d une entreprise du gouvernement ne sont pas vérifiés par le Vérificateur général, il exerce un droit de regard sur les travaux effectués par l autre vérificateur nommé. Le Vérificateur général peut vérifier l utilisation des subventions versées par les organismes publics et les organismes du gouvernement. Il peut également, pour compléter sa vérification, obtenir de tout organisme, association ou entreprise qui a bénéficié d une avance, d un prêt ou d une garantie d emprunt, les documents et les renseignements qu il juge nécessaires. Finalement, il effectue les vérifications particulières ou les enquêtes qui lui sont demandées par le gouvernement ou le Conseil du trésor. Processus de planification 6.4 LeVérificateur général prépare annuellement son calendrier d activités en fonction de sa planification stratégique et des ressources dont il dispose. Ce calendrier débute habituellement avec la troisième semaine de septembre. Sa première démarche consiste à fixer le nombre d heures nécessaires à ses travaux pour l attestation financière, pour l exercice du droit de regard et pour l examen des rapports annuels d activité des entités. 6.5 Le Vérificateur général attribue un certain nombre d heures pour examiner si la gestion est effectuée avec un souci d économie, d efficience et d efficacité et si les gestionnaires font une réelle reddition de comptes. Ce travail inclut la réalisation d études d envergure gouvernementale ainsi que des travaux de nature expérimentale relatifs à des secteurs en voie de développement. Parmi ces heures, un certain nombre est alloué au repérage de projets éventuels de vérification dans les entités et auprès des bénéficiaires de subventions. Des heures sont aussi réservées pour le suivi des commentaires formulés au cours des années précédentes. 6.6 Par la suite, il détermine le nombre d heures nécessaires durant l année au soutien et au développement professionnel qu il compte assurer. 6.3 Il formule des opinions sur les états financiers et fait part, dans son rapport à l Assemblée nationale, de constatations et de recommandations utiles aux parlementaires et qui ont déjà été communiquées aux gestionnaires. RAPPORT D ACTIVITÉS DU VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL 487 CHAPITRE 6

6.7 La ventilation des heures pour l année de planification 1993-1994 était la suivante : 6.8 Un suivi de la planification est effectué au cours de l exercice. Les écarts sont expliqués et l atteinte des objectifs est mesurée. Résultats Travaux réalisés 6.9 Les travaux de l exercice 1993-1994 résultent de la planification annuelle des activités de vérification et de soutien et d une vérification spéciale effectuée à la Commission de la construction du Québec à la demande du gouvernement. Ces travaux sont conformes à la mission et aux orientations stratégiques. 6.10 Les heures consacrées à l ensemble des activités ont diminué par rapport à l année dernière (366 666 heures en 1993-1994 par rapport à 390 508 heures en 1992-1993) en raison de la Loi sur la réduction du personnel dans les organismes publics et l imputabilité des sous-ministres et des dirigeants d organismes publics. Toutefois, le temps consacré à nos activités de vérification a été maintenu; les coupures de personnel ont plutôt touché les activités de soutien et de développement professionnel. 6.11 Nos heures affectées à l attestation financière ont diminué en raison de l application de notre nouvelle approche de vérification. Ainsi, nous avons pu accroître nos heures consacrées à la vérification de la gestion et mener à bien la vérification spéciale à la Commission de la construction du Québec effectuée à la demande du gouvernement. 6.12 Les travaux d attestation financière ont mené à l émission de 148 rapports du vérificateur, à l exercice du droit de regard auprès de 93 entités incluant les entités inactives et à l examen de 74 rapports d activité. 6.13 De plus, nous avons exécuté : 11 projets de vérification axés sur l économie, l efficience, l efficacité et la reddition de comptes. Les résultats paraissent au chapitre 2 du présent rapport; 6 vérifications d envergure gouvernementale dont celle touchant l évaluation de programmes amorcée l année dernière, la gestion de l efficience, la gestion des ressources excédentaires, la gestion de l environnement pour les lieux contaminés, le contrôle du transport routier et l embouteillage et la fabrication des boissons alcooliques; 8 suivis des constatations et des recommandations découlant de vérifications de l optimisation des ressources menées au cours des années antérieures, soit par nous, soit par le vérificateur interne d une entité; CHAPITRE 6 488 RAPPORT D ACTIVITÉS DU VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL

un examen des rapports sur l optimisation des ressources préparés par des cabinets privés d experts-comptables, ainsi que le suivi des recommandations contenues dans ces rapports; une vérification spéciale faite à la Commission de la construction du Québec à la demande du gouvernement; le repérage et la mise à jour de projets éventuels de vérification axés sur l économie, l efficience, l efficacité et la reddition de comptes. 6.14 À la suite de l exécution des travaux de vérification d attestation financière et de déficiences appréhendées, 105 rapports à la direction ont été produits. 6.15 Les résultats des travaux de l année 1993-1994 ont été communiqués à l ensemble du personnel de l organisme, au cours d une demi-journée de présentation du rapport du Vérificateur général à l Assemblée nationale. 6.16 Pour la première fois depuis le début de son mandat, le Vérificateur général s est adressé au Forum des sous-ministres, après le dépôt de son rapport pour l année 1992-1993. Cette séance de travail lui a permis de recueillir les réflexions de ces hauts fonctionnaires quant à la présentation et au contenu de son rapport.état des dépenses et des crédits autorisés pour l année financière terminée le 31 mars 1994. État des dépenses et des crédits autorisés pour l année financière terminée le 31 mars 2004 6.17 Conformément à la Loi sur le Vérificateur général, le Bureau de l Assemblée nationale nomme un vérificateur des livres et comptes du Vérificateur général. L état financier examiné par ces vérificateurs externes ainsi que les notes complémentaires et le rapport des vérificateurs sont reproduits à la fin de ce chapitre. 6.18 Les crédits non utilisés au montant de 621 421 dollars apparaissant à cet état financier pour l année financière terminée le 31 mars 1994 sont attribuables, d une part, au respect de la Loi sur la réduction du personnel dans les organismes publics et l imputabilité des sous-ministres et des dirigeants d organismes publics et de la Loi concernant les conditions de travail dans le secteur public et le secteur municipal qui ont occasionné un gel des traitements de l ordre de 158 000 dollars et 113 400 dollars respectivement. D autre part, afin de démontrer sa préoccupation concernant le redressement des finances publiques, le Vérificateur général a répondu favorablement à l objectif de crédits périmés de 300 000 dollars proposé par le Conseil du trésor pour l exercice 1993-1994. Personnel requis pour l exécution des travaux Organisation du Vérificateur général 6.19 Deux directions générales assurent l exécution de la plupart des activités de vérification à partir des bureaux de Québec et de Montréal. 6.20 Ces deux directions générales sont appuyées par deux directions principales, soit celle des services-conseils et de l assurance-qualité et celle du soutien professionnel et de la vérification de systèmes d information. 6.21 La Direction de l administration est responsable des services financiers, auxiliaires et bureautiques, et de la gestion des ressources humaines. 6.22 La Direction du cabinet et des communications est responsable des communications de l organisme avec ses divers auditoires. Elle a la responsabilité de la maîtrise d œuvre du rapport du Vérificateur général à l Assemblée nationale. Le Service de vérification interne et d évaluation de programmes relève aussi directement du Vérificateur général. 6.23 Au 31 mars 1994, l effectif autorisé du Vérificateur général s établissait à 230 postes réguliers, soit : Cadres supérieurs 28 Professionnels 174 Personnel technique et de soutien 28 TOTAL 230 6.24 Le personnel est réparti entre le bureau de Québec (191 postes) et celui de Montréal (39 postes). Les femmes représentent 45,7 p. cent de l effectif. Depuis le 1 er avril 1993, le nombre de postes réguliers est passé de 241 à 230. Il sera réduit à 218 au cours de la prochaine année. RAPPORT D ACTIVITÉ DU VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL 489 CHAPITRE 6

6.25 Le Vérificateur général présente son organigramme à la fin de ce chapitre. Ressources externes 6.26 Le Vérificateur général a recours aux services de ressources professionnelles externes, principalement pour exécuter avec lui certains travaux de vérification ou s adjoindre les compétences dont son organisme ne dispose pas. L expérience et les connaissances particulières de ces conseillers dans les divers secteurs vérifiés appuient de façon constructive les équipes de vérification et augmentent la crédibilité des conclusions tirées de leurs travaux. 6.27 La liste des ressources professionnelles auxquelles le Vérificateur général a fait appel au cours de l année est présentée à la fin de ce chapitre. Ressources humaines Développement des ressources humaines 6.28 Le Vérificateur général vise à une utilisation optimale de ses ressources humaines. Dans cette optique, le développement professionnel de son personnel est axé sur l acquisition et la mise à jour des connaissances et sur l amélioration de la productivité. Une variété d activités de formation touchant, notamment, l approche de vérification d attestation financière, la méthodologie de vérification de l optimisation des ressources, la vérification informatique et de la gestion a permis d atteindre ces objectifs. L assistance à des conférences, colloques et congrès a également contribué à parfaire les acquis professionnels et administratifs du personnel et les connaissances du milieu où il exerce ses activités de vérification. 6.29 Au cours de l année, 1 345 jours-personnes ont été utilisés pour les activités de formation, ce qui représente une moyenne d environ 5,5 jours par personne. 6.30 Le nombre d heures allouées à la formation, pour la prochaine année, a été réduit de 53 p. cent afin de dégager des fonds pour répondre aux objectifs budgétaires du gouvernement, définis en mai 1994. Cette limitation ne saurait toutefois être récurrente. 6.31 Par ailleurs, en tant que maître de stage pour l obtention du titre de comptable agréé, le Vérificateur général a contribué, en partie, à 17 stages de formation professionnelle. Dotation en personnel 6.32 Par délégation de l Office des ressources humaines, le Vérificateur général assume la tenue de concours de promotion et de recrutement destinés à combler ses postes. En outre, il a l entière responsabilité de la dotation en matière d emplois occasionnels. 6.33 Au cours de l année, un concours a été tenu, ce qui a permis à 30 personnes d être déclarées aptes à un emploi d agent du Vérificateur général. Onze employés réguliers se sont joints à l organisme, dont 6 par mutation, et 54 personnes ont été embauchées pour occuper des emplois occasionnels pendant de courtes périodes particulièrement chargées. En effet, la majorité des entités vérifiées ont une date de fin d exercice commune, soit le 31 mars ou le 31 décembre. Soutien professionnel et administratif Pratique professionnelle 6.34 Des équipes de travail spécialisées contribuent au développement et au maintien de l efficience et de la qualité des travaux; leurs interventions touchent la recherche, l expérimentation, la formation du personnel, les services-conseils, l élaboration de normes et d énoncés de politique et l assurance-qualité. Participation du Vérificateur général aux travaux d organismes professionnels 6.35 Plusieurs membres du personnel du Vérificateur général participent activement aux travaux d associations et de comités liés, notamment, à la vérification législative. 6.36 D une part, cette adhésion constitue une source précieuse d informations pour le Vérificateur général qui doit être à la fine pointe de l actualité en ce qui concerne sa profession; d autre part, elle permet d informer ces regroupements professionnels des réalisations récentes de l organisme en matière de développement et d expérimentation de méthodologies. CHAPITRE 6 490 RAPPORT D ACTIVITÉ DU VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL

Conférence canadienne des vérificateurs législatifs 6.37 Le Vérificateur général et un membre de son personnel ont participé, en juillet 1994, à la 22e réunion annuelle de la Conférence canadienne des vérificateurs législatifs. Les thèmes abordés par les vérificateurs législatifs fédéral, provinciaux et territoriaux ont été, notamment : la vérification dans le secteur des soins de santé, l évaluation des risques en vérification et le rôle des vérificateurs législatifs face au phénomène de l économie souterraine. 6.38 Le Comité des vérificateurs informatiques législatifs, mis en place par la Conférence, compte deux membres du personnel du Vérificateur général. De plus, des correspondants ont été désignés pour collaborer au développement des secteurs suivants : la consolidation du budget des dépenses, la vérification de la conformité aux textes réglementaires, la vérification dans le réseau de la santé, la vérification des questions environnementales, la vérification en commun du régime de pension du Canada et la vérification du régime de retraite des employés du gouvernement. 6.39 Le Vérificateur général a organisé à Québec, en mai 1994, la réunion annuelle du Comité de la pratique professionnelle en vérification législative de la Conférence canadienne des vérificateurs législatifs. Fondation canadienne pour la vérification intégrée 6.40 La Fondation canadienne pour la vérification intégrée est un organisme professionnel autonome, voué à l amélioration de la reddition de comptes dans l administration publique et privée. 6.41 La contribution du Vérificateur général à la Fondation comporte des avantages qui dépassent largement le cadre des activités de son organisme. En effet, son adhésion à la Fondation en qualité de «membre de soutien» permet aux membres du personnel du gouvernement du Québec et de ses organismes, engagés dans des activités de gestion et de contrôle financier, de vérification interne ou d évaluation de programmes, de devenir membres de la Fondation à des conditions avantageuses. Ils peuvent ainsi bénéficier des services de formation qu offre la Fondation et avoir accès aux résultats de ses travaux de recherche et de développement. 6.42 Le Vérificateur général est gouverneur et membre du Comité de direction de la Fondation et un membre de son personnel siège au Comité de recherche de la Fondation. Autres organismes Professionnels 6.43 Le Vérificateur général ou des membres de son personnel participent aux travaux ou font partie de plusieurs autres associations ou organismes professionnels dont les activités s harmonisent aux siennes. Protection et sécurité 6.44 Le Vérificateur général veille constamment à la protection et à la sécurité accordées à sa documentation, à ses dossiers, à ses données informatiques et à son équipement. 6.45 Il s est engagé, par l adoption d une politique, à respecter les droits d auteur qui protègent la documentation et les logiciels. Supervision et information de gestion 6.46 Tout organisme doit s appuyer sur une information de gestion de qualité afin que ses responsables puissent prendre, en temps opportun, les décisions inhérentes à l exercice de leurs fonctions. 6.47 À cet effet, le Vérificateur général a poursuivi, conformément à son plan directeur des systèmes et de l informatique, la refonte de ses systèmes administratifs. Déontologie et éthique 6.48 Le Vérificateur général s est doté d un code de déontologie qui traduit les valeurs de l organisme et qui respecte les règles d éthique de la profession. De plus, il fait siennes les règles d éthique qui s appliquent à l ensemble de la fonction publique québécoise. Parmi les valeurs, mentionnons : La reddition de comptes. Le Vérificateur général relève de l Assemblée nationale. Celle-ci représente l ensemble des citoyens et mérite donc tout le respect et le dévouement de l organisme. Le Vérificateur général ne doit rendre compte qu à elle seule. RAPPORT D ACTIVITÉ DU VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL 491 CHAPITRE 6

La ressource humaine. La ressource la plus importante du Vérificateur général est la ressource humaine. Le maintien et l amélioration de la compétence et de la qualité de vie au travail de son personnel sont de première importance pour le Vérificateur général. Aussi favorise-t-il la formation et le perfectionnement, le travail d équipe et la responsabilisation. Le Vérificateur général encourage la recherche de l excellence et le développement d un sentiment d appartenance à son organisme. Le travail. Le Vérificateur général effectue ses travaux avec indépendance et objectivité dans le respect des normes professionnelles. Il vise à communiquer les résultats de sa vérification en déterminant les causes et en estimant les conséquences des problèmes relevés. La gestion. Le Vérificateur général vise à une amélioration continue de son processus de gestion, lequel est axé sur la responsabilisation. À cet effet, il élabore et met à jour des systèmes d information de gestion pour l aider dans sa prise de décision. Rencontre avec les parlementaires 6.49 Contrairement à une coutume établie et pour la première fois depuis 1986, la Commission parlementaire du budget et de l administration n a pas convoqué le Vérificateur général à la suite du dépôt de son rapport pour l année 1992-1993. Ressources professionnelles externes Alary, Jean-Jacques Cournoyer, Richard JEAN JACQUES ALARY PLUS INC. RICHARD COURNOYER ET ASSOCIÉS INC. Allard, Marcel DIRECTEUR ADJOINT À LA SOCIÉTÉ DES ALCOOLS DU QUÉBEC (À LA RETRAITE) Beauregard, Claude ÉCOLE NATIONALE D ADMINISTRATION PUBLIQUE Blanchet, Marc BERNARD BLANCHET TURGEON, C.A. Bourget, Roland DIRECTEUR DU SERVICE DE LA PROTECTION PUBLIQUE DE SAINTE-FOY (À LA RETRAITE) Bowen, James PEAT MARWICK Cadoret, Éric CARON BÉLANGER ERNST & YOUNG Charbonneau, Roger EX-DIRECTEUR DE L ÉCOLE DES HAUTES ÉTUDES COMMERCIALES (MAINTENANT DÉCÉDÉ) Chouinard, Jean-Jacques LA SOCIÉTÉ CONSEIL MERCER LIMITÉE Côté, Jean-Guy SOBECO ERNST & YOUNG Courcy, Pierre SOBECO ERNST & YOUNG Desjardins, Yves-Albert CARON BÉLANGER ERNST & YOUNG Fecteau, Michel SOBECO ERNST & YOUNG Fournier, Robert ROCHE LIMITÉE, GROUPE-CONSEIL Gagné, Jean-Guy SAMSON BÉLAIR/DELOITTE & TOUCHE Jacob, André UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À MONTRÉAL Lachance, Roger RAYMOND, CHABOT, MARTIN, PARÉ Laroche, Pierre ÉCOLE DES HAUTES ÉTUDES COMMERCIALES Latulippe, Robert RICHARD COURNOYER ET ASSOCIÉS INC. Leclerc, Michel POISSANT THIBAULT PEAT MARWICK THORNE Lefrançois, Sylvie CONSULTANTE EN ÉVALUATION DE PROGRAMMES Léger, Jaquelin LALIBERTÉ LANCTÔT COOPERS & LYBRAND Marceau, Richard ÉCOLE NATIONALE D ADMINISTRATION PUBLIQUE McNeil, André BLAIS MCNEIL ET ASSOCIÉS INC. PAGE, DOLORÈS SOBECO ERNST & YOUNG Potvin, André ANDRÉ POTVIN, C.A. Rochette, Guy ROCHE LIMITÉE, GROUPE-CONSEIL Roy, René SOBECO ERNST & YOUNG Saint-Cyr, Louise ÉCOLE DES HAUTES ÉTUDES COMMERCIALES St-Germain, Michel LA SOCIÉTÉ CONSEIL MERCER LIMITÉE Sexton, Jean UNIVERSITÉ LAVAL Turgeon, Robert BERNARD BLANCHET TURGEON, C.A. CHAPITRE 6 492 RAPPORT D ACTIVITÉ DU VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL

RAPPORT D ACTIVITÉ DU VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL 493 CHAPITRE 6

CHAPITRE 6 494 RAPPORT D ACTIVITÉ DU VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL

Notes complémentaires pour l année financière terminée le 31 mars 1994 1. Objet En vertu de la Loi sur le Vérificateur général (L.R.Q., c. V-5.01), le Vérificateur général du Québec effectue notamment la vérification financière, la vérification de la conformité des opérations aux lois, règlements, politiques et directives et celle de l optimisation des ressources du Fonds consolidé du revenu, des ministères, des organismes publics et de plusieurs organismes et entreprises du gouvernement du Québec et il communique les résultats de cette vérification dans un rapport annuel à l Assemblée nationale. 2. Conventions comptables L état des dépenses et des crédits autorisés a été préparé selon les conventions comptables en usage au gouvernement du Québec qui comportent entre autres particularités que les acquisitions de biens en capital sont imputées aux dépenses. Le coût des avantages sociaux accordés au personnel du Vérificateur général du Québec et celui de certains services de soutien assumés par divers ministères et organismes ne sont pas présentés dans l état financier. Aucun bilan n est présenté, le Vérificateur général du Québec n ayant aucun actif ni passif. De plus, les dépenses du Vérificateur général du Québec étant des opérations du Fonds consolidé du revenu, elles sont présentées dans les états financiers du gouvernement du Québec (programme 2 des personnes désignées par l Assemblée nationale). Rapport des vérificateurs Aux membres de l Assemblée nationale Nous avons vérifié l état des dépenses et des crédits autorisés du Vérificateur général du Québec pour l année financière terminée le 31 mars 1994. Notre responsabilité consiste à exprimer une opinion sur cet état financier en nous fondant sur notre vérification. Notre vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir un degré raisonnable de certitude quant à l absence d inexactitudes importantes dans l état financier. La vérification comprend le contrôle par sondages des informations probantes à l appui des montants et des autres éléments d information fournis dans l état financier. Elle comprend également l évaluation des principes comptables suivis et des estimations importantes faites par la direction, ainsi qu une appréciation de la présentation d ensemble de l état financier. À notre avis, les sommes présentées à cet état financier ont été dépensées pour les fins auxquelles l Assemblée nationale les avait affectées et de la façon prescrite par les lois, règlements, directives et règles en vigueur. Cet état financier présente fidèlement les dépenses et les crédits autorisés du Vérificateur général du Québec pour l année financière terminée le 31 mars 1994, selon les conventions comptables énoncées à la note 2. CHOQUETTE, CORRIVEAU, GRENIER Comptables agréés Sillery (Québec) Le 22 septembre 1994 RAPPORT D ACTIVITÉ DU VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL 495 CHAPITRE 6