Page de Helvetia Fondation collective de prévoyance du personnel. Affiliation à la Fondation. L'entreprise sousignée (dénommée ci-après "l'entreprise"), d'entente avec son personnel, s'affilie à Helvetia LPP Invest Fondation collective de prévoyance du personnel à Bâle (dénommée ci-après "la Fondation"), en vue de réaliser la prévoyance professionnelle. La Fondation était appelée à ce jour Fondation Patria pour le développement de l'assurance du personnel.. La Fondation a la structure et l'organisation d'une fondation collective et est inscrite à ce titre dans le registre pour la prévoyance professionnelle auprès de l'office fédéral des assurances sociales. L'entreprise affiliée à la Fondation forme à l'intérieur de celle-ci une œuvre de prévoyance autonome. La Fondation répond aux exigences de la Loi fédérale du 5 juin 98 sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP). Elle garantit notamment les prestations minimales prescrites par la LPP.. Afin de garantir les prestations de prévoyance citées dans le plan de prestation et de financement, la Fondation en tant que preneur d'assurance conclut avec Helvetia Compagnie Suisse d'assurances sur la Vie SA, à Bâle (dénommée ci-après Helvetia) un contrat d'assurance vie. La gérance de la Fondation est assumée par Helvetia.. En tant que membre de la Fondation, l'oeuvre de prévoyance a droit aux parts d'excédents résultant du contrat d'assurance vie collective.. Bases. Les droits et les devoirs respectifs des parties contractantes ressortent des dispositions de la présente convention d'affiliation, ainsi que de celles du règlement pour frais, de gestion, de l'acte de fondation, du règlement électoral et du règlement d'organisation.. Le plan de prestations et de financement et le règlement pour frais de gestion forment partie intégrante de la présente convention d'affiliation. L'entreprise confirme avoir pris connaissance de leur contenu.. En tant que gérante, Helvetia représente la Fondation. Les communications faites à ou par Helvetia valent également comme communications faites à ou par la Fondation.. Les relations entre la Fondation et les bénéficiaires (les salariés de l'entreprise affiliée, respectivement les survivants de ceux-ci) sont exclusivement déterminées par le règlement de prévoyance.. Gestion paritaire/commission de prévoyance. L'entreprise affiliée s'engage à organiser, dès la signature de la présente convention, l'élection des représentants des employés auprès de la Commission de prévoyance paritaire. Une nouvelle élection aura lieu chaque fois qu'il y aura une vacance et au début de chaque nouvelle période d'administration, conformément aux dispositions du règlement d'organisation de la Fondation.. L entreprise affiliée se déclare d accord avec la composition existante du Conseil de fondation et peut participer conformément au règlement électoral à d éventuelles élections complémentaires. L entreprise prend connaissance en particulier des dispositions de l acte de fondation et du règlement électoral concernant la désignation des représentants de l employeur au Conseil de fondation, et les approuve.. Obligation de coopérer. L'entreprise déclare son personnel à la Fondation pour inscription à l'assurance.. Elle annonce à la Fondation dans les délais prescrits: les nouvelles affiliations au plus tôt 90 jours avant et au plus tard 60 jours après le début des rapports de travail, resp. le début de la prévoyance obligatoire, en indiquant les personnes qui ne sont pas assurées selon la loi fédérale sur l'assurance accidents (LAA); les cas d'incapacité de gain et d incapacité de travail se prolongeant plus de mois (déclaration au cours du mois suivant); tout autre fait déterminant pour la réalisation de la prévoyance (par ex. des changements d'état civil). Les cas de décès, les sorties et les diminutions de salaire en dessous de la limite d admission réglementaire doivent être déclarés immédiatement à la Fondation. En cas de sortie, l'adresse à laquelle la prestation de sortie doit être versée ainsi que l'adresse du domicile de la personne assurée doivent systématiquement être communiquées. Si la sortie a lieu pour des raisons de santé, il faut expressément l'indiquer. version 0/0
Page de Au début de chaque année, les données mises à jour concernant l'effectif du personnel ainsi que les salaires annuels prévus soumis aux cotisations AVS doivent être communiqués à la Fondation.. L entreprise affiliée est tenue de coopérer en cas de mesures du management des prestations.. Les formulaires fournis par la Fondation doivent être utilisés pour toutes les communications concernant la situation du personnel, de façon complète et véridique..5 Lorsqu'il y a de nouvelles admissions et au début de chaque année, la Fondation établit pour toutes les personnes assurées des certificats de prévoyance sur lesquels figurent les prestations de prévoyance probables. L'entreprise affiliée est tenue de remettre ces certificats aux salariés. Cette obligation concerne également les règlements de prévoyance du personnel établis par la Fondation. 5. Paiement des cotisations/echéance 5. L'employeur s'engage à verser les contributions facturées par Helvetia Vie à la Fondation. Les adaptations de cotisations demeurent réservées, en particulier en raison d'adaptations tarifaires ainsi que de cotisations supplémentaires. Il s'engage à retenir les contributions réglementaires sur les salaires des employés et à les verser régulièrement (au moins chaque trimestre). 5. Le jour d'effet est le er janvier. Les adaptations du salaire, des prestations et des contributions sont effectuées en règle générale au jour d'effet. 5. Les contributions pour les prestations de risque, celles pour l'adaptation de celles-ci à l'évolution des prix et celles pour les frais sont payables au début de l'année, respectivement dès l'admission d'un collaborateur à la prévoyance du personel. Les bonifications de vieillesse ainsi que les contributions au Fonds de garantie viennent à échéance en fin d'année, et, en cas de sortie, à la date à laquelle la dissolution des rapports de travail devient effective. 5. Un crédit d'intérêts est accordé pour les paiements effectués avant l'échéance, tandis que des intérêts débiteurs sont facturés pour des paiements effectués avec retard, même sans procédure de recouvrement. La Fondation a le droit de fixer des taux d'intérêt conformes aux conditions du marché. Les taux d'intérêts peuvent être adaptés en tout temps aux nouvelles conditions. prévoyance en faveur du personnel, soient versées dans les 0 jours qui suivent leur échéance. Tout solde en faveur de la Fondation à la fin d'une année, ainsi que les intérêts débiteurs, sont reportés à l'année civile suivante à titre de créance en capital. Tout solde en faveur de l'entreprise affiliée, y compris les intérêts éventuels créditeurs sont comptabilisés à titre de paiement d'acompte pour les contributions de l'année suivante. Pour la fin de l'année civile, la Fondation établit un relevé du compte d'encaissement. Le solde indiqué sur ce relevé sera considéré comme approuvé dans la mesure où l'entreprise affiliée ne le conteste pas par écrit dans un délai de semaines après réception du relevé. 5.5 D'autre part, la Fondation a le droit, s'il y a des paiements en retard, de limiter les prestations obligatoires à hauteur de la fortune du fonds de prévoyance, dans la mesure où l'entreprise ne verse pas les cotisations dues dans un délai de jours suivant la mise en demeure écrite annonçant cette conséquence du retard de paiement. La couverture d'assurance initialement garantie ne peut redevenir effective qu'à partir du moment où les cotisations dues sont acquittées. Le fonds de prévoyance se compose des fonds de prévoyance effectivement disponibles (y compris les prestations d assurances contractuelles de Helvetia) ainsi que d éventuels actifs de la faillite, resp. des produits découlant de la réalisation de gage et des prestations éventuelles du Fonds de garantie. La Fondation n est pas responsable de la réduction de prestations due aux arriérés envers Helvetia. 5.6 L'entreprise affiliée peut constituer des réserves de contributions auprès de la Fondation, en vue d'utiliser ces fonds pour financer des contributions futures mises à la charge de l'employeur. S'il y a des retards de paiement, la Fondation a le droit d'utiliser ces réserves pour le paiement de la part de contribution mise à la charge de l'employeur. 5.7 La Fondation n'assume aucune responsabilité en ce qui concerne la déductibilité fiscale des cotisations. 6. Responsabilité Si dans un cas de prévoyance, il y a des insuffisances de couverture dues à des fautes contractuelles de la part de l'employeur, notamment le non-respect des obligations concernant la coopération (chiffre ), ou des paiements en retard, l'entreprise affiliée est débitrice envers la Fondation de la totalité des prestations réglementaires que la Fondation doit verser. La Fondation ne débite cependant aucun intérêt pour autant que les contributions, exigibles au début de l'année, resp. à l'admission d'un collaborateur à la version 0/0
Page de 7. Mise en vigueur/résiliation/ dissolution 7. La présente convention d'affiliation entre en vigueur lors de la contresignature par la Fondation et remplace les éventuels accords préalables. Il a une durée de validité fixe de cinq ans et peut être résilié pour la première fois à l échéance de cette durée avec effet au décembre. Si la résiliation est signifiée par l entreprise affiliée, l accord écrit de la Commission de prévoyance est nécessaire. Celle-ci et l'employeur doivent confirmer que la résiliation a eu lieu d'entente avec le personnel ou les éventuels représentants des salariés (en vertu de la loi sur la participation). 7. Si la Fondation n'est pas en possession de la résiliation du contrat au plus tard 6 mois avant son expiration, il est tacitement renouvelé d'année en année, avec le même délai de résiliation. 7. En cas de retard de paiement ou en cas de non-respect des obligations concernant la coopération, la Fondation a le droit de résilier le contrat avec effet immédiat. Ce droit est également garanti si la Commission de prévoyance ordonne des dispositions ou des décisions qui sont contraires au but et aux principes de la Fondation ou qui vont contre les dispositions du règlement de prévoyance du personnel, et que la Commission de prévoyance persiste malgré le rappel à l'ordre de la part de la Fondation. 7. Le contrat d'affiliation peut être résilié par la Fondation même avant l'échéance de la durée du contrat, si l'œuvre de prévoyance n'a pas d'effectif de personnes assurées ou de rentiers pendant au moins mois. 7.5 En cas de résiliation de la convention d'affiliation, l'art. du règlement pour frais de gestion est applicable. 7.6 En cas de résiliation de cette convention, la fortune de l'œuvre de prévoyance en question est transférée à la nouvelle institution de prévoyance compétente ou, en cas de liquidation simultanée de l'entreprise, elle est utilisée par analogie aux dispositions réglementaires concernant le libre passage. 7.7 En cas de résiliation du contrat d'affiliation par l'entreprise affiliée ou en vertu du chiffre 7.., la Fondation transfère à la nouvelle institution de prévoyance la réserve mathématique pour toutes les prestations d'invalidité en cours, resp. les bénéficiaires de rentes d'invalidité. En cas d'incapacités de travail survenues avant la résiliation du contrat d'affiliation et qui entraînent plus tard une invalidité, la procédure est la même. La réserve mathématique pour le versement de rentes de vieillesse et de survivants, resp. les bénéficiaires de rentes de ces prestations restent auprès de la Fondation. 7.8 En cas de résiliation de la convention d'affiliation par la Fondation (sans que le chiffre 7.. s'applique), la Fondation et la nouvelle institution de prévoyance doivent se mettre d'accord pour savoir si les bénéficiaires de rentes resteront auprès de la Fondation ou s'ils passeront à la nouvelle institution de prévoyance. Si aucun accord n'est atteint, les bénéficiaires des rentes restent auprès de la Fondation. 7.9 La Fondation est tenue d'annoncer à l'autorité prévue par la loi la résiliation de la convention d'affiliation. 7.0 L'entreprise affiliée à la possibilité avec une déclaration écrite d'adhérer à Patria Société coopérative en tant que membre. Il n'en résulte aucune obligation. Une démission est possible en tout temps, au plus tard à la résiliation du contrat. L'entreprise atteste conclure le présent contrat d'entente avec le personnel ou les représentants des salariés le cas échéant (en vertu de la loi sur la participation). Lieu/Date: Entreprise (raison sociale, selon inscription au registre du commerce), Signature(s) Bâle, Signatures Helvetia Fondation collective de prévoyance du personnel Annexes: Règlement pour frais de gestion Acte de fondation Règlement d'organisation Règlement électoral version 0/0
Page de Règlement pour frais de gestion Helvetia Fondation collective de prévoyance du personnel. Bases Le présent règlement fait partie intégrante du contrat d'affiliation conclu entre la Fondation et l'entreprise.. Si le contrat d'affiliation est résilié par suite d'ouverture de faillite d'une entreprise, par suite de liquidation d'une entreprise ou parce qu'il n'y a plus de personnel employé, une déduction supplémentaire à la déduction éventuelle mentionnée selon l'art... est effectuée sur la fortune de l'œuvre de prévoyance; cette déduction supplémentaire dépend des coûts engendrés pour cette résiliation mais s'élèvent au minimum à CHF 500.-.. Modification du règlement. Frais pour travaux administratifs spéciaux Pour les charges suivantes, la Fondation prélève des indemnités de frais, qui sont facturées à l entreprise affiliée : Cotisations encore impayées : Sommation par lettre signature en rapport avec le paiement des cotisations arriérées encore dues CHF 00.-- CHF 00.- Plan d'amortissement CHF 50.- Poursuites (non compris les frais officiels): Réquisition de poursuite Réquisition de continuer la poursuite Réquisition de faillite, resp. de réalisation de gage CHF 500.- CHF 500.- CHF 500.- Non-respect des obligations de coopération: Si l'entreprise affiliée ne remplit pas ses obligations de coopération (chiffre du contrat d'affiliation), et que la Fondation doit rassembler à ses frais les données nécessaires pour la réalisation de la prévoyance (en se renseignant auprès de la caisse de compensation AVS compétente, par exemple), les frais relatifs à ces recherches (coût effectif, mais au minimum CHF 500.-), sont mis à la charge de l'entreprise. Les charges spéciales pour prestations de service à fournir hors du cadre de la gestion ordinaire sont facturées selon l importance des frais.. Le Conseil de fondation peut décider en tout temps, pour des raisons importantes, la modification du présent règlement.. Les entreprises affiliées à la Fondation doivent être avisées de toute modification du règlement, au moins trois mois avant la mise en vigueur de celle-ci. 5. Mise en vigueur Ce règlement entre en vigueur le er janvier 005. Bâle, en avril 005/en octobre 007 Le Conseil de fondation. Résiliation de contrat. En cas de résiliation du contrat d'affiliation, la Fondation a le droit de déduire les frais de résiliation fixés par Helvetia Compagnie Suisse d'assurances sur la Vie SA, à Bâle, conformément au tarif d'assurance vie collective agréé par l'autorité fédérale de surveillance des marchés financiers FINMA. La déduction s'élève au plus à 8 % de la réserve mathématique d'inventaire et ne sera effectuée que lors des cinq premières années suivant la conclusion du contrat.
Page 5 de Acte de fondation Helvetia Fondation collective de prévoyance du personnel 0. Préambule 0. Afin de faciliter à toutes les entreprises ainsi qu'à toutes les institutions de droit public ou privé établies en Suisse, l'introduction et la réalisation de la prévoyance professionnelle obligatoire, Patria, Société mutuelle suisse d'assurances sur la vie, à Bâle a créé une fondation collective à laquelle ces entreprises et institutions peuvent s'affilier. En 996, la compagnie d assurance de la fondatrice a été reprise par Patria Société suisse d assurances sur la vie (société anonyme). Celle-ci a été rebaptisée en septembre 006 Helvetia Compagnie Suisse d Assurances sur la Vie SA (ci-après dénommée Helvetia). Pour chaque nouvelle affiliation, il sera fondé une œuvre de prévoyance régie et administrée selon un règlement de prévoyance. 0. La Fondation est soumise à la surveillance de l'autorité publique compétente.. Nom. Helvetia institue par le présent acte, au sens des art. 80 et suivants du Code civil suisse, une Fondation portant le nom de Helvetia Sammelstiftung für Personalvorsorge Helvetia Fondation collective de prévoyance du personnel Helvetia Fondazione collettiva di previdenza del personale Helvetia Group Foundation for Employee Pensions Siège. La Fondation a son siège à Bâle. Le Conseil de fondation peut décider à tout moment de transférer le siège à un autre endroit en Suisse, sous réserve de l'accord de l'autorité de surveillance. en cas de vieillesse et d'incapacité de gain et en faveur de leurs survivants en cas de décès.. La prévoyance est réalisée en premier lieu conformément aux prescriptions de la LPP et des autres lois sur l'assurance sociale. La Fondation peut cependant garantir une couverture de prévoyance dépassant les prestations obligatoires.. Les prestations que les employeurs affiliés à la Fondation sont légalement tenus de verser ou qu'ils versent habituellement en complément à leurs employés, à titre de rétribution de services rendus, (telles que les allocations de renchérissement, les gratifications, les primes d'ancienneté, etc.), ne peuvent être payées par prélèvement sur la fortune de la Fondation.. La prévoyance au profit de l'employeur doit être limitée à des prestations d'assurance. Des prestations discrétionnaires en faveur de l'employeur qui dépassent les limites des prestations réglementaires ne sont pas admises. En outre, l'employeur a les mêmes droits et obligations que les employés..5 La Fondation poursuit son but notamment en passant par Helvetia des contrats d'assurance pour le compte des œuvres de prévoyance affiliées. Ces contrats sont établis sur la base des conventions d'affiliation conclues avec les employeurs, en fonction des ressources mises à la disposition des œuvres en question et conformément au règlement qui leur est applicable. A titre exceptionnel, d'autres compagnies d'assurances suisses peuvent participer à ces contrats. La gérance de la Fondation est réalisée par Helvetia.. Financement. La Fondation subvient au paiement des dépenses pour la prévoyance (dont en particulier les primes pour les assurances contractées) grâce aux fonds (contributions) mis à sa disposition par les employeurs et les employés conformément au règlement applicable à leur œuvre de prévoyance.. Lorsqu'une œuvre de prévoyance a du retard dans le paiement des cotisations, la Fondation n'est pas obligée d'avancer les dépenses pour la prévoyance en puisant dans ses propres fonds. Toutefois, la Fondation s'engage à fournir au moins les prestations prévues par la loi, en ayant recours au fonds de garantie conformément à LPP.. Objet. La Fondation a pour objet de garantir l'assurance de prévoyance en faveur des employés et des employeurs
Page 6 de. Le Conseil de fondation peut demander aux employeurs et institutions affiliés une contribution pour couvrir les frais d'administration. 5. Comptabilité 5. Pour chaque œuvre de prévoyance, la Fondation tient une comptabilité séparée concernant toutes les sommes encaissées et accumulées. 6. Fortune de la Fondation 6. Helvetia affecte au fonds commun de la Fondation une somme de CHF 000.- (mille francs) représentant une créance productive d'intérêts contre Helvetia. La Fondation peut également accepter des dons de la part de tiers, qui doivent être placés avec le maximum de sécurité possible. 6. Pour chaque œuvre de prévoyance, il existe un fonds de prévoyance particulier, administré indépendamment de la fortune restante et en compte séparé. Ce fonds de prévoyance est alimenté par: les contributions des employeurs et des employés les créances résultant du contrat d'assurance conclu en faveur de l'œuvre de prévoyance les réserves pour les contributions des employeurs affiliés, spécialement accumulées par ces derniers dans le cadre de la Fondation les bénéfices résultant de mutations les parts d'excédents résultant du contrat d'assurance les fonds prévus pour les mesures spéciales conformément à la LPP les contributions pour le fonds de garantie selon la LPP les créances de la Fondation envers le fonds de garantie selon la LPP en cas de structure d'âge défavorable ou d'insolvabilité de l'œuvre de prévoyance les dons éventuels de la part de l'employeur ou de tiers, en faveur de l'œuvre de prévoyance. 7. Le Conseil de fondation décide de l'affectation éventuelle du fonds commun. 7. La restitution d'une part ou de la totalité de la fortune de la Fondation aux employeurs - à l'exception des prestations réglementaires - ou à Helvetia est exclue. La fortune de la Fondation ne doit en aucune manière être détournée du but de la prévoyance professionnelle. 8. Bénéficiaires 8. Les bénéficiaires de la Fondation sont les personnes désignées comme ayants droit dans les différents règlements. 8. Les créances des bénéficiaires envers l'œuvre de prévoyance sont définies et limitées dans les règlements applicables. 9. Cession et mise en gage 9. Les créances des bénéficiaires vis-à-vis de la Fondation ne peuvent être ni cédées ni mises en gage. 9. Il peut être dérogé à cette règle dans le cadre des exceptions prévues par la LPP. 0. Organes de la Fondation 0. Les organes de la Fondation sont: les commissions de prévoyance, constituées pour les œuvres affiliées selon le règlement d'organisation. le Conseil de fondation. la Fondatrice l'organe de révision 7. Affectation de la fortune de la Fondation 7. La fortune de prévoyance d'une œuvre affiliée doit être affectée exclusivement dans le cadre du règlement applicable, afin de satisfaire les prétentions des bénéficiaires et couvrir les frais propres à l'œuvre, respectivement sa participation aux frais de la Fondation. Les prétentions de bénéficiaires d'assurances qui dépassent le régime obligatoire sont limitées par la fortune dont dispose l'œuvre de prévoyance.. Conseil de Fondation. Le Conseil de fondation est composé huit membres, dont quatre sont des représentants des salariés et quatre des représentants de l'employeur. Le Conseil de fondation se constitue lui-même.. Représentants de l'helvetia, désignés par le Conseil de fondation et disposant d'une fonction consultative (mais sans droit de vote) participent aux séances du conseil de
Page 7 de fondation. À tout moment, les membres du Conseil de fondation ayant le droit de vote peuvent statuer sur l'absence des représentants de l'helvetia pour une séance ou certains points à l'ordre du jour d'une séance. Pendant la phase préparatoire d'une décision prise par voie de circulation, les personnes citées doivent être consultées sur les affaires concernées, sauf si le Conseil de fondation décide à l'unanimité de renoncer à l'audition.. Le Conseil de fondation représente la Fondation vis-à-vis de tiers et présente les comptes à l'autorité de surveillance. Le rapport de l'organe de contrôle doit être joint à ces comptes.. Le Conseil de fondation désigne les personnes autorisées à signer pour le compte de la Fondation. L'autorisation de signer peut aussi être conférée à des personnes ne faisant pas partie du Conseil de fondation. Les signatures conjointes de deux personnes autorisées à signer engagent juridiquement la Fondation. Pour les tâches.incombant à la fondatrice, resp. à Helvetia en sa qualité de gérante en vertu du règlement d organisation, les autorisations de signer sont déterminées par celle-ci..5 Le Conseil de fondation établit un règlement d'organisation concernant la constitution des Commissions de prévoyance ainsi que la répartition des compétences et responsabilités entre les différentes commissions de prévoyance et le Conseil de fondation. Ce règlement est établi conformément aux prescriptions de la LPP et peut être modifié en tout temps. Le Conseil de fondation élabore également un règlement électoral pour sa désignation. Toute modification au règlement d organisation et au règlement électoral nécessite au préalable l accord des deux tiers au moins des membres du Conseil de fondation.. Clôture des comptes. Les comptes de la Fondation doivent être arrêtés au décembre de chaque année, la première fois au décembre 96.. Contrats d'affiliation. Les contrats d'affiliation conclus avec les employeurs affiliés se font par écrit.. Annulation d'un contrat d'affiliation. Si l'affiliation à la Fondation est annulée par suite de résiliation du contrat d'affiliation, les fonds de l'œuvre de prévoyance sont transférés, en tenant compte des dispositions légales ainsi que de celles relatives au contrat d affiliation, et sans qu'il soit porté atteinte aux droits des bénéficiaires, à une nouvelle institution de prévoyance de l'employeur ou répartis parmi les bénéficiaires, conformément aux prescriptions légales. Si l'annulation du contrat a lieu en raison d'une cessation d'activité ou d'une liquidation, le fonds de prévoyance est réparti parmi les bénéficiaires sous une forme prévue par la loi, les années de service ainsi que les contributions payées étant prises en considération.. Pour la répartition des fonds non liés aux obligations issues de l'assurance, seront prises en considération au moins toutes les personnes assurées à la date de l'annonce officielle de la résiliation, resp. de la cessation d'activité, resp. de la déclaration de la liquidation. 5. Dissolution de la Fondation 5. En cas de dissolution de la Fondation, le Conseil de fondation décide de l'affectation d'un solde éventuel de la fortune de la Fondation. Toute prestation en faveur de la fondatrice ou en faveur des employeurs affiliés ou de leurs successeurs en droit est exclue. 5. L'approbation de l'autorité de surveillance est réservée dans tous les cas. 6. Modification de l'acte de fondation 6. Les deux tiers au minimum des membres du Conseil de fondation peuvent demander les modifications du présent acte auprès de l'autorité de surveillance, en respectant l objet de la fondation (art. ). La Fondation a été créée le 7 décembre 96. L'acte de fondation a été révisé le mars 005, le juin 007 et la dernière fois le avril 009. L'approbation de l'autorité compétente s'est effectuée par les décisions de l'office fédéral des assurances sociales en date du avril 005, du 6 septembre 007 et du 8 juin 009.. Les contrats d affiliation sont conclus avec le consentement du personnel ou de la représentation des salariés le cas échéant (en vertu de la loi sur la participation). Ce consentement est présumé dès que les employés ont participé à l'élection de la commission de prévoyance.
Page 8 de Règlement d'organisation Helvetia Fondation collective de prévoyance du personnel. Commission de prévoyance paritaire. Composition La Commission de prévoyance paritaire, constituée pour chaque oeuvre de prévoyance, est composée comme suit: a) des représentants de l'employeur désignés par celui-ci et b) du même nombre de représentants des employés, élus parmi les assurés en considération des différentes catégories d'employés. Chaque Commission de prévoyance se constitue ellemême. Le président est nommé pour trois ans au maximum, suivant la décision de la Commission de prévoyance. Le président est élu à la majorité simple des voix de tous les membres. La réélection est possible. En l absence d une réélection à l expiration du mandat, le mandat du président est systématiquement reconduit tacitement pour un an. Les membres de la Commission de prévoyance sont nommés pour trois ans. La durée de leur mandat peut être prolongée jusqu'à cinq ans au maximum sur décision de la Commission de prévoyance. En l absence de réélection à l expiration du mandat, sa durée pour les membres élus est systématiquement reconduite tacitement pour un an. La réélection est possible. La dissolution des rapports de service entraîne l'exclusion de la Commission de prévoyance. Le cas échéant, un suppléant est élu pour le reste du mandat. 5 Toute mutation dans une Commission de prévoyance doit être annoncée immédiatement au Conseil de fondation.. Election des représentants des employés Tous les employés affiliés à l'oeuvre de prévoyance sont éligibles et ont le droit de vote. L'élection s'effectue à la majorité simple des voix exprimées (majorité relative). Pour être élus, les candidats doivent avoir obtenu la majorité des voix au premier tour de scrutin. S'il y a des élections complémentaires selon l'art..., alinéa, le même procédé est applicable. Le Conseil de fondation doit être informé de l'élection par écrit, sous forme de procès-verbal.. Séances; décisions Chaque Commission de prévoyance se réunit aussi souvent que les affaires de l'oeuvre de prévoyance l'exigent, au minimum cependant une fois par an. La convocation est faite soit sur la demande du président, soit sur celle de la moitié des membres de la Commission de prévoyance. Le président dirige les débats. Les décisions sont prises à la majorité simple de tous les membres. Il doit être dressé un procès-verbal des décisions de la Commission, signé par un représentant de l'employeur et un représentant des employés. Ce procès-verbal doit être remis au Conseil de fondation si les décisions prises engagent la Fondation à agir. 5 Si le Conseil de fondation constate qu'une décision est contraire aux lois, il en informera immédiatement la Commission de prévoyance, en la renvoyant à la voie juridique ou en y ayant lui-même recours. Le Conseil de fondation ne peut annuler une décision prise par la Commission de prévoyance; il peut uniquement en ajourner l'exécution jusqu'au terme d'une procédure engagée auprès de l'autorité de surveillance ou d'un tribunal. 6 S'il y a égalité des voix, celle du président est déterminante. Les Commissions de prévoyance peuvent cependant prévoir un autre procédé. Toute décision prise à ce sujet doit être communiquée immédiatement au Conseil de fondation, au moyen du procès-verbal. 7 Les décisions peuvent également être prises par voie de circulaire. Une décision est prise par voie de circulaire si tous les membres de la Commission de prévoyance ont donné leur consentement.. Responsabilités, droits et obligations La Commission de prévoyance représente l'organe paritaire de l'oeuvre de prévoyance en question. La Commission de prévoyance charge le Conseil de fondation d'assumer les responsabilités et compétences assignées à ce dernier selon le règlement d'organisation. Un éventuel retrait de ce mandat autorise la Fondation à résilier avec effet immédiat la convention d'affiliation conclue avec l'employeur en question. Sous réserve des dispositions énoncées ci-dessus, chaque Commission de prévoyance a la charge d'administrer l'oeuvre de prévoyance concernée. Elle exerce notamment les fonctions suivantes: a) elle approuve un règlement de prévoyance du personnel préparé par la Fondation, en tenant compte du plan de prévoyance choisi; b) elle informe les destinataires au sujet de l'organisation, des activités ainsi que de la situation de fortune de l'oeuvre de prévoyance; elle doit communiquer par écrit aux assurés, à la demande de ces derniers, les informations sur l'œuvre de prévoyance; c) elle veille à ce que l'employeur fournisse les documents indiqués dans la convention d'affiliation et fasse les déclarations nécessaires; d) elle veille à ce que les contributions soient versées à l'échéance; e) elle participe au rassemblement des documents nécessaires pour la justification du droit lors d'un cas de prévoyance; f) elle informe le Conseil de fondation de tout changement réglementaire concernant les droits des assurés dès qu'une décision a été prise à ce sujet;
Page 9 de g) elle participe à la clarification des droits aux prestations ainsi qu'à la décision concernant le paiement des prestations. h) elle décide de l'utilisation des fonds réservés aux mesures spéciales conformément à la LPP, pour autant que l'emploi de ces ressources ne soit pas réglé par la loi ou par le règlement de prévoyance du personnel; i) elle décide, conformément au but de la Fondation, de l'utilisation des fonds libres de l'oeuvre de prévoyance; k) elle décide de la réduction des prestations réglementaires liées aux droits des assurances collectives et sociales. 5 Les communications faites par la Commission de prévoyance au Conseil de fondation sont valables uniquement si elles parviennent par écrit au siège principal de Helvetia à Bâle.. Responsabilités du Conseil de fondation Le Conseil de fondation est chargé en particulier des responsabilités et compétences intransmissibles suivantes: a) il représente la Fondation vers l'extérieur et établit l'autorisation de signer; celle-ci peut également être conférée à des personnes ne faisant pas partie du Conseil de fondation; b) il établit et approuve les comptes annuels; c) il édicte et approuve les textes de base fournis par la directrice concernant les règlements et conventions d'affiliation; il peut modifier les règlements sans l'accord des commissions de prévoyance; d) il décide du placement des fonds des oeuvres de prévoyance; e) il conclut les contrats d'assurance pour la réassurance; f) il fixe le plan de travail du Conseil de fondation; g) il surveille les activités des autres organes de la Fondation; h) il choisit l'organe de contrôle avec le consentement d'au moins trois quarts des membres du Conseil de fondation; i) il désigne l'expert avec le consentement d'au moins trois quarts des membres du Conseil de fondation. Le Conseil de fondation transmet les affaires en cours à Helvetia Compagnie Suisse d'assurances sur la Vie SA, Bâle, (directrice) en particulier: la conclusion, la prolongation et la résiliation de contrats d affiliation, la préparation des règlements de prévoyance du personnel, la correspondance courante, l'encaissement des contributions de prévoyance, la tenue de la comptabilité, la tenue des comptes de vieillesse, l'établissement des certificats de prévoyance, la liquidation des sinistres relevant de la prévoyance, compte tenu des règlements de prévoyance du personnel ainsi que des décisions prises par les Commissions de prévoyance concernées, l'établissement de quittances et d'attestations, l'information du Conseil de fondation sur les faits présentant un intérêt pour l'exercice de ses fonctions, l'information des Commissions de prévoyance sur les faits présentant un intérêt pour l'exercice de leurs fonctions, la préparation du bilan annuel de la Fondation à l'attention du Conseil de fondation, toutes les autres affaires dont elle est chargée par le Conseil de fondation. Pour les affaires en cours, le Conseil de fondation transmet la compétence de fixer l'autorisation de signer à la directrice. Le Conseil de fondation agit à titre de Commission de prévoyance pour les oeuvres de prévoyance qui ne peuvent pas satisfaire aux règles concernant la composition de la Commission de prévoyance selon art... (p. ex. après la résiliation de la convention d'affiliation par suite de liquidation de l'entreprise, ou en cas de suppression de tous les salariés). 5 D'autre part, il appartient au Conseil de fondation de prendre des décisions sur toutes les affaires qui ne sont pas attribuées à un autre organe.. Responsabilités de l'organe de contrôle L'Organe de contrôle exerce son mandat conformément aux dispositions de la LPP et de l'ordonnance d'exécution correspondante. L'Organe de contrôle peut être chargé de mandats par le Conseil de fondation, notamment en vue du contrôle d'oeuvres de prévoyance particulières.. Responsabilités de l'expert L'expert exerce son mandat conformément aux dispositions de la LPP et selon l'ordonnance d'exécution correspondante. 5. Rapports avec les règlements de prévoyance du personnel Le présent règlement d'organisation fait partie intégrante de tous les règlements de prévoyance du personnel. 6. Entrée en vigueur Le présent règlement d'organisation entre en vigueur au er janvier 0. Bâle, en avril 0 Le Conseil de fondation
Page 0 de Règlement électoral pour l élection du Conseil de fondation de la Helvetia Fondation. Composition du Conseil de fondation paritaire Le Conseil de fondation est composé de 8 membres y compris le/la président(e). Il est composé des représentants des employés et des représentants des employeurs.. Critères électoraux Pour pouvoir garantir la parité ou une représentation adéquate, les représentants des employés et des employeurs doivent si possible accomplir les critères suivants: a. représentation de différents secteurs b. représentation de différentes régions de la Suisse. Ne peut être élu au Conseil de fondation qu un seul représentant par entreprise affiliée.. Représentants des employés La représentation des employés est composée de membres. Ceux-ci représentent tous les employés avec statut d employé qui n exercent pas de fonction dirigeante dans l entreprise. Si possible, la représentation des salariés doit comporter des représentants des catégories suivantes: la catégorie collaboratrices et collaborateurs et cadre inférieur avec au minimum et au maximum membres, la catégorie du cadre moyen et supérieur avec au minimum un et au maximum membres.. Représentants des employeurs La représentation des employeurs est composée de membres. Ceux-ci représentent tous les employés avec statut d employé qui exercent une fonction dirigeante dans l entreprise, ainsi que les représentants de l organe et les propriétaires des entreprises affiliées.. Cercles électoraux Pour l élection, cercles électoraux sont formés: Cercle électoral : représentants des employés de la Commission de prévoyance des entreprises affiliées. Cercle électoral : représentants des employeurs de la Commission de prévoyance des entreprises affiliées. Dans chaque cercle électoral a lieu une élection autonome.. Droit électoral. Droit de vote.. Pour les représentants des employés Dans le cercle électoral ont le droit de vote les représentants des employés des Commissions de prévoyance de toutes les entreprises affiliées à l'helvetia Fondation collective. Les représentants des employés de la Commission de prévoyance élisent les représentants des employés du Conseil de fondation... Pour les représentants des employeurs Dans le cercle électoral ont le droit de vote les représentants des employeurs des Commissions de prévoyance de toutes les entreprises affiliées à l'helvetia Fondation collective. Les représentants des employeurs de la Commission de prévoyance élisent les représentants des employeurs du Conseil de fondation.. Eligibilité.. Comme représentants des employés Sont éligibles les représentants des employés des Commissions de prévoyance des entreprises affiliées... Comme représentants des employeurs Sont éligibles les représentants des employeurs des Commissions de prévoyance des entreprises affiliées.. Absence de Commission de prévoyance Si l œuvre de prévoyance ne dispose pas d une Commission de prévoyance valable, l employeur désigne le représentant des employeurs et tous les employés doivent être considérés comme des représentants des employés.. Propositions de vote. Liste de candidats du Conseil de fondation Le Conseil de fondation paritaire propose, en tenant compte des critères électoraux selon l art.., aux Commissions de prévoyance des entreprises affiliées les candidats pour le Conseil de fondation de leurs cercles électoraux. Le Conseil de fondation peut proposer jusqu à 6 personnes supplémentaires pour chaque cercle électoral, de façon que si un membre quitte le Conseil de fondation pendant la durée de son mandat, le siège libéré peut être occupé par un suppléant (candidat remplaçant).. Liste de candidats des cercles électoraux Les Commissions de prévoyance des entreprises affiliées ont le droit de proposer aux élections des candidats supplémentaires.
Page de Une proposition de vote provenant des cercles électoraux doit être remise exclusivement par le formulaire prévu et nécessite l accord du candidat pour être valide. Il convient de stipuler sur le formulaire à quelle catégorie de salariés le candidat appartient selon chiffre.. Les propositions de vote provenant des cercles électoraux doivent être déposées par écrit au bureau électoral au plus tard 7 semaines avant le jour des élections. Les propositions de vote provenant des cercles électoraux sont passées à l examen par le bureau électoral quant à leur éligibilité selon l art... La liste des candidats actuelle est communiquée aux cercles électoraux au plus tard semaines avant le jour des élections.. Election tacite Si dans un ou dans les deux cercles électoraux le nombre de candidats est égal au nombre de sièges à pourvoir, il n'y aura pas d élections selon l art. 5 dans le cercle électoral concerné et les candidats au Conseil de fondation sont considérés élus tacitement. 5 Procédure électorale 5. Principes électoraux généraux Tous les membres du Conseil de fondation sont élus librement et sous le respect du secret électoral. 5. Date de l élection Les élections peuvent avoir lieu lors du traitement de la déclaration des données salariales annuelles. 5. Bureau électoral Les élections seront préparées et organisées par un bureau électoral. Le Conseil de fondation désigne les membres du bureau électoral parmi les collaborateurs de la dirigeante. Sont exclus les membres même du Conseil de fondation. Le bureau électoral rédige avant chaque élection du Conseil de fondation une brève instruction électorale qui sera expédiée aux électeurs avec la documentation électorale. Toute la procédure électorale peut être soutenue par Internet. 5. Secret électoral Le bureau électoral définit une procédure électorale qui permet de garantir le secret électoral. Cette procédure est communiquée aux électeurs avec l envoi du matériel électoral. Il doit être garanti que les représentants des employeurs de chaque Commission de prévoyance ne soient pas au courant du comportement électoral des représentants des employés de la même commission de prévoyance et vice versa; que les différentes entreprises affiliées ne soient pas au courant du comportement électoral des autres entreprises et vice versa. Si la procédure électorale ne peut garantir que les membres du bureau électoral ne soient pas informés sur le comportement électoral des électeurs, les membres du bureau électoral sont tenus à un silence absolu en ce qui concerne leurs observations. 5.5 Documents électoraux Les documents électoraux sont délivrés séparément aux représentants des employés et des employeurs de la Commission de prévoyance. Font partie des documents électoraux: instruction électorale, liste de candidats. 5.6 Convocation du corps électoral Le jour des élections et les propositions de vote du Conseil de fondation selon l art.. sont communiqués au plus tard 9 semaines avant les élections. 5.7 Tour de scrutin Les candidats nommés par cercle électoral sont élus par tous les électeurs du cercle électoral concerné. L élection devra se faire au moyen des formulaires de vote prévus. Sont élus les candidats par cercle électoral avec le plus grand nombre de voix (majorité simple). En cas d égalité des voix, est décisive la plus grande durée d affiliation d une des entreprises considérées à la Commission de prévoyance. 5 Si les critères électoraux postulés dans l art.. ne sont pas remplis par un des élus, le bureau électoral peux remplacer l élu concerné par le candidat non élu ayant obtenu le plus de voix, qui remplit les critères exigés. 6 Les candidats qui n ont pas été élus doivent être retenus comme candidats suppléants d après le nombre de voix obtenues, art. 6.. 5.8 Vérification des élections La validité des formulaires de vote entrés sera examinée par le bureau électoral. Sont retenues valides uniquement les formulaires de vote remplis correctement, réceptionnés dans les délais prévus avant le jour de l élection. Le bureau électoral doit rédiger un procès-verbal sur toutes ses actions et constatations et communiquer les résultats des élections au Conseil de fondation. Le bureau électoral se charge de publier les résultats des élections convenablement. Le Conseil de fondation nouvellement élu doit constater la validité des élections lors de sa réunion constitutive.
Page de 6. Durée du mandat, remplacement 6. Durée du mandat La durée du mandat s élève à 5 ans. Si un représentant des employés ou des employeurs quitte ses fonctions pendant la durée de son mandat de la Commission de prévoyance de l entreprise affiliée, cela entraîne sa retraite du Conseil de fondation. 6. Retraite d un membre du Conseil de fondation Si un membre du Conseil de fondation élu quitte le Conseil de fondation, il sera remplacé par le candidat non élu (candidat suppléant) ayant obtenu le plus de voix. Si aucun candidat suppléant ne peut effectuer le remplacement pendant la durée du mandat du membre retraité, une élection supplétive sera effectuée selon l art. et 5. 7. Recours Contre les vices de procédure dans la préparation et le déroulement des élections, un recours fondé peut être fait par écrit auprès du Conseil de fondation, pendant les semaines qui suivent la validation de la part du Conseil de fondation. Le Conseil de fondation se prononce définitivement après consultation du service légal de la Fondatrice. 8. Entrée en vigueur Le présent règlement électoral entre en vigueur le er janvier 0. Bâle, en novembre 0 Le Conseil de Fondation