Direction des services administratifs et Direction des études SERVICE DE SECRÉTARIAT ET DE REPROGRAPHIE «Procédures d utilisation» 2013 Gaétane Tremblay, secrétariat pédagogique Local : P0-211, téléphone : 668-2387, poste 233 Adresse courriel : secen@calma.qc.ca Martine Bergeron, service de reprographie Local : P0-213, téléphone : 668-2387, poste 200 Adresse courriel : reprographie@calma.qc.ca
I. SECRÉTARIAT (LOCAL P0-211) Mandat Le Service de secrétariat pédagogique a comme mandat d offrir au personnel enseignant un service de dactylographie de documents relatifs à leurs cours et de préparation de documents en vue de les reprographier. Le personnel de ce secrétariat a la responsabilité de dactylographier 1 et/ou saisir les documents du personnel enseignant et de procéder aux corrections requises par les demandeurs ou les demanderesses. Procédure de dactylographie 1. L enseignant ou l enseignante ayant besoin qu un document soit dactylographié pour ses cours adresse sa demande à la secrétaire du Service en complétant une «Demande de dactylographie» et s entend avec celle-ci sur un délai raisonnable de production du document. 2. La secrétaire procède à la dactylographie du document selon les règles habituelles de présentation du Collège ou, dans des cas particuliers, selon les spécifications de l enseignant ou l enseignante 2. 2 3. L enseignant ou l enseignante est responsable de la qualité du français des documents qu il produit. Il ou elle doit procéder à la relecture du document et indiquer les corrections, si nécessaire, à y apporter. 4. À l expiration du délai entendu, l enseignant ou l enseignante prend possession de son document imprimé au secrétariat. Horaire d ouverture Les heures d ouverture sont affichées au début de chaque session à la porte du Service de reprographie. 1 Dactylographier : Écrire, taper à la machine. Avec l ordinateur, on emploie plutôt le verbe saisir en ce sens. (Source : MULTI, Dictionnaire de la langue française, cinquième édition) 2 Afin de faciliter et d accélérer le travail de dactylographie, il est demandé de présenter des documents lisibles.
II. REPROGRAPHIE (LOCAL P0-213) Mandat Le Service de photocopie et de reprographie a comme mandat de reproduire dans le respect des lois et ententes sur les droits d auteur, les documents nécessaires à l enseignement et au fonctionnement des services du Collège et de mettre à la disposition du personnel autorisé les équipements nécessaires à la photocopie de documents. Équipements Afin de réaliser son mandat, le Service peut compter sur les équipements suivants : 1. Un photocopieur de production au service de reprographie. Local P0-213. Pour des raisons de coûts, les photocopies destinées aux élèves devront être réalisées par le service reprographie. 2. Un photocopieur pour la reproduction destinée à des fins individuelles et au montage. Local P1-404. (En face de la Direction des études). 3 3. Un photocopieur payant à la bibliothèque à usage général. Local P0-165. 4. Un photocopieur au pavillon Curé Lavoie à l usage des enseignants en technologie agricole, en techniques policières et en arts et technologies informatisées. Local L1-173 (bureau des professeurs, Technologie agricole). 5. Un photocopieur à l usage des enseignants en musique, en éducation physique ainsi qu à la Formation continue. Local P0-212. (Face au service de la reprographie).
Procédure 1. Le personnel enseignant, ayant besoin de documents photocopiés, complète au secrétariat pédagogique ou au service de la reprographie un formulaire «Demande de reprographie». Ce formulaire est disponible en format électronique en le demandant au responsable du service, et il est également sur Col.Net. Vous pouvez faire parvenir votre demande par courriel à reprographie@calma.qc.ca lorsque celle-ci ne requiert pas de mise en page ni correction en y joignant le(s) document(s) à photocopier. 2. Le Service de reprographie recueille les demandes. 3. Le délai de production de la documentation nécessaire aux cours est habituellement de 48 heures pour des demandes régulières. Cependant, lors des débuts de session ou périodes intenses d examens ou lors de bris majeur d équipement, ce délai peut être plus long. 4. Le personnel enseignant prend possession des documents reprographiés au service de reprographie (local P0-213), habituellement 48 heures après son transfert à la reprographie. 4.1 Lors de la prise de possession de documents à la reprographie, il est interdit pour tout enseignant de ramasser les documents d un de ses collègues, et ce, quelle que soit la raison évoquée. Ainsi, votre collaboration évitera les pertes et réimpressions desdits documents. 4 4.2 Le service étant strictement réservé au personnel, la prise de possession des documents reprographiés doit se faire UNIQUEMENT par les enseignants. Les élèves ne peuvent en aucun cas récupérer les documents d un enseignant, et ce, peu importe leur nature et consigne reçues du requérant. 5. Pour tous les documents boudinés un délai de cinq (5) jours ouvrables est exigé et si cette demande nécessite le traitement de droits d auteur, prévoir deux jours ouvrables supplémentaires. Toutefois, pendant les périodes intenses de début de session et d examen, ce délai est de dix (10) jours ouvrables pour ce type de documents. 6. Si vous avez besoin d un autre type d impression de documents, il vous faudra le spécifier sur le formulaire de «Demande de reprographie». Exemple : recto verso, 8 ½ X 11, assemblé, broché, perforé, couleur, etc.
7. Les plans de cours et notes de cours sont imprimés en noir seulement. Les documents qui ont de 3 à 100 pages seront automatiquement imprimés sous le format «piqûre à cheval» et pourront être perforés à votre demande. 8. La politique de piqûre à cheval ne s applique pas aux EXAMENS. Ceux-ci sont imprimés selon la demande de l enseignant. 9. Demande d impression couleur Le personnel du secrétariat et de la reprographie a comme mandat de juger de la pertinence des demandes d impression couleur, et ce, à la demande de la Direction des études. Prenez note que ces impressions couleurs seront imputées à chaque département à tous les trois mois. 10. La préparation des documents DESTINÉS À LA VENTE par la Coopsco (local : P0-132) est réalisée par madame Hélène Girard ou par la responsable de la reprographie (local P0-213). Vous devez compléter également un formulaire de «Commande de volume». 5 Ces documents sont également assujettis à la Loi sur les droits d auteur avant même d être imprimés et vendus par la Coopsco. 11. Les documents à reprographier ne doivent pas contenir de boudin, de spirale, d agrafes, d images collées ou froissées. Les documents originaux ne respectant pas ces critères seront retournés au demandeur ou demanderesse pour correction. 12. Les services de secrétariat aux enseignants et de la reprographie possèdent une boîte commune de dépôt pour toutes les demandes que vous désirez remettre en dehors des heures d ouverture. La boîte est située dans le corridor, tout près de la porte d entrée des deux services.
13. Code et limite de photocopies pour les enseignants Chaque enseignant est localisé à un photocopieur précis (Direction des études, Formation continue, Technologie agricole, Secrétariat pédagogique). Votre NUMÉRO DE SERVICE, ainsi que votre LIMITE D IMPRESSION vous sont attribués au début de l année pour le personnel enseignant régulier permanent, et au début de chaque session pour le personnel régulier non permanent par le secrétariat pédagogique. Pour votre MOT DE PASSE (numéro d employé), vous pouvez le vérifier de la façon suivante : en consultant votre bordereau de paie sur le site du Collège; ou auprès du service de la reprographie et du secrétariat pédagogique. Le secrétariat pédagogique affiche, près du photocopieur que vous utilisez, le relevé de votre consommation en photocopies. La limite de photocopies est déterminée selon la charge individuelle d enseignement de chaque enseignant ou enseignante remis par le Service de l organisation scolaire à chaque début de session. 6 Pour le personnel enseignant régulier permanent la limite de photocopies est de 1 000 pour l année. Pour les responsables de coordination départementale 400 copies de plus leur sont allouées. Pour le personnel enseignant régulier non permanent la limite de photocopies est déterminée par le Service de l organisation scolaire selon votre charge d enseignement pour chaque session. Si un enseignant a atteint sa limite de photocopies, il doit : 1) en emprunter à un collègue qui jugera s il est en mesure de vous en prêter, et s il accepte, il avise la responsable au secrétariat pédagogique afin d effectuer un transfert de copies dans votre compte; 2) advenant qu aucun de vos collègues ne puisse vous en prêter, il en parle à son RCD, qui, lui en avise la Direction des études, et ensuite, la responsable au secrétariat pédagogique appliquera les consignes nécessaires. Le photocopieur qui vous est attitré est destiné uniquement à des fins individuelles et au montage servant à la préparation de vos cours. Si vous utilisez ce photocopieur pour des gros tirages, votre limite sera vite atteinte et serez dans l obligation de suivre les procédures mentionnées en 1) et 2).
14. DROITS D AUTEUR Tout document reproduit doit l être dans le respect de la loi sur le droit d auteur et de l entente entre le Collège et la Société de gestion des droits de reproduction Copibec. Le secrétariat pédagogique ou de reprographie peut refuser de reproduire un document si ce geste enfreint la Loi ou l entente. AUTORISATION DE REPRODUCTION Pour des fins d enseignement, il est possible de reproduire un maximum de 25 pages ou 10 % du nombre total de pages (le moindre des deux) d un document, qu il soit imprimé ou numérique. AUTORISATION PARTICULIÈRE Une autorisation particulière doit être obtenue de Copibec pour : reproduire un nombre de pages plus élevé que la limite permise par l entente (plus de 25 pages ou de 10%); reproduire une partie d une œuvre se retrouvant sur la liste d exclusion fournie par Copibec deux fois par année (mai et octobre). Pour les autorisations particulières : le coût unitaire d une copie est de 0.10 $; l enseignant ou l enseignante doit s assurer auprès de son responsable du département qu il a du budget pour sa demande; la secrétaire achemine la demande auprès de Copibec et une copie sera remise au responsable de son département. 7 RESPONSABILITÉ LE COLLÈGE PAYANT UNE LICENCE À COPIBEC, IL NE SERA PAS TENU RESPONSABLE S IL Y A VIOLATION DE LA LOI SUR LE DROIT D AUTEUR. C EST L ENSEIGNANT OU L ENSEIGNANTE QUI PORTE DONC LA RESPONSABILITÉ DE VÉRIFIER S IL EST EN DROIT DE REPRODUIRE SON MATÉRIEL PÉDAGOGIQUE.
POUR EN SAVOIR PLUS Courriel : info@copibec.qc.ca Internet : www.copibec.qc.ca Afin de bien informer le personnel enseignant du niveau collégial, Copibec a réalisé trois courtes capsules d information (5 minutes chacune) : La première porte sur le droit d auteur «Respecter le droit d Auteur, c est encourager la créativité!» La seconde sur l entente «La règle du 10-25» La troisième sur le processus de collecte de données «Agir pour la création» http://www.copibec.qc.ca/accueil/reproductionoeuvres/cegepcollege/videos.aspx Sur le formulaire de DEMANDE DE REPROGRAPHIE, vous devez cocher une des options suivantes : L ORIGINAL NE CONTIENT PAS D EXTRAITS D ŒUVRES DÉCLARATION DES DROITS D AUTEUR (10 % ou 25 pages, le moindre des deux) 8 III. BESOIN DE PAPIER Pour tout besoin en papier, les départements et les services doivent remplir un formulaire de réquisition en précisant le code budgétaire ainsi que la quantité de papier demandé, et vous devez acheminer votre réquisition au service d équipement situé au local P0-105. Le papier vous sera livré par la suite à votre local, et il y aura imputation à votre département.
IV. ENVOI PAR TÉLÉCOPIEUR Un formulaire «Communication par télécopieur» est à votre disposition au secrétariat pour joindre à vos documents. L enseignant ou l enseignante procède lui-même à la transmission de ses documents à partir du photocopieur situé au service de reprographie (P0-213). Prenez note que vous n avez pas besoin d entrer de numéro de service, ni de mot de passe. À l écran, vous avez l accès direct pour les envois de vos documents. Vous devez composer le chiffre «9» avant le numéro de télécopieur de votre destinataire (exemple : 9 1 514-624-7483). V. FORMULAIRES ET AUTRES DOCUMENTS Vous trouverez les formulaires suivants au secrétariat pédagogique ainsi que sur et, notez qu à votre demande, nous pouvons également vous les faire parvenir par courriel. 9 Procédures d utilisation 2013 Formulaire de «Demande de reprographie 2013» Formulaire de «Déclaration d utilisation d œuvres protégées» pour les LIVRES Formulaire de «Déclaration d utilisation d œuvres protégées» pour les REVUES 14 août 2013