FICHE DE RESERVATION DE SALLE Le 31 décembre, les locations de salle sont réservées aux fêtes de famille. La réservation de la salle ne sera effective qu au dépôt du chèque de caution Responsable organisateur : Chèque de caution reçu : 85 (libellé à l ordre du Trésor Public) En qualité de : -Particulier -Association -Restaurateur (rayer la mention inutile) Nom, Prénom :... Adresse :... Tél :... 1. S'engage à retenir la salle : 2. - Jacques BREL (1) - Georges BRASSENS* (1) Le... Nombre de Jour(s) :... avec (1) - sans (1) vaisselle :... X 50 couverts afin d'y organiser :... * La salle Georges Brassens ne dispose pas de cuisine ni de plats * Les locataires sont tenus d ouvrir et fermer la grille de secours avant et après la manifestation organisée 2. S'engage : à couvrir tous dégâts, détériorations occasionnés dans la salle lors de la location, et autres risques d'occupation ; à contracter une assurance "responsabilité civile" pour les risques à couvrir (voir règlement). assurance : organisme :... Police n :... La commune dégage toute responsabilité en cas de vols, pertes ou détériorations pendant la période de location de salle.
3. S'engage à être présent lors des états des lieux avec le responsable de la salle. 4. S'engage à respecter le règlement de location des salles communales ci-joint, notamment en ce qui concerne la sécurité, le nettoyage, les interdictions diverses (pétards, guirlandes, décors,...), la fermeture des locaux où sont entreposés boissons, matériels,... 5. S'engage à assurer, le temps de la location, la police à l'intérieur de l'établissement et à ne pas se mettre en contravention avec les lois et règlements en vigueur sur les débits de boissons. 6. S'engage à régler (montants fixés par délibération du Conseil Municipal - tarifs en vigueur au jour de la location) : la caution, au moment du dépôt de réservation de salle, en Mairie, le montant de la location, au moment de la réception des clés, le montant des articles cassés lors de la location, au moment de la restitution de la caution, en Mairie (après état des lieux final). 7. La salle sera considérée comme réservée au dépôt de la présente fiche de réservation et du paiement de la caution. En cas de résiliation, le montant de la caution ne sera restitué que si la Mairie est prévenue au-moins 30 jours avant la date de location. 8. Toute déclaration mensongère concernant la qualité ou l adresse de l organisateur ainsi que la nature de la réception entrainera l annulation de la réservation. A BARLIN, le... Signature du Responsable organisateur (1) Rayer la mention inutile... Avis favorable pour la location de la salle... A Mme M... défavorable le... Le... Le Maire G. PAILLARD
REGLEMENT DES LOCATIONS DE SALLES COMMUNALES A BARLIN
Le présent règlement fixe les principes essentiels d'utilisation des locaux des Salles Jacques BREL et Georges BRASSENS. I. RESERVATION - CAUTION - PAIEMENT 1. PRIORITES DE RESERVATION Après la Municipalité, la salle est ouverte par priorité, dans l'ordre suivant : Associations Barlinoises, Personnes habitant la Commune, Personnes étrangères à la Commune, et selon l'antériorité de la demande de réservation. 2. MODE DE RESERVATION Toute réservation doit être sollicitée par écrit, à la Mairie de BARLIN. Cette réservation sera signée par l'organisateur et le Maire lors de la réservation définitive, au minimum 30 jours avant la date de la location. Si l'utilisateur signataire de la réservation était amené à annuler une manifestation prévue, il devrait prévenir par courrier la Mairie dès que possible, et au-moins 30 jours à l'avance pour être remboursé. 3. CAUTION Pour chaque mise à disposition, un chèque de caution (montant fixé par délibération du Conseil Municipal) est à remettre au moment de la signature de la réservation. Il sera rendu après l'état des lieux final, si aucune dégradation n'a été constatée. Dans le cas contraire, il servirait en tout ou partie à la remise en état, et, si nécessaire, un dédommagement serait réclamé si la caution ne permettait pas de régler toute la remise en état. Article : 4. TARIFS Les tarifs d'occupation des salles sont fixés par délibération du Conseil Municipal. Le tarif appliqué est celui en vigueur au jour de la location. Le Montant de la location est payable d avance lors du retrait des clés par le locataire.
5. INTERDICTIONS Il est formellement interdit au bénéficiaire de la réservation de céder la salle à une autre personne ou association ou d'y organiser une manifestation différente de celle prévue. En cas de contestation de tels faits, la caution ne sera pas rendue et le locataire ne pourra plus redemander la location de la salle. 6. PROFESSIONNELS Si la salle est donnée en location à un professionnel, le locataire est tenu de prendre les dispositions nécessaires pour que son activité puisse s'exercer dans le respect des règles fixées par la loi. 7. ANNULATION La Commune se réserve le droit d annuler la location des salles pour raisons majeures (exemple : élections). II. ETATS DES LIEUX - REMISE DES CLES 1. ETATS DES LIEUX Le Maire délivre l'autorisation au demandeur qui se mettra en rapport avec Madame Patricia BEAUMONT (salle Georges Brassens) ou Madame Violette DENIS (salle Jacques BREL), responsable, qui établira l'état des lieux préalable à la manifestation et l'état des lieux final. 2. REMISE DES CLES - RESTITUTION Les clefs seront remises au locataire à l'issue de l'état des lieux préalable, devant les intéressés. Ces clés seront rendues lors de l'état des lieux final. 3. PERTE DES CLES La perte des clefs sera facturée à l'organisateur.
1. NETTOYAGE III. NETTOYAGE - MATERIEL - BUVETTE - MUSIQUE La commune assurant le nettoyage des locaux, l'organisateur s'engage, en cas d'utilisation des installations de cuisine, à rendre les lieux et ustensiles en état de propreté. Il procédera au paiement de la vaisselle cassée ou manquante, après l'état des lieux final, lors de la restitution de la caution. Le personnel communal assure le gros nettoyage mais il est demandé aux utilisateurs d'assurer la préparation de ce nettoyage (rangement des tables, ramassage des bouteilles, débarras de tous objets leur appartenant, balayage, etc,...) Les utilisateurs sont dans l'obligation de remettre les locaux en état, y compris les toilettes, dès la fin de l'utilisation. 2. MATERIEL La vaisselle devra être faite. Le matériel prêté ou loué devra être rendu en parfait état. 3. RESPECT DES LIEUX L'organisateur est tenu de : procéder, avant de quitter la salle, à la fermeture des appareils de chauffage et de cuisine, des robinets de l'évier, et de l'électricité. respecter l'état des lieux. Les dégâts occasionnés par le locataire dans la salle, ses abords, la vaisselle cassée sont naturellement à sa charge. 4. BUVETTE - MUSIQUE L'organisateur s'engage à ne pas se mettre en contravention avec les lois et règlements en vigueur sur les débits de boissons, et à faire son affaire en ce qui concerne les autorisations nécessaires à l'ouverture d'une buvette, la programmation d'oeuvres musicales (SACEM), etc...
1. ASSURANCES IV ASSURANCES - SECURITE - PRESCRIPTIONS a.personnes physiques ou morales Les personnes physiques ou morales qui organisent une manifestation temporaire engagent leur responsabilité à l'égard des tiers du fait de l'organisation de cette manifestation. Elles sont à ce titre responsables : b. Associations 1. - des dommages matériels et immatériels consécutifs, causés aux locaux occupés temporairement (qu'il s'agisse d'une location classique ou à titre gracieux) et à leur contenu, ainsi qu'aux biens des voisins et des tiers, par incendie, explosion ou dégâts des eaux. Le contrat "dommages" de la commune comporte une clause de renonciation à recours contre les occupants temporaires des bâtiments communaux en ce qui concerne les risques locatifs. Cette disposition ne concerne que les bâtiments appartenant à la commune. ELLE NE S'APPLIQUE EN AUCUN CAS VIS A VIS DES BIENS DES VOISINS ET DES TIERS. 2. - des intoxications alimentaires causées du fait de l'absorption d'aliments livrés par l'organisateur dans le cadre de cette manifestation. 3. - des dommages corporels pouvant survenir suite à une négligence de l'organisateur. Les associations (type associations loi 1901) sont "en principe" titulaires d'un contrat "responsabilité civile" qui, le plus souvent, garantit ces risques. c. Justification de l'assurance Les particuliers ne bénéficiant pas de garantie pour ce genre de risques, et afin de prévenir toute difficulté de recouvrement des dépenses causées à la collectivité, suite aux dégradations qui seraient survenues au matériel et à l'immobilier, ils devront contracter une assurance "responsabilité civile". Ils devront justifier de cette assurance par une attestation délivrée par leur compagnie d'assurance. Il ne pourront exercer aucun recours contre la ville en cas de vol, ou tout acte délictueux dont ils pourraient être victimes dans les lieux loués et devront faire leur affaire personnelle de toute assurance à ce sujet. d. Responsabilité La commune dégage toute responsabilité en cas de vol, pertes ou détériorations pendant la période de location de salle. A charge pour l'organisateur de prendre toutes dispositions pour fermer les locaux où pourront être entreposés des boissons, verreries, etc...
2. SECURITE a. Sécurité des locaux et abords L'utilisation des locaux s'effectuera dans le respect de l'ordre public, de l'hygiène et des bonnes moeurs. L'utilisateur doit s'assurer, à l'issue de la manifestation, que toutes les portes soient fermées, les lampes éteintes. Il vérifie qu'il n'existe aucune trace d'imprudence. Pour chaque manifestation, le locataire devra prévoir la sécurité et le service d'ordre à l'intérieur des locaux et à leurs abords. b. Incendie - sorties de secours Cet établissement recevant du public est soumis aux règles particulières contre l'incendie. Les sorties de secours, notamment, doivent toujours être accessibles pour permettre l'évacuation rapide de la totalité des occupants. c. Consignes Préalablement à l'utilisation des locaux, l'organisateur reconnait : avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité ainsi que des consignes particulières et s'engage à les appliquer, ainsi que les consignes spécifiques données par le responsable de la salle, compte tenu de l'activité envisagée. avoir constaté avec le responsable de la salle l'emplacement des dispositifs d'alarme et des extincteurs et avoir pris connaissance des issues de secours. Il s'engage à faire respecter les règles de sécurité par les occupants. Enfin, il doit signaler à la Mairie les effractions ou tentatives d'effractions, ainsi que les fuites d'eau, court-circuits, etc...
3. PRESCRIPTIONS Il est expressément défendu : de toucher, sans nécessité, au matériel de secours, de détériorer le bâtiment, soit par des inscriptions, soit par des dépôts quelconques, de laisser pénétrer des animaux, même tenus en laisse, de procéder à des collages sur les murs et d'utiliser des clous, punaises,... de modifier l'installation électrique sans accord des services municipaux, de modifier l'éclairage et les appareils existants, de lancer des pétards dans la salle et en dehors de celle-ci, d'utiliser les avertisseurs sonores des véhicules (tant à l'arrivée qu'au départ). V. NUMEROS DE TELEPHONE UTILES Mairie : 03.21.63.14.50. Services Techniques : 03.21.25.94.84. Commissariat de Police : 03.91.82.64.20 Police secours : 17. Pompiers : 18. SMUR : 15.
VI. RESPECT DU PRESENT REGLEMENT L'utilisateur reconnait avoir pris connaissance du règlement dont il accepte les clauses, il s'engage à respecter et à faire respecter le présent règlement et les modalités contenues dans la fiche de réservation de salle. A BARLIN, le... Le Responsable organisateur Le Maire G. PAILLARD
LOCATIONS DE SALLES A BARLIN Tarifs applicables à partir du 1er juillet 2011 Les tarifs indiqués ci-dessous sont susceptibles de modifications en fonction des décisions du Conseil Municipal. DENOMINATION MOTIF OU PERIODE Salle Georges BRASSENS Salle Jacques BREL Barlinois vin d'honneur (4h) week end 110 350 85 250 Particulier extérieur vin d'honneur (4h) week end 152 525 420 Société locale 1 gratuité par an (caution 85 ) location pour bal, spectacle payant gratuite 270 gratuite 198 Société extérieure journée 425 315 LOCATION DE VAISSELLE DENOMINATION MOTIF OU PERIODE Salle Georges Brassens Salle Jacques BREL Barlinois et société locale pour 50 couverts 50 42 Particulier ou société extérieurs pour 50 couverts 69 63 RESERVATIONS Toute réservation de salle doit se faire à la Mairie de BARLIN et donne lieu au versement d'une caution de 85 remboursée après l'état des lieux final.
Madame, Monsieur, J'ai le plaisir de vous adresser le dossier concernant les modalités de réservation des salles communales. Celui-ci a pour objet de vous apporter tous renseignements utiles quant aux démarches à effectuer, ainsi que les plans et documents nécessaires à la connaissance parfaite des lieux et formalités à accomplir. Vous en souhaitant bonne réception. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. Le Maire G. PAILLARD Ce dossier comprend : les tarifs en vigueur le plan des salles le règlement de location des salles communales à BARLIN la fiche de réservation de salle
Ville de Barlin MODALITES DE MISE A DISPOSI TION DES SALLES COMMUNALES SALLE GEORGES BRASSENS SALLE JACQUES BREL