Fiche de Procedure Carte d identité Référencement FIN - DEP - 01.01 Intitulé du processus l'ordre de reversement -Application SIFAC Pilote du processus Contexte du processus (amont / aval / contraintes / réglementation ) + périmètre Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - Direction des Finances Départements des dépenses - Agence comptable L'ordre de reversement est un acte émanant de l'ordonnateur qui a pour but de diminuer, au niveau d'un compte de charge, une dépense payée et effectuée à tort (charge indue, erreur de créancier, double paiement, etc.), et de rétablir le crédit indûment utilisé. L'opération se traduit par l'émission d'un acte administratif, l ordre de reversement, comptabilisé au crédit du compte de charge qui a supporté la dépense initiale, et qui doit être émis au cours de l'exercice ayant supporté cette dépense. Si une dépense est effectuée à tort sur l'exercice N mais est seulement reconnue sur l'exercice N+1, cela donnera lieu, non pas à un ordre de reversement, mais à l émission d une recette d annulation de mandats d exercices antérieurs. Le procédé de l'ordre de reversement sera abordé différemment selon le remboursement effectué ou non préalablement par le fournisseur, ces deux cas d'approche sont donc possibles. Acteurs du processus Acteurs internes Acteurs externes Entités/acteurs qui concourent directement au déroulement du processus Personnes concernées au sein des composantes, des unités de recherche, des directions et des pôles par le processus de dépenses. Le bureau du visa des dépenses de l'agence comptable Fournisseurs de l'université de Strasbourg
Description du processus Description sous forme de logigramme (diagramme de flux) : Identifier l enchainement des opérations, les acteurs impliqués et les responsabilités de chacun dans le processus, les outils et moyens mis en œuvre Légende (signification des formes à employer pour réaliser le schéma) Document papier Contrôle / décision oui: sortie par le bas/non: sortie par le côté Données (en entrée ou en sortie) non formalisées par un support particulier Fichier informatique ou base de données Opération manuelle Préparation Traitement/tâche Traitement informatisé Début ou fin d un processus (si enchainement avec un autre processus, mentionner le nom dans la forme) Saisie de données dans une application Connecteur vers un autre processus ou sousprocessus, renvoi vers une autre page Transmission /circulation de données ou d informations
Cas 1 - Le remboursement est réalisé préalablement par le fournisseur Ce cas s applique selon que le remboursement soit réceptionné par le service comptabilité de l agence comptable (qui transmet à l ordonnateur concerné les éléments du remboursement) ou que le chèque du remboursement soit réceptionné par l ordonnateur directement. Ce remboursement a lieu au cours du même exercice que celui de la dépense sur laquelle porte l'ordre de reversement. Etapes Acteurs impliqués 1 - Constat du remboursement du fournisseur et préparation du formulaire "ordre de reversement" Fournisseur UDS Effectue le Remboursement Ordonnateur Signature du formulaire de l'orv Reçoit les éléments du remboursement Gestionnaire Financier Service comptabilité Reçoit les éléments du remboursement Bureau "Visa dépenses" Commentaires Le fournisseur constate l'erreur et décide d'effectuer le remboursement. Le service comptabilité de l'agence comptable informe l'ordonnateur/gestionnaire du remboursement à régulariser, ou l'ordonnateur/gestionnaire reçoit directement le remboursement du fournisseur. Le formulaire "Ordre de reversement" doit être complété puis signé par l'ordonnateur. 2 - Saisie de l'ordre de reversement dans Sifac Saisie de l'ordre de reversement Transaction : MIRO ou FB60 (selon le flux de la dépense initiale). Le gestionnaire saisit une dépense de type avoir selon le flux utilisé pour la dépense initiale sans le rappel de cette dernière dans la saisie. Mettre dans le champs "Référence": "ORV/N Pièce in itiale", et préciser obligatoirement le motif de l'ordre de reversement dans la champs "Texte". Insérer la référence du bon de commande de la dépense initiale pour le flux classique. 4 - Edition et signature de la liste de dépenses spécifique à l'ordre de reversement Signature liste dépenses Impression de la liste dépenses et gestion bannette Transaction FB03. Mettre les pièces justificatives dans la bannette de la pièce avoir (RA ou KG) (copie du chèque, copie pièce de dépense initiale, le formulaire "Ordre de reversement" signé, tout autre justificatif). Transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP: Imprimer la liste de dépenses avec la pièce de type RA ou KG à faire signer par l'ordonnateur. 5 - Transmission de la liste des dépenses au correspondant dépenses de l'agence comptable pour prise en charge Rapprochement prise en charge Le gestionnaire transmet la liste dépenses signée accompagnée des pièces justificatives originales listées ci-dessus dont le formulaire ORV au bureau du visa dépenses pour prise en charge comptable et rapprochement avec le remboursement du fournisseur.
Cas 2 - Aucun remboursement n'a été effectué préalablement par le fournisseur Ce cas s applique lorsque l ordonnateur a constaté une dépense effectuée à tort au fournisseur et qu il souhaite en régulariser le recouvrement. Etapes Acteurs impliqués 1 - Constat du paiement indu au fournisseur et préparation du formulaire "ordre de reversement" Ordonnateur Gestionnaire Financier Constat du paiement indu Signature du formulaire ORV Bureau "Visa dépenses" Commentaires L'ordonnateur/le gestionnaire constate l'erreur de paiement indu et décide d'effectuer le recouvrement de cette créance. Le formulaire "Ordre de reversement" doit être complété puis signé par l'ordonnateur. 2 - Saisie de l'ordre de reversement dans Sifac Saisie de l'ordre de reversement Transaction : MIRO ou FB60 (selon le flux de la dépense initiale). Le gestionnaire saisit une dépense de type avoir selon le flux utilisé pour la dépense initiale sans le rappel de cette dernière dans la saisie. Mettre dans le champs "Référence": "ORV/N Pièce in itiale". Préciser obligatoirement le motif de l'ordre de reversement dans la champs "Texte". Insérer la référence du bon de commande de la dépense initiale pour le flux classique. 4 - Edition et signature de la liste de dépenses spécifique à l'ordre de reversement Signature liste dépenses Impression de la liste dépenses et gestion bannette Transaction FB03. Mettre les pièces justificatives dans la bannette de la pièce avoir (RA ou KG) (copie pièce de dépense initiale, le formulaire "Ordre de reversement" signé, tout autre justificatif). Transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP: Imprimer la liste de dépenses avec la pièce de type RA ou KG à faire signer par l'ordonnateur. 5 - Transmission de la liste dépenses au correspondant dépenses de l'agence comptable pour prise en charge comptable 5 - Envoi du formulaire "Ordre de reversement" au fournisseur après validation comptable prise en charge Envoi du formulaire ORV au fournisseur Recouvrement Le gestionnaire transmet la liste de dépenses signée accompagnée des pièces justificatives listées ci-dessus dont le formulaire "Ordre de reversement" original au bureau du visa dépenses pour prise en charge comptable. L'ordonnateur doit conserver une copie du formulaire. Une fois la prise en charge comptable validée, le service dépenses de l'agence comptable envoie le formulaire de l'ordre de reversement au fournisseur et en informe le gestionnaire.
Documentation associée Documentation du processus (Lister et joindre les documents : fiche(s) de procédure, mode opératoire, notes internes ) Modalité d élaboration Le formulaire "Ordre de reversement" La "Liste de dépenses" signée par l'ordonnateur Pas à pas n 2 " Saisie d'un ordre de reversement" (ENT, espace SIFAC) Fiche établie par : (+modalités d élaboration, participation ) DFI - Département de l'animation du réseau et du contrôle interne Fiche validée par : Date de validation : Hélène Mangano, Directrice des Finances 13/12/2011