Conseil régional de l Ordre des Experts-Comptables Paris Ile-de-France «Comment tenir la comptabilité de mon petit CE?»
Conseil régional de l Ordre des Experts-Comptables Paris Ile-de-France «Comment tenir la comptabilité de mon petit CE?» Khalid Elbayade, Expert-comptable Membre de la Commission CE Conseil régional de l Ordre des Experts-Comptables Paris Ile-de-France
Conseil régional de l Ordre des Experts-Comptables Paris Ile-de-France «Comment tenir la comptabilité de mon petit CE?» Claudine Vergnolle, Expert-comptable Membre de la Commission CE Conseil régional de l Ordre des Experts-Comptables Paris Ile-de-France
SOMMAIRE : I. REGLEMENTATION II. COMMENT BIEN TENIR LA COMPTABILITÉ DE MON PETIT CE
I. REGLEMENTATION (1/4) : La Loi relative à la formation professionnelle, à l'emploi et à la démocratie sociale a été adoptée le 5 mars 2014. Elle introduit dans son chapitre IV de nouvelles obligations visant à renforcer la transparence Financière des CE. Elle soumet les CE aux obligations comptables définies par le code de commerce et codifie également leurs règles de gestion. Mais en prévoit l adaptation selon leur taille : Une comptabilité Ultra simplifiée pour les petits CE : en principe un CE dont le montant total de subvention (0,2% & ASC) n excède pas 153 000, simplifiée pour les moyens CE, normale pour les plus gros. Seront considérer comme entrant dans cette dernière catégorie les CE excédant,en principe, 2 des 3 seuils suivants : (total bilan 1,55 M et 3,1 M de ressources, 50 salaries employés par le CE). Et ce à compter du 1 er janvier 2015 pour l'ensemble des comités d'entreprise (CE) toutefois certains décrets d application ne sont pas encore parus et l Autorité de Normes Comptables n a pas rendu ses recommandations.
I. REGLEMENTATION (2/4) : Tous les CE devront revoir leur Règlement Intérieur ou en rédiger un s ils n en ont pas ; En fonction de leur taille, les clauses à y faire figurer seront plus ou moins nombreuses. Tous devront : Désigner un trésorier. Informer sur les transactions les plus significatives (art L2325-47), soit dans le rapport de gestion pour les «petits CE» soit dans l Annexe des comptes pour les autres. Arrêter des comptes selon des modalités prévues par le Règlement Intérieur (RI), par des membres élus du CE désignés par lui et au sein de ses membres élus. Approuver les comptes par les membres élus du CE en séance plénière. La réunion au cours de laquelle les comptes sont approuvés porte sur ce seul sujet. Elle fait l objet d un procès-verbal spécifique.
I. REGLEMENTATION (3/4) : o Etablissement d un rapport de gestion (art. L. 2325-50). Ce rapport présente des informations qualitatives sur ses activités et sa gestion financière, de nature à éclairer l analyse des comptes par les membres élus du CE et les salariés de l entreprise. Un décret à paraitre en précisera le contenu en fonction de la taille du CE. o Information des membres du CE et publication des comptes (art. L. 2325-51 & 52). o o Au plus tard 3 jours avant la séance plénière, les membres du CE chargés d arrêter les comptes communiquent aux membres du CE les comptes annuels ou, le cas échéant, les documents prévus par l art. L. 2325-46 pour les petits CE accompagnés des différents rapports. Enfin, lorsque des conventions seraient passées (directement ou indirectement ou par personne interposée) entre le CE et l'un de ses membres, le trésorier, ou le cas échéant le commissaire aux comptes, établirait un rapport qu'il présenterait à la réunion d'approbation des comptes.
I. REGLEMENTATION (4/4) : Les petits CE tiendraient une comptabilité ultra simplifiée : Une comptabilité «ultra-simplifiée» est prévue pour les plus petits CE, qui ne dépasseraient pas un seuil à fixer par décret (le montant de 153 000 semble avoir été retenu). Cette disposition concernerait l'immense majorité des comités d entreprise. Ceux-ci, par dérogation, pourront s acquitter de leurs obligations comptables en tenant un livre retraçant chronologiquement le montant et l origine des dépenses qu ils réalisent et des recettes qu ils perçoivent et en établissant une fois par an un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à son patrimoine et ses engagements en cours (art. L. 2325-46). Les CE dont les ressources dépassent 153 000 et qui n atteignent pas 2 des 3 seuils énoncés à l art. L. 2325-45 devront confier la mission de présentation de leurs comptes annuels à un expert-comptable. Le coût de la mission de présentation des comptes est pris en charge par le CE sur sa subvention de fonctionnement. Le même article fixe la conservation des pièces et documents comptables à 10 ans..
COMMENT BIEN TENIR LA COMPTABILITÉ DE MON PETIT CE : 1. Tenir une comptabilité adaptée : La comptabilité peut être tenue selon différents moyens. Il existe bon nombre de logiciels simples d utilisation et peu onéreux permettant de tenir une comptabilité. 2. Respecter la séparation des budgets : La spécificité comptable du CE réside dans l obligation de distinguer les dépenses et les ressources en deux comptes de résultats : l un concerne les activités sociales et culturelles, l autre, est réservé au fonctionnement économique du comité. Pour respecter la séparation de ces budgets, il est conseillé au CE de disposer de deux comptes bancaires. La confusion de la gestion des budgets a des conséquences juridiques préjudiciables pour le comité d entreprise et les élus : abus de confiance.
COMMENT BIEN TENIR LA COMPTABILITÉ DE MON PETIT CE : 3. Élaborer un budget par activité : C est en fonction d une hypothèse de subvention, pour l exercice à venir, que les élus élaborent un budget par activité. Ils répartissent la subvention perçue en fonction des activités qu ils souhaitent mettre en œuvre dans la limite de celle-ci en veillant à ne pas dépasser les ressources dont ils disposent. Ils peuvent participer au financement partiel de certaines activités telles que places de cinéma par exemple mais ils doivent s assurer de respecter les textes. 4. Respecter la législation sociale et fiscale : Le CE est une personne morale de droit privé à but non lucratif mais son action s inscrit dans le respect des lois françaises et il doit, pour sa gestion, respecter les réglementations sociales et fiscales dans l attribution des ressources aux salariés ou dans le recours aux prestataires auxquels il peut éventuellement faire appel pour le développement de ses activités.
COMMENT BIEN TENIR LA COMPTABILITÉ DE MON PETIT CE : 5. Organiser les différentes fonctions au sein du CE : La mise en place des règles de contrôle interne de la comptabilité du CE est nécessaire : qui signe les chèques, qui valide les dépenses, qui passe les commandes etc. 6. Justifier chaque dépense Les dépenses doivent être justifiées en fonction d une décision préalable du comité prise collectivement au regard de sa conformité au budget voté par le CE. Dans le cas où les élus ont des frais de représentation ou des frais de mission, les noms des personnes invitées doivent figurer sur les notes de restaurant. 7. Référencer et classer les documents : Le CE doit organiser méticuleusement le classement des documents et le référencement des différentes pièces comptables. Une classification annuelle ainsi qu un archivage est indispensable.
COMMENT BIEN TENIR LA COMPTABILITÉ DE MON PETIT CE : 8. Rechercher dans la transparence le meilleur rapport qualité/prix Le CE va être confronté à des prestataires qui exercent leur activité sur le marché. À chaque fois qu il est nécessaire de faire appel à un prestataire, il faut que le comité organise un mini-appel d offres en recherchant le meilleur rapport qualité/prix dans la gestion des activités qu il entend mettre en œuvre. 9. Faire contrôler et valider les comptes par un expert-comptable: Le contrôle des comptes par un expert-comptable permet un regard extérieur et des conseils aux élus du CE. Le coût de leur mission sera fonction du temps de travail qu ils consacreront aux missions qui leur sont confiées (conseils, accompagnement régulier, contrôle périodique, révision annuelle).
COMMENT BIEN TENIR LA COMPTABILITÉ DE MON PETIT CE : 10. Rendre compte de l utilisation des fonds confiés : Les comptes sont approuvés par les membres élus du CE en séance plénière. La réunion au cours de laquelle les comptes sont approuvés porte sur ce seul sujet. Elle fait l objet d un procès-verbal spécifique. Etablissement d un rapport de gestion (art. L. 2325-50) qui présente des informations qualitatives sur ces activités et sa gestion financière, de nature à éclairer l analyse des comptes par les membres élus du CE et les salariés de l entreprise. Un décret à paraitre en précisera le contenu en fonction de la taille du CE. Information des membres du CE et publication des comptes (art. L. 2325-51 & 52). Au plus tard 3 jours avant la séance plénière, les membres du CE chargés d arrêter les comptes communiquent aux membres du CE les comptes annuels ou, le cas échéant, les documents prévus par l art. L. 2325-46 pour les petits CE accompagnés des différents rapports. Les élus sont, en quelque sorte, les mandataires des salariés pour gérer de l argent collectif. Ils doivent donc rendre compte, de manière synthétique, en permettant l accès des salariés à tout le détail des dépenses, de l utilisation des fonds qui leur sont confiés en établissant chaque année un compte rendu financier sous la forme de compte de résultat et de bilan (C. trav., art. R. 2323-37 préc.).
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