7.2 Paiements sur pièce décentralisés Le paiement sur pièce dans le système de rémunération est utilisé pour : Verser la rémunération additionnelle (ou remboursement de toutes sortes ) aux employés qui ont un emploi défini automatique. Exemple : Temps supplémentaire, frais de voyage, etc. Verser toute rémunération (ou remboursement) aux employés qui ont un emploi défini sur pièce. Exemple : Suppléance occasionnelle ou frais de voyage Le paiement sur pièce décentralisé a été conçu pour assurer la qualité des informations saisies par un lieu de travail. Les options offertes à l utilisateur assurent la cohérence entre la nature du travail accompli et les caractéristiques de l employé (corps d emploi, statut d engagement). De plus, le paiement sur pièce décentralisé effectue la génération du compte budgétaire dans le respect des normes régissant la gestion financière de l organisme. La saisie des paiements sur pièce n exige pas une connaissance approfondie du domaine de la rémunération. Les informations à saisir sont simples et surtout familières à l utilisateur d un lieu de travail. Seule une connaissance minimale des termes utilisés et des procédures administratives de l organisme est requise. Guide de l utilisateur 7.2-1
7.2.1 La fenêtre Liste des paiements sur pièce décentralisés En sélectionnant la fenêtre Paiements sur pièce décentralisés au menu déroulant de l activité Dossier, la fenêtre suivante est affichée : La liste des paiements sur pièce décentralisés est un tableau qui permet de visualiser les paiements qui sont inscrits au dossier de l employé en attente de traitement par le calcul de paie. Caractéristiques du tableau La largeur des colonnes du tableau sont modifiables ce qui permet d obtenir dans certains cas de l information supplémentaire. Exemple : En agrandissant la colonne Lieu, vous aurez le nom du lieu de travail. En utilisant la barre de défilement, vous pouvez visualiser tous les champs du paiement sur pièce inscrit au dossier. Les paiements sont affichés en respectant l ordre de tri suivant : Code de lieu de travail, Référence d emploi, Date de et Code de paiement. 7.2-2 PAIE sous SQL
Tous les paiements de l employé (de toutes les provenances) sont affichés. Cependant, les interventions de l utilisateur d un lieu de travail sont limitées aux paiements provenant de son lieu de travail. Actions permises Impression des paiements qui ont été sélectionnés préalablement au tableau. Affichage de la fenêtre Le paiement sur pièce décentralisé qui permet d inscrire un paiement au dossier de l employé. Pour plus d informations, voir la section 7.3. Permet d éliminer un ou des paiements qui ont été sélectionnés préalablement dans le tableau. Une confirmation est exigée. Modification du paiement qui est sélectionné au tableau. La fenêtre Le paiement sur pièce décentralisé contenant les informations du paiement est affichée. Permet de trier les paiements selon le code de paiement, la référence d emploi, la Date de et le code de lieu de travail. Pour revenir au tri de base prévu pour un lieu de travail (Code de lieu de travail, Référence d emploi, Date de et Code de paiement), vous devez activer de nouveau l icône de tri. Répétition d un ou des paiements sélectionnés au tableau Permet de répéter un ou des paiements inscrits au tableau selon certains paramètres. Pour plus d informations, se référer à la sous-section 7.2.2. Quitter la fenêtre Liste des paiements sur pièce décentralisés Guide de l utilisateur 7.2-3
7.2.2 Fonction Répéter La fonction Répéter permet de répéter un ou plusieurs paiements sélectionnés au tableau Liste de paiements sur pièce décentralisés selon une périodicité que vous spécifiez dans une fenêtre prévue à cet effet. Démarche à suivre pour répéter un ou des paiements Vous devez : Sélectionner au tableau le ou les paiements concernés par la répétition. Activer la plaquette Répéter. Lorsqu elle est appelée par la liste des paiements sur pièce décentralisés, la fonction Répéter exige que : - Les dates DE et À de chacun des paiements sélectionnés au tableau doivent être identiques. - Le lieu de travail inscrit sur chacun des paiements sélectionnés doit correspondre au lieu de travail pour lequel l utilisateur est autorisé. La fenêtre Répétition des paiements est alors affichée : Cette fenêtre permet à l utilisateur de spécifier les paramètres de traitement de la fonction Répéter. 7.2-4 PAIE sous SQL
Vous devez activer l icône de démarrage pour procéder à la répétition. Description des champs Date de la périodicité Les paiements sélectionnés au tableau seront répétés en tenant compte des dates spécifiées. La date DE apparaît par défaut. Permet d inscrire les dates sous le format AAAAMMJJ ou sous le format AAMMJJ. À noter que même si les dates sont inscrites sous le format AAMMJJ, le système les transforme et les affiche sous le format AAAAMMJJ. Options de la périodicité Vous avez à choisir une des options qui sont disponibles : Répéter selon un cycle hebdomadaire. (Option par défaut) Ou Répéter selon les jours payables de la périodicité. Répéter selon un cycle hebdomadaire Dans cette option, la fonction vérifie que tous les paiements sélectionnés ont des dates incluses dans la même semaine civile. Les paiements sélectionnés sont donc répétés pour la même journée de la ou des semaines civiles concernées par les dates de périodicité. Illustration du traitement : Dates de périodicité : 1999-03-11 au 1999-03-20 Paiements sélectionnés Paiements répétés Date Jour Date Jour 1999-03-08 Lundi 1999-03-15 Lundi 1999-03-10 Mercredi 1999-03-17 Mercredi Seules les dates des paiements répétés sont modifiées. Toutes les autres informations des paiements répétés ont des valeurs identiques à celles du paiement d origine. Guide de l utilisateur 7.2-5
Répéter selon les jours payables de la périodicité Dans cette option, la fonction vérifie que tous les paiements sélectionnés ont les mêmes dates. Les paiements sélectionnés sont répétés pour chacun des jours payables spécifiés dans les dates de périodicité. Illustration du traitement : Dates de périodicité : 1999-03-11 au 1999-03-16 Date des paiements sélectionnés Date des paiements répétés 1999-03-10 1999-03-11 1999-03-12 1999-03-15 1999-03-16 Exclure les jours fériés et/ou Exclure les journées pédagogiques Les deux options de répétition des paiements offrent la possibilité de spécifier que la répétition doit tenir compte des jours fériés et des journées pédagogiques. Si la case Jours fériés est cochée, le paiement n est pas répété pour un jour indiqué férié au calendrier du groupe de paie de l employé. Si la case Journées pédagogiques est cochée, le paiement n est pas répété pour un jour correspondant à une journée pédagogique. Dans le cas des journées pédagogiques, s il existe plusieurs groupes de journées pédagogiques pour un lieu de travail, la fenêtre Les groupes de journées pédagogiques s affiche et l utilisateur doit préciser selon quel groupe la répétition doit s effectuer. 7.2-6 PAIE sous SQL
L utilisateur doit sélectionner le groupe concerné au tableau de la fenêtre et confirmer sa sélection en activant l icône. Le traitement de la fonction se termine par l affichage d une fenêtre indiquant le nombre de paiements qui a été généré. Vous devez cliquer sur la plaquette OK pour fermer cette fenêtre d information. Guide de l utilisateur 7.2-7
7.2.3 Impression de paiement La liste des paiements sur pièce décentralisés permet par l icône d impression ou des paiements pour donner une confirmation de paiement à l employé. d imprimer un Paie 4.0 Commission scolaire GRICS Page 1 DENIS DAGENAIS 1999-05-14 10:52:50 Lieu de travail : École St. Paul Rapport généré par : DENIS DAGENAIS Confirmation de paiement Employé Matricule Code de paiement Date Emploi Mode Nb. Unités Montant Ménard Hélène ESUP 123856742 101004 Suppl.occas. 1998-09-10 C-3201 Suppléant suppléance 60 min. et - 1,000 26,24 101004 Suppl.occas. 1999-02-01 C-3201 Suppléant suppléance 151 à 210 min. 1,000 91,84 Confirmation par le secrétariat: Date: 7.2-8 PAIE sous SQL