RESSOURCES HUMAINES ET DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES CANADA (RHDCC) 1 AUTORISATION DE DISPOSER DES DOCUMENTS 2007/002 Apprentissage - Programme canadien de prêts aux étudiants Le Programme canadien de prêts aux étudiants (PCPE) vise à promouvoir l accès aux études postsecondaires en réduisant les obstacles financiers par l attribution de prêts et de bourses à des Canadiens qui ont un besoin financier avéré. Ce programme contribue à ce que les Canadiens aient la possibilité d acquérir les connaissances et les compétences dont ils ont besoin pour jouer un rôle actif dans l économie et la société. (Cette section doit être approuvée par le Programme canadien de prêts aux étudiants, Ressources humaines et Développement des compétences Canada.) Section 1 Documents archivistiques ou historiques Il s agit de documents possédant une valeur archivistique ou historique et qui doivent être sélectionnés puis transférés sous la garde et le contrôle de Bibliothèque et Archives Canada selon les modalités de l autorisation de disposer de documents 2007/002 à la fin du. Documents archivistiques ou historiques Délai de conservation proposé Approuvé (inscrire Oui), Documents de correspondance avec les provinces et les territoires produits par le groupe Politique opérationnelle et recherche 1 En janvier 2005, un protocole d entente a été signé avec Bibliothèque et Archives Canada afin que soient évalués les documents produits et reçus par Ressources humaines et Développement des compétences Canada. L entente incluait Assurance-emploi, Emploi, Compétences, Apprentis, Travail, Itinérance, Services ministériels et Communications, Politique et planification stratégique et les régions. Elle visait aussi les documents relatifs aux fonctions précédemment nommées produits par des ministères antérieurs (Commission d'assurance-chômage du Canada, ministère de la Main-d œuvre et de l'immigration, Commission de l'emploi et de l'immigration du Canada, Travail Canada, Développement des ressources humaines Canada.) Page 1 de 11
Documents archivistiques ou historiques Délai de conservation proposé Approuvé (inscrire Oui), Cahiers d information produits par le groupe Politique opérationnelle et recherche Conseils de la part du groupe Politique opérationnelle et recherche Manuels de politiques et de procédures produits par le groupe Politique opérationnelle et recherche Initiative reports produits par le groupe Politique opérationnelle et recherche Tous les documents opérationnels finaux produits par le groupe de l interprétation stratégique et juridique Études socioéconomiques réalisées par le groupe de l analyse socioéconomique Plan d action de la direction Manuels opérationnels (par opposition aux manuels de finances) et énoncés de travaux des fournisseurs de services primaires Pour les relations fédérales-provinciales, transférer : comptes rendus des téléconférences avec les provinces Rapports finaux du groupe de l accréditation Ententes d intégration avec les provinces après le remplacement ou la révocation après la fin Page 2 de 11
Documents archivistiques ou historiques Délai de conservation proposé Approuvé (inscrire Oui), Comptes rendus des réunions annuelles avec les provinces en régime intégré Ordres du jour et comptes rendus des réunions du Comité directeur sur les provinces en régime intégré Documents de planification annuels et quinquennaux de l ancienne unité de la transformation des activités et des services électroniques Plans et évaluations stratégiques de l ancienne unité de la transformation et des services électroniques Documents portant sur l origine de Ciblétudes et les ententes initiales de l unité de la transformation des activités et des services électroniques Documents opérationnels du programme d invalidité Conclusions d études de l ancien service de la gestion de la responsabilisation et de la mesure du rendement Rapports d enquête de l ancien service de la gestion de la responsabilisation et de la mesure du rendement Règlements et décisions des dossiers de fraudes importantes de l ancien service de la gestion de la responsabilisation et de la mesure du rendement Plans stratégiques de l ancien service de la gestion de la responsabilisation et de la mesure du rendement après la fin après le règlement Page 3 de 11
Documents archivistiques ou historiques Délai de conservation proposé Approuvé (inscrire Oui), Documents relatifs à la mise en œuvre du cadre stratégique pancanadien sur les nominations de l ancien service de la gestion de la responsabilisation et de la mesure du rendement Documents des dossiers du programme de Mobilité académique internationale (MAI) ayant attiré l attention des médias ou ayant nécessité l intervention du ministre 6 exercices financiers Site Web Ciblétudes : Bibliothèque et Archives Canada souhaite obtenir l autorisation de copier du contenu du site Web Ciblétudes de temps à autre sans avoir à consulter RHDCC. X J approuve ο Je n approuve pas Commentaires : Page 4 de 11
Section 2 Documents non archivistiques Les documents non archivistiques peuvent être éliminés sans autre consultation de Bibliothèque et Archives Canada. Ces documents devraient être détruits après leur respectif sauf s il existe une obligation administrative, juridique, financière ou opérationnelle de les conserver plus longtemps. Les documents non archivistiques comprennent sans s y limiter les documents indiqués cidessous Dossiers des clients Sur papier et format électronique Dossiers des clients Exceptions Délai de conservation proposé 6 exercices financiers Approuvé (inscrire Oui), - Microfiches et fichiers électroniques du fichier principal des prêts - Relevés mensuels des intérêts sur microfiche, liste alphabétique, gestion (statistique) 2 ans - Rapports électroniques opérationnels 1 an Page 5 de 11
Les documents non archivistiques comprennent sans s y limiter les documents indiqués cidessous Autres documents opérationnels non archivistiques Délai de conservation proposé Approuvé (inscrire Oui), Page 6 de 11
Section 3 Documents archivistiques ou historiques se rapportant aux fonctions de RHDCC À titre d information seulement Certains types de documents communs à l ensemble des fonctions de RHDCC ont été désignés comme ayant une valeur archivistique ou historique. Les délais de conservation qui suivent ont été établis. Ces documents doivent être sélectionnés puis transférés sous la garde et le contrôle de Bibliothèque et Archives Canada à la fin du. Documents d archives ou historiques Délai de conservation Documents éphémères préparés au moment d un changement ministériel Documents éphémères préparés au moment d un changement ministériel Rapports et comptes rendus des décisions du comité de la haute direction 3 Ordres du jour et comptes rendus des décisions du comité de la haute direction Documents de présentation à l intention de la haute direction ou de destinataires internationaux et dont l information ou l interprétation ne figure dans aucun autre document 4 après le changement ministériel après la restructuration administratives administratives administratives Document d information à l intention de la haute direction administratives après le remplacement ou la révocation Documents concernant l élaboration, la modification et l interprétation de lois et de règlements relevant du ministère Énoncé de politique 3 La haute direction de RHDCC regroupe les ministres, le secrétaire d État, le secrétaire parlementaire, les sous-ministres, les sous-ministres adjoints et les directeurs exécutifs. 4 «DECKs» Page 7 de 11
Documents d archives ou historiques Délai de conservation administratives Notes sur les options de politique administratives Lignes directrices de politique après le remplacement Diagnostics de politique administratives Analyses de politiques administratives Conseils intergouvernementaux administratives Rapports sur les résultats Documents portant sur le début ou la fin de nouveaux programmes administratives Directives régionales après le remplacement Page 8 de 11
Bureaux régionaux et locaux de RHDCC Rapports et comptes rendus de décisions du comité exécutif régional Ordres du jour, comptes rendus et autres documents des réunions des conseils de gestion régionaux Documents portant sur des initiatives destinées à mettre en œuvre et à adapter des programmes et politiques de l administration centrale nationale Documents des bureaux des directeurs exécutifs 5 (ou de toute personne chargée de cette fonction), classés par sujet et contenant de l information portant sur une région donnée Documents stratégiques à l égard desquels le bureau régional est le bureau de première responsabilité Documents opérationnels à l égard desquels le bureau régional est le bureau de première responsabilité administratives administratives après le remplacement administratives après le remplacement administratives 5 Certaines régions n ont pas de directeur exécutif. Le cas échéant, les documents de la personne occupant l équivalent de cette fonction sont visés. Page 9 de 11
Renseignements généraux Attribution d un nouveau contrat à un fournisseur de services pour le Programme canadien de prêts aux étudiants Plusieurs facteurs influent sur l établissement du : Énoncés sur la nature des documents et leur conservation dans les lois conférant au Ministère ou au programme leur mandat, régissant leurs activités ou ayant une influence sur eux d autres façons (dont leur administration financière); Énoncés sur la nature des documents et leur conservation dans les règlements pris pour appuyer les activités courantes d un programme; Énoncés sur la nature des documents et leur conservation dans des politiques, des directions ou des manuels opérationnels internes conçus pour faire en sorte que l information nécessaire est accessible à tous ceux qui en ont besoin pour mener à bien des tâches à toutes les étapes des activités de programmes d une organisation. Le but de ces énoncés dans ces instruments est d assurer l accessibilité de l information nécessaire à toutes les étapes des programmes et services d une organisation. Pour l essentiel, la durée du des documents devrait être déterminée par les facteurs suivants : Valeur financière : Documents démontrant comment les fonds ont été obtenus, alloués et dépensés Documents nécessaires à des fins de vérification ou à des fins fiscales Ils comprennent des documents ayant une valeur à court terme, comme les comptes de dépenses et les factures, ainsi que les documents ayant une valeur à long terme, comme les comptes de pension de retraite, les fonds en fiducies, etc. Valeur administrative ou à des fins de recherche : Information sur les politiques et les procédures nécessaires aux activités courantes d un ministère Nécessaire à satisfaire un besoin de gestion Les dossiers des clients sont dans cette catégorie. Les documents ayant une valeur à des fins de recherche servent à la planification de nouvelles activités et à reconstruire des activités passées. Valeur juridique : Page 10 de 11
Ces documents se rapportent aux droits du gouvernement ou des citoyens, droits qui sont exécutoires par les tribunaux. Ces documents sont faciles à identifier; ils comprennent par exemple les brevets, les contrats, les baux et les titres. La valeur juridique peut être subordonnée à l usage original des documents. Certains documents légaux peuvent ne jamais être détruits; dans d autres cas, lorsque la transaction est complétée ou terminée, la valeur juridique prend fin et le document réintègre sa valeur administratrice antérieure. Page 11 de 11