RÉUNION ORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION AGENCE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE MONTRÉAL MARDI 28 OCTOBRE 2014, À 18 H 30, À LA SALLE 107 DE L AGENCE 7 RAPPORT DU COMITÉ D ALLOCATION DES RESSOURCES RÉGIONALES 7.3 Dossiers immobiliers 7.3.3 Proposition sur une recommandation d approbation relative au programme de conservation et de fonctionnalité immobilière (PCFI) 2014-2015 Vous trouverez ci-joints les documents suivants : Fiche synthèse portant sur le «Programme de conservation et de fonctionnalité immobilière (PCFI) 2014-2015», datée du 7 octobre 2014; Document portant sur le «Plan de conservation et de fonctionnalité immobilière (PCFI) Projets retenus pour financement 2014-2015 Maintien d actifs immobiliers», daté du 28 octobre 2014; Document portant sur le «Plan de conservation et de fonctionnalité immobilière (PCFI) Projets retenus pour financement 2014-2015 Résorption du déficit de maintien des actifs (RDMA)», daté du 28 octobre 2014; Document portant sur le «Plan de conservation et de fonctionnalité immobilière (PCFI) Projets retenus pour financement 2014-2015 Rénovation fonctionnelle mineure en CHSLD», daté du 28 octobre 2014; Document portant sur le «Plan de conservation et de fonctionnalité immobilière (PCFI) Projets retenus pour financement 2014-2015 Rénovation fonctionnelle mineure autre que CHSLD», daté du 28 octobre 2014. PROJET DE RÉSOLUTION À la suite de sa soixante-huitième (68 e ) réunion, le comité d allocation des ressources régionales de l Agence PROPOSE au conseil d administration d approuver : les financements complémentaires, aux montants indiqués ci-dessous et tels que présentés aux tableaux «Plan de conservation et de fonctionnalité immobilière projets retenus pour financement 2014-2015», datés du 28 octobre 2014 : o Maintien d actifs : 6 869 770 $ o Résorption du déficit de maintien des actifs : 10 474 786 $ o Rénovation fonctionnelle mineure en CHSLD : 8 078 834 $ o Rénovation fonctionnelle mineure pour missions autres que CHSLD : 13 127 686 $ les réserves courantes aux fins de financement de projets actuellement en analyse et pour répondre en cours d exercice à d éventuels besoins provenant du réseau, aux montants indiqués ci-dessous et tels que présentés dans la fiche synthèse portant sur le «Programme de conservation et de fonctionnalité immobilière (PCFI) 2014-2015», datée du 7 octobre 2014 : o Maintien d actifs : 648 816 $ o Résorption du déficit de maintien des actifs : 1 071 481 $ o Rénovation fonctionnelle mineure en CHSLD : 2 531 775 $ o Rénovation fonctionnelle mineure pour missions autres que CHSLD : 972 250 $ les engagements financiers relatifs à ces projets, et tel que requis, le cas échéant, d en faire un dépôt pour information au MSSS concernant le programme en CHSLD pour le volet «Établissements privés conventionnés».
CPEP CARR CVQ CGE CIC CV CA CGRM CSSS-CHSGS CD FICHE SYNTHÈSE 1. SUJET ET BUT DE LA PRÉSENTATION : Programme de conservation et de fonctionnalité immobilière (PCFI) 2014-2015 Information Discussion Approbation Pièce jointe Durée : 20 minutes 2. DESCRIPTION ET ÉLÉMENTS DE CONTEXTE : Le 22 juillet 2014, le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) autorisait les montants annoncés pour le Programme de conservation et de fonctionnalité immobilière (PCFI) soient les enveloppes de maintien d actifs (MA), résorption du déficit de maintien des actifs (RDMA), rénovation fonctionnelle mineure (RFM) en CHSLD et rénovation fonctionnelle mineure pour missions autres que CHSLD, au regard de projets d une valeur inférieure à 5 M$. Le PCFI est constitué des travaux de maintien des actifs et de rénovation fonctionnelle mineure planifiés pour un triennat. Ce plan triennal est révisé annuellement et systématiquement mis à jour par chaque établissement. À l exception de l enveloppe RFM en CHSLD, qui ne fait pas l objet de financement complémentaire mais est à 100 % distribuée par l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal (Agence de Montréal), la partie récurrente de ces montants a été pré-distribuée par le MSSS entre les établissements au prorata des valeurs de remplacement ajustées des immeubles publics du réseau. Suivant le cadre de gestion en vigueur, les établissements doivent assumer la responsabilité du maintien des actifs conformément aux orientations ministérielles ainsi que le plan d organisation régionale de soins correspondant à sa mission. Pour financer la réalisation de travaux dans le Réseau, l Agence de Montréal dispose de la partie complémentaire «comme mécanisme d ajustement en vue de pourvoir, de façon exceptionnelle, à des problématiques particulières. Le financement complémentaire est la part d une enveloppe récurrente de maintien des actifs.» 1 Cette «part Agence» fait ici l objet d attribution de subventions. Les montants des différentes enveloppes ainsi que les pourcentages représentant la «part Agence» pour redistribution au réseau montréalais sont indiqués dans le tableau ci-dessous. Les montants des réserves régionales de l exercice précédent figurent également à ce tableau, ajustés des montants octroyés ou retirés en cours d exercice et constituent le solde courant, qui s ajoute aux «parts Agence» pour constituer la disponibilité financière de l exercice courant. Une réserve a été constituée pour répondre à des projets spécifiques annoncés, tel qu entre autres le projet de systèmes automatisés et robotisés pour la distribution des médicaments (SARDM) soit le financement de travaux en lien avec les équipements qui seront acquis en cours d année, ou pour répondre, en cours d exercice, à des problématiques de santé publique (travaux de décontamination d amiante ou moisissures) ou à des projets cliniques urgents. Cette réserve inclut également un montant pour honoraires d expertises pour des projets régionaux ou pour frais de gestion. L utilisation des réserves courantes fait présentement l objet d une planification au regard de projets soumis et en cours d analyse. 1 Tiré de la circulaire 2013-033 relative au cadre de gestion du Maintien des actifs du réseau de la santé et des services sociaux publiée par le ministère de la Santé et des Services sociaux. CPEP Comité de planification et d évaluation des programmes CA Conseil d administration Page 1 sur 4 CARR Comité d allocation des ressources régionales CGRM Comité de gestion du réseau montréalais CV Comité de vérification CSSS CHSGS CVQ Comité de vigilance et de la qualité CIC Comité interprogrammes cliniques CGÉ Comité de gouvernance et d éthique CD - Comité de direction
Programmes de subvention PCFI 2014-2015: Programmes 2014-2015 MA RDMA RFM en CHSLD RFM autres missions A Enveloppe Régionale 83 377 874 $ 38 360 072 $ 8 647 000 $ 29 433 294 $ B Part Agence 10% 30% 100% 50% C sous-total (A*B) 8 337 787 $ 11 508 022 $ 8 647 000 $ 14 716 647 $ D Solde antérieur 500 799 $ 38 245 $ 931 148 $ 1 733 333 $ E Projets alloués/retirés en cours d'exercice 370 000 $ 0 (1 032 461 $) (24 956 $) F solde courant (D-E) 130 799 $ 38 245 $ 1 963 609 $ 1 758 289 $ G Disponibilité (C+F) 8 468 586 $ 11 546 267 $ 10 610 609 $ 16 474 936 $ Réserve spécifique Santé publique, SARDM 800 000 $ N/A N/A 2 000 000 $ Réserve honoraires expertises, frais gestion 150 000 $ N/A N/A 375 000 $ H Montant distribué 6 869 770 $ 10 474 786 $ 8 078 834 $ 13 127 686 $ I Réserve courante ( G-H)* 648 816 $ 1 071 481 $ 2 531 775 $ 972 250 $ Objectifs des différentes enveloppes MA Cette enveloppe est destinée aux travaux d entretien préventif et curatif relatifs à l opération et à la conservation du parc immobilier, et contribuant à retarder ou à empêcher son usure prématurée ou sa détérioration. Ces travaux, habituellement cycliques et récurrents, visent ainsi à maintenir son bon état de fonctionnement, assurant ainsi la sécurité de la personne et des biens et vise à assurer la pérennité des actifs immobiliers. Ces travaux touchent les composantes architecturales, les infrastructures électro mécaniques ainsi que la mise aux normes. Les projets retenus s inscrivent en majeure partie dans le cadre de solutions apportées aux réseaux électromécaniques ainsi qu à l enveloppe architecturale du bâtiment. RDMA La démarche concerne la réalisation de travaux de maintien d actifs immobiliers dans le but d accélérer la résorption du déficit d entretien des infrastructures publiques. RFM en CHSLD et pour missions autres que CHSLD La rénovation fonctionnelle mineure concerne les travaux de rénovation, de réaménagement, de transformation ou de remplacement visant à améliorer la sécurité et la qualité de l environnement physique, la fonctionnalité et la capacité des services ainsi que la création de milieux de vie et de soins. 2 L enveloppe RFM en CHSLD concerne l hébergement de longue durée dont la majorité des projets retenus cette année visent expressément l amélioration des services du programme de soutien à l autonomie de la personne âgée (SAPA), notamment d importants réaménagements d unités de vie et diverses mesures de sécurité. L enveloppe RFM pour missions autres que CHSLD répond aux missions telles qu entre autres : santé physique, santé mentale, courte durée, centre jeunesse et réadaptation. Les projets retenus s inscrivent en partie dans le cadre de remplacements d équipements médicaux, de réaménagement de pharmacies en lien avec le programme SARDM phase III ainsi que des réaménagements fonctionnels de différents services. Projets déposés Le présent exercice a fait l objet d un appel de projets devant répondre à des priorités ministérielles, régionales ou locales. La liste de ces projets retenus est transmise en pièce jointe pour information. Vous trouverez au tableau ci-dessous, le nombre ainsi que la valeur des projets déposés, la demande de financement totale et finalement, le nombre de projets retenus pour octroi de subvention. Exceptionnellement, le programme de RFM en CHSLD a été élaboré à partir de l analyse des projets soumis par les établissements de statut public seulement, le projet d un établissement privé conventionné étant en cours d analyse. Tableau des statistiques concernant les projets soumis et octroyés Programmes 2014-2015 MA RDMA RFM en CHSLD RFM autres missions Nombre de projets soumis 49 54 56 64 Demande totale de financement Agence 11 770 854 $ 38 753 563 $ 64 645 796 $ 40 965 750 $ Nombre de projets octroyés 35 16 9 23 Valeur totale des projets octroyés 10 546 267 $ 10 474 786 $ 8 078 834 $ 12 902 686 $ Pourcentage de projet octroyés 71% 30% 16% 36% Pourcentages de financement total octroyé 90% 27% 12% 31% 2 Tiré de la circulaire 2013-033. CPEP Comité de planification et d évaluation des programmes CA Conseil d administration Page 2 sur 4 CARR Comité d allocation des ressources régionales CGRM Comité de gestion du réseau montréalais CV Comité de vérification CSSS CHSGS CVQ Comité de vigilance et de la qualité CIC Comité interprogrammes cliniques CGÉ Comité de gouvernance et d éthique CD - Comité de direction
Une fiche unifiée supporte chaque projet soumis, permettant de préciser la situation problématique et d identifier la solution proposée, ainsi que les impacts sur l offre de services et les conséquences de la non-réalisation du projet. Les projets déposés ont été analysés et annotés selon des critères précis qui font l objet d une pondération selon leur importance critique pour la clientèle desservie. Ces critères peuvent varier selon l enveloppe visée et sont énoncés ci-dessous : - Nécessité de l'intervention reconnue par l Agence de Montréal (interventions urgentes); - Priorité régionale et ministérielle; - Sécurité incendie et de la personne (incluant présence de moisissures et conditions d amiante); - Diminution des chambres multiples; - Prévention des infections nosocomiales; - Nature du besoin auprès de la clientèle; - accessibilité aux personnes handicapées; - Équité inter-établissements en matière de distribution de l enveloppe régionale; - Vétusté des composantes telles électromécanique, enveloppe du bâtiment; - Aménagement relié à l acquisition d équipement de haute technologie; - Impact sur la continuité des services au regard d une non-réalisation du projet. Projets concernant la priorité régionale de l Agence «Milieux de soins sains et sécuritaires»: L Agence de Montréal, en lien avec les orientations ministérielles, a décidé de prioriser des projets faisant référence à «des milieux de soins sains et sécuritaires pour prévenir les infections nosocomiales» et privilégie des projets dans ces trois catégories : Mise aux normes élimination des chambres multiples, travaux d aménagement et mise à niveau des équipements et du mobilier. En sus des projets octroyés dans le réseau public, un établissement de statut privé-conventionné (EPC) a été retenu pour présenter un projet de diminution des chambres multiples en lien avec cette priorité régionale, et ainsi, un montant de 2 M$ a été mis en réserve pour la poursuite du projet. Ce montant ne figure pas dans les montants octroyés dans le cadre du présent programme, l établissement devant être rencontré et des données supplémentaires étant requises de sa part. Tableau concernant les projets de «milieux de soins sains et sécuritaires» Programmes 2014-2015 MA RDMA RFM en CHSLD RFM autres missions Nombre de projets octroyés 3 N/A 7 5 Valeur totale des projets octroyés 1 324 306 $ N/A 2 706 400 $ 1 974 359 $ Pourcentage de projets de cette nature 9% N/A 78% 22% Pourcentages de financement total octroyé 19% N/A 33% 15% Note : Un projet peut ne comporter qu une portion relevant de cette catégorie. Projets d accessibilité sans obstacles : Suite à la récente reddition de compte demandée par le MSSS concernant le rapport sur l accessibilité sans obstacles datant de 2008 et les actions des établissements du réseau prises en ce sens, une attention particulière a été portée aux demandes concernant cette catégorie, de manière à accélérer l atteinte de l objectif de réalisation de cet important dossier. Ainsi, en maintien d actifs, 5 projets ont été accordés totalisant 735 000 $ et représentant 11 % de l enveloppe. Tableau concernant les projets d accessibilité sans obstacle : Programmes 2014-2015 MA RDMA RFM en CHSLD RFM autres missions Nombre de projets octroyés 5 N/A 0 2 Valeur totale des projets octroyés 735 000 $ N/A 0 $ 1 375 000 $ Pourcentage de projets de cette nature 14% N/A 0% 9% Pourcentages de financement total octroyé 7% N/A 0% 11% Projets de sécurité incendie : La demande expresse du MSSS quand à l importance des projets visant la mise aux normes et l amélioration du niveau de sécurité incendie des installations a été prise en considération et, à cet effet, vous trouverez ci-dessous le tableau illustrant le nombre et la valeur des projets octroyés pour cette catégorie : Tableau concernant les projets de sécurité incendie: CPEP Comité de planification et d évaluation des programmes CA Conseil d administration Page 3 sur 4 CARR Comité d allocation des ressources régionales CGRM Comité de gestion du réseau montréalais CV Comité de vérification CSSS CHSGS CVQ Comité de vigilance et de la qualité CIC Comité interprogrammes cliniques CGÉ Comité de gouvernance et d éthique CD - Comité de direction
Programmes 2014-2015 MA RDMA RFM en CHSLD RFM autres missions Nombre de projets octroyés 9 N/A 5 N/A Valeur totale des projets octroyés 1 535 000 $ N/A 1 429 000 $ N/A Pourcentage de projets de cette nature 26% N/A 56% N/A Pourcentages de financement total octroyé 22% N/A 18% N/A Note : Un projet peut ne comporter qu une portion relevant de cette catégorie. Concertation inter-directions : La revue des projets soumis a été effectuée sous la coordination du secteur Construction et maintien des bâtiments de la direction des immobilisations, technologies médicales et approvisionnements-réseau (DITMAR), en collaboration avec les directions cliniques concernées de l Agence de Montréal soient la direction des affaires cliniques, médicales et universitaires (DACMU), la direction des services généraux et des maladies chroniques (DSGMC) et la direction des programmes-services (DP- S) relativement aux enjeux des projets proposés et aux enjeux cliniques à combler ultérieurement. 3. CHEMINEMENT DU DOSSIER (ÉTAPES FRANCHIES ET À VENIR) : 7 Juillet 2014 - Agence de Montréal: Signification de l enveloppe de maintien d actifs aux établissements. 7 au 25 juillet 2014 - Établissement : Élaboration du PCFI pour le triennat. 25 juillet 2014 - Établissement : Transmission à l Agence de Montréal du PCFI pour le triennat et 22 août dépôt de projets aux fins de financement complémentaire. Septembre 2014 - Agence de Montréal: Émission de l avis de conformité du plan triennal d intervention concernant le maintien des actifs de chaque établissement et confirmation de l enveloppe de maintien d actifs autorisée à l établissement pour l exercice budgétaire. 28 octobre 2014 - Conseil d administration de l Agence de Montréal : Autorisation du programme de subventions. Début novembre Agence de Montréal : Confirmation aux établissements des projets faisant l objet d une contribution de l Agence de Montréal retenus. Novembre - Établissement : Finalisation du PCFI pour le triennat, inscription des enveloppes et des projets dans le système Actifs+ Réseau (PCFI) et approbation par leur conseil d administration. 4. RECOMMANDATIONS : Recommander au conseil d administration d approuver : les financements complémentaires, aux montants indiqués ci-dessous et tels que présentés aux tableaux «Plan de conservation et de fonctionnalité immobilière projets retenus pour financement 2014-2015», datés du 28 octobre 2014 : o Maintien d actifs : 6 869 770 $ o Résorption du déficit de maintien des actifs : 10 474 786 $ o Rénovation fonctionnelle mineure en CHSLD : 8 078 834 $ o Rénovation fonctionnelle mineure pour missions autres que CHSLD : 13 127 686 $ les réserves courantes aux fins de financement de projets actuellement en analyse et pour répondre en cours d exercice à d éventuels besoins provenant du réseau, aux montants indiqués ci-dessous et tels que présentés dans la fiche synthèse portant sur le «Programme de conservation et de fonctionnalité immobilière (PCFI) 2014-2015», datée du 7 octobre 2014 : o Maintien d actifs : 648 816 $ o Résorption du déficit de maintien des actifs : 1 071 481 $ o Rénovation fonctionnelle mineure en CHSLD : 2 531 775 $ o Rénovation fonctionnelle mineure pour missions autres que CHSLD : 972 250 $ les engagements financiers relatifs à ces projets, et tel que requis, le cas échéant, d en faire un dépôt pour information au MSSS concernant le programme en CHSLD pour le volet «Établissements privés conventionnés». Préparée par : Myriam Ainsley, coordonnatrice, construction et maintien des bâtiments Responsable : Hai Pham-Huy, directeur, des immobilisations, technologies médicales et approvisionnements-réseau Date : 7 octobre 2014 CPEP Comité de planification et d évaluation des programmes CA Conseil d administration Page 4 sur 4 CARR Comité d allocation des ressources régionales CGRM Comité de gestion du réseau montréalais CV Comité de vérification CSSS CHSGS CVQ Comité de vigilance et de la qualité CIC Comité interprogrammes cliniques CGÉ Comité de gouvernance et d éthique CD - Comité de direction