Manuel utilisateur Web Mail GET S.A. Antwerpsesteenweg 107 B-2390 Oostmalle www.get.be Member of the Primion Group www.primion.de
Table des matières Web Mail... 3 1. Concernant Web Mail... 3 2. Paramétrage préalable... 3 2.1 Les paramètres du système dans les Paramètres de l entreprise 3 2.2 Caractéristiques d utilisateur dans la Gestion des autorisations 5 2.3 Rôles utilisateur dans la Gestion des autorisations... 5 2.4 Règle de calcul de procédure Envoyer e-mail... 6 3. Workflow... 8 Mention de copyright Copyright 1999-2007 GET S.A. Tous droits réservés. Rien de cette édition ne peut être multiplié, inséré dans une base de données automatisée ou rendu public, ni électroniquement ni mécaniquement, ou par le moyen des photocopies, des prises de son ou de vue, ou de quelque manière que ce soit, sans le consentement écrit préalable de la S.A. GET. Malgré l attention qui a été consacrée à la construction de ce manuel, GET ne peut en aucun cas être tenue pour responsable de tout dommage de quelque nature que ce soit découlant de l utilisation de cette édition. Ce manuel contient plusieurs noms des marques déposées. Ces noms ne sont pas pourvus d un symbole de marque commerciale puisqu ils servent seulement à indiquer les produits mentionnés. On a essayé de ne pas violer les droits du titulaire de la marque commerciale d aucune manière. Version 25/03/2008 Web Mail ii
Web Mail 1. Concernant Web Mail XTremis offre la possibilité d envoyer automatiquement des e-mails. Cela peut être pratique pour prévenir un superviseur par e-mail quand un employé effectue une demande dans XTremisWeb (code, pointage ou échange d horaire journalier). Les employés sont également prévenus par e-mail quand le superviseur a traité leur demande. Et si vous avez planifié un rapport, il peut être établi au moment prévu et être envoyé à votre adresse e- mail via Web mail. Cette option ne fonctionne qu en combinaison avec les options XTremisWeb Employé Module de base et XTremisWeb Superviseur Module de base. Dans ce manuel, nous partons donc du postulat que ces options sont installées. 2. Paramétrage préalable 2.1 Les paramètres du système dans les Paramètres de l entreprise Classe Paramètre du système Fonction WebBase ApplicationName Introduisez ici le nom de l application web, par ex. XTremisWeb. XTremisWeb LogonUrl Valeur : ici, vous pouvez introduire le lien vers l écran de connexion de XTremisWeb qui apparaît en bas dans les e-mails envoyés. XTremisWeb XTO_WEB_EMP_MAIL Ce paramètre indique si l option XTO_WEB_EMP_MAIL est installée ou non. Valeur = 0 : l option est installée. Valeur = 1 : l option n est pas installée XTremisWeb ShowEmpCodeInRequestMails Ce paramètre est utilisé pour indiquer si le matricule sera affiché dans le courriel qui peut éventuellement être envoyé en cas de demandes, annulations Valeur = pas coché : le matricule ne sera pas affiché. Valeur = coché : le matricule sera affiché GXTProcessorServer FromAddressSendRequestEmails Valeur : ici, vous introduisez l adresse «Expéditeur» dans le cas où les e- mails sont envoyés groupés. Web Mail 3
GXTProcessorServer MailQueuePollInterval Indique la fréquence (en msec) avec laquelle la file d attente des e-mails est contrôlée et les e-mails envoyés (valeur standard = 1000 msec). Valeur : nombre de msecondes. GXTProcessorServer MailSmtpImplementation Implémentation SMTP qui est utilisée pour l envoi des e-mails. Valeur 0 = WesClyburn Valeur 1 = Naughter System SmtpServer Introduisez dans Valeur le nom de votre serveur SMTP. MailQueue SmtpLoginMethod Ce paramètre contient la méthode de connexion du SMTP en cas d authentification SMTP. Valeur 0 = NoLoginMethod Valeur 1 = CramMD5Method Valeur 2 = AuthLoginMethod Valeur 3 = LoginPlainMethod MailQueue SmtpLoginUser Ce paramètre contient le nom d utilisateur en cas d utilisation de l authentification SMTP. MailQueue SmtpLoginPw Ce paramètre contient le mot de passe en cas d utilisation de l authentification SMTP. MailQueue RetrySendingAfterSec Ce paramètre contient le nombre de secondes où l envoi d un courriel est à nouveau tenté s il y a des erreurs. MailQueue StopSendingAfterSec Ce paramètre contient le nombre de secondes après lesquelles un e-mail est effacé de la file d attente en cas d erreurs. MailQueue RetrySendingPollingInterval Ce paramètre contient la fréquence (en msec) à laquelle les e-mails restants (qui n ont pas encore été envoyés sans erreur) sont envoyés (valeur standard = 100.000 msec). Dans l onglet XTremisWeb de l écran Paramètres de l entreprise, vous obtenez un aperçu visuel plus pratique des paramètres du système qui ont trait à XTremisWeb. Si vous déroulez un peu vers le bas, vous verrez les paramètres les plus importants ayant trait aux courriels automatiques : Web Mail 4
Serveur SMTP : correspond au paramètre System SmtpServer. Lien vers logon XTremisWeb : correspond au paramètre XTremisWeb LogonUrl. Adresse Expéditeur pour envoyer des rapports planifiés : correspond au paramètre XTremisWeb ReportsEmailAddress. Afficher le matricule dans le courriel en cas des demandes, annulations, approbations, correspond au paramètre XTremisWeb ShowEmpCodeInRequestMails. Si vous modifiez un de ces paramètres dans l onglet Paramètres du système, la valeur en sera également modifiée dans l onglet XTremisWeb et vice-versa. 2.2 Caractéristiques d utilisateur dans la Gestion des autorisations Dans l onglet Caractéristiques d utilisateur de l écran Gestion des autorisations, vous devez introduire par personne l adresse courriel qui sera utilisée pour lui envoyer des courriels : Introduisez dans Adresse courriel l adresse courriel de la personne sélectionnée. Tous les courriels envoyés automatiquement via Web Mail utiliseront cette adresse. 2.3 Rôles utilisateur dans la Gestion des autorisations Dans l onglet Rôles de l écran Gestion des autorisations, vous devez indiquer si l employé sélectionné doit pouvoir recevoir des courriels relatifs aux demandes (de codes, pointages,...). Web Mail 5
Cochez le champ Utilisateurs avec ce rôle peuvent recevoir des courriels concernant des requêtes afin que tous les employés ayant ce rôle utilisateur puissent recevoir un courriel automatique quand, par ex. une demande introduite via XTremisWeb est approuvée par le superviseur. 2.4 Règle de calcul de procédure Envoyer e-mail Vous pouvez déterminer vous-même dans quelles situations XTremis doit envoyer un courriel automatique ou non. Vous pouvez effectuer ce choix dans l écran Procédures en activant ou non pour une certaine action les règles de calcul 432 Envoyer e-mail (pour les pointages) et 434 Envoyer e-mail (pour les codes) : Web Mail 6
Pour établir la règle de calcul pour le bloc L employé demande un code, vous sélectionnez E-mail et vous cliquez en-dessous sur la règle de calcul elle-même (s il y en a plusieurs dans la liste) et ensuite sur Définition. Dans la moitié droite de l écran apparaissent les paramètres à introduire : Ici, vous pouvez déterminer qui peut recevoir des courriels ou si des courriels doivent immédiatement être envoyés ou regroupés jusqu à un certain moment, si un résumé doit être ajouté aux courriels, si un commentaire est nécessaire et s ils doivent aussi être envoyés à un remplaçant (back-up). Si vous ne complétez pas une règle de calcul pour un certain bloc (ex. employé annule une demande de code) il n y aura, dans ce cas, pas d envoi d un courriel automatique. Web Mail 7
Pour plus d informations concernant les procédures, veuillez vous référer au manuel Procédures. Pour plus d informations concernant l établissement des règles de calcul, veuillez vous référer au manuel Règles de calcul des procédures. 3. Workflow Quand tous les paramétrages décrits dans Paramétrage préalable en page 3Paramétrage préalable ont été correctement introduits, les courriels automatiques seront envoyés dans les circonstances définies. En pratique, cela se passe comme suit : Un employé introduit une demande (ex. demande de congé) via XTremisWeb. Un e-mail est alors envoyé au superviseur pour le mettre au courant que l employé a effectué une demande. Le superviseur ouvre sa boîte courriels et voit l e-mail avec la demande de congé. Dans cet e-mail se trouve un lien vers l écran de connexion XTremisWeb afin que, s il le souhaite, le superviseur puisse ouvrir directement l application web. Le superviseur traite la demande. Cela a comme conséquence qu un nouvel e-mail est envoyé au employé pour le mettre au courant que sa demande a été traitée. L employé ouvre sa boîte courriels et obtient, via l e-mail qui lui est envoyé, les informations concernant le traitement de sa demande de congé. Web Mail 8