Note de cadrage Projet Web UMS 05/10/2009
Introduction Ce document a pour objectif de définir la note de cadrage du projet Web de l'ums MI2S. 1. Contexte L'UMS MI2S est constituée de deux services, Moyens Informatiques et Multimédia (MIM) et Information Scientifique (IS), et de l administration. Le périmètre de l UMS est constitué de 9 entités (CMP, GIPSA-LAB, G-SCOP, ICA, LIG, LJK, TIMA, TIMC-IMAG et VERIMAG) auxquelles elle offre des services informatiques, multimédias et d'information scientifique et technique dans le secteur de l'informatique et des mathématiques appliquées. Elle interagit avec les "Ingénieurs Moyens Informatiques" (gimis) et les "Correspondants Documentation" de ces entités. L'unité assume également une mission nationale d animation et de coordination du réseau Doc-ST2I. Ce réseau est ouvert à tout utilisateur du secteur des sciences et technologies de l'information et de l'ingénierie. Le projet de l UMS s'inscrit dans le cadre du Pôle d'innovation pour le Logiciel et les Systèmes Intelligents (PILSI) du plan campus grenoblois et l UMS en assure aussi la communication. Dans ce contexte, le besoin de communiquer est essentiel, en interne, avec les gimis et les correspondants documentation, avec les scientifiques et les étudiants. Le Web actuel manque de facilités éditoriales et d'interactivité ce qui entraîne un manque d informations, d actualités, et des informations obsolètes. Il est entièrement statique et ne possède aucun outil de communication sous forme de flux, blog, forum, wiki... 2. Finalité La finalité du projet est d'améliorer d'une part la communication interne et la cohésion du personnel de l UMS, notamment en s'appropriant ce nouvel outil, d'autre part la communication avec les entités desservies et la visibilité des services offerts à la communauté. 3. Objectifs Un des objectifs est la mise en place d un CMS proposant aux bénéficiaires (personnel UMS, gimis, correspondants documentation, scientifiques et étudiants) un outil adapté aux besoins de communication, proposant des facilités éditoriales avancées, extensible et flexible vis à vis des besoins, notamment la mise à disposition de vidéos ou de ressources électroniques. L autre objectif est de mettre en place une architecture du site, prenant en compte les 05/10/2009 2/5
différentes communautés et la gestion des droits afférente, dans l idée des services proposés par l UMS. Ce projet est prioritaire pour la vie de l UMS, la maquette sera délivrée pour la fin de l année 2009. 4. Périmètre L architecture intégrera l Intranet, avec une partie administration (gestion, procédures ) et les deux services, des arborescences pour les communautés auxquelles l UMS offrent des services (gimis, correspondants Information Scientifique, portail Pilsi ) et une arborescence publique (missions, open lecture ). Le travail précédent de juillet sur le squelette du site pourra être repris. Le projet s arrête à la mise en place du site, comprenant la définition des contenus et les personnes qui les alimenteront. 5. Acteurs a. L'équipe projet La responsable du projet est Sylvie Chachay (40% ETP). Les membres actifs du projet sont : Marie-Anne Délègue (20%) Djamel Hadji (20%) Oliver Henriot (20%) Serge Rouveyrol (20%) b. Le pilotage stratégique Le pilotage stratégique est l équipe de direction de l UMS (Nicolas Balacheff, Gabrielle Feltin et Joanna Janik). c. Les autres acteurs C est un projet de l UMS. Il est important de solliciter les membres de l UMS, bénéficiaires du projet, pour apport de suggestions, de conseils et de remarques, ou pour recueillir des besoins. Ils pourront être sollicités pour des points techniques particuliers. Les gimis ou les correspondants documentation, bénéficiaires du projet, pourront aussi être sollicités. 05/10/2009 3/5
6. Planning prévisionnel Cadrage : lundi 5 octobre 2009 Etude fonctionnelle 1. les besoins : jeudi 15 octobre 2009 2. architecture globale : jeudi 22 octobre 2009 Etude technique 1. choix du CMS : jeudi 12 novembre 2009 2. architecture détaillée du site : lundi 23 novembre 2009 architecture incluant le visuel du site et les droits Réalisation maquette : jeudi 17 décembre 2009 installation, configuration, prise en main, maquette possible sur une machine virtuelle, tests, documentation Mise en production : fin janvier 2010 (en fonction de l'arrivée du serveur) réinstallation à l'arrivée du serveur, tests, présentation à l'ums Bilan du projet : fin février 2010 7. Budget L achat d un serveur est nécessaire pour la réalisation de ce projet. Le coût prévisionnel est de 1700 HT sur le marché INPG. Si ce serveur peut être reçu avant début décembre, la maquette pourra être développée dessus. 8. Impacts Le premier impact est lié à l attente des utilisateurs de ce projet. La déficience de communication en interne dans l UMS et le manque d informations avec les contacts MIM et IS sont des remarques récurrentes. Il faut que ce projet change ce sentiment. Le second est la mobilisation des personnels de l UMS. Leur implication est nécessaire pour enrichir le contenu du site et améliorer la communication. Une formation interne à la publication est à mettre en place. En fin de projet : un administrateur technique (mise à jour du CMS et du serveur) sera responsable du service web (un binôme est nécessaire), des animateurs éditoriaux veilleront à la mise à jour des contenus du site Web par l'ensemble du personnel de l'ums. 9. Risques Le projet "Messagerie" peut faire prendre du retard car nous ne sommes pas maître du planning de la solution anti-spam Renater. 05/10/2009 4/5
D'autres projets critiques peuvent mobiliser les personnes ressources de ce projet de manière exceptionnelle. 10. Communication La communication autour du projet débute dès la validation et à chaque jalon (dates indiquées dans le planning). La communication se fera par mail pour l UMS et les contacts MIM (gimis) et IS. Elle se fera aussi dans les réunions de service, celles de l UMS et des gimis. Un tableau de bord sera mis en place. 11. Pilotage Une réunion entre Sylvie Chachay et Gabrielle Feltin est prévue avant chaque jalon, qui sera validé en réunion de direction. Un relevé de décisions sera établi aux réunions de l équipe projet et mis sur l espace partagé ainsi que tous les documents afférents aux projets. Pour la communication de l'équipe projet une liste de diffusion web-ums.mi2s@imag.fr sera mise en place. Des réunions de travail hebdomadaires seront organisées, la 1 ère le jeudi 08 octobre 2009. Un wiki est déjà mis en place il sera utilisé par l'équipe projet et pour les contributions des autres personnes de l'ums. Tout le personnel de l'ums pourra également poster sur la liste web-ums.mi2s@imag.fr. 05/10/2009 5/5