UNIVERSITÉ DU QUÉBEC EN ABITIBI-TÉMISCAMINGUE CONSEIL D'ADMINISTRATION

UNIVERSITÉ DU QUÉBEC EN ABITIBI-TÉMISCAMINGUE CONSEIL D'ADMINISTRATION PROCÈS-VERBAL de la 358 e réunion ordinaire du conseil d'administration de l'université du Québec en Abitibi- Témiscamingue, tenue à la salle C-226, au 445 boulevard de l Université, à Rouyn-Noranda, le 13 octobre 2015. Confirmé le 17 novembre 2015

2 PRÉSENCES LORS DE LA 358 E RÉUNION ORDINAIRE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION Présent-e Absent-e Rectrice Mme Johanne Jean Membres désignés par le milieu socioéconomique Mme Gaëtane Arseneau, directrice des services éducatifs, CSBJ (retraitée) (vidéoconférence) Mme Christel Groux, directrice générale, agriculture axée sur la prod. bovine Mme Huguette Théberge, dir. générale, commission scolaire Lac-Abitibi (retraitée) M. Michel Adrien, maire de la ville de Mont-Laurier (appel conf.) M. Michel Leclerc, vice-président, éval. de projet, Agnico Eagle Membre désigné par le Cégep de l Abitibi-Témiscamingue Mme Kathleen Longpré, directrice des ressources humaines Membre désigné par les diplômés Mme Christine Duchesneau, directrice du CLE à Val-d Or Membres désignés par les étudiants Mme Marie-Pier Éthier M. Pier-Marc Corriveau Membre désigné par les chargés de cours M. Denis Moffet Membres désignés par le corps professoral M. Hugo Asselin M. François Godard M. Jean-Charles Perron Membres désignés parmi le personnel de direction M. Denis Martel, vice-recteur à l enseignement, à la recherche et à la création M. Luc Boisvert, vice-recteur aux ressources Observateur M. Frédéric Normand, technicien en informatique Secrétaires d'assemblée Mme Martine Rioux, secrétaire générale Mme Sandra Cauchon, conseillère juridique et attachée d assemblées

3 La secrétaire générale confirme que le quorum est atteint. En l absence de M. Michel Leclerc, président, Mme Christine Duchesneau préside la réunion. L assemblée est ouverte à 9 h 00. 1. Adoption de l'ordre du jour Sur la proposition de M. Hugo Asselin, appuyée par Mme Huguette Théberge, il est résolu à l'unanimité de retenir les points suivants aux fins de discussion. 2. Procès-verbal de la 357 e réunion ordinaire (15 septembre 2015) du conseil d administration 2.1 Adoption 2.2 Affaires en découlant 3. Mandats et information 3.1 Rapport annuel du comité de gouvernance et d éthique et tableau des déclarations d intérêts des membres du conseil d administration 3.2 Plan d effectifs professoral et statut des professeurs 3.3 Rencontre avec le ministre de l éducation et doyens en éducation des universités québécoises 3.4 Sélection d une firme d architecture pour le projet de réfection des bassins de toitures planes du campus de Rouyn-Noranda (Pavillon Jules-Arsenault) 3.5 Indicateurs de suivi des affaires universitaires 3.6 Statistiques sur les inscriptions de la rentrée universitaire 2015 3.7 Suivi sur les rénovations de la toiture métallique 3.8 Budget des investissements en maintien des actifs immobiliers 2014-2015 (version amendée) 4. Secrétariat général et gouvernance 4.1 Modifications à la Politique de civilité de l UQAT 4.2 Proposition pour l analyse des dossiers d évaluation de professeurs, incluant les recommandations qui y sont associées 5. Affaires administratives et financières 5.1 Plan décennal des investissements universitaires 2016-2026 de l UQAT 6. Affaires académiques 6.1 Renouvellement du mandat de la co-titulaire de la Chaire en entrepreneuriat minier UQAT- UQAM 7. Informations de la rectrice 8. Dépôt de documents 9. Prochaine réunion : 17 novembre 2015 10. Levée de la réunion.

4 2. Procès-verbal de la 357 e réunion ordinaire (15 septembre 2015) du conseil d administration 2.1. Adoption Sur la proposition de Mme Christel Groux, appuyée par M. Luc Boisvert, le procès-verbal de la 357 e réunion ordinaire du conseil d administration est adopté à l unanimité suite à la modification qui y est apportée. 2.2 Affaires en découlant La rectrice indique que la soirée vins et fromage organisée par le Fondation de l UQAT a rapporté la somme de 28 000 $. Concernant l Observatoire de l Abitibi-Témiscamingue, le travail relatif au financement des activités de l Observatoire se poursuit. 3. Mandats et information 3.1 Rapport annuel du comité de gouvernance et d éthique et tableau des déclarations d intérêts des membres du conseil d administration Les membres prennent acte du document. 3.2 Plan d effectifs professoral et statut des professeurs Le vice-recteur à l enseignement, à la recherche et à la création présente aux membres les définitions reliées aux statuts des professeurs à l UQAT ainsi que le plan des effectifs des professeurs à jour au 7 octobre 2015. Il poursuit en expliquant aux membres qu il y a 4 volets à la tâche d un professeur, soit l enseignement, la recherche, la gestion académique et les services à la collectivité. MM. Denis Moffet et Michel Adrien se joignent à la réunion. 3.3 Rencontre avec le ministre de l éducation et doyens en éducation des universités québécoises La rectrice présente aux membres un compte rendu portant sur la rencontre que les recteurs et les doyens en éducation des universités québécoises ont eue le 18 septembre dernier avec le ministre de l éducation, M. François Blais. Lors de cette rencontre, le ministre a notamment soulevé la possibilité de rehausser les conditions d admission des programmes de formation à l enseignement, puisque les étudiants admis à ces programmes auraient la réputation d être trop faibles en français. La rectrice indique qu une telle mesure, si elle était adoptée, aurait pour effet de restreindre considérablement le nombre d étudiants admis à ces programmes à l UQAT, ce qui aurait notamment un impact dévastateur sur l adéquation de la main-d œuvre en Abitibi-Témiscamingue. Le vice-recteur à l enseignement, à la recherche et à la création précise que les étudiants de l UQAT arrivent bons premiers au Québec au test de français TECFÉE, vu les mesures d accompagnement offertes à l UQAT. Les membres, qui jugent la situation préoccupante, indiquent qu ils suivront le dossier de près.

5 3.4 Sélection d une firme d architecture pour le projet de réfection des bassins de toitures planes du campus de Rouyn-Noranda (Pavillon Jules-Arsenault) Le vice-recteur aux ressources débute en précisant que le choix de la firme d architecture pour le projet de réfection des bassins de toitures planes du campus de Rouyn-Noranda ne nécessite pas l approbation du conseil d administration vu les montants en cause. Cependant, puisque le projet fera l objet d une reddition de compte auprès du conseil, le vice-recteur tient à informer les membres dès le début du processus. Il poursuit en expliquant aux membres que la réfection de la toiture plane du bâtiment principal devra être effectuée en 2016. Suite à un appel d offres basé sur la qualité, 3 firmes d architecture ont déposé une soumission et c est la firme MLS et Associés architectes qui a obtenu la note la plus élevée. MLS sera chargée de produire les plans et devis devant servir à l appel d offres pour la sélection de l entrepreneur, ledit appel d offres devant être déposé en février ou mars 2016. 3.5 Indicateurs de suivi des affaires universitaires La rectrice indique qu en vertu de la Loi 95, l UQAT doit produire une reddition de comptes au ministère comprenant notamment les statistiques relatives aux indicateurs de suivi des affaires universitaires. Les membres prennent acte du tableau comprenant les statistiques. 3.6 Statistiques sur les inscriptions de la rentrée universitaire 2015 La rectrice présente aux membres un rapport préparé par l Université du Québec portant sur les statistiques relatives aux inscriptions universitaires. Dans ce rapport, on peut constater une baisse significative de nouveaux étudiants à l UQAT en 2015. La rectrice indique que la situation sera analysée pour déterminer quels sont les facteurs qui ont causé cette diminution. Les membres prennent une courte pause. La réunion reprend à 11h. 3.7 Suivi sur les rénovations de la toiture métallique Le vice-recteur aux ressources confirme aux membres que la réfection de la toiture métallique a coûté une somme de 764 544 $ sur un budget prévu de 1.2 M$. 3.8 Budget des investissements en maintien des actifs immobiliers 2014-2015 (version amendée) Le vice-recteur aux ressources informe les membres que le MEESR exige dorénavant que le budget des investissements en maintien des actifs immobiliers soit modifié si les coûts de la réalisation d un projet dépassent le budget prévu. Pour l année 2014-2015, les coûts de 3 projets ont été légèrement dépassés. Pour l année 2014-2015, les coûts de 3 projets ont dépassé le budget présenté au ministère. Premièrement, le projet d amélioration du système de dilution de l air d évacuation s est chiffré à 125 000 $, soit 65 000 $ de plus qu anticipé considérant que l entrepreneur a assumé une plus faible partie des coûts reliés aux travaux correctifs requis au système. Des projets non prévus au budget ont été ajoutés au budget amendé, soit le réaménagement du bloc A du niveau 200 pour un montant de 97 000 $ ainsi qu un regroupement de plusieurs projets pour un total de 105 000 $. Les membres prennent acte de la version révisée du budget. 4. Gouvernance 4.1 Modifications à la Politique de civilité de l UQAT La secrétaire générale rappelle aux membres que la politique de civilité (la «Politique») a été adoptée par le conseil d administration le 29 novembre 2011. Puisqu il s agissait d une toute nouvelle politique, l ensemble de la communauté universitaire avait été consultée à l époque et le comité de direction était conscient que des modifications à la Politique pourraient être requises dans le futur suite à son application.

6 Au début de l année 2015, la secrétaire générale réunissait la registraire, la directrice des ressources humaines, la conseillère juridique et attachée d assemblées de même que le vice-recteur aux ressources afin de déterminer quels changements pourraient être apportés afin de clarifier et simplifier le rôle des intervenants désignés à la Politique. Suite à cette rencontre, de nombreux changements ont été apportés. En effet, des réaménagements dans les articles et les paragraphes ont été effectués afin de bien clarifier la procédure à suivre pour le traitement des cas de harcèlement et d incivilité (mesures à appliquer avant la plainte officielle, procédure à suivre pour le traitement officiel des plaintes de premier niveau et de deuxième niveau). Des modifications ont également été apportées afin de clarifier que les étudiants étaient également visés par la Politique. La Politique a aussi été modifiée afin d indiquer qui, à l UQAT, est responsable du cheminement du dossier si une plainte est déposée. Plus spécifiquement, la Politique prévoit dorénavant qu il faut identifier qui est visé par la plainte pour savoir qui sera l intervenant responsable du dossier. Par exemple, une plainte visant un étudiant fera en sorte d attribuer la responsabilité du dossier à la directrice des services aux étudiants. Une plainte visant un professeur ou un chargé de cours sera gérée par le doyen à la gestion académique et aux études, ce dernier étant un nouvel intervenant dans la Politique. Finalement, une plainte visant un autre employé sera attribué à la directrice des ressources humaines. Finalement, le rôle de chacun des intervenants désignés a été clarifié, de même que le rôle du comité externe. Suite aux modifications qui ont été apportées, les intervenants désignés, l AGEUQAT, les membres de la régie de l enseignement et de la recherche de même que les syndicats ont été consultés au cours du printemps et de l automne 2015. Le projet en annexe tient compte de leurs commentaires. La secrétaire générale passe en revue les modifications apportées à la Politique avec les membres. Quelques modifications mineures sont apportées suite aux commentaires des membres. Un membre suggère que la formation qui avait été dispensée aux employés il y a quelques années portant sur la civilité soit de nouveau offerte aux employés. La direction en prend note. Après délibérations, sur la proposition de M. Denis Moffet, appuyée par Mme Huguette Théberge, la résolution 358-CA-3832 relative aux modifications apportées à la Politique de civilité de l UQAT est adoptée à l unanimité, telle que reproduite en annexe. 4.2 Proposition pour l analyse des dossiers d évaluation de professeurs, incluant les recommandations qui y sont associées La rectrice rappelle aux membres que le comité des ressources humaines (le «comité RH») a été créé le 5 juin 2012 et son mandat a été adopté par le conseil d administration de l UQAT le même jour. Le comité RH est composé de 4 membres, dont le vice-recteur aux ressources. Les 3 autres membres doivent être majoritairement indépendants, ne pas avoir été des employés de l UQAT au cours des 3 ans précédant leur nomination à titre de membres et ne pas entretenir une relation avec l UQAT qui, de l avis du conseil d administration, pourrait nuire à leur impartialité. La rectrice poursuit en indiquant que les membres du comité RH ont notamment pour mandat de prendre connaissance des dossiers d évaluation des professeurs et de faire ainsi les recommandations appropriées au conseil d administration, chargé de recevoir ces rapports. Puisque la plupart des membres du comité RH sont des membres externes et dans le but d optimiser les discussions à y avoir sur le sujet, la rectrice propose qu au comité RH soient invités le VRERC ainsi que les professeurs siégeant au conseil d administration à assister à la réunion du comité qui traitera de ces rapports d évaluation, afin d obtenir leur analyse et commentaires. Ces professeurs assisteraient à la réunion à titre d invités avec droit de parole, mais sans droit de vote. Après discussion, les membres du conseil d administration sont d accord. Une réunion du comité RH est donc à prévoir en novembre, vu les rapports d évaluation de professeurs qui seront soumis au conseil à la prochaine réunion, prévue le 17 novembre 2015. M. François Godard quitte la réunion.

7 5. Affaires administratives et financières 5.1 Plan décennal des investissements universitaires 2016-2026 de l UQAT Le vice-recteur aux ressources indique aux membres qu à la demande de la direction générale des infrastructures de l enseignement supérieur du ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche (MEESR) et du Bureau de gestion des projets d infrastructure du ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations (MEIE), l UQAT doit transmettre annuellement une mise à jour des projets inclus au Plan décennal des investissements universitaires (PDIU). Pour le PDIU 2016-2026, on demande aussi d y joindre une résolution du conseil d administration de l UQAT. Le Plan décennal des investissements universitaires correspond aux projets conformes à l article 2 de la Loi sur les investissements universitaires, soit les projets liés à une construction neuve, aux réaménagements ou aux rénovations majeures de bâtiment, à l acquisition de bâtiments ou d équipements. Les projets prévus dans les enveloppes de développement informatique sont également inclus. Il est aussi possible d y ajouter de nouveaux projets en produisant une fiche d avant-projet décrivant ce dernier en plus d y ajouter de plus petits projets en les regroupant afin qu ils totalisent au moins 300 000 $. Le vice-recteur aux ressources poursuit en expliquant que la déclaration des projets d infrastructure par les établissements permet, entre autres, aux ministères concernés de faire une meilleure planification des besoins budgétaires et aide à déterminer les enjeux auxquels font face les établissements universitaires, ce qui contribue à négocier plus facilement les enveloppes budgétaires gouvernementales. Le vice-recteur aux ressources présente aux membres les différents projets inclus au PDIU de l UQAT pour les années 2016 à 2026, en précisant que les directeurs d UER ont été consultés afin de compléter le tableau, qui est mis à jour de façon annuelle par le vice-rectorat aux ressources. Les membres prennent connaissance des différents projets, qui totalisent une somme d environ 75 M$ et qui portent sur les infrastructures d enseignement (par exemple la construction de nouveaux bâtiments) et l enseignement et la recherche (par exemple la construction de laboratoires). Après délibérations, sur la proposition de M. Denis Martel, appuyée par M. Pier-Marc Corriveau, la résolution 358-CA-3833 relative au plan décennal des investissements universitaires 2016-2026 de l UQAT est adoptée à l unanimité, telle que reproduite en annexe. 6. Affaires académiques Puisque le point 6.1 concerne sa conjointe, le vice-recteur à l enseignement, à la recherche et à la création quitte la salle jusqu à la fin de la réunion. 6.1 Renouvellement du mandat de la co-titulaire de la Chaire en entrepreneuriat minier UQAT-UQAM La rectrice rappelle aux membres que le 21 août 2009 était créée la Chaire UQAT-UQAM en entreprenariat de l exploration minérale. Le nom de cette Chaire a été modifié en 2010, par «Chaire UQAT-UQAM en entrepreneuriat minier» et les titulaires sont madame Suzanne Durand de l UQAT et monsieur Michel Jebrak de l UQAM. La rectrice indique aux membres que les objectifs généraux de la Chaire sont de favoriser l innovation et la création de richesses collectives associées à l industrie minière dans le respect de la population et de l environnement et de développer une synergie reliant les chercheurs des sciences de la gestion et des sciences de la terre avec les partenaires de l industrie, afin de permettre au Québec d exercer son leadership à long terme et dans un contexte de mondialisation de l exploitation des ressources minérales. La rectrice poursuit en précisant que de nombreux projets et activités ont été réalisés au cours de la période 2011-2015 et plusieurs autres sont encore en cours de réalisation. Les membres sont donc invités à renouveler le mandat de Mme Durand pour une période de 5 années supplémentaires à titre de cotitulaire de la Chaire. Suite à une question, la rectrice confirme que le processus de renouvellement du mandat de M. Jébrak au même titre est en cours à l UQAM. La rectrice précise également à la suite d une question que le financement du Ministère des ressources naturelles n a pas encore été confirmé pour les prochaines années, mais que les démarches afin de l obtenir sont en cours de réalisation.

8 Pour terminer, un membre souligne qu il faudrait augmenter le nombre de diplômés issus de cette Chaire. La direction en prend note. Après délibérations, sur la proposition de M. Denis Moffet, appuyée par Mme Christel Groux, la résolution 358-CA-3834 relative au renouvellement du mandat de la co-titulaire de la Chaire en entrepreneuriat minier UQAT-UQAM est adoptée à l unanimité, telle que reproduite en annexe. 7. Informations de la rectrice Les membres prennent acte de la lettre émise par le syndicat des chargés de cours au sujet des conditions de travail relatives à l enseignement médiatisé et au tutorat, ainsi que de la lettre de réponse de la rectrice à ce sujet. Un suivi sera apporté aux membres lorsque les travaux des deux comités mandatés pour étudier la question seront complétés. 8. Dépôt de documents Aucun document supplémentaire n est déposé. 9. Prochaine réunion La prochaine réunion ordinaire du conseil d administration aura lieu le 17 novembre 2015. 10. Levée de la réunion L ordre du jour étant épuisé, il est résolu à l unanimité de lever l assemblée à 12 h 15. Le président La secrétaire générale