Ne construisez pas de tableaux de bord - Composez-les librement et aisément!

Ne construisez pas de tableaux de bord - Composez-les librement et aisément! Offrez des services d analyse en self-service à tous les utilisateurs de l entreprise grâce à un Portail BI de dernière génération! Un livre blanc WebFOCUS iway Software Omni

Table des matières 1 Introduction 1 Le temps du changement 3 Évolution des rôles dans l univers de la BI 3 Les utilisateurs métier 3 Les analystes 4 Le département informatique 5 Le nouveau Portail BI WebFOCUS 5 Donner le pouvoir à l utilisateur métier 6 Donner le pouvoir à l analyste 7 Donner le pouvoir à l informatique 8 InfoApps : Des réponses simples et rapides aux attentes de l entreprise 9 Conclusion

Introduction Au cours des dix dernières années, les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs ont investi de manière importante dans des solutions de Business Intelligence (BI) pour améliorer l accès à l information et la prise de décision. Mais nombre d entre elles s interrogent aujourd hui sur la pertinence de ces investissements et la manière d en optimiser le retour sur investissement. Malgré les montants investis et le temps consacré à l évaluation, au déploiement et à la maintenance des solutions, l adoption de la BI dans les entreprises est restée bien en dessous des attentes. Selon Cindi Howson de BI Scorecard, les taux d utilisation des solutions de BI sont demeurés les mêmes depuis 2009, soit aux alentours de 25%. Ce qui signifie que près de 80% des employés qui prennent des décisions «n ont toujours pas les outils nécessaires pour baser celles-ci sur des faits réels, se fiant à des données éparses, statiques ou à leur propre intuition. 1» De nombreux fournisseurs ont répondu à cette problématique en essayant de développer des outils facilitant la création de tableaux de bord pour les analystes, sans l aide du département informatique. Mais le fait de mettre davantage d outils à la disposition des analystes n aidera pas vraiment les organisations à mettre la BI à la portée de tous. Ce sont les utilisateurs métier - et non les analystes - qui exigent bien plus de la BI. Une étude menée par Accenture montre que la majorité des utilisateurs d une organisation standard sont des «amateurs d analytique», alors que seul un petit nombre peut être véritablement considéré comme des personnes ayant une compréhension de l analytique. 2 Ces «amateurs», principalement des professionnels ne possédant pas de formation technique, ont besoin de tirer parti du résultat des modèles analytiques pour améliorer les opérations clés de l entreprise. Cependant, ils ne disposent pas des compétences et du savoir-faire nécessaires. Ils ont besoin d utiliser des applications intuitives ainsi que de pouvoir sélectionner et gérer leur propre contenu. Il ne s agit donc pas d outils. Il est intéressant de constater que la répartition des compétences présentée par Accenture est très proche des niveaux estimés de l adoption de la BI dans l entreprise. Certains prétendront que les analystes mènent la plupart des évaluations de solutions de Business Intelligence et que, par conséquent, la sélection est fortement en adéquation avec leurs attentes et leurs compétences. Les 70% à 80% restants (ou amateurs), demeurent sans solution adaptée. C est d ailleurs le principal facteur, avancé par la majorité, qui contribue au faible taux d adoption de la BI en entreprise. Le temps du changement Le faible taux d adoption de la BI ne peut plus perdurer. La mise à disposition d informations essentielles au moment opportun auprès de chacun, y compris les responsables et les employés sur le terrain, offre de nombreux avantages. Lors d une récente étude menée par CedarCrestone, seul un petit nombre de participants (5%) déclarait avoir déployé une solution de BI en donnant aux responsables l accès à des données multi-sources. Or, ces sociétés réalisaient une moyenne des ventes par employé de 12% plus élevée que celle des organisations qui mettaient ces mêmes informations à la disposition, seulement, de leurs analystes. 3 1 Howson, Cindi. «Despite Successes, BI Adoption Is Flat» InformationWeek Software, Novembre 2011. 2 Harris, Jeanne G., Craig, Elizabeth et Egan, Henry. «Counting on Analytical Talent», Accenture Institute for High Performance, Mars 2010. 3 Martin, Lexy. «CedarCrestone 2012 2013 HR Systems Survey Highlights» CedarCrestone 2012 2013, Novembre 2012. 1 Information Builders

Comment démocratiser la BI au sein de l entreprise afin de garantir que le reporting et l analytique soient totalement adoptés par les 70% à 80% d utilisateurs qui font actuellement sans? Une nouvelle génération de Business Intelligence voit actuellement le jour. Avec cette nouvelle approche, les sociétés ne comptent plus sur quelques outils de base, très complexes pour l utilisateur métier. Pour étendre l utilisation de la BI au-delà des analystes, les organisations s orientent vers une philosophie proche de l «app store» d Apple, rendant toutes sortes d applications et de contenus décisionnels facilement accessibles pour les utilisateurs via une interface simple et intuitive. Dans ce livre blanc, nous étudierons les rôles changeants des diverses communautés d utilisateurs dans l univers de la BI, et nous démontrerons l importance de fournir, aux responsables métier et aux employés sur le terrain, un accès en self-service, simple et rapide, aux informations cruciales provenant d une multitude de sources. Nous vous expliquerons également comment étendre efficacement l utilisation de la BI à d autres populations que celle des analystes, tout en délivrant le département informatique du poids de la production du reporting. Pour finir, nous vous présenterons un portail de BI de dernière génération qui met davantage d informations à la disposition d un plus grand nombre de personnes. Vous découvrirez également les InfoApps, des applications faciles à utiliser qui fournissent aux utilisateurs métier des réponses rapides et précises à des questions spécifiques. 2 Ne construisez pas de tableaux de bord - Composez-les librement et aisément!

Évolution des rôles dans l univers de la BI Pour démocratiser la BI, divers groupes d utilisateurs - les utilisateurs métier, les analystes et les informaticiens - doivent faire évoluer leur approche du décisionnel et les solutions dont ils disposent. Les organisations se sont continuellement battues pour donner davantage d autonomie aux utilisateurs métier vis-à-vis du département informatique, en acquérant et en déployant des «outils de BI créés pour tous». Il est probable que les analystes aient évalué ces outils en fonction de leurs propres attentes et exigences. Si les outils choisis permettent aux analystes de répondre à un nombre important de questions portant sur les données et l analytique, ils sont souvent trop complexes et demandent trop de temps aux métiers, les «amateurs» qui, selon Accenture, représentent jusqu à 80% de la population d une entreprise classique. Il est cependant possible de tirer profit de ces mêmes outils pour résoudre des problèmes qui concernent une plus large communauté d utilisateurs. Ils doivent alors créer un environnement où chaque utilisateur, quelles que soient ses compétences et ses exigences, puisse indépendamment avoir accès à des informations essentielles et à un contenu analytique. Les portails de BI de dernière génération fournissent ce type d environnement qui dote l utilisateur de plus de contrôle, plus de liberté et plus d information à tous les niveaux. Les utilisateurs métier Il n est pas inhabituel pour une communauté d utilisateurs d avoir des milliers de rapports, de tableaux de bord et autres éléments disponibles dans un référentiel. Mais ni les analystes, ni les développeurs informatiques ne peuvent personnaliser ce contenu en fonction des besoins spécifiques de chaque utilisateur. Afin de satisfaire les exigences uniques, il faut donner aux utilisateurs métier la possibilité de gérer leur propre contenu. Ils doivent être capables de remplacer des informations obsolètes apparaissant sur les tableaux de bord par des données actualisées ou plus pertinentes. Ils peuvent également vouloir ajouter leurs propres pages aux tableaux de bord, sélectionner les contenus qu ils souhaitent et définir comment ce contenu sera affiché. Ils peuvent également vouloir partager ces tableaux de bord avec d autres utilisateurs qui se posent des questions métier similaires. Plus important encore, le contenu que les utilisateurs métier peuvent sélectionner doit s adapter au paradigme de l application. Les professionnels n auront plus à feuilleter un rapport de 50 pages pour y trouver l information unique qui les intéresse. Les utilisateurs métier d aujourd hui veulent obtenir des réponses en un seul clic, d une manière simple et directe. Et ces réponses doivent être suffisamment courtes pour s afficher sur un Smartphone. Les analystes Avec l augmentation constante de la demande portant sur les informations et provenant des employés, des clients et des partenaires, le rôle de l analyste d entreprise s est également développé. Celui-ci ne se cantonne plus simplement aujourd hui à générer des rapports et des tableaux de bord ; il est également responsable de contenu analytique pour différents groupes d utilisateurs. Dans ce rôle étendu, il est responsable de la maintenance et de la personnalisation des pages du portail pour chaque communauté d intervenants. Ceci inclut la création de mises en page et de blocs de contenu, la définition des informations personnalisées liées à la navigation, la modification des bannières et des menus, l application des différentes feuilles de style qui correspondent à différents standards d identité et bien plus encore. Pour réussir, les analystes 3 Information Builders

ont besoin de compétences interdisciplinaires - connaissances en analytique, en conception et en développement internet, souvent difficiles à acquérir - à moins que la solution privilégiée du portail ne fournisse des outils WYSIWYG, prêts à l emploi et pouvant être utilisés avec un minimum de formation. Ce rôle étendu est particulièrement important car, dans le passé, les analystes diffusaient des analyses visuelles complexes via Microsoft PowerPoint, alors seul outil disponible proposant des fonctionnalités simples à utiliser pour présenter des informations. Cependant, la demande croissante d informations formulée par une population plus importante a entraîné une inadéquation entre une approche statique et l apport de réponses aux attentes de chacun. Le département informatique Les services informatiques ont souvent dû faire face à la demande de différentes communautés d utilisateurs pour l obtention d informations personnalisées. Par exemple, une entreprise travaillant avec 50 partenaires différents peut avoir besoin de créer 50 portails distincts, avec un design et un style propres, des bannières, des codes de sécurité et une gestion des rôles personnalisés. Mais comment apporter les bonnes informations à l ensemble de ces partenaires tout en minimisant l impact des requêtes consommatrices en temps sur les équipes informatiques pour que celles-ci puissent se concentrer sur des initiatives plus stratégiques? Un portail BI apporte une réponse concrète à cette question en offrant un environnement adapté à la délégation. Ainsi, ces groupes pourront facilement gérer leurs propres utilisateurs. Il est également indispensable de déployer des modèles performants de reporting pouvant générer un nombre illimité de versions à usage spécifique, et appliquant la charte graphique de la marque. L étendue des possibilités du portail en matière graphique est également importante pour disposer de versions personnalisées pour chaque groupe d utilisateurs sans qu un travail supplémentaire de design ne soit requis. Si les métiers bénéficient d outils plus simples et plus intuitifs, l ensemble des utilisateurs de l entreprise ne pourra réellement gagner en autonomie qu en utilisant une plateforme couvrant la gestion du contenu, le partage et la diffusion et ce, quelles que soient les compétences et les attentes de chacun. La bonne approche - un portail BI de nouvelle génération - facilitera la création et le partage d informations collaboratives. 4 Ne construisez pas de tableaux de bord - Composez-les librement et aisément!

Le nouveau Portail BI WebFOCUS Les organisations souhaitant démocratiser la Business Intelligence doivent, dans un premier temps, évaluer les besoins et les compétences de chacun, puis les rapprocher des technologies appropriées. Les portails BI de nouvelle génération offrent à l utilisateur la possibilité de sélectionner un grand nombre de contenus et d applications différents pour l aider à répondre à des questions spécifiques ou traiter certains problèmes. Les utilisateurs, qui maîtrisent désormais la gestion d un contenu PowerPoint ou Internet, seront séduits par l approche très souple du portail. Ils pourront ainsi sélectionner les éléments à afficher, la manière dont ils sont affichés, définir les différentes interactions avec ces éléments, et ne seront pas obliger de construire leurs propres rapports et tableaux de bord. Le nouveau Portail BI WebFOCUS, conçu par Information Builders, associe des outils simples d utilisation pour des analystes et des professionnels de l informatique, à la possibilité de mettre à la disposition des informations en self-service auprès des utilisateurs métier de manière intuitive pour prendre de meilleures décisions. Avec le Portail BI WebFOCUS, les organisations peuvent étendre l utilisation de la BI en permettant à chacun, quels que soient ses compétences et ses besoins, de profiter pleinement du décisionnel : Les utilisateurs métier peuvent composer et maintenir leur propre contenu sans l aide de l informatique ou des power users, Les analystes peuvent rapidement concevoir et gérer les pages du portail, L informatique peut créer différentes versions du portail pour davantage d utilisateurs - clients, fournisseurs, partenaires et autres parties prenantes externes. Donner le pouvoir à l utilisateur métier Le Portail BI WebFOCUS libère le département informatique et les analystes de la production et de la personnalisation des rapports, en donnant aux utilisateurs métier la capacité à répondre à leurs propres besoins informationnels en : Utilisant la fonctionnalité glisser-déposer afin de déplacer un contenu dans le but de créer de nouvelles pages, ou de remplacer/actualiser le contenu obsolète des pages existantes, 5 Information Builders

Tirant profit de menus interactifs intelligents et d options de mise en page, pour contrôler la manière dont l information est affichée, Récupérant et en analysant les informations par l intermédiaire de l équipement de leur choix : ordinateur de bureau, ordinateur portable, tablette ou Smartphone. Donner le pouvoir à l analyste Des capacités complètes de web design, notamment une interface utilisateur unique et intuitive, permettent aux analystes de créer et de maintenir rapidement et facilement les pages du portail en : Agrégeant des informations provenant de toutes sources, notamment des données structurées et non structurées, des contenus décisionnels ou issus des médias sociaux, Appliquant la charte graphique au contenu à destination des acteurs concernés et des départements internes, mais également des partenaires, des clients et autres parties prenantes externes, Personnalisant la navigation et les menus interactifs pour fournir des informations adaptées aux groupes spécifiques, Exploitant l automatisation du style pour favoriser la collaboration et les gains de temps. La conception du portail est également considérablement simplifiée. Les analystes exercent un contrôle précis sur toutes les options de mise en page et d application des styles pour tous les composants : bannières, blocs de contenu pour diffuser l information de manière conviviale et animée quel que soit le média utilisé (navigateur, tablette, mail ). 6 Ne construisez pas de tableaux de bord - Composez-les librement et aisément!

Donner le pouvoir à l informatique Grâce au nouveau modèle de sécurité intégré au Portail BI WebFOCUS, les services informatiques sont libérés des tâches d administration et de gestion des accès aux données en fonction des différents groupes d utilisateurs. L accès personnalisé à l information peut être étendu aux partenaires et aux fournisseurs, en quelques clics par le biais de fonctionnalités telles que : L utilisation d un modèle de sécurité unifié qui simplifie les déploiements SaaS et l administration de l utilisateur, Une certification de haut niveau assurant la sécurité de l environnement, Des tests de montée en charge pour garantir un nombre maximum d utilisateurs avec un matériel optimisé. 7 Information Builders

InfoApps : Des réponses simples et rapides aux attentes de l entreprise L évolution du marché des applications indique clairement une demande forte de la part d un grand nombre de personnes pour des applications simples à utiliser, adaptées à leurs objectifs, qui permettent d obtenir des réponses directes à des questions basiques. Une application Smartphone sur la météo en est un bon exemple. Si celle-ci n offre pas de fonctionnalités analytiques avancées, elle fournit exactement à l utilisateur les informations nécessaires pour répondre à sa question précise - Ai-je besoin d un parapluie ou d un manteau aujourd hui? La simplicité et l utilité ont entraîné un nombre important de téléchargements d applications de ce type. Cette facilité et cette commodité expliquent aussi pourquoi les 70 à 80% d utilisateurs classés comme «amateurs analytiques» préfèreraient utiliser des applications plutôt que des outils. L analyse peut être un processus lent, souvent effectuée de manière isolée et nécessite une certaine sérénité. Or, la plupart des professionnels préfèreront une manière plus rapide et plus simple pour obtenir des informations - leur connaissance implicite, plutôt qu une analyse - lorsque les changements dans l environnement de travail nécessitent une réponse ou une réaction instantanée. En d autres termes, le temps et les efforts demandés par des outils analytiques empêcheront au final les utilisateurs métier d en tirer profit. Les InfoApps d Information Builders sont intuitives et interactives, et fournissent aux utilisateurs métier un aperçu de manière instantanée. Les employés, partenaires, clients et autres utilisateurs non techniques peuvent tirer profit des InfoApps afin de connaître immédiatement les réponses à de nombreuses questions critiques d entreprise. Les InfoApps sont adaptées à tout type d utilisateur interne et externe à l entreprise car : Elles sont extrêmement conviviales et faciles à utiliser, les utilisateurs peuvent ainsi commencer à travailler immédiatement, sans avoir besoin de suivre une formation, Une seule InfoApp peut être utilisée pour répondre à de nombreuses questions d entreprise reliées entre elles, Elles fonctionnent sur n importe quel appareil : tablette, PC, Smartphone, etc, Elles présentent un aspect visuel très attractif et des capacités de personnalisation pour les différentes marques. Les InfoApps peuvent être facilement glissées et déposées directement sur les pages du portail. Elles sont aussi extrêmement évolutives et peuvent être mises à la disposition d un nombre presque illimité d utilisateurs internes et externes, sans avoir besoin d une maintenance à long terme ou de l assistance de l informatique. 8 Ne construisez pas de tableaux de bord - Composez-les librement et aisément!

Conclusion Depuis des années, les organisations ont essayé d étendre l utilisation de la BI au-delà des analystes et des power users, mais elles continuent à se battre pour démocratiser la BI au sein des 70 à 80% «d amateurs en analytique» de l entreprise. Grâce à une nouvelle génération de portails de BI, le temps du changement est venu. L association du Portail BI WebFOCUS d Information Builders et des InfoApps donne davantage de pouvoir à l ensemble des utilisateurs - les métiers, les analystes et l informatique. Ils offrent les outils et les applications dont les utilisateurs ont besoin pour tirer profit à temps des informations essentielles qui leur permettent de prendre de meilleures décisions. Les utilisateurs métier auront un accès instantané à l information attendue grâce à un environnement intuitif pouvant être personnalisé, tandis que les analystes pourront tirer profit des capacités de conception simples et efficaces qui facilitent la création et la maintenance des pages du portail. En outre, les départements informatiques seront finalement libérés des nombreuses requêtes liées aux besoins informationnels des différentes communautés d utilisateurs. 9 Information Builders

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