Créer un Business Case pour la gouvernance des données

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1 Créer un Business Case pour la gouvernance des données Dix étapes critiques Livre blanc 1 Information Builders

2 Table des matières 1 Introduction 2 Créer un Business Case pour la gouvernance des données : Dix étapes critiques 2 Concevoir une stratégie 4 Identifier la valeur 6 S appuyer sur les sources du secteur d activité 7 Evaluer les données 7 Déterminer les besoins en matière technologique 7 Définir le concept 8 Identifier les besoins en termes de financement 8 Déterminer les facteurs clés de succès et les risques 8 Documenter 9 Présenter le Business Case 10 Expertise et conseil en gouvernance des données 11 Des solutions leader en gestion de l information 12 Conclusion

3 Introduction Les acteurs de la gestion de l information ont compris l importance d appliquer la gouvernance des données à tous les domaines de l entreprise et dans toute l organisation. Si la gouvernance des données constitue un des thèmes les plus évoqués autour de la gestion des données, elle demeure cependant peu maîtrisée. Bien que jouant un rôle critique dans l atteinte des objectifs fixés en matière de données, elle constitue un véritable défi pour les entreprises qui sont souvent dans l incapacité de démontrer toute sa valeur auprès de leur direction. Créer un Business Case (ou analyse de rentabilisation) clair et complet est essentiel dans la réussite d une initiative de gouvernance des données. La pertinence du Business Case ayant un impact direct sur l efficacité de la gouvernance des données, sa réalisation sera l une des étapes les plus difficiles à accomplir, d autant plus qu il ne s agit pas d adopter une approche classique orientée projet et technologie. Dans ce livre blanc, nous montrerons comment s appuyer sur l association de processus, de technologies et de meilleures pratiques pour créer et «vendre» un Business Case de gouvernance des données en dix étapes critiques, allant de la conception de la stratégie à sa présentation auprès d une direction. Nous évoquerons également les solutions d Information Builders en matière de Business Intelligence, d intégration et d intégrité des données, et leur apport pour une gouvernance efficace des données. 1 Information Builders

4 Créer un Business Case pour la gouvernance des données Dix étapes critiques La réalisation d un Business Case pour la gouvernance des données passe par dix étapes. Chacune s appuie sur des best practices qui conditionnent la réussite du programme. Ces étapes sont : la conception de la stratégie, l identification de la valeur, l exploitation des sources du secteur d activité, l évaluation des données, la détermination des besoins en matière technologique, la définition du concept, l identification des besoins en financement, la détermination des facteurs clés de succès et les risques, la documentation et la présentation. 1 Concevoir 2 Identifier 3 S appuyer sur 4 Evaluer les 5 une stratégie la valeur 6 Définir le 7 Identifier les 8 Déterminer les 9 Documenter 10 concept besoins en termes de financement les sources du secteur d activité facteurs clés de succès et les risques données Déterminer les besoins en matière technologique Présenter le Business Case 1 Concevoir une stratégie La création d un Business Case pour la gouvernance des données consiste tout autant à définir une stratégie qu à justifier cette initiative d un point de vue économique. L approche utilisée conditionne souvent le futur du projet. Aussi, une analyse de rentabilisation en faveur de la gouvernance soulignera l importance de combattre les idées obsolètes, de révéler l impact global de la gouvernance des données sur l organisation, et de persuader la direction d optimiser les résultats en améliorant les processus métier. «Ce qui compte n est pas ce que vous faites, mais la manière de le faire» s applique parfaitement à la gouvernance des données, ainsi qu à la réalisation d un Business Case pour la promouvoir. S engager dans une démarche de gouvernance des données implique la prise en compte des éléments suivants : Reconnaître l existence de différences. En effet, chaque partie devra comprendre les différences fondamentales entre la réalisation d un Business Case pour un projet technologique classique et celle pour un projet de gouvernance des données. Nombre de ces différences sont associées aux processus métier, à la gestion du changement, aux avantages métier et à l impact global sur l entreprise. Reconnaître ces différences contribuera à déterminer l approche à adopter. Définir le sujet, le programme et l objectif. Prenez le temps de définir la gouvernance des données et sa signification pour l entreprise. Le fait de présenter une définition simple du concept et de son objectif sera très utile pour que l ensemble des personnes impliquées partagent une vision unique. Cela favorisera également le dialogue avec la direction. C est un excellent exercice pour expliquer et documenter l objectif d une initiative de gouvernance des données. 2 Créer un Business Case pour la gouvernance des données

5 Nommez ce programme. Un nom influence la perception de l auditeur et sa réaction, voire son soutien. Si le terme de gouvernance des données peut être parfaitement clair pour ceux travaillant dans la gestion de l information, il n éveillera rien chez, par exemple, les membres de la direction. Pour certains, les «données» relèvent de la responsabilité tactique du département informatique, et la «gouvernance» est synonyme de bureaucratie. Le terme global de gouvernance des données ne soulève donc pas toujours l attention et l intérêt du management. Il est donc indispensable d envisager des termes plus parlants, qui reflètent davantage l objectif global du projet comme la gestion de l information de l entreprise. Identifiez les attentes à court et à long termes du programme de gouvernance des données, aux niveaux métier et technique. Les personnes impliquées dans des activités quotidiennes de gestion de l information ont souvent des souhaits très différents de ceux de la direction. La prise en compte d attentes réalistes, qui satisferont l ensemble des parties prenantes, est donc indispensable. Top-down ou Bottom-up. Définissez si le programme proposé sera une initiative Top-down ou Bottom-up. L approche classique Top-down est adaptée pour répondre efficacement à de multiples projets dans toute l entreprise, et ce, projet par projet. L approche Bottom-up est basée de préférence sur un projet unique, ce qui peut présenter des difficultés quant à la visibilité et au financement du programme qui risque d apparaître comme une initiative isolée. Proposition de valeur. Déterminez si la proposition de valeur du programme sera basée sur un projet unique, sur l entreprise dans son ensemble, ou quelque part entre les deux. Un projet donné pourra être important, mais un Business Case pour la gouvernance des données a plus d attrait lorsqu il a un impact sur un domaine entier des données et dans toute l entreprise. Consultez les métiers. La création du Business Case doit peut-être impliquer l organisation d entretiens individuels avec différents départements métier. C est une voie que les entreprises ont tendance à ignorer et pourtant, elle permet d identifier plus facilement la valeur métier. Personnes à influencer. Dressez une liste des personnes et des groupes qu il faudra convaincre afin de s assurer de leur soutien et du financement du programme de gouvernance des données. Identifiez qui devra être persuadé, et pour quelles raisons. Cette liste doit inclure les membres de la direction et les partenaires. Ne supposez jamais que chaque individu puisse comprendre les bénéfices de cette démarche, même s il est impliqué dans les activités quotidiennes de gestion des données. Tierce partie. Déterminez s il convient de faire appel à une tierce partie pour créer le Business Case. Celle-ci pourra être utile de différentes façons : En offrant une expérience et une expertise du secteur d activité de l entreprise, En disposant d une vision plus large sur l organisation, En s affranchissant d une proximité trop importante vis-à-vis de l entreprise et du projet, En transmettant le message auprès de la direction via une organisation objective et indépendante. Critères de réussite. Définissez les critères de réussite du programme. L entreprise doit savoir si le programme est, ou n est pas, un succès : il est impossible de gérer ce que l on ne peut pas mesurer. Plan de projet au niveau global. Établissez un plan initial du projet incluant un planning, pour faciliter l identification et le suivi des activités et des étapes. 3 Information Builders

6 2 Identifier la valeur L une des principales erreurs commises lors de la réalisation d un Business Case est de supposer que le directeur financier, ou d autres décideurs, n évalueront le retour sur investissement (ROI) du programme qu en termes tangibles et économiques. Ces responsables ont en effet une grande capacité à saisir toute la valeur qu un programme peut apporter. Ce qui ne veut pas dire que les avantages tangibles ne sont pas importants, bien au contraire. Un Business Case pour la gouvernance des données doit mettre en exergue un certain nombre de bénéfices apportés, visibles et réalistes, mais néanmoins difficiles à mesurer. La valeur d un programme de gouvernance des données découle de cinq domaines majeurs : le programme, la gestion des données, le projet, les activités métier, la stratégie et le planning de l entreprise. 1 Les bénéfices du programme. La création et la mise en œuvre d un programme de gouvernance offrent plusieurs bénéfices. Ces derniers permettent de fournir un cadre pour la gestion du capital informationnel. Stratégie des données, orientation et règles. Propriété des données. Alignement métier. Etendue. Définition des priorités. Autorité et responsabilité. Résolution des problèmes. Rôles et responsabilités. Normes. Définitions des données. Il existe d autres avantages, souvent ignorés lors de la mise en œuvre d un programme de gouvernance des données : Transparence. En créant un réseau organisé de «gardiens» des données, la gouvernance apporte une plus grande visibilité sur la gestion des données et les activités métier. Cette transparence permet d identifier des opportunités, des difficultés et des risques, qui n auraient pas pu être découverts dans un environnement classique. Audit. Avec une infrastructure de gouvernance des données, il devient possible d auditer la gestion des données à l échelle de l entreprise. Pondération et équilibre. Trop souvent, les données sont gérées par des personnes bien intentionnées qui ne sont pas toujours efficaces. Un programme formel peut optimiser le travail accompli. Centre d excellence. La gouvernance des données apporte un cadre idéal pour la mise en place d un centre d excellence dans diverses disciplines comme la qualité des données, leur gestion, la réalisation d analyses et de rapports, etc. Réponse rapide. La gouvernance des données rend l entreprise plus agile en lui donnant un moyen d agir sur les problèmes associés aux données. En outre, elle permet de concevoir des solutions qui corrigent réellement les problèmes sous-jacents. 2 Les bénéfices de la gestion des données. La gouvernance des données apporte de nombreux avantages en optimisant la gestion des données en termes d efficacité, d amélioration de niveaux de service, ou de réduction des coûts. Les domaines concernés sont le plus souvent : L intégration des données. La modélisation des données. Les standards de données. Le stewardship des données. La qualité des données. La gestion des métadonnées. La sécurité et la confidentialité. La gestion du workflow. 4 Créer un Business Case pour la gouvernance des données

7 Les bénéfices suivants varieront d une entreprise à l autre. Cependant, il convient de les envisager dans un contexte de gestion des données : Réduction des coûts liés aux logiciels. Amélioration de l interopérabilité entre les métiers et les groupes de travail. Amélioration des résultats liés à la qualité des données. Amélioration de l exactitude des rapports. Amélioration de la pertinence des données. Réduction des redondances et des remaniements. Réduction des risques de failles de sécurité. Réduction des coûts de développement. Réduction des coûts de maintenance des systèmes. Nombre de programmes de gouvernance des données orientent leur Business Case en fonction de ces bénéfices. Mais ces avantages ne sont pas les seuls. 3 La valeur du projet. Différents projets technologiques plus classiques, comme la mise en œuvre d entrepôts de données, de solutions de Business Intelligence (BI), de gestion de données maîtres (MDM) ou de CRM, font également l objet d une analyse de rentabilisation et permettent l obtention d un ROI. Cependant, ces projets échouent souvent face aux attentes des entreprises. Certains évoquent ainsi un taux d échec de 50%. On attribue souvent ces échecs à l absence d une stratégie de gouvernance et de qualité des données. Les projets liés à l usage intensif de données doivent faire appel à la gouvernance des données pour optimiser leur retour sur investissement. En effet, la gouvernance des données peut représenter jusqu à 25 %, voire plus, de la totalité du ROI. Dans le cadre de votre Business Case, n hésitez pas à faire référence à des projets ayant obtenu un succès relatif et soulignez le rôle de la gouvernance des données - ou plutôt de son absence dans cet échec. 4 Les activités métier. Les données ont un impact inimaginable sur les activités métier, et nombre d entreprises ne savent pas identifier cet impact. Il faut, pour cela, étudier la manière dont les départements consomment des données dans le cadre de leur activité et échanger avec ceux faisant face à de sérieuses difficultés, comme ceux répondant aisément à des enjeux quotidiens. Voici les départements qui utilisent des données de manière importante, afin de soutenir leurs performances : Gestion des actifs. Analytique et recherche. Service client. Courrier et transport. De la commande à l encaissement. Risques et conformité. Ventes et marketing. RH. Chaîne d approvisionnement. Collecte des impôts et frais. Télévente. 5 Information Builders

8 Les échanges avec les départements mettront en exergue des méthodes tangibles pour mesurer l amélioration des performances grâce à une qualité optimale des données, celles-ci étant mises à la disposition des employés au moment opportun. Par exemple, le marketing et le service client pourront montrer comment l exactitude des données participe au succès des campagnes ainsi qu à la création de nouvelles ventes croisées et incitatives. Un autre exemple est la façon dont l interopérabilité entre les administrations peut améliorer et préserver le bien-être des citoyens. Des données pertinentes peuvent également optimiser le processus allant de la commande à l encaissement, au bénéfice du cash flow, de la fidélisation des clients et des coûts opérationnels. Enfin, l amélioration des informations relatives aux produits peut accélérer les ventes et réduire le coût total de la production. L impact des données sur les performances métier ne manque donc pas d exemples. 5 Stratégie et planification. En omettant d aborder le thème de la gouvernance des données lors d échanges relatifs à des initiatives majeures telles que les fusions et les acquisitions, la planification et la budgétisation des projets, la sécurité et la confidentialité, l intégration des partenaires..., la plupart des entreprises encouragent des dépenses inutiles sur une longue durée. Ainsi, dans le cadre de fusions et d acquisitions, dont un quart des coûts, sinon plus, peut résulter de l intégration des données 1, l absence de gouvernance des données engendrera des problèmes en aval qui resteront en suspens, ainsi que des coûts inutiles. Or, la gouvernance des données peut contribuer à réduire les coûts en optimisant la prise de décision lors de fusions et d acquisitions. Autre exemple : celui de la sécurité et de la confidentialité, sachant que le coût moyen de la réponse à une attaque sur les données dépasse actuellement les 7 millions de dollars 2. Là encore, la gouvernance des données peut réduire ou éviter ces coûts. Le fait de disposer d un réseau organisé de gestionnaires de données permet d identifier plus aisément les failles de sécurité potentielles, et entraîne la création d un processus pour les gérer. Enfin, la gouvernance des données doit également être prise en compte lors de la planification et de la budgétisation des projets. Trop d entreprises commencent par planifier, puis définissent le budget et ne s inquiètent de la gouvernance qu en dernier lieu. Une fois que l on a réalisé l importance de la gouvernance des données, il est trop tard. Pour optimiser les performances des projets et de l entreprise, il faut inverser cette tendance et intégrer la gouvernance des données au processus de planification et de budgétisation. 3 S appuyer sur les sources du secteur d activité Un Business Case doit être basé sur des données objectives et publiques venant d analystes et de spécialistes du secteur. Des citations d études, d enquêtes, d ouvrages, d articles, de blogs et d entretiens avec des spécialistes apporteront un certain crédit à cette analyse de rentabilisation. 1, 2 Orr, James. Data Governance For The Executive, Senna Publishing, LLC., October Créer un Business Case pour la gouvernance des données

9 4 Evaluer les données Une autre méthode efficace consiste à réaliser un audit sur une partie des données de l entreprise. En s aidant d outils avancés de profilage, il est possible d évaluer le degré de gravité des problèmes relatifs aux données, et de s appuyer sur les résultats de cette analyse pour enrichir le Business Case. 5 Déterminer les besoins en matière technologique La technologie est un composant essentiel pour les règles et les pratiques de gouvernance des données. Dans le contexte de l analyse de rentabilisation, il est important de déterminer quelles sont les technologies requises ainsi que l investissement attendu. Cela ne sous-entend pas que la réalisation d une évaluation technologique soit nécessaire, mais seulement qu il faut déterminer d emblée les besoins technologiques à des fins de planification et de budgétisation. Cela aidera également les parties prenantes à comprendre ce qui est envisageable. Voici les technologies fondamentales associées à la gouvernance des données : L intégration des données pour accéder et déplacer les données entre les systèmes hétérogènes. La modélisation des données pour les architectes et les développeurs. La qualité des données pour automatiser les processus qualité. Le profilage des données pour que les data stewards et les analystes puissent mesurer, surveiller et réaliser un reporting sur les résultats liés aux données. Des workflows de gestion des exceptions pour gérer le dépassement des seuils d irrégularités des données. L unification et la gestion des données maîtres afin de synchroniser les données et de présenter une vue unique de l activité. Des outils de présentation pour que les consommateurs puissent accéder aux données et les présenter. 6 Définir le concept Si la proposition de valeur est acceptée par la direction, la question suivante sera : «Comment comptez-vous mettre en œuvre ce programme?» Pour se préparer à y répondre, il faudra concevoir une définition générale du concept, qui présente la mise en œuvre d un programme de gouvernance des données. Au minimum, il sera nécessaire de couvrir les points suivants : Structure organisationnelle : rôles, responsabilités, autorités. Alignement métier : l interopérabilité des personnes, des divisions et des commissions. Autorité et responsabilité : l étendue du contrôle de la discipline et la propriété des données. Besoins en ressources : nouveaux postes, embauches, réalignement des ressources. Plan de mise en œuvre : un calendrier global, avec le plan chronologique et les étapes. 7 Information Builders

10 7 Identifier les besoins en termes de financement Le soutien financier est essentiel au succès de la gouvernance des données, et bien plus facile à obtenir si l on a bien défini la valeur du programme. L investissement requis variera selon l entreprise, mais comprend généralement un ou plusieurs des points suivants : Recrutement du responsable du programme. Outils technologiques. Formation. Assistance par des tiers. SI d autres besoins en ressources seront également envisageables, la réorganisation des personnes et des groupes pour effectuer les activités de gouvernance des données permettra de ne pas avoir de surcoût pour l entreprise. 8 Déterminer les facteurs clés de succès et les risques Il est important de déterminer et de présenter les exigences relatives au succès ainsi que les principaux facteurs de risques associés. La réussite peut être basée sur un ou plusieurs des points suivants : Résultats de l entreprise. Résultats basés sur le projet. Management par objectifs (MBO). Résultats basés sur les données. Les facteurs de risques sont souvent associés: Au financement. A l étendue du contrôle. A l autorité. A la légitimité. A la technologie. A l alignement (des métiers, de l informatique et de la direction). Une communication auprès des décideurs sera indispensable afin de s assurer de la bonne compréhension des facteurs de succès et de risques. 9 Documenter Le Business Case doit se présenter sous la forme d un document qui peut être distribué et auquel on pourra faire référence à n importe quelle étape du processus. Ce document doit être concis, factuel, pratique et informatif. Au minimum, il doit comprendre : Un court résumé. Le but du programme. La définition et les concepts de gouvernance des données. La gouvernance des données dans le secteur d activité. Une présentation des difficultés (environnement de données, technologie, processus métier, etc.). 8 Créer un Business Case pour la gouvernance des données

11 L état actuel de l initiative de gouvernance des données. La proposition de valeur. Les cinq dimensions de la valeur. Des citations d experts du secteur. Les résultats de l évaluation des données. Des exemples de projets ayant échoué. Les besoins en matière technologique. Les besoins en financement. Les facteurs de succès et de risques. Un résumé des investissements (valeur/coût). Des recommandations de planning. La définition du concept. 10 Présenter le Business Case Un Business Case doit être présenté de manière formelle à la direction. Il doit aussi être partagé avec tous les participants au programme afin de s assurer que ceux-ci soient impliqués et comprennent parfaitement le but et les avantages. La présentation doit faire ressortir les points essentiels du Business Case, et utiliser des exemples et des analogies que l audience puisse apprécier. L ensemble ne doit pas durer plus de 30 minutes, dont 15 pour les questions et réponses. Voici plusieurs conseils pour réaliser une présentation efficace et convaincante : Faites des slides simples et claires. Ne listez pas plus de six points par slide. Consacrer en moyenne 3 minutes par slide, sans compter les slides de transition. Éviter d utiliser des effets et des graphismes hors de propos. Éviter les couleurs trop agressives, les schémas techniques ou trop fantaisistes, sauf si vous souhaitez faire passer une idée de complexité. Soyez prêt à expliquer pourquoi le contenu de chaque slide est important. Distribuez vos slides après la présentation, pas avant, ni pendant. Adressez-vous au public directement. Ne lisez pas les slides. Vous êtes l expert! 9 Information Builders

12 Expertise et conseil en gouvernance des données Information Builders associe près de 40 années d expertise en gestion de l information à la création de solutions éprouvées et aux meilleurs pratiques du secteur, pour aider les organisations à créer un Business Case efficace en matière de gouvernance des données. Ses consultants professionnels et ses solutions innovantes facilitent la création et la démonstration d une analyse de rentabilisation. Information Builders apporte également son aide pour identifier les besoins en matière technologique à court et à long termes, en support d une initiative de gouvernance continue des données. La société propose en outre des services de profilage des données, pour faciliter la réalisation du Business Case pour la gouvernance et la qualité des données. 10 Créer un Business Case pour la gouvernance des données

13 Des solutions leader en gestion de l information Information Builders propose une stratégie de gestion de l information qui favorise l intégrité, l intégration et l analyse des données (Business Intelligence). Son offre de solutions technologiques indépendantes facilite la gouvernance et la surveillance d un environnement de données complexe, fragmenté, dynamique et sensible en matière de sécurité. Intégrité Les solutions complètes de gestion de l information d entreprise (EIM) iway Software garantissent l exhaustivité, l exactitude et l homogénéité des données vitales, pour l ensemble des systèmes et des sources. Des fonctions temps réel de gestion de la qualité des données, comme le profilage, la mise en correspondance, la fusion, le nettoyage et l enrichissement, permettent d éviter que des données incorrectes ne viennent polluer les datawarehouses. Le MDM consolide des millions d enregistrements, en unifiant et en validant les données maîtres et en les mettant instantanément à la disposition de nombreux systèmes. Un environnement intégré et complet de gouvernance des données offre la possibilité aux data stewards, et à d autres acteurs, de surveiller et de gérer les données en temps réel, lorsqu elles sont créées, collectées et utilisées. Intégration Les outils d intégration iway Software facilitent l accès aux informations, leur unification, leur déplacement et leur manipulation. L infrastructure performante d intégration peut être utilisée de manière autonome ou en complément d une infrastructure utilisant IBM WebSphere, Microsoft.NET, SAP NetWeaver ou Oracle Fusion. Les solutions complètes d intégration des données sont capables d unifier tous les environnements informationnels, y compris les plus disparates. La gamme universelle d adaptateurs, avec plus de 300 composants d intégration clés en mains, fournit un accès direct et natif à toutes sources de données. Business Intelligence WebFOCUS, la plateforme de Business Intelligence (BI) d Information Builders, offre une évolutivité, une facilité d utilisation et un coût total de possession sans équivalent. Elle met les informations et l analyse à la portée d un nombre illimité d utilisateurs, internes comme externes. Grâce à WebFOCUS, rapports, requêtes et tableaux de bord sont à la portée de tous les utilisateurs, experts ou fonctionnels, nomades ou sédentaires. Les fonctionnalités d analyse avancée, comme l analyse prédictive, la visualisation des données, les données analysées représentées sous une forme cartographique et le Search, permettent une manipulation et un examen approfondis des données. Enfin, la gestion complète des performances aide à définir, à mesurer et à communiquer les objectifs associés à la stratégie de gouvernance des données. 11 Information Builders

14 Conclusion La réalisation et la présentation d un Business Case pour la gouvernance des données exigent une approche multiple impliquant les processus métier, les technologies et les meilleurs pratiques du secteur. Le fait de réaliser et de présenter avec soin son analyse de rentabilisation permet de bénéficier du soutien de la direction. Information Builders propose une suite complète de solutions et de services qui assurent l atteinte des objectifs en matière de gouvernance des données. 12 Créer un Business Case pour la gouvernance des données

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