Trimestriel - Janvier 2012 n 13 Le club des Utilisateurs SAP Francophones Le magazine des Utilisateurs des progiciels de gestion SAP 2012, l année du Big data? Une révolution dans la gestion de l information! Le Printemps de l USF 2012-20 mars page 2 et page 4 A lire : La co-innovation au banc d essai page 5 À la recherche du bon modèle de gouvernance page 9 Projets SAP et méthodes Agiles : concilier les deux mondes page 12 www.usf.fr
le Printemps de l USF Inscrivez-vous sur notre site www.usf.fr 2012 2012, l année du Big data? Une révolution dans la gestion de l information! Le 20 mars prochain, retrouvez-nous à partir de 9h00 pour l édition 2012 du Printemps de l USF! Espace Eurosites George V 28, avenue George V - Paris 8 ème Une matinée ouverte à tous, répondant à vos problématiques. Un après-midi consacré aux adhérents où se réunissent les commissions. Le club des Utilisateurs SAP Francophones www.usf.fr
l usf n 13 Le magazine des Utilisateurs des progiciels de gestion SAP édito Chères et chers adhérents, permettez-moi tout d abord de vous adresser pour vous et vos proches, tous mes vœux les plus chaleureux pour cette nouvelle année 2012. L année 2011 a été particulièrement riche pour l USF. Le 11 février, l USF annonçait que le Club Business Objects nous rejoignait pour constituer la Commission Business Objects. Je déclarais à l époque que «la volonté et l ambition de l USF étaient de représenter l ensemble des utilisateurs des Solutions SAP». Cette volonté est devenue aujourd hui une réalité et sera plus que jamais d actualité en 2012 avec notamment les utilisateurs des outils Sybase. J avais souhaité que le Printemps de l USF 2011 soit le point de départ d une large ouverture vers d autres associations informatiques et métiers. C est pourquoi nous avions eu le plaisir d accueillir les représentants de 7 associations qui avaient partagé avec nous leurs regards sur l utilisation de SAP. Autre illustration de la collaboration de l USF avec d autres associations, la publication, le 8 juin 2011, du livre blanc sur les pratiques commerciales avec SAP, coécrit par le CIGREF, Réseau de Grandes Entreprises et l USF. Cette stratégie de collaboration avec d autres associations à travers d évènements ponctuels ou de travaux communs, va continuer en 2012. J aurai l occasion d y revenir concrètement au cours de ces prochains mois. La Convention USF 2011 était, comme chaque année, le point d orgue de l association et quelque part une façon très concrète de prendre le pouls de l USF et plus globalement de l écosystème SAP francophone. Cette édition strasbourgeoise fut un véritable succès, avec près d un millier de participants et surtout un taux de satisfaction inédit puisqu il a atteint 100%! Nous essaierons de maintenir ce niveau de satisfaction en 2012, nous avons quelques projets pour renouveler et pour moderniser le concept. Je ne vous en dis pas plus aujourd hui La Convention fut aussi l occasion de promouvoir une nouvelle commission régionale, la Commission Grand Est, point essentiel de la stratégie de l USF pour se développer en direction des PMEs. Nous devrions en 2012 ouvrir de nouvelles commissions régionales avec notamment les régions Rhône Alpes et Ile de France et peut-être même francophones avec le Maroc. 2011 fut enfin l année du lancement d un programme ambitieux, issu de plus de deux ans de travaux menés en collaboration par le SUGEN, (le réseau mondial de 16 clubs utilisateurs SAP, dont l USF est l un des membres historiques) et par SAP. Ce programme a aujourd hui pour nom officiel le programme «influence» et ses deux briques les plus visibles sont le «Customer Connection» et le «Customer Engagement Initiative». Il a pour ambition d impliquer en première ligne les clients à travers les clubs utilisateurs dont ils sont membres - dans les processus d évolution des offres de l éditeur. Lancé en France à travers l USF toute fin 2011, le programme dit «Customer Connection» devrait connaître un développement progressif durant toute l année 2012. Encore une fois, bonne année 2012 et bonne année à l USF. Venez nombreux aux réunions et aux évènements USF, cette maison est la vôtre. Claude MOLLY-MITTON Président USF Enjeux Un Printemps USF placé sous le signe du «Big data»......... page 4 La co-innovation au banc d essai....... page 5 Bilan SAPPhire 2011 : faire face à la pénurie de compétences......... page 7 Retours d expérience Danone et SAP, co-créateurs d une solution pour le développement durable....... page 8 Commissions À la recherche du bon modèle de gouvernance............... page 9 Projets SAP et méthodes Agiles : concilier les deux mondes......... page 12 De nouveaux Groupes de Travail se penchent sur la console d administration de Business Objects............ page 13 Vie des Commissions............ page 15 Ce magazine se veut être le reflet de la notion «d échanges et de partages» chère à notre esprit, n hésitez donc pas à nous faire partager vos avis et remarques : USF 64, rue du Ranelagh 75016 PARIS Tél. : 01 43 40 68 80 Fax : 01 43 41 72 78 E-mail : contact@usf.fr www.usf.fr L USF n 13 - Janvier 2012 - p. 3 Le club des Utilisateurs SAP Francophones
Enjeux Enjeux Enjeux interview de Claude Molly-Mitton, Président USF UN PRINTEMPS USF PLACÉ SOUS LE SIGNE DU «BIG DATA» La nouvelle édition du Printemps USF se penchera cette année sur le «Big data», expression anglophone désignant le fait que le volume de données de toutes sortes créées chaque jour par nos organisations et par les individus qui les composent, devient tellement gigantesque que nous sommes sur le point d arriver à un stade où nos outils informatiques traditionnels, ERPs, bases de données, systèmes décisionnels, seront tout simplement incapables de les traiter. Pour l avis de tous les grands cabinets d analystes, le «Big data» est incontestablement le challenge numéro un de la décennie à venir. La journée du Printemps USF se tiendra le 20 mars prochain à l Espace George V à Paris. Près de 400 personnes devraient participer à ce rendez-vous annuel scindé en trois temps forts. La matinée, ouverte à tous, sera consacrée aux conférences plénières et donnera la parole à quatre invités prestigieux. L après-midi restera réservé aux commissions. Une dizaine de réunions sont programmées. Et enfin, l Assemblée Générale Ordinaire de l association se tiendra traditionnellement en soirée. Pour cette édition, le phénomène «Big data» sera donc au cœur des débats de la matinée. Ce sujet préoccupe l ensemble de la planète IT. Il entraine dans son sillage de nouvelles technologies comme Hadoop, cherchant à analyser et à exploiter, en temps réel, des données émanant de toutes parts, du web, des mobiles, des emails, des applications informatiques traditionnelles, mais aussi de plus en plus des capteurs mobiles en pleine explosion. «C est LE sujet évident de l année et sans doute des années à venir», constate Claude Molly- Mitton, Président USF. «Sujet à la fois technologique et stratégique, il aura des conséquences essentielles sur le business des entreprises». A l horizon 2015, selon IBM il se créera chaque jour quinze pétaoctets de nouvelles informations soit l équivalent des données détenues par la librairie du Congrès américain. Et on commence à parler de futurs disques de 1 peta octets d ici 4 ou 5 ans Il va falloir apprendre de nouveaux préfixes, car après le peta octet, il y a l exaoctet, puis le zetta octet (10 21 octets soit un milliard de tera octets) or Cisco évalue le volume du trafic Internet annuel à l horizon 2015 à quelques Zetta octets! «Le problème est lié à l accélération de la croissance des données», souligne Claude Molly-Mitton. «Leur volume double dans des délais de plus en plus courts. L accélération a réellement commencé au début du troisième millénaire et l asymptote continue de grimper de façon vertigineuse. Nos systèmes décisionnels actuels ne seront par exemple bientôt plus capables de gérer de tels volumes. Ils seront bientôt dépassés et cela va évidemment nécessiter de revoir de fond en comble les architectures IT». Comment, en effet, exploiter de manière intelligente et rapide ces afflux d informations éclatées, qui peuvent être autant publiques (avec l Open data qui vient renforcer ce mouvement) que privées, internes qu externes à nos organisations (avec le cloud qui vient lui aussi renforcer ce facteur) et qui sont de plus en plus de natures variées, non structurées, très disséminées et souvent difficiles à tracer? p. 4 - Janvier 2012 - L USF n 13
Enjeux Enjeux Enjeux «Il est également important de savoir à qui appartiennent ces données, quelles sont leurs sources et leur fiabilité et ce qu on peut ou non légalement en faire» remarque Claude Molly-Mitton. «Enfin, il ne faut surtout pas oublier le facteur humain qui restera essentiel selon moi pour qualifier la pertinence des données et surtout les analyser. Car avoir plus d informations à sa disposition ne garantit en rien, qu on sera plus intelligent et plus apte à prendre de bonnes décisions... Le rôle du manager des données va devenir un métier essentiel à nos organisations dans les années à venir» ajoute Claude Molly-Mitton. Quatre interventions Madame Roxane Edjlali, Directeur de Recherche au sein de Gartner nous fera partager son analyse sur le sujet «Big data», Données Extrêmes : Défis et Opportunités pour l Analyse et le Décisionnel». Maître Christiane Feral Schuhl, Bâtonnier du Barreau de Paris et avocate spécialisée en nouvelles technologies nous parlera du contexte juridique à surtout ne pas oublier. Nous aurons également le témoignage d un DSI d un grand compte français. Enfin, Nicolas Sekkaki, Directeur Général de SAP France & Maghreb clôturera cette matinée. Il donnera la vision stratégique et technologique de l éditeur et précisera comment SAP tente de répondre à ce nouveau challenge avec notamment HANA. Rendez-vous le 20 mars! Inscrivez-vous dès maintenant sur : www.usf.fr par Gianmaria Perancin, Vice-Président Relations Internationales USF et Président de la Commission BI SAP LA CO-INNOVATION AU BANC D ESSAI Dans l univers de l IT, les éditeurs nous ont habitués à découvrir les fonctionnalités d une nouvelle solution au moment de sa mise sur le marché. Or, cela conduit potentiellement à recevoir un produit comportant tout un lot de «surprises» contraignantes qui en ralentissent l adoption. SAP bouleverse depuis peu son approche en ouvrant à ses clients les portes du développement en matière d améliorations au travers du programme Customer Connection (CC) et de nouvelles solutions riches en fonctionnalités innovantes via le Customer Engagement Initiative (CEI). Cette «co-innovation», où éditeur et clients travaillent ensemble main dans la main, a été lancée par SAP et le SUGEN au Printemps 2011 et a démarré en France à l automne. Pour peu que les fonctionnalités souhaitées aient une réelle possibilité d adoption sur le marché, SAP récupère les spécifications détaillées des besoins exprimés par ses clients afin de développer les solutions adéquates. L éditeur met ensuite à leur disposition des infrastructures et des données pour les tester. Cette initiative est couverte et prise en charge à travers les licences et la maintenance et ne demande donc pas de budget complémentaire (hormis le temps nécessaire aux échanges, aux réunions et aux tests qui constituent néanmoins un investissement indirect). Il faut tout de même comprendre que SAP ne va pas pour autant accroître ses équipes de développements, mais réoriente leur stratégie de travail. À noter également que le cas d un besoin particulier d un client seul n entre pas dans ce contexte : il serait traité «à la carte» et donc payant. Suite page 6 L USF n 13 - Janvier 2012 - p. 5
Enjeux Enjeux LA CO-INNOVATION AU BANC D ESSAI (suite) Le processus de Customer Connection confie aux Associations des Utilisateurs SAP, telles que l USF en France, un rôle majeur dans l instruction des demandes d améliorations pour des produits encore sous maintenance. Leurs membres sont appelés à les pré-qualifier et à les porter à maturation, avant de les proposer officiellement à SAP. Les Associations des Utilisateurs peuvent également œuvrer pour que certaines de leurs sociétés adhérentes s engagent avec l éditeur dans les phases de spécification et de test (souscription) pour toute demande d amélioration. Quand ces demandes ont atteint un certain degré de maturité, les Associations des Utilisateurs les soumettent à SAP, pour que l éditeur ouvre la qualification au niveau mondial. Ainsi, tous les clients de l éditeur, membres des Associations des Utilisateurs, sont appelés à participer et, si possible, à y souscrire. La «souscription» est un élément clé pour la réussite : il faut au moins 5 clients souscripteurs dans le monde pour que l éditeur considère une demande d amélioration comme «éligible» au développement. C est sur cette base que SAP mesure la réelle possibilité d adoption sur le marché. Pour SAP, le fait d identifier la demande par un club utilisateur, dès la phase de pré-qualification, lui permet de la légitimer à travers les entreprises intéressées par la souscription. Ce processus donne à une demande d amélioration plus de chances d être traduite en un vrai développement, sans devoir aller chercher d autres clients dans le reste du monde. La livraison des développements CC advient par notes OSS, ou dans le cas des solutions ex-bo, par des «packs», ce qui en facilite l adoption sur les solutions déjà en production et qui garantit leur reprise dans les versions à venir. SAP indique qu il faut compter au maximum 10 mois entre la phase de qualification et la mise à dispositions des notes ou des packs. Le processus de Customer Engagement Initiative œuvre sur les produits dont la mise sur le marché est prévue dans un horizon de 1 à 3 ans. Il s agit de collaborer avec SAP sur des fonctionnalités à développer, afin de bien orienter les nouvelles solutions et leur permettre de répondre au plus près des attentes des clients. Le lancement d un projet est caractérisé par une conférence téléphonique de présentation du thème et du planning, suivi par un engagement des clients volontaires pour travailler avec SAP sur les spécifications et les tests pendant une période maximum de 1 an. Cependant, le résultat n est pas disponible immédiatement pour utilisation, car il doit être auparavant qualifié en interne par SAP et ensuite passer le ramp-up. Il permet néanmoins aux entreprises de concevoir avec SAP les solutions et de mieux s y préparer pour leur future implémentation. Au cours du dernier trimestre 2011, SAP a lancé 106 projets de CEI dans le monde, dont 15 pilotés en France (Levallois-Perret, Sophia Antipolis). Tous les domaines sont couverts, du transactionnel au décisionnel. Là aussi, l USF joue un rôle fédérateur, car l inscription aux projets passe par un lien que l éditeur met uniquement à disposition des clubs utilisateurs. Certes, le démarrage est encore lent car seules trois entreprises adhérentes à l USF se sont intéressées à une petite dizaine de projets. Nous pensons qu à l avenir ce processus sera amplifié. À cet effet, l USF prépare une communication plus large destinée aux adhérents, dans le but de les sensibiliser sur l intérêt de travailler en amont avec l éditeur. Car outre le premier intérêt de disposer de solutions plus ajustées aux souhaits des utilisateurs, cela permet de connaître plus en amont les contenus des solutions à venir, de les façonner autant que possible par rapport à nos attentes réelles et d être ainsi plus préparés à les adopter quand elles seront disponibles. p. 6 - Janvier 2012 - L USF n 13
Enjeux Enjeux mais SAP s est engagé à accroître ses efforts pour ses plans de formation», ajoute Gianmaria Perancin. Diminuer le TCO Enjeux BILAN SAPPHIRE 2011 : FAIRE FACE À LA PÉNURIE DE COMPÉTENCES En novembre dernier, plus de 10 000 personnes ont participé à Madrid aux éditions 2011 du SAPPhire et du SAP TechEd 2011. «Les dirigeants de SAP ont réaffirmé les quatre axes stratégiques du développement des offres de l éditeur : le «core business», la mobilité, le cloud et le «In-memory»», précise Gianmaria Perancin, Vice-Président «International» USF qui représentait l Association lors de cet événement. Au-delà des orientations stratégiques de SAP, à l occasion d une rencontre entre les clubs utilisateurs et Jim Hagemann Snabe, l un des co-ceo de SAP, deux problématiques majeures pour les entreprises ont été abordées : la disponibilité des compétences et les moyens de réduire le TCO (Total Cost of Ownership ou coût de possession) des solutions SAP. «Du fait de la stratégie de croissance externe de SAP, nous nous sommes inquiétés de la réelle capacité de l éditeur à former les intervenants dans les projets, qu il s agisse des propres experts de SAP ou de ceux de ses partenaires intégrateurs», explique Gianmaria Perancin. Il s agit d ailleurs d une problématique mondiale. Le fort développement de SAP dans les pays émergents, notamment les BRIC (Brésil, Russie, Inde, Chine) risque d accentuer les tensions sur la disponibilité des compétences de l éditeur à la fois pour ces pays, mais également pour les européens ou les américains. Bill McDermott, dans une interview à l agence Reuters, mi-2011, anticipe que la Chine deviendra le premier marché pour SAP dans les cinq à dix prochaines années. L éditeur prévoit d investir plus de deux milliards de dollars à l horizon 2015 pour y conforter ses positions. «Le risque est en effet des deux côtés : que les ressources dont nous disposons soient moins disponibles et que, parallèlement, ces pays souffrent quand même d une relative pénurie de compétences, L une des voies privilégiées consiste à inciter les clients SAP à favoriser l implémentation des fonctionnalités standards par rapport aux développements spécifiques. «Plus les fonctionnalités standards des solutions SAP «collent» aux métiers des entreprises, moins il est nécessaire de réaliser des développements spécifiques,» observe Gianmaria Perancin, «l éditeur estime ainsi que les fonctionnalités standards qu il propose ne sont pas assez connues ou pas suffisamment implémentées.» Cela peut signifier, d autre part, que SAP entend s impliquer davantage et directement dans le déploiement des projets, avec ses propres ressources. «C est, à mon avis, une orientation qui séduirait beaucoup de clients,» tranche Gianmaria Perancin, «mais il convient de rester prudent face à une telle stratégie : il faudrait que SAP clarifie tout d abord le partage des responsabilités avec les sociétés de services qui font appel à l éditeur, mais dont le client final ne connait pas toujours les proportions et les aspects des projets concernés.» Des échanges fructueux au sein du SUGEN L événement SAP de Madrid a été également l occasion de rencontres et d échanges entre les membres du SUGEN (le réseau mondial des associations d utilisateurs SAP). «Pour l USF, ces rencontres sont importantes pour partager les initiatives en cours des différents clubs et ce que l on souhaite faire du SUGEN à terme», estime Gianmaria Perancin. Ont été notamment abordés le sujet des sources externes de données, ainsi que l accompagnement rendu par SAP auprès des clients dans la convergence des produits de Business Intelligence (Business Information Warehouse et ex-business Objects). «Nous partageons, dans le cadre du SUGEN, les bonnes pratiques de chaque club pour mieux dialoguer avec SAP», résume Gianmaria Perancin. Pour sa part, SAP a réaffirmé l importance de s appuyer sur les relations privilégiées qu il a déjà tissées avec les clubs utilisateurs, avec l emphase sur la co-innovation, dans le cadre de la Customer Connection et de la Customer Engagement Initiative annoncées en 2011. «Il n existe pas d éditeurs aussi ouvert que SAP vis-à-vis de ses clients. Et, même si des arbitrages restent indispensables, la proactivité laisse progressivement la place à la réactivité», reconnaît Gianmaria Perancin. Pour en savoir plus sur SAPPhire : http://www.sapphirenow.com/ L USF n 13 - Janvier 2012 - p. 7
Retours d expérience Retours d expérience DANONE ET SAP, CO-CRÉATEURS D UNE SOLUTION POUR LE DÉVELOPPEMENT DURABLE TÉMOIGNAGE Le groupe Danone a conçu avec SAP une solution pour analyser et mesurer la réduction de l empreinte carbone de ses 35 000 produits. Le développement durable fait partie intégrante de la stratégie de Danone. En 2008, le groupe agro-alimentaire s est lancé un défi plutôt ambitieux : réduire de 30% son empreinte carbone globale sur les quatre ans à venir. Pour parvenir à réaliser cet objectif, le groupe avait besoin de mesurer précisément le dioxyde de carbone généré à chaque étape du cycle de vie de ses produits, depuis l approvisionnement en matières premières jusqu au transport et au stockage, en passant par la production industrielle, l emballage et le conditionnement. En interne, le groupe avait conçu un outil Excel pour répondre à ce besoin. Néanmoins, celui-ci n était pas intégré avec le système d information et, de ce fait, le risque d erreurs restait significatif. Danone a donc souhaité s orienter vers une solution intégrée, afin d améliorer aussi bien la pertinence des indicateurs que l auditabilité des données. Du tableur à SAP Le groupe se tourne alors vers l un de ses partenaires de longue date, SAP. Utilisateur du progiciel de gestion intégré depuis une dizaine d années, Danone échangeait régulièrement avec l éditeur sur ses besoins. SAP s intéressait, pour sa part, aux problématiques du développement durable, rejoignant ainsi les préoccupations de Danone. Dans ce contexte, le PGI est vite apparu comme un socle adapté pour reprendre les éléments formalisés dans Excel, d autant plus que 80% des données nécessaires étaient déjà dans SAP. «Si des solutions existent sur le marché, aucune ne permettait cette intégration de la mesure de l empreinte carbone dans les systèmes opérationnels, tout au long du cycle de vie du produit et pour tous les produits.» explique Jean- Marc Lagoutte, Directeur Général des systèmes d information de Danone. Les deux entreprises ont alors uni leurs forces pour bâtir une solution adaptée à ces besoins. Deux applications, développées à l origine pour le monde financier, ont servi de base pour ce projet : BusinessObjects FIM (Financial Information Management) et BusinessObjects PCM (Profitability & Cost Management). Elles permettaient initialement de calculer des coûts complets. «En intégrant les données liées à la production de CO 2 à chaque étape de la chaîne, il était possible d utiliser ces modules pour calculer également l empreinte carbone», explique Hélène Joubert, Chargée des Solutions de Développement Durable chez SAP. Environ huit mois ont été nécessaires pour aboutir à une première application opérationnelle. Danone a travaillé directement avec la R&D de SAP. L éditeur avait mis à disposition des équipes en France et à Walldorf. Accenture est également intervenu sur la phase de déploiement. Danone a d abord testé la solution sur deux projets pilotes en Espagne, puis deux autres en Belgique et aux Etats-Unis. Ces expériences s étant révélées concluantes, le groupe prévoit de déployer l application dans ses 40 filiales d ici fin 2012, couvrant ainsi 70% de son chiffre d affaire et 35 000 produits. Identifier les impacts pour mieux sensibiliser Grâce à la solution, Danone est capable d identifier les éléments qui ont le plus d impact sur l émission de CO 2. Les responsables peuvent ainsi déterminer quelles options sont les plus adaptées à chaque étape du cycle de vie. «Le carbone devient ainsi l affaire de tous. L analyse du cycle de vie par produit permet de responsabiliser et de mobiliser l ensemble des salariés autour de l objectif de réduction. Intégrée au système d information, elle peut éclairer chaque décision opérationnelle et devient dès lors un véritable agent de transformation de l entreprise», relate Myriam Cohen-Welgryn, Directrice Générale Nature de Danone. Dans la continuité de ce premier projet, le groupe réfléchit aujourd hui au calcul de l empreinte eau. Fort de son avance dans le domaine du développement durable, Danone a souhaité ouvrir cette solution à d autres entreprises. Le groupe a donc renoncé à sa propriété intellectuelle et SAP peut aujourd hui proposer cette application à ses autres clients. Avec ce projet, Danone et SAP ont pu expérimenter en avant-première la démarche de co-innovation, aujourd hui accessible à travers l USF. «C est une démarche de type partenariat, qui bénéficie aux trois parties», pointe Hélène Joubert. L éditeur dispose désormais d un cas pratique pour nourrir sa réflexion. «Le client bénéficie d une mutualisation des coûts de R&D, il a une solution adaptée à ses besoins mais inscrite dans un cadre standard. Enfin, les futurs clients de SAP bénéficieront, quant à eux, de l expérience d une société avancée en matière de développement durable», ajoute Hélène Joubert. p. 8 - Janvier 2012 - L USF n 13
Commissions Commissions À LA RECHERCHE DU BON MODÈLE DE GOUVERNANCE Bernard Cottinaud, Bouygues Construction, Président de la Commission Organisation et Gouvernance. La Commission Organisation et Gouvernance USF, à l image des sujets qu elle est amenée à traiter, est au cœur des transformations induites par l arrivée de l ERP SAP dans une entreprise, mais également à travers les évolutions stratégiques ou encore à l adaptation aux conditions du marché qui imposent de revoir ou d ajuster fréquemment les organisations et le système d information. Des thèmes forts comme l organisation des centres de compétences, l accompagnement au changement, l évolution des processus métier et l agilité, qui touchent notamment à des problématiques de gestion du capital humain, dépassent le cadre strict des technologies véhiculées par l ERP. Derrière les processus à mettre en place pour répondre au mieux aux besoins évolutifs du métier, peuvent également se cacher des enjeux de pouvoir où le sens de la diplomatie et de la négociation deviennent des atouts essentiels pour la réussite de projets. Bernard Cottinaud, qui participe depuis près de 3 ans à cette commission, considère que les sujets débattus en son sein apportent une véritable respiration dans le quotidien des intervenants d un centre de compétences. Les échanges sur des problématiques comparables dans les différentes entreprises participantes vis-à-vis de SAP représentent une telle source d enrichissement qu ils sont devenus incontournables. Nulle part ailleurs, hormis à l USF, Bernard Cottinaud n avait connu de contextes similaires avec tout un écosystème très actif dont il est nécessaire de savoir tirer profit. Dans la plupart des cas, les clubs utilisateurs sont noyautés ou simplement organisés par l éditeur. Ils sont, selon lui, souvent peu actifs Derrière les processus à mettre en place se cachent des enjeux de pouvoir ou très peu autonomes. Il a également participé avec Patrick Geai, au nom de l USF, aux travaux menés conjointement avec le CIGREF sur le livre blanc dédié aux bonnes pratiques commerciales avec SAP. De cette expérience à la fois originale et particulièrement intéressante, il en tire là aussi un bénéfice concret pour l association qui lui a permis de mesurer à quel point l expression contre-pouvoir avait du sens face à l hégémonie des éditeurs. Au sein de Bouygues Construction, Bernard Cottinaud a la responsabilité du centre de compétences mis en place dès le début du projet de déploiement de SAP dans son entreprise (2006). Avant de rejoindre l USF, il ne connaissait pas ce que recouvrait véritablement, dans un contexte SAP, la notion de centre de compétences. L éditeur lui-même n avait pas de proposition de conseil très élaborée et il était difficile de trouver des acteurs, autres que des SSII qui ne visent que l externalisation. C est à partir de ce constat que lui et quelques-uns de ses collègues ont pris part aux travaux de la commission. «Dès notre arrivée, nous avons rapidement perçu l intérêt de ce club utilisateurs à travers la qualité des échanges et la mine d or en termes d informations concrètes que nous avons recueillies. Le fait de pouvoir créer un réseau de relations, de découvrir des expériences, d observer des points de comparaison et d éviter de partir d une page blanche ont été déterminants dans notre engagement à long terme. Même si le temps passé à l USF n est pas négligeable, l apport est manifeste.» Une commission pleine de vitalité. Parmi les sujets abordés par la commission, trois thèmes émergent : Le décryptage de la stratégie SAP, l organisation des centres de compétences et le benchmark des organisations, des produits et des méthodes. Dans le premier cas, la commission a décidé de mettre l accent sur la stratégie SAP en demandant à l éditeur d être plus présent et de disposer d un interlocuteur véritablement identifié et actif chez SAP. Le besoin d explication sur l avenir des produits est en effet un point critique pour les centres Suite page 10 L USF n 13 - Janvier 2012 - p. 9
Commissions Commissions À LA RECHERCHE DU BON MODÈLE DE GOUVERNANCE (suite) de compétence : comment les outils vont évoluer, sur quelles technologies l éditeur va s appuyer sont autant de questions qui peuvent impacter le profil présent et futur des organisations. Le souhait de pouvoir partager la vision de la stratégie SAP avec des partenaires est également à l ordre du jour afin de disposer d un autre éclairage que celui de l éditeur. En second lieu, la commission va poursuivre sa réflexion et ses échanges autour de l organisation des centres de compétences en raison notamment de la diversité des sociétés représentées. Certaines ayant un nombre d utilisateurs proche d une centaine, tandis que d autres plusieurs milliers, il va de soi que les problématiques sont différentes, ce qui n empêche pas de rechercher ensemble des solutions. À chaque réunion de la commission, un des membres se prête à l exercice de présentation de son centre de compétences. Cela suscite toujours des échanges très fructueux entre les participants. Quant au troisième point qui touche au benchmark des organisations, la commission examine diverses pistes de réflexion qui tiennent aux structures : modèle client-fournisseur MOA/ MOE ou modèle intégré où la MOA et la MOE sont rassemblées, ou encore, organisation délocalisée dans les métiers Les diverses solutions rapportées par les entreprises sont autant d expériences enrichissantes pour déterminer le bon modèle à appliquer pour son organisation, selon la taille, l activité et la culture de l entreprise. À l évidence, un projet SAP n est pas sans effet sur l organisation. Elle doit nécessairement être repensée pour tenir compte de l implication des métiers et de sa relation avec la DSI. «A l image de l ERP intégré, nous sommes également contraints de réfléchir à une organisation et à une gouvernance différentes avec un processus plus participatif ou interactif qui doit être mis en place au début du projet. Puis, lorsque l on passe en production, l organisation initiale va déteindre sur le modèle pérenne. Dans le cas de Bouygues Construction où l organisation de la DSI a toujours été fondée sur une relation traditionnelle MOA/MOE de type client-fournisseur, le choix d un centre de compétences intégré MOA/MOE évitait de dépenser son énergie à négocier des lignes des contrats pour faire avancer plus utilement les initiatives, aussi bien au niveau des informaticiens que des fonctionnels métiers et des directions concernées.» souligne Bernard Cottinaud. Remise en cause et gestion du capital humain L arrivée de SAP génère un besoin de compétences nouvelles qui n est pas toujours simple à gérer. Selon les compétences, les ressources peuvent être relativement rares au sein d un écosystème constitué de nombreux indépendants et il n est donc pas facile de constituer et de pérenniser les équipes dans l entreprise. «Nous sommes tous confrontés à la problématique du fameux mouton à cinq pattes Au départ du projet, nous trouvons les compétences, les équipes et les budgets afférents, mais lorsque l on passe en maintenance, les budgets se resserrent alors que le besoin de compétences subsiste étant donné l étendue des connaissances nécessaires au monde SAP : spécialistes BW, IP, PS, ISU, PI, en autorisations, en traduction, en administration de plates-formes... C est un véritable casse-tête car le spectre de compétences de chaque spécialiste est très étroit, et cela est encore plus difficile pour les petites entreprises. À ce titre, les échanges qui circulent au sein de la commission ont très souvent permis à des membres de sortir de l ornière.» Les Groupes de Travail Deux Groupes de Travail sont en train de se mettre en place : l un autour de l agilité conduit par Patrick Geai et le second sur le contrôle interne conduit par Véronique Vias, ils émailleront nos échanges en 2012 La commission souhaiterait également relancer le Groupe de Travail sur la conduite du changement. Les enjeux de la gouvernance Le mot de gouvernance, si souvent entendu lors des discussions des chefs d état européens, se décline de la même manière dans la sphère p. 10 - Janvier 2012 - L USF n 13
Commissions Commissions SAP où il peut se traduire en enjeu de pouvoir. Qui définit la stratégie, qui pilote, qui gère sont autant de questions qui conditionnent d éventuelles difficultés entre la DSI et les directions métiers, chacun devant pouvoir définir son périmètre sereinement et savoir faire un pas vers l autre. L arrivée de SAP n est pas neutre dans une entreprise. Elle engendre de grands changements dans l organisation interne. L informatique est obligée de se rapprocher encore plus des métiers. Ces derniers sont nécessairement partie prenante du projet et il est donc indispensable de définir des règles et des modes de fonctionnement assez tôt pour que le fonctionnement soit fluide. De plus, le rôle des utilisateurs vis-à-vis du projet est considérable. On attend d eux, une bonne maîtrise des outils et un minimum de compréhension des concepts pour faire évoluer de façon harmonieuse le produit sans trop s éloigner du standard. Les demandes sont ensuite triées, arbitrées et organisées en évitant de s écarter de l ossature du core modèle et d éviter de prendre des voies contraires aux pratiques définies par l entreprise. À travers cet exemple, on mesure parfaitement l intérêt de la participation des équipes métiers à la commission USF. Leur rôle est aussi important que celui des informaticiens. Or, ils n ont pas encore acquis ce réflexe alors que leur place est essentielle. Ceux qui ont fait le pas ne doutent plus de l intérêt de leur présence. Vient se greffer à cette réflexion toutes les problématiques de l accompagnement du changement qui est au cœur de la réussite des projets ERP. Modèle de la bonne gouvernance : Démocratie participative ou centralisme démocratique? De manière basique, la bonne gouvernance se vérifie lorsque le métier peut tirer le meilleur parti des outils mis en place au meilleur coût, dans un contexte où les systèmes d informations sont alignés avec les besoins métiers et quand les évolutions s effectuent harmonieusement. Au-delà du vœu pieux, chacune des parties prenantes y parvient avec les moyens de son entreprise et souvent en fonction de sa culture. Sans tomber dans les clichés, on remarque que les anglo-saxons n ont pas la même démarche de déploiement de leurs processus que les français ou les allemands. Il semble néanmoins que la culture latine ne facilite pas toujours les consensus. Les personnes discutent beaucoup, mettent en avant leurs différences et même lorsqu un point d accord est trouvé, ce n est pas forcément la voie qui sera réellement adoptée de manière opérationnelle. L Allemagne est un pays très décentralisé et paradoxalement SAP est un produit dont la gestion et l administration sont extrêmement centralisés. «Dans un progiciel aussi rigide et centralisé que SAP, le fait de donner la main aux utilisateurs pour l administration non structurante du produit est très difficile. Lorsque l entreprise est très centralisée avec des structures très pérennes cela ne pose pas de réel problème. En revanche, pour une société très décentralisée et avec des organisations très évolutives, comme chez Bouygues Construction, ce travail dans SAP devient difficile à organiser en central afin de répondre dans des délais raisonnables aux exigences du métier. Si l on prend l exemple de la création de société, lorsque que l on crée cinq ou six sociétés par mois : ce sont plus d une centaine Au sein de l USF, le rôle des métiers est aussi important que celui des informaticiens de tâches effectuées manuellement par plusieurs spécialistes différents qui sont nécessaires pour la création d une seule société. Si cette opération est menée de bout-enbout manuellement, cela peut prendre plusieurs mois et avec un niveau de qualité variable, ce qui n est pas supportable surtout lorsque le délai demandé est d une semaine! Nous avons dû industrialiser ce processus en trouvant par nous-mêmes, et non sans difficulté, des outils qui étaient pourtant présents dans SAP.» Dans un monde où les entreprises sont fortement soumises à la pression des marchés avec des marges exigées de plus en plus fortes et face à un monde dont les changements incessants sont de plus en plus rapides, nous sommes tous obligés au sein des filières métiers et informatiques d optimiser nos processus et de réduire nos coûts. La participation aux travaux de la commission s avère être un levier salutaire au quotidien qui peut aider chacun à répondre à cet enjeu. L USF n 13 - Janvier 2012 - p. 11
Commissions Commissions PROJETS SAP ET MÉTHODES AGILES : CONCILIER LES DEUX MONDES Interview Patrick Geai, Vice-Président en charge des Commissions USF. La première réunion du nouveau Groupe de Travail sur l agilité a eu lieu le 18 janvier 2012. Objectif : partager et échanger entre praticiens des projets SAP et experts du développement agile. Et répondre à une question cruciale : peut-on mener des projets SAP en se basant sur les méthodes agiles? Questions à Patrick Geai, Vice-Président en charge des Commissions USF. Pourquoi avoir créé un Groupe de Travail Agilité? Plusieurs raisons ont conduit l USF à organiser un nouveau Groupe de Travail dédié à l Agilité. La première est que l on reproche souvent à ceux qui mènent des projets IT en général, et des projets SAP en particulier, de créer un long «effet tunnel». Autrement dit, il ne se passe rien ou presque durant la période de développement. Certes, les informaticiens travaillent mais les utilisateurs ne sont pas ou peu impliqués, ils ne perçoivent pas toujours la réalité du projet en développement. Et il leur arrive de vouloir revenir en arrière sur le cahier des charges, notamment parce que ce qui est développé ne correspond pas toujours aux besoins réels, surtout si ceux-ci ont évolué entre le début du projet et les premiers livrables. La seconde raison réside dans le fait que beaucoup d entreprises ont lancé des initiatives, plutôt réussies, de développement de projet en mode agile, ce qui a conduit à rapprocher le monde des informaticiens et les Est-il possible de conduire un projet SAP (ERP) en mode agile? métiers. Troisième raison qui a présidé la mise en place de ce Groupe de Travail : l agilité est une problématique très médiatisée et innovante. C est également un sujet très concret, utile et pragmatique qui n a pas d ailleurs encore été abordé dans le cadre de l USF. Qui participe à ce Groupe de Travail? Le Groupe de Travail Agilité réunit une dizaine de personnes autour de deux types de compétences : des directeurs de projets SAP ou des responsables de centres de compétences, et des experts des développements agiles. Quatre experts participent : deux représentants de grandes entreprises utilisatrices et deux autres issus de sociétés de services spécialisées dans le développement agile. L objectif est de réunir ces deux mondes et de les faire dialoguer. Comment allez-vous travailler? Nous avons choisi de travailler en deux étapes. Dans une première phase, chaque monde (praticiens SAP et experts en agilité) va exposer les grands concepts de son domaine de compétence, les problématiques qu il adresse, la manière dont il travaille et ses contraintes. Ainsi, les directeurs de projets SAP vont mieux connaître les méthodologies de développement agile et les experts de celles-ci vont, pour leur p. 12 - Janvier 2012 - L USF n 13
Commissions Commissions DE NOUVEAUX GROUPES DE TRAVAIL SE PENCHENT SUR LA CONSOLE D ADMINISTRATION DE BUSINESS OBJECTS Témoignage de Marc Degrigny, Chef de Projets Informatiques, Conseil Général d Ille et Vilaine / DSI. part, assimiler les principes, les enjeux et les différents aspects des projets SAP. L objectif est vraiment de partager les concepts et les problématiques de chacun. Un représentant de SAP participe également au Groupe de Travail. En effet, l éditeur utilise les méthodes agiles pour ses propres besoins et il nous a semblé intéressant qu il nous fasse part de son expérience en matière de développement de progiciel. A l issue de cette rapide étape d information mutuelle, nous serons en mesure de répondre rapidement, dès mars 2012, à la question de la faisabilité : est-il possible de conduire un projet SAP (ERP) en mode agile? La seconde étape consistera à produire un livrable. N a-t-on pas déjà la réponse à cette question? Y-a-t-il vraiment matière à débat? Oui il y a toujours un débat Nous avons créé le Groupe de Travail parce que l on se doute qu il est possible d appliquer les approches agiles à la gestion de projets SAP. Mais n oublions pas que les représentants du monde agile ne connaissent pas le monde SAP, et inversement! Nous souhaitons donc vérifier la faisabilité d une intégration de l agilité dans les projets SAP. Si la réponse est non, le Groupe de Travail n aura effectivement plus lieu d être En revanche, si, comme nous le pressentons, la réponse est positive, nous produirons, probablement à la fin de l année 2012, un livrable sur les bonnes pratiques et les méthodes de conduite de projet SAP en mode agile. Nous souhaitons partager nos expériences avec celles des autres utilisateurs de Business Objects En matière de gestion du décisionnel, le Conseil Général d Ille et Vilaine se démarque des autres collectivités publiques par sa démarche originale. Pour certains usages il s adosse à la cartographie : les identifiants géographiques sélectionnées par la cartographie sont transmis à Business Objects afin de localiser les restitutions. Autre particularité : la collectivité utilise à plein tous les modes de diffusions. «Nous gérons 2000 documents publics - au sens BO de document public - utilisé par un public à profil transverse donc une gestion des droits poussée», explique Marc Degrigny, chef de projets informatiques au Conseil Général d Ille et Vilaine. «Nous fonctionnons en mode full Web, avec une vingtaine de licences de type simultanées. Nous avons une vingtaine de concepteurs de rapports Métiers et tous les autres utilisateurs sont en mode interactif. Au total 200 utilisateurs ont été nommés. Ils seront bientôt 250. Les diffusions de documents s effectuent quant à elles auprès de 500 personnes ou destinations. Avec peu, on est capable de faire beaucoup!». Ce mode de fonctionnement nécessite néanmoins une administration souple et réactive. L utilisation de la console de Business Objects est souvent complexe ou limitée, obligeant la DSI à régulièrement faire appel à la hot line L USF n 13 - Janvier 2012 - p. 13
Commissions Commissions DE NOUVEAUX GROUPES DE TRAVAIL SE PENCHENT SUR LA CONSOLE D ADMINISTRATION DE BUSINESS OBJECTS (suite) de l éditeur pour améliorer ou corriger certains fonctionnements. «Nous sommes sans doute l un des clients français qui remplit le plus de dossiers hot line!», constate Marc Degrigny qui pour «faire avancer les choses» a accepté le rôle d animateur du Groupe de Travail au sein de la Commission Business Objects USF. «Nous souhaitons partager nos expériences avec celles des autres utilisateurs de Business Objects et disposer ainsi d une vue globale de l outil mais nous voulons aussi faire connaitre aux autres nos problématiques autour de la console d administration de BO». Certaines fonctions de la plateforme doivent évoluer car elles sont insuffisantes surtout autour de la sécurité des droits d accès. D autres comme les contraintes ou surcharges d univers sont trop lourdes à manipuler. «Cela va du plus simple au plus complexe», observe Marc Degrigny. «Il serait, par exemple, fort utile de disposer d icônes visuelles pour savoir d un seul coup d œil le statut des utilisateurs actifs ou verrouillés. Les mots de passe étant changés régulièrement, certains utilisateurs perdent ou oublient leurs paramètres de connexions. Il serait très utile d avoir des outils générant des listes de rapports par univers. En effet, nous gérons plus de 80 univers. Ce sont des outils de base, très standards pour l administration mais manquante dans la console. Nous souhaiterions que ces aspects fonctionnels ainsi que certains aspects purement techniques comme le manque d alertes quand l espace disque est saturé soient améliorés. Ces opérations sont consommatrices de temps, et faute de les avoir dans la console cela nous contraint parfois à acheter des produits tiers». Au sein de cette Commission Business Objects, un autre groupe ayant des problématiques quasi identiques s est constitué. Il est dédié à la nouvelle version de BusinessObjects BI 4 «Idéalement sur l aspect Administration il faudrait réunir ces deux Groupes de Travail, avec des clients BO utilisant des environnements différents Oracle, SQL Server ou MySQL, des plateformes Unix, Linux ou Windows, appartenant à des structures de tailles différentes afin de couvrir un large périmètre fonctionnel», précise Marc Degrigny. Les premières réunions ou séances en télétravail devraient se mettre en place début 2012 entre chaque plénière trimestrielle. Elles seront d abord consacrées au recensement des fonctions et des «bugs» de la console permettant le montage d un dossier solide à soumettre à l éditeur. «L objectif est de formaliser, de lister les problèmes. En parallèle, nous alimenterons une rubrique «trucs et astuces» dans un forum sur site de l USF pour que chacun puisse s en inspirer et solutionner rapidement une situation», poursuit Marc Degrigny qui a déjà entrepris ce premier travail de recensement. USF 2012 : Les grands rendez-vous Le Printemps USF Le 20 mars 2012 à l Espace Eurosite George V à Paris La Convention USF 2012 Les 3 et 4 octobre 2012 à Dijon Et puis tout au long de l année Les Plénières et les Groupes de Travail des Commissions Consultez l agenda en ligne : www.usf.fr Le club des Utilisateurs SAP Francophones p. 14 - Janvier 2012 - L USF n 13
Commissions Commissions 41 Commissions et Groupes de Travail, 55 bénévoles actifs impliqués au sein de l USF VIE DES COMMISSIONS Par Elysabeth Blanchet. ANNONCES L USF évolue, de nouveaux Groupes de Travail ont été lancés : GT Projet SAP et méthode Agile, piloté par Patrick Geai (La Poste) - Commission Organisation et Gouvernance. GT GRC, piloté par Véronique Vias (Bouygues Construction) - Commission Organisation et Gouvernance. GT BI 4, piloté par Damien Poulain (CEA) - Commission Business Objects. GT Administration, piloté par Marc Degrigny (Conseil Général d Ille et Vilaine) - Commission Business Objects. GT Sous-traitance, piloté par Henri Ollivier (Rhodia) - Commission Supply Chain. Pour une vision globale des 41 Commissions et Groupes de Travail couvrant l ensemble des solutions SAP, consultez la cartographie à droite. Cocktail d intégration : Nouveauté 2011, nous avons organisé 3 cocktails d intégration, réunissant plus de 40 nouveaux adhérents pour une première rencontre avec l équipe présentant l USF et son fonctionnement. Rendez-vous très apprécié, nous renouvellerons donc les invitations cette année. RÉUNION DES PRÉSIDENTS DE COMMISSIONS Légende : Groupe de Travail En création En projet En 2011, nous avons organisé 3 nouvelles rencontres réunissant les Présidents de Commissions afin de développer une étroite synergie et favoriser les échanges entre Commissions. Entre autre, il a été décidé que certains sujets pouvaient être traités en interconnexion. Les premières actions ont été les interventions des Présidents des Commissions BI SAP et Gestion Finance au cours de plénières de la Commission régionale Grand Ouest. D autres actions communes verront le jour prochainement. Bonnes pratiques dans la relation commerciale avec SAP (commission commune avec le CIGREF) Organisation et Gouvernance Gestion finance PME CRM Finance Trésorerie Agilité Métiers Retail Service Public Mutualisation SAP Business Suite PLM Développement durable Formation GRC Technologie Supply Chain Achats Sous-traitance Gestion portefeuille & projet Gestion de la maintenance Embedded Software Management Environnement Hygiène et Sécurité Régions Grand Ouest Grand Est Rhône Alpes Ile de France Sud Est Sud Ouest COMMISSIONS RÉGIONALES Appel à candidat pour la Commission Régionale Rhônes Alpes : Nous recherchons un animateur volontaire pour co-animer cette nouvelle Communauté régionale. En effet après l Ouest en 2010, puis l Est en 2012 à l occasion de la Convention USF qui s est déroulée à Strasbourg, nous souhaitons lancer cette année la Commission Régionale Rhône Alpes. L objectif est de créer des espaces afin d échanger de manière locale avec les entreprises régionales sur des problématiques communes, la proximité favorisant les échanges d expériences et de bonnes pratiques. Cette ouverture permet d avoir une meilleure vision des bons partenaires et des compétences localement présentes en région. AGENDA 2012 Real Estate Ressources Humaines N4DS Solution Manager Francophonie Maghreb Monaco SAP Business Analytics Activités Internationales EPM (GSIG) (USF coordinateur) Finance (GSIG) PI (GSIG) Licensing (Charter) HANA (Charter) Solution Manager (ICCC Initiative) Le planning des Commissions et Groupes de Travail se remplit au fur et à mesure, accéder à l agenda en ligne sur le site de l USF pour programmer vos rendez-vous! Plusieurs Commissions profiteront notamment du Printemps de l USF pour se réunir en demi-journée, nous vous invitons à consulter l agenda du 20 mars. Business Objects Administration BO BI 4 BI SAP Corporate Consolidation et reporting PCM Best Practices Diffusion de l information Migration Roadmap Outils de reporting L USF n 13 - Janvier 2012 - p. 15
Les Livres Blancs à votre disposition L USF réalise pour vous des études pour répondre à vos problématiques métiers! Retrouvez-les sur le site internet www.usf.fr Parus précédemment : n Livre Blanc - Montée de version ECC6 n Livre Blanc - BI n Livre Blanc - Support Utilisateurs n Livre Blanc - BI volume 2 n Livre Blanc - Compétence Utilisateurs n Livre Blanc - SAP Solution Manager n Livre Blanc - SAP au sein du Service Public Paru en 2011 : n Livre Blanc - Pratiques commerciales avec SAP* * réservé aux adhérents uniquement «L USF» le magazine du Club des Utilisateurs SAP Francophones. Edité par l USF - 64, rue du Ranelagh - 75016 Paris. www.usf.fr Directeur de publication : Claude Molly-Mitton Rédacteurs : Philippe Rosé - Best Practices International / Norbert Spiteri - Interpress / Catherine Alexis Coordination : Laure Mazuel et Elysabeth Blanchet Conception graphique : www.k-factory.fr Crédits photos : Fotolia et USF Impression : Imprimerie NPC Toute reproduction totale ou partielle d un article du magazine «L USF» est soumis à l accord préalable du Club Utilisateurs SAP Francophones. Vous désirez qu un sujet soit abordé dans le magazine, n hésitez pas à nous en informer. Vous désirez témoigner de votre expérience, faites nous la partager. Le club des Utilisateurs SAP Francophones www.usf.fr