SOMMAIIRE Introduction...p 3 I. Situation départementale / indicateurs clés...p 4 II. Données générales sur le public en situation de handicap...p 7 III. Evolution de l activité de la MDPH et son contexte...p 9 Partie 1 Activité des services de la MDPH... p 15 I. Organisation des services de la MDPH...p 15 II. Communication et sensibilisation au handicap...p 20 III. Accueil et information...p 22 IV. Instruction, Evaluation et élaboration des réponses et des dossiers...p 22 V. Processus de décision...p 24 VI. Médiation, conciliation, recours...p 24 VII. Fonds départemental de compensation...p 27 Partie 2 - Mission d observation des politiques publiques... p 29 I. Prestation de Compensation du Handicap...p 30 II. Allocations et compléments...p 30 III. Cartes...p 32 IV. Scolarisation des enfants handicapés et orientations scolaires...p 32 V. Emploi et orientations professionnelles...p 33 VI. Orientations en établissements ou services médico-sociaux...p 33 Partie 3 Pilotage de l activité de la MDPH... p 34 I. Comex...p 34 II. Moyens mis en oeuvre...p 35 III. Système d information sociale (SIS) et dématérialisation...p 44 IV. Actions spécifiques et expérimentations menées...p 47 Conclusion Projets et perspectives... p 50 I. Projets innovants/spécifiques ou expérimentations...p 50 II. Perspectives...p 51 2/53
INTRODUCTION Le rapport d activité de la MDPH est l occasion chaque année de dresser un bilan d étape de l activité de notre maison, de mettre en lumière les évolutions apportées pour répondre de manière toujours plus opérante aux besoins et demandes des personnes handicapées et communiquer sur les projets structurants et les perspectives qui participent à construire le service public de demain. L année passée nous évoquions dans notre bilan 2013 le contexte national de préparation de la loi sur l orientation et la programmation pour l adaptation de la société au vieillissement. Si l examen de ce projet de loi a été différé par la réforme territoriale, son contenu aura un impact fort sur l ensemble du secteur médico-social en termes de prévention et de prise en charge de la perte d autonomie des personnes âgées. Contexte de grande actualité pour la MDPH de Gironde dont le projet de constitution d un pôle autonomie avec les services départementaux en charge des politiques personnes âgées/personnes handicapées a été validé cette année 2014. Dans cette perspective et celle du déménagement de la MDPH en 2016, le GIP MDPH de la gironde a porté ses efforts en 2014 d une part, sur une réflexion organisationnelle, et d autre part, sur la résorption du stock des dossiers à instruire et à évaluer. Des démarches et expérimentations pratiques de fonctionnement ont été mises en place afin de faire face à l augmentation de l activité. Cette année, la MDPH a pris 27,6 % de décisions par rapport à 2013. Les équipes se sont donc fortement mobilisées pour initier et participer aux expérimentations visant à réduire les délais de traitement et absorber un volume d activité plus important, ainsi qu aux travaux de réflexion relatifs au projet de numérisation des demandes dés leur arrivée. La mission «d observatoire» se poursuit : un deuxième livret a été publié relatif à l orientation des enfants handicapés. Il restitue de la connaissance objectivée sur ce thème à partir des données liées aux demandes et de retours transmis par les établissements médico-sociaux. De plus, ces travaux ont été complétés par l étude menée par une jeune étudiante en psychologie sur le non recours aux établissements et services médico-sociaux. Enfin, la nouvelle mission confiée aux MDPH, ayant trait à la mise en œuvre de la Commission des situations critiques fera l objet d un point particulier. Ces travaux attestent de la qualité du travail fourni et du dynamisme d une équipe toujours prête à parfaire le service rendu aux personnes handicapées. 3/53
I. Situation départementale/ indicateurs clés Avec 10 000 km², la Gironde est le département le plus étendu de France métropolitaine avec 542 communes et 33 cantons. Il constitue l un des trois départements côtiers de l Aquitaine dont la densité de population avoisine le double de celle de sa région. La Gironde abrite la capitale régionale, Bordeaux. Elle possède le septième grand port maritime national, le port de Bordeaux. L aéroport de Mérignac, de rayonnement international, assure des liaisons avec les principales villes de France ou d Europe. 1. caractéristiques de la population générale : Les données nationales publiques Les données pour le département 33 Données de population Population au 1er janvier 2014 (1) INSEE 2014 66 024 096 1 515 229.Moins de 20 ans (1) INSEE 2014 16 171 587 358 681 20-59 ans (1) INSEE 2014 33 711 493 794 093 60-74 ans (1) INSEE 2014 9 941 571 226 428 75 ans et plus (1) INSEE 2014 5 976 043 136 027 Part des 60 ans et plus (en %) (1) INSEE 2014 24% 24% Part des 75 ans et plus (en %) (1) INSEE 2014 9% 9% Taux de chômage localisé (2) INSEE 4 ème trim 2013 9,7 9,7 (1) Données de population : estimation de population au 1er janvier. Les estimations de population par âge pour les années 2013 et 2014 sont provisoires. Elles seront révisées début 2016 lorsque seront disponibles les résultats définitifs du nouveau recensement datés au 1er janvier 2012. Source : Insee - Estimations de population (résultats provisoires arrêtés fin 2014). L'âge s'entend comme l'âge atteint au 1er janvier de l'année considérée. (2) Estimations provisoires au 4ème trimestre 2013. Source : Insee - Taux de chômage localisé Au 1 er janvier 2014, le département de la Gironde compte 1 515 229 personnes vivant sur son territoire, soit un accroissement de 2.81 % depuis 2011. La variation relative annuelle 2007-2014 est de 1 % là où elle est en moyenne de 0.5 % pour la France entière. Le département de Gironde est donc attractif avec un solde migratoire positif. Bien qu elle soit la plus jeune de l Aquitaine, la population girondine n échappe pas au phénomène de vieillissement : l âge moyen a gagné près d un an et demi depuis 1999 et s élève à 40 ans. La part des moins de 20 ans y est la plus forte de la région (23,7 %) et celle des 60 ans ou plus la plus faible (23,3 %). La population de 20 à 59 ans reste élevée avec 794 093 personnes. Cette tranche d âge est un indicateur qui est pris en compte par la CNSA pour le calcul de son concours aux MDPH de France. 4/53
La MDPH de la Gironde doit donc exercer ses missions sur un territoire girondin étendu auprès d une forte population active et pour moitié urbaine. Les données nationales publiques Les données pour le département 33 Données de population Espérance de vie à la naissance Hommes INSEE 2012 78,5 79,0 Espérance de vie à la naissance Femmes INSEE 2012 84,8 84,9 Espérance de vie à 65 ans Hommes INSEE 2012 18,8 19,1 Espérance de vie à 65 ans Femmes INSEE 2012 22,8 22,9 Indice de vieillissement de la population INSEE 2013 71,4 73,2 Taux brut de natalité pour 1 000 habitants INSEE 2013 12,3 11,5 Taux brut de mortalité pour 1 000 habitants INSEE 2013 8,6 8,2 Taux comparatif de mortalité prématurée chez les hommes Taux comparatif de mortalité prématurée chez les femmes Taux de mortalité infantile pour 1000 nés vivants INSEE INSEE INSEE 2009-2010- 2011 2009-2010- 2011 2010-2011- 2012 270,0 261,4 123,5 115,1 3,5 2,9 La gironde se distingue par des taux de mortalité inférieurs aux taux nationaux mais en revanche un renouvellement de population, par la natalité, moindre que le niveau national. Le vieillissement de la population y est majoré. 2. taux d équipement : Les données nationales publiques Les données pour le département 33 Taux d'équipement : Taux pour 1 000 habitants de 20-59 ans / Taux pour 1 000 habitants de moins de 20 ans / Taux pour 1 000 habitants de 75 ans ou plus MAS STATISS au 01/01/2014 0,8 0,6 FAM STATISS au 01/01/2014 0,7 0,6 Foyers de vie - hébergement - occupationnels STATISS au 01/01/2014 2,6 1,9 ESAT STATISS au 01/01/2014 3,4 3,1 Services de soins infirmiers à domicile pour adultes handicapés (SSIAD) Services d'accompagnement à la vie sociale pour adultes handicapés (SAVS et SAMSAH) Enfance et jeunesse handicapée (Etablissement médicosociaux) STATISS au 01/01/2014 0,2 0,1 STATISS au 01/01/2014 1,3 1,6 STATISS au 01/01/2014 6,2 8,9 Enfance et jeunesse handicapée (SESSAD) STATISS au 01/01/2014 2,8 2,2 EHPA STATISS au 01/01/2014 21,2 32,8 EHPAD STATISS au 01/01/2014 92,7 90,1 SSIAD-SPASAD PA STATISS au 01/01/2014 19,3 17,7 5/53
L offre tout type d établissement et service est d un volume de : 10 719 places dont 6659 réservées aux adultes en situation de handicap. En ce qui concerne l accueil des adultes, le déficit de places en FAM et MAS est toujours de mise malgré l effort en ouverture et médicalisation de places. Le taux d équipement en foyer occupationnel est également inférieur à la moyenne nationale. En revanche, celui des services SAVS et SAMSAH est supérieur. Etablissements et services pour enfants L offre d accueil tout type d établissement et service pour l enfance est de 4060 places. Le département de la Gironde se caractérise par un taux d équipement relativement fort en matière d établissement pour l enfance handicapée, notamment du fait d un nombre élevé d ITEP. En revanche, il est à noter un retard important en matière d offre de SESSAD et de places adaptées à l accueil des enfants et jeunes ayant des Troubles Envahissants du Développement. Ces deux dernières années, l offre SESSAD a été complétée par l ouverture de 98 places. 6/53
II. Données générales sur le public en situation de handicap En 2014, 103 184 adultes et 10 466 enfants ont au moins un droit ouvert à la MDPH soit 7.6% de plus qu en 2013. Parmi la population active de la Gironde de 20 à 59 ans, 13 % a au moins un droit ouvert à la MDPH contre 11.1 % en 2013. Même si la reprise des décisions enregistrées dans les anciens systèmes d information ITAC et OPALE n est pas totalement terminée, ces chiffres s approchent majoritairement de la réalité du nombre de personnes ayant des droits ouverts en Gironde. ADULTES 69 609 83 404 95 595 103 184 ENFANTS 7 561 8 731 9 972 10 466 au 31/12/2011 au 31/12/2012 au 31/12/2013 au 31/12/2014 Enfin parmi ces 113 650 personnes qui ont au moins un droit ouvert à la MDPH, 42 414 sont concernées par au moins une décision ou avis rendus en 2014. Comme en 2013, les décisions 2014 rendues par la CDAPH concernent majoritairement une population masculine 50.5 % - et plutôt dans la tranche d âge 40-59 ans. En 2014, 49.66 % des décisions rendues ont concerné la tranche d âge 41-60 ans et 13.97 % ont concerné les moins de 20 ans. En 2014, la CNSA a consacré 64 millions d euros au fonctionnement des maisons départementales des personnes handicapées dont 1 225 916 pour la MDPH de la Gironde soit 1.91 % de cette dotation globale. Rapportée au nombre de personnes ayant au moins un droit ouvert à la MDPH, la participation de la CNSA s élève à 10.78 par personne ayant au moins un droit ouvert à la MDPH. Autrement dit sa participation 2014 baisse comparativement à 2013 où elle se montait à 11.88 et en 2012 (12.13 ). 7/53
Autres données générales : Les données nationales publiques Les données pour le département 33 Bénéficiaires Nombre d'allocataires du RSA STATISS au 31/12/2013 2 330 115 49 637 Nombre de bénéficiaires de pensions d'invalidité CNAMTS 2013 667 269 14 553 Nombre de bénéficiaires AAH Nombre de bénéficiaires AEEH CNAF- CCMSA CNAF- CCMSA au 31/12/2013 1 021 882 26 712 au 31/12/2013 221 581 4 878 Nombre de bénéficiaires ACTP CNSA 2013 78 196 1 362 Nombre de bénéficiaires APA DREES déc-12 1 223 291 30 939 Nombre de bénéficiaires PCH CNSA 2013 204 479 6 457 Les données nationales publiques Les données pour le département 33 Dépenses en euros Dépenses Pensions d'invalidité CNAMTS 2013 5 140 026 220 111 305 814 Dépenses AAH (en milliers d'euros) CNAF au 31/12/2013 7 669 355 204 004 Dépenses AEEH en milliers d'euros CNAF au 31/12/2013 758 240 15 905 Dépenses ACTP CNSA 2013 485 581 309 9 032 872 Dépenses APA CNSA 2013 5 384 942 373 134 303 285 Dépenses PCH CNSA 2013 1 507 032 012 56 016 376 Les données nationales publiques Les données pour le département 33 Concours CNSA en euros Concours APA (Concours définitif) CNSA 2013 1 728 892 489 41 440 772 Concours PCH (Concours définitif) CNSA 2013 548 603 723 13 799 615 Dotation MDPH (Concours définitif) CNSA 2013 60 000 000 1 130 162 8/53
III. Evolution de l activité de la MDPH et son contexte 1. L activité liée à l accueil : Accueil physique Le volume des visites physiques d usagers n a pas faibli en 2014 et se répartit ainsi : 2318 Fréquentation de la MDPH 2221 (en nb d'usagers) 1977 1938 1727 1940 1988 1945 1744 1611 1124 1392 janvier février mars avril mai juin juillet août septembre octobre novembre decembre En 2014, 30 260 personnes ont été reçues à la MDPH, soit une moyenne mensuelle de 2 522 contre 1 827 recensées mensuellement en 2013. La fréquentation physique a donc connu une forte progression de + 38,02 % alors que la progression des appels téléphoniques est contenue à + 3,45 % sur la même période. La moyenne mensuelle est quasiment linéaire, avec toutefois une exception à la baisse en juillet et août. Motifs de déplacement 11 624 3 602 6 324 6 420 2 290 Dépôt de dossier Retrait dossier Suivi de dossier Demande d'information Autres Les personnes viennent en priorité pour déposer (38,41 %) ou retirer un dossier (11,90 %), soit plus de la moitié des motifs de visite à la MDPH. Ces motifs de déplacement sont souvent couplés avec une demande d information (21,21 %). Par ailleurs, 20,89 % des personnes se déplacent à la MDPH pour se renseigner sur le suivi de leur dossier. Enfin, 7,57 % des visites à la MDPH concernent des invitations à un rendez vous médical, ou à un rendez-vous fixé par un professionnel d une antenne d un Service du Département installé dans les mêmes locaux. 9/53
Accueil téléphonique Le nombre d appels reçus en 2011/2010 avait augmenté de 5%. En 2012, il a connu également une très forte majoration de + 21%, ce qui avait engendré une forte dégradation du traitement des appels. Cette tendance s est poursuivie en 2013 avec un volume global d appels en état ouvert passant de 170 033 en 2012 à 215 464 en 2013, soit 45 431 appels ou l équivalent de trois mois d activité supplémentaire à absorber. L année 2014 ne fait pas exception avec 222 890 appels en état ouvert soit +3,45 % pour le rapport 2013/2014. 25 142 27 736 40,80% 26 683 43,68% 43,68% 47,25% reçus 2014 21 062 25,61% 26,31% 18 349 32,61% 17 417 19 551 31,40% 18 090 servis 2014 taux de réponse 2014 28,43% 14 275 13 925 18,31% 17,52% 18,31% 11 297 9 263 6 438 5 542 5 078 5 983 4 951 6 139 5 824 3 170 4 885 6 083 4 934 4 377 Cette augmentation induit encore une fois une détérioration du taux de réponse 2014 déjà amorcée depuis 2012. Durée moyenne des appels 3,21 3,40 3,22 3,08 3,01 2,42 2,46 2,30 2,29 2,32 2,29 1,38 Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre Le constat observé en 2012 se confirme : d une part, les délais du traitement des demandes participent à cette détérioration du service téléphonique. 10/53
D autre part, l ouverture du site Internet avec le nouveau service de consultation en ligne en septembre 2012 a vraisemblablement généré des appels supplémentaires et n a pas eu l effet escompté, c est-à-dire une baisse significative des appels. Or, paradoxalement la fréquentation du site et son contenu sont plébiscités et ne sont pas en cause. Rapport appels reçus/visites site internet Appels reçus en etat ouvert 17086 18255 19017 19133 Nombre visiteurs site internet 20119 19841 18845 18129 20295 21401 20145 25142 27736 11367 26683 21062 18349 17417 19551 14275 18090 13925 11297 9263 L accueil téléphonique reste donc très exposé, avec une hausse d activité cumulée sur les deux dernières années de +24,45 % à effectif constant. Gestion des messageries «MDPH-ACCUEIL» et «MDPH-PARTENAIRES» Le nombre de mails envoyés sur la messagerie «MDPH-ACCUEIL» dédiée aux usagers a baissé en 2014 (- 27%). A l inverse, l activité de la boîte mail «MDPH- PARTENAIRES» (dédiée aux partenaires : MDSI, CCAS, Hôpitaux, enseignants référents ) a progressé de 40%. 11/53
2. L activité liée aux demandes : L activité de la MDPH commence par l arrivée de dossiers réceptionnés chaque jour. Chaque dossier est constitué du formulaire unique de demande, formulaire national de type CERFA. Il comporte une ou plusieurs demandes. Ce sont ces demandes qui vont être, individuellement, instruites et évaluées par la MDPH, et tracées dans le système d information. Une grande majorité de ces demandes, va être décisionnée par la CDAPH qui se réunit bi-mensuellement, en formation plénière et en formation spécialisée. La CDAPH produit chaque année son rapport d activité au vu des décisions qu elle prend. Pour certaines autres demandes, le législateur a prévu un pouvoir décisionnaire différent. C est le cas pour les demandes de cartes européennes de stationnement au titre du handicap qui sont décisionnées par le Préfet. C est également le cas des demandes d aménagement des épreuves d examens dont la décision appartient au Recteur d Académie plus précisément l autorité compétente qui organise et gère l examen pour lequel la demande est effectuée. Dans ces deux cas, le législateur a prévu l intervention de la MDPH sous forme d un avis sur ces demandes. Elles sont donc évaluées au même titre que l ensemble des autres demandes. Cette activité est à comptabiliser dans l activité globale de la MPDH et vient en complément des données d activité propres aux décisions prises par la CDAPH ; Ainsi, sur l année 2014 : 82 510 demandes reçues, 81 768 décisions prises par la CDAPH auquel il faut ajouter 11 329 avis délivrés pour des demandes de cartes européennes de stationnement, soit pour 2014 : 93 097 demandes évaluées. De plus, la MDPH assure le traitement de 2005 demandes d aménagement de scolarité, examens et concours. Autre fait marquant relatif à l activité, le nombre de demandes tend à se stabiliser depuis 2012. 2014 représente peut-être une année de non-renouvellement dans la mesure où une majorité de décisions sont prises sur une période d au moins deux années. Nombre de demandes reçues Cette stabilisation apparait après une hausse de plus de 16.5 % de 2010 à 2013. 12/53
3. L activité liée aux décisions : Nombre de décisions prises par la CDAPH 50,58 % des décisions concernent des hommes 49,66 % des décisions concernent la tranche d âge 41-60 ans 13,97 % des décisions concernent les moins de 20 ans Le stock des demandes qui attendaient leur traitement a diminué, cet effort entrepris par l ensemble des équipes a permis de ramener les demandes en attente de traitement à un nombre raisonnable. Pour autant le délai moyen de traitement peine à diminuer voire à se stabiliser compte tenu de la volumétrie entrante Il peut paraitre dissonant d exposer un volume de demandes traitées en forte augmentation tout en montrant dans le même temps une hausse des délais de traitement pour cette année 2014. A cette contradiction apparente, certains facteurs sont à prendre en compte. D une part, le tri organisé au service évaluation ainsi que les règles adoptées cette année, ont permis de positionner une décision sur des demandes dont certaines se sont révélées anciennes. En cours de traitement, ces demandes étaient en attente d une pièce complémentaire pour la plupart d entre-elles depuis de nombreuses semaines. De plus, il s agissait le plus souvent de demandes de PCH dont les délais moyens sont globalement plus importants du fait de la phase d évaluation à domicile qui est proposée. Ces demandes clôturées dans la même année ont pesé sur les délais de traitement et influé à la hausse le délai moyen. 13/53
4. L activité liée aux recours : La conciliation : 139 conciliations ont été demandées en 2014, contre 109 en 2013. Les recours gracieux Au cours de l année 2014, 1 454 décisions ont été réexaminées contre 1 805 en 2013. Sur l ensemble des prestations, quatre d entre elles représentent 84 % des décisions. Il s agit de : L allocation aux adultes handicapés Le complément de ressources Les cartes L AEEH et ses compléments Les recours contentieux 549 jugements ont été rendus en 2014. 14/53
Partiie II ACTIIVIITE DES SERVIICES DE LA MDPH I. Organisation des services de la MDPH La MDPH de la Gironde est organisée en quatre services autour de la direction composée d une directrice et d une directrice adjointe, assistées d une secrétaire. Elle se situe au 264 boulevard Godard à Bordeaux, et l accueil du public est ouvert de 11h à 16h30 le lundi, de 9h à 16h30 du mardi au jeudi, et de 8h à 15h30 le vendredi. Présentation des quatre services Service Accueil et Information : Ce service est composé de 13 agents et d un chef de service. Il n y a pas eu d évolution dans l organisation de ce service par rapport à 2013. 15/53
Service Gestion des Droits : Quarante deux personnes plus un chef de service sont affectés à ce service, soit quarante ETP. Il n y a pas eu d évolution dans l organisation de ce service par rapport à 2013. 16/53
Service Evaluation et Suivi : Le service évaluation et suivi est composé de 41 agents répartis en 4 pôles et un secrétariat, encadrés par un chef de service et son adjoint médecin coordonnateur, soit 37 ETP. 17/53
Une nouvelle organisation a été mise en place en avril 2014 pour traiter les dossiers PCH : 5 médecins (sur les 15 composant l équipe médicale) ont été identifiés pour prendre en charge un pré tri PCH ; 4 médecins dédiés à la PCH adulte, 1 médecin pour la PCH enfant : détermination de l éligibilité, repérage des urgences, indications rédigées sur le GEVA à destination de l évaluateur médico-social pour la VAD ; ce pré tri médical est réalisé au fil de l eau dès que le dossier est instruit administrativement. Il a permis de diminuer les délais, notamment de la PCH aides humaines. Un «pôle» PCH a ainsi été créé, avec une forte adhésion des évaluateurs et des médecins concernés. Pour accélérer les délais de traitement, des EPE «restreintes» ont été mises en place sur des critères bien définis, permettant d élaborer des propositions de plans plus rapidement. Les autres dossiers plus complexes sont examinés en EPE «plénière» pluridisciplinaire. Afin de faire face à la montée en charge des demandes de PCH aides techniques et aménagement des véhicules, un troisième ergothérapeute a été recruté au sein du service évaluation. Au niveau du secrétariat du service évaluation, la polyvalence a été organisée entre dossiers adultes et enfants. Un comptage hebdomadaire des dossiers évalués a été mis en place avec un suivi du stock et des dossiers à prioriser. La gestion administrative des dossiers PCH a été opérée sur la localisation et le suivi d évaluation lors de ses différentes étapes d évaluation. 18/53
Service Ressources et Moyens : Jusqu en novembre 2014, le service Ressources & Moyens (SRM) suivait la traçabilité du dossier papier dés réception du dossier à l accueil, jusqu à l inscription de la proposition de décision en CDAPH. Ce processus du suivi du dossier papier a été interrompu suite à la mise en place d une nouvelle organisation entre l évaluation et l instruction administrative. Cette traçabilité sera récupérée grâce à la mise en place en 2016 de la numérisation des dossiers entrants et l enregistrement dès l arrivée du dossier dans le système d information. Ce projet appelé «NUM GED» a nécessité en 2014 de mettre à jour les bases de données de la GED actuelle. C est pourquoi le SRM s est organisé avec la direction des services informatiques départementaux pour assainir les anciennes bases de données, afin qu elles soient exploitables dans une gestion électronique de données. Deux agents supplémentaires ont été mis à disposition pour effectuer ce travail d assainissement Il est également au cœur des procédures de traitement éditique des envois de courriers et notifications aux usagers et partenaires. 19/53
JANVIER 2014 II. Communication et sensibilisation au handicap 1. Les actions de sensibilisation au handicap Un certains nombre d actions a été initié auprès de différents partenaires afin de mieux communiquer sur les missions et objectifs de la MDPH. Rencontre avec des représentants du RSI pour communiquer autour des missions de la MDPH, notamment sur les prestations Participation de trois médecins à une rencontre avec les familles et les professionnels organisée par l UNAFAM à Charles Perrens MARS 2014 MAI 2014 JUIN 2014 JUILLET 2014 OCTOBRE 2014 Rencontre de l association Espoir 33 pour échanger autour des orientations en ESMS Participation du service aux commissions des cas complexes organisées par le centre hospitalier (patients dont la sortie d hospitalisation reste très compliquée) Rencontre cellule handicap de la PMI, en charge de l intégration des jeunes enfants en situation de handicap dans les structures d accueil petite enfance; Rencontre avec service tutélaire de l UDAF de la Gironde : échanges autour des prestations notamment la PCH Rencontre avec les porteurs de projets «Habitats collectifs» et mutualisation de la PCH Présentation au CDCPH des critères d attribution de l AAH, RSDAE et missions pôle insertion professionnelle Présentation de la PCH et de l AAH au service social de l institut Bergonié Présentation de l AAH et insertion professionnelle aux référents insertion des pôles Participation à un groupe de travail «vieillissement et personnes cérébro lésées, organisé par le CREAI Rencontre association Trisomie 21 à deux reprises, de l association Espoir 33 (handicap psychique) Entretien avec stagiaire de la DAPAH menant une étude sur les missions des SAVS et SAMSAH et des besoins des personnes handicapées en Gironde Rencontre réseau RPDAD sur les missions MDPH, intérêt de la professionnalisation des auxiliaires de vie intervenant dans le cadre des services autorisés Plusieurs rencontres avec l ADAPEI sur présentation de la première Unité d enseignement (UE) sur le bassin d Arcachon, présentation des établissements enfants et adulte Rencontre directeur de l institut de formation des ergothérapeutes pour que la MDPH soit un lieu de stage, et facilités de recrutements d ergothérapeute. Rencontre AD appro : accueil de jour de jeunes porteurs de déficience mentale en recherche d orientation professionnelle (stages dans les ESAT, entreprises adaptées ) Rencontre direction des APEA (APF) relatif aux appartements de préparation à l autonomie pour public avec handicap moteur Communication à destination de l ensemble des établissements enfance avec restitution des données sur l orientation des enfants handicapés en Gironde (livret) Rencontre avec la direction de Juges pour enfants sur les missions de chacun, difficultés des placements en établissements enfance Rencontre réseau «MAIS» regroupant plusieurs SAVS : échanges sur les renouvellements d orientation, trame élaborée de façon conjointe pour motiver leurs argumentations Plusieurs rencontres avec les partenaires liés à la MDPH par une convention : Gassies, ADAPT Présentation de la PCH aux équipes médico- sociales du Département en charge de l APA. Présentation des missions MDPH à plusieurs CCAS. Organisation de réunions thématiques : schizophrénie et PCH par exemple. 20/53
En 2014 les groupes d aides aux aidants ont été renforcés ; Deux groupes ont fonctionné en parallèle d'octobre 2013 à avril 2014 concernant 14 aidants familiaux. Un groupe animé par la CARSAT et la psychologue de la MDPH, et un autre groupe a démarré en décembre 2014 pour s achever en mai 2015, animé par la MDPH. Ce dernier a concerné 6 participants. 2. Le site Internet MDPH 33 Le site Internet de la MDPH de la Gironde qui fonctionne activement depuis 2013, représente un des canaux de communication mis en place par la MDPH de la Gironde. Les usagers et les partenaires institutionnels et associatifs y trouvent les actualités relatives au handicap. La fréquentation du site Internet de la MDPH a considérablement augmenté en 2014, passant de 161 895 visiteurs différents qui ont consulté le site en 2013 à 340 416 visiteurs différents en 2014 soit +110,27 %. Avec un taux de retour de 59,01 %, le nombre total de visiteurs s est élevé à 493 881 sur l année, soit 41 157 visiteurs par mois. Ce public a consulté au total 1 193 544 pages, soit 2,42 pages par visiteur pour une durée moyenne par visiteur de 2,43 minutes. 21/53
III. Accueil et Information Accueil du public En 2014, afin d améliorer et de fiabiliser l accueil, des formations de professionnalisation et d accompagnement des chargés d accueil par un psychologue ont été organisées au cours du quatrième trimestre sur les thématiques suivantes : L'accueil des personnes en situation de handicap, Accompagnement psychologue «Généralités sur la fonction accueil», Accompagnement psychologue «Etude cas pratiques». La mise en œuvre des permanences assurées par un médiateur et un interprète en Langues des Signes de l'institution Régionale des Sourds et des Aveugles (IRSA) a été négociée courant 2014 pour l'accueil physique et pour les réunions audioprothèses. Les mutations à venir à savoir la territorialisation de l accueil auront des effets positifs sur l accès au service public par tout usager sur l ensemble du territoire Girondin ; de même, une réduction des délais d instruction et d évaluation ainsi qu une amélioration de la qualité d accueil physique et téléphonique sont attendues. Le pôle courrier reçoit 350 à 400 courriers par jour dont 200 formulaires de demandes. Un premier traitement de ces formulaires est réalisé puisqu ils sont triés par secteur et le retour des dossiers complets est enregistré. Le projet de numérisation des dossiers entrants aura indéniablement un impact organisationnel sur cette fonction en 2015-2016. IV. Instruction, évaluation et élaboration des réponses Au niveau de l évaluation Le circuit du dossier a été organisé différemment en 2014 : les dossiers sont triés par type de prestations, le but étant de prioriser les prestations financières : Différencier la PCH afin de repérer les urgences et de diminuer les délais de traitement de cette prestation au circuit de traitement plus long, car nécessitant des visites à domicile (VAD), passage en EPE : création d un «pôle» PCH. Anticiper les situations de ruptures de fin de droits pour les bénéficiaires de l AAH : les demandes sont étudiées au regard de la date de fin de droit, les médecins ayant le temps dans ces conditions de pouvoir examiner, si cela s avère nécessaire, les bénéficiaires en visite médicale (réévaluation des taux d incapacité) Organiser des traitements accélérés sur les prestations plus simples à évaluer comme les cartes et les RQTH 22/53
Les dossiers d insertion professionnelle sont ainsi directement pris en charge par l équipe du pôle insertion professionnelle Les dossiers d orientations en ESMS sont identifiés et évalués de façon prioritaire par des médecins ayant une bonne connaissance des spécificités de chaque service ou établissement (préconisés sur les notifications) Constat : l encadrement du service évaluation a été attentif au pilotage de l activité de son service, à la répartition des évaluations à prioriser, à la surveillance hebdomadaire du stock afin de diminuer les délais de traitement. La forte mobilisation des agents et ce nouveau mode de traitement des demandes ont contribué de façon significative à faire baisser le stock des dossiers en attente d évaluation. Pôle enfance : Le Gevasco a été intégré dans l évaluation des demandes à partir du 1 er mars 2014, La PCH enfance a été intégrée au sein des équipes d un pôle PCH unique, dans l objectif de réduire des délais de traitement, La nouvelle codification «déficience et pathologie» des enfants, «troubles du spectre autistique» a pu être mise en production, suite au décret du 11/12/2014 sur la scolarisation des élèves en situation de handicap, la réflexion sur le PPS a été menée avec les équipes compétentes en vu de le généraliser dès septembre 2015 Les équipes se sont appropriées le guide «DYS» paru en décembre 2014 Pôle insertion professionnelle : Pôle PCH : Une convention avec l ERP Robert Lateulade a été signée en novembre 2014 pour mettre en place les modalités de partenariat souhaitées (notamment participation en EPE). Les équipes ont choisi d utiliser le guide de la CNSA «guide PCH aide humaine» édité en décembre 2013 mais livré début 2014 Un outil interne nommé «GEVA simplifié» a été travaillé pour être plus opérant Un avenant a été proposé à la convention liant la MDPH à la Tour de Gassies pour que les EPE se déroulent désormais à la MDPH en raison de la charge de travail des équipes d évaluation L évaluation de la PCH mutualisée dans les habitats collectifs a été modifiée en proposant un retour au droit individuel de l usager avec une préconisation sur les activités susceptibles d être mutualisées. Les équipes se sont formées à l évaluation de la PCH avec un intervenant accrédité par la CNSA Des groupes de travail se sont organisés en interne pour harmoniser les pratiques sur différents thèmes concernant la PCH aide humaine : surveillance en 2014, participation à la vie sociale en 2015 23/53
V. Processus de décisions En 2014 le nombre de décision a considérablement augmenté soit de 26.29%. Rappelons qu en 2013, il avait progressé de 1.23% et en 2012, le nombre de décisions avait diminué de 4.82%. En moyenne le nombre de décisions a donc augmenté de 7.5% sur 3 ans. Afin de permettre une fluidité des décisions et donc de notifier les décisions d accord (en particulier les premières demandes) aux organismes payeurs plus rapidement, le règlement intérieur de la CDAPH a été modifié. Au cours de l année 2014, l instance CDAPH en formation simplifiée a été remplacée par une formation spécialisée. Celle-ci comprend : 2 représentants du collège Département 2 représentants du collège des associations de personnes handicapées et de leur famille 2 représentants du collège de l Etat La CDAPH siège une fois par mois en formation spécialisée depuis mai 2014. Le nouveau règlement intérieur a été voté en mars 2014 par la commission exécutive de la MDPH 33. Rappelons qu un nouveau projet d organisation au service évaluation a été mis en œuvre en 2014 pour éviter les ruptures de droits (voir la partie 1-IV). VI. Médiation, conciliation, recours L activité recours est en hausse constante, c est pourquoi la nécessité d informatiser les recours dans le système d information social IODAS a entrainé un travail important de préparation en 2014 pour une mise en œuvre prévue en 2015. Cette informatisation est fortement attendue par l équipe du pôle suivi des droits et devrait permettre une amélioration des délais de traitement. 1. La conciliation 139 conciliations ont été demandées en 2014, contre 109 en 2013. Répartition par prestations concernées 24/53
68 conciliations ont été réalisées en 2014, 71 étaient en cours au 31 décembre 2014. Les suites données à la conciliation 46 conciliations ont préconisé un recours gracieux. 28 personnes ont suivi ces préconisations. 4 recours contentieux ont été préconisés. 2 personnes ont suivi ces préconisations. Concernant la révision du dossier, il s agit d une erreur dans le traitement de la demande. 2. Les recours gracieux Au cours de l année 2014, 1 454 décisions ont été réexaminées contre 1 805 en 2013. Sur l ensemble des prestations, quatre d entre elles représentent 84 % des décisions. Il s agit de : L allocation aux adultes handicapés Le complément de ressources Les cartes L AEEH et ses compléments 25/53
3. Les recours contentieux 549 jugements ont été rendus en 2014. 26/53
VII. Fonds Départemental de Compensation Sur l année 2014, le Fonds Départemental de Compensation du Handicap (FDC) a subi une baisse importante des dotations accordées par les contributeurs. En effet, au titre de l année 2014 le Fonds départemental de Compensation de Gironde a été abondé de 256 821 euros en 2014 contre 407 471 euros l année précédente. Cette année, on constate une très faible hausse du nombre de demandes déposées (+1%), par rapport à celui de 2013. Ce qui amène cependant à un total de demandes reçues quasi équivalent à celui de 2011 ; considéré jusqu à ce jour comme exceptionnel. Depuis 2011, le nombre de nouvelles demandes présentées en comité de gestion est en hausse constante. Ainsi, sur l activité 2014, 526 demandes ont été traitées, soit une hausse de 13% par rapport à 2013. Ce qui représente une progression équivalente à celle de l exercice précédent. Durant cette année, 529 demandes de financement ont été étudiées (dont 3 présentées en première instance en 2013). A ce jour, le financement de 498 de ces demandes est clos et a fait l objet d une notification de décision. 498 demandes (soit 94%) sont terminées et ont fait l objet d une notification de décision 5 demandes (soit 1%) restent en attente d informations complémentaires 28 demandes (soit 5%) sont classées sans suite (hors champ d intervention, pas de souhait de financement complémentaire, projets non concrétisés et non transmission des informations nécessaires à l étude des demandes malgré les relances) 27/53
Ces proportions restent stables par rapport à l exercice précédent. Ces 529 dossiers représentent 630 projets d acquisition d aides techniques, d adaptation du véhicule ou d aménagement du logement, soit : 513 projets pour des aides techniques 42 projets d adaptation de véhicule 75 projets d aménagement de logement PARTICIPATION GLOBALE DU FDC REPARTITION PAR TYPE DE PROJET Aides techniques : une hausse des sommes attribuées de 5,77% Adaptations du véhicule : une baisse des sommes attribuées de 28,43 % Aménagements du logement : une baisse des sommes attribuées de 53,55 % Le maintien des mesures mises en place en avril 2013 (procédure simplifiée et réorganisation de l activité) permettent de réduire les délais. Le maintien de cette progression associé à la stabilité du nombre de demandes déposées ont permis de réduire de 46% le stock de demandes en attente de traitement. De ce fait, le délai moyen prévisible de traitement d une demande à été réduit de moitié. Au 31 décembre celui-ci est porté à moins de 2 mois. 28/53
Partiie 2 - Miissiion d observatiion des polliitiiques publliiques Les décisions de la CDAPH qui ont augmenté de 26.3% en 2014 contre 1.23% en 2013. Elles ont concerné 36 317 Girondins en 2014, 33 425 en 2013, 34 073 en 2012 et 36 295 en 2011. Parmi les 81 768 décisions prises en 2014, 81.72% ont concerné les trois prestations suivantes : les allocations financières pour 33.24% contre 36.07% en 2013, les décisions d insertions professionnelles pour 27.27% contre 24.07% en 2013 et les cartes pour 21.21% contre 21.29% en 2013. Seule la part des insertions professionnelles a progressé en 2014. ANNEE 2014 ANNEE 2013 Nombre Part Nombre Part Evolution Allocation financière 27 180 33,24% 23 122 36,07% + 17,55% Insertion professionnelle 22 296 27,27% 15 432 24,07% + 44,48% Carte 17 342 21,21% 13 649 21,29% + 27,06% Orientation en établissement ou service 6 187 7,57% 4 759 7,42% + 30,01% Prestation de Compensation 6 079 7,43% 4 864 7,59% + 24,98% Scolarisation 2 459 3,01% 2 122 3,31% + 15,88% Avis affiliation assurance vieillesse 225 0,28% 161 0,25% + 39,75% TOTAL 81 768 100,00% 64109 100,00% + 27,55% 29/53
Les décisions relatives aux allocations financières et l insertion professionnelle représentent plus de 60% de l ensemble des décisions ou avis rendus par la CDAPH. Le poids des allocations financières tend à diminuer en pourcentage de presque 3 points en 2014, mais augmente de 4 000 en volume. Les décisions relatives aux prestations de compensation augmentent quant à elles de 25% alors qu elles avaient déjà progressé de 7% en 2013. Il est à noter que les décisions d orientation en établissement et service médicosociaux augmentent considérablement soit + 30% alors qu elles diminuaient en 2013. Cependant cette diminution correspondait à la fin des décisions d affectation pour les enfants fin 2012. I. Prestation de Compensation du Handicap En 2014, les décisions de PCH représentent 7,4% des décisions de la CDAPH hors décisions d affectation, aménagement d examen et RQTH enfants (16-20 ans) contre 7.6% 2013 et 7.1% en 2012. Les décisions de PCH adultes +ACTP ont concerné 7.87% des décisions adultes en 2014 soit un peu moins qu en 2013 (8.13%). En volume elles se situent loin derrière les allocations, cartes invalidités et priorités, et orientations professionnelles. Les décisions de PCH enfants ont concerné 4.66% des décisions enfants contre 4.91% en 2013 et 3.04% en 2012. En 2014, parmi les 520 demandes de PCH enfants examinées par la CDAPH, 35.4% ont fait l objet d une décision d accord. 30/53
Enfin au regard du tableau comparatif ci-dessous relatif au montant moyen de l élément 1 concernant l aide humaine de la PCH, on constate que l attribution de cet élément en Gironde reste supérieure à la moyenne nationale depuis 2009. II. Allocations et compléments Les décisions d allocations et compléments représentent 33.24% des décisions 2014 de la CDAPH. En 2014 les décisions d AAH et compléments de ressources ont concerné 32.1% des décisions adultes contre 33.81% en 2013, et 32.51% en 2012. Elles restent relativement stables en proportion, et représentent les prestations les plus importantes. Les décisions d AEEH et compléments ont concerné 40.47% des décisions enfants contre 31.01% en 2013, soit un peu moins en proportion et en nombre qu en 2013. 31/53
III. Cartes Les décisions portant sur les cartes invalidité et priorité sont nombreuses puisqu elles représentent 21.21% des décisions de la CDAPH contre 20.5% en 2013 et 21.5% en 2012. Les décisions portant sur les cartes invalidité et priorité concernent 23.54% des décisions adultes contre 24.7% en 2013, soit toujours en légère diminution depuis 2012. A contrario des décisions relevant des cartes adultes, cette prestation augmente de presque 2 points parmi les prestations enfants, avec 6.43% en 2014 contre 4.58% en 2013. Quant aux cartes de stationnement qui ne figurent pas dans les décisions cidessus car elles ont fait l objet d un avis, et non d une décision en CDAPH, leur nombre en 2014 s est élevé à 11 329. Parmi ces avis, 53.3% étaient des avis favorables et 46.7% des avis défavorables. IV. Scolarisation des enfants handicapés et orientations scolaires Les orientations scolaires représentent 3.01% des décisions prises par la CDAPH. Les orientations scolaires représentent 8.06% des décisions prises par la CDAPH concernant les enfants contre 7.04% en 2013 et 5.23% en 2012. 32/53
V. Emploi et orientations professionnelles Les orientations professionnelles regroupent les décisions d orientations professionnelles proprement dites mais également la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) ainsi que les formations professionnelles. Elles sont au nombre de 22 296 en 2014 contre 15 432 en 2013. Elles représentent 31.6% des décisions adultes de la CDAPH contre 29% en 2013. 22.4% d entre elles concernent la RQTH (20.12% en 2013). Ces prestations sont en augmentation depuis 2012. Leur part sur l ensemble des décisions prises par la CDAPH est de presque 28% contre 24.1 % en 2013. Ces orientations professionnelles & RQTH représentent donc un volume important des décisions, derrière les allocations et compléments. VI. Orientations en établissements ou services médico-sociaux Elles représentent 7.6% de l ensemble des décisions prises par la CDAPH en 2014. 2 157 3 240 2 322 2 656 2013 2014 280 284 Il est à souligner que les décisions d orientations en établissements ou services ne sont pas réparties de façon équivalente entre enfants et adultes. En effet, elles ne représentent que 4.59% des décisions adultes alors qu elles représentent presque 26.4% des décisions enfants (amendements CRETON compris). ADULTES ENFANCE MAINTIEN AMENDEMENT CRETON Ces orientations en établissements et services représentent la deuxième prestation la plus importante parmi les décisions enfants après les allocations AEEH. 33/53
Partiie 3 Piillotage de ll actiiviité de lla MDPH I. COMEX La commission exécutive (COMEX) du Groupement d intérêt Public de la Maison Départementale des Personnes Handicapées de la Gironde, instance décisionnelle du GIP MDPH, est réunie régulièrement dans l année. 24 membres y siègent en 2014 dont le Département, l Etat, l Assurance Maladie, les Caisse d Allocations Familiales ainsi que les représentants d associations de personnes handicapées. Le bureau est l instance de préparation des COMEX qui se réunit un mois avant chaque COMEX afin de discuter de l ordre du jour proposé par le Directeur de la MDPH et d aborder certains des points inscrits dans un cadre moins formel que celui de la COMEX. Le bureau et la COMEX se sont réunis à quatre reprises en 2014 suivant le calendrier budgétaire (mars, juin, novembre et décembre). Le quorum prévu par le règlement intérieur de la COMEX a été systématiquement atteint et 33 rapports ont ainsi été soumis à la COMEX dont principalement : Les décisions budgétaires (budget primitif et supplémentaire, compte administratif et de gestion), Les rapports d activité (MDPH, CDAPH, FDC), Des conventions financières et leurs avenants, Des conventions de partenariats ou avenants, Des conventions relatives aux conditions d exercice des enseignants référents Une convention de prestation de services Un contrat afférent à l externalisation des notifications de la MDPH Une autorisation donnée au président du GIP à ester en justice et signer les pièces afférentes au projet de numérisation. Les modifications de Règlement Intérieur des instances (CLC CDAPH FDC COMEX) Présentation du livret d analyse des données issues du suivi des décisions d orientation pour les enfants handicapés, Des informations sur les projets en cours (constitution du pôle autonomie, numérisations des dossiers entrants), 34/53
II. Moyens mis en œuvre 1. Moyens financiers Par section, l exécution budgétaire en dépenses de fonctionnement augmente de 3.56% par rapport à 2013 et en investissement de 6%. Par voie de conséquence, cette augmentation apparaît cohérente au regard de l évolution constante de l activité de la MDPH, l année 2014 n y échappant pas avec une hausse de 27% des décisions. Quant aux recettes, elles sont réalisées à presque 100% du budget prévu à l instar des années précédentes. D une part, parce que les recettes émanent essentiellement que de trois principaux contributeurs au fonctionnement du GIP MDPH, et d autre part parce que les titres de recettes des contributeurs sont émis, alors que le versement des sommes dues conformément à la convention constitutive, ne s en suit pas effectivement. Ainsi en 2014 les dépenses ont augmentées de 3.59% par rapport à 2013, et les recettes ont diminué de -3.94%. Le résultat global de clôture qui s élève donc à 2 084 643.16 sera affecté au budget supplémentaire de 2015 et couvrira en priorité les restes à réaliser en dépenses. Au vu de la balance du compte administratif, on peut souligner une relative stabilité, en volume, de l exécution budgétaire en dépenses et recettes d investissement entre 2013 et 2014. Situation de clôture L excédent de clôture résulte des crédits de dépenses votés mais non réalisées et des recettes réalisées mais non inscrites dans un budget prévisionnel. Ainsi sur 2 084 643.16, 50% sont des crédits qui sont reportés sur l exercice 2015, soit 1 043 764.66 de restes à réaliser vus ci-dessus. Ainsi on peut observer que les principaux crédits prévus en 2014 et qui sont abandonnés, concernent le chapitre 11 à caractère général, et principalement des crédits de ressources humaines. Ces derniers représentent 43% de l excédent. Dépenses de fonctionnement Cette balance du compte administratif 2014 qui montre l incidence du FDC sur la section de fonctionnement met en évidence l impact du FDC sur les évolutions des crédits de la section de fonctionnement. 35/53
Hors FDC les dépenses de fonctionnement augmentent de 2.38% par rapport à 2013, alors qu elles augmentaient de 3.56% avec FDC. Quant aux dépenses effectuées sur le FDC, elles évoluent de 15.7% en 2014. A contrario, les recettes du FDC ont fortement chuté en 2014, soit de -36.4% du fait de la diminution de la participation de plusieurs contributeurs au FDC. Globalement les charges de gestion courantes ont augmenté de façon très modérées, soit +1.38%, sachant que le nombre de décisions prises à la MDPH a augmenté de 27% en 2014. L évolution de l activité de la MDPH n a pas entrainé non plus de ressources humaines supplémentaires. La MDPH continue de fonctionner à effectif constant, ce qui explique ce faible taux d évolution des frais de personnel de 1.9%. La forte mobilité des agents influe également sur la réalisation budgétaire de cette ligne, car les temps de remplacement d un agent parti de la MDPH peuvent être plus ou moins longs, et faire baisser l exécution budgétaire. A contrario les remplacements sur des arrêts de congé maladie ou maternité participent à augmenter la masse salariale. Soulignons que les dépenses de personnel représentent 68.1% des dépenses de fonctionnement, et presque 76% des charges à caractère général hors FDC et opération d ordre. Charges Ressources Humaines dont formation & indemnité comptable 2 974 168,63 3 311 919,54 3 481 593,02 3 717 584,41 3 769 036,93 3 843 349,74 Compte administratif 2009 Compte administratif 2010 Compte administratif 2011 Compte administratif 2012 Compte administratif 2013 Compte administratif 2014 Les effectifs de la MDPH 33 restent donc relativement stables, et par voie de conséquence, les dépenses de ressources humaines évoluent de façon modérée tout comme ce que nous avons pu observer au compte administratif 2013. Le gel du point d indice des fonctionnaires et le maintien du nombre de postes sont acteurs dans la limitation de cette évolution des dépenses de ressources humaines, et ce, malgré l évolution normale des carrières. 36/53
Recettes de fonctionnement Les recettes de fonctionnement hors FDC sont essentiellement constituées de la contribution des trois principaux financeurs que sont l Etat, la CNSA et le Département. Elles s élèvent à 5.605M, et augmentent de 1.63% par rapport à 2013. Cette évolution s explique essentiellement par la contribution de la CNSA qui a augmenté de 10% par rapport à 2013. En effet, la régularisation du solde de l année précédente imputé sur l année N a fortement progressé du fait de la réaffectation des crédits de la CNSA aux MDPH. Elle a été particulièrement favorable à la MDPH 33 compte tenu des modalités de calcul de sa contribution, alors que nous avions observé une baisse en 2012 et 2013 notamment liée à l arrivée supplémentaire d un département, celui de Mayotte. Au vu de ces chiffres, on pourrait en déduire que la contribution de l Etat (secteurs solidarité & travail) augmente sensiblement, du fait de cette légère évolution de 0.06% par rapport à 2013. Or il n en est rien, car celle-ci s explique par la recette liée au jugement du tribunal administratif qui a condamné l Etat à payer des indemnités et intérêts liés au recours de la MDPH contre le manquement de l Etat face à ses obligations financières. Il s agit du remboursement d un coût agent mis à disposition de la MDPH mais en congé de longue maladie. Les titres avaient été émis en 2010, 2011 et 2012 pour un total de 73 552. En revanche, les indemnités et intérêts qui n étaient pas connus, sont venus gonfler la ligne relative à la participation de l Etat de 2 576,52. Il convient de rappeler que le compte administratif prend en compte tous les titres émis qui correspondent, pour l Etat, aux montants calculés sur la base de la convention constitutive. Or, depuis 2011, la MDPH de la Gironde constate que l Etat ne verse pas l intégralité de sa contribution annuelle et que la dette de l Etat se reconstitue. Du fait que les titres sont émis chaque année pour les sommes dues, le manque à gagner pour la MDPH ne s observe pas sur le compte administratif. Cependant au 31 12 2014, il s élève à - 803 964,04 sur la trésorerie de la MDPH. Un nouveau recours contre l Etat a donc été lancé. Quant au département, sa participation qui constitue également la subvention d équilibre du budget du GIP en fonctionnement, reste stable par rapport à 2013. 37/53
Ainsi au compte administratif, la part des contributions (hors FDC) se répartit de la façon suivante : Participation des contributions hors FDC CA 2014 DEPARTEMENT 2 437 000 43,48% Autres 74 152,07 1,32% CNSA 1 228 161,97 21,91% Secteurs travail & solidarité 1 866 126,85 33,29% La participation du Département représente toujours la part la plus importante en 2014 dans les recettes de fonctionnement du GIP MDPH 33 La part de la CNSA est passée de 20.24% en 2013 à 21.91% en 2014, soit plus d 1.5 points. Quant à la contribution de l Etat, sa part dans les recettes du GIP baisse légèrement, soit d un demi-point, malgré la petite hausse en volume liée à la condamnation du tribunal administratif. 2. Ressources humaines La MDPH de la Gironde connaît une stabilisation de ses effectifs depuis ces trois dernières années. Les contraintes budgétaires des membres contributeurs au fonctionnement du GIP ont participé à ce maintien des effectifs et par voie de conséquence à maitriser la masse salariale. 38/53
Des redéploiements de ressources sont recherchés, et des expérimentations sont initiées pour optimiser les procédures et le fonctionnement des services. Les équipes se réorganisent afin de tenir compte de l accroissement constant des demandes déposées auprès de la MDPH de la Gironde. Les deux services au cœur de l instruction et de l évaluation représentent 76% des effectifs de la MDPH. ETP par métier au SGD ETP par poste du SES 39/53
L année 2014 avait été marquée par une forte mobilité des agents du Service Evaluation et Suivi notamment sur le métier d évaluateur et plus précisément chez les évaluateurs médico sociaux. Aussi, on peut constater une légère augmentation de l effectif en 2014 pour les techniciens de catégorie B, liée aux recrutements en remplacement de ces départs. La MDPH de la Gironde compte 90% d agents permanents. La volonté de la MDPH de la Gironde a été de résorber l emploi précaire afin de fidéliser les agents sur leurs postes. Cette action de fidélisation a permis la 40/53
professionnalisation des agents sur les métiers spécifiques au domaine du handicap. L accès des agents de la MDPH aux formations CNFPT depuis la Loi Blanc a contribué à cette professionnalisation. Les 90% d agents permanents seront rejoints en 2015 par les stagiaires représentant 4.96% du personnel. 4,8% relèvent de contrats à durée déterminée correspondant majoritairement aux besoins de remplacement temporaire d agents en situation de longue maladie. L effectif de la MDPH est majoritairement mis à disposition par le Département. 41/53
La pyramide des âges de la MDPH La moyenne d âge des agents de la MDPH se situe pour 50% de l effectif dans la tranche d âge «moins de 30 ans à 44 ans», avec une nette progression des «40-44 ans». Les femmes représentent 75% de l effectif. 42/53
En 2014, on comptabilise 198 départs en formation. Les agents de catégorie C et de Catégorie B sont majoritairement partis en formation auprès du CNFPT. Quant aux agents de Catégorie A, ils ont privilégié les formations auprès d autres organismes sur des thématiques en lien avec l actualité législative ; citons l autisme pour l année 2014 en référence au nouveau plan autisme. A l instar des autres années, la professionnalisation des agents se poursuit en interne avec des formations construites sur mesures relatives aux thèmes suivant : la PCH, l accueil ou encore le pilotage de projet pour les cadres intermédiaires. A noter que l ensemble des agents du service accueil information et du service évaluation suivi ont participé aux séances de formation sur l autisme organisées par le CREAHI dans le cadre du plan autisme. 43/53
III. Système d information sociale (SIS) et dématérialisation Une formation informatique au progiciel IODAS est proposée aux agents nouveaux arrivants ainsi qu'aux stagiaires intégrant la MDPH de la Gironde. La formation continue est également organisée pour ceux qui sont en poste en fonction des besoins des agents ou d un service métier. Il peut également s agir de formation thématique. Ces formations sont assurées par un coordonnateur informatique du Service Ressources et Moyens de la MDPH. 19.5 journées de formation ont été dispensés en 2014. Des didacticiels, servant de support métier, ont été réalisés. Ils regroupent les procédures métiers, les procédures informatiques et une partie juridique. Cet outil sert de base commune, un référentiel en support pour les agents. 44/53
Chiffres clés de la formation Iodas en 2014 : 1. La concrétisation de projets longuement initiés Le Système d Information Décisionnel (SID) La MDPH s efforce de se constituer des outils de pilotage pérennes issus de restitution de données chiffrées sur son activité ainsi que sur les territoires. Jusqu en 2014, la MDPH n'était pas autonome sur le requêtage de ses données issues du système d'information social IODAS. C'est pourquoi la MDPH s'est portée immédiatement candidate auprès des services du Département pour participer au déploiement du SID «handicap» pour la MDPH ; L'élaboration de matrices stratégiques et opérationnelles déclinant les objectifs, les actions et les indicateurs, étant réalisée, les tableaux de bord issus du SID serviront au pilotage de la direction mais également aux services sur tous les aspects opérationnels. Ce SID handicap doit permettre de répondre à partir d une même source aux tableaux d'activité sollicités par nos différents partenaires ou autres collectivités. L année 2014 a été l année de recettage où l univers préconstruit par la direction des services informatiques a été complété. 2015 et 2016 permettront de valider de nouvelles requêtes pour les mettre à disposition des services opérationnels et de la gouvernance. 45/53
2. Les actions de maintenance Mise à jour des données de complétude enfance et adulte Une actualisation des documents de complétude adulte et enfance a été opérée afin de faciliter les démarches de l usager ; pour exemple seuls 2 devis sont demandés dans le cadre d une demande d aides techniques d audioprothèses et pour les autres aides techniques, les devis sont désormais demandés dans un second temps, pour l évaluation. La complétude enfance est revue dans le cadre des pièces de la recevabilité notamment pour ajouter le Cerfa médical parmi la liste des pièces obligatoires lors d une demande de renouvellement. la liste des pièces demandables a été rafraîchie pour les procédures enfants et adultes. Complément du relevé d information Codification enfance Afin de permettre une meilleure observation des données concernant les typologies de déficiences et pathologies enfance, le relevé d information «Codification» disponible dans la procédure enfance a été complété en tenant compte des nomenclatures reprises dans le référentiel de la CNSA : CODE DIN DEP DLA DAU DVI DVE DMO ADE NDE POL EVC DÉFICIENCES Déficiences intellectuelle et cognitive Déficiences du psychisme Déficience du langage et de la parole Déficiences auditives Déficiences visuelles Déficiences viscérales Déficiences motrices Autres déficiences Non Déterminée Polyhandicap Etat végétatif chronique Le paramétrage permet désormais de renseigner un type de déficience principale ainsi que, de manière facultative, un type de déficience secondaire et tertiaire, parmi ces mêmes typologies. A ces types de déficiences, un type de pathologie spécifique peut être ajouté, s il y a lieu. Il se rapporte aux pathologies de type «DYS», et «TED» dans sa nomenclature de F84.0 à F84.9. Ces nouveaux codes donneront lieu à une première observation à compter de l année 2015 (afin de disposer d une période d observation suffisante sur une année complète). 46/53
IV. Actions spécifiques et expérimentations menées En 2014, la MDPH a démarré une réflexion sur son organisation de travail, soustendue par deux problématiques : le volume de dossiers restant à évaluer générant des délais de réponses dépassés ainsi que l organisation bâtie sur le circuit du traitement de la demande à réinterroger, dans la perspective de la numérisation des demandes dés leur arrivée. La prise en compte de la dimension humaine dans chacune des demandes faites à la MDPH et le travail d appréciation de la singularité de chacune des situations ne doit pas occulter l objectif de résultats à atteindre, donné par la loi, en termes de délai de réponse au public. Le volume des demandes à traiter est une préoccupation de chaque jour. Le challenge de la MDPH pourrait se résumer ainsi : produire de la décision en nombre en faisant de la dentelle. Pour allier ces deux objectifs de qualité et de quantité, il est nécessaire d expérimenter et de tester des modes d organisation et de traitement différents afin d évaluer ceux qui répondent le mieux à ces deux impératifs. 1. Retour des expérimentations Deux séries de test ont été mises en place qui se sont déroulées sur le premier semestre de l année : L une sous forme d une journée d expérimentation et le deuxième type par l organisation de deux semaines spécifiques de traitement des demandes. Ces expérimentations ont été conduites de manière participative en associant les agents volontaires. La première à consisté à réunir les deux services métiers : gestionnaires administratifs et évaluateur médecins au sein d un même lieu pour traiter la totalité des dossiers arrivés à J-2. L objectif de cette journée consistait à mesurer le nombre de dossiers pouvant être traité dans un temps court de manière à les transmettre directement en décision CDAPH, selon le schéma de traitement ci-dessous. Ont ainsi pu être traités directement 30 % des demandes dans un temps très court. La typologie de ces demandes directement évaluables est intéressante à regarder pour l organisation de tri spécifique permettant la gestion des flux de demandes. 47/53
L évaluation de cette journée avec les participants a permis une reconfiguration du test en portant l effort non sur les demandes justes arrivées mais sur celles qui attendaient d être évaluées depuis leur arrivée. Deux semaines, sur les mêmes principes, ont ainsi été organisées entre les deux services métiers pour évaluer et porter vers la CDAPH un maximum de propositions de décisions. L évaluation a démontré un grand intérêt à ce type d opération tant en terme de résultats quantitatifs sur les volumes traités, que sur l appréciation positive des participants aux modalités d organisation proposées. Les conclusions de ces opérations ont vocation à servir de base de travail dans les projets qui démarrent en cette fin d année 2014 : le projet de réorganisation interne ainsi que la mise en œuvre de la numérisation des demandes dès leur arrivée. 2. Installation de la Commission des situations critiques Cette Commission des Situations Critiques a été officiellement mise en place le 19 mars 2014, en présence du Directeur Général adjoint chargé de la Solidarité du Département, du Directeur DT33 ARS et son Responsable de Pôle, du Directeur DEF CG33, du Directeur des Services Départementaux de l Education Nationale 33 et sa Conseillère Technique en service social, du Médecin inspecteur ARS, de la Directrice adjointe de l enfance du Département, du Directeur PA/PH du Département, de la Fédération Hospitalière de France, du Président de l URIOPSS Aquitaine, du Secrétaire général de l AIRE, de deux représentants de la CPAM Gironde. En Gironde, depuis 2012 existait une commission «Cas Complexes» ou «EPE Spécifiques» pluri partenariale qui étudiait des dossiers individuels en situation de blocage, afin de rechercher une solution. Un cadre socio-éducatif était dédié à cette mission depuis 2011. Depuis mars 2014, dans le respect de la circulaire relative aux situations critiques, une procédure particulière est présentée: La MDPH : Vérifie le critère de «situation critique» : rupture de parcours en ESMS, intégrité et sécurité en jeu Sélectionne les demandes en vue de leur passage en commission Informe les demandeurs de l orientation de leur demande Organise et anime la commission Met en œuvre les solutions Tient un tableau de bord des situations examinées 48/53
La Commission des Situations Critiques : Se réunit chaque mois, autant que de besoin, pour l examen des situations Rend compte trimestriellement de son activité, notamment des freins et blocages identifiés Identifie les besoins et des pistes de déblocages et produit un compterendu. Suite à la commission la MDPH propose: Un éventuel passage en CDAPH si une nouvelle décision est nécessaire Une réponse à la famille et aux partenaires si des pistes sont trouvées Si pas de réponse possible : Transmission sans délai des situations sans solution, à l ARS, échelon régional, comme le prévoit la circulaire. Sur l année 2014, 5 Commission ont été programmées (avril-mai-juin-octobrenovembre). Il y a eu 39 interventions pour solliciter la Commission depuis avril 2014. 13 situations ont été examinées : 4 situations adultes 9 situations enfants Une réponse a été faite aux 39 sollicitations. Parmi elles, certaines ont été étudiées directement lors du passage en commission. Chaque situation «Cas Critique», avant et après chaque commission, a fait l objet d une prise en compte et d un traitement particulier. L investissement de tous les partenaires tant par leur présence à la commission que dans la véritable recherche de solutions est à souligner. Il a été constaté que le passage en Commission critique peut être un élément déterminant pour les Directeurs d établissements qui, pour les adultes, notamment, utilisent ce passage comme une priorité en cas de vacance de place (notamment MAS lors des commissions d admission) L implication des établissements au moment des Commissions a été au-delà des clivages. Il reste malgré tout des freins : Un manque de places spécialisées en ESMS pour les enfants avec troubles du spectre autistique Une indisponibilité, voire une absence, du secteur psychiatrique en ambulatoire et en prise en charge hospitalière Un manque de places de FAM et de MAS pour les adultes Pas de levier, pour la MDPH, sur les établissements et services 49/53
Conclusion Projets et perspectives I. Projets innovants ou spécifiques Le projet de numérisation des dossiers entrants de la MDPH permettra de dématérialiser l ensemble du circuit du traitement de la demande à compter de janvier 2015 afin d emménager dans le bâtiment de la Croix-du-Palais avec zéro papier. Ce projet de dématérialisation est prioritaire pour la MDPH, dans l intérêt des usagers et des partenaires de la MDPH. Le projet de numérisation des dossiers entrants Il convient de rappeler que l objectif de la MDPH est de disposer d une numérisation des dossiers début 2016 c est-à-dire avant son emménagement à l immeuble Croix-du-Palais semestre 2016. Ce projet a été lancé le 19 décembre 2013, une équipe projet à été constituée. Au cours du 1 er semestre 2015, elle a élaboré le cahier des charges fonctionnel des besoins de la DPH en matière de GED. Cette phase est achevée. L équipe projet réalise la conception de la solution de GED. Afin d accompagner les agents de la MDPH, une Assistance à la Maîtrise d Ouvrage portant sur le volet organisationnel est assurée par la Société Docapost depuis octobre 2014 jusqu à la phase de production en janvier 2016 et un accompagnement Ressources Humaines relatif à l impact sur les conditions de travail est assuré simultanément par un consultant retenu par la DRH du Département. Ce projet va mobiliser toutes les équipes de la MDPH, afin que tous les agents puissent s approprier le projet et se préparer à ce nouveau mode opératoire. La dématérialisation totale des dossiers va, sans nul doute, bouleverser les modes d organisation et les pratiques des services. Evidemment, cette phase transitoire nécessitera un accompagnement important de la Direction et une mobilisation de tout l encadrement pendant la durée du projet. 50/53
II. Perspectives Organisation d un dispositif d accueil pour les personnes malentendantes A compter de janvier 2015, des modalités de mise en œuvre de permanences assurées par un médiateur et un interprète en Langues des Signes de l'institution Régionale des Sourds et des Aveugles (IRSA) seront mises en place ainsi qu il suit : Pour l'accueil physique : présence d'un médiateur et d'un interprète en langue des signes, celles-ci se tiendront dans l'un des bureaux d accueil attenant aux postes d'accueil physique au rez-de-chaussée de la MDPH le : 1er mardi de chaque mois de 9 H 30 à 13 H, 3ème jeudi de chaque mois de 13 H à 16 H 30. En revanche, la permanence d'août 2015 se tiendra uniquement le mardi 4 août de 9 H 30 à 13 H. Pour les réunions audioprothèses, présence d'un interprète en langue des signes, selon un calendrier proposé par le Service Evaluation et Suivi de la MDPH. Ce dispositif permet de compléter l offre d accueil physique et d information de la MDPH auprès des usagers en apportant des réponses dans les domaines de compétences qui leurs sont propres. Il complète l offre de service proposé par les permanences associatives et la permanence du Service d Accompagnement et du Maintien dans l Emploi des Travailleurs Handicapés (SAMETH) dans les locaux de la MDPH. Installation de la version WEB du système d information IODAS Afin d une part de moderniser les fonctions du système d information social et de développer les potentialités afférentes au WEB et d autre part de répondre à l arrêt de maintenance des modules IODAS hors web par le développeur GFI, le domaine MDPH amorcera en 2015 la transition de IODAS client serveur vers IODAS Web. Le projet sera conduit principalement par la direction des services informatiques départementaux en lien étroit avec le pôle ressource & moyen du département et de la MDPH. Une migration progressive sera programmée en suivant pour les autres domaines du Département, également utilisateurs de Iodas dans le cadre de la base partagée. Pour la MDPH, le scenario de migration reprendra le principe d une reprise de la base à l identique de l existant sur le serveur. Les attendus de cette migration portent essentiellement sur l ergonomie du système, en termes de présentation, mais aussi de fonctionnalités (meilleur 51/53
accès au numéro individuel, filtres aidant à la saisie, perspectives d une meilleure adaptation aux métiers nomades ). Installation d un module GEVAPH dans l applicatif informatique métier En juillet 2014, une présentation du module GEVAPH (nouvelle version) a été réalisée par GFI (développeur de Iodas) en présence d utilisateurs MDPH du métier de l évaluation. Le module semble répondre aux attentes des équipes, dans La mesure où il propose une richesse de renseignements disponibles, mais également pour son volet synthétique offrant une bonne lisibilité du dossier. Le déploiement de ce module en Gironde se dessine vraisemblablement pour fin 2015 ou l année 2016, après passage sous IODAS Web (préalable indispensable). Réorganisation de la MDPH La MDPH de Gironde met en œuvre un projet de numérisation des dossiers entrants, qui s accompagne d une réorganisation des services et d une adaptation des processus de traitement des dossiers. En prévision du déménagement au centre de Bordeaux, la MDPH a lancé un projet de numérisation du flux entrant des dossiers. Jusqu à présent les dossiers étaient numérisés après la CDAPH (commission des droits et de l autonomie des personnes handicapées). Il s agit de numériser et d enregistrer les dossiers dès leur arrivée afin d assurer leur traçabilité et leur traitement sans papier. Ce projet est concomitant d une adaptation des processus de traitement informatique des dossiers et du passage au WEB. La réorganisation des services est en cours sur une base territoriale avec des équipes composées de personnels administratifs, de médecins et d évaluateurs médico-sociaux. Ces équipes seront basées sur le site central.l objectif est de traiter de manière plus efficace les dossiers. Parallèlement la MDPH est engagée dans un processus de constitution du pôle autonomie avec la Direction personnes âgées personnes handicapées du Département. Ce projet comprend une mutualisation de certaines fonctions supports et de numérisation, de l accueil téléphonique ainsi qu une territorialisation de l accueil physique. Constitution du pôle autonomie Schématiquement, le pôle autonomie comprendra : 52/53
un bloc de services mutualisés une entité MDPH et une entité Direction personne âgées personnes handicapées du Département La MDPH au sein de ce pôle doit rester une entité à part entière qui conservera son statut de GIP (groupement d intérêt public) et sera administrée par la COMEX. 53/53