Règlement de gestion financière et du fonds de réserve du Gymnase intercantonal de la Broye (RGFF) du mars 005 Etat au 5..0 Le Conseil du Gymnase intercantonal de la Broye vu la Convention intercantonale du 9 décembre 00 sur la création et l'exploitation du Gymnase intercantonal de la Broye (ci-après : la Convention); vu le règlement général du Gymnase intercantonal de la Broye (ci-après : RGYB) du décembre 004 ; compte tenu des réglementations fribourgeoises et vaudoises en vigueur, Arrête : I Dispositions générales Article premier Objet Le présent règlement régit les dispositions financières concernant le Gymnase intercantonal de la Broye (ci-après : le Gymnase). Art. Désignation épicène Dans le présent règlement, toute désignation de personne, de statut ou de fonction s'entend indifféremment au féminin ou au masculin. II Compétences Art. Directeur Le directeur, en application des articles 5 et 7 de la Convention : - établit le projet de budget en vue de son adoption par le Conseil du Gymnase intercantonal de la Broye (ci-après le Conseil) ; - établit le projet de plan financier en vue de son adoption par le Conseil ; - assure la gestion du budget et établit les comptes ; - calcule les parts cantonales des charges d exploitation en fonction de la clé de répartition définie par la Convention et les présente au Conseil. I Dispositions générales
GYB Règlement de gestion financière et du fonds de réserve (RGFF) Art. 4 Limites de compétences a) charges de fonctionnement Une dépense prévue au budget peut être engagée par le directeur. Une dépense non prévue au budget mais restant dans le cadre budgétaire du groupe peut être engagée par le directeur jusqu'à concurrence de 50'000 francs, par le Bureau du Conseil du Gymnase (ci-après le Bureau) pour des montants supérieurs. Une dépense occasionnant un déficit d'exploitation pouvant être couvert par le fonds de réserve peut être engagée par le directeur jusqu'à concurrence de 50'000 francs, et par le Conseil pour des montants supérieurs. Art. 5 b) bâtiment Tout investissement lié au bâtiment est de la compétence conjointe du canton de Fribourg et du canton de Vaud. Les deux cantons sont maîtres de l ouvrage. L entretien courant des bâtiments et des équipements qui y sont liés est placé sous la responsabilité du Gymnase, selon le cadre du droit de superficie. La commission de bâtiment telle qu elle est définie dans le règlement général du Gymnase (RGYB) élabore le projet de budget du compte d entretien des bâtiments. Lorsque l entretien des bâtiments exige des dépenses imprévisibles et urgentes qui conduisent à un dépassement budgétaire de ce compte, un crédit supplémentaire est introduit conjointement dans les deux cantons. Art. 6 Délégation Le Conseil peut modifier les limites de compétences fixées par le présent règlement. La délégation au Bureau ou au directeur doit se faire par écrit. Art. 7 Subsidiarité Les dispositions de la législation et réglementation du canton de Fribourg sont applicables par analogie lorsqu il n existe aucune autre disposition applicable dans la Convention ou les dispositions de la législation et réglementation du Gymnase. III Budget Art. 8 Adoption Le budget du Gymnase est établi par année civile, conformément au plan comptable harmonisé en vigueur dans les deux cantons. Il comprend l ensemble des frais d exploitation. L avant projet de budget est transmis au Bureau par le directeur, en principe avant le 5 avril, de telle sorte qu il puisse être intégré dans le premier projet de budget de chacun des deux cantons. Le projet de budget est présenté par le directeur au Conseil en vue de son adoption en principe entre le 5 avril et le 5 juillet, mais en tout cas pas avant l établissement de la première version ni après la dernière version du projet de budget de chacun des deux cantons. 4 Le projet final de budget est présenté à la Commission interparlementaire. II Compétences
Règlement de gestion financière et du fonds de réserve (RGFF) GYB Art. 9 Suivi Le Gymnase met en place un suivi budgétaire trimestriel ainsi qu un système de prévision du résultat de l année en cours. Il transmet un rapport de suivi au Bureau le 0 du mois suivant. Art. 0 Clé de répartition La clé de répartition des charges entre les deux cantons, une fois déduite la contribution relative à l avantage de site, est calculée sur la base des effectifs au er septembre de l année qui précède l année comptable. En cas d une variation importante de la répartition cantonale des élèves d une année à l autre, un correctif peut être demandé par le Bureau, calculant la clé de répartition sur la base des effectifs au er septembre de l année comptable. Le directeur transmet les parts cantonales définitives au Bureau le 5 septembre au plus tard pour correction technique du budget dans chacun des deux cantons. 4 Le domicile de l étudiant valant pour le calcul de la clé de répartition est celui des parents. Dans le seul cas où ces derniers ne répondent plus à l obligation d entretien, le domicile est celui de l élève. 5 Les élèves dont le domicile ainsi défini n est établi dans aucun des deux cantons sont répartis au prorata des parts cantonales. Art. Reports de crédits Des dépenses importantes d entretien du bâtiment et des équipements peuvent faire l objet d un report de crédit si les conditions suivantes sont réunies : - la dépense excède Fr. 50'000.- ; - le crédit porte sur une dépense prévue au budget ; - la dépense a été engagée mais non encore facturée. Le report de crédit est enregistré dans les comptes de bilan. IV Comptes Art. Structure Le Gymnase établit sa comptabilité par année civile, conformément au plan de comptes et aux directives comptables des deux cantons. La comptabilité du Gymnase se compose : - d un compte de fonctionnement ; - d un compte d investissement ; - d un compte de bilan ; - d une annexe aux comptes. Art. Approbation Les comptes sont transmis à la Commission interparlementaire tels qu ils ont été approuvés par le Conseil. La part cantonale respective figure dans la brochure des comptes de chacun des deux Etats. III Budget
GYB Règlement de gestion financière et du fonds de réserve (RGFF) Art. 4 Comptes de fonctionnement Le compte de fonctionnement fait état de l utilisation des ressources allouées pour l exécution des tâches du Gymnase durant l année civile. Il enregistre les charges et les revenus dont la reconnaissance économique ou juridique a lieu durant l année civile. L excédent éventuel est affecté au fonds de réserve. Art. 5 Compte de bilan a) principe Le compte de bilan fait état de la composition et du montant du patrimoine du Gymnase (actif) et de ses sources de financement (passif). Art. 6 b) actif L actif du bilan se compose notamment : - des comptes de liquidités ; - des créances ouvertes ; - des actifs transitoires ; - du compte courant avec l Etat. Art. 7 c) passif Le passif du bilan se compose notamment : - des comptes créanciers ; - des passifs transitoires ; - du compte courant auprès de l Etat ; - des reports de crédits ; - du fonds de réserve. Art. 8 Annexe aux comptes L annexe aux comptes se compose notamment : - des dettes découlant de contrats de leasing non portées au bilan ; - du tableau de variation du fonds de réserve. Art. 9 Compte courant Un compte courant est ouvert dans les comptes de l Etat de Vaud, un autre dans les comptes de l Etat de Fribourg et un autre dans les comptes du Gymnase. Le compte courant ouvert dans les comptes du Gymnase enregistre notamment les mouvements suivants : - financement de l Etat de Fribourg selon clé de répartition ; - financement de l Etat de Vaud selon clé de répartition ; - charges et produits d un canton au profit du Gymnase ; - charges et produits du Gymnase au profit d un canton ; - sortie et entrée de fonds. Son taux d intérêt est nul. 4 Le clearing des comptes courants est effectué au décembre par le Gymnase. 4 IV Comptes
Règlement de gestion financière et du fonds de réserve (RGFF) GYB Art. 0 Trésorerie La trésorerie du Gymnase est alimentée chaque mois pour une somme équivalant au douzième de la subvention nette inscrite au budget. Chaque vingt-deuxième jour du mois, les avances de fonds sont effectuées par le compte courant de l Etat de Fribourg et par le compte courant de l Etat de Vaud, dans une proportion correspondant à la clé de répartition calculée par le Gymnase sur la base de la Convention. Les avances de fonds sont versées sur le compte bancaire ou postal du Gymnase. Art. Clôture Le délai de clôture des comptes est fixé au 5 janvier. Art. Révision La révision des comptes est l objet d un mandat du Conseil. Elle est confiée à un organisme de révision agréé par la Direction des finances du canton de Fribourg et le Département des finances du canton de Vaud. Nonobstant l obligation de garder le secret, le Gymnase doit fournir à l inspection des finances fribourgeoise ou au contrôle cantonal des finances vaudois, à sa demande, les renseignements et les pièces nécessaires à l accomplissement de sa tâche. En outre, il transmet un exemplaire des rapports de révision effectuée par des experts ou des sociétés fiduciaires à la commission interparlementaire, à l inspection des finances fribourgeoise et au contrôle cantonal des finances vaudois. V Fonds du Gymnase Art. Principe Les fonds du Gymnase sont inscrits au passif du compte de bilan. Art. 4 Fonds de réserve Le fonds de réserve est alimenté par les excédents des recettes. Le montant disponible ne peut excéder 5% des montants alloués par les cantons. Au-delà, les excédents viennent en déduction des frais d exploitation de l exercice suivant. Conformément à l article 68 de la Convention, le fonds de réserve permet de couvrir des charges d exploitation excédant le budget d un groupe de comptes, évitant ainsi en cas de solde positif du fonds le recours aux crédits supplémentaires. Art. 5 Fonds en faveur des élèves Les taxes d inscription, prévues par le règlement général du Gymnase (RGYB) ne sont pas prises en compte par le budget de fonctionnement du Gymnase et sont versées au fonds des élèves. Le fonds des élèves contribue essentiellement au financement des activités en lien avec la scolarité ; Il s agit d activités culturelles ou liées aux objectifs présentés dans les plans d études du Gymnase mais ne faisant pas partie des cours à proprement parler. Le fonds des élèves peut aussi être alimenté par des dons et legs ainsi que des montants destinés à permettre une aide individuelle en faveur d élèves en difficulté ou l octroi d éventuels prix décernés par le Gymnase. IV Comptes 5
GYB Règlement de gestion financière et du fonds de réserve (RGFF) Art. 5bis Fonds pré-avs Nouvelle formulation selon l arrêté du Conseil du 5..0 Le fonds pré-avs est régi par le règlement du fonds pré-avs du Gymnase intercantonal de la Broye (RAVS) du 9 juillet 00. VI Gestion financière Art. 6 Pièces justificatives La comptabilisation des dépenses et l exécution des paiements se font sur le vu de factures, situations et décomptes originaux établis par les entreprises, fournisseurs et maîtres d état. La pièce est visée par le collaborateur chargé de l établissement du contrat, de la réception de la livraison ou du suivi des travaux. Art. 7 Autorisation La double signature est exigée pour tous les mouvements intervenant sur les comptes de liquidités du Gymnase. Il s agit de la signature conjointe de l administrateur et du directeur. Pour des objets précis, le directeur -ou en cas de vacance durable son représentant- peut déléguer sa signature à un adjoint de direction. La délégation doit faire l objet d une note écrite et préciser les objets. VII Dispositions transitoires et finales Art. 8 Budgets 004 et 005 En dérogation au chapitre III du présent règlement : - le projet de budget 004 est préparé par le Bureau ; - le projet de budget 005 est préparé par le Bureau. Art. 9 Entrée en vigueur et publication Le Bureau et le directeur sont chargés de l exécution du présent règlement qui entre en vigueur immédiatement. Il est publié dans le Recueil officiel de la législation du canton de Fribourg et dans la Feuille des avis officiels du canton de Vaud. 6 V Fonds du Gymnase
Règlement de gestion financière et du fonds de réserve (RGFF) GYB Table des matières I Dispositions générales - II Compétences -7 III Budget 8- IV Comptes - V Fonds du Gymnase -5 VI Gestion financière 6-7 VII Dispositions transitoires et finales 8-9 Payerne, le 5 janvier 0 Pour le Conseil du Gymnase intercantonal de la Broye Anne-Catherine Lyon Présidente