MARCHÉ DE LA FLOTTE AUTOMOBILE ALD AUTOMOTIVE Application en Île-de-France Le marché étant national, pouvez-vous préciser sa limite territoriale? Le marché national de la flotte automobile ALD Automotive comprend : la France métropolitaine (Corse comprise), l Allemagne (l armée y est implantée), tous les DOM (département d outre-mer) : la Guadeloupe, la Martinique, la Guyane, la Réunion, certaines COM (collectivité d outre-mer) : Saint-Pierre et Miquelon, Mayotte. Les territoires exclus du marché national sont : les TOM (Territoire d outre-mer) : la Polynésie Française, certaines COM : Wallis et Futuna, la Nouvelle-Calédonie, les Terres Australes et Antarctiques Françaises. Tous les véhicules qui séjournent autour de l Hexagone (Suisse, Italie ) peuvent être intégrés dans le marché national, à condition qu ils soient immatriculés en France et propriété d un laboratoire CNRS français. En revanche, l entretien et les réparations doivent se faire uniquement en France métropolitaine par un garage homologué ALD. Pourquoi passer toute la gestion de nos véhicules sur le marché UGAP? Il s agit de l obligation faite à l ensemble des ministères, services et opérateurs de l Etat comme suite à la conclusion de ce marché national et en application de la circulaire du Premier ministre. Cela permettra d homogénéiser les pratiques de l ensemble de la flotte automobile du CNRS. La Mission Interministérielle pour la gestion du Parc Automobile de l Etat (MIPA) est en liaison étroite avec les ministères et les établissements pour s assurer de la mise en œuvre des actions préconisées. 1
Quand recevrons-nous les cartes de service ALD? Nous allons entrer dans le marché ALD courant juin 2016. La gestionnaire de flotte automobile vous préviendra lorsque les cartes de service ALD seront prêtes et vous les transmettra. N oubliez pas d en faire une copie en cas de perte car son remplacement est facturé 3 HT. Quels sont les horaires de la plateforme téléphonique commerciale ALD? ALD FRANCE au 0800854030 choix 4 : 9h00 18h00 en semaine sauf le vendredi 17h30. ALD DOM au 0033134807807 : 09h00 18h00 aux heures des DOM toute la semaine. Combien de garages franciliens sont homologués par ALD? Il existe 3.300 garages franciliens homologués ALD. Vous pouvez faire entretenir et/ou réparer votre véhicule dans n importe quel garage en France à condition qu il soit homologué ALD. Comment récupérer la liste des garages homologués en dehors de l hexagone? La liste des garages homologués de tous les territoires du marché ALD se trouve sur le site www.ald-mobile-public.fr et vous permet de vous positionner sur une carte GPS. Comment faire homologuer un garage? Un réseau ou un garage dédié au contrôle technique? Vous pouvez demander que votre garage de proximité soit homologué ALD à condition qu il respecte les tarifs ALD. Le délai est d un mois minimum. Pour le contrôle technique, c est le garage ou le réseau de contrôle technique qui doit faire la demande à ALD pour être homologué. N hésitez donc pas à l inciter à prendre contact avec ALD. Que veut dire «Gardiennage 4 pneus/mois», dans la liste des pneumatiques? Pour le changement de vos 4 pneus «été» en pneus «hiver», le stockage des pneus en entreprise étant interdit, le garage vous facture le gardiennage de vos 4 pneus. Est-ce que la règle des seuils s applique pour le changement de la courroie de distribution? Oui car cet entretien dépasse vraisemblablement le seuil des 500 ou 750 HT. ALD fait alors une demande d autorisation d engager la dépense à la gestionnaire de flotte. Vous devrez donner votre accord financier auprès de la gestionnaire de flotte automobile pour que l entretien puisse se faire. Quelle est la procédure à suivre pour l achat des fournitures de véhicule? Tout ce qui est prévu par la prestation de base du constructeur de votre véhicule doit passer par le marché ALD, y compris les balais d essuie-glace lors de la révision. En revanche, les fournitures hors constructeur (ou le changement de balais d essuie-glace en dehors de la révision) peuvent être achetées dans tout autre commerce, y compris auprès du garage, mais à la charge du laboratoire : carte achat ou bon de commande hors marché. 2
Quelle est la procédure à suivre en cas de bris de glace? A partir du 1 er juin 2016, nous passons sur un nouveau marché d assurance automobile, dont le titulaire est Gras Savoye. La flotte automobile nationale du CNRS sera assurée «au tiers». L assurance ne prendra pas en charge les bris de glace. Une communication sera faite prochainement. Vous devrez donc passer par le marché ALD pour tous les bris de glace. N.B. : il n y a pas de lien entre l assurance et ALD. Quelle est la procédure à suivre pour un véhicule accidenté? Dans un premier temps, si votre véhicule accidenté doit être remorqué, contactez votre assurance pour cette prestation. Il n y a pas d option remorquage chez ALD. Pour les réparations de carrosserie : si votre franchise d assurance est trop élevée, vous pouvez faire appel à ALD. Attention, prévenir l assurance que vous ne passez pas par leur service sinon vous risquez de payer 2 fois! Cette situation doit être vue au cas par cas. N.B. : dans ce cas, les frais de gestion mensuels de 7.49 HT restent identiques. Quelle est la procédure à suivre en cas de pneu crevé? Si votre véhicule est roulant, déposez-le dans un réseau pneumatique ou garage homologué ALD. Si votre véhicule est immobilisé (non-roulant), contactez l assurance uniquement pour le remorquage jusqu à un réseau pneumatique ou garage homologué ALD. Attention, pas d option de remorquage chez ALD! Faites faire les réparations par ALD en prévenant l assurance que vous ne passez pas par leur service. Est-il possible de faire réparer les pneus à domicile? Cette possibilité de réparation des pneus à domicile existe mais elle n est pas encore entrée en vigueur. Quelle est la procédure à suivre si la panne de mon véhicule est due à un défaut de maintenance du garage? C est ALD qui se charge de cette procédure auprès du garage en sachant que les réparations sont garanties entre 6 à 12 mois. Qui se charge du non-respect des délais d intervention du garage? C est ALD qui fait prévenir le laboratoire de la durée des travaux et/ou des retards. ALD peut faire pression sur le garage si la durée est excessive où vous proposer de changer de garage. Quel est le délai de paiement du garage? La facture du garage est envoyée directement à ALD, qui l acquitte avant de refacturer à l euro près le CNRS. Après contrôle par ALD, le délai de paiement est de 30 jours en moyenne. 3
Comment faire pour connaitre le montant des interventions? Vous pouvez communiquer auprès du garage pour connaitre le montant du devis afin de faire votre commande dans Geslab. Vous pouvez demander également le montant à la gestionnaire de flotte qui consultera votre encours dans l outil de gestion d ALD Automotive (ALDnet). Avons-nous besoin de faire un bon de commande séparé pour les frais de gestion et les frais d entretien mensuel? Oui. Vous devez faire 2 bons de commande séparés par mois. Le 1 er bon de commande concerne les frais de gestion mensuels (pas annuels) en FLUX 4. Le 2 nd bon de commande mensuel concerne l ensemble des entretiens et/ou réparations de tous vos véhicules en FLUX 1. Un seul bon de commande par laboratoire pour l ensemble de sa flotte automobile. Rappel : vous n adressez aucun de ces bons de commande ni à ALD ni au garage. Quel est le processus concernant la dématérialisation des factures? Pour les délégations qui sont concernées par la dématérialisation, ALD envoie la facture au SCTD en précisant le nom du laboratoire ou service et son code division, ce qui permettra d identifier chaque facture. Pour les délégations qui ne sont pas concernées par la dématérialisation, la facture arrivera directement au laboratoire ou service détenteur du véhicule. Si vous avez des difficultés de facturation, veuillez remonter l information auprès de la gestionnaire de la flotte automobile qui se mettra en rapport avec la DDAI. Est-ce que je peux revendre mon véhicule par ALD? Pour la revente de vos véhicules, vous pouvez passer par ALD Automotive ou par France Domaine. Si vous passez par ALD, vous devez avoir préalablement enregistré votre véhicule dans le marché ALD (matrice client). Le coût de la vente alors à votre charge est de 250 HT et comprend : transport du véhicule, préparation à la vente, destickage des autocollants, contrôle technique, nettoyage, frais de vente, frais de publicité à la vente et honoraires de gestion. Vous recevrez le produit de la vente via un avoir émis par ALD, déduction faite du forfait de vente de 250. Est-ce qu il est possible de louer un véhicule? Vous pouvez uniquement louer un véhicule de longue durée via le marché UGAP afférent. 4
Vous demandez de retirer nos véhicules anciens : avez-vous prévu un budget pour l achat de véhicules neufs? Aujourd hui, le CNRS possède un parc national de 560 véhicules : l Etat nous demande une réduction de 10 % d ici le 31/12/2017. Vous pouvez faire annuellement une demande d acquisition d un véhicule sur subvention d Etat mais en contrepartie vous devrez retirer certains de vos véhicules trop anciens. Vous pouvez également mobiliser vos ressources propres. Est-il possible d avoir accès à l outil de gestion ALD Automotive? Pour le moment, la gestionnaire de flotte automobile va se former à cet outil (ALDnet) et reviendra vers vous pour un éventuel accès en consultation à votre parc automobile. Quelles sont les disponibilités de la gestionnaire de flotte automobile? La gestionnaire de flotte automobile travaille seule sur cette mission, toute la semaine sauf le mercredi après-midi. Elle va mettre en place un planning de ses congés qui vous permettra d anticiper et d organiser, en cas d intervention qui dépasserait le seuil, les rendez-vous de maintenance, de révision et d entretien constructeur. Une personne au sein de l IFSeM va être désignée pour assurer la continuité de service en cas d intervention d urgence lors des absences de la gestionnaire de flotte. 5