Annexe 1. Cahier des charges

Appel d'offres APEX-CI N 001/AP/12/2013 Plateforme de veille et d échange d information sur les marchés publics Annexe 1 Cahier des charges

SOMMAIRE 1. Préambule... 4 2. Présentation de l APEX-CI... 4 3. Contexte... 5 3.1. Présentation du projet AMADE... 6 3.2. Objectifs... 6 3.3. Public cible... 6 3.4. Stratégie d intervention... 7 3.5. Etat d avancement du projet... 7 3.6. Veille... 7 3.7. Sensibilisation, communication, formation... 8 3.8. Accompagnement... 8 3.9. Dialogue public-privé... 8 3.10. Résultats... 9 3.11. 2013, une année de transition... 9 4. La plateforme de veille et d échange... 9 4.1. Etudes préalables... 9 4.2. Enjeux de l outil pour le projet et les points focaux... 10 4.3. Objectifs de l outil... 10 4.4. Contraintes... 11 5. Objet de la consultation et information préalable sur les attendus du cahier des charges... 12 5.1. Objet de la consultation... 12 5.2. Conventions de notations et interprétation des attendus du cahier des charges.. 13 6. Attendus fonctionnels de l application... 14 6.1. Périmètre du projet... 14 6.1.1. Schéma d ensemble... 14 6.2. Outils de veille... 15 6.3. manuelle d... 15 6.4. Traitement des... 17 6.5. disposition des (privée et publique)... 18 6.6. Identification des clients/experts... 20 6.7. Annuaire des clients/experts... 21 6.8. Annuaire public des clients/experts... 22 6.9. sur les transmises aux clients/experts... 22 6.10. Besoin complémentaire et partage d informations sur les... 23 6.11. sur les informations... 24 APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 2 / 37

6.12. s d infos économiques/bonnes pratiques (Hors )... 25 6.13. disposition des informations... 26 6.14. disposition publique d informations... 27 7. Attendus en matière d architecture technique, système et logiciels... 28 7.1. Architecture technique... 28 7.2. Architecture système et logiciels... 29 7.3. Architecture sécurité d accès... 30 8. Attendus en matière de prestation... 31 8.1. Initialisation... 32 8.2. Etude et conception... 32 8.3. Mise en œuvre... 33 8.4. Formation et manuels de formation... 35 8.5. Maintenance... 36 APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 3 / 37

1. Préambule Ce document constitue le cahier des charges, relatif à une prestation de maîtrise d œuvre, en vue de la mise en place du projet de plateforme de veille et de partage d information sur les marchés publics, dans le cadre de la mise en œuvre du projet «Accès aux marchés de l aide publique au développement (AMADE)» piloté jusqu en 2013 par l'organisation Internationale de la Francophonie (0lF). Cette plateforme est destinée aux partenaires du projet qui ont créé le 30 octobre 2013 l association internationale Amade (Accès aux marchés publics pour le développement économique) en vue d assurer la continuité du projet et de ses acquis. L APEX-CI assure la présidence de cette association et a été mandatée pour piloter la mise en place de la plateforme pour le réseau, sur un financement de l Organisation internationale de la Francophonie. Le cahier des charges est constitué principalement des chapitres suivants : Note : Présentation de l'apex-ci Contexte et objet de la Consultation Généralités sur l outil de veille et d échanges Attendus fonctionnels de l'application Attendus en matière d architecture technique, système et logiciel Attendus en matière de prestation Les documents d étude constituant le dossier de consultation sont la propriété de l APEX-CI, ils ne peuvent être reproduits ou diffusés sans autorisation préalable écrite de l APEX-CI. 2. Présentation de l APEX-CI L Association pour la promotion des Exportations de Côte d Ivoire (APEX-CI) est une agence visant le renforcement des capacités des entreprises et des organisations professionnelles du secteur privé, mandatée par les opérateurs économiques et l Etat de Côte d Ivoire. Elle est également partenaire des organisations internationales et régionales telles que la Banque Mondiale, l Union Européenne, la CEDE. A partir de sa mission de base, la promotion et le développement des exportations, l APEX-CI a développé une expertise reconnue par tous, qui la positionne dorénavant dans le métier de la promotion et du développement du secteur privé. 1. L APEX-CI, une Agence de Promotion et de Développement des Exportations Mission : Favoriser la croissance soutenue des exportations ivoiriennes (réduction de la dépendance vis-à-vis des produits traditionnels ; accroissement de la part des exportations à forte valeur ajoutée, diversification géographique des exportations, création d une culture d exportation) En des termes pratiques, l APEX-CI est : a) Votre conseiller à l exportation : conseil individualisé, assistance dans la mise en œuvre de votre stratégie de développement à l international et financement des exportations (Trade Finance). b) Votre courtier en informations commerciales : fourniture d informations pour l accès aux marchés (réglementations commerciales ; normes et règlements d exportation, opportunités d affaires, etc.) c) Votre spécialiste en marketing, en prospection et en promotion commerciale : actions sur des marchés spécifiques, organisation de missions commerciales lors des fora, expositions et foires commerciales. APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 4 / 37

d) Votre principal interlocuteur pour l amélioration de l environnement des exportations : actions de lobbying sur demande, par des sociétés ou par l Etat. e) Votre partenaire pour la recherche de financement auprès des bailleurs de fonds internationaux et d organismes d appui au secteur privé : facilitation auprès d organismes dédiés au financement, organismes régionaux et internationaux. 2. 2. Produits, services ou mécanismes : a) Le Fonds à couts partagés d Appui au Développement des Exportations «FADEX» : Un Appui technique et financier pour générer ou augmenter vos activités à l'exportation. Assistance pour la définition de vos objectifs de croissance de marchés ou de pénétration de nouveaux marchés. b) Le Centre d' Commerciales sur les marchés étrangers «CIC» : L'APEX-CI met à la disposition des exportateurs actuels ou potentiels, un Centre dont le but est de les informer et de les orienter dans l'approche et l'accès des marchés étrangers. Elle est le Point Focal des programmes et franchises suivants : AMADE (OIF), ECOBIZ (CEDE), INFOCOM (CCI/OMC/CNUCED), JITAP (CCI/OMC/CNUCED), et des produits d exploitation du Centre de Commerce International : TRADEMAP, MARKET ACCESS MAP, PRODUCTMAP c) Le Lobby et plaidoyer pour l accès aux marchés extérieurs «MARKET ACCESS» : Il se fait à travers les plateformes : * AGOA (African Growth Opportunity Act), *M CC (Millennium Challenge Corporation), * A P E (Accords de Partenariat Economique); * Programme AID FOR TRADE (OMC/ITC/CNUCED), NEPAD Business Group, RENACCE-CI d) Le Centre de Compétences à travers la base de données des Consultants «APEX-BASE» : Une assistance-conseil " sur mesure" pour générer ou augmenter vos activités à l'exportation L'APEX-CI propose aux exportateurs actuels ou potentiels, bénéficiaires du FADEX, une base de données dédiée en conseil international ; qui regroupe des consultants nationaux et internationaux spécialistes des problèmes d'exportation. Plus de 300 experts nationaux et internationaux sont agréés APEX-BASE 3. Contexte Le projet «Accès aux marchés de l aide publique au développement (AMADE)», dans lequel s inscrit cette consultation, est un projet mis en place et piloté depuis 2006 par l Organisation internationale de la Francophonie (OIF), qui prendra fin au sein de sa programmation à partir de 2014. La mise en place de la plateforme électronique de veille et d échange d informations sur les marchés publics qui fait l objet de cette consultation figure parmi les principaux facteurs de pérennisation du projet, souhaitée par ses partenaires locaux bénéficiaires, parmi lesquels figure l APEX-CI, au-delà de l appui de l OIF. Elle s inscrit dans la dynamique de réseau et de prise en main du projet par ses bénéficiaires qui a conduit en octobre 2013 à la création de l association internationale Amade, dont l APEX-CI assure la présidence. Cette association regroupe les partenaires du projet et vise notamment, par la mutualisation de leurs moyens et le développement de l action collective, à améliorer la performance du projet tout en réduisant les coûts individuels de mise en œuvre des activités du projet. A terme, la plateforme de veille deviendra la propriété de l association internationale Amade qui aura la responsabilité de sa mise en œuvre et de son administration au niveau global. APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 5 / 37

3.1. Présentation du projet AMADE Les marchés publics (MP) représentent un marché très significatif pour les entreprises des pays ACP. En 2011, les pays en développement ont reçu 94 milliards d USD d aide publique au développement (APD), dont une large partie est mise en œuvre au travers d appels publics à la concurrence. A la fin des années 90, les marchés publics passés annuellement sur le continent africain étaient estimés à plus de 50 milliards de dollars US, l équivalent de 50 % des importations africaines, alors que, dans la plupart des Etats d Afrique, la portion du PIB réalisée par le biais des marchés publics était évaluée entre 9 et 13 %. Aujourd hui, certains estiment que la part des marchés publics dans le PIB en Afrique se situerait plutôt autour de 20%. Dans le même temps, la participation des petites et moyennes entreprises (PME) locales aux marchés publics dans les pays en développement, concurrencées par les grandes entreprises et les entreprises étrangères, apparait insuffisante. Le manque d accès à l information, les difficultés à se conformer aux exigences strictes de procédures de passation de marchés complexes et aussi la relative petite taille des entreprises, comme les difficultés d accès au crédit, figurent souvent parmi les obstacles à la participation aux marchés publics considérés les plus difficiles à surmonter par ces entreprises. Le projet AMADE (Accès aux marchés de l aide publique au développement) a été mis en place pour améliorer l accès des entreprises locales aux marchés publics, notamment financés par l APD, en s attachant principalement à réduire les obstacles à leur participation. Il agit dans 4 grandes directions : Améliorer l accès à l information sur les marchés publics Améliorer la maîtrise des procédures de passation des marchés publics et les mécanismes de financement internationaux ; Mettre en place dans les pays bénéficiaires de nouveaux services d appui aux entreprises, spécifiquement dédiés à l accès aux marchés publics ; Favoriser le dialogue public-privé sur la question de l accès des PME aux marchés publics et sur l amélioration des procédures nationales de passation des marchés, un des objectifs de la Déclaration de Paris sur l efficacité de l aide. Dans le cadre du projet AMADE, 20 structures d appui aux entreprises issues de 18 pays se sont engagées durablement aux côtés de l OIF et ont mis en place un «point focal» (PF), dont la mission est de sensibiliser les entreprises aux opportunités d affaires des marchés publics et de leur offrir des services de veille sur les marchés publics (MP), de formation aux procédures de passation des marchés, d aide au montage des offres et au montage de partenariats. Ils ont également vocation à jouer un rôle dans l identification de l expertise et dans le dialogue public-privé national sur la réglementation et la régulation des marchés publics. 3.2. Objectifs L objectif global du projet est d améliorer le positionnement des PME locales des pays bénéficiaires sur les marchés publics, largement financés par l aide publique au développement. Les objectifs spécifiques du projet sont : D améliorer les capacités des organisations intermédiaires du secteur privé à appuyer les entreprises pour faciliter leur accès aux marchés publics. D améliorer la capacité des organisations intermédiaires du secteur privé à participer au dialogue public-privé sur les règles et la régulation des marchés publics. 3.3. Public cible Les bénéficiaires directs du projet sont les organisations d appui au secteur privé. Les bénéficiaires finaux du projet sont les entreprises locales, en particulier les petites et moyennes entreprises (PME). APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 6 / 37

3.4. Stratégie d intervention Pour atteindre ses objectifs, le projet déploie des activités selon 3 grands axes : La mise à disposition d information sur les appels d offres nationaux et internationaux, les projets et programmes de développement, notamment financés par l aide publique au développement ; Le renforcement des capacités des organisations intermédiaires du secteur privé à identifier les opportunités d affaires de la commande publique et à délivrer des services d appui aux entreprises locales pour les aider à répondre de façon compétitive aux appels d offres de marchés ; Le renforcement du dialogue et des échanges d informations et d expériences entre acteurs publics, privés et bailleurs de fonds sur les projets, les appels d offres et sur les règles de passation des marchés. 3.5. Etat d avancement du projet En 2013, 20 structures issues 18 pays 1 francophones sont engagées dans le projet et disposent d un point focal. Ils sont mis en œuvre par une équipe de une à trois personnes selon les pays, qui y consacrent une partie de leur temps de travail et se répartissent les responsabilités de veille et d accompagnement. Tout au long du projet, les compétences des équipes ont été renforcées, en fonction de leur responsabilité au sein de l équipe, dans les domaines nécessaires à l accomplissement de leur mission : veille, intelligence économique, lobbying et communication stratégique, montage des offres, procédures de passation des marchés, accompagnement de l entreprise, élaboration de projet Les activités déployées en 2012 et 2013 ont eu pour objectif la pérennisation du projet à moyen-long terme, compte tenu de la fin de la période de programmation du projet prévue à partir de 2014. Les compétences des équipes ont ainsi été renforcées en matière d élaboration et de gestion de programme. Par ailleurs, les partenaires du réseau se sont regroupés au sein d une association internationale et, dans le cadre de cette association, il est prévu la mise en place d un outil commun de veille sur les marchés et de partage d information. En 2010-2011, on peut également noter que les structures partenaires d Afrique de l Ouest ont décidé de porter plus loin le projet AMADE dans le cadre d un projet sous régional, qui a bénéficié d un appui financier important du programme Euro-ACP Pro Invest et reçu l adhésion de l UMEOA (Union économique et monétaire ouest africaine) et de sa Chambre consulaire régionale. Les résultats obtenus grâce à ces financements complémentaires ont confirmé la pertinence du projet AMADE et sa stratégie d intervention. Grâce à la mise en œuvre d une pluralité d activités au niveau national, il a permis de faire connaître les services des points focaux aux entreprises, au secteur public et aux bailleurs de fonds, de montrer l intérêt des organisations intermédiaires pour l animation d un dialogue public-privé sur les marchés publics et a contribué à renforcer la logique de réseau du projet dans la sous-région. Le projet «AMADE- Pro Invest», qui a pris fin courant 2012, a également permis de travailler à la rédaction d un projet de cahier des charges et de spécifications techniques pour le développement d un outil de veille et de partage des informations. Ce travail servira de base au développement d un outil pour l ensemble du réseau. 3.6. Veille La veille sur les marchés publics constitue le pilier sur lequel repose l ensemble des services délivrés par les points focaux aux entreprises. C est en effet à partir de cette veille que le point focal sera 1 Bénin, Burkina Faso, Cameroun, Congo, Congo RD, Côte d Ivoire, Djibouti, Haïti, Ile Maurice, Madagascar, Mali, Moldavie, Maroc, Mauritanie, Niger, Sénégal, Togo, Tunisie APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 7 / 37

en mesure de susciter l intérêt des entreprises pour les marchés publics en leur transmettant suffisamment tôt une information pertinente, fiable et complète. Dans un second temps, les services de conseil et d accompagnement se mettent en place auprès des entreprises qui souhaitent se lancer dans la compétition sur les marchés identifiés. La veille est un service délivré par tous les points focaux. Elle est plus ou moins ciblée en fonction des moyens et compétences des équipes, mais aussi du temps qui peut lui être consacré, souvent réduit. Elle a été jusqu à présent principalement réalisée à partir d une base de données payante en ligne sur les appels d offres et attributions de marchés, qui permet de recevoir quotidiennement des alertes marchés en fonction de critères prédéfinis. Les alertes reçues sont ensuite triées, l information vérifiée voire complétée par d autres sources d information (internet, presse locale, bailleurs de fonds locaux) puis transmises aux entreprises, de façon large et ciblée. La base de données qui a été mise à la disposition des points focaux par l OIF est un outil simple d utilisation qui offre une large couverture géographique et bailleurs de fonds, ainsi qu un moteur de recherche efficace. Une base de données d experts et la liste des entreprises attributaires permettent de compléter les informations sur les appels d offres pour la recherche de partenaires. 3.7. Sensibilisation, communication, formation Afin de faire connaître le projet et de susciter l intérêt des entreprises pour les marchés publics, les points focaux mettent en œuvre ponctuellement des activités de sensibilisation, communication et formation, parfois en collaboration avec les administrations publiques et/ou organismes indépendants chargés du contrôle et de la régulation des marchés publics. Beaucoup d entreprises ignorent les marchés publics ou doutent de leurs capacités à les remporter. Il s agit donc les sensibiliser à ces marchés, les informer des opportunités existantes qui leur sont accessibles, et de les former aux modalités de réponse aux appels d offres et aux mécanismes à leur disposition pour garantir le respect des procédures. Il faut également communiquer sur les services d appui que peuvent leur apporter les points focaux, de la fourniture d information jusqu à la soumission d une offre, et les convaincre que ceux-ci peuvent faire la différence. 3.8. Accompagnement Une fois une entreprise intéressée, il s agit de l aider à analyser sa capacité à y répondre, seule ou en groupement, puis monter un dossier d offre répondant aux exigences du commanditaire et aux procédures de passation des marchés. Le point focal peut intervenir pour conseiller l entreprise avant la décision de soumissionner puis à toutes les étapes du processus de soumission de son offre, le plus souvent en l orientant vers les bons experts. Cet accompagnement des entreprises est encore insuffisamment développé par les points focaux et un des objectifs du projet est de renforcer la délivrance de ce type de service. 3.9. Dialogue public-privé Le point focal a également pour mission de développer un rôle d animation du dialogue sur le sujet de la commande publique entre le secteur public, les bailleurs de fonds et le secteur privé. Ce volet a été peu mis en œuvre par les points focaux qui se sont avant tout concentrés sur les services d appui aux entreprises, à l exception du projet AMADE-Pro Invest en Afrique de l Ouest. Celui-ci a conduit à la création de «comités Ad-Hoc» pour le suivi du projet, composé de représentants des principaux acteurs nationaux publics et privés de la commande publique. Il a permis d initier un dialogue dans un cadre non contraignant propice à la discussion, entre les acteurs du public et du privé. De tels comités pourraient être créés dans les autres pays participants au projet car le volet dialogue public-privé du projet doit encore être développé. APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 8 / 37

3.10. Résultats Sur la période 2009-2013, les points focaux ont spécifiquement appuyé près de 600 entreprises. Leur appui aux entreprises a conduit à près de 900 soumissions d offres et 221 contrats gagnés pour un montant total indicatif de 564 millions d USD (état des lieux en mai 2013). La mise en œuvre du projet AMADE-Pro Invest est également un résultat très significatif, qui montre la mobilisation des partenaires pour le développement du projet AMADE. Il a permis d accélérer la réalisation du projet dans cette région, et notamment de développer le rôle d animateur des points focaux d un dialogue public-privé sur la question des marchés publics. Il a ainsi accru la crédibilité du projet auprès des entreprises. En termes de services délivrés, il existe des disparités très fortes entre les points focaux, selon le fonctionnement des structures, les compétences des équipes et leur disponibilité pour le projet, ou encore de la volonté des dirigeants de développer ou non le projet. On a toutefois pu constater qu une grande partie des résultats obtenus reposent avant tout sur la fourniture d information pertinente et la sensibilisation des entreprises aux marchés publics. On mesure là l importance de la fonction de veille au sein du projet et l intérêt de la mise en place d un outil qui permettrait d améliorer cette veille et de professionnaliser les relations entre les points focaux et leurs entreprises, comme de mutualiser les informations sur les entreprises, l expertise et les marchés publics. 3.11. 2013, une année de transition Considérant l état d avancement du projet, 2013 a essentiellement pour objectif la pérennisation du réseau et l autonomisation à moyen-long terme des points focaux. Trois grands axes sont privilégiés : L ancrage des services du point focal dans la planification des activités des structures d accueil, en tant que service disposant d une stratégie de développement, de ressources humaines et de moyens financiers Le renforcement de la dynamique de réseau y compris la mise en réseau formel des points focaux en vue du développement d une action collective La mise à disposition d un outil de veille et d échange, permettant à la fois de renforcer la dynamique de réseau et l action collective, et de favoriser l autonomisation financière des points focaux par la mutualisation des outils et des informations. 4. La plateforme de veille et d échange 4.1. Etudes préalables En vue de mettre en place un tel outil, une étude des besoins des points focaux en matière de veille et d échange d information a été réalisée en 2009. Elle fait l état des lieux des pratiques de veille au sein du projet, des besoins en collecte, traitement et diffusion d information, et d échange d information avec différents publics (entreprises, grand public, points focaux ). Elle fait également une première proposition de structuration d un outil qui pourrait être proposé pour répondre aux besoins des points focaux. Dans cette étude, les points focaux expriment leur intérêt pour la mise en place d un outil électronique de veille et d alerte qui soit propre au projet. Les besoins exprimés sont toutefois peu hiérarchisés ou ciblés, montrant une maitrise encore faible de la veille et de ses outils. Les résultats de l étude, bien qu intéressants, sont donc à prendre avec précaution. Fin 2011, un travail réalisé avec les points focaux du projet AMADE-Pro invest par Alsace International, partenaire de ce projet, a permis de réévaluer les besoins des points focaux et de préciser les fonctionnalités les plus utiles à la réalisation de leur mission quotidienne. Le APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 9 / 37

projet de cahier des charges issu de l atelier, établi en concertation avec les équipes projet et sur la base d une évaluation de leur maîtrise des outils de veille, servira de base à la définition du cahier des charges définitif de l outil de veille et d échange. 4.2. Enjeux de l outil pour le projet et les points focaux Les enjeux d un tel dispositif sont multiples et importants pour l avenir du projet. Pour les points focaux, il doit notamment permettre : de renforcer leur professionnalisme et la qualité des prestations délivrées en matière de veille et d accompagnement, en les dotant d outils performants adaptés à l exercice de leurs activités ; de mutualiser leurs compétences et expériences en matière de collecte, de traitement et de diffusion d informations relatives aux marchés publics au profit de leurs entreprises respectives, et d accompagnement de ces mêmes entreprises dans leur réponse à ces marchés publics ; de mutualiser des informations sur les entreprises et l expertise locale ; de développer des synergies entre les actions menées par les différents points focaux et de développer les actions collectives qui pourront notamment être menées dans le cadre du réseau formel en cours de création ; d améliorer la visibilité et la crédibilité de leur action à la fois individuelle et collective. Pour le projet, les enjeux de cet outil sont : le renforcement du réseau en facilitant son action collective, le partage d expériences, de compétences et d informations sur les marchés publics, les entreprises et l expertise ; la pérennisation du projet, favorisée par la mutualisation des informations et l autonomisation des points focaux en matière de veille, deux éléments potentiellement susceptibles de diminuer les coûts de fonctionnement des points focaux. 4.3. Objectifs de l outil L outil de veille et d échange sera avant tout un outil de travail au quotidien pour les points focaux. Il devrait permettre aux points focaux de collecter de façon automatisée des informations à partir de besoins précis, puis, après traitement, de diffuser de l information pertinente, vers toutes les entreprises ou vers les entreprises accompagnées et ciblées. L outil devrait aussi permettre de faire vivre le projet et d attirer de nouvelles entreprises adhérentes, et aux points focaux de mieux jouer leur rôle en matière de dialogue public privé en affichant des informations sur la réglementation des marchés publics nationale, régionale ou internationale. Enfin, l outil permettra à l ensemble des utilisateurs de mutualiser certaines informations, d échanger rapidement et informellement au sein du réseau, de développer des projets collectifs. Il devrait donc permettre de collecter et de gérer plusieurs types d informations : Des informations sur les opportunités de marchés publics : informations stratégiques amont : programmes, projets, plans de passation de marchés (nationaux et internationaux) informations commerciales : préavis d appels d offres, appels d offres, opportunités d affaires (nationaux et internationaux) informations concurrentielles : short lits, contrats attribués Des informations contextuelles sur les marchés publics : informations sur les procédures des bailleurs de fonds informations sur les réglementations nationales fonds documentaire APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 10 / 37

Des informations sur les entreprises cibles pour chaque point focal : Connaissance des activités et compétences des entreprises pour cibler la diffusion des informations collectées sur les marchés publics et pour monter des consortiums. Des informations sur l expertise existante dans chaque pays, susceptible d accompagner les entreprises cibles. Des informations sur le projet et ses activités au niveau national : Présentation des services du projet Information sur les formations Information sur les rencontres entreprises/bailleurs, entreprises/secteur public Accès aux différents services en ligne du point focal. En termes d échange et de réseau, il permettra de communiquer : avec les entreprises adhérentes au service entre points focaux (bi ou multilatéralement) pour partager des informations diverses et la recherche de partenaires, le travail collectif, etc entre entreprises lorsqu il y a création d un consortium sur un dossier précis suivi par le point focal. 4.4. Contraintes Cet outil devra s intégrer dans l environnement des partenaires, celui des pays en développement francophones du Sud, ainsi qu au sein des pratiques professionnelles des organismes d accueil des points focaux. Pour atteindre ses objectifs, l outil devra notamment tenir compte des éléments ciaprès. Les responsables du projet et chargés de veille ne disposent pas tous des mêmes capacités d utilisation des outils électroniques et les équipes peuvent changer ; l outil devra donc tenir compte des habitudes des utilisateurs, être intuitif et rester simple d utilisation. Le projet dispose bien souvent de faibles ressources humaines ; l outil devra tenir compte de cette contrainte en proposant des fonctionnalités susceptibles de faire réellement gagner du temps aux utilisateurs pour la réalisation de leur mission, notamment de veille, afin de dégager du temps pour la fonction d accompagnement des entreprises. Ceci sera vrai également pour l administration de la plateforme, qui devra rester simple et rapide. Les connexions internet, malgré les progrès effectués dans les pays du Sud, est souvent difficile et coûteuse dès lors qu il s agit de haut débit, les équipements utilisés peuvent être anciens ou peu performants : le dispositif proposé doit rester léger et fonctionner correctement sur des bandes passantes limitées et des équipements informatiques ayant une performance moyenne ou utilisant des systèmes d exploitation non récents. De la même façon, les équipements utilisés peuvent être très variés d un pays à l autre : l outil devra être compatible avec la plupart des navigateurs du marché et manipuler les formats de document les plus courants. Les moyens financiers des points focaux sont relativement faibles : l outil ne devra pas utiliser de licences coûteuses et privilégier, chaque fois que possible, les logiciels libres et gratuits, et prévoir une maintenance facile et réalisable sur place, et enfin garantir la possibilité de faire évoluer l outil facilement, en s appuyant sur des normes et standards ouverts. L outil a vocation à s adapter à l évolution du projet dans le temps : il s agira de proposer un dispositif évolutif et non verrouillé, les codes sources seront fournis avec l outil pour tous les développements spécifiques. L utilisation de logiciels propriétaires et non de logiciels libres sera justifiée et argumentée, charge au soumissionnaire de garantir que cela n entrainera pas de frais insupportables pour les utilisateurs, ni de difficultés pour l intégration future d autres outils. APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 11 / 37

En fonction de leurs pratiques de veille et de leurs moyens financiers, les points focaux pourront souhaiter ou non de s abonner à une base de données sur les appels d offres : la solution proposée devra permettre la récupération automatique de données dans d autres bases. 5. Objet de la consultation et information préalable sur les attendus du cahier des charges 5.1. Objet de la consultation A travers cette consultation, l'oif souhaite acquérir via l'adaptation d'un ou plusieurs progiciels spécialisés en gestion de veille ou via un développement spécifique, un système de gestion de plateforme électronique de veille, de gestion et de diffusion d information pour les points focaux du réseau AMADE. Ce système doit lui permettre de répondre à la problématique exposée dans les paragraphes précédents et disposer d'une plateforme souple, adaptable évolutive et sécurisée pour la gestion, la diffusion et le partage des informations de veille sur les, sur les informations à destinations des points focaux, des clients, des experts, voire du public. La présente consultation concerne, une prestation relative a : 1- La fourniture et l hébergement de solution(s) correspondant aux différents modules fonctionnels constitutifs du système, soit en adaptant un progiciel spécialisé intégrant en grande partie les même fonctionnalités, soit en proposant une conception et un développement spécifique de tout ou partie des fonctionnalités demandées. L utilisation de progiciels standards du marché sera privilégiée. 2- La maîtrise d'œuvre de la mise en œuvre du système, à savoir: Le paramétrage des modules fonctionnels La conception des modules spécifiques le cas échéant Le développement des modules spécifiques le cas échéant La fourniture du Plan d Assurance Qualité (à joindre à la réponse à l'appel d'offres) Dans le cadre de l obligation de résultat : L assistance à la recette (Vérification d aptitude au bon fonctionnement ou VABF) Le déploiement et la mise en production L'assistance lors de la montée en charge du système (Vérification de service Régulier ou VSR) La fourniture des documentations fonctionnelles et technique relatives à la conception et au développement en français La fourniture des documents relatifs à la qualification de l outil, cahier de recette technique et fonctionnelle La fourniture du dossier d'architecture système et logiciel La fourniture des manuels de déploiement et d'exploitation en français La fourniture des manuels utilisateurs en français La fourniture des manuels de formation (dans le cadre de la conduite du changement) en français Le support technique et fonctionnel pendant la période de garantie (de 1 an à compter de la prononciation de la VSR) et corrections des anomalies dans les délais fixés par la garantie I La formation des utilisateurs et des personnels techniques APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 12 / 37

3- un contrat de maintenance de l'ensemble des fournitures d'une durée de 1 an renouvelable prenant effet à partir de la fin de garantie, comprenant : Le support technique et fonctionnel aux équipes techniques et aux utilisateurs ; La conception et le développement des éventuelles adaptations et/ou évolutions dans les délais fixés par le contrat. Les prestations attendues seront réalisées de manière forfaitaire avec obligation de résultat. L'offre de services établie par le soumissionnaire devra intégrer, au-delà de la fourniture et de la mise en œuvre opérationnelle d'une solution, l hébergement, une démarche méthodologique pragmatique (clairement formalisée) et un niveau d'assistance et de conseil permettant de caractériser ce partenariat. L hébergement de la plateforme devra intégrée l ensemble des modules proposés selon des modalités techniques et d accès qui sont précisées dans le paragraphe 7 «Attendus en matière d architecture technique, système et logiciel». L hébergement peut être fait soit fait chez le soumissionnaire, soit chez une tierce partie désignée par le soumissionnaire ou l équipe projet, soit directement dans le SI de l OIF. Dans ce dernier cas, l application doit s inscrire dans la continuité de l urbanisation du système d information de l OIF. 5.2. Conventions de notations et interprétation des attendus du cahier des charges Chacun des chapitres ci-après est constitué des éléments suivants : Un descriptif des fonctions attendues. Une matrice de conformité rattachée à ce descriptif. Le descriptif reprendra les grandes lignes des fonctionnalités attendues par module. La matrice de conformité, reprenant la liste des fonctionnalités, permettra aux prestataires de répondre clairement aux attentes. Chaque question, via la matrice, doit être complétée selon les éléments ci-dessous : Un commentaire permettant un dialogue amenant plus de précision sur la réponse du prestataire. 4 cases à cocher (une seule case par question) permettant de répondre aux points suivants : Standard sans paramétrage : La fonction attendue existe en standard au sein d un progiciel. Standard avec paramétrage : La fonction attendue existe en standard dans le progiciel mais nécessite un paramétrage (un paramétrage signifie l ajout d éléments sans écriture de code). Développement spécifique : La fonction attendue n existe en standard dans un progiciel et nécessite l écriture de code dit spécifiques. Non réalisable : La fonction attendue n existe pas en standard et n est pas réalisable par le prestataire. APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 13 / 37

6. Attendus fonctionnels de l application 6.1. Périmètre du projet 6.1.1. Schéma d ensemble L ensemble des fonctionnalités attendues sont résumées dans ce schéma. Le détail des modules (chaque case du tableau ci-dessus) sera fait dans les paragraphes suivants avec les fonctionnalités attendues. Tous ces modules devront dialoguer les uns avec les autres au sein d un ensemble où les droits d accès et les outils sont communs. APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 14 / 37

6.2. Outils de veille L outil de veille sur les appels d offres doit permettre de réaliser une démarche automatisée de veille et de collecte d informations sur l ensemble sources électroniques mises en œuvre par les points focaux. Cette mise en œuvre se fera : Soit par les points focaux eux-mêmes Soit centralisée par un veilleur (l administrateur) qui traitera les demandes des points focaux Ce travail consistera à paramétrer les sources identifiées de collecte des informations relatives à des appels d offres. Pour le paramétrage de la source électronique, il faudra pouvoir saisir un lien ou ensemble de liens à analyser. Si des opérations particulières sont à réaliser pour accéder au contenu du lien (Login, mot de passe, ) il faudra pouvoir écrire un script permettant ce type d accès. Ces sources seront identifiées comme la propriété d un demandeur (Point focal) sauf si le demandeur souhaite partager sa source avec d autres points focaux. L accès à ces différentes sources doit permettre de les mettre à jour, de les ajouter et de les supprimer. De même, un paramètre doit pouvoir spécifier à quelle fréquence la source va être scrutée pour y chercher de l information. Egalement, il doit être possible de créer un script de lecture de la source de données si l accès aux informations proposées par celle-ci n est pas triviale (i.e. analyse de page web). Dans un deuxième temps, ces sources électroniques pourront être complétées de sources manuelles (Cf. 6.3 manuelle d ) et l ensemble des éléments collectés sera traité en regard des profils de veille (Cf. 6.4 Traitement des ). 01 01 Appels d'offres Fonction Libellé 01 01 01 Appels d'offres Paramétrage Le paramétrage de la plateforme de veille peut se faire par des utilisateurs des points focaux 01 01 02 Appels d'offres Sources Des sources électroniques doivent pouvoir être ajoutées dans l'outil de veille 01 01 03 Appels d'offres Script Certaines sources nécessitent la saisie d'un script de connexion 01 01 04 Appels d'offres Origine Pouvoir identifier l'utilisateur ou point focal à l'origine de la demande d'exploitation de la source 01 01 05 Appels d'offres Pouvoir indiquer si les résultats de veille issus d'une même source peut être partagée par plusieurs demandeurs clairement identifiés 01 01 06 Appels d'offres Opérations Chaque propriétaire de sources pourra les ajouter, les supprimer ou les modifier 01 01 07 Appels d'offres Surveillance Spécifier pour chaque source la fréquence de scrutation 01 01 08 Appels d'offres Flux RSS Si la source est un flux RSS, pouvoir paramétrer le lecteur de flux 01 01 09 Appels d'offres Exploitation flux RSS Pouvoir récupérer les alertes RSS et automatiquement chercher les flux d'information correspondants 01 01 10 Appels d'offres Manuel Des résultats de sources manuelles doivent pouvoir être ajoutés aux résultats des sources électroniques 01 01 11 Appels d'offres Exploitation de la source de donnée Pouvoir paramétrer un script d'analyse et de lecture de l'information 6.3. manuelle d L entrée manuelle d dans le système doit être possible, car à ce stade, dans les pays concernés par le projet AMADE, de nombreuses sources d informations restent non dématérialisées. APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 15 / 37

Il faudra donc pouvoir saisir les informations concernant les en pouvant préciser au minimum L origine de l information (texte libre ou liste de paramètre à compléter) Le propriétaire de l information (Point focal) Le type d élément (, Pré avis d, plan de passation de marchés, manifestation d intérêt ) Un titre Une brève description Les coordonnées du donneur d ordre (Référence à un élément de la base CRM) La date de parution La date limite de réponse de l (s il s agit d un ) Le(s) secteur(s) d activité (selon la nomenclature NAEMA) Le(s) pays(s) ou la zone géographique Un ou plusieurs mots clés (à confirmer) La liste des pièces annexées A chaque élément de la liste un document annexé au format électronique Le contact en cas de question Le lien pour la réponse dématérialisée (optionnel) Autre champ Comme pour les sources électroniques, la source doit être par défaut la propriété du point focal qui la saisit, charge à lui, s il le souhaite à ce stade, d ajouter d autres destinataires immédiatement qui ne seraient pas son propre point focal. 01 02 Appels d'offres manuelle d' Fonction Libellé 01 02 01 Appels d'offres manuelle d' Saisie La saisie d' sur la base des résultats des électroniques doit être possible 01 02 02 Appels d'offres manuelle d' Forme La saisie doit pouvoir se faire selon des critères et des zones paramétrables par le point focal 01 02 03 Appels d'offres manuelle d' Origine de l information (texte libre ou liste de paramètre à compléter) Saisie de l'origine de l'information, sous forme de texte libre ou de liste de paramètres à compléter 01 02 04 Appels d'offres manuelle d' Propriétaire de l information Pouvoir indiquer par défaut le point focal propriétaire de l'information 01 02 05 Appels d'offres manuelle d' Titre Saisir un titre 01 02 06 Appels d'offres manuelle d' Type d élément Saisir le type d élément (, Pré avis d, plan de passation de marchés, manifestation d intérêt ) 01 02 07 Appels d'offres manuelle d' Brève description Saisir un descriptif court de l' 01 02 08 Appels d'offres manuelle d' Coordonnées du donneur d ordre Saisir les coordonnées d'une structure, cette structure étant existante ou à créer dans une base CRM 01 02 09 Appels d'offres manuelle d' Liste des pièces annexées Pouvoir établir une liste des différentes pièces annexées 01 02 10 Appels d'offres manuelle d' Copie électronique des pièces A chaque élément une liste de documents annexés sous format électronique 01 02 11 Appels d'offres manuelle d' Date de parution Saisir la date de parution 01 02 12 Appels d'offres manuelle d' Date limite de réponse Saisir la date de réponse au plus tard de l' APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 16 / 37

01 02 13 Appels d'offres manuelle d' Secteur d'activité Saisir le secteur d'activité de l' selon la nomenclature NAEMA 01 02 14 Appels d'offres manuelle d' Pays ou zone géographique Saisir le pays ou la zone géographique de l ' 01 02 15 Appels d'offres manuelle d' Mots clés Saisir un mot clé permettant la recherche sur ce mot clé (pertinence à confirmer) 01 02 16 Appels d'offres manuelle d' Contact en cas de question Saisir le nom d'un point focal ou d'un autre contact permettant d'obtenir plus amples informations 01 02 17 Appels d'offres manuelle d' Dématérialisation Pouvoir indiquer un lien de réponse pour la dématérialisation si celle-ci est proposée 01 02 18 Appels d'offres manuelle d' Autres champs Pouvoir paramétrer d'autres champs 6.4. Traitement des Les résultats de lecture des sources (électroniques et manuelles) doivent s appuyer sur les profils de veille établis par les points focaux afin de pouvoir satisfaire à la demande d un client/expert dans sa recherche d. Un profil de veille doit intégrer au minimum les éléments suivants : Un propriétaire (le point focal à l initiative du profil) Un titre Le nom d un client/experts (issu du CRM) ou de plusieurs clients/experts Date de création Date de validité du profil (si pas de date, profil valide) Types d éléments recherchés (liste à construire correspondant à différents type d Préappel, appel d offres, ) Secteurs d activité selon la classification NAEMA Liste de mots clés avec des opérateurs booléens Pays ou zone géographique Chaque profil est systématiquement rapproché des sources électroniques et manuelles pour déterminer s il répond à la demande. Il doit être possible de retracer les modifications des résultats sur les sources scrutées. Le propriétaire des sources et des profils se verra proposer une liste d éléments à prendre en compte. Ill pourra à ce stade filtrer la liste, supprimer des éléments afin d en obtenir une prête à être diffusée (Cf. 6.5 disposition des ). Il pourra également changer de profil et ajouter à un ou plusieurs autres profils la source d information. 01 03 Appels d'offres Traitement des Fonction Libellé 01 03 01 Appels d'offres Traitement des Profils de veille Possibilité de créer des profils de veille 01 03 02 Appels d'offres Traitement des Propriétaire Pouvoir indiquer le point focal propriétaire du profil de veille 01 03 03 Appels d'offres Traitement des Titre Pouvoir donner un titre au profil de veille 01 03 04 Appels d'offres Traitement des Nom client/experts Pouvoir rattacher à un profil un ou plusieurs clients/experts, deux-ci exister dans la base CRM 01 03 05 Appels d'offres Traitement des Date de création Pouvoir indiquer une date de création d'un profil 01 03 06 Appels d'offres Traitement des Date de validité du profil Pouvoir indiquer une date début et de fin de validité du profil, si pas de dates, le profil est toujours valide APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 17 / 37

01 03 07 Appels d'offres Traitement des Types d éléments recherchés Pouvoir construire une liste de différents type d Préappel, appel d offres, 01 03 08 Appels d'offres Traitement des Secteurs d activité Pouvoir détailler les secteurs d activité concernés selon la classification NAEMA 01 03 09 Appels d'offres Traitement des Pays Pouvoir ajouter le pays ou la zone géographique couvertes par l' 01 03 10 Appels d'offres Traitement des Mots clés Pouvoir ajouter des mots clés reliés entre eux par des opérations booléennes complexes 01 03 11 Appels d'offres Traitement des Rapprochement Les sources scrutées sont rapprochées automatiquement des profils de veille et donnent une liste d' bruts à diffuser 01 03 12 Appels d'offres Traitement des Préparation- Suppression La liste d' bruts peut être modifiée par le propriétaire des sources et des profils en enlevant les éléments non significatifs 01 03 13 Appels d'offres Traitement des Préparation- Modification La liste d' bruts peut être modifiée par le propriétaire des sources et des profils en modifiant la destination des sources vers un ou plusieurs autres profils 6.5. disposition des (privée et publique) Sur la base des éléments extraits des sources de données au regard des profils de veille, les propriétaires reçoivent sous forme électronique une liste d informations à diffuser. Pour chacun des éléments de cette liste, il est possible : De valider ou non la diffusion De valider le ou les destinataires De valider le type de mise à disposition (privée publique) De créer et de modifier le support de diffusion. Le support de diffusion étant le document regroupant les informations par lequel sont transmises à un client/expert les informations de la source. Un historique de ces opérations est conservé. Une diffusion complémentaire peut avoir lieu sur un élément de la liste. Les modes de diffusions doivent être au moins les suivants avec proposition de gestion automatique de chacun de ces modes : Mail Fax SMS Newsletter Site internet à accès restreint Site internet public Papier (lien vers outils bureautique type Word) Chaque support peut être pré-paramétré selon les préférences du propriétaire et en fonction des modes de diffusion. Les ressaisies seront évitées au maximum. Lors de la diffusion (Cf. 6.9 sur les transmises aux clients/experts ) ces différents supports devront être pré-remplis aux noms des destinataires. Sur le site internet, les sources ne doivent plus apparaître au-delà de la date limite de réponse de l. 01 04 Appels d'offres Fonction Libellé APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 18 / 37

disposition des 01 04 01 Appels d'offres disposition des Liste préalable Une liste préalable d' issue des sources et croisées avec les profils de veille est mise à disposition des propriétaires 01 04 02 Appels d'offres disposition des Diffusion Pouvoir indiquer si Oui ou Non la source doit être diffusée 01 04 03 Appels d'offres disposition des Destinataires Par défaut un ensemble de destinataires issus du croisement entre sources et profils est proposé au propriétaire, cette liste doit pouvoir être modifiée par ajout, modification ou suppression d'un destinataire (clients, experts, autres) 01 04 04 Appels d'offres disposition des Type de mise à disposition A ce stade, le propriétaire doit valider la diffusion, qui peut être privé uniquement, public uniquement, privé et publique 01 04 05 Appels d'offres disposition des Support de diffusion Chaque source pour chaque destinataire doit pouvoir se faire via un ou plusieurs modes de diffusion (mail, fax, SMS, news letter, site internet, papier,,,,) 01 04 06 Appels d'offres disposition des Personnalisation préalable Les supports doivent pouvoir être personnalisés par chaque propriétaire 01 04 07 Appels d'offres disposition des Supports Les supports doivent être complétés des informations des sources des et des destinataires identifiés 01 04 08 Appels d'offres disposition des Mail Le module proposé assure la diffusion via Mail 01 04 09 Appels d'offres disposition des Fax Le module proposé assure la diffusion via Fax 01 04 10 Appels d'offres disposition des SMS Le module proposé assure la diffusion via SMS 01 04 11 Appels d'offres disposition des Newsletter Le module proposé assure la diffusion via Newsletter 01 04 12 Appels d'offres disposition des Site internet Le module proposé assure la diffusion via Site internet 01 04 13 Appels d'offres disposition des Papier Le module proposé assure la diffusion via Papier 01 04 14 Appels d'offres disposition public des Personnalisation Le site internet doit pouvoir être mis aux couleurs du propriétaire 01 04 15 Appels d'offres disposition public des Support de diffusion Une diffusion publique des sources d' se fait dès lors que la source est validée 01 04 16 Appels d'offres disposition public des Date de validité Les sources d sont archivées au-delà de leur date limite de réponse 01 04 17 Appels d'offres disposition public des Recherche par activité Une recherche par activités (selon le classement NAEMA) est possible sur les 01 04 18 Appels d'offres disposition public des Recherche par mots clés Une recherche par mots clés est possible sur les 01 04 19 Appels d'offres disposition public des Recherche par pays Une recherche par pays ou zone géographique est possible sur les 01 04 20 Appels d'offres disposition public des Recherche combinée Les 3 types de recherche ci-dessus se combinent au sein d'une même recherche sur le site internet (partie publique et restreinte) APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 19 / 37

6.6. Identification des clients/experts Chaque point focal a besoin d identifier, de collaborer et d adresser des informations à des clients et/ou des experts. L ensemble des éléments concernant cette partie ressemble à une gestion de la relation client (CRM) entre les points focaux et les clients et experts. Un client ou expert peut avoir un ou plusieurs contacts. Pour chaque contact relatif à un client ou expert il doit pouvoir être possible de définir : si le contact est privé ou public (dans ce cas il est accessible au travers de l annuaire public) ; pour certains champs du contact, ceux dont les informations seront accessibles au travers de l annuaire public (champ privé ou public). Au-delà de l identification, il faudra aussi pouvoir conserver les relations qu il peut y avoir entre les points focaux et les clients/experts, tant avant la création des profils de veille que pendant leur utilisation, mais également pendant des phases de simples prises de contact. De plus, c est à ce stade qu on pourra associer les profils de veille réalisés au paragraphe 6.4 Traitement des à chaque client/experts. Pour l identification des clients et experts, il faut pouvoir définir (en dehors des éléments d identification communément attendus dans une CRM) : Le type d entreprise (client et/ou expert et/ou autres) sur la base d une liste paramétrable évolutive Son ou ses secteurs d activités selon la classification NAEMA Sa visibilité (visible pour le seul point focal propriétaire, pour les autres points focaux, pour les autres clients, pour les autres experts, le public) Son statut (prospect, client, liste noire, cessation d activités..) Des documents propres à la relation entre le point focal et chaque client/expert (contrat, documentation, par exemple) Les relations qu il peut y avoir entre un point focal et l un de ses clients/experts (hors gestion des ) doivent pouvoir être tracées (visite, coup de fil, échange de mails, échanges de documents) comme dans une gestion standard de CRM. Un ou plusieurs profils de veille doivent pouvoir être rattachés soit au niveau du contact de la société (la société étant un client et/ou un expert) soit au niveau d un ou plusieurs contacts de la société. 02 01 Clients/Experts Identification Fonction Libellé 02 01 01 Clients/Experts Identification CRM Présence et proposition d'un module standard CRM 02 01 02 Clients/Experts Identification Société/contact Un client/expert peut avoir plusieurs contacts 02 01 03 Clients/Experts Identification Type Pouvoir paramétrer le type du client/expert (Client, Expert, Autre) 02 01 04 Clients/Experts Identification Secteurs d activité- NAEMA Pouvoir détailler les secteurs d activité du client/expert selon la classification NAEMA 02 01 05 Clients/Experts Identification Rattachement Pouvoir rattacher un ou plusieurs secteurs d'activités de la nomenclature NAEMA à un client/expert 02 01 06 Clients/Experts Identification 02 01 07 Clients/Experts Identification 02 01 08 Clients/Experts Identification Visibilité propriétaire Visibilité points focaux Visibilité Client/expert La fiche du client/expert (coordonnées... ) ne doit pouvoir être vue que par le point focal propriétaire, qui peut donner la possibilité d'être vue par d'autres point focaux et/ou d'autres clients/experts La fiche du client/expert (coordonnées...) doit pouvoir être vue par un ou plusieurs autres points focaux La fiche du client/expert (coordonnées... ) doit pouvoir être vu par les autres clients/expert du point focal propriétaire 02 01 09 Clients/Experts Identification Visibilité publique La fiche du client/expert (coordonnées... ) profil doit pouvoir être vu sur un site ou un annuaire public APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 20 / 37

02 01 10 Clients/Experts Identification Documents en propres Pouvoir identifier des documents à partager entre le point focal propriétaire et le client/expert (contrats, plaquette,...) 02 01 11 Clients/Experts Identification Suivi activité 02 01 12 Clients/Experts Identification Profils 02 01 13 Clients/Experts Identification Statut Un suivi des principaux échanges (hors ) doit pouvoir être fait (visite, mail, courriers, téléphone,...) Possibilité de rattacher un ou plusieurs profils de veille soit au niveau d'un ou plusieurs contacts d'une société, soit au niveau global société Pouvoir définir le statut du client expert (prospect, client, cessation d'activité, liste noire, ) 6.7. Annuaire des clients/experts L ensemble des clients et des experts répertoriés dans le paragraphe 6.6 doivent être listés dans un annuaire. Selon la visibilité donnée au profil enregistré (Cf. paragraphe 6.6) le client/expert ne sera visible dans l annuaire que pour le point focal propriétaire ou pour d autres points focaux, voire par d autres clients/experts. L affichage et le tri se fera à l écran au moyen de listes simples paramétrables avec possibilité par simple clic d aller voir le détail de la fiche. L annuaire doit pouvoir être réalisé automatiquement sur un support électronique de type intranet, accessible par toutes les personnes autorisées. Des outils de recherche doivent permettre d affiner la recherche par : Type (Clients, experts, autres, ) Secteurs d activités Pays Statut Ces 4 recherches doivent pouvoir être combinées. Sur ces mêmes critères, une liste papier doit pouvoir être imprimée avec le choix des informations à imprimer sous forme de liste de plusieurs clients/experts. Une fiche signalétique de chaque client/expert doit aussi pouvoir être imprimée sur la base d une impression standard paramétrable. 02 02 Clients/Experts Annuaire privé Fonction Libellé 02 02 01 Clients/Experts Annuaire privé Existence Un annuaire privé des clients/experts peut être affiché dans un intranet 02 02 02 Clients/Experts Annuaire privé Sécurité L'affichage de ces listes tient compte des règles de confidentialité prévues dans les profils 02 02 03 Clients/Experts Annuaire privé Affichage écran L'affichage à l'écran peut être paramétrable sur les colonnes à afficher 02 02 04 Clients/Experts Annuaire privé Tri écran Un tri par colonne peut se faire pour chaque colonne 02 02 05 Clients/Experts Annuaire privé Détail fiche Par simple clic d'une ligne dans l'affichage écran de l'annuaire une fiche détaillée peut être consultée 02 02 06 Clients/Experts Annuaire privé Impression fiche Une fiche écran doit pouvoir être imprimée par simple clic 02 02 07 Clients/Experts Annuaire privé Fiche standard Une fiche standard doit être paramétrée par point focal 02 02 08 Clients/Experts Annuaire privé 02 02 09 Clients/Experts Annuaire privé 02 02 10 Clients/Experts Annuaire privé 02 02 11 Clients/Experts Annuaire privé Fiche personnalisable Recherche par type Recherche par statut Recherche secteur d'activité Pour une impression le standard doit pouvoir être modifié pour une fiche ou un ensemble de fiche La recherche par type doit être possible La recherche par statut doit être possible La recherche à l'écran à partir d'une liste complète doit pouvoir se faire par secteur d'activité 02 02 12 Clients/Experts Annuaire privé Recherche pays Une recherche par pays et/ou zone géographique doit se faire 02 02 13 Clients/Experts Annuaire privé Recherche combinée Une combinaison des 4 recherches ci-dessus doit pouvoir être réalisée en une seule fois APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 21 / 37

6.8. Annuaire public des clients/experts Les points évoqués au paragraphe 6.7 doivent être tous possibles pour la partie publique. Il faut y ajouter la mise à disposition sur un site internet public des informations de base des clients/experts avec possibilité de recherche et d édition d une fiche signalétique par profil. 02 03 Clients/Experts Annuaire public Fonction Libellé 02 03 01 Clients/Experts Annuaire public Intégration Le fiches des clients /experts réputés publics, doivent pouvoir être mise à disposition sur un site internet public 02 03 02 Clients/Experts Annuaire public Affichage écran L'affichage à l'écran peut être paramétrable sur les colonnes à afficher 02 03 03 Clients/Experts Annuaire public Tri écran Un tri par colonne peut se faire pour chaque colonne 02 03 04 Clients/Experts Annuaire public Détail fiche Par simple clic d'une ligne dans l'affichage écran de l'annuaire une fiche détaillée peut être consultée 02 03 05 Clients/Experts Annuaire public Impression fiche Une fiche écran peut être imprimée par simple clic 02 03 06 Clients/Experts Annuaire public Fiche standard Une fiche standard peut être paramétrée 02 03 07 Clients/Experts Annuaire public Fiche personnalisable Pour une impression le standard peut être modifié pour une fiche ou un ensemble de fiche 02 03 08 Clients/Experts Annuaire public Recherche par type La recherche par type (client, experts) est possible 02 03 09 Clients/Experts Annuaire public Recherche par statut La recherche par statut est possible 02 03 10 Clients/Experts Annuaire public Recherche secteur d'activité La recherche à l'écran à partir d'une liste complète peut se faire par secteur d'activité 02 03 11 Clients/Experts Annuaire public Recherche pays/zone géographique Une recherche par pays et/ou zones géographique peut se faire 02 03 12 Clients/Experts Annuaire public Recherche combinée Une combinaison des 4 recherches (filtres) ci-dessus peut se réaliser en une seule fois 6.9. sur les transmises aux clients/experts La mise à disposition d information aux clients/experts se fait sur la base de leur identité et de leur(s) profil(s) de veille (Cf. 6.6), associés à la collecte des informations sur les (Cf. 6.5) les concernant. Le système doit donc faire la corrélation entre les sources d informations, le moyen de communiquer et la liste des destinataires pour que chaque client/expert puisse recevoir l information qui lui revient. Une trace de l envoi de cette information doit être conservée ainsi que le fait de savoir : si cette information a été lue, si le client expert est intéressé par l si un ou plusieurs éléments ont été téléchargés (s il y a des documents, si oui lesquels), si le client/expert a répondu à l, voire s il a remporté ou perdu le marché et pourquoi. De plus, si le client/expert a l intention de répondre, il doit avoir la possibilité de l indiquer et de demander de l assistance pour constituer sa réponse. Tous ces éléments statistiques doivent permettre au point focal propriétaire de faire un suivi de l efficience de sa démarche à l écran et sous forme papier avec la possibilité de paramétrer les éléments à analyser. APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 22 / 37

02 04 Clients/Experts Fonction Libellé 02 04 01 Clients/Experts Envoi des informations Pouvoir envoyer automatiquement les informations des à chaque destinataire selon le mode de diffusion choisi 02 04 02 Clients/Experts Suivi envoi Une trace de l'envoi (copie) est conservée ainsi que le mode de diffusion 02 04 03 Clients/Experts Lecture de l'envoi Pouvoir vérifier que l'envoi a bien été lu par le destinataire (pour les moyens électroniques) 02 04 04 Clients/Experts Téléchargements Pouvoir savoir si un ou plusieurs éléments ont été téléchargés 02 04 05 Clients/Experts Réponse Pouvoir indiquer si le client/expert à l'intention de répondre 02 04 06 Clients/Experts Aide réponse 02 04 07 Clients/Experts Suite marché 02 04 08 Clients/Experts Statistiques suivi 02 04 09 Clients/Experts Edition statistiques Pouvoir indiquer s'il y a un besoin d'aide complémentaire avec alerte du responsable du point focal concerné Pouvoir indiquer si un marché a été gagné ou perdu et les cause de la perte sous forme d'un paramétrage standard de cause de pertes, ainsi qu'un champ de saisie Des statistiques de suivi reprenant les éléments ci-dessus doivent être conservées et éditables à l'écran Une édition des éléments statistiques doit pouvoir être faite à la demande, et exportée vers un fichier excel pour mise en forme 6.10.Besoin complémentaire et partage d informations sur les Deux éléments fonctionnels sont à considérer à ce stade : Les besoins complémentaires des clients/experts sur les L élargissement de la recherche et de la diffusion de l à d autres points focaux et leurs clients/experts Dès lors que l envoi d'un est fait et/ou qu un client/expert demande une assistance au point focal, ou simplement si le point focal assure un suivi de la réponse du client/expert à l, il faut pouvoir suivre les différents éléments et échanges concernant l et les clients/experts relatifs à cet. Il faut donc répertorier cela sous forme d un suivi de projet rattaché à la CRM : Tous les acteurs liés à la réponse : Les acteurs du focal Le donneur d ordre Les clients/experts concernés Autre Tous les échanges de mails, documents, téléphones, réunions, compte rendu relatifs à cet Tout point focal peut par ailleurs ouvrir la recherche (de client, expert, information ) en transmettant cet à un ou plusieurs autres points focaux en rajoutant un message et une note explicative si besoin. Dans ce cas, si l était privé, il devient accessible comme une nouvelle source pour ces points focaux (Cf. 6.4 Traitement des ) et rentre dans un circuit de diffusion classique. Le suivi de projet (un projet étant entendu comme un projet de réponse, qui s enclenche dès lors qu un client/expert a notifié son intention de soumissionner à un appel d offres) pouvant en résulter est alors partagé par tous les points focaux destinataires, le détail du projet restant confidentiel entre chaque point focal et les clients/experts. Deux points focaux ou plus peuvent également discuter entre eux sur un, pour valider ou rechercher une information complémentaire, rechercher un partenaire ou un expert. Cette fonction sera intégrée aux outils proposés pour la gestion et le suivi des projets de réponse, qu il s agisse d outils de type gestion de projet ou de type réseau social d entreprise RSE (voir aussi 6.12 s d infos économiques/bonnes pratiques (Hors )). APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 23 / 37

03 01 Fonction Libellé 03 01 01 Identification projet Pouvoir facilement déclencher un projet de réponse par la réunion d'un et d'un ou plusieurs clients/experts en s'appuyant sur le lien d'envoi initial 03 01 02 Ajout d'intervenants Ce projet peut être enrichi de tous les intervenants issus de la liste du CRM (point focal, donneurs d'ordres, clients, experts,...) 03 01 03 Suivi des actions Un suivi précis des actions et des documents peut être fait dans le cadre d'un projet 03 01 04 Affectation Un peut être affecté à d'autres points focaux pour diffusion 03 01 05 Dialogue Pouvoir, autour d'un conserver tous les échanges entre plusieurs points focaux le concernant (i.e. fonction suivi de projet et/ou réseau social d'entreprise) 6.11. sur les informations L outil de veille sur les informations des marchés public fonctionne sur les mêmes principes que l outil de veille sur les, si ce n est qu il ne traite pas les mais toutes informations que souhaiterait veiller un point focal. On retrouve les deux aspects concernant les sources, à savoir des sources numériques (flux RSS, sites, réseaux sociaux, bases de données, ) et des données manuelles qui devront être introduites dans la base de résultat de la veille. Cet outil doit rester très paramétrable et accessible par chaque point focal qui déclarera et paramétrera les différentes veilles qu il souhaite opérer. Les différentes informations doivent pouvoir être classées selon une nomenclature de thème et de sous thèmes. Ce paramétrage doit être évolutif mais commun à tous les points focaux. Les droits de modification de ce paramétrage devraient être restreints afin qu il reste bien commun à l ensemble des points focaux. 03 02 Fonction Libellé 03 02 01 Paramétrage Le paramétrage de la plateforme de veille peut se faire par les points focaux 03 02 02 03 02 03 Sources Des sources électroniques peuvent être ajoutées dans l'outil de veille Scripte Certaines sources nécessitent la saisie d'un script de connexion 03 02 04 Origine Pouvoir identifier le point focal à l'origine de la demande d'exploitation de la source 03 02 05 Pouvoir indiquer si les résultats de veille issus d'une même source peuvent être partagés par plusieurs demandeurs clairement identifiés 03 02 06 Opérations Chaque propriétaire de sources pourra les ajouter, les supprimer ou les modifier 03 02 07 03 02 08 Surveillance Spécifier pour chaque source la fréquence de scrutation Flux RSS Si la source est un flux RSS, pouvoir paramétrer le lecteur de flux 03 02 09 Exploitation flux RSS Pouvoir récupérer les alertes RSS et automatiquement chercher les flux d'information correspondants 03 02 10 Manuel Des résultats de sources manuelles doivent pouvoir être ajoutés aux résultats des sources électroniques APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 24 / 37

03 02 11 Paramétrage thèmes Un paramétrage des différents éléments de veille permet de les classer par thèmes et sous thèmes 03 02 12 Droits paramétrages thèmes Les droits pour réaliser le paramétrage en thèmes et sous thèmes peuvent être restreints 6.12.s d infos économiques/bonnes pratiques (Hors ) Le partage d informations et de bonnes pratiques fait appel à deux sources bien distinctes et se révèle être un outil de travail collaboratif entre points focaux et uniquement entre points focaux. Il conviendra d abord de valider les informations issues de l outil de veille. Cette phase est facultative, mais il doit être possible de filtrer les informations afin d éliminer celles ne donnant pas satisfaction. Il faudra pouvoir filtrer par thème et sous thème, changer ces derniers si besoin, et également filtrer par pays et mots clés. Ces informations doivent pouvoir être supprimées et modifiées. Par défaut, elles sont partagées par tous les points focaux. Si ce ne devait pas être le cas, une intervention manuelle sur les droits octroyés par défaut devra être réalisée. Parallèlement à ce partage chaque point focal va pouvoir dialoguer sur un thème donné, qu il soit issu de la veille automatisée, ou d une information rentrée manuellement. Chaque intervenant de chaque point focal peut s abonner à un thème/sous-thème sous forme d un flux RSS qui viendra l alerter si une nouvelle information et/ou discussion apparaît. A ce partage d information doivent être ajoutés des outils collaboratifs standards à savoir : d agendas de tâches de documents Réseau social Forum Il faut considérer de manière globale les besoins de partage d informations et d outils collaboratifs et les besoins de fonctionnalités de gestion et de suivi de projet exprimés dans le paragraphe 6.10 «Besoin complémentaire et partage d informations sur les»ci-dessus. 03 03 (hors ) Fonction Libellé 03 03 01 (hors ) Outil collaboratif Un module d'outil collaboratif existe sur la plateforme 03 03 02 (hors ) Validation information Une validation des informations issues de l'outil de veille des informations peut être faite 03 03 03 (hors ) Validation information Un paramètre permet à chaque point focal de valider par défaut toutes les informations collectées, un lot, une seule information, ou aucune 03 03 04 (hors ) Accès information Possibilité de filtrer par thème et sous thème 03 03 05 (hors ) Filtre par pays Possibilité de filtrer par pays et/ou zone géographique 03 03 06 (hors ) Filtre par mots clés Possibilité de filtrer par mot clés, une information pouvant être associée à un ou plusieurs mots clés 03 03 07 Droits d'accès Par défaut, tous les points focaux ont accès aux informations. Néanmoins, un point focal doit pouvoir restreindre l'accès de ces APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 25 / 37

(hors ) informations à certains point focaux (ou uniquement lui même) 03 03 08 (hors ) Discussion Des discussions et échanges d'information doivent être possibles sur les thèmes et sous thèmes 03 03 09 (hors ) Abonnement à des thèmes sousthèmes Pouvoir s'abonner (flux RSS) pour un ensemble de thèmes et de sous thèmes 03 03 10 (hors ) Outils de gestion de projet L'outil proposé tient compte des besoins de gestion de projet exprimés dans le paragraphe 6.10 03 03 11 (hors ) d agendas L'outil proposé assure la fonction partage d agendas 03 03 12 (hors ) de tâches L'outil proposé assure la fonction partage de tâches 03 03 13 (hors ) de documents L'outil proposé assure la fonction partage de documents 03 03 14 (hors ) Réseau social L'outil proposé assure la fonction réseau social 03 03 15 (hors ) Forum L'outil proposé assure la fonction forum 6.13. disposition des informations Les clients/experts peuvent définir un profil de veille pour les informations, construit selon le même modèle que le profil de veille sur les, et recevoir des informations sur cette base. La diffusion se fera selon les mêmes modalités que la diffusion des : sur la base des éléments extraits des bases de veille (hors ) sous formes de sources en fonction des profils de veille, les points focaux propriétaires reçoivent une liste d informations à diffuser au format électronique. Pour chacun des éléments de cette liste, le point focal doit pouvoir : Valider la diffusion ou pas Valider le ou les destinataires Valider le type de mise à disposition (privée publique) Définir le support de diffusion Un historique de ces opérations est conservé. Une diffusion complémentaire peut avoir lieu sur un élément de la liste. Les modes de diffusion doivent être au moins les suivants avec proposition de gestion automatique de chacun de ces modes : Mail Fax SMS Newsletter Site internet Papier (lien vers outils bureautique type Word) Chaque mode peut être pré-paramétré selon la personnalisation graphique du propriétaire. Lors de la diffusion ces différents éléments devront être pré-remplis aux noms des destinataires avec les éléments de détail des sources. APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 26 / 37

03 04 dispo (Hors ) privé Fonction Libellé 03 04 01 dispo (Hors ) privé Profil de veille Des profils de veille peuvent être créés par chaque point focal 03 04 02 dispo (Hors ) privé Lien client/experts Chaque client/expert peut, sur proposition de son point focal, s'abonner à un profil de veille structuré 03 04 03 dispo (Hors ) privé Validation transmission Sur la base des éléments des profils de veille, le point focal peut valider la transmission de l'information aux clients/experts abonnés aux profils de veille 03 04 04 dispo (Hors ) privé Mode de diffusion Pour chaque destinataire, chaque source peut être fléchée vers un mode de diffusion (mail, fax, SMS, news letter, site internet, papier,...) 03 04 05 dispo (Hors ) privé Personnalisation préalable Les supports de diffusion peuvent être personnalisés aux couleurs du propriétaire 03 04 06 dispo (Hors ) privé Support de diffusion Les supports de diffusion sont complétés des informations des sources et des destinataires 03 04 07 dispo (Hors ) privé Mail Le module proposé assure la diffusion via Courriel 03 04 08 dispo (Hors ) privé Fax Le module proposé assure la diffusion via Fax 03 04 09 dispo (Hors ) privé SMS Le module proposé assure la diffusion via SMS 03 04 10 dispo (Hors ) privé Newsletter Le module proposé assure la diffusion via Newsletter 03 04 11 dispo (Hors ) privé Site internet Le module proposé assure la diffusion via Site internet 03 04 12 dispo (Hors ) privé Papier Le module proposé assure la diffusion via Papier 6.14. disposition publique d informations Sur la base des informations issues des sources de veille et organisées en thèmes et sous-thèmes, chaque point focal peut valider la mise à disposition d une information sur un site public. Ce site doit comporter des thèmes et des sous-thèmes (les mêmes que l outil de veille). Sur chacun de ces thèmes et sous-thèmes il faut pouvoir gérer des flux RSS afin que le public ayant accès à ce site puisse s abonner. Il ne sera pas possible dans cette partie publique de dialoguer sur les informations publiées. Ce site internet public doit être commun avec celui évoqué dans la partie 6.5 disposition des (privée et publique) et 6.8 Annuaire public des clients/experts. 03 05 dispo (Hors ) public Fonction Libellé 03 05 01 dispo (Hors ) public Validation Sur la base des sources de veille, le point focal peut valider la mise à disposition publique d'une information 03 05 02 dispo (Hors ) public Site internet Proposition de mise en place et alimentation automatique des informations valides pour le public, organisées par thèmes et sous-thèmes APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 27 / 37

03 05 03 dispo (Hors ) public Flux RSS Un flux RSS permet de suivre l'évolution de l'information publiée au niveau de chaque thème et sous thème 03 05 04 dispo (Hors ) public Intégration des sites publics Le site des informations publiques est intégré avec la mise à disposition de la liste des clients/experts et la mise à disposition publique des 7. Attendus en matière d architecture technique, système et logiciels 7.1. Architecture technique La plateforme doit pouvoir être hébergée chez un prestataire en tenant compte des paramètres techniques suivants : Temps de réponse Les temps de réponses et d accès aux différentes panneaux et fonctions des applications (hors traitement de masse) doivent être inférieurs à 2 secondes Le respect de temps de réponse courts est une exigence majeure pour la solution. D'une manière générale, l'outil doit fournir des temps de réponse «corrects» Ces critères sont déterminants pour la validation de la recette technique et il convient que le soumissionnaire propose un benchmark du système en contexte opérationnel et notamment en cas de montée en charge. Disponibilité La plateforme doit être idéal disponible à l utilisation 24h/24 et 7 jours sur 7, le minimum étant de de 8h à 20h Un système de backup (PRA= Plan de reprise d Activité) doit exister et pouvoir être démontré et testé, le passage de la plateforme principale à la plateforme de secours est réalisé en moins de 4 heures. Composantes techniques La plateforme est composée de matériels dont les principales composantes sont redondantes (Alimentation, disque, contrôleurs, accès internet) Accessibilité Elle doit être accessible via un navigateur internet standard du marché sans restrictions sur le type de navigateur utilisé Stockage des données (Cloud) Le stockage et la sauvegarde des données liées à la plateforme sont réalisés dans un pays membre de l Union Européenne ou membre de la Francophonie 04 01 Architecture Technique Fonction Libellé 04 01 01 Architecture Technique Temps de réponse Temps de réponse inférieur à deux secondes 04 01 02 Architecture Technique Disponibilité Garantie d'accès à la plateforme 24h/24 04 01 03 Architecture Technique Disponibilité horaire Garantie d'accès à la plateforme de 8h à 20h 04 01 04 Architecture Technique PRA Un plan de reprise d'activité existe 04 01 05 Architecture Technique Reprise PRA La reprise des systèmes en cas d'utilisation du PRA est réalisée en moins de 4 heures 04 01 06 Architecture Technique Alimentation redondante La plateforme est équipée techniquement d'alimentations redondantes APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 28 / 37

04 01 07 Architecture Technique 04 01 08 Architecture Technique 04 01 09 Architecture Technique Disques redondants Contrôleurs d'accès redondants Ligne internet redondants La plateforme est équipée techniquement de disques redondants La plateforme est équipée techniquement de contrôleurs d'accès redondants La plateforme est équipée techniquement de lignes internet redondantes chez des fournisseurs d'accès différents 04 01 10 Architecture Technique Accessibilité web Les accès à la plateforme sont réalisés en web via les navigateurs standards du marché (Explorer, Firefox, Chrome, Safari) 04 01 11 Architecture Technique Stockage des données La plateforme (opérationnel et sauvegarde) doit être hébergée dans un pays de l'ue et/ou de la Francophonie 7.2. Architecture système et logiciels L ensemble des composantes de la plateforme souhaitée doit répondre aux contraintes système et logiciels ci-après : Composantes logicielles Les composantes logicielles doivent au maximum reposer sur des solutions dites libres 2 Robustesse et maintenabilité Le système doit posséder une capacité de robustesse et de maintenabilité par l utilisation de standards et par d importantes possibilités de paramétrage Evolutivité Le système doit être capable d'évoluer fonctionnellement pour permettre l adaptation aux évolutions réglementaires Echanges inter-applicatifs Le système doit être à même de développer des API lui permettant de communiquer de manière aisée avec des systèmes tiers en respectant les standards en la matière (récupération ou transmission de données) L intégration entre les différentes composantes de la plateforme ne doit pas donner lieu à des ressaisies, voire des transferts de fichiers Navigation dans l'application L'architecture logicielle doit permettre à l'utilisateur, suivant son niveau d'habilitation, de naviguer facilement entre les différents modules constituant la solution du soumissionnaire sans avoir à sortir d une application pour rentrer dans une autre Liens avec la bureautique Des liens standards doivent exister pour pouvoir utiliser des outils bureautiques t fournir des fichiers au format.doc,.pdf..xls, Ergonomie et présentation L ergonomie et la présentation doivent être unifiées sur l ensemble de la plateforme Une personnalisation doit néanmoins être possible sur les points suivants Ajout d un logo par point focal disposition de plusieurs modèles de page personnalisables Personnalisation du jeu de couleurs Accès aux données Un requêteur simple doit permettre d exploiter statistiquement les données de la plateforme d extraire les données vers des fichiers standard bureautique 2 Un logiciel libre est un logiciel qui est distribué selon une licence libre. Une licence est libre lorsqu'elle garantit à l'utilisateur du logiciel un certain nombre de libertés fondamentales (liberté d'exécuter le logiciel - liberté d'étudier le fonctionnement du logiciel et de l'adapter à ses besoins - liberté de redistribuer des copies du logiciel - liberté d'améliorer le logiciel et de publier ces améliorations) [Critères de la Free Software Foundation] APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 29 / 37

04 02 Architecture Système & Logiciels Fonction Libellé 04 02 01 Architecture Système & Logiciels Libres Les composantes logicielles doivent répondre aux critères du libre de la Free Software Fondation (FSF) 04 02 02 Architecture Système & Logiciels Robustesse et maintenabilité Le logiciel doit pouvoir être maintenu sur la base d'éléments standards et de paramètres ouverts 04 02 03 Architecture Système & Logiciels Evolutivité Le système doit être capable d'évoluer fonctionnellement pour permettre l`adaptation aux évolutions réglementaires 04 02 04 Architecture Système & Logiciels Echanges interapplicatifs API Des protocoles standards de type API doivent permettre d'intégrer ou d'exporter facilement des données 04 02 05 Architecture Système & Logiciels Echanges interapplicatifs Tous les applicatifs de la plateforme utilisent une même base de données, évitant toute ressaisie ou transfert interne de fichiers 04 02 06 Architecture Système & Logiciels Navigation dans l'application L'utilisateur habilité doit pouvoir naviguer dans l'ensemble des modules de la plateforme auxquels il a accès sans avoir à ressortir de l'application 04 02 07 Architecture Système & Logiciels Bureautique Des liens standards doivent exister pour pouvoir utiliser des outils bureautiques et fournir des fichiers au format.doc,.pdf,.xls, 04 02 08 Architecture Système & Logiciels Ergonomie/présen tation unifiées L'ergonomie et la présentation doivent être unifiées sur l'ensemble de la plateforme 04 02 09 Architecture Système & Logiciels Personnalisation Logo Un logo différent doit pouvoir être affiché pour chaque point focal 04 02 10 Architecture Système & Logiciels Personnalisation police Des modèles de page personnalisable doivent pouvoir être utilisés par chaque point focal 04 02 11 Architecture Système & Logiciels Personnalisation jeu de couleur Un jeu de couleur personnalisé doit pouvoir être utilisé pour chaque point focal 04 02 12 Architecture Système & Logiciels Données Un requêteur simple doit permettre aux utilisateurs de structurer des données à envoyer à des outils bureautiques 7.3. Architecture sécurité d accès L ensemble des éléments de sécurité doivent permettre de garantir l intégrité de la plateforme visà-vis de l extérieur et vis-à-vis de l intérieur. Pour se faire différents éléments concernant la sécurité sont à prendre en compte à savoir : Protocole d accès L'accès au système doit être sécurisé via un certificat SSL authentifié par une autorité de certification accréditée Protection intrusion Le système doit offrir des mécanismes d'authentification, d habilitation et de contrôle d'accès robustes pour la protection du contenu de la plateforme. Il doit notamment être robuste contre les tentatives d attaques informatiques et d usurpation d identité via les différentes techniques de récupération de mot de passe Protection codes et données Les codes sources du système doivent respecter les standards en matière de sécurité pour éviter toute intrusion. En particulier la plateforme doit être robuste aux fuites et aux attaques de type injection (Injection SQL, Injection LDAP, Cross Site Scripting, etc...) Protection robots Le système doit se prémunir contre l'attaque de robots tentant de s'inscrire automatiquement a la plateforme via le formulaire de demande d identifiants, par l utilisation de captcha par exemple Gestion des accès Le système doit garantir des niveaux de sécurités d'accès aux différents modules, en fonction des groupes et des points focaux. Un accès générique est fourni via les groupes aux modules. Un accès particulier aux données d un point focal est réalisé par la gestion de l appartenance d un individu à un groupe et un point focal APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 30 / 37

Management des accès Un ou plusieurs administrateurs doivent pouvoir rapidement voir quels sont les accès accordés à un utilisateur donné et soit lui accorder, soit lui enlever par l intermédiaire de transactions simples et sécurisées Historiques des actions Un historique des actions pour certaines transactions doit pouvoir être paramétré La durée de conservation de ces historiques doit être d une année au maximum et rester paramétrable 04 03 Architecture Sécurité Fonction Libellé 04 03 01 Architecture Sécurité Protocole d'accès La plateforme doit pouvoir être accessible que via un protocole sécurisé de type SSL (https) 04 03 02 Architecture Sécurité 04 03 03 Architecture Sécurité Protection intrusion Protection codes et données Garantir l'intégrité de la plateforme par rapport aux tentatives d'intrusion externes non désirées Les codes sources du système doivent respecter les standards en matière de sécurité pour éviter toute intrusion. En particulier la plateforme doit être robuste aux fuites et aux attaques de type injection (Injection SOL, Injection LDAP, Cross Site Scripting..etc.) 04 03 04 Architecture Sécurité Robots 04 03 05 Architecture Sécurité Gestion des accès Une protection contre la lecture et l'inscription via des robots doit exister (utilisation de captcha) Une gestion des accès par groupe fonctionnel et point focal doit être possible 04 03 06 Architecture Sécurité Management des accès Une vision rapide des droits pour un utilisateur doit pouvoir être réalisée 04 03 07 Architecture Sécurité Droits d'accès Une gestion facile de l'accord ou du retrait des droits pour un utilisateur doit pouvoir être fait (profil standard, recopie d'un profil existant, suppression globale d'un profil ) 04 03 08 Architecture Sécurité 04 03 09 Architecture Sécurité Historique des actions Durée de conservation Un historique des actions doit pouvoir être paramétré pour certaines transactions Une durée de conservation doit pouvoir être indiquée pour chaque transaction historisée 8. Attendus en matière de prestation Ces différents éléments permettent de comprendre les attendus en termes de prestations du soumissionnaire. Le questionnaire fonctionnel permettra une compréhension et une appréciation générale de la qualité attendue, les éléments chiffrés, en relation avec les attendus, seront à compléter dans la partie financière. Ce projet sera dirigé par un comité de pilotage regroupant : L APEX-CI, point focal de Côte d Ivoire et structure de portage du projet pour les points focaux La CCIMA (Chambre de commerce, d industrie, des mines et de l artisanat) du Cameroun, point focal du Cameroun, qui abrite le siège de l association internationale AMADE L OIF L Assistant à Maîtrise d Ouvrage Le soumissionnaire au projet Le soumissionnaire n aura à traiter qu avec ce comité de pilotage et quelques utilisateurs référents du projet, ces utilisateurs référents portant eux-mêmes la charge de la dissémination des éléments du projet auprès des autres points focaux. Les réunions du comité de pilotage se dérouleront à Paris et les comptes rendus seront rédigés en langue française. L utilisation de la visioconférence ou d autres moyens de communication devront pouvoir être possible dans certains cas. APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 31 / 37

Les modules de formation seront proposés de manière optionnelle dans l appel d offres. 8.1. Initialisation Le soumissionnaire doit présenter son équipe projet et les procédures qualités qu il s engage à mettre en place sur le projet. Il doit définir le planning initial détaillé du projet, en tenant compte des contraintes établies dans le cahier des charges, et en définissant la charge et les périodes de mobilisation des équipes des points focaux. Le Plan d'assurance Qualité de la maitrise d œuvre viendra compléter le P global du projet (intégrant les parties concernant la maitrise d'ouvrage). En collaboration avec la Maîtrise d Ouvrage et l équipe projet, le soumissionnaire doit présenter sa méthode et son planning de déploiement. A partir du planning global du projet, il définira les dates et les besoins (matériels et humains) nécessaires à la réalisation de chaque étape et au déploiement. 05 01 Prestations Initialisation Fonction Libellé 05 01 01 Prestations Initialisation Equipe de projet Pouvoir proposer une équipe de projet en relation avec la taille et l'ampleur fonctionnelle du projet 05 01 02 Prestations Initialisation Qualité Existence et présentation d'un plan d'assurance qualité 05 01 03 Prestations Initialisation Méthode 05 01 04 Prestations Initialisation Planning Le soumissionnaire propose une méthode de déploiement et d'implémentation du projet Le soumissionnaire soumet un planning de mise en œuvre prévisionnel du projet avec des phases et des livrables 8.2. Etude et conception En complément de sa réponse, le soumissionnaire doit fournir un dossier technique décrivant précisément toutes les composantes de l'architecture logicielle et matérielle proposée au regard des besoins fonctionnels couverts. Pour chaque fonctionnalité, le soumissionnaire proposera un ou plusieurs cas d usage répondant aux besoins exprimés et la spécification de chacun sous forme d un dossier fonctionnel. Ce dossier fonctionnel sera consigné dans un document décrivant, a minima, pour chaque attendu fonctionnel : Les spécifications des données Les spécifications des règles de gestion Le périmètre qui sera réellement couvert Le mode d'implémentation dans la solution (par une fonctionnalité standard, par un paramétrage standard ou par un développement spécifique dans le cas d un progiciel) A partir des dossiers techniques et fonctionnels, et en collaboration étroite avec les utilisateurs référents du projet, le soumissionnaire réalise l'étude du paramétrage des fonctionnalités attendues. En préalable à cette phase, le soumissionnaire devra réaliser une étude visant à décrire de façon exhaustive les caractéristiques techniques des données et des règles de gestion à mettre en place pour chaque attendu fonctionnel. Le paramétrage étant un point clé de sensibilisation et d'appropriation de la solution par les utilisateurs, il est important de fortement les impliquer à cette phase (via éventuellement des sessions à distance) en réalisant des séances interactives présentant la fonctionnalité de base du APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 32 / 37

composant et le paramétrage nécessaire pour répondre au mieux aux attendus exprimés dans le cahier des charges. Enfin, la rédaction d un dossier de paramétrage contenant l'ensemble des éléments nécessaires au paramétrage des fonctionnalités est attendue. Ce dossier sera la base utilisée par le soumissionnaire pour installer et déployer les plates-formes des différentes phases de recette et de production. Le dossier de paramétrage sera accompagné de la liste des attendus fonctionnels non couverts par les fonctions standards ou le paramétrage dans le cas d'un progiciel. A partir des éléments ci-dessus (dossier technique, fonctionnel et paramétrage) en collaboration étroite avec les utilisateurs référents du projet, le soumissionnaire réalisera l'étude des spécifications fonctionnelles détaillées ainsi que le maquettage (pour les IHM Interface Homme Machine) des fonctionnalités attendues. Les maquettes des IHM étant un point clé de la sensibilisation et d appropriation de la solution par les utilisateurs, il sera important que celles-ci soient fonctionnelles, c'est-à-dire présentant l'ergonomie des écrans mais aussi leur enchainement (dans la mesure des possibilités techniques de la solution). Pour chaque attendu fonctionnel, ainsi que pour les programmes de gestion des interfaces, le dossier doit (au moins) fournir un descriptif exhaustif : De l'attendu traité Des données gérées Des règles de gestion Des règles de gestion des droits Des règles d'enchaînements Du mode d'implémentation De plus ce document sera complété par : Des maquettes fonctionnelles, pour les IHM Des maquettes de présentation, pour les états D'une définition précise du contenu et des structures des fichiers pour les programmes de gestion des interfaces 05 02 Prestations Etude & Conception Fonction Libellé 05 02 01 Prestations Etude & Conception Cahier technique Réalisation d'un dossier technique indiquant l'intégration des aspects fonctionnels par rapport aux détails des éléments techniques à mettre en œuvre 05 02 02 Prestations Etude & Conception Cahier fonctionnel Réalisation d'un dossier fonctionnel permettant de comprendre comment chaque besoin fonctionnel est traité dans le cadre de l'appel d'offre 05 02 03 Prestations Etude & Conception Dossier de paramétrage Dossier de paramétrage visant à mettre en conformité les attendus fonctionnels avec les fonctions réellement implémentés 05 02 04 Prestations Etude & Conception Maquettage Proposer un document de maquettage reprenant les éléments des cahiers techniques, fonctionnels et paramétrage 8.3. Mise en œuvre Le soumissionnaire assure la qualification de la solution avant l'entrée en recette. Il identifie des cas de tests probants afin de vérifier la conformité de la solution avec les principales fonctionnalités exprimées dans le cahier des charges. Il livre les résultats au groupe de projet au travers du dossier de qualification. APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 33 / 37

Il est souhaitable que les tests de qualification soient planifiés et ponctuent les étapes de mise en œuvre par des séances de qualification avec les utilisateurs référents, afin d'éviter les dérives importantes par rapport aux exigences initiales. Ces éléments se feront de manière itérative, jusqu à satisfaction. Le soumissionnaire accompagnera le dossier de qualification d un plan de qualification de sa solution. Le soumissionnaire réalise les tests de qualification sur la base du dossier de qualification qu il réalise. Ce document représente l ensemble des cas de tests probants réalisés au regard des principales fonctionnalités de la solution mise en œuvre. Il permet de garantir au groupe de projet un bon niveau de qualité avant l entrée en recette en résolvant en amont la majeure partie des anomalies bloquantes. Le dossier de qualification est accompagné d'un planning visant à fixer des séances avec les utilisateurs de qualification, durant la phase de mise en œuvre. Rédaction des documents prévus comme livrable dans le PAQ. Le formalisme des documents sera défini durant la phase d'initialisation du projet et consigné dans le PAQ. La préparation et la mise à disposition de l environnement de recette est réalisée par le soumissionnaire. Le titulaire devra prévoir l'ensemble des actions permettant la mise en ordre de marche opérationnel du système en production (voir en pré production si nécessaire) Le soumissionnaire livre l'ensemble des manuels d installation des composants logiciels prévus dans le marché. Le manuel d'exploitation est à usage des personnels «informatique», il doit décrire dans le détail toutes les procédures de maintenance et de sauvegarde des systèmes et logiciels, permettant de garantir la bonne marche du système. Pour le manuel d'utilisation du système (niveau utilisateur final), il est demandé que la documentation puisse ad minima répondre aux présentations suivantes : Par module, une description détaillée du mode d'utilisation de chaque fonction (écran(s), état(s), données obligatoires, principaux contrôles...) et une présentation des actions devant être réalisées avant l utilisation de la fonction et pouvant être réalisées après utilisation de la fonction. Il s`agit ici du manuel de référence du système. Par index thématique (ex: gestion d un Appel d offres, gestion d un client, gestion d un expert, etc.), la liste des fonctions offertes par le système et une présentation de leur ordonnancement logique dans le cadre du déroulement d'une procédure de gestion. Le système de documentation en ligne doit prévoir trois niveaux : Le niveau applicatif pur (aide sur champ, sur fonction, sur menu,...) Le niveau fonctionnel, permettant d'associer un guide procédural au niveau des fonctions (la rédaction du guide procédural FAQ- n'est pas demandée au soumissionnaire) Le niveau technique (code de l'écran, les données...) La documentation technique doit décrire précisément tous les éléments nécessaires à la prise en main technique de l'application par une équipe technique. Ad minima, elle doit contenir : La liste et présentation des fonctions du système, des concepts et règles de la gestion de base La présentation des traitements par fonction La description du paramétrage et des facteurs qui impactent le système et son fonctionnement La liste et description des codifications utilisées (manuel à destination de l administrateur de données) La description de la gestion des accès et de la confidentialité (et paramétrage associé) APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 34 / 37

Les normes et règles de développement des fonctionnalités spécifiques (cas d un progiciel) Pour les développements spécifiques le code est normé et documenté, ces éléments sont décrits Dans le cadre de l'obligation de résultat qui caractérise sa prestation, le soumissionnaire fournit le dossier de recette. Il travaillera en étroite collaboration avec le groupe de projet dans la validation du dossier de recette et réalisera les campagnes de benchmark pour les tests techniques de performance et de tenue en charge. Il fournit les outils et la méthodologie pour la gestion des anomalies. Le soumissionnaire assure le suivi de la phase de montée en charge du système. Il réalise à ce titre : Le monitoring du système Le suivi et la correction des anomalies Il fournit les outils et la méthodologie pour la gestion des anomalies et assure la correction des erreurs, anomalies et lenteurs pour tester en cohérence avec les attendus du cahier des charges. 05 03 Prestations Mise en œuvre Fonction Libellé 05 03 01 Prestations Mise en œuvre Dossier de qualification Mise en place et gestion d'un dossier de qualification permettant la validation des éléments fonctionnels attendus sur la base des éléments du cahier des charges et de l'initialisation 05 03 02 Prestations Mise en œuvre Documentation Réalisation de la documentation technique et fonctionnelle telle que décrite dans le PAQ 05 03 03 Prestations Mise en œuvre 05 03 04 Prestations Mise en œuvre 05 03 05 Prestations Mise en œuvre Plateforme de recette Manuel d'installation Manuel d'exploitation Une plateforme de recette ainsi qu'une documentation complète permettront aux équipes internes de valider les éléments à mettre en œuvre Le soumissionnaire livre l'ensemble des manuels d'installation des composants logiciels prévus dans le marché Le manuel d'exploitation est à usage des personnels «informatique», il doit décrire dans le détail toutes les procédures de maintenance et de sauvegarde des systèmes et logiciels, permettant de garantir la bonne marche du système. 05 03 06 Prestations Mise en œuvre Manuel utilisateur 05 03 07 Prestations Mise en œuvre Aide en ligne disposition d'un manuel utilisateur décrivant les principales fonctions ainsi que les principaux processus Une aide en ligne permettant de préciser le rôle des zones et le descriptif des grandes fonctions 05 03 08 Prestations Mise en œuvre Documentation technique La documentation technique doit décrire précisément tous les éléments nécessaires à la prise en main technique de l'application 05 03 09 Prestations Mise en œuvre Dossier de recette Le soumissionnaire préparera, réalisera et assurera le suivi du dossier de recette 05 03 10 Prestations Mise en œuvre Monitoring système Le soumissionnaire assure le monitoring et le suivi de la montée en charge du système, 8.4. Formation et manuels de formation Formation à l'administration et à l'exploitation (proposée de façon optionnelle) Cette formation doit permettre un passage de compétences techniques et administratives aux équipes de projet. Elle s'adresse d'une part aux administrateurs de données afin de leur donner la visibilité fonctionnelle et technique nécessaire à l'accomplissement de leurs missions, et d'autre part aux exploitants pour assurer leurs tâches quotidiennes (sauf si le soumissionnaire réalise entièrement en interne cette partie faisant partie de sa prestation de base) Cette formation vient en complément des manuels d'installation et d'exploitation. Cette formation doit se situer en amont du démarrage opérationnel du système APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 35 / 37

Assistance à l'élaboration du manuel opératoire (proposée de façon optionnelle) Le soumissionnaire assistera les utilisateurs référents dans l élaboration du manuel opératoire. Cette tâche consistera principalement à mettre en relation les procédures et notes de procédures que le groupe de projet recensera dans un manuel de procédures avec leur exécution dans le système Formation des utilisateurs référents du système (proposée de façon optionnelle) Cette formation s'adresse aux utilisateurs référents de l'application Bien que le contexte d'intervention de ces acteurs puisse être de par leur fonction limité à une partie du système, il est souhaitable qu ils disposent d une visibilité fonctionnelle générale. Il faut prévoir un cycle de formation sur l ensemble des modules Les dates de ces formations devront se situer au plus proche du démarrage opérationnel du système Manuel de formation des utilisateurs A l issue de ces formations, le soumissionnaire aura rédigé, sur la base des éléments formés, un manuel de formation qui pourra être réutilisé par les utilisateurs référents avec les utilisateurs finaux Plus qu un simple support de cours de la formation de l'équipe projet, ce manuel doit permettre à une personne n'ayant pas participé à la formation d'acquérir seul les notions indispensables de la solution, et doit devenir un référentiel d'aide pour les membres de l'équipe projet et les utilisateurs clés Manuel de formation d administration et d exploitation Support de cours de la formation, il complète ou explicite les points importants du manuel d'exploitation, il permet aussi à un exploitant de pouvoir prendre en charge la conduite complète de la plateforme sans avoir eu initialement cette formation 05 04 Prestations Formations Fonction Libellé 05 04 01 Prestations Formations Administration et exploitation Formations aux opérationnels sur les aspects permettant de gérer l'administration et l'exploitation de la plateforme 05 04 02 Prestations Formations Manuel opératoire Le soumissionnaire assistera les utilisateurs référents dans l`élaboration du manuel opératoire (FAQ) 05 04 03 Prestations Formations Utilisateurs clés Formation des utilisateurs référents sur tous les modules de la plateforme 05 04 04 Prestations Formations 05 04 05 Prestations Formations Manuel de formation utilisateur Manuel de formation exploitation Ecriture, validation et mise à disposition d'un manuel de formation complet sur tous les modules de la plateforme Produire, en complément du manuel exploitation, un support de formation à l'exploitation de la plateforme 8.5. Maintenance Garantie Réversibilité Le client souhaite bénéficier d une période de garantie de douze mois pendant laquelle tout dysfonctionnement du système devra être corrigé par le prestataire qui assurera d'autre part la livraison, l'installation et la mise en exploitation des traitements corrigés. La date de début de garantie se situe à la signature de la recette définitive. Le soumissionnaire possède en standard des outils de réversibilité de l ensemble des données du projet (structure de base de données, données, programmes objet, code sources, manuels,.). Sur simple requête du client il s engage à restituer toutes les données de la plateforme dans un format détaillé et lisible dans un délai maximum de 2 jours ouvrés. APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 36 / 37

Clause de propriété L ensemble de la plateforme sera la propriété du client ou toute entité désignée par le client. Cette propriété s étend aux outils, développements et données. Si des codes sources doivent soutenir tout ou partie des développements en place, ils doivent être mis systématiquement à la disposition du client et refléter la dernière version opérationnelle de la plateforme. Le client possède de plein droit la propriété intellectuelle de l ensemble de la plateforme Cessation d activité En cas de cessation d activité, le soumissionnaire s engage sur les aspects ci-dessus de réversibilité et accorde au client ou toute structure désignée par celle-ci, l entière propriété des codes, données, programmes de la plateforme. Elle s engage aussi à faciliter par tous les moyens le transfert de la plateforme, l appropriation des données et des ressources et une collaboration complète et constructive. 05 05 Prestations Maintenance Fonction Libellé 05 05 01 Prestations Maintenance Garantie 05 05 02 Prestations Maintenance Réversibilité 05 05 03 Prestations Maintenance Propriétés Le soumissionnaire propose une garantie complète de 12 mois après la recette définitive Le soumissionnaire possède des outils de réversibilité et assure l'entière réversibilité des données avec mise à disposition immédiate sur simple demande La propriété des éléments spécifiques reste l'entière propriété du client, les sources sont à disposition du client 05 05 04 Prestations Maintenance 05 05 05 Prestations Maintenance Propriété intellectuelle Cessation d'activité Le client dispose de la propriété intellectuelle de l'ensemble de la plateforme En cas de cessation d'activité, le soumissionnaire s'engage à ce que tous les éléments mis à disposition deviennent de facto la propriété du client APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d Ivoire Page 37 / 37