C O N S E I L N A T I O N A L D E R E C H E R C H E S C A N A D A Vérification de la gestion des ressources humaines Planification V é r i f i c a t i o n i n t e r n e, C N R C O C T O B R E 2 0 1 1
1.0 Sommaire et conclusion Contexte Ce rapport présente les résultats de la Vérification de la gestion des ressources humaines Planification. La décision de mener cette vérification a été approuvée par le président, à la suite de la recommandation formulée par le Comité de la haute direction et ensuite, par le Comité de la vérification ministériel le 29 avril 2010 dans le cadre du Plan de vérification interne axé sur les risques du CNRC pour 2010 2011 à 2012 2013. La vérification a porté principalement sur les pratiques de gestion des ressources humaines dans l'ensemble du CNRC et non seulement sur les activités de la Direction des ressources humaines (DRH). Une planification rigoureuse des ressources humaines établit des liens entre la gestion des personnes et la mission, la vision, les buts et les objectifs de l'organisation ainsi qu avec son plan stratégique et ses ressources budgétaires. Un des objectifs essentiels de la planification des ressources humaines est d avoir le bon nombre de personnes qui possèdent les compétences, l'expérience et les qualifications appropriées et qui occupent les postes adéquats au bon moment et à un coût approprié. Objectif, portée et méthode de la vérification L'objectif de la vérification était de donner l'assurance que les politiques et les pratiques du CNRC en matière de ressources humaines permettent la planification des besoins actuels et futurs y compris le caractère adéquat du perfectionnement professionnel, du développement du leadership et de la planification de la relève afin de respecter le mandat de l'organisation. La vérification portait sur les activités réalisées entre 2009 2010 et 2010 2011. Elle comprenait les processus existants de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance, qui assurent une planification appropriée des ressources humaines à Octobre 2011 3
l'échelle de l'organisation, et sur une base limitée, à l'échelle locale des IDP. Un échantillon de cinq instituts/directions/programmes (IDP) a été sélectionné pour un examen plus approfondi (trois dans la région de la capitale nationale et deux dans les régions) en se fondant sur une analyse rigoureuse des risques et des contrôles réalisés au cours de la phase de planification. Les facteurs de risque pour les IDP comprennent principalement : le nombre total d employés, une combinaison d employés provenant de la région de la capitale nationale et des régions, et/ou les défis associés au nombre de professionnels hautement qualifiés (PHQ) ainsi que le niveau d activité des RH défini de 2009 2010 à 2010 2011, tel que déterminé par le nombre de mesures de dotation, les départs d employés et les retraites potentielles. En raison de la nature spécialisée de l'exercice, l'équipe de vérification du CNRC a fait appel aux services de spécialistes des RH possédant de l expertise en vérification. On a attribué un contrat à ces experts chargés d appuyer la réalisation des travaux de la vérification. En plus de l'examen d autres documents pertinents, des visites de site ont été entreprises et des entrevues structurées ont été réalisées auprès de spécialistes fonctionnels de la DRH, des directeurs généraux des IDP et de leurs généralistes en ressources humaines (GRH). La vérification a été menée à l'aide d une série de critères de vérification détaillés qui visait à répondre à l'objectif de la vérification en fonction duquel nous avons tiré nos observations, nos évaluations, et nos conclusions. Les critères de vérification provenaient principalement du document Les contrôles de gestion de base : Guide à l'intention des vérificateurs internes du Bureau du contrôleur général (2007). Opinion du vérificateur et conclusion Dans l'ensemble, nous concluons que les politiques et les pratiques du CNRC sont adéquates pour permettre la planification des besoins actuels et futurs, et nous proposons certaines occasions d amélioration continue. Le plan organisationnel et le plan des ressources humaines des IDP sont harmonisés et intégrés à la planification Octobre 2011 4
stratégique et opérationnelle du CNRC. Les plans étaient généralement bien documentés et comprenaient les éléments requis fondés sur des analyses environnementales internes/externes, y compris les besoins actuels et futurs en ressources humaines et en compétences, les considérations relatives à la planification de la relève ainsi que les objectifs liés à la formation et au perfectionnement professionnel. Il existe des occasions d accroître la rigueur de ces plans en déterminant plus précisément les plans d action de gestion et les ressources budgétaires requises pour faire face aux besoins et combler lacunes cernées. Les risques et les défis de gestion des RH établis par les IDP devraient être analysés afin de préciser les questions horizontales qui peuvent être traitées par le biais des priorités et des plans en RH à l'échelle du CNRC. Cette approche donnerait l'assurance : qu il n existe pas de chevauchement dans les plans ou les lacunes; que les plans sont harmonisés avec les objectifs de la nouvelle stratégie du CNRC, augmentant ainsi la probabilité de réussite; et que les ressources humaines nécessaires requises pour atteindre les objectifs opérationnels essentiels sont disponibles et affectées de façon appropriée. Il est également important de noter l'absence de plans de relève officiels, soit au niveau organisationnel, soit au niveau des IDP, compte tenu des pourcentages élevés des professionnels et des gestionnaires des Sciences et des technologies (S-T) jugés admissibles à la retraite en 2011 et au cours des années à venir. Les autres occasions concernent les politiques et les procédures de la DRH touchant la planification des ressources humaines, qui sont très désuètes. Au cours de la vérification, à la demande de la haute direction, on a cherché des preuves pour déterminer si les plans des RH prennent en considération les mesures d assouplissement en matière de dotation qui ne sont pas disponibles dans les autres ministères. Alors que nous avons observé que la création de stratégies de dotation par certains IDP pourrait être potentiellement explorée, nous n avons pu constater ni suivi, ni mise en œuvre. Cela est attribuable selon toute vraisemblance au fait que les paramètres précis de mise en œuvre de mesures distinctes d assouplissement en matière de dotation doivent d abord être examinés par le Comité de la haute direction Octobre 2011 5
(CHD) et que des directives doivent ensuite être fournies aux IDP concernant tous les paramètres approuvés. Recommandations 1. Les risques et les défis de la gestion des RH cernés par les unités opérationnelles devraient être analysés afin de définir les questions horizontales pouvant être prises en compte dans les priorités et les plans des RH à l'échelle du CNRC. Cette approche donnera l'assurance qu il n existe pas de chevauchement entre les plans ou les lacunes, que les plans sont harmonisés avec les objectifs de la nouvelle stratégie du CNRC et que les ressources humaines nécessaires requises pour atteindre les objectifs opérationnels essentiels sont disponibles (c.-à-d. planification de la relève) et affectées de façon appropriée. [Priorité ÉLEVÉE] Réponse de la direction du CNRC La DRH regroupera dans un document intégré toutes les questions et mesures de planification des RH soulevées par le biais de la prochaine série d activités de planification des activités. L'échéancier des activités à l'échelle de l'organisation n est pas précisé, et par conséquent aucun délai précis ne peut être fixé en ce moment. 2. Les politiques et les procédures existantes en matière de planification des ressources humaines devraient être mises à jour aussitôt que possible afin de faciliter la réussite de la mise en œuvre de la nouvelle stratégie du CNRC. [Priorité MOYENNE] Réponse de la direction du CNRC La DRH est déterminée à mettre à jour la Politique de planification des RH et ses procédures associées en se conformant au nouveau cadre de planification qui sera établi au CNRC. L'échéancier de la mise à jour dépend donc du moment de l'établissement de ce cadre. Octobre 2011 6
Énoncé d assurance Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de la vérification, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l'exactitude de l opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur une comparaison entre les conditions, telles qu'elles existaient au moment de la vérification, en fonction de critères de vérification préétablis et approuvés par la direction. L opinion ne s'applique qu'aux domaines examinés. Jayne Hinchliff-Milne, CMA, Dirigeante principale de la vérification Membres de l'équipe de vérification du CNRC 1 Mayan Ismail, B. Com, Vérificateur subalterne Jean Paradis, CA, CIA, Gestionnaire de vérification 1 L'équipe de vérification du CNRC a fait appel à une équipe de vérification à un contrat (Samson & Associates) qui possède une expertise de la vérification et de la gestion des ressources humaines. Octobre 2011 7
Annexe : Vérification interne du CNRC Évaluations globales potentielles Attention de la direction requise Il existe des questions importantes qui méritent l'attention de la direction. Améliorations nécessaires Certaines zones d'application ou certains processus sont conformes aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada et du CNRC se rapportant à la planification des ressources humaines, mais il existe de nombreuses lacunes. Adéquate La plupart des zones d'application ou des processus sont conformes aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada et du CNRC se rapportant à la planification des ressources humaines, mais il existe des possibilités d'amélioration. Élevée Toutes les zones d'application ou tous les processus sont conformes aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada et du CNRC se rapportant à la planification des ressources humaines. Aucun secteur d'amélioration n'a été relevé. Octobre 2011 8 Vérification interne, Conseil national de recherches du Canada