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AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET COMMERCE INTERNATIONAL BUREAU DE L INSPECTEUR GENERAL VÉRIFICATION DES PRÊTS À L AFFECTATION 31 janvier 2001 Direction de la vérification ()
TABLE DES MATIÈRES Résumé... 3 Objectifs de la vérification... 4 Portée et démarche... 4 Observations et recommandations... 5 1.0 Système de comptabilité pour les prêts à l affectation... 5 2.0 Processus de rapprochement... 6 3.0 Résultats de l échantillonnage aléatoire... 8 4.0 Calculs des intérêts sur les prêts... 11 5.0 Allocation des ressources pour la fonction... 12 6.0 Surveillance et établissement de rapports... 13 7.0 Politiques et procédures en matière de fonctionnement... 14 Page 2 de 14
RÉSUMÉ Une vérification de l exactitude du solde dû pour les prêts à l affectation et une évaluation de l adéquation des pratiques en matière de gestion et d administration de la Direction de l'administration et de la politique des Directives (HPM) du service extérieur, qui a la responsabilité des prêts à l affectation, ont été réalisées en septembre et octobre 2000. L Équipe de la vérification ne peut donner à la direction l assurance raisonnable que le solde dû pour les prêts à l affectation, que le SGI établissait le 31 août 2000 à 11 725 252 $, est exact en raison des lacunes observées qui suivent : le SGI ne dispose pas de fonctions particulières pour calculer et afficher le solde net dû au Ministère par chacun des emprunteurs. Seule la valeur totale des prêts à l affectation octroyés et celle des sommes payées pour rembourser ces prêts y sont établies, la différence de ces deux termes, soit 11 725 252 $, étant le solde dû des prêts; le Ministère utilise le progiciel Annui-T pour gérer les prêts à l affectation. Or, la somme totale calculée par le progiciel ne concorde pas à celle du SGI établie le 31 août 2000, à savoir 11 725 252 $; le «rapport sur la différence des remboursements entre les paies et Annui-T» d août 2000 mentionne les dossiers de 588 des 965 prêts à l affectation en cours, soit 61 %, sont erronés; l Équipe de vérification a examiné 64 de ces erreurs et conclut que dans 59 % des cas, ces erreurs sont d ordre administratif et dans 41 %, d ordre financier. Les observations et les recommandations de la vérification sont résumées cidessous : il faut veiller à ce que les opérations dont ont fait l objet les prêts à l affectation concordent avec les données du SGI. Des mesures correctives doivent être prises sans délai afin de retracer et de corriger les erreurs révélées par le rapprochement entre la liste de paie et les données de Annui-T. Toutes les corrections financières à effectuer à la suite de ce dernier rapprochement doivent être saisies dans le SGI afin d assurer l exactitude du soldes dû pour les prêts à l affectation soit exacts; Page 3 de 14
il est conseillé que HPM tienne des consultations avec la Direction générale des finances et de la planification (SMD) afin de déterminer s il est nécessaire que HPM transfert en tout ou en partie ses responsabilités en matière de gestion financière à SMD; HPM doit instaurer un mécanisme de surveillance et d établissement de rapports pour la fonction des prêts à l affectation; des procédures et des instructions sur le fonctionnement doivent être formulées et appliquées en vue du renforcement du contrôle interne sur cette fonction. L Équipe de vérification se dit préoccupée par le contrôle qu exerce le Ministère sur le solde qu on lui doit pour les prêts à l affectation. Il est impératif que HPM règle ce problème en consultation étroite avec SMD. OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION La vérification vise : à donner une assurance raisonnable que le solde dû pour les prêts à l affectation, que le SGI établissait à 11 725 252 $ le 31 août 2000, est exact, à évaluer l adéquation des pratiques en matière de gestion et d administration. PORTÉE ET DÉMARCHE La vérification porte sur un échantillon d opérations dont ont fait l objet les prêts à l affectation et qui ont été effectuées entre le 1 er avril 1999 et le 31 août 2000, soit une période de 17 mois. L Équipe de vérification a donc procédé à l examen et à l analyse de documents se rapportant à ces prêts, notamment la DSE 10, des énoncés de politique, des instructions et des documents tenus à jour à l appui de la fonction de prêts à l affectation. La vérification se scinde en deux phases. D abord, le contrôle préliminaire a permis de cerner un certain nombre d éléments susceptibles de devenir des problèmes lors de la vérification. L équipe de la vérification et HPM ont par la suite examiné ces Page 4 de 14
éléments avant de décider de la nécessité de mener un examen plus approfondi des domaines suivants : le système de comptabilité pour les prêts à l affectation; le processus de rapprochement; le calcul des intérêts sur les prêts; l allocation des ressources pour la fonction; la surveillance et l établissement de rapports les politiques et les procédures en matière de fonctionnement. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS 1.0 Système de comptabilité pour les prêts à l affectation 1.1 En vertu de la politique du Conseil du Trésor sur les prêts, les ministères doivent utiliser un système de comptabilité qui permette d obtenir en tout temps le solde dû au gouvernement et ce, pour tous les emprunteurs. Actuellement, le SGI établit la valeur totale des prêts à l affectation octroyés et des sommes remboursées pour ces prêts, la différence entre ces deux termes étant le solde dû de ces prêts. En outre, il n existe pas de grand livre auxiliaire où serait consigné le solde du prêt de chacun des emprunteurs. 1.2 Au moment où le Ministère a changé le système FINEX pour le SGI, celui-ci ne contenait pas de module de prêts à l affectation, parce que, selon ce qu a appris l Équipe de la vérification, la direction avait décidé à cette époque de ne pas en faire l acquisition. HPM se retrouvait donc dépourvu de système comptable pour gérer ces prêts. Comme mesure provisoire, on lui a conseillée de se procurer un progiciel lui permettant de gérer la fonction de prêts à l affectation. Il s agit d Annui-T, qui est en fait une base de données et non un système de comptabilité même s il dispose de fonctions de calculs de prêts; toutefois, le progiciel permet d établir le solde dégressif du capital du prêt et des intérêts courus à percevoir. 1.3 HPM sait que l absence d un système de comptabilité de prêts qui fonctionne pose des problèmes et, cherchant à régler son problème, il a approché SMD. Malheureusement, il ne semble pas que le développement et la mise en œuvre d un module de prêts dans le SGI ait fait partie à ce moment-là de la liste des priorités. Pourtant il faut une solution, particulièrement face à l introduction de la comptabilité d exercice, le 1 er avril 2001. 1.4 Comme HPM ne compte dans ses rangs aucun employé ayant les connaissances requises pour mener une analyse de rentabilisation en vue de choisir un Page 5 de 14
système de comptabilité de prêts adéquat, il a besoin d aide à cet égard. Nous ignorons toujours pour l instant si l installation d un module de prêts dans le SGI est une solution convenable et il reste encore à étudier d autres options avant de prendre une décision finale pour régler ce problème. Recommandation à l intention de HPM 1.5 Que HPM, en consultation avec SMD, développe et mette en œuvre un système de comptabilité pour les prêts à l affectation permettant d obtenir le solde dû par chacun des bénéficiaires de ces prêts. Réponse de HPM 1.5 SMD a fait savoir à HPM que la mise en œuvre d un module pour les prêts à l affectation dans le SGI constitue une amélioration qui doit être présentée au Comité de gestion des changements aux fins de l établissement de l ordre des priorités. Présentement, un gel a été imposé sur le perfectionnement du SGI jusqu au prochain exercice. Conséquemment, HPM intégrera un rapport dans Annui-T qui calculera le solde dû par chacun des bénéficiaires des prêts à l affectation. Ce rapport sera opérationnel le 31 mars 2001. 2.0 Processus de rapprochement 2.1 HPM ne dispose pas, en ce qui a trait au rapprochement, de démarche fonctionnelle qui permette de garantir que tous les soldes dus pour les prêts sont recouvrés puis saisis correctement dans le SGI. Actuellement, pour effectuer un rapprochement, on compare la liste de paie de TPSGC (la plupart des employés ont souscrit à des prélèvements retenus sur le salaire pour rembourser leur prêt) avec les données d Annui-T, mais il faut souligner que ce genre de rapprochement n a pas été mené depuis le 31 mars 1998. Le «rapport sur la différence des remboursements entre les paies et Annui-T» d août 2000 indique que les dossiers de 588 des 965 prêts à l affectation en cours, soit 61 %, contiennent des erreurs qui requièrent des correctifs et la saisie de l ajustement nécessaire dans le SGI pour que ce système soit en mesure d afficher le solde dû exact. Comme les ajustements n ont pas été apportés, on constatait, le 31 août 2000, au chapitre du total de soldes dus pour les prêts à l affectation, une différence de 4 351 758 $ entre Annui-T et le SGI. 2.2 HPM s efforce de réaliser ces rapprochements. Reconnaissant l importance du processus de rapprochement, il a récemment embauché d autres employés qui Page 6 de 14
aideront à accomplir cette tâche. À la conclusion de la vérification, d importants progrès avaient été réalisés, la différence entre Annui-T et le SGI ayant été réduite à moins de un million $, quoiqu il reste encore beaucoup de travail à faire. 2.3 Il est important d effectuer les rapprochements mentionnés ci-dessus afin d apporter les ajustements nécessaires dans le SGI. Cependant, comme les ajustements financiers n ont pas été apportés, l Équipe de la vérification n est pas en mesure d assurer à la direction que le total des soldes dus pour les prêts affiché dans le SGI soit exact. On a fait savoir à l Équipe que le dernier rapprochement entre les prêts à l affectation et le grand livre remonte à l époque où le FINEX était utilisé. En considération des incidences financières d un rapprochement des transactions avec celles du SGI, l Équipe de la vérification est d avis que SMD doit participer au processus de rapprochement. À la conclusion de la vérification, aucune décision n avait encore été prise quant à la participation de SMD à ce processus. Recommandations à l intention de HPM 2.4 Que HPM, en consultation avec SMD, élabore et mette en œuvre des procédures de rapprochement qui garantiront la tenue de rapprochements mensuels et la saisie de tous les ajustements financiers dans le SGI. 2.5 Que HPM, en consultation avec SMD, élabore et finance un plan de travail officiel visant à éliminer l arriéré de rapprochement et à saisir les ajustements financiers dans le SGI. Réponses de HPM 2.4 HPM effectue actuellement le rapprochement des renseignements donnés par la liste de paie et ceux contenus dans Annui-T. Une fois cette étape achevée, les prêts et les intérêts à percevoir feront l objet d un rapprochement avec les données du SGI puis les ajustements nécessaires seront apportés. Tous les rapprochements seront menés à terme d ici le 31 mars 2001, date à partir de laquelle un rapprochement sera effectué à tous les mois afin de se conformer à la SIF. 2.5 HPM a élaboré un plan de travail et a retenu les services de deux employés temporaires afin de terminer le plan sur le rapprochement avant le 31 mars 2001. SMD a annoncé à HPM qu il lui fournira de l aide afin d accélérer la saisie des ajustements financiers dans le SGI. Page 7 de 14
3.0 Résultats de l échantillonnage aléatoire 3.1 Au cours du contrôle, l Équipe de la vérification a passé en revue le rapport axé sur les lacunes «rapport sur la différence des remboursements entre les paies et Annui-T» d août 2000 et a constaté un taux d erreurs très élevé. Selon ce rapport, les dossiers de 588 des 965 prêts à l affectation en cours, soit 61 %, sont erronés. L Équipe classe ces erreurs selon les trois catégories suivantes : A. aucun prélèvement inscrit sur la paie alors que, selon l échelonnement du prêt enregistré dans Annui-T, des remboursements sont dus (août 2000) - 49 % [288]; B. différence entre le montant des prélèvements inscrits sur la paie et la somme des remboursements affichée par Annui-T - 22 % [127] C. erreurs d arrondissement : 0,01 $ ou 0, 02 $ (ces montants ne sont pas considérés comme des erreurs) - 29 % [173] 3.2 Les techniques d échantillonnage statistique utilisées ont permis d obtenir un échantillon choisi ayant un niveau de confiance de 95 % et un taux d erreur de moins de 5 %. L échantillon ainsi obtenu se compose de 64 dossiers, qui contiennent surtout des erreurs de la catégorie «A». Le tableau suivant résume les résultats du contrôle. Page 8 de 14
Tableau des erreurs échantillonnées Description des erreurs Erreurs d ordre administratif 1. Le code d identification de dossier personnel (CIDP) inscrit dans Annui-T avec un trait d union, est signalé comme une anomalie puisque le CIDP de la paie ne contient pas de trait d union. 2. Le montant qu affiche Annui-T pour août 2000 ne représente que les intérêts et le premier prélèvement aura lieu en septembre 2000. 3. Divers (diverses erreurs mineures d ordre administratif). Nombre d erreurs 18 16 4 Pourcentage 28 25 6 Erreurs d ordre administratif, total partiel 38 59 Erreurs d ordre financier 4. Erreurs dans les retenues salariales servant à payer le prêt par rapport au calendrier du remboursement inscrit dans Annui-T. 5. Absence de preuve, dans la paie, de prélèvements pour le prêt. 6. Absence de preuve de l acquittement des intérêts couvrant la période entre le moment où l emprunteur a touché le prêt et le premier remboursement. 7. Prêt acquitté, mais la base de données Annui-T ne l indique pas. 8. Prêt acquitté; toutefois, le montant remboursé est inférieur au solde dû au moment du remboursement du prêt. 9. Dossier du prêt manquant. 5 2 3 13 1 2 8 3 5 20 2 3 Erreurs d ordre financier, total partiel 26 41 Erreurs, total 64 100 Page 9 de 14
Interprétation des résultats du contrôle Erreurs d ordre administratif 3.3 Les erreurs d ordre administratif sont mineures, car elles n ont pas de conséquence sur la situation financière du Ministère. Avec la mise à jour de la base de données, nous prévoyons que les prochains rapports axés sur les lacunes feront état d un nombre d erreurs d ordre administratif beaucoup moins élevé. Erreurs d ordre financier 3.4 Les erreurs d ordre financier, pour leur part, sont importantes, car elles affectent la situation financière du Ministère. Elles se produisent principalement lorsque des remboursements de prêt ne sont pas prélevés correctement dans le cas d employés (emprunteurs) qui partent en congé non payé. En l occurrence, les retenus salariales ne sont plus effectuées; or, elles ne sont pas de nouveau appliquées lorsque ces employés reprennent le travail. Nous constatons que cette situation survient le plus fréquemment avec des employés d autres ministères gouvernementaux. 3.5 Autre erreur relevée, il n existe pas d élément prouvant la date où ont commencé les retenues salariales. Bien que ce problème (point nº 5 dans le tableau) ne se répète pas souvent en comparaison de la taille de l échantillon (64) au complet, nous escomptions un taux d erreurs moins élevé pour les opérations financières de cette nature. 3.6 Autre importante préoccupation, le très grand nombre d erreurs dû à l omission de la mise à jour d Annui-T afin d intégrer les prêts acquittés de façon anticipée (point nº 7 dans le tableau). Le solde actuel des prêts en cours se trouve ainsi grandement surévalué. Un bon nombre de ces prêts ont été acquittés il y a plus d un an. Un taux d erreur de 20 % abaisse le niveau d assurance concernant la précision financière des actuels soldes dus pour les prêts. 3.7 Nous avons relevé trois cas pour lesquels il n existe pas de preuve que les intérêts ont été acquittés pour la période couvrant la date où l emprunteur a touché le prêt et celle où ont débuté les remboursements (point nº 6 dans le tableau). Cette situation est sans doute attribuable à la fréquente absence d une piste de vérification adéquate. Quoi qu il en soit, un taux d erreurs qui s élève à près de 5 % nous semble inacceptable. 3.8 Pour ce qui est des deux dossiers manquants (point nº 9 dans le tableau), dans les deux cas le prêt était inscrit dans Annui-T, mais il n existait aucun dossier papier qui aurait permis d expliquer les raisons pour lesquelles aucune retenue salariale n a été effectuée. Page 10 de 14
3.9 En résumé, l Équipe de la vérification considère que le taux d erreurs d ordre financier, très élevé, est d une ampleur inacceptable (taux d erreurs maximal escompté : moins de 5 %; taux d erreurs constaté : 41 %). Recommandation à l intention de HPM 3.10 Que HPM contrôle les prélèvements inscrits sur la paie et ce pour tous les prêts octroyés entre le 1 er avril 1999 et le 30 septembre 2000. Ce contrôle nécessitera, aux fins de la validation, l utilisation des données du SGI et de celles de la liste de paie. Il sera ainsi possible d obtenir un niveau d assurance supérieur à celui découlant de l actuel processus de rapprochement (comparaison entre la liste de paie et Annui-T), assurance selon laquelle le Ministère recouvre les prêts consentis aux employés au moyen des retenues salariales. Réponse de HPM 3.10 La procédure de contrôle est prévue par notre plan général de travail, comme l indique la réponse donnée aux points 2.4 et 2.5. 4.0 Calculs des intérêts sur les prêts 4.1 Le remboursement des prêts (paiement du capital et des intérêts réunis) est calculé avec Annui-T. Le montant du remboursement est divisé en mensualités à verser pendant la durée du prêt; or, pour rembourser le prêt, des retenus salariales sont effectuées deux fois par mois sur la paie. Avec cette méthode de calcul et de remboursement, l emprunteur verse donc un trop-perçu d intérêts. L Équipe de la vérification conclut que le trop-perçu des intérêts est relativement modeste (moins de 30 $ pour un prêt de 20 000 $ d une durée de 48 mois). Quoi qu il en soit, les intérêts doivent être calculés avec la méthode adéquate (bimensualités du paiement au lieu de mensualités). L Équipe a discuté de ce point avec la direction de HPM, qui se range à cet avis. 4.2 Les coûts administratifs découlant du calcul du trop-perçu versé par chacun des employés devraient être importants, alors que ces trop-perçus sont peu élevés. Comme les employés bénéficient d un taux d intérêts - de 4 % bien souvent - qui est toujours inférieur à celui qu exigent les banques commerciales et les établissements de crédit dans le cas de prêts non garantis, l Équipe de la vérification juge que le taux d intérêts préférentiel rend moins nécessaire le calcul des trop-perçus par le Ministère. Page 11 de 14
Recommandation à l intention de HPM 4.3 Qu on effectue tous les prochains calculs des intérêts sur les prêts en tenant compte de la bimensualité du remboursement. Réponse de HPM 4.3 Mesure prise. 5.0 Allocation des ressources pour la fonction 5.1 Au cours du contrôle, il est apparu manifeste que HPMX était à court de personnel. Plus particulièrement, les employés en place ne venaient pas à bout de la charge de travail, alourdi par l arriéré du rapprochement. Pendant la réalisation de la vérification, HPM a reconnu la charge de travail dû au rapprochement et a donc autorisé l embauche d autres employés pour régler ce problème. Toutefois, compte tenu de la nature financière de la fonction des prêts à l affectation, l Équipe de la vérification est d avis que le transfert, en tout ou en partie, vers SMD, des responsabilités financières de la fonction des prêts à l affectation doit être envisagé. Il est également conseillé de recueillir des statistiques sur la charge de travail afin d obtenir un meilleur aperçu du nombre optimal d employés et des niveaux de compétences nécessaires à l administration efficace de la fonction. Recommandations à l intention de HPM 5.2 Que HPM, en collaboration avec SMD, envisage le transfert, en tout ou en partie, vers SMD, des responsabilités en matière d administration financière qui incombent à la fonction des prêts à l affectation. 5.3 Que HPM, en collaboration avec SMD, amorce la collecte de statistiques sur la charge de travail afin d établir le nombre adéquat d employés et les niveaux de compétences nécessaires à l administration de la fonction. Aucune décision à l égard de ce transfert ne devrait se prendre avant la fin de l analyse. Réponses de HPM 5.2 La fonction de prêts à l affectation, transférée à HPM en 1998, n était accompagnée d aucune ressource. Nous convenons que SMD doit accorder plus de soutien pour la fonction du rapprochement financier tout Page 12 de 14
en reconnaissant cependant que la grande partie de ce soutien devrait prendre la forme d améliorations apportées au SGI afin de permettre un meilleur suivi des soldes dus pour les prêts. Pour l heure, le Système ne dispose pas d une telle capacité sans compter qu il y a un gel sur les changements. 5.3 HPM bénéficie d un soutien temporaire pour la mise à jour des statistiques. Il faudra de nouvelles ressources pour assurer la continuité du rapprochement. HMP tient présentement des consultations avec SMD et SMF à propos de possibles améliorations à court et à moyen terme. Plusieurs options sont actuellement à l étude, notamment des perfectionnements du SGI et l impartition de la fonction. Une fois l option choisie, les ressources nécessaires seront déterminées. 6.0 Surveillance et établissement de rapports 6.1 Le chargé de programme de HPMX relève directement de HPM et l établissement de rapports se fait, dans la plupart des cas, de façon verbale. Comme HPMX ne contient que deux employés, cela se comprend facilement. Toutefois, en raison de la nature financière de la fonction, de la charge de travail et de l arriéré du rapprochement, de la fréquence des erreurs d ordre administratif et financier dans le traitement des prêts et des incohérences que contiennent les dossiers, l Équipe de la vérification aimerait voir s élaborer une approche plus structurée pour la surveillance et l établissement de rapports. Au minimum, les rapprochements mensuels, les soldes dus et leur recouvrement de même que les statistiques sur la charge de travail devraient faire l objet d une surveillance et d un établissement de rapports. Recommandation à l intention de HPM 6.2 Que HPM instaure un mécanisme formel de surveillance et d établissement de rapports qui permettra la production de rapports mensuels sur l état des rapprochements, les soldes dus sur les prêts, les sommes recouvrées et les statistiques sur la charge de travail. Réponse de HPM 6.2 L élaboration d un mécanisme de surveillance et d établissement de rapports est prévue par notre plan de travail, comme l indique la réponse donnée aux points 2.4 et 2.5, et ce mécanisme sera entièrement opérationnel le 31 mars 2001. Page 13 de 14
7.0 Politiques et procédures en matière de fonctionnement 7.1 La Directive sur le service extérieur DSE 10 constitue le principal document de politique qui guide HPMX dans son administration de la fonction des prêts à l affectation. On a récemment ajouté à cette Directive des modifications qui apportent des précisions sur le moment de renégocier des prêts, la façon de le faire et les limites à cette pratique. 7.2 À part la DSE 10 et un bulletin d interprétation de Revenu Canada traitant des avantages imposables en raison des intérêts, HPMX ne dispose d aucune formalité administrative formelle; par conséquent, il n existe aucune instruction écrite pour d importants éléments de la fonction de prêts à l affectation. Par exemple, d importantes activités telles que le processus de rapprochement mensuel, le processus pour l octroi d un nouveau prêt, le processus de renégociation, le contrôle de la documentation; le recouvrement et les pouvoirs délégués pour la DSE 10 ne font l objet d aucun document facile à consulter. En outre, le nombre d incohérences dans le contrôle de la documentation relevées au cours de notre test d échantillonnage pourrait être réduit si l on élaborait et mettait en œuvre une «une liste de vérification pour le contrôle et le processus de la documentation». L élaboration de formalités administratives fournira un moyen d assurer que les importants processus et procédures sont connus et observés uniformément par le personnel en place et les nouveaux employés. Recommandation à l intention de HPM 7.3 Que HPM élabore et mette en œuvre les formalités administratives appropriées pour la fonction de prêts à l affectation et que, en outre, à titre de mesure pour le contrôle de la documentation, il élabore et mette en œuvre une «liste de vérification du contrôle et du processus documentaire». Réponse de HPM 7.3 Mesure prise. Page 14 de 14