NOTE DE SYNTHESE RENCONTRE DÉMATÉRIALISATION FINANCE 2014
DÉMATÉRIALISATION DU PROCESSUS PURCHASE-TO-PAY : QUELLES RUPTURES TECHNOLOGIQUES ANTICIPER EN RÉPONSE AUX ÉVOLUTIONS RÉGLEMENTAIRES ET ORGANISATIONNELLES? Synthèse 11 ème Rencontre Annuelle Démat-Finance Décembre 2014 INTRODUCTION Le 6 ème baromètre Dématérialisation Finance est révélateur des évolutions du métier du DAF, bouleversé ces vingt dernières années dans sa façon de travailler, ses outils, mais également dans sa mission au sein de l entreprise. Une concurrence intensifiée par la mondialisation ainsi qu une succession de crises ont incité les entreprises à remettre plus fréquemment en question leur stratégie. Avec l apparition des ERP, des outils de BI, d Internet et des logiciels de dématérialisation et d automatisation des processus, un nouveau modèle de DAF a émergé au sein d une entreprise connectée et numérisée. Outre ses missions traditionnelles, il doit désormais assurer l efficacité de ses équipes, mettre en place des contrôles pour minimiser les risques, négocier ou représenter l entreprise auprès des clients, fournisseurs ou banquiers, et participer activement à l élaboration des stratégies de l entreprise. Cette étude 2014 nous enseigne qu une large majorité d entreprises est déjà entrée dans un mode de dématérialisation. En outre, le taux de satisfaction des solutions mises en œuvre est élevé (42 %), mais perfectible. Enfin, le ROI des projets est court, inférieur à 24 mois dans la plupart des cas. Antoine DE NOYER Directeur Transformation Finance Carlson Wagonlit Travail Président du comité d organisation Financium DFCG 2 Note de synthèse - Rencontre Dématérialisation Finance 2014
LA RÉDUCTION DES DÉLAIS DE PAIEMENT Actuellement, les délais de paiement constituent la principale cause de défaillance des entreprises. Souvent il ne s agit pas d un problème de trésorerie, mais d une organisation déficiente en termes de traitement des factures. La loi LME de 2008 fixait les délais de paiement à 60 jours calendaires ou 45 jours «fin de mois». En 2014, la loi «Hamon», relative à la consommation, introduit l attestation du commissaire aux comptes et la loi «Pinel» réaffirme des sanctions administratives. Dans ce contexte de règlementation de plus en plus contraignante, le seul moyen de réduire le délai de paiement est de mettre en place une solution de dématérialisation de la facture sur les trois premières tâches du processus (traitement du courrier, contrôle de conformité et comptabilisation). Une réflexion doit être menée sur l organisation qui conviendra le mieux à l entreprise, selon ses activités, son implantation, sa stratégie, etc. : centralisation des processus, création d un centre de services partagés, externalisation du processus fournisseur. Les systèmes d information doivent également être réfléchis, en tenant compte de l existant, pour sécuriser et fiabiliser les informations. Sa performance doit être mesurée par la mise en place d outils de pilotage (indicateurs de mesure, tableaux de bord). L entreprise doit réfléchir en amont et mesurer les impacts de la conduite du changement, notamment sur certains éléments clés, tels que les référentiels. Les personnels doivent nécessairement être impliqués, via des séances d information et de formation. Catherine BERGAUD Associé Accompagnement Comptable et Financier, Responsable Externalisation (BPO) CSP MAZARS Grâce à la dématérialisation du document, le routage, la validation et l utilisation d outils de contrôle sont plus naturels, réduisant ainsi les délais. Elle permet en outre une traçabilité des éléments (notamment en cas d absence des collaborateurs), une accélération massive des flux ainsi qu une plus grande personnalisation. Lorsque la facture répond à des critères précis, les processus peuvent devenir instantanés et ne plus nécessiter d intervention humaine. Ainsi, les tâches de bas niveau s automatisent. L intervention de l expert est réservée à des sujets où il possède une véritable valeur ajoutée. En outre, elle permet des économies considérables en termes d ETP. En contrepartie, la dématérialisation nécessite une gestion du changement efficace ainsi qu une identification de workflows. Philippe DELANGHE Directeur Marketing, ITESOFT Tous droits réservés. 3
retour d expérience bull Afin de répondre aux sollicitations des fournisseurs et se conformer à la législation française, tout en optimisant ses processus, BULL a initié un projet de traitement des factures reçues par mail en PDF. Après une première phase d échanges avec d autres entreprises à travers des groupes de travail, des rencontres avec des experts, BULL a engagé ce projet qui se devait entre autre, de respecter certains prérequis (piste d audit fiable et opérationnelle, identification des flux, etc.) Bien que cela ne soit pas une obligation, BULL a souhaité formaliser le traitement des factures reçues par mail en PDF avec les fournisseurs, afin notamment d améliorer le référentiel fournisseur ainsi que la traçabilité des flux. En effet, si l entreprise est libre de choisir les modalités de mise en place et de documentation de la piste d audit, les deux opérateurs restent conjointement responsables de la TVA (collectée et déductible). Un premier bilan permet d établir que le lancement d un tel projet peut s avérer complexe, mais ses avantages sont considérables. Au-delà du respect des contraintes légales, il permet une efficacité accrue dans le traitement des opérations et participe fortement à la réduction des délais de règlement des factures. Jean-Louis DOUYERE Responsable Comptable BULL et Administrateur APDC 4 Note de synthèse - Rencontre Dématérialisation Finance 2014
LA PISTE D AUDIT FIABLE L objectif initial de la notion de piste d audit est de lutter contre la fraude à la TVA. Toute entreprise doit pouvoir justifier la réalité de l opération. La directive TVA 2010/45/UE prévoit que l entreprise doit démontrer une fiabilité de la piste d audit, qui doit permettre d établir un lien vérifiable entre une facture et une livraison de biens ou de services. Sa transposition en France en 2013 ne fournit toutefois pas de cadre d application précis, puisque cette disposition peut être librement adaptée par l entreprise, mais les organes de contrôles apporteront un regard critique a posteriori. Un travail sur la maîtrise des SI puis sur une documentation des processus doit donc être initié. Par ailleurs, les textes imposent trois conditions à respecter : authenticité de l origine, intégrité du contenu et lisibilité de la facture. À cet égard, une convention entre client et fournisseur permet de faciliter et d organiser les processus. En outre, un contrôle interne amoindrit les risques de fraudes et de détournements. De plus, l entreprise doit être capable de restituer l ensemble des éléments (factures et justifications des procédures de contrôle) pendant toute la durée de conservation des factures (six ans). La facture doit être stockée sous sa forme originelle. Catherine BERGAUD Associé Accompagnement Comptable et Financier, Responsable Externalisation (BPO) CSP MAZARS Le SI se positionne par rapport aux trois éléments clés à respecter (authenticité, intégrité et lisibilité), à travers des modules adaptés. Par ailleurs, des réunions de travail sont actuellement organisées avec la DGFIP et la Commission Européenne sur ce sujet. Une réflexion est en cours sur la création d un standard de facture électronique. En outre, la directive 2014/55/UE, récemment publiée, incite les États à adopter eux-mêmes la facturation électronique. L État français s est engagé à respecter cette règle pour 2017. 80 000 organisations en France sont concernées. Philippe DELANGHE Directeur Marketing, ITESOFT retour d expérience credit agricole cib La Banque de Financement et d Investissement du Crédit Agricole a mis en place un projet de numérisation des factures pour trois raisons : optimiser les processus, fiabiliser le traitement de la facture de bout en bout et répondre aux évolutions réglementaires. Ce projet a débuté en 2008 dans le cadre d un premier partenariat avec les solutions ITESOFT sur un périmètre réduit. Une organisation structurante du traitement de la facture a été implémentée avec une centralisation de la numérisation. De nombreux services continuaient toutefois de traiter manuellement la facture. En 2014, le Crédit Agricole a élargi ce projet à l ensemble des flux, impliquant l installation de nouveaux modules de la suite applicative. L ensemble de l organisation est en cours de centralisation, avec un service unique permettant une meilleure cohésion, un traitement accéléré de l ensemble des factures fournisseurs, la mise en place d une piste d audit et une gestion des provisions optimisée. Un outil d archivage complète ce dispositif. Clément WIMMER Responsable du département Projet PtoP ITESOFT Tous droits réservés. 5
LE PORTAIL COLLABORATIF CLIENTS/FOURNISSEURS Le baromètre montre que 18 % des entreprises disposent d un portail fournisseurs, qui demeure orienté sur l échange d informations et non sur le traitement des litiges. Les entreprises sont souvent réticentes à s ouvrir en externe, notamment sur la gestion d une facture. Les portails fournisseurs apparaissent donc aux bornes Amont (partie achat pour dématérialiser les commandes et les marchés) et aux bornes Aval (paiement). Le portail fournisseurs permet de gérer très rapidement les faux litiges, qui représentent souvent 65 % des cas. Grâce à lui, il est plus simple d informer le fournisseur que la facture a été prise en compte. La situation se débloque plus rapidement, permettant des règlements anticipés sous 5 ou 10 jours. Les règlementations sont également mieux respectées. En outre, le portail permet, en cas de vrais litiges, de renforcer la piste d audit. Il facilite également la production d une attestation par le commissaire aux comptes, en qualifiant les litiges. Par ailleurs, le portail permet de fluidifier le contact, en répertoriant les contacts appropriés ainsi que le catalogue de produits. La qualité de la facture, notamment dans le cadre de TPE, est améliorée puisque la facture est fiscalement conforme. Une réduction de 30 % du délai de paiement des factures est constatée, sans qu une nouvelle organisation n ait été mise en place. Yann GUYOMAR Senior Manager conseil, MAZARS retour d expérience edf Dès 2011, EDF a pris conscience que les contraintes prudentielles des banques liées à la réglementation Bâle III allaient renforcer les conditions d accès aux crédits court-terme des entreprises et plus particulièrement des PME et TPE. L entreprise a donc développé un projet d "affacturage inversé" ou reverse factoring dont l objectif premier était de sécuriser ses approvisionnements en diminuant le risque de défaillance financière des fournisseurs. Le dispositif repose sur la rapidité de validation des factures. En effet, une fois validée, la facture est postée sur un portail financier. Le fournisseur peut, s il le souhaite, demander le financement de sa facture avant sa date d échéance. Ce système permet au fournisseur une plus grande visibilité sur les factures validées, une optimisation de sa trésorerie puisque la facture est financée à sa demande selon ses besoins de cash, et un meilleur suivi de ses opérations. L intérêt d un tel portail pour EDF est une optimisation du processus achat/fournisseur avec un risque de fraude amoindri ainsi qu une amélioration, une accélération des processus et une plus grande fluidité des échanges. Le fournisseur bénéficie ainsi d une source de financement alternatif à ses propres financements court terme. Les fournisseurs perçoivent ce dispositif comme flexible, utile, simple et efficace. L enjeu futur est de dématérialiser l ensemble du processus. L accélération du besoin de l information, notamment de la prévision cash, est rendue possible par des outils intégrés et intelligents, permettant une diminution des délais de contrôle et un respect des délais de paiement et de la règlementation. Ce portail constitue un dispositif durable et économiquement responsable. Catherine DESTOMBES Expert financier à la trésorerie du Groupe EDF 6 Note de synthèse - Rencontre Dématérialisation Finance 2014
CONCLUSION VISION FUTURISTE : LE DAF 3.0 La révolution numérique, visible dans tous les univers, est avant tout culturelle. En effet, son impact se mesure principalement sur les méthodes de travail adoptées par les métiers. Cette révolution digitale s inscrit en parallèle avec l émergence d un nouveau modèle d entreprise élargie. Les nouveaux paradigmes de «l entreprise californienne» sont amenés à se répandre, bien que les principes qu elle prône (plateforme unifiée, délégation, etc.) ne soient pas naturels pour la culture européenne continentale. L enjeu consiste à englober au maximum l ensemble des parties prenantes, dans un objectif de création de richesses. En outre, l importance du régulateur ne doit pas être minorée. En effet, la normalisation a fortement participé de l émulation américaine autour de cette nouvelle dynamique. Une grande inquiétude est partagée par plusieurs entreprises quant aux textes élaborés par les «technocrates bruxellois». Si elle est compréhensible dans certains cas - justifiant la proactivité des représentants des différentes corporations - des normes identiques imposées à 300 millions d habitants peuvent représenter des opportunités économiques formidables, lorsqu elles préemptent le futur. Aussi, l intégration des entreprises dans l accélération de cette révolution digitale leur permettra des gains de performance, de productivité et d opportunités. Gilles BABINET Multi entrepreneur et «Digital Champion» auprès de la Commission Européenne Tous droits réservés. 7
ITESOFT Paris Immeuble Ariane - 2, rue Jacques Daguerre 92565 Rueil-Malmaison - France Tel.: +33 (0)1 55 91 98 98 Note de synthèse - Rencontre Dematérialisation Finance (12/12/2014)