Présentation du dispositif de l entretien professionnel au sein des collectivités territoriales Centre départemental de Gestion de la fonction publique territoriale du Calvados Juin 2015 1
Sommaire 1 - Le contexte règlementaire 2 - les agents concernés 3 - La préparation de la procédure de l'entretien professionnel 4 - Contenu et déroulement de l'entretien professionnel 5 - Le compte rendu de l'entretien professionnel 6 - Les recours - la demande de révision - le recours gracieux - le recours contentieux 7 - Les incidences de la procédure d entretien professionnel sur la carrière 2
Contexte règlementaire Le décret n 2014-1526 du 16 décembre 2014 publié au Journal officiel du 18 décembre 2014 fixe les modalités de la mise en œuvre,àtitrepérenne à compter du 1er janvier 2015, de l entretien professionnel dans la fonction publique territoriale. Ainsi, à compter du 1er janvier 2015 l'entretien professionnel devient obligatoire pour tous les employeurs publics territoriaux en lieu et place de la notation. L'entretien professionnel doit être conduit annuellement. 3
Les agents concernés L entretien professionnel s applique à tous les corps, cadre d emplois ou emplois de la fonction publique territoriale dotés d un statut particulier (art. 1er décret n 2014-1526 du 16 déc. 2014). Remarque : cette formulation très générale englobe également les médecins, les biologistes ainsi que les psychologues qui n étaient pas concernés par la notation, ni par l expérimentation de l entretien professionnel. Seuls les fonctionnaires titulaires seraient concernés, à l exclusion des stagiaires. Cette précision est apportée par la circulaire du 6 août 2010 relative à l'expérimentation de l'entretien professionnel à laquelle on peut utilement se référer dans l'attente d'une circulaire précisant les modalités d'application du dispositif pérenne. 4
Les agents concernés Ne sont pas concernés, au vu de la réglementation actuelle: - les agents non titulaires de droit public ou de droit privé Si le décret du 14 mars 1986 incluait les agents non titulaires, ce n est pas le cas du décret n 2014-1526 du 16 décembre 2014, qui mentionne expressément les fonctionnaires. - les fonctionnaires stagiaires (circ. min. du 6 août 2010) - certains fonctionnaires en détachement (détachement pour mandat syndical, pour être membre du gouvernement, ou pour fonction publique élective). 5
La préparation de la procédure de l'entretien professionnel La collectivité doit au préalable dresser une fiche de poste pour chaque fonctionnaire. 6
La préparation de la procédure de l'entretien professionnel La collectivité doit au préalable préciser les critères à partir desquels la valeur professionnelle du fonctionnaire est appréciée, après avis du Comité Technique. Ces critères portent notamment sur : 1 Les résultats professionnels obtenus par l'agent et la réalisation des objectifs ; 2 Les compétences professionnelles et techniques ; 3 Les qualités relationnelles ; 4 La capacité d'encadrement ou d'expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d'un niveau supérieur. Article 4 du décret n 2014-1526 du 27 décembre 2014 7
La préparation de la procédure de l'entretien professionnel La collectivité qui s'engage dans la mise en œuvre de l entretien professionnel doit établir un document support de compte rendu de l'entretien. 8
La préparation de la procédure de l'entretien professionnel Convocation du fonctionnaire à l'entretien professionnel par le supérieur hiérarchique direct. (8 jours au moins avant l'entretien ) La convocation du fonctionnaire est accompagnée: - de la fiche de poste de l'intéressé - de la fiche de compte rendu servant à l entretien professionnel 9
Contenu et déroulement de l'entretien professionnel L entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l agent. La notion de «supérieur hiérarchique direct» se définit essentiellement par un lien fonctionnel entre l'évaluateur et le fonctionnaire évalué. Par ailleurs, les fiches de poste ainsi que les organigrammes peuvent, de façon concrète, participer à identifier le supérieur hiérarchique direct. (circ. min. du 6 août 2010) L'entretien porte sur les résultats obtenus par l'agent au regard des objectifs qui lui avaient été fixés et aborde la définition des objectifs pour l'année à venir. 10
Contenu et déroulement de l'entretien professionnel L entretien porte également sur : - la manière de servir de l'agent, - les acquis de son expérience professionnelle, - ses capacités d'encadrement (le cas échéant), - ses besoins de formation et ses perspectives de carrière, - ses perspectives d évolution professionnelle du fonctionnaire en termes de carrière et de mobilité. L agent est invité à formuler, au cours de cet entretien, ses observations et propositions sur l évolution du poste et le fonctionnement du service. 11
Contenu et déroulement de l'entretien professionnel Enfin, l'entretien professionnel se poursuit par l'appréciation générale et littérale, rédigée uniquement par le supérieur hiérarchique direct, traduisant la valeur professionnelle du fonctionnaire évalué au regard des critères préalablement définis. 12
le compte rendu de l'entretien professionnel Le compte rendu est complété au moment de l'entretien, lors de la discussion et des échanges. Il est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct. Il fera état le cas échéant, des points de convergence comme de divergence. Tous les thèmes abordés au cours de l'entretien doivent être renseignés sur le compte rendu. 13
le compte rendu de l'entretien professionnel Dans un délai de 15 jours suivant la date de l'entretien professionnel, le compte rendu de l'entretien professionnel est notifié au fonctionnaire évalué. Le fonctionnaire complète le compte rendu de ses observations éventuelles. L agent signe le compte rendu et le retourne à son supérieur hiérarchique direct. 14
le compte rendu de l'entretien professionnel Le supérieur hiérarchique direct soumet le compte rendu de l'entretien professionnel à son autorité territoriale qui le vise et le cas échéant le complète de ses observations. Le compte rendu de l'entretien est versé au dossier du fonctionnaire par l'autorité territoriale et il est communiqué à l agent. Une copie du compte- rendu est transmise au centre de gestion, dans un délai compatible avec l organisation de la CAP. Les CAP ont connaissance des comptes rendus d entretien professionnel. 15
Procédure de révision Dans les 15 jours francs suivant la notification du compte rendu, le fonctionnaire peut formuler une demande de révision auprès de son autorité territoriale. A compter de la date de réception de la demande de révision, l'autorité territoriale dispose d'un délai de 15 jours pour répondre au fonctionnaire évalué. L'absence de réponse de l'autorité territoriale dans le délai imparti doit être considérée comme un rejet de la demande de révision. Dans un délai d 1 mois suivant la réponse de l'autorité territoriale (implicite ou explicite), l'agent peut saisir la CAP pour soumettre sa demande de révision. 16
Procédure de révision La CAP peut estimer que la demande de révision est justifiée. Dans ce cas elle propose à l autorité territoriale de modifier le compte rendu de l entretien professionnel qui lui est soumis. La collectivité n'est pas tenue par l'avis de la CAP. Au terme de la procédure devant la CAP, il revient à l autorité territoriale de communiquer au fonctionnaire évalué le compte rendu définitif de l entretien professionnel. 17
Recours gracieux Le recours gracieux doit être adressé,dansundélaide2mois à compter soit : - de la notification initiale du compte rendu de l'entretien professionnel, - de la réception de la réponse de l'autorité territoriale à la demande de révision, - après communication du compte rendu de l'entretien révisé éventuellement par l'autorité territoriale, après avis de la CAP. 18
Recours contentieux Le recours contentieux s'exerce dans les mêmes conditions que le recours gracieux soitdansundélaide2mois à compter soit : - de la notification initiale du compte rendu de l'entretien professionnel, - de la réception de la réponse de l'autorité territoriale à la demande de révision, - après communication du compte rendu de l'entretien révisé éventuellement par l'autorité territoriale, après avis de la CAP. 19
Incidence de l entretien professionnel au regard de la carrière Le décret 2014-1526 précise les conditions dans lesquelles il est tenu compte de la valeur professionnelle pour la promotion interne et non plus seulement pour l'avancement des agents. Ainsi, pour l'établissement du tableau d'avancement de grade et de la liste d'aptitude de promotion interne, il est procédé à une appréciation de la valeur professionnelle du fonctionnaire, compte tenu notamment : 1 Des comptes rendus d'entretiens professionnels ; 2 Des propositions motivées formulées par le chef de service ; 3 Et, pour la période antérieure à la mise en place de l'entretien professionnel, des notations. Article 8 du décret n 2014-1526 du 27 décembre 2014 20
Incidence de l entretien professionnel au regard de la carrière Dans la mesure où l avancement d échelon est fonction notamment de la valeur professionnelle, l appréciation portée au cours de l entretien professionnel sera également prise en compte à ce titre. Article 78 de la loi n 84-53 du 26 janvier 1984 21