GUIDE DE PARTICIPATION À UNE VIDÉOCONFÉRENCE SERVICE DES TECHNOLOGIES DE L INFORMATION ET DES COMMUNICATIONS

GUIDE DE PARTICIPATION À UNE VIDÉOCONFÉRENCE SERVICE DES TECHNOLOGIES DE L INFORMATION ET DES COMMUNICATIONS

2 GUIDE DE PARTICIPATION À UNE VIDÉOCONFÉRENCE FACULTÉ DE MÉDECINE ET DES SCIENCES DE LA SANTÉ DE L UNIVERSITÉ DE SHERBROOKE Ce guide de la vidéoconférence s adresse aux étudiantes et étudiants, professeures et professeurs, conférencières et conférenciers inscrits à une activité offerte par le moyen de la vidéoconférence. Il a été réalisé par Marie-Paule Dessaint, pour le Service de soutien à l enseignement de l Université de Sherbrooke et modifié par le Service des technologies de l information et des communications de la Faculté de médecine et des sciences de la santé. Vous y trouverez des conseils pratiques et techniques pour profiter de cette nouvelle façon d apprendre et de communiquer. Tout particulièrement, des conseils pour participer pleinement à une telle activité pédagogique (faire une intervention, donner votre opinion, poser des questions, etc.), et pour faire des présentations (exposés avec ou sans aides visuelles) comme vous le feriez habituellement en salle de classe. Prendre le temps de maîtriser ces connaissances et ces habiletés de base vous permettra de vous engager totalement durant vos cours et de comprendre rapidement tous les avantages que vous pouvez tirer de la vidéoconférence, dans l immédiat et, plus tard, une fois sur le marché du travail. Si vous êtes attentif à ce qui se dit ou s écrit actuellement dans les médias, vous constaterez que les technologies de l information et des communications, les TIC, font de plus en plus partie intégrante de notre vie quotidienne, à la maison, dans nos loisirs et surtout au travail, quelle que soit notre spécialité. De nos jours, personne ne peut penser devenir un professionnel efficace et «performant» sans être en mesure de maîtriser les TIC.

QU EST-CE QUE LA VIDÉOCONFÉRENCE CHANGERA POUR VOUS? Si vous prenez le temps de vous familiariser avec les équipements de la salle de vidéoconférences et si vous abordez chacune des rencontres dans un esprit positif et curieux, cela ne changera rien pour vous par rapport à la formation en salle de classe excepté, bien sûr, les avantages énumérés ci-dessus. Par contre, il faut retenir que la vidéoconférence est un média et que, comme tout média, elle a ses propres caractéristiques et ses limites dont il faut tenir compte. Si vous voulez comprendre rapidement quels changements ou améliorations vous devriez apporter à votre façon de vous présenter et de communiquer par vidéoconférence, prenez le temps d observer les présentatrices et les présentateurs à la télévision. Observez leurs mouvements, leurs vêtements, le débit de leur discours et leur attitude face à un auditoire fictif. Voyez aussi combien leurs gestes sont posés. Sachez que la vidéoconférence amplifie quelque peu les «défauts» de communication et de présentation. La qualité du son et de l image est en effet moins bonne qu à la télévision. Par contre, si vous voulez montrer une image favorable de vous en vidéoconférence et profiter au maximum des périodes d interaction entre les différents sites (endroits) de vidéoconférences, portez une attention toute particulière à ces quelques détails. l Portez plutôt des vêtements de couleur pastel. l Évitez les rayures, les carreaux, les pois et les grosses fleurs (les gros imprimés) l Ne portez pas de rouge (vous auriez les yeux rouges), pas tout en noir (vous passeriez inaperçu), pas de blanc (vous auriez l air en mauvaise santé ), et pas de couleurs fluorescentes. l Évitez les bijoux qui risquent de cogner sur votre pupitre ou sur le micro. l Si vous donnez un exposé devant le groupe, évitez de vous déplacer rapidement car la caméra aura des difficultés à vous suivre Le groupe éloigné ne verra que des mouvements très flous. 3

4 ATTITUDES À DÉVELOPPER OU À RENFORCER... Si vous voulez participer pleinement à une activité pédagogique offerte par vidéoconférence, vous pourrez développer ou renforcer certaines habitudes et attitudes. l Faites preuve de patience et de tolérance, particulièrement durant les premières rencontres alors que tout le monde n est pas encore tout à fait à l aise avec les équipements. Souvenez-vous que cela prend au moins deux rencontres avant d oublier ( ou presque) les micros et les caméras et de se sentir à l aise pour faire une intervention. Votre professeure ou votre professeur aura également besoin d une période d adaptation. Facilitez-lui la tâche plutôt que de vous attarder aux petits détails qui ne sont pas parfaits! l Prenez des initiatives, soyez autonome, surtout si vous n avez pas de professeure ou de professeur dans votre salle. Prenez-vous en main en tant que groupe, acceptez de travailler en équipe et soyez très «discipliné» pour ne pas perturber la dynamique de la rencontre! Par discipliné, nous entendons, notamment d éviter les conversations personnelles ou les déplacements dans la salle pendant que quelqu un parle au site éloigné. l Soyez ponctuel à chaque rencontre, car vous pourriez perturber tout le déroulement de la séance. COMMENT FAIRE UNE INTERVENTION? Les salles de vidéoconférences de la Faculté de médecine et des sciences de la santé (Fleurimont Hôtel-Dieu) sont équipées de microphones. Dès que vous parlez, les micros captent le son et les gens vous entendront au site éloigné. Toutefois, vous devrez lever la main avant de parler. Ceci pour donner le temps à la personne qui opère la caméra de projeter votre image. Avant de prendre la parole, nous vous conseillons de vous identifier, surtout lors des premières rencontres. Voici un exemple : «Ici Diane, à Sherbrooke, je voudrais demander à Marc, à Moncton, s il a reçu mon travail de session». Puisque la résolution de l images n est pas parfaite, faites l effort de vous identifier, même si cela ne vous semble pas tout à fait naturel et un peu long. Cela contribuera à créer un sentiment d appartenance propice à l apprentissage.

N ayez pas peur de vous exprimer! Suivre un cours par vidéoconférence exigera de vous plus de discipline, d attention, de participation et de motivation. En fait, vous y trouverez tout ce que vous y aurez apporté. Le cours sera «bon» si vous êtes «bon». Le cours sera dynamique si vous participez et si vous vous engagez pleinement. Si vous faites partie du groupe qui suit la formation alors que la professeure ou le professeur se trouve au site éloigné, indiquez-lui immédiatement tout problème technique dont il ne pourrait pas être conscient. Par exemple, ne craignez pas de lui mentionner si vous ne le voyez pas bien, si vous ne l entendez pas bien ou si vous ne voyez pas bien les aides visuelles qu il vous transmet. (Vous pourriez nommer une personne responsable à chaque rencontre.) Si vous êtes dans la salle où se trouve la professeure ou le professeur, n hésitez pas à lui offrir votre aide comme vous le feriez en salle de classe. Vous pourriez profiter de l occasion pour apprendre à manipuler certains des équipements. EN CAS DE PANNE Il y a rarement des pannes durant les activités offertes par vidéoconférence. Il se peut toutefois que la communication avec le site éloigné soit coupée pour une raison ou une autre. Cependant, il est rare qu une panne dure plus de quelques minutes, mais cela semble toujours une éternité. l Ne sautez surtout pas sur l occasion pour vous en aller s il n y a pas de professeure ou de professeur avec vous. Attendez! Celui-ci aura certainement prévu des exercices ou des travaux à faire pendant que les techniciennes ou techniciens tenteront de rétablir la communication. l Si nécessaire, quelqu un vous téléphonera pour vous aider. C est à ce moment-là que les mots autonomie, initiative et esprit de groupe prennent tout leur sens! 5

6 VOUS DEVEZ FAIRE UN EXPOSÉ? C est à votre tour de faire un exposé ou de présenter le travail qu a réalisé votre équipe. Voici quelques conseils. l Préparez-vous à l avance. Surtout si vous décidez d utiliser le tableau. N hésitez pas à demander l aide d une technicienne ou d un technicien ou de votre professeure ou de votre professeur et, pendant votre présentation, l aide d un de vos collègues étudiants. l Prenez le temps de vous observer à l écran, en plan éloigné et en plan rapproché afin d avoir une idée de l image que vous projetez. Vous pouvez demander qu on vous enregistre durant votre présentation. Vous pourrez par la suite prendre le temps d analyser, seul, votre présentation et apporter, si nécessaire, les correctifs qui s imposent. l Lors de votre présentation, évitez les déplacements rapides et les gestes brusques. l Respirez et articulez bien, soignez votre diction. Ne baissez pas les yeux sur vos notes. Utilisez plutôt des fiches. l Évitez de parler plus de dix minutes à la fois car votre auditoire se fatiguera rapidement et ne vous écoutera plus. Pensez à vos propres réactions lorsqu un cours dure trop longtemps. l Faites participer votre auditoire en l invitant à prendre la parole et en lui posant des questions. Attendez quelques secondes (15 environ) après avoir posé une question afin de laisser le temps à votre auditoire de réagir et de penser. l N oubliez pas le site éloigné. l Utilisez abondamment des aides visuelles mais assurez-vous qu elles soient toutes utiles et visibles. Dans la mesure du possible, préférez une présentation PowerPoint car cela augmente considérablement la qualité (la définition) des textes et des images que vous transmettrez au site éloigné. À PROPOS DES AIDES VISUELLES Vous savez peut-être déjà comment faire des présentations PowerPoint. Vous avez alors remarqué que le format des documents que vous avez préparés est le même que celui d un écran d ordinateur ou d un moniteur de télévision, soit quatre proportions pour la largeur et trois pour la hauteur. Il faut donc absolument adopter ce nouveau format (4 sur 3) lorsque vous préparez des aides visuelles pour la vidéoconférence, quelle qu elles soient.

Nous sommes loin du format des transparents que vous étiez habitué de voir en salle de classe (rétroprojecteur). Dorénavant, vous ne pourrez plus préparer des pages très denses ni utiliser n importe quelle police de caractères et mélanger n importe quelle couleur. Une présentation qui vous paraîtra réussie sur votre écran d ordinateur ne donnera pas forcément le même résultat une fois transmise au site éloigné. Pour être transmise, l image que vous envoyez doit en effet être comprimée par le système de vidéoconférence, puis décomprimée une fois arrivée à destination. RAPPELONS-NOUS TOUTEFOIS LES CONSEILS SUIVANTS : t Chaque aide visuelle ne doit pas comporter plus de 7 lignes de texte; t la police de caractères utilisée doit être d au moins 32 points (44 points pour le titre); t ne pas encadrer les pages; t éviter les textes en lettres majuscules, excepté pour les titres et ne pas souligner de mots ou de groupes de mots car cela réduit la lisibilité; t chaque page doit comporter un seul titre et ne présenter qu un seul thème; t la présentation des pages doit être uniforme, d une page à l autre; t privilégier la simplicité et la sobriété. Avec PowerPoint, éviter absolument les animations et les transitions avec effets sonores et visuels; t l utilisation des couleurs doit être sobre. Éviter par exemple, d associer deux couleurs très brillantes; t préférer les fonds unis et éviter les dégradés de couleurs. Lorsque vous faites des présentations, ne vous placez pas devant l écran et ne pointez pas les détails du bout du doigt. Adoptez un rythme suffisamment lent et énergique à la fois et ne laissez pas vos aides visuelles affichées lorsque vous ne les utilisez plus. 7

8 PRINCIPALES RÈGLES D ÉLABORATION DES AIDES VISUELLES ADAPTÉES À LA VIDÉOCONFÉRENCE Format l Comme celui d un écran de télévision ou d ordinateur l 4 proportions pour la largeur, 3 pour la hauteur l Ne pas couvrir toute la page (texte, graphiques, etc.) l Ne pas encadrer la page l Tenir compte que la transmission des aides visuelles affecte leur qualité : couleur, définition, lisibilité Composition et disposition l Un titre ou un sous-titre par page l Un seul thème par page l Uniformité entre chacune des pages l Présentation la plus simple possible pour éviter la confusion l Disposition harmonieuse et texte aéré l Pour des textes plus longs : diviser en paragraphes courts ou envoyer par courrier ou télécopieur au site éloigné l Placer l information la plus importante dans le coin supérieur gauche Nombre de mots et polices de caractères utilisés l Maximum 7 lignes par page et 7 mots par ligne (idéal : 5 mots, 5 lignes) l Police de caractères simple et lisible. Pas plus de trois styles de polices de caractères par page (pas «d arbres de Noël») l De préférence une police de caractères Times, Garamond, Verdana ou Helvetica l Au moins 26 points (idéal : 32 points) l Éviter les textes en lettres majuscules, excepté pour les titres l Éviter de souligner l Justifier le texte à gauche seulement l Pas de coupure de mots en bout de ligne Graphiques et illustrations l Simples, épurés, précis et UTILES l Portent un titre ou un sous-titre l Adaptés à la forme de l écran (proportions) l Contrastés pour susciter l attention l Ne pas placer de texte aux extrémités (ex. : la légende)

Luminance des couleurs l Élevée : blanc, jaune, cyan l Moyenne : vert, magenta l Faible : rouge, bleu, noir Couleurs l Ne pas en abuser : elles attirent l attention mais peuvent aussi nuire à la lecture, distraire et créer de la confusion l Elles doivent signifier quelque chose de particulier ou mettre en évidence la même chose d une page à l autre l Contrastez les éléments en superposition l Éviter d utiliser deux couleurs très «brillantes» en même temps Bonnes associations de couleurs Moins bonnes associations de couleurs Autres recommandations l Ne pas se placer devant l écran et ne pas pointer les détails du doigt l Afficher les aides visuelles suffisamment longtemps mais les enlever dès qu elles ne sont plus utiles l Donner une copie papier des aides visuelles aux participants l Adopter un rythme et un débit suffisamment lents et commenter chaque aide visuelle l Utiliser trois fois plus d aides visuelles que dans une salle de classe traditionnelle (une dizaine par heure) mais éviter de pécher par excès l Avec PowerPoint, opter pour un fond uni et éviter les dégradés, les animations et les effets spéciaux lors des transitions 9

EXEMPLE DE MISE EN PAGES D UNE AIDE VISUELLE ADAPTÉE À LA VIDÉOCONFÉRENCE 10 L ART DE COMMUNIQUER Sept secondes pour créer une bonne impression Les vêtements, les chaussures et les bijoux La voix, le rythme, l intonation Les gestes, la posture et les déplacements L attitude...

t Format d un écran de télévision ou d ordinateur : rapport 3 x 4 largeur : 4 unités, hauteur : 3 unités t Pas de texte aux extrémités du cadre (ne pas encadrer)* t Justifier le texte à gauche seulement t Pas de coupures de mots en bout de ligne t Identification dans le coin supérieur droit de la page du manuel d apprentissage où se trouve la copie du transparent. t Un titre ou un sous-titre par transparent t Texte aéré : maximum : 7 lignes Idéal : 5 lignes t Caractères : minimum : 26 points Idéal : 32 points t Times, Garamond, Verdana ou Helvetica * Il ne faut pas encadrer le texte et les illustrations d une aide visuelle. Ici, le cadre sert uniquement à montrer le format ainsi que les proportions d une aide visuelle et l espace où il faut écrire. IMPORTANT : Dans le but de vous offrir un meilleur service at afin d assurer dans la mesure du possible que votre vidéoconférence débute à l heure prévue,nous vous informons qu il est impératif que nous recevions vos présentateurs 24 heures à l avance et que l utilisation des ordinateurs portables est dorénavant de votre responsabilité. Le non-respect de ces deux principes ne nous permettra pas de vous assurer du bon déroulement de votre vidéoconférence ni de son heure de début. Pour de plus amples informations, consultez notre site Internet à l adresse : http://www.usherbrooke.ca/stic 11

NOUS VOUS CONSEILLONS VIVEMENT DE FAIRE UN ESSAI DANS LA SALLE DE VIDÉOCONFÉRENCES QUELQUES JOURS AVANT VOTRE PRÉSENTATION. SERVICE DES TECHNOLOGIES DE L INFORMATION ET DES COMMUNICATIONS 3001, 12 È AVENUE NORD SHERBROOKE (QUÉBEC) J1H 5N4 TÉLÉPHONE : (819) 564-5218 TÉLÉCOPIE : (819) 564-5404 COURRIEL : STIC-MED@USHERBROOKE.CA