Joseph Rubin Analyse financière et reporting avec Excel Groupe Eyrolles, 2004, pour la présente édition, ISBN 2-212-11460-5.
9 Protéger les données financières Dans ce chapitre : Nous allons passer en revue les diverses possibilités de protection offertes par Excel pour protéger vos données financières, ainsi que vos fichiers. Ce chapitre aborde les points suivants : Remarques préliminaires De la nécessité de protéger les informations financières. Sécurité Nouvelles options de protection apparues avec la version 2002 d Excel, notamment les signatures numériques. Protection des classeurs Protection d un classeur de manière à ce que sa structure ne puisse être modifiée, et que des feuilles ayant été masquées ne puissent être à nouveau affichées. Protection des cellules Protection du contenu des cellules de manière à ce qu elles ne puissent pas être modifiées ou que leurs formules ne puissent pas être visualisées.
134 Analyse financière et reporting avec Excel Protection ciblée Protection des cellules en fonction de leur contenu. Blocs de cellules ouverts à des utilisateurs Présentation de cette nouvelle fonctionnalité apparue avec la version 2002 d Excel qui autorise plusieurs utilisateurs à modifier un bloc de cellules particulier dans un document protégé. Remarques préliminaires Dans toutes les entreprises, la protection des informations financières est un enjeu stratégique. En effet, il est fondamental que la confidentialité de ces informations soit protégée des regards indiscrets, qui peuvent provenir des salariés de l entreprise ou des individus extérieurs à la société. Dès lors, il est de la plus haute importance que vous puissiez prévenir toute tentative, volontaire ou non, de consultation ou d altération de ces données. Pour cela, vous devez protéger vos modèles car ils recèlent parfois des formules, véritables trésors, pouvant être le fruit de longues heures d un travail acharné. Sécurité À partir de la version 2002, un nouvel onglet relatif à la sécurité a été ajouté à la fenêtre Options d Excel. Il contient des paramètres destinés à vous aider dans votre travail de protection. Accéder à l onglet Sécurité Dans le menu Outils, choisissez Options, puis activez l onglet Sécurité (figure 9-1). Mot de passe à l ouverture Afin d éviter que n importe qui puisse ouvrir votre classeur, vous pouvez mettre en place un mot de passe à l ouverture. Jusqu à la version 2002 d Excel, il fallait passer par la fenêtre Enregistrer sous, mais avec Excel 2002, l onglet Sécurité de la fenêtre Options vous offre une fonctionnalité équivalente. 1. Dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer sous.
Protéger les données financières CHAPITRE 9 135 Figure 9-1 L onglet Sécurité de la fenêtre Options. 2. Si vous travaillez avec Excel 97, cliquez sur le bouton Options. Si vous travaillez avec Excel 2000 ou une version ultérieure, déroulez la liste Outils, puis choisissez Options générales. 3. Tapez votre mot de passe dans la zone Mot de passe protégeant le document ou Mot de passe pour la lecture (suivant la version utilisée), puis cliquez sur OK. INFO Si vous avez oublié votre mot de passe, pas de panique! Pour une somme modique, vous pourrez acheter sur Internet un logiciel capable de le retrouver (dans ce domaine, l offre est très riche). Mettez n importe quel moteur de recherche à contribution, tapez Excel+password, puis cliquez sur l un des résultats. Transmettre un fichier Excel protégé La procédure proposée ci-après vous explique comment envoyer un fichier Excel protégé dans une version 2002 ou 2003 à des destinataires utilisant des versions antérieures.
136 Analyse financière et reporting avec Excel 1. Dans le menu Outils (pour les versions 2002 et ultérieures), choisissez Options, puis activez l onglet Sécurité. 2. Cliquez sur le bouton Options avancées, puis choisissez Compatible avec Office 97/2000. Signature numérique Si vous échangez des fichiers Excel sur Internet, une signature numérique vous assure une meilleure sécurité. Dans le menu Outils (pour les versions 2002 et ultérieures), choisissez Options et activez l onglet Sécurité. Cliquez sur le bouton Signatures numériques. Protéger les classeurs Protéger un classeur permet de préserver sa structure de tout changement intempestif. Dans un classeur protégé, vous ne pouvez pas supprimer ou ajouter une feuille ou encore afficher une feuille masquée. Protéger un classeur 1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protéger le classeur. 2. Tapez votre mot de passe dans la zone Mot de passe (facultatif), et cliquez sur OK. La fenêtre Confirmer le mot de passe apparaît. 3. Entrez une nouvelle fois votre mot de passe dans la zone Mot de passe de cette nouvelle fenêtre, et cliquez sur OK. Ôter la protection d un classeur 1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Ôter la protection du classeur. 2. Entrez le mot de passe dans la zone Mot de passe, puis, cliquez sur OK. Masquer ou afficher des feuilles Excel vous permet de masquer ou afficher n importe quelle feuille d un classeur (cependant, il faut toujours garder au moins une feuille affichée). Dans
Protéger les données financières CHAPITRE 9 137 une feuille masquée, les données ou les formules ne peuvent être vues ou modifiées directement. Masquer une feuille Sélectionnez la feuille à masquer et dans le menu Format, choisissez Feuille, puis Masquer. Afficher une feuille 1. Dans le menu Format, choisissez Feuille, puis Afficher. 2. Dans la fenêtre Afficher, sélectionnez le nom de la feuille à afficher, puis cliquez sur OK. Si vous le souhaitez, vous pouvez également masquer ou afficher des feuilles en utilisant la macro complémentaire ChooseSheet.xla (voir la figure 9-2). Figure 9-2 La macro complémentaire ChooseSheet.xla.
138 Analyse financière et reporting avec Excel Protéger les feuilles masquées d un affichage intempestif Une fois les feuilles masquées, si le classeur est laissé sans protection, la liste de ces feuilles peut être accessible à tout moment dans la fenêtre Afficher (sous-menu Feuille du menu Format). Rendre inaccessible la fenêtre Afficher 1. Appuyez sur les touches Alt+F11 afin d accéder à l éditeur Visual Basic. 2. Dans le volet VBAProject, sélectionnez le nom de la feuille devant rester masquée. 3. Appuyez sur F4 afin de faire apparaître la fenêtre Propriétés. Vous pouvez également cliquer sur l outil Fenêtre Propriétés de la barre d outils Standard. 4. Au niveau de la propriété Visible, sélectionnez l option 2- xlsheetveryhidden (comme sur la figure 9-3). Figure 9-3 La modification de la propriété Visible d une feuille.
Protéger les données financières CHAPITRE 9 139 5. Appuyez sur les touches Alt+F4 pour fermer l Éditeur Visual Basic et revenir à Excel. Protéger les feuilles et les cellules Vous pouvez protéger le contenu des cellules de toute modification et rendre invisible la syntaxe des formules. Verrouiller ou masquer une cellule 1. Ouvrez la fenêtre Format de cellule soit en appuyant sur les touches Ctrl+1, soit en cliquant avec le bouton droit sur la cellule, puis en choisissant Format de cellule dans le menu contextuel. 2. Activez l onglet Protection. Par défaut, la case Verrouillée est cochée alors que la case Masquée ne l est pas. Avant de protéger la feuille, commencez toujours par déverrouiller les cellules sur lesquelles vous souhaitez continuer d intervenir. Pour qu une cellule soit protégée, deux conditions doivent être remplies : sa case Verrouillée doit être cochée (voir la figure 9-4) ; Figure 9-4 L onglet Protection de la fenêtre Format de cellule.
140 Analyse financière et reporting avec Excel la feuille dans laquelle elle se trouve doit être protégée. Pour qu une formule n apparaisse pas dans la barre de formule lorsque la cellule qui la contient est sélectionnée, deux conditions doivent être remplies : sa case Masquée doit être cochée ; la feuille dans laquelle elle se trouve doit être protégée. Protéger une feuille Avec la version 2002 d Excel, la fenêtre Protéger la feuille offre la possibilité de sélectionner les fonctionnalités devant rester disponibles, en dépit de la protection. Figure 9-5 La fenêtre Protéger la feuille. 1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protéger la feuille. 2. Dans la liste Autoriser tous les utilisateurs de cette feuille à, cochez les cases correspondant aux fonctionnalités qui doivent rester disponibles malgré la protection (figure 9-5). Dans les versions antérieures à la version 2002, toutes les fonctionnalités d édition étaient automatiquement figées avec la protection.
Protéger les données financières CHAPITRE 9 141 ASTUCE Dans une feuille protégée, la touche Tab permet de se déplacer directement d une cellule déverrouillée à l autre. Masquer les lignes et les colonnes Dans la figure 9-6, on a réussi à circonscrire les déplacements au bloc de cellules A1:D32 en masquant toutes les colonnes situées au-delà de la colonne D et toutes les lignes situées au-delà de la ligne 32. Figure 9-6 L affichage d une feuille réduite à un bloc de cellules.
142 Analyse financière et reporting avec Excel Masquer lignes et colonnes 1. Sélectionnez la colonne E. 2. Appuyez sur les touches Ctrl+Maj+Flèche droite. 3. Cliquez avec le bouton droit sur les colonnes sélectionnées et choisissez Masquer dans le menu contextuel. 4. Sélectionnez la ligne 33. 5. Appuyez sur les touches Ctrl+Maj+Flèche bas. 6. Cliquez avec le bouton droit sur les lignes sélectionnées, et choisissez Masquer dans le menu contextuel. Réafficher les lignes et les colonnes masquées 1. Sélectionnez la ligne 32. 2. Faites un cliquer-glisser vers le bas (les lignes masquées sont également sélectionnées). 3. Cliquez avec le bouton droit sur la ligne 32 sélectionnée, et choisissez Afficher dans le menu contextuel. 4. Répétez les étapes 1 à 3 pour les colonnes à partir de la colonne D. Protéger des blocs Une feuille peut être partagée en deux parties : une zone dans laquelle les mouvements ne sont pas restreints (la zone de défilement) ; une zone dans laquelle les mouvements sont restreints (la zone protégée). Cette division peut être obtenue soit en ajoutant des instructions de programmation relatives à l objet ScrollArea dans une macro, soit en modifiant les propriétés de la feuille dans la fenêtre Propriétés ouverte dans l Éditeur Visual Basic. Les deux techniques sont présentées ci-dessous.
Protéger les données financières CHAPITRE 9 143 Modifier la zone de défilement par une macro Pour restreindre le défilement à la plage de cellules A1:C31, utilisez l instruction suivante : Sheets("15-Postes").ScrollArea = "A1:C31" Pour revenir à un défilement normal, utilisez l instruction suivante : Sheets("15-Postes").ScrollArea = "" Modifier la zone de défilement par les propriétés 1. Appuyez sur les touches Alt+F11 pour accéder à l Éditeur Visual Basic. 2. Dans le volet VBAProject, sélectionnez la feuille dans laquelle vous souhaitez modifier la zone de défilement. 3. Appuyez sur la touche F4 ou cliquez sur l outil Fenêtre Propriétés de la barre d outils Standard pour ouvrir la fenêtre des propriétés de la feuille. 4. Dans la zone ScrollArea, tapez la référence de la plage de cellules à laquelle vous souhaitez restreindre le défilement (par exemple $A$1:$C$31, comme indiqué figure 9-7). 5. Appuyez sur les touches Alt+F4 pour refermer l Éditeur Visual Basic et revenir à Excel. Désormais, vous pouvez effectuer toutes les opérations de votre choix dans la plage A1:C31. En revanche, vous ne pourrez que visualiser les autres cellules. Protection ciblée par type de contenu Pour protéger des formules ou du texte, vous devez commencer par isoler les cellules concernées pour les verrouiller, puis protéger la feuille.
144 Analyse financière et reporting avec Excel Figure 9-7 La modification de la propriété ScrollArea d une feuille permet de restreindre la zone de défilement. Étape 1 Déverrouiller toutes les cellules La première étape consiste à vous assurer que toutes les cellules de la feuille sont bien déverrouillées. 1. Sélectionnez toutes les cellules de la feuille en appuyant sur les touches Ctrl+A.
Protéger les données financières CHAPITRE 9 145 2. Ouvrez la fenêtre Format de cellule en appuyant sur les touches Ctrl+1. 3. Activez l onglet Protection. 4. Décochez la case Verrouillée, puis, cliquez sur OK. Étape 2 Sélectionner les cellules contenant des formules ou du texte Après avoir déverrouillé toutes les cellules, vous devez faire une sélection ciblée des cellules à protéger (formules, texte, etc.). 1. Appuyez sur la touche F5. La fenêtre Atteindre apparaît. 2. Cliquez sur le bouton Cellules. La fenêtre Sélectionner les cellules apparaît. 3. Pour sélectionner toutes les cellules contenant des formules (voir la figure 9-8), cliquez sur Formules, puis sur OK, et passez à l étape 3. Pour sélectionner toutes les cellules contenant du texte (voir la figure 9-9), cliquez sur Constantes, ne laissez cochée que l option Texte, cliquez sur OK, et passez à l étape 3. Figure 9-8 Toutes les cellules de la feuille contenant une formule sont sélectionnées. Figure 9-9 Toutes les cellules de la feuille contenant du texte sont sélectionnées.
146 Analyse financière et reporting avec Excel Étape 3 Verrouiller les cellules Pour que cette sélection spécifique soit protégée, vous devez maintenant verrouiller ces cellules. 1. Sans modifier la sélection obtenue à l étape précédente, ouvrez la fenêtre Format de cellule en appuyant sur les touches Ctrl+1. 2. Activez l onglet Protection. 3. Cochez la case Verrouillée, puis, cliquez sur OK. Étape 4 Protéger la feuille Le verrouillage des cellules demeure sans effet tant que la feuille n est pas protégée. 1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protéger la feuille. La fenêtre Protéger la feuille apparaît. 2. Cliquez sur OK. En effet, le mot de passe est optionnel et n a d importance qu au moment d ôter la protection de la feuille. Sans mot de passe, n importe qui pourra annuler la protection de la feuille. Blocs de cellules ouverts à des utilisateurs Avec sa version 2002, Excel offre tout un ensemble d options permettant à un groupe d utilisateurs de mettre à jour des données dans une zone privée (très utile pour travailler en réseau). Chaque utilisateur reçoit une plage de cellules et son propre mot de passe. Autoriser des utilisateurs multiples Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Permettre aux utilisateurs de modifier des plages. La fenêtre Permettre aux utilisateurs de modifier les plages apparaît.
Protéger les données financières CHAPITRE 9 147 Figure 9-10 La fenêtre Permettre aux utilisateurs de modifier les plages.