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L Email a fait son temps Dans les années 1970, le courrier électronique était une invention révolutionnaire. C est devenu l outil central pour échanger des informations et gérer des documents, des tâches ou des flux de travail. Dans de nombreux cas, il a remplacé les appels téléphoniques et les réunions face à face. Aujourd hui, et malgré tous ses avantages, le courrier électronique est également source d une immense frustration. Les employés peuvent recevoir chaque jour des centaines d emails, dont quelques-uns seulement sont importants, tandis que la plupart ne les concernent même pas. La simple gestion quotidienne de cette somme d emails pose problème. Elle peut entraîner des retards et provoquer des erreurs. Le tri des emails, après s être absenté du bureau, peut prendre plusieurs jours, et faire perdre son temps à travailler sur la mauvaise version d un document parce que l on n a pas vu le message le plus récent. Le courrier électronique, qui n est plus seulement un moyen d échanger des informations, est utilisé à bien d autres fins que ce pourquoi il a été conçu. Ajoutez-y la quantité phénoménale d informations qui gravitent aujourd hui autour de nos vies privées et professionnelles, et l email devient un obstacle à la communication directe et ouverte. Le courrier électronique est devenu un fardeau qui crée plus de problèmes qu il n en résout. 2 Travaillez plus malin avec zero email TM
L Email est devenu uun u classeur, un silo dans lequel les informations sont archivées. Les contenus sont tenus à l écart des outils de gestion des contenus. uune u chaîne de production sur laquelle on collabore pour effectuer des tâches professionnelles. uun u moyen de communication servant à travailler en groupe et à discuter en ligne (chater). Mais une utilisation dévoyée affecte la productivité L utilisation du Cc (destinataires en copie) et autres fonctionnalités font que les emails viennent encombrer les systèmes des utilisateurs, ce qui accapare leur attention et entraîne des pertes de productivité.... et l email est désormais dépassé Il existe maintenant de nombreuses technologies de réseaux sociaux bien plus efficaces pour la collaboration et le partage de l information. Les études montrent que... uau u Royaume-Uni, les employés passent 32 jours par an à gérer leurs emails 1 u25 u % de la durée d une journée de travail normale d un employé est consacrée à des tâches liées aux emails 2 u48 u % des managers trouvent stressant de devoir constamment répondre à des emails 3 uil u faut une minute pour retrouver le fil de ses pensées après une interruption par un email, ce qui signifie que les personnes qui vérifient leurs emails toutes les 5 minutes perdent 8,5 heures par semaine à se demander ce qu ils faisaient un instant plus tôt. 4 1 http://www.prlog.org/11109396-1-in-5-uk-workers-spend-32-days-year-managing-email.html 2 Rapport statistique sur le courrier électronique, 2009-2013, The Radicati group, 2009 3 http://www-03.ibm.com/press/au/en/pressrelease/32913.wss 4 Dr Thomas Jackson, Université de Loughborough, RU : «Breaking Bad Habits: The Negative Effect of Email and Instant Messaging on the Workplace» (Rompre les mauvaises habitudes : l impact négatif du courrier électronique et de la messagerie instantanée sur le lieu de travail) Travaillez plus malin avec zero email TM 3
Des nouveaux outils, une communication plus efficace Des nouveaux outils de communication et de collaboration sont apparus. Ils constituent une alternative au courrier électronique, qui perd ainsi de sa pertinence. La communication ouverte et multiplateformes est en train de devenir rapidement la norme. Il est devenu banal qu un contenu soit diffusé dans plusieurs «dimensions» à la fois. Pour celles et ceux qui partagent des activités et des intérêts professionnels, les réseaux sociaux prennent de plus en plus d importance. Des communautés de groupes constituent la plaque tournante de l information et de la communication pour différents sujets, ce qui permet au travail d être effectué plus rapidement et avec une meilleure qualité. Les blogs, les wikis, les messageries instantanées (chat) et les réseaux sociaux, pour n en citer que quelques-uns, sont des outils courants de notre vie privée qui commencent à arriver dans l environnement professionnel. Il est toutefois rare qu ils soient suffisamment intégrés à la sphère professionnelle pour prendre en charge une part conséquente du travail. Bénéficier des nouveaux outils Notre offre Zero email change la donne. Zero email n est pas tant une ambition en soi que l effet secondaire d un meilleur usage des outils de collaboration disponibles aujourd hui. En nous appuyant sur notre propre expérience, nous avons élaboré une approche qui vous aidera à transformer la façon dont vos employés communiquent et collaborent. Nous avons pour objectif d encourager l innovation, de renforcer l agilité des entreprises et d accélérer la commercialisation de nouveaux produits et services. Transfert de documents Archivage Informations de procédures Chat/Dialogue virtuel Outil de gestion/ Donner des instructions Messagerie Outils de gestion de contenu électronique Systèmes de gestion de flux de travail/workflow Messagerie instantanée, téléphone et conférence web Flux de travail de conférence web Messagerie structurée dans les réseaux sociaux ou outils de collaboration Notre nouvelle offre, inégalée sur le marché, vous permettra de contrôler efficacement les surplus d informations et d introduire une transparence indispensable à la gestion de l information. Zero email n est pas tant une ambition en soi que l effet secondaire d un meilleur usage des outils collaboratifs disponibles aujourd hui. 4 Travaillez plus malin avec zero email TM
Zero email TM Une meilleure façon de travailler Avec Zero email, nous rendons nos propres communications plus pertinentes, directes et rentables. Depuis 2011, nous intégrons des outils de communication collaboratifs basés sur les médias sociaux, qui font d Atos un excellent environnement de travail. L une des conséquences positives est que le courrier électronique devient redondant et peut être éliminé en interne car d autres solutions lui sont supérieures. Notre ambition est de devenir une société Zero email d ici fin 2013. En se basant sur notre propre étude, nous avons identifié les fonctions de base des logiciels sociaux dont nous avons besoin pour faciliter la communication et la collaboration ouvertes dans notre entreprise. Notre offre internationale propose une étude similaire afin d identifier les applications et outils les mieux adaptés pour une collaboration et une communication efficaces dans votre entreprise. Une solution Zero email globale Nous exploitons les connaissances que nous avons acquises et continuons d acquérir pour constituer la base d une offre globale composée de cinq piliers Sensibilisation, Conception, Expérimentation, Implémentation, Fertilisation divisés chacun en plusieurs étapes. Cette offre constitue un processus de formation et d amélioration continu pour soutenir la croissance de votre entreprise. Travaillez plus malin avec zero email TM 5
Développement continu, partenariat long terme Notre offre Zero email révolutionne les processus de communication et de collaboration au sein de votre entreprise. Elle bénéficie de notre expertise en matière d intégration des applications du réseau social d entreprise et peut être hébergée dans notre environnement Cloud sécurisé. Une conception, une implémentation et un support intégrés Nous bénéficions d une solide expérience et d une forte connaissance du marché, ce qui nous permet d identifier les technologies et les outils qui répondront le mieux à vos besoins. Des outils basiques de collaboration ou de gestion des connaissances jusqu aux solutions complètes de réseaux sociaux d entreprises, nous déterminons quelles sont les technologies les mieux adaptées à vos besoins. Pourquoi devenir notre partenaire? Notre offre Zero email est unique car elle repose sur notre propre expérience de mise en oeuvre en interne. Elle assure notre transition vers une entreprise Zero email et enrichit notre longue histoire et notre solide expérience en matière de conseil auprès d entreprises internationales et d organismes nationaux auxquels nous avons fourni des technologies de pointe pour exécuter leurs processus dans un environnement sécurisé. Nous travaillons en partenariat avec nos clients, pour définir ensemble leur environnement cible idéal de demain tout en élaborant le cycle d évolution vers une entreprise sociale qui leur convient le mieux. Fertilisation Sensibilisation Communication transparente Implémentation Expérimentation Conception «Nous travaillons en partenariat avec nos clients en définissant leur environnement idéal cible tout en élaborant le cycle d évolution vers une entreprise sociale qui leur convient le mieux.» 6 Travaillez plus malin avec zero email TM
Changer les habitudes, travailler plus malin La surcharge de messages pesant sur les boîtes aux lettres est le fruit d usages inappropriés. Zero email change ces habitudes. Ainsi les collaborateurs utilisent un outil mieux adapté plutôt que d opter systématiquement pour le courrier électronique. Nous recommandons une analyse des réseaux sociaux dans votre entreprise afin d identifier les modèles de travail formels et informels et de savoir comment inciter les employés à changer leur façon de travailler. La phase d implémentation inclut un programme de gestion de la communication et des changements pour trouver de nouveaux moyens plus intelligents de travailler. Répercussion du changement Nous recommandons une prolifération virale avec une gestion et une gouvernance solides du changement pour promouvoir l adoption de nouveaux outils. Durant la phase d expérimentation, nous formerons un petit nombre d utilisateurs aux nouveaux comportements et applications à incorporer dans l organisation sociale cible. En fonction de leur expérience, nous adapterons l environnement du réseau social pour nous assurer qu il répond bien aux besoins. Une fois le groupe pilote satisfait, le programme passe à la phase suivante où les utilisateurs du premier groupe forment un autre petit groupe d utilisateurs qui à leur tour en forment un autre. Non seulement cette approche est extrêmement efficace pour former en peu de temps tout le personnel d une entreprise, mais elle permet également de créer un réseau de véritables sponsors du changement. Nous faisons ainsi de vos collaborateurs les acteurs majeurs du changement. Présentation du comportement en matière d emails et de la boîte de réception zéro Il est probable que vous continuerez d utiliser le courrier électronique pour communiquer avec les clients et les fournisseurs, mais cela se fera d une autre façon. Nous vous présenterons et vous ferons la démonstration de comportements mieux appropriés, tant au niveau de la façon dont les emails sont créés et rédigés que de la manière dont les emails entrants sont gérés. Pour notre propre usage, nous avons développé un certain nombre de modules de formation pour encourager un emploi plus intelligent des emails et une meilleure utilisation des outils. Ces modules sont intégrés à notre offre. Principes d un comportement efficace en matière de email L adoption de certaines règles de comportement basiques permet de réduire le nombre de courriers électroniques échangés au sein de votre entreprise : utoute u action entraîne une réaction : plus vous enverrez d emails, plus vous en recevrez ulisez u une fois chaque email puis ensuite immédiatement (si cela prend moins de deux minutes) : supprimez-le, déléguezle, classez-le ou mettez-vous une note pour le faire plus tard ules u emails ne sont pas la solution miracle : utilisez les outils les mieux appropriés disponibles pour chaque tâche umettre u des destinataires en copie de vos emails revient à les spammer. Sauf si quelqu un vous l a expressément demandé, ne mettez personne en copie. Travaillez plus malin avec zero email TM 7
L implémentation d outils de réseaux sociaux auxquels la nouvelle génération est habituée signifie également que les nouvelles recrues suivront une formation considérablement réduite sur les systèmes internes. 8 Travaillez plus malin avec zero email TM
Sensibilisation Conception Expérimentation Implémentation Fertilisation Usage des emails Atelier Liste longue Plan/Déploiement du programme Infogérance Maturité Définition des indicateurs clés Sélection Plan de conduite du changement Prochain service Habitudes Analyse réglementaire Conception du réseau Réseau de personnes Incitation à la sensibilisation Email + mener les choses à terme Feuille de route Expérimentation/rapport Implémentation virale Feu vert/feu rouge Feu vert/feu rouge Analyse des processus Feu vert/feu rouge Lancement Développement continu Inspiration Observation Évaluation en trois phases Déploiement du réseau Jeu Analyse du travail Démo Évolution Étude de cas Préparation du pilote Formation aux outils Expression de la vision Formation Lancement Planning de gestion des connaissances Tableau de bord «vitalité des communautés» Programme de formation et de communication Tableau de bord santé Population cible Planning d intégration Planning de migration d L approche Zero email d Atos Un Cycle d évolution vers l entreprise sociale pour changer la façon dont vous travaillez et vous aider à communiquer efficacement. Travaillez plus malin avec zero email TM 9
Le temps de l entreprise Zero email est arrivé S appuyer sur des technologies autres que le courrier électronique, améliore la façon dont les collaborateurs partagent leurs connaissances et affinent leurs compétences tout en protégeant le savoir collectif de l entreprise. Accroître la productivité Nous pensons qu une entreprise Zero email peut accroître jusqu à 20 % 5 sa productivité en libérant du temps passé à la gestion des emails. L initiative Zero email permet de mettre en relation les utilisateurs avec le contenu dont ils ont besoin. Ils passent ainsi plus de temps à exploiter les informations qu à les rechercher tout en contribuant à la réduction des coûts associés à leur gestion. Cela repose sur la disponibilité des applications depuis n importe où, à tout moment et quel que soit l appareil utilisé pour y accéder. Une collaboration plus étroite permet de rompre les silos, d améliorer la transparence et de réaliser d importantes économies. Mieux collaborer pour une plus grande agilité La dernière génération des logiciels sociaux dans l environnement de l entreprise, qui introduit les réseaux sociaux de travail, peut remplacer le courrier électronique pour la communication entre les membres d une communauté et des équipes élargies. Cela simplifie la collaboration et facilite l accès à des experts internationaux. Il est également plus facile de franchir les barrières fonctionnelles et les processus sont mieux intégrés à l échelle mondiale. Tout cela améliore la collaboration et se traduit par plus d innovation, une plus grande agilité et une réduction des délais de commercialisation des produits et services. Répondre aux attentes de la nouvelle génération «sociale» En perdant moins de temps à gérer leurs emails, les collaborateurs trouvent un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Ils peuvent discuter de nouvelles idées et de nouveaux concepts en temps réel, puis obtenir un feedback (presque) immédiat. De façon générale, ils se sentent bien plus satisfaits, connectés et impliqués, ce qui acccroit la fidélité et attire de nouveaux talents. Cela s avère particulièrement critique pour les générations plus jeunes, qui peuvent se sentir revenues au Moyen Âge lorsqu elles doivent s adapter à des outils dépendant du courrier électronique chez un nouvel employeur. L implémentation de réseaux sociaux auxquels la nouvelle génération est habituée engendre une formation considérablement réduite sur les systèmes internes. C est de surcroît très attractif pour les nouveaux talents. Réduire les pertes d information, optimiser la gestion des versions Contrôler les pertes d information et le suivi des versions des documents prend actuellement énormément de temps dans les environnements de bureau des entreprises traditionnelles 5. Les outils de collaboration plus modernes éliminent les risques de perte d information et garantissent la transparence du contrôle des versions. Ce contrôle des versions constitue justement l une des principales forces des wikis. Il n y a jamais qu une seule version d un document, la plus récente, visible sur le site. Lorsque l on clique sur le bouton «Modifier», le site Web se transforme en document. Il suffit ensuite de cliquer sur «Enregistrer» pour que le document redevienne un site Web et qu un nouveau numéro de version soit ajouté en arrière plan de la page wiki, permettant aussi d accéder aux anciennes versions. L archivage et l accès aux informations avec des outils communs offre également l avantage de maintenir le savoir dans les limites de l organisation. Si un employé quitte l entreprise, tout document qu il aurait conservé sur le système d archivage personnel de ses emails, et qui aurait été normalement perdu, reste disponible. Notre approche Zero email réunit tous ces avantages en étant à la fois : axée sur l utilisateur, intuitive, ergonomique, conviviale, facile à personnaliser, rapide, addictive et indépendante des appareils. «Nous produisons d énormes quantités de données qui polluent rapidement notre environnement de travail et vont jusqu à empiéter sur notre vie privée. Chez Atos, nous prenons dès à présent des mesures pour inverser cette tendance, tout comme les entreprises ont agi pour réduire la pollution environnementale après la révolution industrielle. Notre ambition est d être une entreprise à Zero email d ici trois ans.» Thierry Breton PDG, Atos, 7 février 2011 5 Données basées sur le rapport du Dr Thomas Jackson. 8,5 h par semaine travaillée/35 h = 24 %. 32 jours par an/260 jours = 12 % 10 Travaillez plus malin avec zero email TM
Nous adaptons l environnement de votre réseau social pour vous assurer qu il répond bien à vos besoins. Travaillez plus malin avec zero email TM 11
À propos d Atos Atos, acteur international des services informatiques avec un chiffre d affaires annuel de 8,5 milliards d euros et 74 000 collaborateurs dans 48 pays, fournit à ses clients du monde entier des services transactionnels de haute technologie, des solutions de conseil et de services technologiques, d intégration de systèmes et d infogérance. Grâce à son expertise technologique et sa connaissance industrielle, il sert ses clients dans les secteurs suivants : Industrie, Distribution & Services, Secteur Public, Santé &Transports, Services Financiers, Télécoms, Médias & Technologie, Energie & Utilities. Atos délivre les technologies qui accélèrent le développement de ses clients et les aident à réaliser leur vision de l entreprise du futur. Atos est le partenaire informatique mondial des Jeux Olympiques et Paralympiques. Le Groupe est coté sur le marché Eurolist de Paris et exerce ses activités sous les noms d Atos, Atos Consulting &Technology Services, Atos Worldline et Atos Worldgrid. Pour plus d informations, contactez : fr.directionmarketing@atos.net fr.atos.net Atos, le logo d Atos, Atos Consulting, Atos Worldline, Atos Sphere, Atos Cloud, Atos Healthcare (au RU) et Atos WorldGrid sont des marques déposées d Atos SA. décembre 2012 2012 Atos.