TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI109 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Subventions FM concernées Formation à l'utilisation du manuel de procédures administratives comptables et financières Montant de la subvention Période de la subvention VIH/Sida Capacités de gestion SENLS Mauritanie Note de performance Date de la note de performance Durée totale des jours prévus 24 Contact FEI Personne référente Coordonnées Solène de Montmarin solene.demontmarin@diplomatie.gouv.fr II. Justification de la mission En 2012, le Secrétariat Exécutif National de Lutte contre le Sida (SENLS) a bénéficié d un appui de l Initiative 5% pour la révision et l adoption d un manuel de procédures administratives comptables et financières qui respecte non seulement les procédures du Fonds mondial, mais aussi la réglementation en vigueur en Mauritanie et le Code mauritanien des marchés publics. Suite aux recommandations de l atelier de validation du manuel de procédures administratives comptables et financières organisé à Nouakchott et auquel tous les cadres ont participé, le SENLS a sollicité un nouvel appui de l Initiative 5% pour organiser des sessions de formation à l utilisation de ce manuel auprès du personnel du SENLS Les recrutements d un Responsable Administratif et financier, et d un Responsable de la Gestion des approvisionnements et des Stocks ayant été finalisés début 2014, la mission d expertise peut maintenant être mise en place. Termes de références 14INI109 1
III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission L'objectif général de la mission est de renforcer les capacités de l équipe du SENLS en gestion administrative et financière. 2) Objectifs spécifiques A. A. Objectif spécifique 1 : Réviser et rendre plus facilement maniable le Manuel de procédures B. Objectif spécifique2: Former l équipe du SENLS à l utilisation du Manuel de procédures 3) Résultats à atteindre - Le Manuel de procédures administratives comptables et financières est mis à jour dans le respect des procédures du Fonds mondial, mis en forme et imprimé de manière à pouvoir être facilement utilisé - L ensemble des personnels du SENLS est formé IV. Description de la mission 1) Activités prévues Dans le cadre de leur mission, les consultants auront à conduire les activités suivantes : A. Objectif spécifique 1 : Réviser et rendre plus facilement maniable le Manuel de procédures - A1. Révision du manuel de procédures administratives comptables et financières afin de s assurer qu il répond aux exigences du Fonds mondial pour les parties concernant la gestion des ressources humaines (recrutements, évaluation de la performance, conditions salariales, etc.) et les per diem - Extraire les principaux outils du manuel afin qu ils sont facilement utilisables - A2. Organiser l impression et la diffusion du Manuel : Présenter/Mettre en Forme et imprimer le manuel de procédures de manière à pouvoir être facilement employé comme un outil de référence par le personnel du SENLS - B. Objectif spécifique 2 : Former l équipe du SENLS à l utilisation du Manuel de Procédures - B1. Organiser la mise en œuvre d un atelier de formation - B2. Faire valider par le SENLS : La liste des membres à former et la/les formation(s) au(x)quelle(s) chacun participera en fonction de son profil ; L agenda de l atelier Le contenu précis de l atelier Animer la formation et s assurer que les compétences ont été réellement renforcées. 2) Livrables attendus Termes de références 14INI109 2
Le manuel de procédures administratives, comptables et financières mis à jour, avec l ensemble des outils extraits 3) Coordination L expert 1 sera chargé de coordonner l équipe. Les experts travailleront sous la supervision de Madame la Secrétaire Exécutive nationale. Une coordination étroite avec l équipe pays du Fonds mondial devra impérativement être mise en place dès la préparation de la mission et jusqu à sa finalisation. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : Du 23 juin au 6 juillet 2014 2) Date de démarrage : 23 juin 2014 3) Date de fin : 6 juillet 2014 La mission se terminera par un débriefing de la mission avec le bénéficiaire. 4) Durée effective : 24 jours prestés La durée effective des prestations (jours ouvrables) de chaque expert est 12 jours, dont 10 jours en Mauritanie et 2 jours à domicile pour la rédaction de rapports. 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 Durée (H/J) Expert 2 1. Mise à jour du manuel existant Nouakchott Juin 5 5 2. Présentation/Mise en Forme/Publication du manuel 3. Organisations d ateliers de formations Nouakchott Juin/Juill 5 5 et Total 10 10 Les experts se rendront au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges. VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 2 2) Profil des experts - Un expert international en renforcement organisationnel - Un expert technique mauritanien en gestion financière et administrative de projets. Termes de références 14INI109 3
BINOME EXPERT INTERNATIONAL A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations, en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans la gestion administrative et financière - Expérience professionnelle en renforcement des capacités pour la mise en œuvre de programmes financés par le Fonds mondial. C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience indispensable similaire à la mission d élaboration d un manuel de procédures de gestion de subventions du Fonds Mondial. - Bonne connaissance souhaitée des acteurs/parties prenantes du domaine de la santé au niveau local. Une expérience préalable dans le pays ou la zone est appréciée. - Expérience de formation EXPERT TECHNIQUE MAURITANIEN A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations ou en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans le secteur de la santé. - Expérience professionnelle d au moins 10 ans en gestion financière et administrative de projets. C. Expérience professionnelle spécifique Connaissance du fonctionnement et des procédures Fonds Mondial (notamment en termes de gestion de subventions) indispensable. Termes de références 14INI109 4
VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum de 5 ou 10 pages et suivant le modèle fourni) commun aux deux experts devra être remis par mail après la mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. En annexe de ce compte-rendu, devra être fourni le compte rendu de l atelier de formation. VIII. Suivi-évaluation Dans l intérêt du bénéficiaire et de FEI, les indicateurs ci-dessous permettront d évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission ainsi que l évolution de la performance des programmes financés par le Fonds mondial. Indicateurs de performance Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Révision sur le fond du Manuel de procédures administratives, comptables et financières Remaquettage du Manuel, incluant son ergonomie et l accessibilité au contenu, notamment les outils Impression du Manuel Le Manuel est conforme aux règles locales ainsi qu aux règles du Fonds mondial Le Manuel est adapté au public cible et est facile d utilisation Le Manuel est disponible sur un support Le Manuel est adopté et mis en œuvre Sources de vérification Amendements du Fonds mondial Manuel simplifié disponible en support Manuel simplifié disponible en support Formation des utilisateurs du Manuel (ensemble du personnel et cadres) 80% du personnel est formé et connait le contenu du Manuel et/ ou savent retrouver l information importante et l utiliser Liste du personnel formé Informations pratiques IX. Le bénéficiaire met à disposition de(s) l expert(s) les moyens suivants : Moyens humains mis à disposition par le SENLS : Trois facilitateurs : Mohamed Mahmpoud OulD Chourva (Expert financier),dr Mohamed Idoumou Ould Mohamed VALL (Chef département/coordinateur adjoint unité GFATM et point focal initiative 5%) et Mohamed Lemine OULD MREIZIG (Office Manager) Deux secrétaires : Marieme Ndiaye et Maya Camara Matériel fourni par le SENLS : Deux ordinateurs + Imprimantes/Photocopieuses, Connexion internet, bureau de travail + Salle de réunion pour la formation du personnel La personne référente au sein du bénéficiaire pour la réalisation de la mission est : Solène de Montmarin, Chargée de Projets, solene.de-montmarin@diplomatie.gouv.fr Personne contact au SENLS : DR Mohamed idoumou OULD MOHAMED VALL, point focal Initiative 5%, medvallidoumou@yahoo.fr Termes de références 14INI109 5