Ordre des experts-comptables région Paris Ile-de-France «La responsabilité des élus face aux nouvelles obligations des Comités»
Ordre des experts-comptables région Paris Ile-de-France Introduction «La responsabilité des élus face aux nouvelles obligations des Comités» Chakib Hafiani, Expert-comptable Président de la Commission CE Ordre des experts-comptables région Paris Ile-de-France
Ordre des experts-comptables région Paris Ile-de-France «La responsabilité des élus face aux nouvelles obligations des Comités» Catherine Ferrière, Expert-comptable Membre de la Commission CE Ordre des experts-comptables région Paris Ile-de-France
Jusqu à présent, les règles comptables applicables aux Comités sont définies par l article R.2323-37 du code du travail : un compte rendu détaillé de la gestion financière du Comité en respectant la dualité des budgets porté à la connaissance des salariés par voie d'affichage Une responsabilité «mesurée» des élus car pas de règles comptables et pas d obligation de forme
La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle et à la démocratie sociale porte notamment sur : la réforme de la formation professionnelle La représentativité patronale Le financement des organisations syndicales de salariés et d employeurs La transparence des comptes des comités d entreprise
L article 32 de la loi introduit ainsi de nouvelles obligations de transparence financière pour les Comités : Des règles comptables et de présentation des comptes annuels L établissement, le cas échéant, de comptes consolidés La rédaction d un rapport de gestion et d un rapport sur les conventions L intervention d un expert comptable ou d un commissaire aux comptes La mise en place d une commission des marchés L adoption (ou l adaptation) d un règlement intérieur
L application de cette loi va imposer à minima aux CE de revoir : Les principes comptables appliqués Les procédures significatives Les règles de gouvernance et le règlement intérieur Les informations à fournir en complément des comptes
Toujours en attente, d ici la fin de l année 2014 D un règlement de l ANC précisant les prescriptions comptables D un décret précisant notamment les seuils fixant les catégories de comités d entreprise Pour un calendrier d application Ces nouvelles obligations s appliqueront pour les exercices ouverts à compter du 1 er janvier 2015 Sauf pour le commissariat aux comptes et l établissement des comptes consolidés applicables aux exercices ouverts à compter du 1 er janvier 2016
1. De nouvelles règles comptables et de présentation des comptes annuels du Comité
Les Comités seront soumis à des obligations comptables différentes en fonction d un seuil (à confirmer par décret) Les Comités de moins de 153 000 de ressources seront soumis à une comptabilité de trésorerie et à la présentation une fois par an d un état synthétique Les Comités de plus de 153 000 de ressources seront soumis à une comptabilité d engagement et à la présentation de comptes annuels
Responsabilité des élus sur le strict respect du cadre légal, le Comité devra : Comptabiliser ses charges et ses produits selon un plan de comptes imposé (le plan comptable général) Justifier le bien-fondé des règles comptables spécifiques appliquées jusqu à présent Réaliser des inventaires physiques
Opportunité pour les élus de s interroger sur : Le fondement des flux financiers qui impactent vos comptes Les conventions qui lient le Comité aux structures «satellites», employeur, associations, C.C.E. et autres Comités Et ainsi permettre au Comité d appliquer les bonnes règles comptables
Responsabilité des élus sur l adoption des nouvelles règles comptables qui devra nécessairement s accompagner d une mise à niveau du contrôle interne La formalisation des circuits d information La rédaction de procédures comptables La sécurisation des flux financiers
Opportunité pour le comité de repenser le fonctionnement actuel en impliquant les élus et les permanent(e)s Revoir les circuits d information Mettre en place une organisation comptable Et ainsi doter le comité d un dispositif de contrôle interne fonctionnel et rigoureux
Responsabilité des élus sur la présentation des comptes annuels Respecter le formalisme du bilan et du compte de résultat par nature Établir deux comptes de résultat (ASC et fonctionnement) permettant de distinguer ces deux budgets Etablir l annexe des comptes annuels
Opportunité pour les élus de formaliser les avantages en nature de manière non monétaire Le Comité devra inventorier et présenter dans l annexe ces avantages Profitez-en pour identifier les avantages en nature dont votre Comité bénéficie en les recensant et en les ventilant entre A.S.C. et fonctionnement Pérennisez ainsi les avantages accordés à votre Comité L expert-comptable obligatoire pour les comités dépassant le seuil de 153 000 (et non soumis au commissariat aux comptes) permettra aux élus de respecter l ensemble de ces règles
2. Rapport d activité et rapport sur les conventions
Le Comité doit établir et présenter de nouveaux rapports Rapport de gestion présentant des informations qualitatives sur les activités et sur la gestion financière du Comité (contenu du rapport à préciser par décret) Rapport sur les conventions
Responsabilité des élus sur la présentation du rapport de gestion : compilation des données et analyse Présentation du Comité, de son organisation et de ses missions Bilan sur les attributions économiques (formation des élus, recours à des experts, réunions avec l employeur ) Bilan sur les activités sociales et culturelles de l année écoulée descriptif des activités ; nombre de salariés bénéficiaires comparatif budget / réalisé et données statistiques sur les réalisations (nombre de participants, nombre de billets distribués, coût net pour le CE des différentes activités )
Responsabilité des élus et présentation par le trésorier d un rapport sur les conventions Le rapport devra décrire les conventions passées directement, indirectement ou par personne interposée, entre le comité d entreprise et l un de ses membres
Opportunité pour les élus de mieux communiquer sur l activité du Comité avec davantage de transparence sur : L organisation du Comité Le bilan financier Les nouvelles activités Le bilan sur les attributions économiques Appropriez-vous l information financière de votre Comité et faites en un atout
3. Des obligations accentuées pour les plus grands CE
Les Comités qui dépassent deux des trois seuils ci-dessous (à confirmer par décret) devront nommer un commissaire aux comptes, mettre en place une commission des marchés et établir, le cas échéant, des comptes consolidés 3,1 millions d euros de ressources 1,55 million d euros de total de bilan 50 salariés en ETP
Responsabilité des élus sur la nomination d un commissaire aux comptes Choisir un professionnel ayant une connaissance du secteur Préparer le Comité aux contrôles et s assurer au préalable que les comptes annuels sont «certifiables» L absence de nomination d un commissaire aux comptes entraîne une sanction pénale
Responsabilité des élus sur l établissement de comptes consolidés entre le Comité et les entités qu il contrôle (association, SCI,. S assurer de la bonne application des règles comptables par chacune des entités Harmoniser les méthodes d arrêté des comptes annuels Aligner les dates de clôture Le comité est responsable de la bonne utilisation des fonds qu il délègue en gestion à une autre entité
Mise en place d une commission des marchés qui sera chargée de proposer au Comité : Les critères de choix des fournisseurs et des prestataires La procédure des achats de fournitures, de services et de travaux et ceci pour les marchés dont le montant sera supérieur à un seuil fixé par décret La commission sera composée d élus titulaires et elle devra établir un rapport annuel d activité
4. Les règles d approbation et de communication des comptes
Les comptes annuels sont arrêtés par des membres élus du CE Ils sont approuvés par les membres élus du CE en réunion plénière : la dite réunion porte sur ce seul sujet et fait l objet d un procès verbal spécifique Au plus tard, 3 jours avant cette plénière, les élus chargés d arrêter les comptes communiquent ces derniers et les différents rapports aux membres du CE (rapport de gestion et, le cas échéant, rapport sur les conventions et rapport d activité de la commission des marchés)
Le CE porte à la connaissance des salariés, par tout moyen, ses comptes annuels et son rapport de gestion Les comptes annuels et les documents qui s y rapportent doivent être conservés pendant 10 ans
5. Mise en place ou adaptation du règlement intérieur du CE
La loi renforce le rôle du règlement intérieur en prévoyant l obligation d y faire figurer de nouvelles mentions sur : Les modalité d arrêté des comptes annuels Les modalités d élaboration du rapport de gestion La commission des marchés : nombre de membres, modalités de leur désignation, durée de leur mandat, modalités de fonctionnement de cette commission
La responsabilité des élus sur la mise à jour et le respect du règlement intérieur peut être l opportunité de revoir les règles de gouvernance Le rôle et les prérogatives des membres du bureau (secrétaire et trésorier et les adjoints) Le rôle des permanent(e)s Le rôle et les prérogatives des commissions et de leurs présidents Et disposer ainsi d une gouvernance structurée
Derrière l effet contraignant, tenir une comptabilité vous permettra de : Connaître à tout moment la situation comptable et financière du CE Suivre le réalisé par rapport au budget Justifier de l usage des fonds alloués au Comité vis-à-vis des autres élus, des salariés et de la Direction Communiquer sur l action du CE
Ordre des experts-comptables région Paris Ile-de-France 50, rue de Londres 75008 Paris www.oec-paris.fr / Secteur Comités d entreprise Contact : Sylva Bilez 01 55 04 31 27 sbilez@oec-paris.fr