LES ETATS (SUITE) 6. LES TRIS ET REGROUPEMENTS - Ouvrir l'état en mode Création, - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande TRIER et GROUPER, Ou - Cliquer sur le bouton dans la barre d'outils, 6.1. TRI DES DONNEES Il est possible de trier les données d'un état, sur un ou plusieurs champs. - Dans la fenêtre «Trier et regrouper» : - Dans la liste «Champ/Expression», sélectionner le champ, - Dans la colonne «Ordre de tri», sélectionner Croissant ou Décroissant. 6.2. REGROUPER DES DONNEES Le regroupement des enregistrements permet de repérer rapidement l'information recherchée en rassemblant les enregistrements pour lesquels la valeur du champ de regroupement est identique. Il permet également d'effectuer des calculs intermédiaires. - Dans la fenêtre «Trier et regrouper» : - Définir l'ordre de tri des données dans l'état, tel qu'il est indiqué précédemment. - Cliquer sur le champ ou sur l'expression dont vous souhaitez définir les propriétés de groupe. Définir les propriétés voulues : - En-tête de groupe, Ajoute ou supprime l'en-tête de groupe du champ ou de l'expression. - Pied de groupe, Ajoute ou supprime le pied de groupe du champ ou de l'expression. - Regrouper sur, Spécifie les critères de regroupement. Les options disponibles dépendent du type de données dans le champ de regroupement. Dans le cas d'un regroupement sur une expression, toutes les options sont affichées. - Intervalle, Spécifie tout intervalle valide pour les valeurs du champ ou de l'expression de regroupement. - Section insécable, Lorsqu elle est à Oui, cette propriété permet d imprimer toutes les lignes d un même groupe sur une même page. Page 1 sur 5
Lors d'un regroupement sur un champ de type Texte, la propriété Regrouper Sur affiche les options suivantes, - Premiers caractères, regroupe les enregistrements ayant les mêmes n premiers caractères dans le champ Lors d'un regroupement sur un champ de type Date/Heure, la propriété Regrouper Sur affiche les options suivantes, - Année, regroupe les enregistrements ayant des dates dans la même année. - Trimestre, regroupe les enregistrements ayant des dates dans le même trimestre. - Mois, regroupe les enregistrements ayant des dates dans le même mois. - Semaine, regroupe les enregistrements ayant des dates dans la même semaine. - Jour, regroupe les enregistrements ayant des dates le même jour. - Heure, regroupe les enregistrements ayant des valeurs horaires à la même heure. - Minute, regroupe les enregistrements ayant des valeurs horaires à la même minute. Lors du regroupement sur un champ de type Compteur, Monétaire ou Numérique, la propriété Regrouper Sur affiche les options suivantes, - Intervalle, regroupe les enregistrements ayant des valeurs figurant dans l'intervalle spécifié (par exemple 100, regroupe les enregistrements suivant la centaine). 7. LA CREATION DE SOUS-ETATS Un état inséré à l'intérieur d'un autre état est un sous-état. Vous pouvez l'utiliser pour : - Combiner deux états (ou plus) non connexes dans un seul état, - Afficher des données de synthèse ou des enregistrements détaillés relatifs aux informations dans un état principal. Quand les données contenues dans le sous-état sont relatives aux données contenues dans l'état principal, vous devez veiller à ce que le sous-état imprime les enregistrements corrects pour chaque groupe en liant un contrôle de sous-état à un autre d'état principal. Pour insérer un sous-état à l'intérieur d'un état principal - Ouvrir l'état principal en mode Création, - Afficher la boîte de dialogue «Base de données», - Faire glisser le sous-état de la fenêtre Base de données jusqu'à la section appropriée de l'état principal. (Par exemple, pour imprimer un sous-état avant chaque groupe, le faire glisser jusqu'à l'en-tête de groupe). - Déplacer le contrôle Sous-état jusqu'à l'endroit désiré et ajuster éventuellement la taille de l'objet. Si vous devez lier le sous-état à l'état principal, affichez la feuille des propriétés du contrôle Sous-état en ouvrant le menu contextuel de l'objet sous-formulaire. Pour lier les états, définissez les propriétés Champs Fils et Champs Pères. Page 2 sur 5
Etat Principal basé sur une requête Sous-état indépendant basé sur une autre requête Ces deux états sont liés par un même champ ici «numetu» qui est souvent la clé d une table 8. MISE EN PAGE AVANT IMPRESSION 8.1. APERÇU AVANT IMPRESSION Pour voir un état tel qu'il sera imprimé, vous pouvez le visualiser avant impression en choisissant un des deux modes suivants : (Ces modes d'affichage sont présents dans la liste obtenue avec le premier bouton de la barre d'outils) - Le mode Aperçu du format permet de vérifier rapidement le format d'un état. En effet, Access utilise une partie des données contenues dans la table sous-jacente pour donner une idée de l'apparence de l'état. - Le mode Aperçu avant impression permet de vérifier les données en visualisant l'ensemble de l'état exactement comme il sera imprimé. Vous pouvez imprimer un état à partir de différents modes de visualisation. Mais pour le visualiser en aperçu avant impression il est nécessaire de le faire à partir du mode Création. Page 3 sur 5
8.2. AJOUT DE SAUT DE PAGE Pour commencer une nouvelle page, il faut insérer un saut de page afin de signaler la coupure. Le saut de page sera placé de préférence au-dessus ou au-dessous d'un contrôle qui ne divisera pas les données. - Ouvrir l'état en mode Création, - Afficher la boîte d'outils, - Sélectionner l'outil Saut de page, - Cliquer à l'endroit où le saut de page doit être inséré. Un saut de page peut également être placé avant une section, pour cela, afficher la fenêtre propriété de la section correspondante. Dans l'onglet «Format», paramétrer la propriété Saut de page. 8.3. MISE EN PAGE La mise en page peut être définie pour chaque objet. - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande MISE EN PAGE, Onglet «Marges» Cet onglet permet de définir les marges. Celles-ci sont définies en millimètres. L'option Données seulement permet d'imprimer les données sans tenir compte des éléments de présentation des contrôles. L'option Imprimer les titres (Mode feuille de données) reprend sur chaque page imprimée les en-têtes de colonnes. Onglet «Page» - Orientation Modifier le sens d'impression en sélectionnant l'option Portrait ou Paysage. - Papier L'option Source permet de spécifier un bac particulier comme source de papier pour l'état (dépend de l'imprimante utilisée) - Imprimante par défaut Si plusieurs imprimantes sont disponibles, on peut sélectionner une imprimante particulière pour l'impression de l'état. Page 4 sur 5
Onglet «Colonnes» Si l'on imprime un état présentant peu de champs, on peut choisir d'optimiser la feuille de papier en imprimant sur plusieurs colonnes. - Paramètres de la grille Préciser le nombre de colonnes, l'espacement des lignes et des colonnes. - Taille des colonnes Par défaut, si l'état est imprimé en une colonne ou si la case Comme section Détail est cochée, le chiffre correspond à la largeur de la section Détail. Tenir compte des marges spécifiées pour calculer la largeur des colonnes et la hauteur des lignes. - Format des colonnes Correspond au sens d'impression des enregistrements. 8.4. IMPRIMER Vous pouvez lancer l'impression d'un état aussi bien à partir de la fenêtre «Base de données» qu'en mode Création ou en mode Aperçu avant impression. Les options d'impression seront à régler dans la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Page 5 sur 5