Présentation du Progiciel de Gestion Intégré

Présentation du Progiciel de Gestion Intégré Formation STMG 2012 Introduction Définition d un PGI Place du PGI en STMG Exemple de PGI : Premier contact avec une courte démonstration basée sur EBP Openline : «Amusons nous»! Le PGI comme outil incontournable pour les Sciences de Gestion Pistes d applications Reste à faire Choisir un PGI (EBP, Cegid, OpenERP ) Acquérir et (faire) installer un PGI dans votre établissement (article sur le site académique + contacter le IATICE) Solliciter les personnes ressources dans ce domaine pour vous accompagner Participer aux formations académiques qui sont mises en place dès la rentrée prochaine Participer au cours Moodle sur l ENT => Accompagnement STMG (Forum PGI, dépôt de productions, travail en groupe - type Projet STG -, etc.). Découvrir le PGI STMG 1/9

Définition d un PGI Les PGI (progiciels de gestion intégrés - en anglais : ERP "Enterprise Resource Planning") sont des outils fédérateurs du système d'information d'une entreprise, intégrant différents modules dans un logiciel de gestion globale s'appliquant à toutes les activités de l'entreprise : production, comptabilité, vente et suivi commercial, ressources humaines, maintenance, approvisionnement, etc. Le PGI est donc un produit logiciel paramétrable construit autour d une base de données unique, susceptible de couvrir la majorité des besoins en traitement d information des différents services d'une organisation grâce à un ensemble de modules compatibles. "Ils offrent l'opportunité de partager et de stocker l'ensemble des informations d'une entreprise, et d'en extraire des données fondamentales pour la direction des organisations." ("PGI : à la recherche de l'intégration", Économie et Management n 116). Avec les PGI, la circulation de l information et le travail collaboratif sont ainsi favorisés permettant à l entreprise de gagner en efficacité et en productivité. Avec un progiciel de gestion intégré, l entreprise s appuie sur une structure informatique globale qui ne tient plus compte du cloisonnement entre services. Place du PGI en STMG Dans nos enseignements, ils vont permettre d'aborder l'ensemble des activités de l'entreprise par l'angle du système d'information, de comprendre le rôle et les interactions des acteurs internes et externes de l'entreprise, de détailler la gestion par processus, d'examiner leur apport à la prise de décision et, enfin, de développer des usages numériques dans les séquences d'enseignement. Avec le PGI on peut enseigner à nos élèves les différents processus de gestion à partir d un seul et même logiciel. Étude du Programme de Sciences de Gestion. Découvrir le PGI STMG 2/9

Lien avec le référentiel (exemple de 3 thèmes et 4 questions de gestion mais il y a d autres entrées) THÈME INFORMATION ET INTELLIGENCE COLLECTIVE Questions de gestion En quoi les technologies transforment-elles l information en ressource? Notions Donnée, information et connaissance Rôles, accessibilité et valeur de l information Information et communication interne et externe Système d information (SI) dans l organisation : acteurs et rôles, SI des métiers (ressources humaines, comptabilité, marketing), applications et services Contexte et finalités Dans les activités de gestion, l information est à la fois source et résultante de l action individuelle et collective. Les systèmes d information (SI) concourent à en faire une ressource stratégique pour toute organisation. À partir de l utilisation effective d un environnement numérique, en particulier dans le cadre de l étude des thèmes du programme, l élève est capable de : - repérer l origine d une information et les étapes de sa transformation (de la donnée à l information, de l information à la connaissance et à sa transmission) ; - de mesurer le rapport information /communication dans le contenu d un message ; - décrire les services rendus par le SI aux divers métiers de l organisation ; - comparer les fonctionnalités des outils et services disponibles ; - situer le rôle des acteurs et des applications du SI dans un processus de gestion donné. Questions de gestion Notions Contexte et finalités Les systèmes d information façonnent-ils l organisation du travail au sein des organisations ou s'y adaptent-ils? Processus : nature et représentation Progiciels de gestion dans les métiers de l organisation : approche fonctionnelle, gestion de processus et flux de travail (workflow) e-commerce Travail à distance Par leur rôle structurant, les systèmes d information contribuent à modeler l organisation et peuvent déterminer des modes de fonctionnement rigides et contraignants. À partir d exemples réels et à partir d une mise en situation qui exploite un outil logiciel, l élève est capable de : - identifier les différentes étapes d un processus de gestion et d en schématiser l enchaînement ; - repérer les effets de l automatisation des activités de gestion sur la circulation de l information, l organisation du travail et le rôle des acteurs. Découvrir le PGI STMG 3/9

THÈME GESTION ET CRÉATION DE VALEUR Questions de gestion Une association, une organisation publique, une entreprise peuvent-elles être gérées de façon identique? Objet social Environnement Notions Production de l organisation : biens, services, services associés Marchés, échanges marchands et non marchands Processus de gestion : acteurs internes et externes, activités, flux, stocks Mobilisation et allocation des ressources Clients, usagers Fournisseurs, prescripteurs Contexte et finalités Chaque organisation se caractérise par un objet social et un environnement que la gestion appréhende à travers des processus. Certains sont communs aux différents types d organisation alors que d autres nécessitent d être adaptés. À partir de l étude de situations d organisations concrètes et variées, l élève est capable de : - représenter l activité d une organisation à l aide d un schéma simple caractérisant les acteurs, leur activité et les flux ; - distinguer les types de ressources et leurs emplois dans l organisation ; - mettre en relation des choix de gestion d une organisation (sociaux, commerciaux ou financiers) au regard des caractéristiques de son environnement et de son objet social. THÈME ÉVALUATION ET PERFORMANCE L étude du thème vise à appréhender comment la gestion propose des outils pour d évaluation des résultats de l organisation, suit et analyse les conditions de leur obtention et construit des indicateurs pertinents au regard de la performance attendue dans ses différentes dimensions. Questions de gestion Qu est-ce qu une organisation performante? Notions Performance organisationnelle : efficacité et efficience Performance commerciale : fidélité, chiffre d affaires, part de marché Performance financière : rentabilité, profitabilité, dividendes, autofinancement Performance sociale : bilan social Contexte et finalités L analyse de la performance de l organisation doit être envisagée dans ses diverses composantes, c est-à-dire en établissant un lien entre les résultats obtenus et les aspirations des différents acteurs. Il s agit d envisager comment ces aspirations sont traduites en termes d indicateurs et comment la performance de l organisation se situe par rapport à d autres ou comment elle évolue dans le temps. À partir de l observation de situations d organisation concrètes et d informations qualitatives et quantitatives données, extraites notamment d un tableau de bord, l élève est capable : - d identifier les principaux indicateurs pertinents pour apprécier la performance de l organisation ; - d effectuer des comparaisons dans le temps et dans l espace pour situer la performance d une organisation - de repérer, dans une organisation, en quoi les aspirations des différents acteurs peuvent constituer des contraintes et/ou des opportunités dans la recherche de la performance. Découvrir le PGI STMG 4/9

Exemple de PGI : démonstration avec EBP Online Pourquoi le PGI OpenLine d EBP : Il allie simplicité et richesse de fonctionnalités. Reconnu d Intérêt Pédagogique par le Ministère de l'éducation Nationale, il permet de couvrir les concepts et notions étudiés en gestion (et comptabilité). Son ergonomie et sa simplicité d utilisation offrent une prise en main rapide et intuitive. La SARL Amusons Nous (jeu d essai complet livré avec EBP) vends des jouets mais aussi des prestations de service (animation, ). Elle utilise le PGI OpenLine d EBP. M. BIGBOSS, le gérant de cette société, dispose des droits complets sur l ensemble des modules du PGI. Mlle JEGERE est l assistante de M. Bigboss. Mme GEMCOMPTER est la comptable et utilise principalement le module Gestion comptable du PGI. Mme BAGOUT est responsable commerciale et elle n utilise que le module Gestion commerciale. M. CACES est le responsable logistique de l entreprise et n utilise que le module Gestion commerciale. Le 2 avril 2012, Mlle JEGERE reçoit un mail de M. JASSUR de la 'Maison pour tous' d'alès qui contacte Amusons Nous via un formulaire de son site web pour avoir un devis. Elle le transfère à Mme BAGOUT. Ouverture Module Gestion commerciale en Mme BAGOUT (login BAGOUT mdp 1234) Ouverture du Module Gestion comptable en Mme GEMCOMPTER (login GEMPCOMPTER mdp 1234) 1. Mme BAGOUT étudie la demande de devis, notamment afin de savoir si le client est déjà référencé dans le module Gestion commerciale du PGI de l'entreprise. 2. En cas de besoin, elle crée ce nouveau prospect. Si le client existe, elle retrouve ses coordonnées dans le PGI. Création du prospect par Mme BAGOUT. 3. Elle réalise le devis demandé, l'imprime en PDF puis l envoie par mail à M. JASSUR. Élaboration du devis, impression en PDF par Mme BAGOUT, 4. Le lendemain, elle reçoit le devis accepté. Elle le valide donc dans le PGI, puis le transfère en Bon de commande. Création du Bon de commande à partir du devis par Mme BAGOUT. Fermeture du Module Gestion commerciale. Ouverture Module Gestion commercial en M. CACES (login CACES mdp 1234) 5. M. CACES prépare la commande (on ignore par simplification que le responsable Logistique gère les stocks, etc.). Le service logistique déclenche la livraison, transfère le Bon de Commande et édite le Bon de livraison. Création du 'Bon de livraison' à partir du 'Bon de commande' par M. CACES Fermeture du Module Gestion commerciale. Ouverture du Module Gestion commerciale en Mme GEMCOMPTER (login GEMPCOMPTER mdp 1234) 6. Mme GEMCOMPTER constate qu'un 'Bon de livraison' a été créé. Elle transforme alors ce Bon de livraison en Facture. Mme GEMCOMPTER valide la 'Facture' et l'envoie au client. Création de la 'Facture' à partir du Bon de livraison Mme GEMCOMPTER. Validation de la facture ce qui génère automatiquement les écritures en module comptabilité. Fermeture du Module Gestion commerciale 7. Mme GEMCOMPTER reçoit 10 jours plus tard le chèque de paiement du client. Elle saisit le règlement. Dans le Module Gestion comptable en Mme GEMCOMPTER enregistre le règlement de la facture. Découvrir le PGI STMG 5/9

Déroulement (pour le formateur) 1. Les utilisateurs (Bigboss, Gemcompter, Caces et Bagout) ont été créés et leurs droits paramétrés auparavant. La version téléchargeable intègre ces modifications ainsi que certains réglages. 2. En bleu, les manipulations dans le module Gestion commerciale 3. En bordeaux, les manipulations dans le module gestion comptable 4. Montrer l accueil sur les tableaux de bord => digression sur ces outils de suivi de performance (suivi CA, statistiques par commerciaux ou par secteurs, évolution du résultat, encours clients, trésorerie etc ) 5. Réaliser les différentes opérations de l énoncé (montrer l édition des documents). 6. Montrer et insister sur l aspect Système d Information de l organisation et sur le rôle des acteurs et leur complémentarité (voir QdG du thème Information et Intelligence collective ) 7. Pour montrer les rôles et les droits propres à chaque utilisateur par exemple essayer de faire transférer le Bon de commande en Bon de livraison par Mme BAGOUT qui n a pas les droits (seul M. CACES peut le faire) => digression sur les rôles des acteurs et leurs droits dans le PGI 8. Le PGI permet d illustrer et d appréhender la notion de SI, du rôle des acteurs mais aussi les notions de processus (worflow et schéma évènement-résultat) : montrer les liens avec le programme de SdG liés à ce cas => digression pour le travail des groupes pour la prochaine séance 9. Q/R? Découvrir le PGI STMG 6/9

Questionnement pour les élèves lors d'une séance à construire... Piste 1 : Activité de découverte des notions qui seront ensuite vues en cours Faire une application de découverte en introduction à la QG «Les systèmes d information façonnent-ils l organisation du travail au sein des organisations ou s'y adaptent-ils?» Présenter le cas. Pourquoi ne pas effectuer les opérations devant les élèves (ou les avoir enregistrées dans un fichier vidéo à l aide du logiciel «Wink» par exemple)? Présenter le cas en faisant des interviews de chaque acteur afin qu il précise son travail. Interroger sur la description du SI (application et base unique ). Fournir le diagramme évènements-résultats incomplet (que le début par exemple) et demander aux élèves de reconstituer l enchainement des tâches et de finir le diagramme. Fournir un extrait d article de presse sur l intérêt du PGI et sa généralisation. Interroger les élèves sur les raisons de cette généralisation. Fournir un document permettant d amener les élèves à s interroger sur la standardisation imposée par la généralisation de ces solutions. Piste 2 : Activité d application des notions vues en cours Faire une application en groupe en salle informatique avec une répartition des rôles dans l entreprise. Articuler la séance pour mettre en évidence : les rôles (et droits) différents, la nécessaire collaboration et l enchainement des tâches (processus). Amener les élèves à s interroger, à poser les contraintes, les limites et à formuler des propositions de réponse Comment l organisation fait-elle pour éviter les tensions liées à cette interdépendance? Faire élaborer le diagramme évènement résultat de cet exemple au groupe Faire élaborer le worflow Prolonger sur le rôle du PGI. Façonne-t-il l organisation du travail? S y adapte-t-il? Piste 3 : Entraînement à l étude de gestion Pour approfondir la question de gestion «Les systèmes d information façonnent-ils l organisation du travail au sein des organisations ou s'y adaptent-ils?» sous la forme d une étude de gestion, suivez les étapes suivantes. 1 Interrogez 2 ou 3 responsables comptables d organisations locales (entreprise, association,) afin de présenter le fonctionnement de l application métier que chacun utilise actuellement pour sa gestion comptable. Vous serrez particulièrement attentif aux évolutions induites au niveau du système d information. 2 Interrogez de la même manière des salariés (responsable commercial achat et/ou vente et/ou logistique) afin de mettre en évidence les modifications de l organisation du travail induite par l utilisation d un progiciel intégré. 3 A l aide des informations recueillies, vous préciserez : - En quoi l utilisation d un progiciel de gestion dans les métiers de l organisation a - modifié (amélioration/lourdeur ) l organisation du travail - mis en évidence la complémentarité du rôle des différents acteurs de l organisation. 4 À partir d articles de presse ou de sites Internet, collectez des informations sur les solutions évoquées exemples d applications métiers concurrentes. Vous sélectionnerez de préférence des articles qui proposent une comparaison des services rendus par ces différentes solutions. 5 Rédigez une synthèse structurée d une page environ sur cette question. Découvrir le PGI STMG 7/9

Annexe 1 Diagramme Evènement résultat Découvrir le PGI STMG 8/9

Annexe 2 Schéma du worflow Prolongement à construire pour la journée de formation 2 Découvrir le PGI STMG 9/9