Sommaire GENERALITES... 3 I OBJECTIF DE LA FORMATION... 3 II PUBLIC CONCERNE PAR LA FORMATION... 5 III MISE EN ŒUVRE DE LA FORMATION... 5 3.1) Lieu souhaité et proximité... 5 3.2) Durée souhaitée... 6 3.3) Délai de mise en œuvre... 6 3.4) Date butoir pour la réponse... 6 3.5) Mode de suivi et évaluation... 6 3.6) Obligations complémentaires... 6 IV - MODALITES DE DETERMINATION DES PRIX... 6 4.1) Détermination des prix... 6 4.2) Révision des prix... 7 4.3) Clause de sauvegarde... 7 V CONDITIONS D EXECUTION DES PRESTATIONS... 7 VI - MODALITES DE PAIEMENT... 7 VII - ENGAGEMENT DU TITULAIRE... 8 Cahier des charges formations bureautiques 16 ENM 52-Page 2 sur 8
GENERALITES L École nationale de la magistrature (ENM) est un établissement public national français à caractère administratif placé sous la tutelle du ministère de la Justice, et localisé à Bordeaux. Unique école de formation des magistrats de l'ordre judiciaire en France, elle est administrée par un conseil d'administration et un directeur. Les missions qui lui sont confiées sont les suivantes : La formation initiale et continue des magistrats de l'ordre judiciaire français ; La formation de personnes n'appartenant pas au corps judiciaire et amenées à exercer, dans l'ordre judiciaire, soit des fonctions juridictionnelles, soit celles de délégués du procureur de la République, de médiateurs judiciaires ou de conciliateurs judiciaires ; La formation initiale et continue des magistrats et futurs magistrats d'etats étrangers ; La coopération européenne et internationale, notamment par la diffusion des connaissances juridiques et judiciaires et le développement des systèmes judiciaires étrangers ; La recherche, notamment dans le domaine des pratiques judiciaires comparées. L établissement se répartit sur deux sites : l un est situé à Bordeaux, siège de l Ecole et de la direction des recrutements, de la formation initiale et de la recherche, l autre est localisé à Paris où se trouve la direction de la formation continue, de l international et des formations professionnelles spécialisées. Bien que basé à Bordeaux, le secrétariat général, service de soutien des activités cœur de métier de l Ecole, se répartit sur les deux sites et est composé des services suivants : le secrétariat général parisien dirigé par un secrétaire général adjoint, les services financiers, le service des ressources humaines, le service informatique et audiovisuel, les services techniques et logistiques et le contrôle de gestion. Dans un contexte d utilisation incontournable des outils informatiques, l Ecole doit pouvoir répondre à plusieurs impératifs dans l utilisation et la maîtrise des outils bureautiques mis à la disposition des agents, à savoir : - Impératif de professionnalisation ; - Impératif d adaptation à l emploi en cas de mobilité professionnelle ou d évolution des fonctions ou des besoins du poste. Au regard des éléments qui précèdent, l ENM souhaite donc pouvoir proposer des formations aux outils bureautiques à l ensemble de ses personnels. I OBJECTIF DE LA FORMATION La consultation porte sur l organisation de formations à l utilisation des outils bureautiques : - WORD (suite Microsoft office 2010 et 2016) ; - EXCEL (suite Microsoft office 2010 et 2016) ; - POWERPOINT (suite Microsoft 2010 et 2016) ; - ACCESS (suite Microsoft office 2010 et 2016) ; - OUTLOOK (suite Microsoft office 2010 et 2016) ; - WINDOWS 7 et 10. Cahier des charges formations bureautiques 16 ENM 52-Page 3 sur 8
Pour chacun de ces thèmes, le prestataire devra être en mesure d assurer une formation permettant d atteindre les niveaux suivants : o : il s agit d une prise en main de l outil permettant de maîtriser ses fonctions élémentaires ; o Perfectionnement : il s agit d être en mesure d exploiter les principales fonctions avancées de l outil. En fonction de l outil et du niveau désiré, le tableau suivant précise les objectifs poursuivis : Outil Niveau souhaité Objectifs poursuivis Apprendre à créer et mettre en forme des documents. Maîtriser la mise en page et l'impression. Comprendre comment utiliser les outils de correction automatique. WORD Perfectionnement Savoir utiliser les tableaux pour créer des documents évolués. Récupération de tableaux d'excel dans Word. Utiliser des styles pour homogénéiser la présentation d'un document. Générer automatiquement une table des matières. Savoir utiliser le publipostage. Savoir construire des tableaux en soignant leur mise en forme d'une façon immédiate. Savoir présenter des calculs et graphiques. Imprimer des données en soignant la mise en page. EXCEL Perfectionnement Créer et trier une base de données dans Excel. Apprendre à manipuler et extraire des données selon différents critères à l'aide de filtres. Réaliser des calculs à l aide des fonctions. Savoir réaliser un publipostage. Maîtriser la consolidation de données provenant de divers tableaux. POWERPOINT Savoir réaliser des présentations attrayantes enrichies de dessins, d'images et d'animations. Comprendre comment utiliser un masque pour gagner du temps lors de la mise en forme de présentations. Créer des transitions et ajouter de la musique et une vidéo. Perfectionnement Rendre les présentations attractives et interactives. Savoir insérer des éléments externes dans PowerPoint (tableaux). ACCESS Concevoir et organiser une base de données. Analyser les données par le biais des requêtes. Simplifier la saisie : les formulaires. Savoir organiser les données. Perfectionnement Construire des états. Importer et exporter des données. Communiquer efficacement grâce à la messagerie. Savoir gérer le planning et des rendez-vous. OUTLOOK Perfectionnement Savoir recourir à l archivage automatique des messages. Définir les règles applicables aux messages. Savoir utiliser le gestionnaire d absence. WINDOWS 7 Maîtriser les nouvelles fonctionnalités de base. et 10 Personnaliser l espace de travail. Cahier des charges formations bureautiques 16 ENM 52-Page 4 sur 8
II PUBLIC CONCERNE PAR LA FORMATION L Ecole comptabilise environ 200 agents équivalent temps plein, répartis sur deux sites, Bordeaux et Paris, se répartissant suivant trois catégories comme suit : Effectifs physiques A B C Bordeaux 58 50 51 Paris 34 13 20 Ces effectifs recoupent des statuts et des situations très diverses, l Ecole comptant des magistrats chargés de fonction d enseignement, des fonctionnaires et des agents sous contrat. Le nombre global annuel d agents susceptibles de suivre l une des actions de formation énumérées dans le présent document s élève à une quarantaine par an soit environ 120 agents sur les trois années du marché. Ce montant est donné à titre purement indicatif afin de permettre au candidat d apprécier l étendu du marché et ne représente nullement un engagement ferme du pouvoir adjudicateur. III MISE EN ŒUVRE DE LA FORMATION 3.1) Lieu souhaité et proximité 3.1.1. Formation inter entreprise La société doit donc proposer ses formations obligatoirement sur les villes de Bordeaux et Paris. Si elle est en mesure de proposer des formations sur d autres villes, les villes concernées doivent être mentionnées. Afin de faciliter l inscription et le suivi de la formation, la société devra proposer des sites de formation au plus près des sites géographiques : - du siège bordelais de l Ecole : 10 rue des frères Bonie 33080 Bordeaux Cedex - de son antenne parisienne : 8 rue Chanoinesse 75004 Paris. A défaut de proximité immédiate, le site de formation devra être correctement desservi par les transports en commun. 3.1.2. Formation intra entreprise Des formations en intra entreprise pourront être réalisées afin de pouvoir répondre à des demandes simultanées d agents de l ENM. Ces formations auront ainsi lieu dans les locaux de l ENM situés aux adresses suivantes : - siège bordelais de l Ecole : 10 rue des frères Bonie 33080 Bordeaux Cedex - antenne parisienne : 8 rue Chanoinesse 75004 Paris. Cahier des charges formations bureautiques 16 ENM 52-Page 5 sur 8
3.2) Durée souhaitée Les formations proposées devront permettre d atteindre les objectifs recherchés en l espace d une à trois journées, maximum, en fonction du thème et du niveau de la formation. 3.3) Délai de mise en œuvre La formation devra être mise en œuvre dans les 2 mois maximum à partir de la date de la demande au prestataire. 3.4) Date butoir pour la réponse La société devra être en mesure de confirmer, dans les sept jours suivant la réception de la commande, la validation de celle-ci. 3.5) Mode de suivi et évaluation Avant la formation : le prestataire procède à l évaluation individuelle du niveau du participant soit par questionnaire ou par entretien auprès des stagiaires potentiels. Le prestataire proposera un positionnement par groupe à partir du niveau et des objectifs professionnels visés par les candidats. Après la formation : le prestataire fera apparaître dans la proposition les modalités d évaluation post-formation. 3.6) Obligations complémentaires Dans le cadre des formations dispensées aux agents de l Ecole, le prestataire s engage à assurer : - une coordination de l ensemble des formateurs ; - une utilisation de formats et outils pédagogiques cohérents ; - une prise en compte réactive des résultats des évaluations ; - la mise à disposition de l adresse mél professionnelle du formateur afin de réaliser une évaluation du formateur, du (ou des) stagiaire(s). Aucun changement de formateur ne pourra être fait sans l accord préalable du service des ressources humaines. A l inverse, le service des ressources humaines se réserve le droit de demander un changement de formateur s il ne s avère pas satisfaisant. Par ailleurs, le prestataire s engage à prévenir l ENM de toute modification dans l organisation des formations et de tout dysfonctionnement éventuel. IV - MODALITES DE DETERMINATION DES PRIX 4.1) Détermination des prix Le prestataire s engage sur les prix figurant dans les bordereaux de prix joints en annexe financière de l acte d engagement incluant notamment la préparation du stage, l animation, les documents pédagogiques remis aux stagiaires ainsi que toutes les charges annexes (frais de restauration, de transport, etc ) qui pourraient s avérer nécessaires le cas échéant afin d exécuter la prestation. La TVA est fixée au taux en vigueur conformément au Code Général des Impôts. Cahier des charges formations bureautiques 16 ENM 52-Page 6 sur 8
4.2) Révision des prix Les prix unitaires par stagiaire sont fermes durant la première année d exécution du marché. Ils pourront être ensuite révisés à chaque date anniversaire du marché selon la formule de révision de prix fournie par le prestataire dans son offre et validée par la personne publique dans le cadre de la notification du marché au titulaire. Cette révision se fait à la hausse comme à la baisse. Le titulaire adresse par lettre recommandée avec accusé de réception (un mois avant la date de reconduction du contrat) les nouveaux tarifs ainsi que le pourcentage de variation par rapport aux prix précédemment appliqués. En l absence de clause de révision des prix fournie par le prestataire dans son offre les prix seront réputés fermes pour toute la durée du marché. 4.3) Clause de sauvegarde L évolution du prix unitaire par stagiaire ne pourra excéder 3% d augmentation par an. Si cette hausse était supérieure, l ENM se réserve le droit de résilier le marché sans indemnité versée au titulaire. V CONDITIONS D EXECUTION DES PRESTATIONS Toute prestation fera l objet d un bon de commande préalable délivré par l Ecole Nationale de la Magistrature. Les personnes habilitées à signer le bon de commande sont : Le Directeur de l ENM. Le Secrétaire Général de l ENM ou son adjoint. Le Chef de service des ressources humaines ou son adjoint. VI - MODALITES DE PAIEMENT Le paiement des prestations s effectuera après chaque session de formation, selon le principe d exécution des dépenses du «service fait», sur présentation d une facture, accompagnée de la feuille de présence signée par les stagiaires, adressées à : Etablissement de la facture : Ecole Nationale de la Magistrature Pôle marchés publics et contrats 10 rue des frères Bonie - 33080 BORDEAUX Cedex Les factures seront établies en un original portant, outre les mentions légales, les indications suivantes : les noms et adresse du créancier, le numéro de compte bancaire ou postal tel qu il est précisé à l acte d engagement, le numéro du contrat, le numéro du bon de commande, la prestation exécutée, le montant hors TVA de la prestation exécutée, le taux et le montant de la TVA, le montant total TTC des prestations livrées, la date. Cahier des charges formations bureautiques 16 ENM 52-Page 7 sur 8
Délai de paiement : Conformément au décret n 2013-269 du 29 mars 2013, le délai maximum de paiement des factures est de trente jours à compter de leur réception par le client (ENM). Le dépassement du délai global du paiement fixé ci-dessus ouvre de plein droit et sans autre formalité, pour le titulaire du marché, au bénéfice d intérêts moratoires, à compter du jour suivant l expiration dudit délai. Le taux appliqué sera le taux BCE en vigueur à la date à laquelle les intérêts ont commencé à courir, majoré de huit points, conformément à l article 8 dudit décret. Les paiements seront effectués selon les règles de la Comptabilité Publique, sur présentation des factures originales au compte ouvert au nom du titulaire. VII - ENGAGEMENT DU TITULAIRE Les prestations exigées du titulaire sont décrites dans le présent CCP, auquel le titulaire a adhéré, sans restriction, lors de la remise de son offre. Le titulaire s engage à faire connaître dès la notification du contrat, le nom et les coordonnées de la personne chargée de conduire et de diriger l exécution de l ensemble de la mission. En cas de remplacement de ce responsable, le titulaire en avise sans délai le pouvoir adjudicateur. Le remplacement de ce responsable doit être assuré par un professionnel de même niveau de compétence, d expérience et de formation. Le titulaire est tenu de mettre en œuvre tous les moyens nécessaires afin d'assurer une prestation conforme aux règles de la profession, aux prescriptions du présent cahier des charges et à son offre. Le titulaire est le garant et le responsable de la qualité du travail effectué. VIII CLAUSE DE CONFIDENTIALITE Les éléments ou informations dont le titulaire, ses représentants ou son personnel aura pu prendre connaissance soit avant la date de notification, soit au cours de l exécution du présent marché sont considérés comme confidentiels et ne pourront faire l objet d une réutilisation à quelque fin que ce soit, sans autorisation expresse de l ENM. IX LITIGES Tous les litiges survenus entre les parties à l occasion du présent marché et qui ne peuvent être résolus de façon amiable entre elles, seront soumis au tribunal administratif de Bordeaux. Fait à, le Vu et accepté, Le titulaire Cahier des charges formations bureautiques 16 ENM 52-Page 8 sur 8