RYAN 2.0 (Prononcer rayane) Logiciel de Gestion Commerciale et Financière Cartes de Recharge Téléphoniques Novembre 2010 Discom Informatique 01 BP 2834 Ouagadougou 01 Tél : 50 47 46 79/78 81 81 68 /70 75 55 15 Sites Web : www.discomsarl.com www.fasoweb.net
INTRODUCTION Vous êtes distributeur de cartes de recharge téléphoniques? Vous ne vous retrouvez pas dans vos comptes car vous perdez un temps fou à faire les mêmes calculs répétitifs avec les risques de commettre des erreurs? Discom, une entreprise de services en ingénierie informatique, a développé pour vous un logiciel baptisé Ryan 2.0 (prononcer rayane). Ryan est un logiciel de gestion commerciale et financière. C est la deuxième version et la plus récente avec des fonctionnalités revues et corrigées. Ryan est spécialisé dans la vente en gros des cartes de recharges téléphonique, il prend en compte tous les aspects de cette activité: les stocks, les ventes, la caisse, les compte bancaires, les commandes, les crédits, les ristournes, le chiffre d affaire et le bénéfice brute ; Un ensemble de données qui se présente comme un tableau de bord donnant une idée claire de la tendance de l activité commerciale. Nous allons à présent vous présenter les fonctionnalités du logiciel : 1-L écran de connexion C est à partir de cet écran qu on accède au logiciel, à l aide d un nom d utilisateur et d un mot de passe. Les utilisateurs sont organisés en profil ; chaque profil correspond à un ensemble de fonctionnalités autorisées, par exemple, un vendeur n a pas accès aux mêmes fonctionnalités qu un administrateur. 2-Le menu principal du logiciel Il répertorie l ensemble des fonctionnalités du logiciel. 3-Le menu commandes a-comment lancer une commande www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 1
Tout commence par une commande, pour vendre des cartes, il faut au préalable passer par cette étape. Cette fonction permet d élaborer une commande, de l imprimer et de l envoyer à l opérateur. L étape suivante consiste à constater la livraison des cartes de recharge, ceci est fait en cliquant sur le bouton «livrer» qui fait rentrer la commande dans le stock. Le montant de la commande est automatiquement déduit de la caisse ou d un compte bancaire que vous aurez indiqué. b-calculer le chiffre d affaire par operateur et par période www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 2
Cet écran permet de choisir un operateur et une période pour mettre en évidence le chiffre d affaire. Résultat de calcul du chiffre d affaire effectué avec TELECEL du 1 er au 28 octobre 2010 4-Les ventes a-la facturation www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 3
La facturation ou ventes ou encore arrêt pour certains est la pièce maitresse du logiciel, elle joue sur le stock, la caisse, les crédits. Par exemple si une vente de 10 cartes est effectuée à 50 000, le stock diminuera de 10 cartes et la caisse ou la banque augmentera de 50 000 si le paiement est fait comptant, dans ce cas c est le crédit qui augmentera. b-un exemple de facture éditée c-le chiffre d affaire. Savoir à tout moment «combien on pèse» est très important dans une affaire. L estimation du chiffre d affaire se fait à travers une requête multicritère www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 4
Pour ce faire, on choisi un client et une période. Si on ne choisit pas de client, le chiffre d affaire calculé sera global. 5-les stocks Bien gérer son entreprise, c est commencer par maitriser ses stocks. Ryan est un logiciel robuste et sécurisé, il est facile à l aide de ce logiciel de maîtriser et de contrôler les aspects difficiles et compliqués liés à la gestion des stocks. Il a l avantage de gérer plusieurs stocks (autant que nécessaire) indépendants les uns des autres. www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 5
a-approvisionnement operateur Prendre en compte les ristounes payés en nature par les operateurs est aisé grace à ce menu, etant entendu que c est un stock acquis sans passer par une commande. b-le transfert de stock Cette fonction permet le plus simplement du monde de transférer des cartes de recharge d un stock vers un autre, ce qui arrive très souvent dans un système à multiple stocks www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 6
Il suffit de choisir le stock de depart, le stock de destination, les cartes de recharge et de cliquer sur le bouton «transferer». c- Consulter les stocks Pour consulter un stock donné, on consulte la liste déroulante, l écran ci-dessous s ouvre pour afficher une situation détaillée, les quantités, les valeurs du stock par modèle de carte et la valeur totale du stock. www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 7
d-consulter le stock une date antérieure Une situation peut conduire à vouloir l état d un stock à une date passé ceci pour effectuer des vérifications. e-consulter le stock par operateur Cette fonction comme son nom l indique permet de consulter l état du stock par operateur. f-historique des transferts de stocks www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 8
Il permet de revenir sur tous les transferts de stock à stock effectués, le bouton «détail» affiche l écran ci-dessous qui détaille le stock transféré. 6- La caisse «L argent, c est le nerf de la guerre», maitriser sa trésorerie est un élément fondamental de la gestion de votre entreprise, Ryan vous permet à tout moment de savoir ce que vous faites avec votre argent. Les recettes, les dépenses, les versements bancaires, les retraits bancaires, tout est pris en compte.vous avez même la possibilité de gérer plusieurs caisses. www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 9
a-operation caisse Elle est connectée directement avec la commande, les ventes, la banque, les crédits, les opérations qui y sont effectuées sont automatiquement imputées à la caisse. b-consulter caisses Cette fonction permet de choisir la caisse dont on veut consulter le contenu. www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 10
C est un état qui est assez clair, la liste des opérations du jour est affichée au centre, en haut à gauche, le solde des opérations jusqu à la veille et en bas à droite les soldes des opérations à ce jour. Pour consulter les opérations antérieures on clique sur le bouton «opération précédentes» c-consultation des dépenses Maitriser ses dépenses, c est ce que cet état permet de faire, au jour le jour on sait qu est ce qu on dépenses. www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 11
7-La banque Elle a un fonctionnement similaire à la caisse, les opération de ventes, de commandes (faites par chèque), de retrait et de versement passent automatiquement à la banque. On peut y créer plusieurs banques chacune avec autant de comptes que nécessaire. Chaque fin de période, un état de rapprochement est effectué afin de faire des régularisations. a-effectuer des opérations bancaires Cela consiste à saisir une désignation, un numéro de compte, la nature d opération, la caisse, si c est un versement ou un retrait et le montant de l opération. b-relevé de comptes Pour consulter les opérations d un compte donné, il suffit de le sélectionner comme dans la liste déroulante ci-dessus. www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 12
Le choix d un compte fait apparaitre l état ci-dessous, il comporte le détail des opérations effectuées, le total des opérations débitrices et créditrices ainsi que le solde du compte. www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 13
8-Les crédits Savoir à tout moment combien on a «dehors» permet d éviter les mauvaises surprises. Cet état fait une situation claire des crédits à savoir le total des crédits, le solde restant à payer ainsi que le solde général. 8-la Gestion des ristournes Les ristournes sont un pourcentage du chiffre d affaire à une période donnée. Il en existe de deux sortes, celles que la société verse à certains de ses clients et celle versées à la société par les operateurs. www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 14
Cet écran multicritère permet de choisir soit un operateur soit un client (c est exclusif) une période et un pourcentage afin de calculer les ristournes selon ces critères. www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 15
7-Les bénéfices C est l un des indicateurs de l état de santé de l entreprise, bien que ce soient des bénéfices bruts, il est indéniable que connaitre si on perd ou si on gagne dans un business est très important. Ainsi sur chaque vente, Ryan fait la différence entre le prix de revient et le prix de vente pour vous donner heure par heure l état de vos pertes ou de vos gains. www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 16
a-bénéfices et manque à gagner (pertes) général b-bénéfices et manque à gagner (pertes) détaillés www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 17
10-Les paramètres du logiciel Ils permettent de saisir les données de base dont le logiciel a besoin pour son fonctionnement, il s agit de : a- La gestion des produits www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 18
b-la gestion des types de produit c-la gestion des clients www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 19
d-la gestion des prix par client e-la gestion des vendeurs www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 20
f-la gestion des banques g-la gestion des comptes bancaires www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 21
h-la gestion des dépôts de stock i-la gestion des operateurs www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 22
j-la gestion des modes de règlement k-l adresse complète de l entreprise qui a acheté le logiciel. Ces informations apparaissent sur les entêtes des documents qui seront édités par le logiciel. www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 23
CONCLUSION Ce logiciel est le fruit du travail de plusieurs années, il présente l avantage d avoir été développé par nos soins en nous inspirant fortement du fonctionnement, des prestations et des problèmes rencontrés dans la profession. Cette approche fait de ce logiciel un outil fiable de gestion au quotidien. Il reste entendu que nous avons la possibilité technique d adapter ce logiciel au cas par cas en fonction des spécificités de chacun de nos clients. Nous pouvons en outre développer des modules supplémentaires. Il existe une version monoposte et une version réseau du logiciel. Ce logiciel permet un système de contrôle de gestion à distance, cela signifie que si vous possédez une agence dans une autre localité du pays, il est possible d envoyer par internet chaque soir un fichier reconstituant l ensemble des opérations qui y ont été effectuées au cours de la journée. www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 24
ANNEXE PRESENTATION DE DISCOM Discom propose une gamme de services novateurs aux utilisateurs : 1-Le génie logiciel Le développement de logiciels est prépondérant dans les services de Discom. TNous avons la possibilité d étudier et développer des logiciels «sur mesure» pour des besoins et problèmes spécifiques des utilisateurs.tt T TNous avons des solutions qui s'adaptent facilement à toutes les entreprises quelles que soient leur taille, leur organisation et leur branche d activité 2B2-Fasoweb.net TLes nouvelles technologies étant au cœur de notre activité, Discom à travers sa division fasoweb propose des services à forte valeur ajoutée aux utilisateurs, il s agit de : TLa création et le relookage de site internet TLa vente d adresse e-mail personnalisables et professionnelles TLa vente de nom de domaine TL hébergement TLe web marketing TLe développement d applications web TL élaboration d identité visuelle Copie d écran du site web de fasoweb, la division nouvelles technologies de Discom www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 25
3-La maintenance TUn souci informatique? Nous intervenons dans les locaux du client le plus rapidement possible pour remédier à son problème. Notre mission est d établir un diagnostic, de procéder à la réparation en mettant en place une solution adaptée et de fournir un rapport d intervention. Si le problème constaté ne permet pas un dépannage sur place, nous nous engageons à proposer au client un devis et sur son acceptation, nous effectuerons la réparation en atelier. Après réparation, nous lui réinstallons son ordinateur chez lui. Une grande partie de la clientèle n a pas la possibilité de s allouer les services d un ingénieur ou d un technicien à temps plein et nous les aidons en mettant en place un contrat de maintenance qui leur convient. 3B4-La réseautique Discom couvre l'ensemble des besoins des entreprises en matière d infrastructure réseaux et sécurité, de la continuité de service, de la performance et de l évolutivité du système d information et de communication. Intégrateur de produits et de services Discom conseille, sélectionne et intègre pour vous les solutions les plus performantes et les plus adaptées à aux besoins des entreprises dans les domaines suivants : Réseaux locaux d entreprises, Wifi, Interconnexion de réseaux et accès distants, Systèmes de télécommunications par satellite, Téléphonie sur IP, Sécurité des réseaux et des données, Virtualisation, Sauvegarde, stockage et archivage, 4B5-La formation TDiscom a préparé et testé des modules de formation performants. Ils sont adaptés aux besoins des utilisateurs. Ils couvrent des domaines variés allant de l initiation au perfectionnement pour leur permettre d être efficaces et immédiatement compétitifs. TIl s agit de : TWindows TWord TExcel TPowerPoint TBases de données ACCESS TInternet www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 26
TEtc. 5B6-Les équipements et consommables TDiscom, en association avec les grands grossistes de la profession, propose des solutions étudiées en fonction des besoins des clients pour le matériel suivant : TArchitectures PC, portables et terminaux clients légers TArchitectures serveurs (serveurs tour, rack, lame) pour Windows; TImprimantes; TMatériel réseau (Modem routeur WIFI, pont d'accès, etc.); TConsommables; TOnduleurs; TScanners; TDisque dur, Clé Usb; www.discomsarl.com / www.fasoweb.net 27